Vận dụng chuẩn mực kế toán để hoàn thiện phương pháp kế toán nguyên vật liệu.doc

Vận dụng chuẩn mực kế toán để hoàn thiện phương pháp kế toán nguyên vật liệu.doc

và kết quả kinh doanh, tình hình quản lý và sử dụng lao động, vật tư tiền vốn trong quá trình hoạt động kinh doanh, làm cơ sở để đề ra các chủ trương, chính sách và giải pháp quản lý thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế.

Bất kỳ nền sản xuất nào, kể cả nền sản xuất hiện đại đều có đặc trưng chung là sự tác động của con người vào các yếu tố lực lượng tự nhiên nhằm thoả mãn những nhu cầu nào đó Vì vậy sản xuất luôn là sự tác động qua lại của ba yếu tố cơ bản: lao động của con người, tư liệu lao động và đối tượng lao động Con người có sức lao động sử dụng tư liệu lao động tác động vào đối tượng lao động để tạo ra của cải vật chất (hay còn gọi là sản phẩm)

Như vậy nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động cấu thành nên thực thể sản phẩm, là nhân tố quan trọng tác động đến chất lượng sản phẩm cũng như giá thành của sản phẩm Đặc biệt trong các doanh nghiệp sản xuất chi phí

về nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất

và giá thành sản phẩm Do vậy tăng cường công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu đảm bảo sử dụng hiệu quả, tiết kiệm nguyên vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có ý nghĩa quan trọng

Xuất phát từ lý luận và thực tiễn đặt ra cho công tác kế toán nguyên vật liệu

Trong thời gian thực tập tại xí nghiệp cơ khí 79 em đã chọn đề tài: “Vận dụng

chuẩn mực kế toán để hoàn thiện phương pháp kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Cơ khí Z79" làm đề tài nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp của mình

Bố cục của luận văn gồm ba chương:

Chương 1: Các vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp

CHƯƠNG I:

CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU

I Khái niệm, đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu (NVL) trong SXKD

1 Khái niệm và đặc điểm của NVL

Khái niệm: Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm được sản xuất ra

Đặc điểm: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động nên có đặc điểm tham gia vào một chu kỳ sản xuất, thay đổi hình dáng ban đầu sau quá trình sử dụng và chuyển toàn bộ giá trị vào giá trị của của sản phẩm được sản xuất ra

2 Vai trò của NVL trong SXKD

Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều loại thậm chí còn có cả những vật liệu quý hiếm Mỗi loại nguyên vật liệu lại có tính chất hoá lý khác nhau, nếu không có biện pháp quản lý sẽ dẫn đến hiện tượng hao hụt mất mát Ở những doanh nghiệp này chi phí về nguyên vật liệu lại chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí và giá thành sản phẩm được tạo ra Do vậy nếu không quản lý tốt sẽ làm tăng chi phí nguyên vật liệu, tăng giá thành sản phẩm làm ảnh hưởng tới lợi nhuận của doanh nghiệp

Xét về hình thái vật chất, nguyên vật liệu là biểu hiện của một phần tài sản lưu động Nhưng về mặt giá trị đó chính là vốn lưu động của doanh nghiệp Hiệu quả của việc sử dụng nguyên vật liệu chính là hiệu quả của việc sử dụng vốn sản xuất kinh doanh của chính doanh nghiệp mà cụ thể ở đây chính là vốn lưu động

Từ những lý luận trên cho thấy nguyên vật liệu có một vai trò rất quan trọng trong sản xuất, nó là một trong ba yếu tố cơ bản của quát trình sản xuất,

giúp cho quá trình sản xuất được liên tục Vì vậy việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu phải được đảm bảo tính hợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả.

II Phân loại và tính giá NVL

1 Phân loại NVL

* Căn cứ vào vai trò và tác dụng của NVL trong quá trình sản xuất

- Nguyên, vật liệu chính: là những thứ nguyên, vật liệu mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm

- Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được

sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục

vụ cho lao động của công nhân viên chức ( dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, hương liệu, xà phòng, giẻ lau )

- Nhiên liệu: là những thứ vật liệu được dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh như than, củi, xăng dầu, hơi đốt, khí đốt v.v

- Phụ tùng thay thế: là các chi tiết, phụ tùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải,

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị ( cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ ) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản

- Phế liệu: là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài ( phôi bào, vải vụn, gạch, sắt )

- Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng v.v

* Căn cứ vào nguồn nhập nguyên vật liệu, nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành:

Nguyên vật liệu mua ngoài

Nguyên vật liệu tự gia công chế biến

Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến

Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh,

* Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng nguyên vật liệu bao gồm:

Nguyên vật liệu trực tiếp dùng vào sản xuất kinh doanh

Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác như: quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp, tiêu thụ sản phẩm

2 Tính giá NVL

* Nguyên tắc tính giá

Tính giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định Thông qua việc đánh giá mới có thể tính đúng, tính đủ chi phí vật liệu vào giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả của việc quản lý

và sử dụng nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu được đánh giá theo nguyên tắc giá phí Nguyên tắc này đòi hỏi tất cả các loại nguyên vật liệu hiện có ở doanh nghiệp phải được phản ánh trong sổ kế toán và báo cáo kế toán theo trị giá vốn thực tế tức là toàn bộ số tiền doanh nghiệp bỏ ra để có được nguyên vật liệu đó

Vận dụng nguyên tắc giá phí, trị giá vốn của vật liệu được phân biệt ở các giai đoạn khác nhau như trị giá vốn của vật liệu mua nhập kho, trị giá vốn của vật liệu xuất kho

Tính giá vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc hạch toán đúng đắn tình hình tài sản cũng như chi phí SXKD

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp được áp dụng phổ biến hiện nay Đặc điểm của phương pháp này là mọi nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu đều được kế toán theo dõi, tính toán và ghi chép một cách thường xuyên theo quá trình phát sinh

Phương pháp kiểm kê định kỳ có đặc điểm là trong kỳ kế toán chỉ theo dõi, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ nhập vật liệu, còn giá trị vật liệu xuất chỉ được xác định một lần vào cuối kỳ khi có kết quả kiểm kê vật liệu hiện có cuối kỳ

Trị giá vật liệu Trị giá vật liệu Trị giá vật liệu Trị giá vật liệu = + -

xuất trong kỳ Hiện còn đầu kỳ Nhập trong kỳ Hiện còn cuối kỳ

a Giá nhập kho thực tế vật liệu nhập

Vật liệu mua ngoài:

Giá nhập Giá mua ghi Chi phí thu mua Khoản giảm giá = + -

kho trên hóa đơn thực tế được hưởng

Vật liệu tự sản xuất: Giá nhập kho là giá thành thực tế sản xuất vật liệu

Vật liệu thuê ngoài chế biến:

Giá nhập Giá xuất VL Tiền thuê Chi phí vận chuyển, bốc

b Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho

*Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO):

Phương pháp này giả thiết số nguyên vật liệu nào nhập kho trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất Cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng

Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm

*Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO):

Phương pháp này giả thiết số nguyên vật liệu mua sau cùng thì sẽ được xuất kho trước tiên, nguyên vật liệu xuất kho thuộc lô nào thì lấy đơn giá mua thực

tế của lô đó để tính Do đó nếu giá vật liệu trên thị trường có xu hướng tăng thì giá trị vật liệu xuất dùng sẽ tăng, lúc này trị giá vật liệu tồn kho thấp hơn giá thị trường và lợi nhuận trong kỳ sẽ giảm

Ngược lại, nếu giá vật liệu trên thị trường có xu hướng giảm thì giá trị vật liệu xuất dùng giảm, giá trị vật liệu tồn kho cao và lợi nhuận trong kỳ tăng

* Phương pháp đích danh:

Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu được xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất kho Khi xuất kho lô nào hay cái nào sẽ tính theo giá thực tế của lô hay cái đó

*Phương pháp giá đơn vị bình quân gia quyền:

Trong đó :

1/ Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ

Giá đơn vị bình quân

Trị giá thực tế NVL

Trị giá thực tếNVL nhập trong

kỳ

Số lượng vật liệu tồn

Số lượng NVL nhập trong kỳ

Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao Công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung

Giá thực tế NVL

xuất dùng

= Số lượng NVLXuất dùng

x Giá đơn vị bình quân

2/ Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước

Giá đơn vị bình quân

Trị giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ

(hoặc cuối kỳ trước )

Số lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ

(hoặc cuối kỳ trước )

Phương pháp này mặc dầu khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này

3/ Phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập

Giá đơn vị bình quân

Sau mỗi lần nhập

=

Giá thực tế NVL tồn kho sau

mỗi lần nhậpLượng thực tế vật liệu tồn sau

mỗi lần nhập

Phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập lại khắc phục được nhược điểm của cả hai phương pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật Nhược điểm của phương pháp này tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần

* Phương pháp tính giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán

Đối với các doanh nghiệp việc mua nguyên vật liệu thường xuyên có sự biến động về giá cả, khối lượng, chủng loại nguyên vật liệu nhập xuất nhiều thì có thể sử dụng giá hạch toán để tính giá trị vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho

Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức:

x

Hệ số giá vật liệu

Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý.

3 Nhiệm vụ kế toán NVL

3.1 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu

Xuất phát từ tầm quan trọng của nguyên vật liệu đối với sản xuất kinh doanh, việc quản lý nguyên vật liệu phải đảm bảo được đầy đủ những yêu cầu từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản tới khâu sử dụng Cụ thể là:

- Ở khâu thu mua: Phải có kế hoạch thu mua các loại nguyên vật liệu hợp lý phù hợp với yêu cầu sản xuất Quản lý tốt chi phí thu mua và vận chuyển nguyên vật liệu Tìm nguồn cung cấp nguyên vật liệu ổn định, giá cả hợp lý đồng thời phải quản lý chặt chẽ về khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua, thuế GTGT được khấu trừ

- Ở khâu dự trữ: Phải xác định được mức dự trữ nguyên vật liệu hợp lý, tránh tình trạng thừa hoặc thiếu nguyên vật liệu gây ra hiện tượng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều hoặc ngừng sản xuất

- Ở khâu bảo quản: Nguyên vật liệu phải được bảo quản chặt chẽ tránh hiện tượng hư hao mất mát Đồng thời phải có hệ thống kho tàng bến bãi thuận tiện cho việc bảo quản và phục vụ cho quá trình sản xuất

- Ở khâu sử dụng: Cần xây dựng được định mức tiêu hao nguyên vật liệu,

tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng Trên cơ

sở đó so sánh định mức, dự toán chi phí, đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu Từ đó tìm biện pháp sử dụng hợp lý tiết kiệm nguyên vật liệu, hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm tăng thu nhập và tích lũy cho doanh nghiệp

3.2 Vai trò của kế toán

Quản lý chặt chẽ tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu

là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý hoạt động

SXKD ở doanh nghiệp Để góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý vật liệu, kế toán vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Phản ánh chính xác, kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp vật liệu trên các mặt: Số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị thời gian cung cấp

- Tính toán và phân bổ chính xác kịp thời trị giá vật liệu xuất dùng cho các đối tượng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao vật liệu, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những trường hợp sử dụng vật liệu sai mục đích, lãng phí

- Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật liệu, phát hiện kịp thời các loại vật liệu ứ đọng, kém phẩm chất, chưa cần dùng và có biện pháp giải phóng để thu hồi vốn nhanh chóng, hạn chế các thiệt hại

- Thực hiện việc kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập các báo cáo về vật liệu tham gia công tác phân tích việc thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ,

và ảnh hưởng của sự thay đổi đó trong phần thuyết minh báo cáo tài chính.+ Các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo trên cơ sở các bằng chứng đầy đủ, khách quan và đúng với thực tế về hiện trạng, bản chất nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh

+ Các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo đúng với thực tế, không bị xuyên tạc, không bị bóp méo

+ Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến kỳ kế toán phải được ghi chép và báo cáo đầy đủ, không bị bỏ xót

+ Việc thanh toán các nghĩa vụ hiện tại có thể được thực hiện bằng nhiều cách như: Trả bằng tiền, trả bằng tài sản khác, cung cấp dịch vụ, thay thế nghĩa vụ này bằng nghĩa vụ khác, chuyển đổi nghĩa vụ nợ phải trả thành vốn chủ sở hữu.

+ Giá trị NVL được tính theo giá gốc Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được

- Giá gốc NVL bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí khác liên quan trực tiếp phát sinh để có được NVL ở địa điểm và trạng thái hiện tại

- Chi phí mua của NVL bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong qua trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua NVL Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do không đúng quy cách phẩm chất được trừ khỏi chi phí mua

+ Nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ dự trữ để sử dụng cho mục đích sản xuất sản phẩm không được đánh giá thấp hơn giá gốc nếu sản phẩm do chúng góp phần cấu tạo nên sẽ được bán bằng hoặc cao hơn giá thành sản xuất của sản phẩm Khi có sự giảm giá của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ mà giá thành sản xuất sản phẩm cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được, thì nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ tồn kho được đánh giá giảm xuống bằng với giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng

III Thủ tục quản lý nhập- xuất kho NVL và các chứng từ kế toán liên quan

1 Thủ tục nhập-xuất NVL

Tại các doanh nghiệp, vật tư mua về đều được làm thủ tục nhập kho ngay dựa trên các hóa đơn, hợp đồng và biên bản kiểm nghiệm

Bộ phận được giao nhiệm vụ cung ứng vật tư, khi nhập kho vật tư, lập giấy đề nghị nhập kho kèm theo hoá đơn và biên bản kiểm nghiệm sau khi kiểm tra Phòng kế hoạch vật tư lập và ký duyệt phiếu nhập kho theo mẫu quy định Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: 01 liên lưu Phòng vật tư, 01 liên giao

kế toán vật liệu, 01 liên giao thủ kho

Khi nhận được phiếu nhập kho, thủ kho ghi số nhập thực ngày, tháng, năm nhập và ký tên vào phiếu nhập Từ 5 đến 7 ngày thủ kho chuyển phiếu nhập kho cho phòng kế toán để ghi chép theo dõi và hạch toán

Đối với vật tư mua về được chuyển ngay đến bộ phận sử dụng thì cũng được làm đầy đủ thủ tục xuất kho

Phụ trách bộ phận sử dụng cử người chịu trách nhiệm kiểm nhận, ký phiếu nhập kho và xuất kho Phiếu nhập, xuất kho sau khi ký được chuyển cho thủ kho để vào sổ theo dõi và luân chuyển chứng từ như quy định

2 các chứng từ kế toán liên quan

Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp gồm nhiều loại khác nhau Để cho việc quản lý được chặt chẽ, cung cấp thông tin nhanh, kịp thời về tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu cả chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu thành tiền kế toán tiến hành hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đến từng thứ, từng nhóm, từng loại ở từng nơi bảo quản sử dụng nguyên vật liệu Các loại chứng từ, sổ sách phục vụ cho việc hạch toán chi tiết bao gồm:

a chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc

+ Phiếu nhập kho ( Mẫu 01-VT)

+ Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT)

+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03-VT-3LL)

+ Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 08-VT)

+ Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho ( Mẫu 02-BH)

b Các chứng từ kế toán hướng dẫn

+ Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức ( Mẫu 04-VT)

+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( Mẫu 05-VT)

+ Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( Mẫu 07-VT)

IV Phương pháp kế toán chi tiết NVL

Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, kế toán sử dụng các phương pháp khác nhau Mỗi doanh nghiệp tuỳ thuộc vào đặc điểm riêng có và yêu cầu quản lý của mình để chọn một trong các phương pháp thích hợp Các phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu bao gồm:

Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song

Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư

1 Phương pháp thẻ song song

Theo phương pháp thẻ song song, hạch toán chi tiết vật liệu tại các doanh nghiệp được tiến hành như sau:

Ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu về mặt số lượng

Ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu cả về số lượng và giá trị

Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập xuất vật liệu được thủ kho chuyển lên, kế toán phải tiến hành kiểm tra, ghi giá và phản ánh vào các sổ chi tiết Cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết nhập, xuất, tồn vật liệu

Số tồn trên các sổ chi tiết phải khớp đúng với số tồn trên thẻ kho

Ghi chú : Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếuPhương pháp thẻ song song đơn giản, dễ thực hiện và tiện lợi khi được sử dụng bằng máy tính Hiện nay phương pháp này được áp dụng phổ biến ở các doanh nghiệp

2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Ở kho: Thủ kho sử dụng các thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu về số lượng

Ở phòng kế toán: Để theo dõi từng loại vật liệu nhập, xuất và giá trị, kế toán

sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển Đặc điểm ghi chép là chỉ ghi chép 1 lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất trong tháng và mỗi danh điểm vật liệu được ghi 1 dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển

Phiếu nhập kho

Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Sổ đối chiếu luân chuyển

Bảng kê nhập

Bảng kê xuất

Sơ đồ 2: kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân

chuyển

Ghi chú : Ghi hàng ngày

Quan hệ đối chiếu

Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển cũng đơn giản, dễ thực hiện nhưng có nhược điểm là khối lượng ghi chép của kế toán dồn vào cuối tháng quá nhiều nên ảnh hưởng đến tính kịp thời của việc cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng khác nhau

và gửi xuống cho thủ kho vào ngày cuối tháng để ghi sổ

Các chứng từ nhập xuất sau khi đã ghi vào thẻ kho phải được thủ kho phân loại theo chứng từ nhập, chứng từ xuất của từng loại vật liệu để lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển giao cho phòng kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất

+ Ở phòng kế toán: Nhân viên kế toán vật liệu có trách nhiệm theo định kỳ (3-5) ngày xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và xem xét các chứng từ nhập, xuất đã được thủ kho phân loại Sau đó ký nhận vào phiếu giao nhận chứng từ, thu nhận phiếu này kèm các chứng từ nhập xuất có liên quan

Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất nhận dược kế toán phải đối chiếu với các chứng từ khác có liên quan, sau đó căn cứ vào giá hạch toán đang sử dụng để ghi giá vào các chứng từ và cột số tiền của phiếu giao nhận chứng từ Từ

phiếu giao nhận chứng từ, kế toán tiến hành ghi vào bảng lũy kế nhập, xuất, tồn vật liệu.

Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn được mở riêng cho từng kho và mỗi danh điểm vật liệu được ghi riêng 1 dòng Vào cuối tháng, kế toán phải tổng hợp số tiền nhập, xuất trong tháng và tính ra số dư cuối tháng cho từng loại vật liệu trên bảng kũy kế

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Quan hệ đối chiếu

Ghi định kỳ

Số dư trên bảng lũy kế phải khớp với số tiền được kế toán xác định trên sổ số

dư do thủ kho chuyển về

Trong điều kiện thực hiện kế toán bằng phương pháp thủ công thì phương pháp sổ số dư là phương pháp có nhiều ưu điểm: hạn chế việc ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán, cho phép kiểm tra thường xuyên công việc ghi

Phiếu nhập kho

Kế toán tổng hợpThẻ kho

Phiếu xuất kho

Sổ số dư Bảng luỹ kế nhập xuất tồn kho VT

Sơ đồ 3: kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi sổ số dư

Phiếu giao nhận chứng từ nhập

Phiếu giao nhận chứng từ xuất

Phiếu nhập kho

Kế toán tổng hợpThẻ kho

Phiếu xuất kho

Sổ số dư Bảng luỹ kế nhập xuất tồn kho VT

Sơ đồ 3: kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi sổ số dư

Phiếu giao nhận chứng từ nhập

Phiếu giao nhận chứng từ xuất

V Kế toán tổng hợp NVL

1 TK kế toán chủ yếu sử dụng:

Bao gồm các tài khoản nằm trong hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết Định số 1141/TC/QĐ - CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính Để phản ánh số hiện có và tình hình nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế (hay giá thành thực tế), kế toán sử dụng một số TK sau:

* TK 152 “ Nguyên liệu, vật liệu”: tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vật liệu nhập, xuất và tồn kho Kết cấu tài khoản này như sau:

Bên nợ: - Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn hoặc từ các nguồn khác

- Trị giá nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê

- Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ ( Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ )

Bên có: - Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu xuất kho dùng vào sản xuất kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công chế biến hoặc đưa đi góp vốn;

- Trị giá của nguyên liệu, vật liệu trả lại người bán hoặc được giảm giá hàng mua

- Chiết khấu thương mại được hưởng khi mua nguyên liệu, vật liệu

- Trị giá của nguyên liệu, vật liệu hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê

- Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ ( Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ )

Dư nợ: Trị giá thực tế nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ

Nguyên tắc hạch toán: Tất cả nguyên vật liệu trên TK 152 đều phản ánh theo giá thực tế Nhập kho giá nào thì xuất kho giá ấy

Cũng giống như TK 151 chỉ sử dụng ở đầu hoặc cuối kỳ

* TK 151 “ Hàng mua đang đi đường”: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vật tư hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua nhưng cuối thàng chưa về nhập kho Kết cấu TK này như sau:

Bên nợ: Trị giá hàng đã mua đang đi trên đường

- Kết chuyển trị giá thực tế của hàng vật tư mua đang đi đường cuối kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ )

Bên có: Trị giá hàng đã mua đang đi đường đã về nhập kho hoặc đã chuyển giao thẳng cho khách hàng

- Kết chuyển trị giá thực tế của hàng vật tư mua đang đi đường đầu kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ )

Dư nợ: trị giá hàng đã mua còn đang đi trên đường ( chưa về nhập kho đơn vị)

Nguyên tắc hạch toán: Khi phát sinh hàng mua đang đi trên đường kế toán chưa ghi sổ mà lưu chứng từ vào cặp hồ sơ riêng nếu cuối tháng hàng chưa về nhập kho kế toán phản ánh trên TK 151, nếu trong tháng hàng đã về thì phản ánh trực tiếp trên TK có liên quan

* TK 133 “ thuế GTGT được khấu trừ ”: Tài khoản này chỉ sử dụng đối với các doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Kết cấu tài khoản này như sau:

Bên nợ: Phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ

Bên có: - Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ

- Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ

- Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa mua vào nhưng đã trả lại, được giảm giá

- Số thuế GTGT đầu vào đã được hoàn lại

Dư nợ: Phản ánh số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ hay hoàn lại nhưng NSNN chưa hoàn trả.

Nguyên tắc hạch toán:

+ Thuế phát sinh trong tháng nào được khấu trừ trong tháng đó, số chưa được khấu trừ thì chuyển sang tháng sau khấu trừ tiếp Nếu thuế đầu vào > thuế đầu

ra doanh nghiệp được xin hoàn thuế

+ Khi mua hàng hóa dịch vụ vừa dùng cho đối tượng chịu thuế vừa không chịu thuế GTGT về nguyên tắc chung phải tách thuế GTGT của đối tượng chịu thuế được khấu trừ tập hợp vào TK 133, thuế GTGT của hàng hóa không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT thì không được khấu trừ tính vào giá vốn của hàng bán

+ Nếu không tách riêng được toàn bộ thuế đầu vào thì tập hợp vào TK 133 cuối kỳ tính được số khấu trừ và không được khấu trừ theo tỉ lệ doanh thu của từng hoạt động

+ Hàng hóa, dịch vụ mua vào không theo Hóa đơn GTGT hoặc có Hóa đơn GTGT nhưng không đúng quy định của pháp luật thì doanh nghiệp không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào Trường hợp Hóa đơn GTGT không ghi thuế GTGT; không ghi hoặc ghi không đúng tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán nên không xác định được người bán; Hóa đơn, chứng từ nộp thuế GTGT giả, Hóa đơn bị tẩy xóa, Hóa đơn khống thì doanh nghiệp không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào

* TK 331 “Phải trả người bán’’: Tài khoản này được mở cho từng đối tượng

và có kết cấu như sau:

Bên nợ: - Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch

vụ, người nhận thầu xây lắp;

- Số tiền ứng trước cho cho người bán vật tư, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao

- Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng.

- Số chiết khấu thanh toán, chiết kgấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào số nợ phải trả cho người bán

- Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán

Bên có: - Tổng số tiền hàng phải trả cho người bán vật tư, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp

- Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận khi có hóa đơn hoặc không thông báo giá chính thức

Dư có: Phản ánh số tiền còn phải trả cho người bán vật tư, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp

Dư nợ: Phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể

Nguyên tắc hạch toán:

+ TK 331 cuối kỳ không có bù trừ số dư nợ và dư có mà phải theo dõi riêng Khi lên bảng cân đối kế toán số dư nợ được phản ánh bên tài sản, dư có được phản ánh bên nguồn vốn

+ Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ trả tiền ngay (Bằng tiền mặt, tiền séc, hoặc đã trả qua ngân hàng)+ Khi phát sinh các khoản công nợ phải trả là ngoại tệ thì một mặt phải theo dõi chi tiết theo từng nguyên tệ, mặt khác phải quy đổi ra tiền Việt nam với nguyên tắc: bên có quy đổi theo tỉ giá bình quân thực tế do ngân hàng công

bố, bên nợ phải phản ánh theo tỉ giá thực tế đang ghi sổ

+ Cuối kỳ nếu còn số dư công nợ phải trả bằng ngoại tệ thì phải điều chỉnh theo tỉ giá thực tế tại thời điểm cuối kỳ

+ Những vật tư, hàng hóa dịch vụ đã nhận nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo chính thức của người bán.Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản như:

+ TK 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản

2 Kế toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến NVL

2.1 Theo phương pháp kê khai thường xuyên

Đây là phương pháp phản ánh tình hình biến động tăng, giảm, tồn của từng loại vật liệu một cách thường xuyên liên tục vào các tài khoản phản ánh vật liệu Bởi vậy tại bất kỳ thời điểm nào cũng có thể biết được giá trị vật liệu tồn kho Phương pháp này hạch toán chính xác giá trị vật liệu sau mỗi lần nhập, xuất kho đảm bảo cân đối giữa giá trị và số lượng, thuận lợi cho việc phân bổ vật liệu xuất kho vào từng tài khoản liên quan

a Kế toán tổng hợp nhập kho NLVL:

* Trường hợp mua ngoài

- Khi mua vật liệu về nhập kho:

Nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ Kế toán ghi:

Nợ TK 152- giá mua

Nợ TK 133- Thuế GTGT

Có TK 111, 112, 331- số tiền thanh toán

+ Nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp Kế toán ghi:

Nợ TK 152- Trị giá vốn thực tế bao gồm VAT

Có TK 111, 112,141, 331- Tổng giá thanh toán

- Nếu vật liệu mà doanh nghiệp đã mua nhưng cuối tháng chưa về

Nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ Kế toán ghi:

Nợ TK 151- giá mua

Nợ TK 133- Thuế GTGT

Có TK 111, 112, 331- số tiền thanh toán

+ Nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp Kế toán ghi:

Nợ TK 151- giá mua

Có TK 111, 112, 331- số tiền thanh toán

Sau đó khi về nhập kho sẽ ghi:

Có TK 111, 112, 331- số tiền thanh toán

+ Nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp Kế toán ghi:

Nợ TK 152

Có TK 111, 112,141, 331- Số tiền thanh toán

- Nếu được hưởng chiết khấu thương mại hay giảm giá hàng mua:

* Trường hợp thuê ngoài gia công chế biến

- Trị giá vật liệu xuất giao cho người nhân chế biến:

Có TK 441 “ nguồn vốn kinh doanh

Có TK 111,112, Các khoản chi phí có liên quan

b Kế toán tổng hợp xuất kho NLVL

* Xuất dùng cho sản xuất, kinh doanh

Căn cứ vào mục đích xuất dùng, kế toán ghi:

Nợ TK 621: xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm

Nợ TK 627: xuất dùng chung cho phân xưởng, bộ phận sản xuất

Nợ TK 6412: xuất phục vụ cho bán hàng

Nợ TK 6422: xuất cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 241: xuất cho XDCB hoặc sửa chữa TSCĐ

Có TK 152: Giá thực tế vật liệu xuất dùng

* Khi cấp vật liệu để cấp cho đơn vị trực thuộc hoặc để cho vay, mượn trong nội bộ sẽ ghi:

(1) Cấp cho đơn vị trực thuộc

- Phản ánh tổng giá thanh toán được liên doanh chấp nhận

Nợ TK 128: giá trị góp vốn liên doanh ngắn hạn

Nợ TK 222: giá trị góp vốn liên doanh dài hạn

Có TK 511: doanh thu

Có TK 33311: thuế GTGT phải nộp

c Một số trường hợp khác về vật liệu

* thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê

- Nếu trị giá thiếu được ghi tăng giá vốn hàng bán, kế toán ghi;

* Khi kiểm kê phát hiện có vật liệu thừa, kế toán phản ánh:

- Nếu thừa do nhầm lẫn trong tính toán, ghi chép thì kế toán căn cứ vào tình hình thực tế được xác định để ghi:

Nợ TK 152

Có TK 412- chênh lệch đánh giá lại TS

* Khi đánh giá lại làm giảm trị giá của vật liệu, kế toán căn cứ vào khoản chênh lệch giảm để ghi:

Nợ TK 412

Có TK 152- chênh lệch đánh giá lại TS

Trình tự kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên có thể khái quát bằng sơ đồ sau:

TK 138 (1381)

TK 154

Xuất NVL tự chế, thuê ngoài gia công

Nhập kho NVL tự chế, thuê ngoài gia công chế biến

Nhận lại vốn góp liên doanh

Xuất NVL giao cho đơn vị nội bộ

NVL thiếu khi kiểm kê

Xuất bán NVL

TK 632

2.2 Theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Theo phương pháp này tình hình biến động vật liệu trong kỳ không được phản ánh vào tài khoản "Hàng tồn kho" (trong đó có tài khoản "Nguyên vật liệu")

Để biết được lượng vật liệu xuất dùng trong kỳ kế toán phải căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị vật liệu tồn kho và đi đường cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị vật liệu đã xuất dùng theo công thức:

+ Trị giá vật liệunhập trong kỳ -

Trị giá vật liệu tồn cuối kỳ

Mọi nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu đều được phản ánh qua tài khoản 611 “ Mua hàng”- chi tiết 6111 “Mua nguyên vật liệu” TK151, 152 chỉ phản ánh trị giá vật liệu hiện có đầu kỳ và cuối kỳ

Kết cấu TK 611 như sau:

Bên nợ: - Kết chuyển giá gốc hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng

cụ tồn kho đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê)

- Giá gốc hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ mua vào trong kỳ; hàng hóa đã bán bị trả lại,

Bên có: - Kết chuyển giá gốc hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng

cụ tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê)

- Giá gốc hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất dùng trong kỳ hoặc giá gốc hàng hóa xuất bán (chưa được xác định là đã bán trong kỳ)

- Giá gốc hàng hóa, nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ mua vào trả lại cho người bán hoặc được giảm giá

Trình tự kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ có thể khái quát bằng sơ đồ sau:

VI Hệ thống sổ kế toán áp dụng

Tuỳ thuộc vào đặc điểm và yêu cầu quản lý, mỗi doanh nghiệp lựa chọn một hình thức sổ kế toán phù hợp Bao gồm: Hình thức nhật ký chung, Hình thức chứng từ ghi sổ, Hình thức nhật ký chứng từ, Hình thức nhật ký sổ cái

1 Hình thức sổ kế toán nhật ký chung

Đặc điểm chủ yếu của hình thức này là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để ghi theo thứ tự thời gian và nội dung nghiệp vụ kinh tế theo đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán (quan hệ đối ứng giữa các tài khoản) vào sổ nhật ký chung, sau đó lấy số liệu trên sổ nhật ký để ghi vào sổ cái

Hình thức kế toán nhật ký chung gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau:

Kết chuyển giá vốn thực tế NVL tồn cuối kỳ

Giá vốn thực tế hàng mua vào

trong kỳ

Trường hợp khác làm tăng

giá trị NVL trong kỳ

Trị giá vốn thực tế xuất dùng cho sản xuất kinh doanh

Trị giá vốn thực tế NVL

xuất bán

TK 133

Thuế VAT

Sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Trình tự ghi sổ:

Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ, hợp pháp, lập định khoản kế toán rồi ghi vào sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian rồi từ sổ nhật ký chung ghi vào sổ cái

Trường hợp cần mở thêm sổ nhật ký đặc biệt thì cũng căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ nhật ký đặc biệt Cuối tháng ghi vào sổ cái

Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu trên sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các Báo cáo Tài chính

Ưu điểm và nhược điểm:

- Ưu điểm: Dễ ghi chép do mẫu số đơn giản

- Nhược điểm: Việc tổng hợp số liệu báo cáo không kịp thời

Phương pháp này áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp có trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán thông tin ở mức độ cao

Ghi chú : Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

2 Hình thức kế toán nhật ký sổ cái

Đặc trưng cơ bản của hình thức này là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Sổ Nhật ký sổ cái Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký sổ cái là các chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc

Hình thức kế toán nhật ký sổ cái gồm các loại sổ kế toán sau:

Sổ cái tài khoản

kho

Sơ đồ 4: hạch toán theo hình thức nhật ký chung

Báo cáo tài chínhBáo cáo nhập xuất tồn kho vật tư

Bảng tổng hợp sổ chi tiết vật tư

Sổ chi tiết vật tư

Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán ghi vào Nhật ký Sổ cái sau đó ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết Cuối tháng phải khoá sổ và tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sổ Nhật ký - Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập các sổ, thẻ kế toán chi tiết).

Ưu điểm: dễ ghi chép do mẫu số đơn giản

Nhược điểm: Việc ghi chép bị trùng lắp

Ghi chú : Ghi hàng ngày

Sơ đồ 5: hạch toán theo hình thức nhật ký sổ cái

Báo cáo tài chínhBáo cáo nhập xuất tồn kho vật tư

Bảng tổng hợp sổ chi tiết vật tư

Sổ chi tiết vật tư

Ưu nhược điểm của hình thức này :

Ưu điểm : dễ ghi chép do mẫu sổ đơn giản,dễ kiểu tra đối chiếu

Nhược điểm : Việc ghi chép dễ bị trùng lặp,việc kiểm tra đối chiếu thường bị chậm

Hình thức này áp dụng thích hợp cho doanh nghiệp có quy mô vừa hoặc lớn

có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sử dụng nhiều tài khoản

Chứng từ gốc

Sổ kế toán liên

quan

Sổ cái tài khoản

Sơ đồ 6: hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ ghi sổ

Báo cáo tài chínhBáo cáo nhập xuất tồn kho vật tư

Bảng tổng hợp sổ chi tiết vật tư

Sổ chi tiết vật tư

Sổ đăng ký

chứng từ ghi sổ

Ghi chú : Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

4 Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ.

Đặc trưng cơ bản của hình thức này là kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế, tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh

tế theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh

tế đó theo các tài khoản đối ứng nợ

Hình thức kế toán nhật ký chứng từ gồm các loại sổ kế toán :

Nhật ký chứng từ

Bảng kê

Sổ cái

Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết

Hình thức này áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trình độ nhiệp vụ của kế toán vững vàng

Trình tự ghi sổ: hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái

Ưu điểm và nhược điểm

Ưu điểm: giảm bớt số lượng ghi chép, cung cấp thông tin kịp thời, thuận tiện cho việc phân công tác

Nhược điểm: kết cấu sổ phức tạp, không thuận tiện cho việc cơ giới hoá kế toán

Sơ đồ 7: Hạch toán theo hình thức Nhật Ký Chứng Từ

Ghi chú : Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

Chứng từ gốc và các bảng phân bổ

chứng từ

Thẻ và sổ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ cái

Báo cáo tài chính

CHƯƠNG II THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI XÍ NGHIỆP CƠ KHÍ 79

I Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

1 Lịch sử thành lập doanh nghiệp

Tiền thân của nhà máy Z79 là các trạm sửa chữa trong chiến tranh, một bộ phận của phòng công nghệ thuộc tổng cục có tên Q179 Nhà máy đã trải qua không ít khó khăn nhất là vào thời gian đầu khi mới thành lập đó là việc tập hợp đội ngũ cán bộ, kỹ sư, công nhân lành nghề và việc huy động các trang thiết bị để chế thử một số mặt hàng mới

Ngày 15/03/1971, cục quản lý quyết định tách xưởng mẫu khỏi phòng công nghệ và chính thức thành lập nhà máy A179 Đến ngày 10/9/1974 với nhiệm

vụ mới đặt ra, Tổng cục kỹ thuật ra đời, A179 đựơc đổi tên thành Z179

Tháng 10/2003 theo chỉ thị số 37/CT-BQP của Bộ Quốc Phòng về triển khai, sắp xếp, đổi mới trong quân đội giai đoạn 2003-2005 và theo QĐ số 123/2003/QĐ-BQP ngày 9/9/2003, nhà máy Z179 chính thức đổi tên thành xí nghiệp cơ khí 79

2 Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

Nhìn chung bộ máy cơ cấu tổ chức của xí nghiệp khá gọn nhẹ, bao gồm các phòng ban chức năng và một số phân xưởng sản xuất Bộ máy quản lý của xí nghiệp được tổ chức theo kiểu trực tuyến- chức năng Cụ thể bộ máy được tổ chức theo mô hình sau:

Sơ đồ 8: Tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp

Trong xí nghiệp mỗi một phòng ban hay một phân xưởng tổ sản xuất đều

có chức năng, nhiệm vụ riêng song tất cả đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, hỗ trợ nhau làm cho bộ máy của xí nghiệp tạo thành một khối thống nhất

∗ Chức năng và nhiệm vụ của mỗi phòng ban, bộ phận

+ Giám đốc: là đại diện pháp nhân của doanh nghiệp do tổng cục quốc phòng bổ nhiệm, có quyền điều hành cao nhất trong doanh nghiệp, tổ chức chỉ đạo và chịu trách nhiệm với Nhà nước, cơ quan quản lý cấp trên và tập thể lao động về kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

+ Phó giám đốc kinh doanh: Tham mưu cho giám đốc về các nghiệp vụ hoạt động kinh doanh và quản lý chất lượng hàng hoá của doanh nghiệp Có nhiệm

Giám đốc

Phó giám đốc

Phòng vật tư

Phòng kỹ thuật

Phòng lao động

hành chính

Phòng KCS

PX

PXA3

Phòng

kế toán

Phòng chínhtrịPX

A2

vụ tìm kiếm nguồn hàng, bạn hàng, tổ chức giao nhận hàng và bán hàng tổ chức vận chuyển hàng hoá của doanh nghiệp Phó giám đốc kinh doanh có trách nhiệm giám sát, quản lý các phòng kế hoạch, lao động, vật tư

+ Phó giám đốc kỹ thuật: Làm chức năng tham mưu về kỹ thuật sản xuất hàng hóa, nghiên cứu sản phẩm và kiểm tra chất lượng sản phẩm

+ Phòng kỹ thuật có chức năng thiết kế sản phẩm, chịu trách nhiệm về các dây chuyền sản xuất, máy móc, thiết bị đảm bảo yêu cầu kỹ thuật và lập kế hoạch sửa chữa

+ Phòng KCS kiểm tra giám định chất lượng sản phẩm

+ Các phân xưởng có chức năng sản xuất sản phẩm đáp ứng yêu cầu về số lượng, chất lượng theo đúng tiến độ hợp đồng

+ Phòng tài chính kế toán: Chấp hành mọi quy định, chế độ kế toán tiến hành thực hiện và phản ánh mọi nghiệp vụ kế toán phát sinh có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, ghi chép sổ sách, lập báo cáo tài chính, đảm bảo đủ vốn cho hoạt động kinh doanh Thực hiện hoạt động nghiệp vụ tổ chức phát sinh tại doanh nghiệp, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, đánh giá hiệu quả và đề xuất các giải pháp nhằm tăng hiệu quả sử dụng của đồng vốn + Phòng tổ chức hành chính: Giúp giám đốc tổ chức công tác hành chính, quản trị, xây dựng, duy trì nề nếp tác phong làm việc của nhân viên doanh nghiệp quản đồng thời tổ chức sắp xếp nhân sự, chịu trách nhiệm về công tác đào tạo, quỹ lương, các chính sách đối với người lao động, công tác thanh tra bảo vệ doanh nghiệp

+ Phòng chính trị: Tổ chức các công tác Đảng, công đoàn cho xí nghiệp Phòng còn phát động một số phong trào như: thi đua sản xuất, các hoạt động chào mừng các ngày lễ lớn

II Tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp

1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán