Để công tác kế toán và quản lý nguyên vật liệu được hoàn thiện hơn, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, Xí nghiệp cần phải khắc phục những mặt còn hạn chế. Sau thời gian thực tập tại Xí nghiệp cùng với những kiến thức đã có của mình em xin được mạnh dạn đưa ra một số ý kiến để có thể góp phần hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại đơn vị như sau:
1. Lập sổ danh điểm vật liệu:
Để đảm bảo nhu cầu vật liệu cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành được thường xuyên, liên tục không bị gián đoạn và quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ cần phải nhận biết một cách cụ thể về số hiện có và tình hình biến động của từng thứ vật liệu được sử dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bởi vậy các vật liệu cần phải được phân chia một cách chi tiết tỷ mỉ hơn theo tính năng lý, hóa, theo quy cách phẩm chất của vật liệu. Việc phân chia này được thực hiện trên cơ sở xây dựng và lập sổ danh điểm vật liệu.
Sổ danh điểm vật liệu là sổ tập hợp toàn bộ các loại vật liệu mà xí nghiệp đã và đang sử dụng. Sổ danh điểm vật liệu phản ánh đến từng loại, từng nhóm, từng thứ, từng quy cách một cách có hệ thống và rõ ràng giúp cho việc quản lý vật liệu được chặt chẽ và dễ dàng. Theo sổ danh điểm này thì mỗi loại , mỗi nhóm, mỗi thứ vật liệu được mã hoá một mã số riêng và được sắp xếp một cách có trật tự, cho nên rất thuận tiện cho việc tìm kiếm những thông tin về một loại, một nhóm, một thứ vật liệu nào đó. Chính vì vậy để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng, giá trị đối với từng vật liệu, xí nghiệp nên lập sổ điểm danh vật tư.
Xuất phát từ những ưu điểm trên của việc sử dụng sổ danh điểm vật tư và thực trạng sản xuất của xí nghiệp có sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu, mỗi loại lại có nhiều nhóm, mỗi nhóm lại rất phong phú về mẫu mã quy cách. Cho nên việc sử dụng sổ danh điểm vật tư là rất cần thiết.
Phương pháp lập sổ danh điểm vật tư được thực hiện như sau:
Trước hết, để xây dựng được sổ danh điểm vật tư, xí nghiệp phải xây dựng được bộ mã vật tư một cách chính xác, đầy đủ, không trùng lặp, có dự trữ để bổ xung những mã vật liệu được thuận tiện và hợp lý. Xí nghiệp có thể xây dựng mẫu mã vật tư dựa vào những đặc điểm sau:
- Dựa vào loại vật liệu.
- Dựa vào nhóm vật liệu trong mỗi loại. - Dựa vào số thứ vật liệu trong mỗi nhóm. - Dựa vào số quy cách vật liệu trong mỗi thứ.
Căn cứ để xây dựng bộ mã vật liệu là dựa trên số hiệu các tài khoản cấp II của tài khoản 152 nhưng trong xí nghiệp nên chỉ áp dụng đối với
- Vật liệu chính: 152.1 - Vật liệu phụ: 152.2 - Nhiên liệu : 152.3 - phụ tùng thay thế: 152.4
Ta sử dụng một chữ số để biểu thị cho nhóm và đặt mã như sau: * Đối với vật liệu chính:
+ Nhóm thép: 152.1- 1 + Nhóm Vòng bi: 152.1- 2 + Nhóm phôi : 152.1- 3 + Nhóm tôn: 152.1- 4 * Đối với vật liệu phụ :
+ Nhóm: Cáp 152.2- 1 + Nhóm vật liệu khác: 152.2- 2 * Đối với nhiên liệu :
+ Nhóm xăng : 152.3- 1 +Mỡ lắp : 152.3-2 + Nhóm dầu : 152.3-3
* Đối với phụ tùng thay thế:
+ Nhóm phụ tùng cơ khí (Clê, kìm, tuốc lê vít) : 152.4
Trên đây là mã vật tư của nhóm, ta cần phải lập mã vật tư cho từng thứ, từng quy cách. Chúng ta nhận thấy xí nghiệp sử dụng vật tư mỗi nhóm cũng không thể vượt quá 1000 thứ cho nên ta dùng 3 chữ số để biểu thị thứ. Còn trong mỗi thứ cũng không thể có quá 100 quy cách do vậy ta dùng hai chữ số để biểu thị quy cách. Như vậy mỗi mã vật liệu sã bao gồm 10 chữ số, trong đó 4 số đầu là số hiệu tài khoản cấp hai, một số sau biểu thị nhóm, ba số tiếp theo biểu thị thứ và hai số cuối cùng biểu thị quy cách.
Ví dụ:
Lập sổ danh điểm vật liệu chính của xí nghiệp như sau: Xí nghiệp cơ khí Z79
Sổ danh điểm vật liệu
Loại vật liệu chính- ký hiệu 152.1 Nhóm Ký hiệu danh điểm
vật tư
Tên, nhãn hiệu, quy cách
vật liệu đơn vị tính 152.1- 1 152.1-1-001 152.1-1-002 152.1-1-003 152.1-1-004 Thép tròn Thép lá Thép tấm Thép ống Kg Kg Kg Kg 152.1- 2 152.1-2-001 152.1-2-002 152.1-2-003 152.1-2-004 152.1-2-005 Vòng bi 6205 Vòng bi 6206 Vòng bi 6208 Vòng bi 6217 Vòng bi 6234 Cái Cái Cái cái Cái
152.1- 3 152.1-3-001 152.1-3-002 152.1-3-003 152.1-3-004 152.1-3-005 Phôi ty sứ Phôi con lăn
Phôi bánh răng côn xoắn phôi quả dứa benla Phôi vành chậu benla
Kg Kg Kg Kg Kg 152.1- 4 152.1-4-001 152.1-4-002 152.1-4-003 Tôn tấm Tôn inôx Tôn φ Cái Cái Cái
2. Hoàn thiện thủ tục xuất kho nguyên vật liệu
Để khắc phục tồn tại trên, Xí nghiệp nên tạo lập hệ thống sổ đề nghị lĩnh vật tư cho bộ phận kế hoạch ký duyệt. Xí nghiệp có thể sử dụng Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức. Phiếu này được sử dụng để theo dõi số lượng vật tư xuất kho trong trường hợp lập phiếu xuất một lần theo định mức nhưng xuất kho nhiều lần trong tháng. Phân xưởng xin lĩnh vật tư sau khi được bộ phận kế hoạch ký duyệt vào phiếu thì đem phiếu này xuống kho để lĩnh.Thủ kho ghi tuần tự số thực xuất từng ngày và sau mỗi ngày lĩnh, người lĩnh vật tư phải ký xác nhận vào đó. Lần lĩnh tiếp theo chỉ việc mang phiếu xuống kho lĩnh tiếp mà không cần phải qua ký duyệt. Cuối kỳ thủ kho sẽ thu lại phiếu để ghi vào thẻ kho số thực xuất trong kỳ và chuyển về phòng kế toán. Cụ thể: Đơn vị: Xí nghiệp Cơ khí Z79
Địa chỉ: Km12- Quốc lộ 1A- Thanh trì- Hà nội Mẫu số 04 - VT
Phiếu xuất kho vật tư theo hạn mức
Ngày 22 tháng 4 năm 2006 Nợ:
Có:
Lý do xuất: Sản xuất sản phẩm
Xuất tại kho: Đồng chí Dương
TT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Hạn mức Số lượng
Ngày Ngày Ngày Cộng
Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 5 6 7 1 Tôn tấm kg 600 360 132 108 600 2 Đaixiết φ45 cái 16 04 06 06 16 Ngày 22 tháng 4 năm 2006
Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Thủ kho
3. Lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu:
Đây là công việc cần thiết đối với các doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có thể bù đắp các khoản thiệt hại có thể xảy ra do vật tư tồn kho bị giảm giá, trong năm kế hoạch, bảo toàn được nguồn vốn kinh doanh.
Dự phòng là khoản dự tính trước để đưa vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn giá trị đã ghi sổ kế toán của hàng tồn kho. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm bù đắp các khoản thiệt hại thực tế xảy ra do vật tư, sản phẩm, hàng hóa tồn kho bị giảm giá đồng thời cũng để phản ánh đúng giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho của doanh nghiệp khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán.
Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiét cho việc bán chúng. Tuy nhiên xí nghiệp có thể chỉ cần lập dự phòng đối với những nguyên vật liệu chính giá cả thường xuyên biến động, có ảnh hưởng lớn tới xí nghiệp. * Phương pháp trích lập như sau:
+ Nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ dự trữ để sử dụng cho mục đích sản xuất sản phẩm không được đánh giá thấp hơn giá gốc nếu sản phẩm do chúng góp phần cấu tạo nên sẽ được bán bằng hoặc cao hơn giá thành sản xuất của sản phẩm. Khi có sự giảm giá của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ mà giá thành sản xuất sản phẩm cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được, thì nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ tồn kho được đánh giá giảm xuống bằng với giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng.
+ Dự phòng giảm giá NVL được lập vào cuối kỳ kế toán năm khi lập báo cáo tài chính.
+ Việc lập dự phòng phải tính theo từng thứ vật tư, hàng hóa, sản phẩm tồn kho.
+ Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào số lượng, giá gốc, giá trị thuần có thể thực hiện được của từng thứ vật tư xác định khoản dự phòng phải lập cho niên độ kế toán tiếp theo.
- Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán này lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn được ghi tăng dự phòng và ghi tăng giá vốn hàng bán.
- Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đang ghi trên sổ kế toán thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập ghi giảm dự phòng và ghi giảm giá vốn hàng bán.
+ Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho sử dụng TK 159 “dự phòng giảm giá hàng tồn kho” sử dụng để điều chỉnh giá gốc hàng tồn kho của các TK hàng tồn kho.
Phương pháp hạch toán:
Cuối kỳ kế toán năm, khi lập dự phòng giảm giá NVL lần đầu tiên, ghi: Nợ TK 632
Có TK 159 Vào cuối niên độ khi xác định được:
(1) Nếu số cần lập dự phòng > số dự phòng hiện có vào cuối niên độ, kế toán lập dự phòng bổ sung tính vào giá vốn NVL
Nợ TK 632
Có TK 159
(2) Nếu số cần lập dự phòng < số dự phòng hiện có vào cuối niên độ, kế toán phải hoàn nhập khoản chênh lệch thừa để ghi giảm giá vốn hàng bán.
Nợ TK 159
Có TK 632
4. Về lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu
Mục đích của việc lập bảng này là để tổng hợp phần giá trị vật tư từ các trang sổ chi tiết vật liệu. Cuối tháng kế toán vật liệu cần tiến hành lập "Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu" để phục vụ cho công tác tìm kiếm số liệu được dễ dàng, giúp cho việc cung cấp vật tư được kịp thời, nhanh chóng. Hơn nữa còn giảm bớt khối lượng công việc xem xét, theo dõi một loại vật tư nào đó.
Cụ thể:
Nếu xí nghiệp sử dụng sổ danh điểm vật tư thì ở bảng tổng hợp nhập xuất tồn sẽ có cột danh điểm vật tư. Như vậy bảng tổng hợp nhập xuất tồn được lập như sau:
Cột I: Danh điểm vật liệu Cột II: Ghi tên vật liệu.
Cột III: Ghi trị giá vật liệu tồn đầu tháng. Cột IV: Ghi trị giá vật liệu nhập trong tháng. Cột V: Ghi trị giá vật liệu xuất trong tháng. Cột XII: Ghi trị giá vật liệu tồn cuối tháng.
Danh điểm VL
Tên vật liệu Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng NVL chính - VL chính A - VL chính B ... Cộng Vật liệu phụ - VL phụ A - VL phụ B ... Cộng ... Tổng cộng
KẾT LUẬN
Trong tình hình sản xuất kinh doanh hiện nay nguyên vật liệu đóng vai trò hết sức quan trọng. Nó chiếm tới 80% giá trị sản phẩm sản xuất ra. Khi tham gia tìm hiểu thực tế trong quá trình thực tập tại xí nghiệp, dù thời gian không nhiều nhưng với em lại rất có ý nghĩa. Một mặt tìm hiểu thực tế góp phần làm cụ thể hoá các kiến thức lý thuyết đã được học và làm nó trở nên sinh động hơn, một mặt bổ sung thêm những kiến thức thực tế còn ít ỏi của bản thân. Trong thời gian thực tập tại xí nghiệp cơ khí 79 em đã tìm hiểu công tác hạch toán nói chung cũng như công tác hạch toán nguyên vật liệu nói riêng. Em nhận thấy rằng xí nghiệp đã thực sự chú trọng đến viịec quản lý và hạch toán nguyên vật liệu nhằm mục tiêu quản lý tốt hơn chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm.Qua thời gian tìm hiểu, cùng với kiến thức đã học trong trường Đại Học Thương Mại và sự giúp đỡ tận tình của cô giáo hướng dẫn: Tiến sĩ: ĐoànVân Anh. Em đã mạnh dạn đưa ra ý kiến của mình trong việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu trong xí nghiệp cơ khí 79 thông qua cuốn luận văn tốt nghiệp này.
Tuy nhiên với vai trò là một sinh viên chưa có nhiều kinh nghiệm,cuốn luận văn của em cũng không tránh khỏi những thiếu sót.Rất mong sự đóng góp ý kiến của toàn thể các thầy cô và các bạn đọc.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn các cô chú trong phòng Kế toán- Tài chính của xí nghiệp cơ khí 79 cùng sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Đoàn Vân Anh đã giúp em hoàn thiện cuốn luận văn này.