Luận văn Công tác hạch toán nguyên vật liệu.doc

Luận văn Công tác hạch toán nguyên vật liệu.doc

Lời nói đầu

Nền kinh tế thị trường đã v à đang mang lại những cơ hội và thách thức lớn cho các doanh nghiệp, đồng thời mang lại những lợi ích cho người tiêu dùng, đó l sà ản phẩm đẹp, mẫu mã đẹp chất lượng cao, giá th nh phù hàợp Với nhiều loại hình sản xuất v và ới nhiều hình thức sở hữu, các doanh nghiệp muốn tồn tại được thì phải tìm phương hướng sản xuất kinh doanh phù hợp để sản phẩm của mình có thể cạnh tranh được v à đáp ứng nhu cầu thị trường Chính vì vậy, đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, nâng cao khả năng cạnh tranh Để l m à được điều đó thì các doanh nghiệp phải sử dụng nhiều công cụ quản lý khác nhau, trong đó hạch toán đóng vai trò rất quan trọng để quản lý hoạt động kinh doanh sản xuất, kiểm tra, giám sát việc sử dụng t i sà ản nhằm đảm bảo sản xuất được tiến h nh liên tàục, quản lí v sà ử dụng t i sà ản, nhằm đảm bảo sản xuất được tiến h nh liên tàục, quản lý v sà ử dụng một cách tốt nhất các yếu tố chi phí để đạt được hiệu quả trong sản xuất kinh doanh đồng thời phục vụ cho các nh quà ản lý kinh tế, từ đó đưa ra các kế hoạch, dự án v kià ểm tra việc thực hiện kế hoạch, quyết định nên sản xuất sản phẩm gì, bằng nguyên vật liệu n o? mua àở đâu v xácàđịnh hiệu quả kinh tế của từng thời kỳ Vì vậy các doanh nghiệp cần xây dựng quy trình hạch toán một cách khoa học, hợp lý, trong đó hạch toán nguyên vật liệu l rà ất quan trọng.

V à đối với các doanh nghiệp sản xuất, thì hạch toán nguyên vật liệu là rất quan trọng bởi các lý do sau:

Thứ nhất, nguyên vật liệu l yà ếu tố đầu v o cà ủa qúa trình sản xuất, nó quyết định chất lượng sản phẩm đầu ra.

Thứ hai, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá th nh sàản xuất, vì thế nó mang tính trọng yếu Mỗi sự biến động về chi phí nguyên vật liệu l m à ảnh hưởng đến sự biến động của giá th nh sàản phẩm Vì thế sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu l rà ất quan trọng.

1

Thứ ba, nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp hết sức đa dạng, nhiều chủng loại do đó yêu cầu phải có điều kiện bảo quản thật tốt v thà ận trọng Việc bảo quản tốt sẽ l mà ột trong những yếu tố quan trọng quyết định th nh công càủa công tác quản lý sản xuất kinh doanh.

Trong mấy năm gần đây, hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đã có những bước tiến rõ rệt Tuy nhiên do trình độ quản lý v phát triàển sản xuất kinh doanh còn nhiều hạn chế thể hiện ở nhiều mặt, nhất l chà ế độ kế toán t i chính chàưa phù hợp với quy mô v à đặc điểm sản xuất của đơn vị.

Cũng giống như các doanh nghiệp khác để ho nhà ập với nền kinh tế thị trường, công ty cơ khí ô tô 1 -5 luôn chú trọng công tác hạch toán sử dụng nguyên vật liệu cho phù hợp v coi àđó như một công cụ quản lý không thể thiếu được để quản lý vật tư nói riêng v quà ản lý sản xuất nói chung Từ thực tiễn nền kinh tế thị trường, trước việc đổi mới quản lý kinh tế, việc lập định mức đúng đắn nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất, giảm mức tiêu hao vật liệu, duy trì v bà ảo quản tốt các loại vật tư l vià ệc l mà quan trọng không chỉ đối với các doanh nghiệp sản xuất nói chung m cònàđối với công ty cơ khí ô tô 1-5 nói riêng Vì vậy, việc tăng cường cải tiến công tác quản lý vật tư phải đi liền với việc cải tiến v ho n thià àện công tác hạch toán với việc tăng cường hiệu quả sử dụng các lo i t i sà à ản trong đó hạch toán v quà ản lý nguyên vật liệu đóng vai trò hết sức quan trọng.

Với ý nghĩa như vậy của nguyên vật liệu đối với các doanh nghiệp sản xuất, v qua màột thời gian thực tập tìm hiểu công tác hạch toán kế toán tại Công ty cơ khí ô tô 1-5, em đã nghiên cứu đề t i "à Ho n thiàện công tác hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cường hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí ô tô 1-5" l m chuyên àđề thực tập cuối khoá.

Cấu trúc chuyên đề gồm 3 chương:

Chương I: Những vấn đề lí luận cơ bản về hạch toán nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất

Chương II: Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí ô tô 1-5

2

Chương III: Một số ý kiến nhằm ho n thiàện công tác hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cường hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí ô tô 1-5

3

Chơng I

Những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cờng hiệu quả sử dụng nguyên vật

liệu tại các doanh nghiệp sản xuất

I Một số vấn đề chung về nguyên vật liệu và sự cần thiết phải hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất.

1 Khái niệm, đặc điểm

Nguyên vật liệu là những đối tợng lao động đợc thể hiện dới dạng vật hoá, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất dới tác động của sức lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm và toàn bộ giá trị vật liệu đợc chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ.

Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, chiếm tỷ trọng lớn trọng tổng chi phí sản xuất do đó nó quyết định chất lợng của cả quá trình sản xuất Đầu vào có tốt thì đầu ra mới đảm bảo, đó là sản phẩm sản xuất ra mới có chất lợng cao.

Nguyên vật liệu tồn tại dới nhiều hình thái vật chất khác nhau, có thể ở thể rắn nh sắt,thép, ở thể lỏng nh dầu, xăng, sơn ở dạng bột nh cát, vôi tuỳ từng loại hình sản xuất.…

Nguyên vật liệu có thể tồn tại ở các dạng nh:

- Nguyên vật liệu ở dạng ban đầu, cha chịu tác động của bất kỳ quy trình sản xuất nào.

- Nguyên vật liệu ở các giai đoạn sản xuất khác: nguyên vật liệu là sản phẩm dở dang, bán thành phẩm đẻ tiếp tục đa vào sản xuất, chế tạo thành thực thể của sản phẩm.

Những đặc điểm trên đã tạo ra những đặc điểm riêng trong công tác hạch toán nguyên vật liệu từ khâu tính giá, đến hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu và sử dụng quản lý tốt nguyên vật liệu.

2 Phân loại nguyên vật liệu:

Do nguyên vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có rất nhiều loại nhiều thứ có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Trong điều kiện đó, đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại nguyên vật liệu thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu Có nhiều cách phân loại nguyên vật liệu khác nhau tuỳ theo yêu cầu quản lý đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp:

* Theo vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất Theo đặc trng này, thì nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất đợc phân ra thành:

- Nguyên vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công chế biến sẽ thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm Ngoài ra, còn có cả bán thành phẩm mua ngoài để tiếp tục chế biến.

4

- Nguyên vật liệu phụ: Là những nguyên vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh đợc sử dụng kết hợp nguyên vật liệu chính để hoàn thiện nâng cao tính năng, chất lợng sản phẩm, thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị, hoặc dùng để bảo quản hoặc để sử dụng để theo dõi bảo đảm cho công cụ lao động bình thờng hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý.

- Nhiên liệu là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lợng trong quá trình sản xuất kinh doanh nh than, củi, xăng dầu…

- Phụ tùng thay thế: Là các loại vật t đợc sử dụng cho hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản.

Vật liệu khác: Là các loại vật liệu đặc trng của từng doanh nghiệp hoặc phế liệu thu hồi Hạch toán nguyên vật liệu theo cách phân loại trên đáp ứng đợc yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu.

Ngoài ra còn có cách phân loại khác:* Phân loại theo nguồn hình thành:

- Vật liệu mua ngoài: Là những vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh đợc doanh nghiệp mua ngoài thị trờng.

- VL sản xuất: Là những VL do doanh nghiệp tự chế biến hay thuê ngoài chế biến - Vật liệu nhận vốn góp liên doanh.

- Vật liệu đợc biếu tặng, cấp phát.* Phân loại theo quan hệ sở hữu:

- Vật liệu tự có: Bao gồm tất cả những vật liệu thuộc sở hữu của doanh nghiệp - Vật liệu nhận gia công chế biến cho bên ngoài

- Vật liệu nhận giữ hộ.

3 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu:

Do nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng trong tổng số giá thành sản phẩm; có vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh Doanh nghiệp cần tiến hành tốt việc quản lý, bảo quản và hạch toán các qúa trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu; Do đó đặt ra yêu cầu đối với quản lý và sử dụng nguyên vật liệu:

- Doanh nghiệp cần phải có đầy đủ các thông tin chi tiết và tổng hợp của từng thứ nguyên vật liệu cả về số lợng lẫn chất lợng.

- Phải quản lý nguyên vật liệu xuất kho cho sản xuất kinh doanh theo đối tợng sử dụng hay các khoản chi phí.

- Doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các quy định về lập “Sổ danh điểm nguyên vật liệu”, thủ tục lập và luân chuyển đúng chứng từ, mở các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết theo chế độ quy định.

- Doanh nghiệp phải quản lý định mức tiêu hao nguyên vật liệu, tránh tình trạng ứ đọng, hoặc khan hiếm ảnh hởng đến tình trạng sản xuất kinh doanh.

5

- Doanh nghiệp cần thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm kê, đối chiếu nguyên vật liệu, quy trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu trong từng phân xởng, phòng ban trong toàn doanh nghiệp.

Nh vậy, nếu quản lý tốt nguyên vật liệu tạo điều kiện thúc đẩy việc cung cấp kịp thời, ngăn ngừa hiện tợng h hỏng, mất mát góp phần hạ giá thành sản phẩm, và nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu.

Từ những đặc điểm và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trên đã dặt ra nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất.

4 Nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu tại các doanh nghiệp sản xuất:

Để cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin cho công tác quản lý nguyên vật liệu, hạch toán nguyên vật liệu phải đảm bảo các nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Ghi chép tính toán, phản ánh chính xác, trung thực kịp thời số lợng, chất lợng, giá mua thực tế của nguyên vật liệu nhập kho.

- Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác kịp thời số lợng, giá trị nguyên vật liệu xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao nguyên vật liệu

- Phân bổ hợp lý giá trị nguyên vật liệu sử dụng vào các đối tợng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh.

- Tính toánvà phản ánh chính xác số lợng và giá trị nguyên vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời nguyên vật liệu thừa, thiếu, kém phẩm chất, ứ đọng để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra.

II Tính giá nguyên vật liệu- NVL:

Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng Trong công tác hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu đ-ợc tính theo giá thực tế.

Giá thực tế của nguyên vật liệu là loại giá đợc hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu.

Các doanh nghiệp tính thuế Giá trị gia tăng theo phơng pháp trực tiếp thì giá thực tế bao gồm cả thuế giá trị gia tăng Các doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ thì giá thực tế không bao gồm thuế giá trị gia tăng.

1 Tính giá nguyên vật liệu nhập trong kỳ:

Giá thực tế của VL nhập kho đợc xác định tuỳ thuộc vào từng nguồn nhập:

- Vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn của ngời bán, các khoản thuế(nếu có), chi phí thu mua vận chuyển, lu kho, lu bãi trừ đi các khoản giảm trừ nh: giảm giá, chiết khấu(nếu đợc ngời bán chấp nhận).

- Vật liệu chế biến xong nhập kho: Giá thực tế bao gồm chi phí tự chế biến, chi phí thuê ngoài gia công chế biến( nếu thuê ngoài gia công).

6

- Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế là giá trị NVL đợc các bên tham gia góp vốn thoả thuận cộng (+) các chi phí tiếp nhận (nếu có).

- Nguyên vật liệu đợc tặng thởng: Giá thực tế tính theo giá thị trờng tơng đơng cộng (+) các chi phí liên quan đến việc tiếp nhận.

- Phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: Giá thực tế đợc tính theo đánh giá thực tế hoặc giá thị trờng.

2 Tính giá nguyên vật liệu xuất trong kì.

Việc lựa chọn phơng pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu tuỳ thuộc vào đặc điểm của từng doanh nghiệp và trình độ của kế toán trong doanh nghiệp.

Các phơng pháp tính giá thực tế NVL xuất kho thờng dùng là:

2.1 Phơng pháp tính giá thực tế bình quân:

Giá thực tế của NVL xuất kho=

Giá bình quân 1 đơn vị NVLx

Lợng NL xuất kho

Trong đó:

- Ph ơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ:

Giá bình quân 1 đơn vị NVL=

Giá trịn NVL tồn đầu kỳ+ giá trị NVL nhập trong kỳSố lợng NVL(tồn đầu kỳ+ số lợng nhập trong kỳ)

Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu nhng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều:

Ưu điểm: Giảm nhẹ việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Nhợc điểm: công việc tính giá NVL vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hởng đế tiến độ

của các khâu kế toán; đồng thời phải tính cho từng loại NVL.- Ph ơng pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập :

Theo phơng pháp này, kế toán phải xác định giá bình quân của từng danh điểm nguyên vật liệu sau mỗi lần nhập:

Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập=

Giá trị thực tế NVL (tồn trớc khi nhập+ nhập vào lần nàyLợng thực tế VL(tồn trớc khi nhập+ nhập vào lần này)

Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu và số lần nhập nguyên vật liệu mỗi loại ít.

Ưu điểm: Theo dõi thờng xuyên, kịp thời, chính xác.Nhợc điểm: Khối lợng công việc tính toán nhiều

- Ph ơng pháp giá thực tế bình quân cuối kỳ tr ớc:

Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc=

Giá thực tế VL tồn đầu kỳ(hoặc cuối kỳ trớc)Lợng VL tồn đầu kỳ ( hoặc cuối kỳ trớc)

7

- Phơng pháp này có:

Ưu điểm: Đơn giản, giảm nhẹ khối lợng tính toán.

Nhợc: Không chính xác nếu giá cả NVL trên thị trờng có sự biến động.

Phơng pháp này chỉ áp dụng đối với những doanh nghiệp có danh điểm nguyên vật liệu có giá thị trờng ổn định.

2.2 Phơng pháp nhập trớc - xuất trớc (FIFO)

Theo phơng pháp này NVL đợc tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô NVL nào nhập trớc sẽ đợc xuất trớc Vì vậy, lợng NVL xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó.

Ưu điểm: kế toán có thể tính giá nguyên vật liệu xuất kho kịp thời

Nhợc điểm: Hạch toán chi tiết theo từng loại, từng kho mất thời gian công sức, chi

phí kinh doanh không phản ánh kịp thời theo giá thị trờng NVL.

Phơng pháp này chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp nhỏ, chủng loại NVL ít, số lợng nhập, xuất NVL ít, giá cả thị trờng ổn định

2.3 Phơng pháp nhập sau - xuất trớc (LIFO)

Theo phơng pháp này, NVL đợc tính giá thực tế xuất kho giả định là lô NVL nào nhập vào kho sau sẽ đợc dùng trớc Vì vậy, việc tính giá xuất của NVL đợc làm ngợc lại với phơng pháp nhập sau - xuất trớc.

Ưu điểm: Tính giá NVL xuất kho kịp thời, chi phí kinh doanh của doanh nghiệp

đ-ợc phản ảnh kịp thời theo giá thị trờng của ngân hàng.

Nhợc điểm: Phải hạch toán theo chi tiết từng nguyên vật liệu, tốn công.

2.4 Phơng pháp trực tiếp (gọi là phơng pháp giá thực tế đích danh hay ơng pháp đặc điểm riêng)

ph-NVL đợc xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trờng hợp điều chỉnh) Vì vậy, khi xuất nguyên vật liệu ở lô nào thì tính giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó.

Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô nguyên vật liệu nhập kho với các loại NVL có giá trị cao, phải xây dựng hệ thống kho tàng cho phép bảo quản riêng từng lô NVL nhập kho.

Ưu điểm: công tác tính giá đợc thực hiện kịp thời, thông qua đó kho kế toán có thể

theo dõi đợc thời gian bảo quản riêng từng loại NVL.

Nhợc điểm: chi phí lớn cho việc xây dựng kho tàng để bảo quản NVL.

2.5 Phơng pháp trị giá hàng tồn cuối kỳ

áp dụng đối với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL mẫu mã khác nhau nhng không có điều kiện kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho Vì vậy, doanh

8

nghiệp phải tính giá cho số lợng NVL tồn kho cuối kỳ trớc, sau đó mới xác định đợc NVL xuất kho trong kỳ:

Giá thực tế NVL tồn cuối kỳ=

Số lợng tồn cuối

Đơn giá NVL nhập kho lần cuốiGiá thực tế NVL

xuất kho=

Giá thực tế NVL nhập kho+

Giá trị thực tế tồn đầu kỳ-

Giá trị thực tế tồn cuối kỳ

Doanh nghiệp nên áp dụng đối với những NVL có giá thị trờng ổn định.

2.6 Phơng pháp hệ số giá

áp dụng đối với doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL, giá cả thờng xuyên biến động, nghiệp vụ nhập- xuất NVL diễn ra thờng xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện đợc Do đó, việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán.

Giá hạch toán là loại giá ổn định có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập- xuất- tồn kho NVL trong khi tính đợc giá thực tế của nó.

Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch, giá mua vật liệu ở thời điểm nào đó hoặc giá bình quân tháng trớc.

Việc tính giá thực tế xuất trong kỳ dựa trên cơ sở hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán.

Hệ số giá VL =Giá thực tế VL tồn đầu kỳ+Giá thực tế VL nhập trong kỳGiá hạch toán VL tồn đầu kỳ+Giá hạch toán VL nhập trong kỳ

Do đó, giá thực tế:

VL xuất trong kỳ (hoặc tồn cuối kỳ)=

Giá hạch toán VL xuất

trung kỳ (tồn cuối kỳ)xHệ số giá VL

Phơng pháp này cho phép kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán chi tiết và tổng hợp NVL trong công tác tính giá nên công việc tính giá đợc tiến hành nhanh chóng không bị phụ thuộc vào chủng loại, số lần nhập- xuất NVL; Vì vậy khối lợng công việc ít, hạch toán chi tiết đơn giản hơn.

Tuy nhiên, khối lợng công việc dồn vào cuối kỳ

Phơng pháp này có thể tính cho từng loại, từng nhóm, từng thứ nguyên vật liệu chủ yếu tùy thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý.

Trên đây là một số phơng pháp tính giá xuất NVL trong kỳ Từng phơng pháp có u, nhợc điểm và điều kiện áp dụng riêng Vì vậy, tuỳ vào quy mô, đặc điểm doanh nghiệp và trình độ quản lý của kế toán mà sử dụng phơng pháp tính toán thích hợp.

-III Hạch toán nguyên vật liệu:

1 Tổ chức chứng từ kế toán

9

Trong doanh nghiệp sản xuất các chứng từ đợc sử dụng để hạch toán NVL gồm: Hoá đơn bán hàng(hoặc HĐ GTGT), phiếu nhập- xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ tuỳ theo từng nội dung nghiệp vụ kinh tế.

Các chứng từ liên quan đến nguyên vật liệu phải phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời theo đúng chế độ quy định Mỗi chứng từ phải chứa đựng các chỉ tiêu đặc trng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung, quy mô, chất lợng, thời gian xảy ra cũng nh…trách nhiệm pháp lý của các bên liên quan.

1.1 Chứng từ kế toán nhập nguyên vật liệu

Phiếu nhập kho: Dùng để xác định số lợng quy cách giá trị NVL, nhập kho và làm căn cứ để thủ kho và kế toán ghi vào các bảng, sổ kế toán.

Phiếu nhập kho đợc lập dựa trên mẫu 01 VT do Bộ tài chính ban hành.Phiếu nhập kho đợc lập và luân chuyển nh sau:

- Phiếu nhập kho do phòng kế toán hoặc bộ phận vật t của đơn vị lập thành 3 liên và ngời lập phải ký vào đó Trớc khi lập phiếu nhập, ngời lập phải căn cứ vào chứng từ bên bán nh hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm vật t, các chứng từ khác

- Chuyển phiếu nhập kho cho thủ trởng đơn vị hoặc ngời phụ trách ký.- Ngời giao hàng nhận phiếu nhập.

- Chuyển phiếu nhập xuống kho, thu kho ghi số lợng, quy cách vào cột thực nhập cùng ngời giao ký xác nhận.

Ba liên của phiếu nhập kho đợc lu giữ nh sau:Liên 1: lu tại quyển gốc.

Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ; định kỳ chuyển cho kế toán ghi sổ.Liên 3: Dùng để thanh toán.

1.2 Chứng từ kế toán xuất nguyên vật liệu:

Phiếu xuất kho: dùng để xác định số lợng, giá trị nguyên vật liệu xuất kho Phiếu này là căn cứ để thủ kho xuất kho và ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật t tính thành tiền và ghi vào sổ kế toán.

Phiếu xuất kho đợc lập dựa trên mẫu số 02 VT do Bộ tài chính ban hành.Phiếu xuất kho đợc lập và luân chuyển nh sau:

- Phiếu xuất kho do bộ phận xin lĩnh hoặc do phòng cung ứng lập thành 03 liên Sau khi lập xong, phụ trách bộ phận, phụ trách cung ứng ký và giao cho ngời cầm phiếu xuống kho để lĩnh.

- Thủ kho căn cứ vào lợng xuất để ghi vào cột số lợng thực xuất và cùng ngời nhận hàng ký vào phiếu xuất kho.

+ Ba liên phiếu xuất đợc luân chuyển:- Liên 1: Lu ở bộ phận rập phiếu.

10

- Liên 2: Thủ kho giữ để ghi ở thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán để tính thành tiền và ghi vào sổ kế toán.

Liên 3: Ngời nhận giữ để ghi ở bộ phận sử dụng Cuối tháng, kế toán xác nhận số lợng sử dụng ở từng bộ phận để xác định tính chính xác của kế toán

2 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất thờng có nhiều chủng loại Nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất Vì vậy hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi phải đảm bảo theo dõi tình hình biến động của từng danh điểm nguyên vật liệu, phải phản ánh cả về số lợng, giá trị, chất lợng của từng danh điểm theo từng kho và từng ngời phụ trách vật chất

Để đảm bảo thuận tiện và tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý nguyên vật liệu về mặt hạch toán nguyên vật liệu cả về số lợng và giá trị, các doanh nghiệp cần phải hình thành nên sổ danh điểm nguyên vật liệu Sổ này xác định thống nhất tên gọi, quy cách, mã hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm NVL.

Trong thực tế công tác kế toán ở nớc ta, có thể sử dụng một trong ba phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, đó là:

- Phơng pháp thẻ song song.

- Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.- Phơng pháp sổ số d.

2.1 Phơng pháp thẻ song song

Điều kiện áp dụng: Chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên

vật liệu, khối lợng chứng từ xuất vật liệu ít, không thờng xuyên, trình độ chuyên môn của kế toán không cao.

Tại kho: Thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập- xuất vật liệu để ghi vào thẻ kho

Thẻ kho đợc mở theo từng danh điểm nguyên vật liệu.

Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu dựa vào chứng từ nhập - xuất NVL để ghi số

l-ợng và tính thành tiền NVL nhập- xuất vào “Sổ kế toán chi tiết vật liệu” (mở tơng ứng với thẻ kho) Sổ này giống nh thẻ kho chỉ khác có thêm các giá trị vật liệu Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với thẻ kho tơng ứng đồng thời từ sổ kế toán chi tiết NVL kế toán lấy số liệu vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn NVL theo từng danh điểm NVL để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp NVL.

Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp thẻ song song:

Sơ đồ 1.1:Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp thẻ song song

11Phiếu nhập kho

Phiếu xuất kho

toán chi tiết NVL

Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn NVL

Kế toán tổng hợp

Ghi hàng ngày, định kỳ Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

Ưu điểm: đơn giản trong ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót đồng

thời cung cấp thông tin nhập- xuất- tồn của từng danh điểm nguyên vật liệu kịp thời, chính xác, thích hợp với việc sử dụng máy tính.

Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lắp về số lợng

Hạn chế việc kiểm tra của kế toán do chỉ đối chiếu vào cuối tháng

2.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

ở kho: đợc ghi chép giống phơng pháp thẻ song song.

ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển NVL theo từng kho

Cuối kỳ trên cơ sở phân loại chứng từ nhập- xuất- theo từng danh điểm NVL và theo từng kho kế toán lập bảng kê nhập NVL, bảng kê xuất NVL, dựa vào các bảng kê này để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển vào cuối kỳ Khi nhận đợc thẻ kho, kế toán NVL tiến hành đối chiếu giữa thẻ kho với sổ đối chiếu luân chuyển, đồng thời từ sổ đối chiếu luân chuyển vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn vật liệu và đồng thời đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về vật liệu.

Sơ đồ hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

Sơ đồ 1.2: Hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

Ghi hàng ngày, định kỳ

12Phiếu nhập kho

Phiếu xuất kho

Thẻ khoSổ đối chiếu luân chuyển

Bảng kê nhập VL

Bảng kê xuất VL

Sổ kế toán tổng hợp VLBảng tổng hợp

N - X - T

Ghi chú:

Ghi cuối thángQuan hệ đối chiếuƯu điềm: giảm nhẹ việc ghi chép của kế toán, tránh sự trùng lắp.

Nhợc điểm: Việc kiểm tra giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng

nên trong trờng hợp số lợng chứng từ nhập, xuất vật liệu của từng danh điểm vật liệu khá lớn thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn và ảnh hởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác.

Phơng pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều danh điểm nguyên vật liệu nhng số lợng chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu không nhiều

2.3 Phơng pháp sổ số d:

Điều kiện áp dụng: đối với doanh nghiệp có nhiều danh điểm NVL, số lợng chứng

từ nhập- xuất của mỗi loại nhiều xây dựng thành hệ thống danh điểm nguyên vật liệu, dùng giá hạch toán để để hàng ngày nắm đợc tình hình xuất, nhập, tồn, yêu cầu trình độ kế toán tơng đối cao

ở kho: thủ kho ghi vào thẻ kho giống nh các phơng pháp trên Ngoài ra thủ kho

còn phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập- xuất phát sinh theo từng danh điểm nguyên vật liệu Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất vật liệu Thủ kho phải phản ánh số lợng vật liệu tồn cuối tháng theo từng danh điểm nguyên vật liệu vào sổ số d Sổ này đợc kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm Trớc ngày cuối tháng, kế toán đa sổ số d cho thủ kho để ghi vào sổ Ghi xong thủ kho gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền theo giá hạch toán.

ở phòng kế toán: kế toán dựa vào số lợng nhập, xuất của từng danh điểm NVL

đ-ợc tổng hợp từ các chứng từ nhập- xuất mà kế toán nhận đđ-ợc khi kiểm tra các kho theo định kỳ 3, 5 hoặc 10 ngày kèm theo phiếu giao nhận chứng từ và dựa vào giá hạch toán để tính thành tiền NVL nhập- xuất theo từng danh điểm NVL từ đó ghi vào bảng luỹ kế nhập- khẩu NVL (lập theo từng danh điểm NVL) Cuối kỳ tính tiền trên sổ số d do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho ở sổ sách với bảng luỹ kế nhập- xuất- tồn Từ bảng lũy kế nhập- xuất- tồn, kế toán vào bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn NVL để đối chiếu với kế toán tổng hợp về NVL.

Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp sổ số d.

Sơ đồ 1.3: Hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp sổ số d.

http://tailieutonghop.com13

Phiếu nhập kho

Phiếu xuất khoThẻ kho

Phiếu giao nhận CT nhập

Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn NVL

Kế toán tổng hợp

Bảng luỹ kế N- X- TPhiếu giao nhận

ch.từ xuất

Sổ số dư

Ghi hàng ngàyQuan hệ đối chiếuGhi chú:

Ưu điểm: không trùng lặp, ghi sổ thờng xuyên, không bị dồn vào cuối kỳNhợcđiểm: kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót gặp nhiều khó khăn.

3 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:

Để hạch toán NVL nói riềng và các loại hàng tồn kho nói chung có thể áp dụng một trong hai phơng pháp: (KKTX) kê khai thờng xuyên, hoặc kê khai định kỳ (KKĐK).

Việc sử dụng phơng pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu sử dụng của công tác quản lý, trình độ kế toán viên cũng nh quy định của chế độ kế toán hiện hành.

3.1 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp KKTX

3.1.1 Tài khoản sử dụng

Phơng pháp KKTX là phơng pháp theo dõi và phản ánh tính hình hiện có, biến động tăng, giảm một cách thờng xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho.

Phơng pháp này đợc sử dụng phổ biến ở nớc ta vì những thuận lợi của nó Phơng pháp này có độ chính xác cao, thông tin về hàng tồn kho kịp thời, cập nhật, có thể xác định đợc lợng nhập - xuất - tồn của từng loại hàng tồn kho Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp có nhiều loại hàng tồn kho, chủng loại vật liệu nhiều, có giá trị thấp, nhập- xuất- tồn thờng xuyên mà áp dụng phơng pháp này rất tốn nhiều công sức, thời gian.

Để hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên thì kế toán phải sử dụng các tài khoản sau:

- TK 152: “nguyên vật liệu” TK này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế Tài khoản này có thể mở chi tiết theo nhóm, thứ, từng loại vật liệu theo yêu cầu quản lí và phơng tiện tính toán.

14

- TK 151: “hàng mua đi đờng”: tài khoản này sử dụng để theo dõi các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mà doanh nghiệp đã mua nhng cuối tháng hàng cha về nhập kho.

- Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nh: TK 331, TK 133, TK 621, TK 627, TK 642, TK 111, TK 112.

3.1.2 Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp KKTX:

Hạch toán tăng giảm, kết quả kiểm kê nguyên vật liệu đợc mô tả trong sơ đồ sau:

15

NVL cho người bán

Chiết khấu thương mại hoặc trả lạikhi kiểm kê

Giá thực tế NVL xuấtHàng mua đang đi đường

kỳ trước

Giá thực tế NVL xuát sử dụng

VAT theo ppTk 133

TK 151

TK 411

cấp phát bằng NVLNhận vốn góp liên doanh

Nhận lại vốn góp liên doanh

TK 154

để gia công

Trả vốn góp liên doanh NVLgiảm NVLĐánh giátăng NVL

Đánh giá412

Tăng do mua ngoài

3.2 Hạch toán tổng hợp NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ:

3.2.1 Tài khoản sử dụng:

Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp không theo dõi một cách thờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật t, hàng hoá trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng hàng hoá tồn kho thực tế và lợng hàng hoá xuất dùng và sản xuất kinh doanh và các mục đích khác.

Phơng pháp này có u điểm tiết kiệm thời gian, công sức ghi chép, và thích hợp với các đơn vị sản xuất kinh doanh những vật t khác nhau, giá trị thấp đợc xuất dùng thờng xuyên

Các TK sử dụng theo phơng pháp kê khai định kỳ:

- TK 611: Mua hàng (tiểu khoản 611 - Mua nguyên vật liệu): dùng để phản ánh giá trị thực tế số nguyên vật liệu mua vào và xuất trongkỳ.

TK 611: Không có số d và thờng đợc mở chi tiết theo từng loại vật liệu, CCDC…- TK 152: “nguyên vật liệu” dùng để phản ánh nguyên vật liệu tồn kho.

- TK 151: “Hàng mua đang đi đờng”: phản ánh trị giá hàng mua nhng cuối tháng cha về nhập kho.

- Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số TK133, 331, 111, 112, 311, 621, 627…

3.2.2 Phơng pháp hạch toán:

Quá trình hạch toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai định kỳ đợc tiến hành theo sơ đồ sau:

17

Sơ đồ 1.5: Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phơng pháp KKĐK.

4 Sổ sách kế toán sử dụng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:

Hiện nay, có bốn hình thức sổ dùng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu Tuỳ từng đặc điểm, điều kiện và trình độ kế toán của doanh nghiệp có thể dùng một trong bốn hình thức sổ sau:

cho sản xuất

Thuế GTGT cho phần NVL trả lại

VAT khấu trừ

hàng mua đi đường tồn cuối thángK/c giá trị NVL tồn kho đầu kỳ,

hàng mua đi đường tháng trước

*Điều kiện áp dụng: Hình thức sổ NKC thờng áp dụng cho các doanh nghiệp có số

lợng nghiệp vụ diễn ra không nhiều, sử dụng ít tài khoản.

* Hình thức này gồm có các loại sổ sau:

- Sổ nhật ký chung- Sổ cái TK 152

- Sổ (Thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, bảng tổng hợp chi tiết NVL- Bảng phân bố nguyên vật liệu.

* Trình tự ghi sổ:

Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, ghi vào sổ NKC, sau đó từ sổ NKC ghi vào sổ cái TK 152 Trờng hợp doanh nghiệp mở các sổ nhật ký đặc biệt (nhật ký mua hàng) Bảng phân bố nguyên vật liệu thì định kỳ ghi vào căn cứ vào các chứng từ nhập- xuất, cuối tháng ghi vào sổ cái TK 152, từ sổ cái TK 152 vào bảng cân đối kế toán, báo cáo tài chính.

Từ chứng từ nhập- xuất NVL vào thể lên kế toán chi tiết NVL, theo danh điểm nguyên vật liệu, cuối tháng vào bảng tổng hợp chi tiết NVL, sau đó từ bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu đối chiếu với sổ cái TK 152.

Sơ đồ 1.5: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán NVL theo hình thức NKC:

Sổ(thẻ) kế toán chi tiết VL

Bảng tổng hợp chi tiết NVLBảng phân

bổ NVL

Chứng từ gốc:Hoá đơn, Phiếu nhập,

xuất kho

Nhật kí chungNhật kí mua hàngSổ cái TK 152

Báo cáo kế toán

Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu

Ghi chú:

Ưu điểm: đơn giản, dễ làm, sử dụng ít sổ, có thể dùng máy tính.

Nhợc điểm: Dễ bị trùng lặp số liệu do ghi vào nhiều loại sổ khác nhau.

4.2 Hình thức sổ kế toán nhật ký - sổ cái (NK - SC)

* Điều kiện áp dụng: phù hợp với các doanh nghiệp số lợng nghiệp vụ diến ra ít, và

sử dụng ít TK, trình độ nhân viên kế toán không cao.

* Sổ sách dùng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:

Theo hình thức này, kế toán chỉ mở một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất: Sổ NK - SC Sổ nàygồm có 2 phần:

- Phần nhật ký: Ghi chứng từ, diễn giải, ngày tháng ghi sổ, số tiền phát sinh

- Phần sổ cái: Ghi thành nhiều cột, mỗi cột ghi sổ cái 1 tài khoản.

phần nhật ký=Tổng số tiền phát sinh nợ của tất cả các tài khoản=Tổng số tiền phát sinh có của tất cả các tài khoản

Ngoài ra, kế toán còn ghi vào bảng phân bổ nguyên vật liệu, sổ kế toán chi tiết vật liệu.Trình tự ghi sổ đợc biểu diễn qua sơ đồ sau:

Sổ (thẻ) kế toán chi tiết

Sổ (thẻ) kế toán chi tiết

NK-Sổ Cái(Phần TK 152)

Báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp chi tiết VL

Quan hệ đối chiếu

21

Ưu điểm: Dễ làm, ít nhân viên kế toán, trình độ kế toán không cần cao.

Nhợc điểm: Do chỉ mở một sổ duy nhất để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế

Trình tự ghi sổ đợc biểu diễn qua sơ đồ sau.

Sơ đồ 1.7: Khái quát trình tự kế toán nvl theo hình thức sổ CTGS.

Ghi chú: Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu

Bảng tổng hợp chi tiết VLSổ cái

TK 152Sổ đăng ký

Báo cáo KT

23

Ưu điểm: Dễ, đơn giản

Nhợc điểm: Kiểm tra, đối chiếu khó, chuyên môn hoá cha cao.

4.4 Hình thức sổ Nhật ký chứng từ (NKCT)

* Các loại sổ để áp dụng hình thức sổ NKCT

- Nhật ký chứng từ, bảng kê số 3, bảng phân bổ NVL- Sổ cái TK 152, sổ thẻ kế toán chi tiết vật liệu

* Trình tự ghi sổ:

Hàng ngày, định kỳ căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu và các công ty khác vào các bảng chi tiết TK 331, và vào NKCT số 5, số 10, số 1,2, bảng kê số , bảng phân bố số 2, sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Cuối kỳ, từ bảng kê số 3 vào bảng phân bổ số 2 từ bảng phân bổ số 2 vào bảng kê số 4,5,6 Từ các bảng kê này vào NKCT số 7, sổ cái TK 152, báo cáo kế toán Từ thẻ kế toán chi tiết vật liệu cuối tháng vào bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, và từ số liệu bảng này vào bác cáo kế toán.

Trình tự ghi sổ theo hình thức này đợc biển diễn bằng sơ đồ sau

Sơ đồ 1.8: Sơ đồ trình tự kế toán nvL theo hình thức sổ NKCT.

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Bảng kê số 3

Bảng phân bổ số 4,5,6

Chứng từ gốcThẻ kế toán chi tiết VL

NKCT liên quan số 1,2,5,10

Bảng phân bổ số 2

Nhật ký chứng từ số 7

Bảng tổng hợp chi tiết VL

Báo cáo KT

Sổ cáiTK 152

Ghi cuối thángQuan hệ đối chiếu

25

Ưu điểm: Chuyên môn hoá cao, tránh bị trùng lặp số liệu, quy trách nhiệm cho từng ngời

Nhợc điẻm: Số lợng sổ sách lớn, cần nhiều nhân viên kế toán với trình độ chyyên

môn cao làm chỷ yếu bằng thủ công không phát huy đợc vai trò của máy vi tính

Điều kiện áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, số lợng kế

toán viên nhiều trình độ chuyên môn cao.

Trên đây là bốn hình thức sổ kế toán hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu Tuỳ theo đặc điểm, tùy điều kiện cũng nh trình độ kế toán của kế toán viên mà áp dụng một hình thức phù hợp.

26

I Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh ảnh hởng đến hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cờng hiệu quả sử dụng nguyên

vật liệu tại công ty.

1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty cơ khí ô tô 1 -5:

Công ty cơ khí ô tô 1 -5 thuộc tổng công ty cơ khí GTVT - Bộ GTVT đợc thành lập ngày 1-5 -1956.

Tên giao dịch Auto Mobile Mechanical Company 1-5:

Trụ sở chính: Km 15 - QL13- Khối 7A - Thị trấn Đông Anh - Hà Nội.

Tiền thân của Công ty là nhà máy sửa chữa ôtô 1 -5 đợc hình thành trên cơ sở 4 xởng cơ khí: Avia, GK - 115, GK - 125, Yên Ninh, đặt tại số 18 phố Phan Chu Trinh - Hà Nội với nhiệm vụ là sửa chữa ôtô, chế tạo các phụ tùng ôtô Vào những…năm đầu tiên khi mới thành lập, máy móc thiết bị của nhà máy còn đơn sơ, số lợng công nhân ít, sửa chữa chủ yếu bằng thủ công, tổ chức nhà máy theo chế độ tự cung tự cấp, không hạch toán kinh tế Mặc dù thế, nhng công ty vẫn hoàn thành các nhiệm vụ mà nhà nớc giao và không ngừng lớn mạnh, đợc nhà nớc tặng thởng nhiều huân huy chơng cao quý Và vinh dự nhất đối với nhà máy là đã chế tạo thành công chiếc xe ôtô đầu tiên ở Việt Nam, và đợc diễu hành vào đúng ngày Quốc Khánh 2 -9 - 1959.

Nhng từ 5 - 1978, Nhà máy chuyển sang Đông Anh và tiếp nhận thêm nhà máy 19 - 5 ở Vĩnh Phú cùng chức năng, nhiệm vụ Tại đây, nhà máy gặp rất nhiều khó khăn do xa trung tâm, tình hình kinh tế sau chiến tranh còn nghèo, chiến tranh biên giới xảy ra ngày càng quyết liệt, hơn thế nữa số công nhân xin nghỉ việc ngày càng nhiều, khách hàng ngày cnàg giảm sút Cán bộ lãnh đạo nhà máy đã tìm đủ mọi biện pháp để khôi phục nhà máy nh: tổ chức nuôi bò sữa, làm một số loại máy móc phục vụ cho sản xuất nông nghiệp Nhng kết quả thu đợc đều quá thất vọng Mặc dù thế nhà máy vẫn duy trì nghề chính của mình là sửa chữa ôtô.

Theo quyết định số 17 CP ngày 14/1/1981 của Bộ GTVT, nhà máy đợc phép thu mua các loại xe bị nạn, bị phá hoại trong chiến tranh để tháo gỡ, phục hồi các chi tiết, vào những năm này ngoài nhiệm vụ đó, nhà máy còn chế tạo các chi tiết nhỏ nh bơm nớc xe Zin, các loại bulông…

Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trờng, và đặc biệt từ năm 1990, nhà máy đã chủ động về kế hoạch sản xuất, bớc đầu có ý thức về thị trờng, về Marketing, nhờ vậy mà sản phẩm của nhà máy càng đợc a chuộng Từ đó đến nay, nhà máy thực sự bớc sang một trang mới và đặc biệt là từ khi đợc thành lập lại theo quyết định số 1041 QĐ TCCB - NĐ ngày 27 -5- 1993 của Bộ trởng Bộ GTVT (thành lập lại theo NĐ 338/ HĐBT) lấy tên là Công ty cơ khí ô tô 1 -5 Đây là một thuận lợi tạo cho công ty có t cách pháp nhân độc lập để làm ăn, tự hạch toán kinh tế, tự giao dịch và

27

kí kết hợp đồng kinh tế Với nhiệm vụ mới chủ yếu là sửa chữa đóng mới, lắp ráp xe ôtô, máy thi công và các sản phẩm công nghiệp khác.

Với sự sáng tạo, năng động, nhanh nhạy với sự chuyển đổi của nền kinh tế, đặc biệt từ khi luật đầu t nớc ngoài vào Việt Nam, cán bộ lãnh đạo công ty đã phối hợp với bộ GTVT, trờng đại học GTVT chế tạo thêm các loại sản phẩm nh… : lu bánh lốp, trạm cấp phối, trạm bê tông nhựa asphalt công suất từ 25 - 100 tấn/ giờ trạm cấp phối đợc cục đo lờng chất lợng nhà nớc xác định đảm bảo chất lợng thay thế hàng nhập khẩu Có thể nói đây là những mặt hàng chủ đạo của công ty, khẳng định đợc tài năng, trí tuệ, óc sáng tạo của giới khoa học trong nớc cũng nh cán bộ lãnh đạo công ty.

Các sản phẩm của công ty đã đạt đợc nhiều huy chơng vàng, bạc nh: trạm trộn asphalt, trạm cấp phối, lu bánh lốp và đã chiếm lĩnh hầu hết thị trờng trong nớc do chất lợng cao, giá thành hạ.

Trong những năm gần đây, công ty luôn đạt đợc lợi nhuận cao, và đạt vợt định mức các chỉ tiêu kế hoạch đề ra, đảm bảo 3 ngùn cơ bản là nộp ngân sách nhà nớc, đầu t tích luỹ bổ sung nguồn vốn kinh doanh, và nâng cao mức thu nhập cho ngời lao động Năm 2000, công ty đã đợc nhà nớc phong tặng là “Đơn vị anh hùng lao động” của 10 năm đổi mới.

Do u thế về sản phẩm trạm trộn, hiện nay công ty đang đầu t thêm cho TSCĐ 847 triệu đồng từ nguồn vốn Đầu t phát triển , Bộ tài chính cấp bổ xung thêm 8,4tỷ đồng làm nguồn vốn kinh doanh hiện nay là 16.937 triệu đồng.

Và để đáp ứng nhu cầu sản xuất, công ty đang mở rộng thêm nhà xởng mới với diện tích 20 ha để vừa tạo công ăn việc làm cho nhân dân điạ phơng và các tỉnh lân cận.

Những thành tựu đạt đợc của công ty trong những năm qua đợc thể hiện ở một số chỉ tiêu kinh tế sau:

Biểu 1.2: Kết quả thực hiện một số chỉ tiêu chủ yếu của công ty.

Chỉ tiêuĐơn vị200120022003

1.Tổng giá trị sản xuất1000đ56.627.00059.688.000137.650.0002.Tổng doanh thu (thuần)1000đ28.241.00045.163.000100.673.000

Theo biểu trên ta thấy giá trị sản xuất trong 2 năm 1991, 2002 tơng đối ổn định nhng sang năm 2003 đã tăng một cách vợt trội, tăng 2,32 lần 80 năm 2002 và doanh thu (thuần) tăng nhanh năm 2003, tăng 3,56 lần, năm 2002 tăng 1,6 lần so với năm 2001 Lợi nhuận năm 2003 tăng 6 lần, năm 2002 tăng 3,84 lần so với năm 2001 Thu nhập bình quân đầu ngời 1 tháng tăng, so với năm 2001thì năm 2002 tăng 1,09 lần (tức là tăng 80.000đ/tháng/1ngời), năm 2003 tăng 1,26 lần (tức là 230 000 đ/1 ngời / 1 tháng) Điều đó khẳng định công ty đã không ngng sản xuất sản phẩm, đẩy mạnh công tác tiêu thụ sản phẩm nhằm nâng cao các chỉ tiêu sản xuất kinh doanh, đồng thời nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho ngời lao động Tỷ suất lợi nhuận trên tổng doanh thu và hệ số doanh lợi của vốn chủ sở hữu năm 2003 mặc dù cao hơn năm 2001 nhng lại giảm so với năm 2002 Điều này thể hiện hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp năm 2003 không cao bằng năm 2002 Nguyên nhân là do trong năm 2003 doanh nghiệp đã tiêu thụ đợc một khối lợng lớn sản phẩm nhng do chi phí cho quảng cáo các sản phẩm chiếm một phần lớn trong chi phí quản lý doanh nghiệp và hơn thế nữa doanh nghiệp lại phải chi cho việc chế tạo thử sản phẩm mới do đó dẫn đến việc hai chỉ tiêu trên không cao bằng 2002 Nhng đến năm 2004, các chỉ tiêu này sẽ đợc tăng cao hơn.

2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty:

2.1 Nhiệm vụ sản xuất:

Nh đã nêu ở phần trên, nhiệm vụ của công ty ở một số thời kỳ có khác nhay, tuy nhiên với sự cạnh tranh về sản phẩm giữa các doanh nghiệp ngày càng quyết liệt, công ty nhận thấy đa dạng hoá sản phẩm và nâng cao chất lợng sản phẩm đợc đặt lên hàng đầu Để đáp ứng nhu cầu thị trờng, công ty từng bớc xác lập lại cơ cấu sản phẩm và dần dần tiến tới chế tạo các sản phẩm chủ đạo và chiếm lĩnh thị trờng bằng chính những sản phẩm ấy.

Các sản phẩm mà công ty sản xuất, chế tạo:

- Thiết bị máy công trình: phục vụ cho việc nhào trộn các vật liệu để xây dựng, nh:

+ Trạm trộn bê tông Asphalt+ Trạm cấp phối

+ Trạm nghiền sỏi đá+ Lu bánh lốp.

- Lắp ráp, chế tạo ôtô:

+ Ôtô khách 44 - 51 chỗ ngồi+ Ôtô tải 2,5 - 3,5 tấn

- Kết cấu thép:

29

+ Cầu giao thông nông thôn+ Trạm thu phí

+ Cầu cáp dây căng.

2.2 Thị trờng tiêu thụ sản phẩm:

Với sự đa dạng về chủng loại, không ngừng nâng cao chất lợng sản phẩm, hạ giá thành sản phẩm, và đồng thời chiến dịch Marketing rầm rộ, xây dựng hàng loạt các đại lý trong cả nớc, các sản phẩm của công ty đã chiếm lĩnh hầu hết thị trờng trong nớc góp phần xây dựng và phát triển hệ thống đờng xá, cầu giao thông, và hệ thống phơng tiện giao thông trong nớc, đồng thời góp phần không nhỏ vào công cuộc xây dựng và phát triển đổi mới đất nớc.

3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty.

Tổ chức bộ máy quản lý trong bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng cần thiết và không thể thiếu đợc để đảm bảo sự giám sát, quản lý chặt chẽ tình hình SXKD của doanh nghiệp Để phát huy và nâng cao vai trò của bộ máy quản lý, công ty đã tổ chức lại cơ cấu lao động, các phòng ban, phân xởng cho phù hợp với yêu cầu quản lý chung.

Bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến gồm có 1 giám đốc và 2 phó giám đốc chỉ đạo các phòng ban, xí nghiệp phân xởng của công ty.

Mỗi phòng ban, xí nghiệp, phân xởng trong công ty đều có chức năng, nhiệm vụ riêng Nhng giữa chúng đều có mối liên hệ chặt chẽ với nhau làm cho bộ máy quản lý của công ty tạo thành một khối thống nhất.

* Giám đốc công ty: Là ngời phụ trách chung, quản lý công ty về mọi mặt

hoạt động, ra các quyết định quản lý sản xuất, là ngời chịu trách nhiệm trớc cấp trên về các hoạt động của công ty mình Giám đốc không chỉ quản lý các phòng ban của mình thông qua các phó giám đốc mà còn có thể xem xét trực tiếp từng nơi làm việc khi cần thiết Giám đốc có các phó giám đốc và các trởng phòng giúp đỡ trong việc điều hành của công ty.

* Phó giám đốc: Là ngời giúp việc của giám đốc trong việc quản lý công ty

+ Phòng thiết kế ôtô

+ Phòng thiết kế máy công trình+ Phòng KCS

+ Phòng chuyển giao công nghệ+ Trung tâm bảo hành

+ Ban cơ điện

* Phòng kinh tế- thị trờng (KT- TT): thực hiện chào hàng, tiếp xúc với khách

hàng, tiêu thụ sản phẩm, cung cấp các thông tin về thị trờng nh sự biến động về giá cả các sản phẩm ; thực thi các chính sách Marketing để thúc đẩy việc tiêu thụ sản phẩm.

* Phòng điều hành sản xuất (ĐHSX): Tổ chức việc tìm kiếm, lựa chọn nhà

cung cấp cho đầu vào, tức là tổ chức mua các nguyên vật liệu, CCDC, TSCĐ cần…thiết phục vụ cho sản xuất và quản lý dựa trên cơ sở kế hoạch sản xuất sản phẩm và định mức kĩ thuật đã xác định

* Phòng thiết kế ôtô, phòng thiết kế máy công trình: Tổ chức tính toán các

định mức kỹ thuật, nghiên cứu đổi mới nâng cao chất lợng sản phẩm máy công trình, ôtô, kết cấu thép và đa ra các biện pháp kỹ thuật góp phần giảm chi phí sản xuất sản phẩm.

* Phòng KCS: Chịu trách nhiệm kiểm tra chất lợng hàng mua vào và các

thành phần của công ty.

* Phòng chuyển giao công nghệ: Là phòng có trách nhiệm trớc giám đốc về

khâu chuyển giao công nghệ máy công trình.

* Trung tâm bảo hành sản phẩm: Có nhiệm vụ theo dõi sản phẩm phải tu,

bảo hành, bảo trì các sản phẩm đã giao cho khách hàng.

* Phòng tổ chức lao động: Tổ chức cán bộ quản lý trong công ty, điều động -

tuyển dụng lao động cho các bộ phận, phòng ban, tính lơng, thởng, các chế độ khác cho lao động trong công ty, xây dựng mức tiền lơng.

* Ban cơ điện: quản lý, sửa chữa các thiết bị máy móc phục vụ trong toàn

công ty

* Văn phòng công ty: Có nhiệm vụ soạn thảo, nhận gửi, lu trữ các công văn,

giấy tờ cần thiết, giúp công ty thực hiện các hoạt động trong quan hệ giao dịch.

* Ban y tế - vệ sinh: Khám chữa bệnh định kỳ hoặc đột xuất cho CBCNV

trong toàn công ty, vệ sinh môi trờng công ty.

* Phòng bảo vệ: Phụ trách quản lý tài sản trong phạm vi quản lý của công ty

24/24h

31

* Các bộ phận sản xuất bao gồm:

- Phân xởng cơ khí: gia công cơ khí, chế tạo các chi tiết sản phẩm phục vụ cho việc lắp ráp chế tạo ôtô, máy công trình, các sản phẩm khác.

- Xí nghiệp ôtô: Lắp ráp, sửa chữa, đại tu ôtô

- Xí nghiệp sản xuất xe khách: sản xuất các loại xe khách 29 - 30 chỗ

- Xí nghiệp MCT và kết cấu thép: chuyên sản xuất lắp ráp các thiết bị MCT, cầu giao thông, các trạm bơm trộn bê tông, lu bánh lốp…

Giám đốc thực hiện việc quản lý trực tiếp các bộ phận sản xuất này.

Sơ đồ 2.1: sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh của công ty nhsau:

4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán và hệ thống sổ kế toán tại Công ty cơ khí ô tô 1 -5:

4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán:

Giám đốc

Phòng đầu tư thị trư

Phòng tài chính kế toán

Phòng tổ chức hành chính

Phòng kế hoạch

sản xuất

Phòng khoa học công

Phòng KCS

PX cơ khíPX ô tôBan cơ điệnPX MCT 1PX MCT 2

Phòng kế toán- tài vụ của công ty có nhiệm vụ theo dõi, phản ánh, quản lý các số liệu vào sổ sách kế toán, thống kê, cung cấp các thông tin kinh tế kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định của giám đốc, thờng xuyên báo cáo kịp thời tình hình hoạt động trên cơ sở đó để ra các biện pháp tiết kiệm chi phí, hạ giá thành SP.

Phòng kế toán gồm có 9 ngời dới sự lãnh đạo của 1 kế toán trởng và phó phòng kế toán Ngoài ra còn có 4 nhân viên thống kê phân xởng tơng ứng với một phân xởng và 3 xí nghiệp có nhiệm vụ thu thập thông tin từng phân xởng, xí nghiệp cho kế toán trởng Bốn nhân viên phòng này ngoài sự quản lý của kế toán trởng còn có sự quản lý của phân xởng, và các xí nghiệp.

Trong phòng kế toán, có sự phân công công tác cho từng nhân viên kế toán nhng sự phân công này có sự liên kết chặt chẽ với nhau đảm bảo tính đầy đủ, chính xác, chặt chẽ của thông tin kế toán.

Chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên trong phòng kế toán nh sau:

* Kế toán trởng kiêm trởng phòng kế toán: Có nhiệm vụ phụ trách chung mọi

hoạt động của phòng cũng nh phân xởng, xí nghiệp, kí các lệnh thu chi, giấy đề nghị tạm ứng, hoá đơn GTGT của công ty, chịu trách nhiệm trớc giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán của công ty,chỉ đạo thực hiện phơng thức hạch toán; tạo vốn cho công ty, tham mu về tình hình tài chính, thông tin kịp thời cho giám đốc về tình hình sản xuất, kinh doanh của công ty.

Định kỳ, kế toán trởng phải dựa trên các thông tin từ các nhân viên trong phòng đối chiếu sổ sách để lập báo cáo phục vụ cho giám đốc và các đối tợng có nhu cầu thông tin về tình hình tài chính của công ty nh ngân hàng, tổng công ty, các nhà đầu t, các nhà cung cấp…

* Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp:

Có nhiệm vụ tổng hợp các thông tin từ các nhân viên kế toán để lên can đối, lập báo cáo cuối kỳ Phó phòng kế toán phụ trách điều hành các kế toán viên liên quan đến việc đi sâu vào hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty Cuối tháng phó phòng lên cân đối số phát sinh, tính ra các số d tài khoản và sổ cái các tài khoản Hàng quý lập báo cáo tài chính.

Đối với kế toán tổng hợp: Tính giá thành sản phẩm, tổng hợp các khoản thu chi, lập bảng kê số 1, NKCT số 1, NKCT số 8,7,10 chịu trách nhiệm trong kế toán thanh toán và bảng trìn vốn vay.

* Kế toán vật t kiêm thủ quỹ:

- Định kỳ kế toán vật t căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất vật liệu, CCDC để phản ánh, theo dõi trên bảng phân bổ số 2, bảng kê số 3 Cuối tháng căn cứ vào các NKCT liên quan vào bảng kê số 3 để xác định hệ số chênh lệch và tính giá thực tế xuất dùng theo từng khoản mục chi phí trên Bảng phân bổ số 2.

33

Định kỳ, dựa vào các chứng từ nhập- xuất VL, CCDC đối chiến với thẻ kho.- Thủ quỹ có nhiệm vụ quản lý lợng tiền mặt có tại két của công ty, kiểm nhận lợng tiền vào ra hàng ngày, thủ quỹ vào sổ quỹ các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt Cuối ngày thủ quỹ đối chiếu sổ quỹ với báo cáo quỹ do kế toán thanh toán với ngời bán lập.

*Kế toán thanh toán với ngời bán:

Kiểm tra các hoá đơn mà phòng ĐHSX nộp lên để phản ánh các nghiệp vụ liên quan vào sổ chi tiết TK 331, cuối tháng vào NKCT số 5 Định kỳ, kế toán thanh toán với ngời bán lập báo cáo tập hợp toàn bộ thúê GTGT đầu vào để kế toán doanh thu lên báo cáo thuế.

* Bộ phận phiếu xuất vật t:

Căn cứ vào định mức kinh tế kỹ thuật đã đợc phê duyệt và căn cứ vào nhu cầu vật t của các phân xởng, xí nghiệp, bộ phận này viết phiếu vật t theo từng loại sản phẩm, từng phân xởng, xí nghiệp.

* Kế toán ngân hàng kiêm kế toán tiền lơng.

- Giao dịch với ngân hàng, chuyển tiền, chuyển séc, mở L/C và các hình thức thanh toán khác của công với ngân hàng, lập bảng kê số 2, NKCT số 2.

- Tính toán và thanh toán lơng cho toàn bộ CBCNV Kế toán lơng có liên hệ chặt chẽ với phòng TC- LĐ về các vấn đề liên quan đến hệ số lơng, BHXH, BHYT, KPCĐ

* Kế toán TSCĐ và XDCB:

- Theo dõi TSCĐ và tính khấu hao TSCĐ theo phơng pháp đờng thẳng.- Theo dõi tình hình xây dựng cơ bản và lập quyết toán XDCB.

* Kế toán thanh toán tạm ứng:

Ghi chép, theo dõi việc tạm ứng và thanh toán tạm ứng của CBCNV trong công ty phản ánh các nghiệp vụ mua hàng bằng tiền tạm ứng.

* Kế toán doanh thu, thu hồi công nợ và thuế.

Phản ánh các khoản doanh thu bán hàng, thuế và khoản phải thu.Chịu trách nhiệm trong thu hồi nợ

Lập báo cáo thuế theo định kỳ.

* Bốn nhân viên thống kê:

Hàng tháng, các kế toán viên phải đối chiếu ngang với nhau và đối chiếu với nhân viên thống kê để lên tổng hợp nhập - xuất nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất sản phẩm.

34

Ngoài ra trong phòng kế toán cũng đợc trang bị thêm một số máy tính để phục vụ cho công tác kế toán.

35

Sơ dồ 2: Bộ máy kế toán của Công ty

- Các TK sử dụng TK 111, 112 (chi tiết cho từng ngân hàng) 152, 153, 154, 155, 211, 241, 214, 621, 627, 642, 532…

Sơ đồ hạch toán tổng hợp theo hình thức NKCT đợc khái quát nh sau:

Kế toán trưởng

KT tổng hợp

Kế toán NVL kiêm quỹ

Kế toán tiền lương kiêm NH

Kế toán TSCĐ vvà XDCB

Kế toán doanh thu, thu hồi công nợ, thuế

Kế toán thanh toán tạm ứng

Kế toán thanh

toán với người

bán

Sơ đồ 2.3: Khái quát trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức NKCT.

Ghi chú: Ghi hàng ngàyGhi cuối thángQuan hệ đối chiếu

Chứng từ gốc, các bảng phân bổ

NKCTThẻ (sổ) kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ cái

Báo cáo tài chính

Bảng kê