CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH XUẤT KHẨU
Khái quát về xuất khẩu hàng hoá
1.1.1 Khái niệm xuất khẩu hàng hoá
Theo Điều 28 của Luật Thương mại năm 2005, xuất khẩu hàng hoá được định nghĩa là việc chuyển hàng hoá ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc đưa vào các khu vực đặc biệt trong lãnh thổ Việt Nam, được công nhận là khu vực hải quan riêng theo quy định pháp luật.
Xuất khẩu hàng hoá là hoạt động kinh doanh quốc tế, không chỉ đơn thuần là giao dịch riêng lẻ mà là một hệ thống quan hệ mua bán trong thương mại có tổ chức Hoạt động này nhằm mục tiêu bán sản phẩm và hàng hoá sản xuất trong nước ra thị trường quốc tế, thu ngoại tệ, đồng thời thúc đẩy sản xuất hàng hoá và chuyển đổi cơ cấu kinh tế, góp phần nâng cao mức sống của nhân dân.
Xuất khẩu hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực phân phối và lưu thông, là một phần của quá trình tái sản xuất mở rộng Hoạt động này giúp kết nối sản xuất với tiêu dùng giữa các quốc gia, và sự phát triển của nền sản xuất xã hội phụ thuộc lớn vào hoạt động kinh doanh xuất khẩu.
1.1.2 Vai trò của hoạt động xuất khẩu
Xuất khẩu hàng hoá đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy phát triển kinh tế, là hoạt động thiết yếu của mỗi quốc gia Sự phát triển của nền sản xuất xã hội phụ thuộc lớn vào hoạt động xuất khẩu, ảnh hưởng đến mọi doanh nghiệp Thông qua xuất khẩu, quốc gia có thể gia tăng ngoại tệ, cải thiện cán cân thanh toán, tăng thu ngân sách, kích thích đổi mới công nghệ, thay đổi cơ cấu kinh tế, tạo việc làm và nâng cao mức sống cho người dân.
Xuất khẩu tạo nguồn vốn nhập khẩu và tích luỹ phát triển sản xuất, phục vụ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước
Công nghiệp hóa là xu hướng tất yếu và mục tiêu lâu dài của Việt Nam nhằm xây dựng một quốc gia công nghiệp với cơ sở vật chất hiện đại Để thực hiện điều này, cần phải trang bị máy móc và công nghệ tiên tiến từ nước ngoài Nguồn vốn nhập khẩu chủ yếu hiện nay đến từ vay nợ, viện trợ, đầu tư nước ngoài và xuất khẩu Tuy nhiên, việc vay nợ tạo ra gánh nặng kinh tế lớn, trong khi viện trợ và đầu tư nước ngoài thường có hạn và đi kèm với các điều kiện ràng buộc Do đó, xuất khẩu trở thành nguồn vốn quan trọng nhất cho việc nhập khẩu công nghệ và thiết bị hiện đại.
Xuất khẩu đóng góp vào việc chuyển dịch cơ cấu kinh tế, thúc đẩy sản xuất phát triển
Cuộc Cách mạng Khoa học công nghệ hiện đại đã làm thay đổi rõ rệt cơ cấu sản xuất và tiêu dùng toàn cầu Khoa học và Công nghệ đóng vai trò là lực lượng sản xuất chính, thúc đẩy sự phát triển nhanh chóng của các ngành công nghiệp có hàm lượng khoa học cao, cũng như sự gia tăng của mậu dịch quốc tế và đầu tư nước ngoài trên quy mô toàn cầu.
Xu hướng sản xuất theo nhu cầu đang góp phần tích cực vào việc chuyển dịch cơ cấu kinh tế, từ đó thúc đẩy sự phát triển của sản xuất kinh tế Sự tác động này thể hiện rõ nét trong việc tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao hiệu quả sản xuất.
Xuất khẩu làm ngành này phát triển, cũng kéo theo các ngành có liên quan mật thiết với nhau phát triển
Ví dụ: Hàng nông sản phát triển thì kéo theo sự phát triển của các loại máy móc công nghiệp
Xuất khẩu giúp mở rộng thị trường tiêu thụ, tạo điều kiện cho sản xuất phát triển và ổn định
Xuất khẩu làm mở rộng khả năng cung cấp đầu vào cho sản xuất, nâng cao năng lực sản xuất trong nước
Xuất khẩu có vai trò tích cực trong việc đổi mới trang thiết bị và công nghệ sản xuất
Hoạt động xuất khẩu là một phần quan trọng trong kinh doanh toàn cầu, đòi hỏi sự đa dạng về mẫu mã, chất lượng sản phẩm và cạnh tranh giá cả Để đáp ứng yêu cầu này, công nghệ sản xuất đóng vai trò then chốt Do đó, các doanh nghiệp sản xuất trong nước cần liên tục đổi mới và cải tiến thiết bị, máy móc để nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như tay nghề và trình độ lao động.
Xuất khẩu không chỉ tạo ra hàng ngàn cơ hội việc làm mà còn góp phần cải thiện đời sống của người dân Hoạt động xuất khẩu đã nâng cao giá trị ngày công lao động, từ đó tăng thu nhập cho toàn xã hội.
Xuất khẩu không chỉ tạo ra nguồn vốn cho tiêu dùng thiết yếu mà còn phục vụ đời sống, đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của người dân Điều này góp phần nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động.
Xuất khẩu làm mở rộng và thúc đẩy các quan hệ kinh tế đối ngoại
Xuất khẩu không chỉ tạo ra mối quan hệ hợp tác giữa các quốc gia mà còn giúp tiếp thu khoa học - công nghệ mới và các phương pháp quản lý tiên tiến trong nhiều lĩnh vực như kinh tế, kỹ thuật và văn hóa - xã hội Điều này góp phần nâng cao năng suất lao động, cải thiện khả năng cạnh tranh trong sản xuất và kinh doanh, đồng thời đào tạo đội ngũ nhân lực có trình độ chuyên môn và năng lực quản lý.
Xuất khẩu đóng vai trò quan trọng trong kinh tế đối ngoại, giúp phát triển các lĩnh vực như dịch vụ, tín dụng, đầu tư, và vận tải quốc tế Ngược lại, các quan hệ kinh tế đối ngoại này cũng thúc đẩy hoạt động xuất khẩu Do đó, việc đẩy mạnh xuất khẩu không chỉ nâng cao vị thế của đất nước trên trường quốc tế mà còn tăng cường hợp tác quốc tế và góp phần ổn định kinh tế chính trị.
Quy trình xuất khẩu hàng hoá
Sau khi hợp đồng được ký kết, việc tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu là rất quan trọng Bên bán cần thực hiện các bước sau: tiến hành thanh toán theo phương thức đã chọn, xin giấy phép xuất khẩu nếu cần, chuẩn bị hàng hóa, thuê tàu, kiểm nghiệm và kiểm dịch hàng hóa, làm thủ tục hải quan, giao hàng, mua bảo hiểm, thực hiện thủ tục thanh toán và giải quyết khiếu nại (nếu có), và cuối cùng là thanh lý hợp đồng.
Sơ dồ 1.1: Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Xin giấy phép (Nếu có)
Chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu
Kiểm tra hàng xuất khẩu
Thuê phương tiện vận tải (Nếu có)
Mua bảo hiểm cho hàng hoá xuất khẩu (Nếu có)
Làm thủ tục hải quan
Giao hàng cho người vận tải
Khiếu nại và giải quyết Lập bộ chứng từ thanh toán
Khiếu nại và thanh lý hợp đồng
1.2.1 Xin giấy phép (nếu có)
Không phải xin giấy phép xuất khẩu đối với những hàng hoá hoặc dịch vụ
Khi cơ quan hoặc doanh nghiệp bạn kinh doanh những mặt hàng thông thường được sự cho phép của cơ quan chủ quản hoặc các bộ chuyên ngành
Bắt buộc phải xin giấy phép xuất khẩu
Giấy phép xuất khẩu có thời hạn 6 tháng, với yêu cầu nộp đơn xin phép xuất nhập khẩu cho 6 tháng đầu năm trước ngày 5 tháng 12 của năm trước đó, và cho 6 tháng cuối năm trước ngày 5 tháng 6 của năm thực hiện.
- Đối với những hàng hoá thuộc diện quản lý đặc biệt của chính phủ
Hàng hóa cần cấp phép xuất khẩu là những mặt hàng bị hạn chế hoặc xuất khẩu có điều kiện, yêu cầu doanh nghiệp phải xin giấy phép từ các cơ quan có thẩm quyền trước khi tiến hành giao dịch.
- Bộ hồ sơ xin cấp phép xuất khẩu bao gồm:
+ Bản kê chi tiết hàng hoá: 2 bản chính
+ Báo cáo tình hình thực hiện
+ Hồ sơ pháp nhân của công ty (Giấy phép đăng ký kinh doanh, mã số thuế, mã số XNK)
Thanh toán là một yếu tố quan trọng trong xuất nhập khẩu, bởi điều khoản thanh toán không rõ ràng có thể gây bất lợi cho nhà xuất khẩu Dù điều khoản thanh toán được thể hiện rõ ràng, vẫn không thể đảm bảo rằng rủi ro thanh toán sẽ không xảy ra Do đó, việc kiểm tra và xác nhận thanh toán là một nghiệp vụ thiết yếu khi thực hiện hợp đồng ngoại thương theo các điều khoản đã thỏa thuận.
Các hình thức thanh toán chủ yếu:
Thanh toán bằng tiền mặt
Theo thông tư số 53 – BNG/VP ngày 2/10/1982 của Bộ Ngoại Thương, hướng dẫn thực hiện quyết định số 947 – NGT/VP cùng ngày, quy định thủ tục xin và cấp phép giấy xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa.
- Khi thanh toán bằng tiền mặt đòi hỏi nhà xuất khẩu phải hoàn tất các thủ tục thanh toán để làm chứng từ kế toán
- Chứng từ quan trọng nhất để thanh toán bằng tiền mặt là hoá đơn kiêm phiếu thu tiền
Hoá đơn thương mại và phiếu thu tiền kiêm hoá đơn bán hàng là các chứng từ quan trọng ghi lại thông tin về hàng hoá, bao gồm số lượng, đơn giá và tổng số tiền thanh toán.
Chú ý: Lưu ý quan trọng nhất khi thanh toán bằng tiền mặt là nhà xuất khẩu hàng hoá phải kiểm tra được chất lượng tiền và số lượng tiền
Thanh toán bằng phương thức nhờ thu
Trong phương thức này, rủi ro chính thuộc về nhà xuất khẩu, bởi vì nếu nhà nhập khẩu gặp khó khăn tài chính, không thể thanh toán hoặc từ chối thanh toán, nhà xuất khẩu sẽ không nhận được tiền.
Khi sử dụng phương thức thanh toán nhờ thu, nhà xuất khẩu cần đánh giá uy tín và khả năng tài chính của đối tác thông qua các nghiệp vụ thẩm tra quốc tế Quá trình thẩm tra này thường được thực hiện trước khi ký hợp đồng ngoại thương có điều khoản thanh toán nhờ thu.
Sơ đồ 1.2 Quy trình thanh toán nhờ thu trơn
(1) Người bán giao hàng và chứng từ
(2) Người bán lập hối phiếu và viết chỉ thị nhờ thu
(3) Lập thư ủy thác nhờ thu, hối phiếu
(4) Xuất trình hối phiếu để yêu cầu thanh toán
(5) Người NK tiến hành trả tiền hoăc chấp nhận trả tiền
NH C.giao NH Thu hộ
(6) NH thu hộ chuyển tiền hoặc chuyển B/E đã được chấp nhận thanh toán (hoặc B/E bị từ chối) thông qua ngân hàng chuyển giao
(7) Người bán nhận tiền hoặc nhận B/E bị từ chối thanh toán
Sơ đồ1.3 Quy trình thanh toán nhờ thu kèm chứng từ
(1) Ký kết hợp đồng, theo điều khoản thanh toán nhờ thu kèm chứng từ: xác định rõ ngân hàng nhờ thu và ngân hàng thu hộ
(2) Người bán giao hàng cho người mua nhưng không giao BCT
Người bán lập hối phiếu (B/E) và yêu cầu ngân hàng của mình thực hiện việc nhờ thu tiền từ người mua Điều kiện là ngân hàng chỉ giao bản chứng từ (BCT) cho người mua khi người mua thực hiện thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán bằng cách ký vào hối phiếu.
(4) Ngân hàng chuyển giao gửi yêu cầu nhờ thu và B/E đến ngân hàng ở nước ngoài nhờ thu hộ tiền
Ngân hàng nhờ thu sẽ gửi B/E và chỉ thị nhờ thu đến người mua, yêu cầu thanh toán và thông báo cho nhà nhập khẩu để họ xem xét BCT.
(6) Người mua kiểm tra B/E, chấp hành Lệnh nhờ thu: Thanh toán ngay, Chấp nhận hối phiếu, Phát hành giấy nhận nợ
(7) NH thu hộ trao BCT cho nhà nhập khẩu
(8) Ngân hàng thu hộ tiến hành chuyển tiền hoặc chuyển B/E đã được chấp nhận
(9) Người bán nhận tiền thanh toán hoặc B/E trả chậm hoặc B/E bị từ chối thanh toán
NH Nhờ thu NH Thu hộ
Người uỷ thác Người trả tiền
Nhà xuất khẩu cần thẩm định khả năng thanh toán của nhà nhập khẩu bằng cách yêu cầu các tài liệu quan trọng như đơn bảo lãnh ngân hàng, cam kết thanh toán, và báo cáo tài chính thường niên đã được kiểm toán trong vòng 2 năm.
Thanh toán bằng điện chuyển tiền (T.T, TTR)
- Cần quan tâm đến thời điểm thanh toán để chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu
Nếu nhận được thanh toán trước, các nhà xuất khẩu chỉ cần đối chiếu bản fax hoặc điện chuyển tiền từ đối tác với tài khoản ngoại lệ tại ngân hàng.
Khi nhà xuất khẩu nhận được giấy báo có từ ngân hàng, họ mới thực sự yên tâm tiến hành xuất hàng hóa và đảm bảo rằng việc thanh toán cho hàng hóa sẽ được thực hiện.
Sơ đồ 1.4 Quy trình chuyển tiền ứng trước toàn bộ
(1) Người mua đến ngân hàng viết lệnh chuyển tiền cùng bộ hồ sơ
(2) Ngân hàng mua tiến hành kiểm tra hồ sơ và thực hiện công tác chuyển tiền sang ngân hàng đại lý (bằng TT/MT) và báo cho người NK
(3) Ngân hàng đại lý báo có cho nhà XK
(4) Người bán giao hàng theo hợp đồng đã ký
Sơ đồ 1.5 Quy trình thanh toán tiền trả ngay hoặc trả chậm
(1) Ký hợp đồng NT, người bán giao hàng và chuyển bộ chứng từ (BCT) cho người mua
(2) Người mua kiểm tra BCT, sau đó viết lệnh chuyển tiền đến ngân hàng mua
(3) Ngân hàng mua kiểm tra chứng từ thấy hợp lệ, thì thanh toán, gửi giấy báo nợ về cho người mua
(4) NH Mua ra lệnh cho ngân hàng đại lý của mình ở nước ngoài chuyển tiền cho người bán
(5) Ngân hàng đại lý chuyển tiền và gửi giấy báo có cho người bán
Chú ý : Để đảm bảo chắc chắn nhà xuất khẩu nhận được tiền từ đối tác thì nhà xuất khẩu phải làm 2 nghiệp vụ sau:
- Phải yêu cầu nhà nhập khẩu có bản sao lệnh chuyển tiền
- Liên hệ trực tiếp với ngân hàng xem tiền có thực sự có trên tài khoản ngoại tệ của mình hay không
Thanh toán bằng thư tín dụng chứng từ (L/C)
Sơ đồ 1.5 Quy trình thanh toán L/C
(1) Người mua đến NH người mua làm thủ tục xin mở L/C, ký quỹ
(2) NH mở L/C xem xét hồ sơ, mở L/C và thông báo cho NH thông báo
(3) NH thông báo kiểm tra L/C và thông báo cho người xuất khẩu
(4) Người xuất khẩu kiểm tra L/C và giao hàng cho người mua
NH Thông báo NH Phát hành
(5) Người xuất khẩu hoàn tất chứng từ và xuất trình cho NH thông báo
(6) Nếu chứng từ hợp lệ thì NH thông báo chuyển chứng từ cho NH mở L/C để đòi tiền
(7) Ngân hàng mở L/C thông báo cho người nhập khẩu có bộ chứng từ và đòi phần tiền hàng còn lại
(8) Người mua đến NH mở L/C nộp số tiền còn lại và nhận bộ chứng từ để làm thủ tục nhập hàng
(9) NH mở L/C chuyển tiền cho NH thông báo
(10) NH thông báo báo “Nợ” cho người bán
- Cần xem xét kỹ nội dung của thư tín dụng
- Các loại thư tín dụng là tín dụng có thể huỷ ngang, không thể huỷ ngang, không thể huỷ bỏ có xác nhận, thư tín dụng chuyển nhượng
Kiểm tra nội dung thư tín dụng rất quan trọng, bao gồm các yếu tố như ngày phát hành, ngân hàng phát hành, địa điểm và thời hạn hết hạn của tín dụng, loại tiền tệ sử dụng và tổng giá trị của lô hàng.
- Kiểm tra các điều kiện và nội dung của hàng hoá theo hợp đồng như: Tên người hưởng lợi, tên ngân hàng, tên tài khoản
- Kiểm tra yêu cầu thanh toán, bộ chứng từ khi xuất trình
- Kiểm tra quan hệ đại lý giữa các ngân hàng và các điều kiện khác của L/C
Để giảm thiểu rủi ro cho nhà xuất khẩu trong hợp đồng ngoại thương, nhà nhập khẩu nên đàm phán để áp dụng phương thức thanh toán bằng L/C không huỷ ngang và có xác nhận.
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH XNK RỒNG ĐÔNG DƯƠNG
Giới thiệu về Công ty TNHH XNK Rồng Đông Dương
2.1.1 Quá trình hình thành, phát triển
Công ty TNHH XNK Rồng Đông Dương là công ty chuyên sản xuất và xuất khẩu gia vị khô và các mặt hàng nông sản khác
Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Xuất Nhập Khẩu Rồng Đông Dương được thành lập theo giấy phép kinh doanh số 0900759223-CTTNHH vào năm 2003
Tên công ty: Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Xuất Nhập Khẩu Rồng Đông
Dương - tên viết tắt: DongDuongFood
Tên tiếng Anh: Dong Duong Dragon Import - Export Company Limited
Tổng Giám Đốc: Nguyễn Thị Huyền
Trụ sở chính: Thôn 5, Huyện Khoái Châu, Hưng Yên
Email: info@spice.vn Website: www.dongduongfood.com;
Năm 2010, công ty thành lập văn phòng đại diện ở Hà Nội tọa lạc tại: Phòng
2201 tòa nhà T5, Time City, số 458, Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội, Việt Nam Năm 2013 Tại Tp Hồ Chí Minh: 37A Huỳnh Tịnh Của, P.25, Q Bình Thạnh,
Hồ Chí Minh, Việt Nam Hiện tại công ty đang hoạt động hiệu quả tại các địa chỉ trên
2.1.2 Chức năng và lĩnh vực hoạt động
Chúng tôi chuyên sản xuất và kinh doanh các loại gia vị, đồng thời thu mua nguyên liệu nông sản từ nông dân và các công ty sản xuất để xuất khẩu sang nhiều thị trường quốc tế.
Tạo ra cơ hội việc làm và thu nhập ổn định cho người lao động trong công ty, đồng thời góp phần thu ngoại tệ cho công ty và đất nước.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức nhân sự của công ty
Cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm: Giám đốc và các phòng ban chức năng
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH XNK Rồng Đông Dương
Giám đốc là người đại diện pháp luật của công ty, có trách nhiệm quản lý và điều hành mọi hoạt động của tổ chức Họ đại diện công ty trong việc ký kết hợp đồng kinh tế, thực hiện các báo cáo thuế và thống kê.
Phòng tài chính kế toán chịu trách nhiệm thực hiện hạch toán, báo cáo, lưu trữ và thống kê theo quy định hiện hành Đồng thời, phòng cũng tổng kết, phân tích và đánh giá tình hình tài chính của công ty theo tháng, quý và năm.
Phòng kinh doanh hoạt động dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, có nhiệm vụ tìm kiếm và chăm sóc khách hàng Đội ngũ này thường xuyên cập nhật giá cước, phí, cùng với thông tin mới nhất về thị trường và khách hàng để phát triển các phương án và chiến lược cạnh tranh hiệu quả.
Phòng hành chính nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nhân sự và tư vấn cho giám đốc về các quyết định liên quan đến đề bạt và khen thưởng Ngoài ra, phòng cũng đề xuất các chiến lược và phương hướng đào tạo nhân viên phù hợp với yêu cầu và nhiệm vụ phát triển của công ty.
Phòng Makerting: Tâp trung nghiên cứu phát triển mặt hàng phục vụ xuất khẩu Nghiên cứu thị trường xuất khẩu và đối tác giao dịch
Phòng xuất nhập khẩu đảm nhiệm việc đàm phán và thương thảo hợp đồng, lập kế hoạch kinh doanh, cũng như tổ chức các công việc cần thiết để thực hiện các thỏa thuận hợp đồng liên quan đến mua, bán, tiếp nhận, vận chuyển và bàn giao hàng hóa.
2.1.4 Kết quả hoạt động của công ty trong giai đoạn 2013-2015
Trong ba năm qua, công ty Rồng Đông Dương đã đạt được kết quả kinh doanh khá tốt, thể hiện qua các số liệu tổng hợp trong bảng dưới đây.
Phòng tài chính kế toán
Phòng hành chính nhân sự
Bảng 1.1: Kết quả kinh doanh trong 3 năm 2013-2015 Đơn vị: triệu đồng
Tổng doanh thu 239,139 245,517 250,425 6,378 2.67% 4,908 2.00% Tổng chi phí 22,660 22,893 23,205 233 1.23% 312 1.36%
Lợi nhuận trước thuế 216,479 222,624 227,220 6,145 2.84% 4,596 2.06% Lợi nhuận sau thuế 162,359 166,968 170,415 4,609 3.79% 3,447 2.06%
(Nguồn: Báo cáo thường niên năm 2013-2015)
Tổng doanh thu của công ty trong năm 2013 đạt 239,139 triệu đồng, tăng lên 245,517 triệu đồng vào năm 2014, tương ứng với mức tăng 6,378 triệu đồng (2,67%) Đến năm 2015, doanh thu tiếp tục tăng lên 250,425 triệu đồng, với mức tăng 4,908 triệu đồng, tương đương tỷ lệ tăng 2,00%.
Chi phí của công ty đã có sự biến động qua các năm, cụ thể năm 2013 là 22,660 triệu đồng Đến năm 2014, chi phí tăng lên 245,517 triệu đồng, tương ứng với mức tăng 233 triệu đồng và tỷ lệ tăng 1.23% so với năm trước Năm 2015, chi phí tiếp tục tăng lên 23,205 triệu đồng, ghi nhận mức tăng 312 triệu đồng với tỷ lệ tăng 1.36%.
Lợi nhuận trước thuế của công ty trong năm 2013 đạt 216,479 triệu đồng Năm 2014, lợi nhuận tăng lên 222,624 triệu đồng, tương ứng với mức tăng 6,145 triệu đồng, tức tăng 2.84% so với năm trước Đến cuối năm 2014, lợi nhuận tiếp tục tăng lên 227,220 triệu đồng, với mức tăng 4,596 triệu đồng, tương đương tỷ lệ tăng 2.06%.
Công ty Rồng Đông Dương đang hoạt động hiệu quả với doanh thu tăng nhanh hơn chi phí Để đạt được kết quả tích cực này, toàn thể cán bộ công nhân viên đã không ngừng phát huy thế mạnh và nỗ lực vượt qua khó khăn, thách thức từ thị trường trong nước và quốc tế.
Mô tả quy trình xuất khẩu hàng nông sản tại công ty TNHH Xuất nhập khẩu Rồng Đông Dương
Sơ đồ 2.2: Quy trình xuất khẩu tại công ty
2.2.1.1 Đàm phán, ký kết hợp đồng
Công ty liên tục cập nhật và kiểm tra giá cả hàng hóa mua vào cũng như giá cước tàu để đảm bảo có được mức giá tốt nhất cho kế hoạch kinh doanh Các bước tiếp theo sẽ được thực hiện nhằm tiến tới ký kết hợp đồng ngoại thương.
Gửi email báo giá cho khách hàng với thông tin cơ bản là bước đầu tiên quan trọng, giúp tạo tiền đề cho giao dịch tương lai và xây dựng hình ảnh ban đầu với đối tác.
Để đảm bảo quy trình xuất khẩu diễn ra suôn sẻ, trước tiên cần theo dõi thanh toán từ người mua Sau đó, chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu và kiểm tra chất lượng sản phẩm Tiếp theo, thuê phương tiện vận tải phù hợp để vận chuyển hàng Nếu cần, mua bảo hiểm cho hàng hóa để bảo vệ trong quá trình vận chuyển Cuối cùng, thực hiện các thủ tục hải quan để thông quan hàng hóa.
Giao hàng Làm thủ tục thanh toán
Khiếu nại và giải quyết
Khách hàng sẽ trao đổi thêm thông tin về sản phẩm như quy cách, chất lượng, màu sắc và kích thước sau khi hài lòng với báo giá, thông qua các phương tiện truyền thông như Skype, Mail, WhatsApp và điện thoại.
Gửi mẫu sản phẩm cho khách hàng qua dịch vụ chuyển phát nhanh theo yêu cầu để đảm bảo chất lượng Ngoài ra, có thể mời khách hàng đến Việt Nam để trực tiếp tham quan công ty và kiểm tra sản phẩm, từ đó tạo dựng lòng tin vững chắc với khách hàng.
Sau khi thống nhất về qui cách sản phẩm, công ty sẽ tiến hành đàm phán các điều khoản hợp đồng, bao gồm phương thức thanh toán, số lượng sản phẩm, ngày giao hàng và các vấn đề liên quan đến vận chuyển.
Bước 5 trong quy trình xuất khẩu là ký kết hợp đồng, đây là giai đoạn quan trọng nhất Sau khi hai bên thống nhất các điều khoản, hợp đồng sẽ được ký qua Fax hoặc trực tiếp tại Việt Nam nếu đối tác đến thăm.
2.2.1.2 Phân tích hợp đồng mẫu
Công ty đã hoàn tất các bước cần thiết và ký hợp đồng xuất khẩu mặt hàng cơm dừa với khách hàng Omar Burgos Esteban tại Colombia, theo điều kiện CIF BUENAVENTURA.
Chứng từ được lập: Hợp đồng ngoại thương (Phụ lục kèm theo)
DONG DUONG DRAGON IMPORT – EXPORT COMPANY LIMITED
VILLAGE 5 – THUAN HUNG COMMUNE – KHOAI CHAU DISTRICT – HUNG YEN PROVINCE, VIETNAM
Tiêu đề hợp đồng được ghi ngắn gọn, cụ thể: Sales contract
Số và ký hiệu hợp đồng: No OMA.02.2016 đã đầy đủ; thời gian ký kết: 18/06/2016
Phần mở đầu của hợp đồng đã cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết, bao gồm tiêu đề, số và ký hiệu hợp đồng, cùng với thời gian ký kết Tuy nhiên, cần bổ sung địa điểm ký kết để hoàn thiện nội dung.
Nên ghi: Vietnam, June 18th, 2016
Thông tin về chủ thể hợp đồng đã được cung cấp đầy đủ Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc xác minh tính chính xác của thông tin do người mua cung cấp là rất quan trọng để tránh rủi ro lừa đảo.
Sản phẩm được gọi là "Dừa nạo khô" với các thông số kỹ thuật như hàm lượng chất béo cao "High Fat", loại hạt "Medium Grade" - hạt vừa và "Flake Grade" - hạt dạng sợi.
Nhận xét: Tên hàng được thể hiện đầy đủ, nên có thêm xuất xứ hàng hoá Vietnam Desiccated Coconut Hight Fat Flake Grade
SELLER:DONG DUONG DRAGON IMPORT – EXPORT COMPANY
Address: VILLAGE 5 – THUAN HUNG COMMUNE – KHOAI CHAU DISTRICT – HUNG
Represented by: Ms.NGUYEN THI
HUYEN – DIRECTOR Hereinafter referred to as “Seller”
Address: ZONA INDUSTRIAL EL MUẹA
Hereinafter referred to as “Buyer”
Desiccated Coconut High Fat Flake Grade and Desiccated Coconut High
- Chất lượng và giá cả
Hợp đồng quy định rõ các thông số chất lượng hàng hoá, bao gồm nhiều phương pháp xác định phẩm chất tại công ty Các chỉ tiêu quan trọng như hàm lượng dầu, độ ẩm và chất béo của sản phẩm được ghi chú cụ thể.
+ Đồng tiền tính giá: USD (đô la mỹ)
Unit Price (USD/MT) Amount (USD) CIF Buenaventura (Incoterm 2000)
Desiccated Coconut High Fat Flake Grade
- FFA (Free fatty acid as lauric): 0.3 % max
- Free from Salmonella and Ecoli
Desiccated Coconut High Fat Medium
- FFA (Free fatty acid as lauric): 0.3 % max
- Free from Salmonella and Ecoli
+ Xác định mức giá: Desiccated Coconut High Fat Flake Grade: $US 2,220 / MT; Coconut High Fat Medium Grade $US 2,060 / MT
+ Phương pháp định giá: giá cố định
Điều kiện giao hàng theo Incoterm 2000 là CIF Buenaventura, cho thấy công ty đã chuyển từ phương thức FOB sang CIF và C&F trong những năm gần đây Sự thay đổi này không chỉ mang lại lợi ích về hoa hồng từ các công ty bảo hiểm khi giao dịch trực tiếp, mà còn giúp công ty giảm bớt khó khăn trong việc đàm phán và báo giá nhanh chóng với khách hàng Khi gặp khó khăn về vốn, công ty có thể sử dụng thư tín dụng (L/C) để thế chấp tại ngân hàng, từ đó vay được số tiền cao hơn Hơn nữa, công ty có tính chủ động cao trong việc giao hàng, không phải phụ thuộc vào điều tàu do khách hàng chỉ định, giảm thiểu rủi ro khi hàng hóa bị hư hỏng do tàu đến muộn, đặc biệt là đối với hàng nông sản.
Giá cả được trình bày rõ ràng với nhiều mức cụ thể, trong khi điều kiện Incoterm CIF giảm thiểu rủi ro cho người bán so với người mua Việc sử dụng đồng USD trong giao dịch giúp đơn giản hóa quá trình thanh toán Công ty có khả năng thuê phương tiện vận tải để vận chuyển hàng hóa đến địa điểm, đồng thời có thể lựa chọn mức giá cước hợp lý và uy tín hơn.
- Điều khoản đóng gói: Đóng gói trong bao và có 50 kg trong 1 bao
Theo quy định đóng hàng của công ty, hàng Flake Grade có kích thước lớn và cồng kềnh, chỉ có thể đóng gói 25kg/bao Cần chỉnh sửa hợp đồng để tránh tranh chấp trong tương lai Hiện tại, đóng gói không ghi rõ bên cung cấp bao bì và quy cách bao, nên cần ghi chú cụ thể để phòng ngừa tranh chấp Quy cách này sẽ thuận lợi cho việc đóng hàng vào container 20’.
Nên quy định về việc kiểm đếm số lượng hàng như thế nào
Thời gian giao hàng: Thời gian giao hàng vào 1 ngày cố định là ngày 30/06/2016 được xác định rõ ràng
Nên quy định rõ cảng bốc hàng và cảng dở hàng:
Cảng bốc hàng: Cát Lái
Desiccated Coconut High Fat Flake Grade, pack in 50 Kgs/ bag
Desiccated Coconut High Fat Medium Grade, pack in 50 Kgs/ bag
Shipping mark: As buyer’s supply
Port of loading: Port of Hochiminh City in Vietnam
Cảng dở hàng: Buenaventura Địa điểm giao hàng: CIF Buenaventura Port
Hợp đồng đã ghi rõ phương thức giao hàng như thế nào: một lần
Ưu điểm và hạn chế
Quy trình thực hiện hợp đồng tại công ty được thực hiện một cách đồng bộ và hiệu quả, với sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận như Phòng Xuất khẩu, Phòng Tài chính kế toán và bộ phận sản xuất Điều này đảm bảo hàng hóa được sản xuất đúng tiến độ và giao hàng đúng hạn với chất lượng tốt.
Phòng Xuất khẩu là bộ phận chủ chốt đảm nhận trách nhiệm chính, do đó, nhân lực được bố trí hợp lý với công việc cụ thể cho từng nhân viên Quy trình làm việc diễn ra nhanh chóng và hợp lý, giảm thiểu sai sót, từ đó đảm bảo tiến độ thực hiện hợp đồng.
Nhân viên giàu kinh nghiệm, thuần thục nghiệp vụ nên ít sai sót trong quá trình kí kết cũng như thực hiện quy trình xuất khẩu hàng hóa
Công ty ứng dụng công nghệ thông tin để cải thiện dịch vụ khách hàng, bao gồm việc giao tiếp trực tuyến và thực hiện khai báo hải quan điện tử, từ đó giúp tiết kiệm thời gian và chi phí hiệu quả.
Trong hợp đồng các điều khoản nghiêng về quyền lợi của người bán
Những hạn chế này là nguyên nhân làm giảm hiệu quả trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Trong quá trình chuẩn bị hàng, tiến độ sản xuất chịu ảnh hưởng lớn từ nguồn cung nguyên liệu Biến động giá cả nông sản và thời gian giao hàng từ nhà cung cấp là những yếu tố quan trọng cần được chú ý.
Sản phẩm phụ thuộc vào mùa vụ, và diện tích kho bãi hạn chế dẫn đến tình trạng không đủ khả năng lưu trữ hàng hóa trong những đợt hàng trái mùa, gây ra thiếu hụt nguồn cung.
Chất lượng sản phẩm không đồng đều
Phương thức thanh toán TT mang lại sự nhanh chóng nhưng tiềm ẩn nhiều rủi ro cho doanh nghiệp Khi khách hàng đặt hàng nhưng không thực hiện chuyển tiền trước, công ty sẽ phải gánh chịu chi phí quản lý, lưu kho và cước vận chuyển hàng hóa đã được mua.
Thủ tục hải quan khá phức tạp, chưa có nhiều ưu đãi cho mặt hàng nông nghiệp
Công ty đang phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt từ các doanh nghiệp xuất khẩu nông sản trong và ngoài nước, đặc biệt là từ những quốc gia xuất khẩu lớn trong khu vực như Thái Lan, Indonesia, Trung Quốc và Ấn Độ.
Đội ngũ cán bộ công nhân viên còn non trẻ và thiếu kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất khẩu, dẫn đến việc thường xuyên gặp phải sai sót trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu.
Bên cạnh đó, phong tục tập quán và sự chênh lệch múi giờ giữa các nước cũng gây khó khăn trong việc giao thương cho công ty
Khách hàng ảo do công ty đối tác giả mạo để kiểm tra giá
Giá cước tàu thường xuyên biến động và chỉ có hiệu lực trong thời gian ngắn, khiến cho công ty gặp khó khăn trong việc báo giá cho khách hàng, đặc biệt là vào giữa và cuối tháng.
Để thực hiện quy trình xuất khẩu hiệu quả, cần tuân theo các bước rõ ràng như ký hợp đồng, mở thanh toán quốc tế, chuẩn bị và kiểm tra hàng hóa, hoàn tất các chứng từ liên quan đến chất lượng và số lượng, thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm hàng hóa, khai hải quan và thanh lý hợp đồng.
Nắm bắt các ưu điểm của công ty là điều cần thiết để duy trì sự phát triển, đồng thời nhận diện các nguyên nhân gây ra khó khăn giúp tìm ra giải pháp khắc phục với mức thiệt hại tối thiểu.
