xây dựng phần mềm quản lý bán hàng

Đề tài: xây dựng phần mềm quản lý bán hàng Một cửa hàng kinh doanh thương mại quản lý công việc của mình bằng cách: • Lưu trữ những bảng danh mục sau: 1. Danh mục hàng hóa, lượng tồn kho đầu kỳ 2. Danh mục kho hàng 3. Danh mục khách hàng và nhà cung cấp • Việc mua bán hàng tại cửa hàng sẽ được thanh toán ngay (không có công nợ) • Trên một hóa đơn có thể bán nhiều mặt hàng, tỷ lệ thuế cho hàng bán ra luôn là 10%, khách hàng được hưởng chiết khấu trực tiếp trên hóa đơn bán hàng theo quy định: 1. Nếu tổng giá trị hóa đơn từ 1 – 3 triệu VNĐ thì chiết khấu là 5% 2. Nếu tổng giá trị hóa đơn > 3 triệu VNĐ thì chiết khấu là 8% • Một mặt hàng sẽ được bán nếu số lượng tồn kho hiện tại > số lượng yêu cầu mua • Để có hàng xuất bán thì doanh nghiệp phải nhận thêm hàng khi tồn kho < mức tối thiểu thể hiện ở các hóa đơn nhập hàng được cập nhật một cách định kỳ hoặc bất thường • Cửa hàng có thể in báo cáo: 1. Báo cáo tổng hợp hàng nhập trong một khoảng thời gian xác định 2. Báo cáo tổng hợp hàng bán trong một khoảng thời gian xác định 3. Báo cáo tổng hợp: nhập, xuất, tồn kho 4. Báo cáo doanh thu theo từng khách hàng và theo từng mặt hàng 5. Báo cáo chi phí theo từng nhà cung cấp và theo từng mặt hàng 6. Báo cáo kết quả kinh doanh của cửa hàng Cụ thể các công tác quản lý bán hàng tại trung tâm: 1. Khi khách hàng gửi đơn đặt hàng đến thì bộ phận bán hàng có chức năng tiếp nhận và gửi đến bộ phận quản lý kho. Sau khi bộ phận này cân đối lượng hàng trong kho sẽ gửi thông báo về cho bộ phận bán hàng. Nếu đủ hàng sẽ ghi nhận đủ sau đó viết hóa đơn xuất bán. Gửi hàng đồng thời gửi hóa đơn kèm theo đến khách hàng. Mẫu hóa đơn bán hàng: HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Liên 1: (lưu) Ngày … tháng … năm … 1 Ký hiệu: ……………… Số: ……………… Đơn vị bán: ………………………………………………………………… Địa chỉ: ………………………………………………………………………. Mã số: ……………………………………………………………………… Họ tên người mua: ………………………………………………………… STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Cộng: ∑ Thuế VAT (10%): ∑ Tổng cộng: ∑ Cộng tiền bán hàng hóa, dịch vụ: ………………………………………… Số tiền bằng chữ: ……………………………………………………………. Người mua ký: Người bán ký: 2. Thanh toán: Tiền dùng giao dịch giữa cửa hàng và khách hàng là VNĐ. Doanh nghiệp chỉ áp dụng một hình thức bán hàng là trả ngay. Khi khách hàng thanh toán, bộ phận bán hàng sẽ căn cứ vào hóa đơn để viết phiếu thu, phiếu thu này sẽ được lưu lại theo trình tự thời gian để cuối tháng thống kê. Mẫu phiếu thu: PHIẾU THU Số: ………………………… Đơn vị: ……………………. 2 Bộ phận: ………………… Ngày: …………………… Doanh thu: ………………… Số: ………………… Tên người nộp tiền: …………………………………………………………. Địa chỉ: ……………………………………………………………………… Lý do nộp: …………………………………………………………………… Số tiền (viết bằng chữ): .…………………………………………………… Ngày:………………… Người thu ký: Người nộp ký: 3. Quản lý bán hàng: Hạch toán doanh thu: cuối kỳ căn cứ vào hóa đơn bán hàng sẽ hạch toán doanh thu bán hàng của cửa hàng: báo cáo tổng hợp hàng nhập trong một khoảng thời gian xác định, báo cáo tổng hợp hàng bán trong một khoảng thời gian xác định, báo cáo tổng hợp: nhập, xuất, tồn kho, báo cáo doanh thu theo từng khách hàng và theo từng mặt hàng, báo cáo chi phí theo từng nhà cung cấp và theo từng mặt hàng, báo cáo kết quả kinh doanh của cửa hàng. I. Tổng quan về đề tài: 1. Thuận lợi và khó khăn: - Là một hệ thống nhỏ trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp, đôi khi phải coi như là dữ liệu đã có (Dữ liệu ở các quá trình hạch toán khác) nên làm cho dữ liệu thiếu chính xác và quá trình xử lý trở nên khó khăn. - Doanh nghiệp kinh doanh không nhiều mặt hàng nên việc quản lý đỡ vất vả, hàng hóa đều là những măth hàng giá trị nên tuy doanh thu cao nhưng số lượng hàng hóa không nhiều do đó không bị tràn dữ liệu. 2. Mục tiêu của việc phân tích thiết kế hệ thống: - Phân tích thiết kế HTQLBH đáp ứng được với thực tế của doanh nghiệp. - Là nền tảng cơ sở cho việc xây dựng ứng dụng sau này - Là 1 module nhỏ có thể ghép vào với 1 hệ thống quản lý hoàn chỉnh và đầy đủ. 3. Phạm vi: 3 - Đề án môn học. - Cố gắng hoàn thiện những chức năng sẽ phân tích với yêu cầu cụ thể đã nêu ở trên. - Chương trình sau khi được viết chỉ có thể chạy trên máy đơn. II. Tầm quan trọng của việc phát triển HTTT trong doanh nghiệp Phát triển HTTT là cung cấp cho các thành viên của tổ chức doanh nghiệp những công cụ quản lý tốt nhất bao gồm: phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện tiến hành và cài đặt hệ thống. - Phân tích hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu, chỉnh đốn và phân tích chúng để đưa ra được cái nhìn tổng quát về tình hình thực tế. - Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic, mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. - Thực hiện một HTTT có liên quan tới việc xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. - Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức. Là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, một trong những nỗi bận tâm hàng đầu của nhà quản trị doanh nghiệp là làm sao quản lý sát sao tình hình kinh doanh với các số liệu về kho hàng (nhập, xuất, tồn kho). Qua nhiều năm nghiên cứu về giải pháp quản lý bán hàng và tìm hiểu khảo sát thực tế trên mười nghìn khách hàng, người ta đã đưa ra một số thống kê về những lo lắng của các ông chủ doanh nghiệp như sau: - Mất kiểm soát về lượng hành tồn thực tế trong kho. - Luôn cảm thấy khối lượng công việc quá lớn đè lên đôi vai. - Không có thời gian dành cho gia đình do quá bận kinh doanh - Muốn mở rộng sản xuất kinh doanh nhưng lại sợ không quản lý được. - Các báo cáo kế toán rất khó hiểu vì bản thân không có nghiệp vụ. - Cảm thấy không yên tâm về đội ngũ bán hàng của mình. - Khi cần những báo cáo kết quả kinh doanh theo yêu cầu thì không có hoặc phải đợi rất lâu. Hoạt động kế toán cho một công ty hay cửa hàng nói chung là một chuỗi công việc rất vất vả và tốn nhiều công sức nếu không nói là phải có sự cần mẫn, chăm chỉ và sáng suốt. Sự sai sót sẽ khó tránh khỏi nếu công việc chỉ dành riêng cho một người. Nếu thực hiện việc quản lý trên bằng việc ghi sổ sách thủ công sẽ làm mất rất nhiều thời gian và công sức, đôi khi còn làm thất thoát về mặt tài chính và việc đối chiếu sổ sách, tính toán bằng tay thường xuyên diễn ra hằng ngày, điều này nhàm chán với con người.Việc tin học hoá trong bài toán quản lí bán hàng nói chung sẽ giúp cho mọi người làm việc trong bộ phận kế toán công ty bớt đi phần nào sự nhàm chán đó và đặc biệt là tính chính xác cao. Vì vậy việc tin học hoá trong bài toán quản lí sẽ làm tiết kiệm được thời gian, sức lực và giúp cho việc thông tin kế toán được nhanh chóng theo yêu cầu người dung đưa ra Với sự tiến bộ của khoa học – công nghệ hiện nay, máy vi tính có thể giúp chúng ta giải quyết một cách nhẹ nhàng, nhanh chóng và chính xác, tiết kiệm tối đa chi phí quản lý, tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt 4 động sản xuất kinh doanh. Phần mềm quản lý bán hàng được thiết kế nhằm thỏa mãn nhu cầu đó. II. Phân tích và thiết kế hệ thống • Chức năng của hệ thống: 1. Hệ thống: + Đăng nhập + Thoát 2. Cập nhật: + Nhà cung cấp + Khách hàng + Kho hàng + Hàng hoá + Lượng tồn kho đầu kỳ + Hoá đơn 3. Thống kê: + Danh sách khách hàng + Danh sách nhà cung cấp + Danh mục hàng hóa + Danh mục hàng đã bán + Danh mục hàng tồn kho 4. Báo cáo: + Báo cáo tổng hợp hàng nhập trong một khoảng thời gian xác định + Báo cáo tổng hợp hàng bán trong một khoảng thời gian xác định + Báo cáo tổng hợp: nhập, xuất, tồn kho + Báo cáo doanh thu theo từng khách hàng và theo từng mặt hàng + Báo cáo chi phí theo từng nhà cung cấp và theo từng mặt hàng + Báo cáo kết quả kinh doanh của cửa hàng 5 • Biểu đồ phân cấp chức năng: 6 HTQLBH Cập nhật Thống kê Báo cáo Nhà cung cấp Kho hàng Khách hàng Hàng hóa Danh sách khách hàng Danh mục nhà cung cấp Danh mục hàng hóa Danh mục hàng đã bán Báo cáo tổng hợp hàng nhập trong một khoảng thời gian xác định Tồn kho đầu kỳ Hóa đơn Danh mục hàng tồn kho Báo cáo tổng hợp hàng bán trong một khoảng thời gian xác định Báo cáo tổng hợp: nhập, xuất, tồn kho Báo cáo doanh thu theo từng khách hàng và theo từng mặt hàng Báo cáo kết quả kinh doanh của cửa hàng Báo cáo chi phí theo từng nhà cung cấp và theo từng mặt hàng • Sơ đồ ngữ cảnh: Khách hàng Phần Mềm QLBH Bộ phận quản lý kho Giám đốc Yêu cầu mua Báo cáo Yêu cầu Bcáo tồn kho Phiếu xuất hàng 7 • Sơ đồ DFD mức 0 quá trình QLBH: Khách hàng 1.0 Xét duyệt đơn hàng 2.0 Xử lý thu tiền 3.0 Quản lý kho 4.0 Lập báo cáo Lãnh đạo DM hàng hóa Hồ sơ đơn hàng Đơn đặt hàng Trả lời KH Đơn đã được duyệt Hóa Đơn đã thanh toán Sổ sách Kế toán Dữ liệu Báo cáo hàng theo đơn DM khách hàng 8 • Sơ đồ DFD mức 1 tiến trình “Xử lý đơn hàng”: 1.1 Ktra hàng tồn kho 1.2 Ktra thông tin KH 1.3 Lập HĐ Bán hàng 2.0 Giám đốc DM hàng hóa DM Khách hàng Đơn đặt hàng Trả lời của cty Hồ sơ đơn hàng báo cáo Khách hàng 1.4 Lập báo cáo HĐ 9 • Sơ đồ DFD mức 1 tiến trình “Xử lý thu tiền”: 1.0 2.1 Thanh toán 2.2 Lập báo cáo kế toán Giám đốc Dữ Liệu Kế toán Hóa đơn đã được xét duyệt Dữ liệu kế toán Sổ sách kế toán Hồ sơ đơn hàng 10 [...]...• Sơ đồ DFD mức 1 tiến trình Quản lý kho”: DM hàng hóa HĐ đã th.toán 2.0 3.0 Theo dõi tồn kho Phiếu xuất kho 3.2 Giao hàng Thông tin tồn kho Giám đốc báo Hàng cáo theo 3.3 Lập báo cáo đơn Khách hàng 11 • Sơ đồ DFD mức 1 tiến trình “Lập báo cáo”: 1.3 TTin bán hàng SS kế toán 2.1 4.1Nhận số liệu từ các bô phận Ycầu BC Tồn TT Hàng 4.2 Tổng hợp số liệu 3.1 DL Giám đốc BC 4.3 Lập... Number Text Kích thước 7 35 7 10 15 10 7 Chú thích Mã hàng hóa Tên hàng hóa Đơn vị tính Giá nhập Xuất xứ Số lượng hiện có Mã kho DANH MỤC KHÁCH HÀNG STT 1 2 3 4 5 Tên thuộc tính #MaKH TenKH DC DT Email Kiểu Dữ liệu Text Text Text Number Text Kích thước 7 50 50 10 30 Chú thích Mã khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ Điện thoại Địa chỉ email DANH MỤC KHO HÀNG STT Tên thuộc tính 1 #MaKho 2 TenKho Kiểu Dữ liệu... 10 7 Chú thích Số hiệu hóa đơn Mã hàng Số lượng bán Giá bán Ngày bán Thành tiền Thuế Chiết khấu thương mại Phải trả Mã khách hàng HỢP ĐỒNG CUNG CẤP STT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Tên thuộc tính #SHHD MaHH DVT SLN GiaNhap ThanhTien DaTra ConLai Ngayky Kiểu Dữ liệu Text Text Text Number Text Text Text Text Date-time Kích thước 7 7 7 10 10 10 10 10 Chú thích Số hiệu hợp đồng Mã hàng Đơn vị tính Số lượng nhập Giá... a #SHHD MaHH Ngay … N #MaHH TenHH DVT DGia … Hàng hóa N bán #MaKH TenKH DChi N Khách hàng 13 • Các bảng dữ liệu: DANH MỤC NHÀ CUNG CẤP STT 1 2 3 4 5 Tên thuộc tính #MaNCC TenNCC DC DT Email Kiểu Dữ liệu Text Text Text Number Text Kích thước 5 45 50 10 30 Chú thích Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ nhà cung cấp Số điện thoại Địa chỉ email DANH MỤC HÀNG HÓA STT 1 2 3 4 5 6 7 Tên thuộc tính #MaHH... quan hệ giữa các bảng: NCC #MaNCC TenNCC DChi Email HĐ Cung Cấp #SHHD MaHH SLN GiaNhap ThanhTien DaTra ConLai NgayKy MaNCC Kho Hàng #MaKho TenKho Hàng hóa #MaHH TenHH DVT DGia SLHienCo XuatXu MaKho HĐ Chi Tiết #SHGD MaHH SLBan GiaBan ThanhTien Thue CKTM PhaiTra NgayBan MaKH Khách Hàng #MaKH TenKH DChi SoTK Email 16 • Thuật toán đăng nhập hệ thống: BĐ Đếm = 1 Nhập tên người dùng và mật khẩu Đ Kiểm tra mật . Đề tài: xây dựng phần mềm quản lý bán hàng Một cửa hàng kinh doanh thương mại quản lý công việc của mình bằng cách: • Lưu. theo từng mặt hàng 6. Báo cáo kết quả kinh doanh của cửa hàng Cụ thể các công tác quản lý bán hàng tại trung tâm: 1. Khi khách hàng gửi đơn đặt hàng đến thì