Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng và quản lý nhân viên kinh doanh cho công ty cổ phần SIS Việt Nam

Thực tập là giai đoạn chuyển tiếp giúp sinh viên làm quen với thực tế, có được cái nhìn chân thực hơn về cuộc sống, giúp sinh viên khỏi bỡ ngỡ khi bước chân ra khỏi cánh cổng trường đại học vào cuộc đời. Sinh viên có thể áp dụng những kiến thức đã tích lũy trong những năm tháng học đại học để làm một cái gì đó theo đúng chuyên ngành mình đã học, để những kiến thức đó được thực tế hóa, và giúp sinh viên phát huy được năng lực của bản thân. Hiện nay, ứng dụng tin học vào công tác quản lý trong nền kinh tế thị trường không còn là mới, song nó luôn cần được cải tiến và đổi mới để ngày càng đáp ứng được nhu cầu của các doanh nghiệp trong công tác quản lý một cách tốt nhất, để cho con người ngày càng làm chủ được thông tin một cách nhanh nhất, hướng tới là đưa doanh nghiệp của mình ngày một phát triển và tiến xa hơn nữa. Bản thân học chuyên ngành tin học kinh tế, với bốn năm được ngồi trên ghế nhà trường, em cũng đã tích lũy cho mình một số những kiến thức cơ bản về tin học và kinh tế, nên khi thực tập tại công ty cổ phần SIS Việt Nam, em đã chọn cho mình đề tài: “ Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng và quản lý nhân viên kinh doanh cho công ty cổ phần SIS Việt Nam” dựa trên nhu cầu thực tế của công ty, với mong muốn có thể đóng góp một chút công sức nhỏ bé của mình để giúp công ty giải quyết những bất cập trong công tác quản lý và giúp công ty ngày càng phát triển hơn nữa.

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG

DANH MỤC HÌNH VẼ

LỜI MỞ ĐẦU 1

1.1 Tổng quan về công ty cổ phần SIS Việt Nam 3

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 3

1.1.2 Tầm nhìn 5

1.1.3 Mục tiêu 5

1.1.4 Các giá trị (CORE VALUES): 5

1.1.5 Cơ cấu tổ chức của công ty 6

1.1.6 Lĩnh vực hoạt động Không nên viết số hiệu phiên bản 8

1.1.7 Sản phẩm chính 9

1.1.8 Thực trạng ứng dụng tin học trong quản lý của công ty 10

1.2 ĐỀ TÀI THỰC TẬP 12

1.2.1 Tên đề tài 12

1.2.2 Tính cấp thiết của đề tài 12

1.2.3 Mục tiêu cần đạt được và các yêu cầu đối với phần mềm 14

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ NHỮNG CÔNG CỤ CẦN THIẾT ĐỂ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI 17

2.1 Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý (HTTT) 17

2.1.1 Định nghĩa HTTT quản lý 17

2.1.2 Phân loại HTTT quản lý trong một tổ chức 17

2.1.3 Vai trò của HTTT quản lý trong tổ chức 17

2.1.4 Phương pháp phát triển một HTTT quản lý 18

2.2 Tổng quan về công nghệ phần mềm (CNPM) 19

2.2.1 Khái niệm phần mềm 19

2.2.2 Phân tích hệ thống trong công nghệ phần mềm 20

2.2.4 Tiến trình thiết kế phần mềm 22

2.2.5 Các quy trình trong công nghệ phần mềm 24

2.3 Các phương pháp thu thập thông tin 24

2.3.1 Nghiên cứu tài liệu hệ thống 24

2.3.2 Quan sát hệ thống 25

2.2.3 Phỏng vấn 25

2.2.4 Sử dụng phiếu điều tra 26

2.4 Cơ sở phương pháp luận về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access và ngôn ngữ lập trình vb.NET 26

2.4.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 26

2.4.2 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Basic NET 27

2.5 Giới thiệu về Crytal Report 29

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 31

3.1 Phân tích hệ thống 31

3.1.1 Quy trình bán hàng của công ty 31

3.1.2 Yêu cầu đối với phần mềm 32

3.2 Sơ đồ IFD 35

3.2.1 Sơ đồ IFD quy trình bán hàng 35

3.2.2 Sơ đồ IFD cập nhật dữ liệu (nên đưa sơ đồ này vào mục 3.8 Thiết kế giải thuật) 36

3.2.3 Sơ đồ IFD tìm kiếm dữ liệu 37

3.2.4 Sơ đồ IFD báo cáo 38

3.3 Sơ đồ BFD 39

3.4 Sơ đồ ngữ cảnh 40

3.5 Sơ đồ DFD 41

3.5.1 Sơ đồ DFD mức 0 41

3.5.2 Sơ đồ DFD mức 1 của quá trình quản lý bán hàng 42

3.5.3 Sơ đồ DFD mức 1 của quá trình quản lý nhân viên kinh doanh 43

3.6 Thiết kế kiến trúc phần mềm 44

3.7 Thiết kế cơ sở dữ liệu 45

3.7.1 Các khái niệm cơ bản (mục này đáng lẽ phải ở Chương 2) 45

3.7.2 Xây dựng Thiết kế các bảng 46

3.8 Thiết kế giải thuật 54

3.8.1 Giải thuật đăng nhập 54

3.8.2 Đổi mật khẩu 56

3.8.3 Thêm mới dữ liệu 57

3.8.4 Sửa dữ liệu 58

3.8.5 Xóa dữ liệu 59

3.8.6 Tìm kiếm dữ liệu 61

3.9 Thiết kế giao diện 62

KẾT LUẬN 80

TÀI LIỆU THAM KHẢO 82

BCPT Báo cáo phân tích

TLGT Tài liệu giới thiệu

BGPM Báo giá phần mềm

DXPA Đề xuất phương án

KHTK Kế hoạch triển khai

HDKT Hợp đồng kinh tế

PLHD Phụ lục hợp đồng

DNTT Doanh nghiệp thanh toánBGTK Bàn giao triển khaiNVKD Nhân viên kinh doanh

NV Nhân viên

KD Kinh doanh

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 1 1 Cơ cấu tổ chức của công ty SIS Việt Nam

Hình 2 1 Quy trình xử lý thông tin

Hình 2 2 Các nguồn đầu vào của HTTT quản lý

Hình 2 3 Vòng đời phát triển của phần mềm

Hình 2 4: Mô hình Module hóa chương trình

Hình 2 12 Quy trình triển khai

Hình 3 1 Sơ đồ IFD quy trình bán hàng

Hình 3 2 Sơ đồ IFD cập nhật dữ liệu

Hình 3 3 Sơ đồ IFD tìm kiếm dữ liệu

Hình 3 4 Sơ đồ IFD báo cáo

Hình 3 11 Mối quan hệ giữa các thực thể

Hình 3 12 Thuật toán đăng nhập

Hình 3 13 Thuật toán đổi mật khẩu

Hình 3 14 Thuật toán thêm mới

Hình 3 15 Thuật toán sửa dữ liệu

Hình 3 16 Thuật toán xóa dữ liệu

Hình 3 17 Tìm kiếm dữ liệu

LỜI MỞ ĐẦU

Thực tập là giai đoạn chuyển tiếp giúp sinh viên làm quen với thực tế, cóđược cái nhìn chân thực hơn về cuộc sống, giúp sinh viên khỏi bỡ ngỡ khi bướcchân ra khỏi cánh cổng trường đại học vào cuộc đời Sinh viên có thể áp dụngnhững kiến thức đã tích lũy trong những năm tháng học đại học để làm một cái gì

đó theo đúng chuyên ngành mình đã học, để những kiến thức đó được thực tế hóa,

và giúp sinh viên phát huy được năng lực của bản thân

Hiện nay, ứng dụng tin học vào công tác quản lý trong nền kinh tế thị trườngkhông còn là mới, song nó luôn cần được cải tiến và đổi mới để ngày càng đáp ứngđược nhu cầu của các doanh nghiệp trong công tác quản lý một cách tốt nhất, để chocon người ngày càng làm chủ được thông tin một cách nhanh nhất, hướng tới là đưadoanh nghiệp của mình ngày một phát triển và tiến xa hơn nữa

Bản thân học chuyên ngành tin học kinh tế, với bốn năm được ngồi trên ghếnhà trường, em cũng đã tích lũy cho mình một số những kiến thức cơ bản về tin học

và kinh tế, nên khi thực tập tại công ty cổ phần SIS Việt Nam, em đã chọn cho mình

đề tài: “ Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng và quản lý nhân viên kinh doanh cho công ty cổ phần SIS Việt Nam” dựa trên nhu cầu thực tế của công ty, với

mong muốn có thể đóng góp một chút công sức nhỏ bé của mình để giúp công tygiải quyết những bất cập trong công tác quản lý và giúp công ty ngày càng pháttriển hơn nữa

Đề tài gồm các nội dung chính:

Chương 1: Tổng quan về cơ sở thực tập và đề tài đã chọn

Giới thiệu về công ty cổ phần SIS Việt Nam và về đề tài

Chương 2: Cơ sở phương pháp luận và công cụ thực hiện đề tài

Chương 3: Phân tích, thiết kế hệ thống

Phân tích quy trình kinh doanh của hệ thống, vẽ các sơ đồ BFD, DFD, IFD,ngữ cảnh, xây dựng cơ sở dữ liệu và tiến hành thiết kế form, viết code cho phầnmềm Đóng gói thành phần mềm hoàn chỉnh

Tuy đã rất cố gắng vận dụng những kiến thức đã học và học hỏi những kiếnthức thực tế tại công ty cổ phần SIS Việt Nam, nhưng do thời gian và khả năng cóhạn nên đề tài của em không tránh khỏi còn những hạn chế và thiếu sót Em kínhmong các thầy cô cùng bạn bè thông cảm và đóng góp ý kiến để em có thể kịp thờilấp kín những lỗ hổng kiến thức và chương trình đạt hiệu quả cao hơn nữa, nhanhchóng có thể ứng dụng trong thực tế.

Em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc tới Thạc sĩ Trần Công Uẩn, người thầy đãchỉ bảo và hướng dẫn em tận tình trong thời gian thực hiện đề tài Đồng thời em xingửi lời cảm ơn tới các thầy cô trong bộ môn Tin học kinh tế - Trường Đại học kinh

tế quốc dân và tất cả các bạn bè đã giúp đỡ và đóng góp ý kiến để em có thể hoànthành đề tài một cách tốt nhất

Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới toàn bộ các anh chị trong công ty cổ phầnSIS Việt Nam nói chung và các anh chị phòng lập trình nói riêng, đã nhiệt tình giúp

đỡ và tạo mọi điều kiện tốt nhất cho em trong thời gian em thực tập tại quý công ty.Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn tới ban giám đốc, anh Phạm Trọng Chiều – Trưởngphòng lập trình, chị Nguyễn Thị Thanh Thủy, và anh Phạm Văn Cương đã tận tìnhgiúp đỡ em trong thời gian qua

Em xin chân thành cảm ơn!

Sau mục lục phải có: Danh mục các chữ viết tắt; Danh mục các bảng, biểu, sơ đồ, hình vẽ.

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP VÀ ĐỀ TÀI ĐÃ CHỌN

1 Tổng quan về công ty cổ phần SIS Việt Nam

Công ty cổ phần SIS Việt Nam là đơn vị chuyên sâu trong lĩnh vực cung cấpgiải pháp kế toán tài chính và quản trị doanh nghiệp bằng Công nghệ phần mềmhiện đại nhất và đội ngũ chuyên gia chuyên nghiệp, được thành lập ngày 04 tháng

03 năm 2002 Đội ngũ chủ chốt của SIS Việt Nam không chỉ là những chuyên gia

có hơn 15 năm kinh nghiệm làm việc tại các Tập đoàn lớn trong và ngoài Nước Họ

là những chuyên gia hàng đầu về Tin học, Tài chính, Đầu tư, Phần mềm kế toán vàQuản trị doanh nghiệp Họ có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực Tư vấn tài chính vàQuản trị doanh nghiệp Họ đã tham gia nhiều dự án ứng dụng phần mềm Quản trịdoanh nghiệp ERP, Kế toán tài chính trong và ngoài nước SIS Việt Nam là một độingũ trẻ, giàu đam mê và nhiệt huyết trong công việc cùng chung vai góp sức vì mụctiêu phục vụ nhu cầu của khách hàng và sự phát triển của Công ty Sản phẩm củaSIS Việt Nam là sự kết hợp hài hòa giữa công nghệ và trí thức quản trị

Triết lý tâm đắc và rất hiệu quả của mọi thành viên công ty:

“Well Begun is Half Done – Chuẩn bị chu đáo là một nửa thành công”

Triết lý Aristotle trong kinh doanh Triết gia Hy lạp Cổ đại

Triết lý của Công ty: SMART INNOVATION

Trụ sở chính: Số 17/183 Đặng Tiến Đông, Đống Đa, Hà nội, Việt Nam

pháp nhân; là loại hình Công ty Cổ Phần, có con dấu riêng và tài khoản ở ngânhàng

Công ty CP SIS Việt Nam thành lập ngày 04 tháng 03 năm 2002 với tên gọiban đầu là Công ty TNHH Sản xuất phần mềm và tích hợp hệ thống thông minh

Giấy CNDKKD: 0103010051

Vốn Điều lệ: 6.000.000.000 VNĐ

Tháng 4/2006 Công ty cơ cấu lại tổ chức, chuyển đổi mô hình công ty từcông ty TNHH thành Công ty Cổ phần, với tên mới là Công ty CP SIS Việt Nam(SIS Viet Nam JSC) Với bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất phần mềm,Công ty CP SIS Việt Nam đã nỗ lực vươn lên và đạt thành tích cao trong lĩnh vựcsản xuất và cung cấp phần mềm kế, tiêu biểu kể tới là thành tích 06 giải thưởng SaoKhuê, danh hiệu cao quí nhất, tôn vinh doanh nghiệp trong lĩnh vực Công nghệthông tin năm 2005, 2006,2008, 2009, 2010, 02 CUP ICT năm 2005 và 2006, bằngkhen của Bộ trưởng Bộ Bưu chính Viễn Thông năm 2002-2005 Đến nay Công ty

CP SIS Việt Nam đã từng bước khẳng định được mình trong thị trường phần mềmtrong nước với hơn 3000 khách hàng trải dài từ Bắc vào Nam

Hiện nay, Công ty CP SIS Việt Nam có trụ sở chính tại Số 17/183 Đặng TiếnĐông, Đống Đa, Hà Nội Ngoài ra Công ty còn có hệ thống chi nhánh, đại lý rộngkhắp, mở tại các tỉnh lớn trong cả nước Tiêu biểu kể tới là Chi nhánh Công ty tại

TP Hồ Chí Minh, Các văn phòng đại lý đại diện tại các tỉnh Hải Phòng, Hải Dương,Hưng Yên, Nam Định, Việt Trì, Thái Nguyên…

Đội ngũ SiS Việt nam với hơn 80 chuyên gia đến từ các Công ty Hàng đầutrên Thế giới và Việt nam như: ORACLE, PWC, FPT, CMC v.v Họ được đào tạobài bản trong và Ngoài nước với học vị Thạc sỹ và kỹ sư Họ liên tục học hỏi đểthiết kế những sản phẩm, dịch vụ tối ưu nhất cho khách hàng

Chuyên môn chuyên sâu tại SiS Việt Nam là Kế toán, tài chính và Côngnghệ thông tin Ngoài ra các chuyên gia tư vấn có hiểu biết sâu rộng về Đầu tư tàichính, quản trị kinh doanh và marketing

Chiến lược nhân sự: Công ty SiS tuyển dụng và hợp tác với các ứng viên cóthái độ làm việc nghiêm túc, phong cách chuyên nghiệp - đặc biệt làm việc nhóm

Họ phải luôn luôn cầu tiến và ham học hỏi, thẳng thắn trong công việc và có tráchnhiệm cao, coi chất lượng của công việc được giao là giá trị của chính bản thân họ.Mọi nhân viên được bình đẳng trong việc phát triển bản thân và cạnh tranh lànhmạnh trong Công ty.

Niềm tin vào đội ngũ SIS Việt nam:

 Tận tuỵ, chu đáo với công việc

 Hài hoà trong quan hệ đối tác, đồng nghiệp

 Luôn trau dồi kiến thức

Tầm nhìn

Góp phần đưa CNTT vào ứng dụng trong công tác Kế toán và Quản trịdoanh nghiệp và góp phần tăng hiệu suất sử dụng nguồn lực và giảm chi phí quảntrị Đặc biệt góp phần tăng tính độc lập trong công việc và giảm sự phục vụ thuộc

vào con người

Mục tiêu

Trở thành Công ty hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp Giải pháp kế toán tàichính và quản trị doanh nghiệp cho các Doanh nghiệp Nhỏ và Vừa Việt Nam

Các giá trị (CORE VALUES):

 Con người chăm chỉ, sáng tạo

 Sản phẩm độc đáo, khác biệt

 Dịch vụ chu đáo, thành tâm

Cơ cấu tổ chức của công ty

Công ty cổ phần SIS Việt Nam có trụ sở chính đặt tại số 17/183 phố ĐặngTiến Đông – Đống Đa – Hà Nội, ngoài ra nó còn có các chi nhánh đặt tại thành phố

Hồ Chí Mình, văn phòng đặt tại Bắc Ninh và các văn phòng ở các tỉnh thành khác

Cơ cấu tổ chức của công ty gồm có :

 Ban giám đốc: giám đốc Lương Xuân Vinh

Là người đại diện theo pháp luật của công ty Giám đốc quản lý điều hànhmọi hoạt động sản xuất và quyết định kế hoạch, dự án sản xuất kinh doanh củacông ty Các phó giám đốc?

 Phòng nghiên cứu và phát triển:

Công việc chính của phòng nghiên cứu

và phát triển là:

 Tiếp nhận yêu cầu lập trình phần mềm cho khách hàng

 Phân tích và lập trình.

 Bàn giao phầm mềm cho phòng triển khai

 Cung cấp giải pháp cho phòng kinh doanh & marketing

 Quy trình hoạt động của phòng nghiên cứu và phát triển

 Quy trình đánh giá yêu cầu

 Quy trình phân tích, thiết kế yêu cầu

 Quy trình customize sản phẩm

 Quy trình nội bộ

 Quy trình xử lý lỗi phần mềm

 Quy trình luân chuyển thông tin với các phòng ban khác

 Phòng Kinh doanh & Marketing

Công việc chính của phòng kinh doanhlà:

 Khảo sát, nghiên cứu và phân tích thị trường

 Marketing và quảng bá thương hiệu công ty, sản phẩm

 Lập kế hoạch kinh doanh và thực hiện hàng tháng, quý, năm

 Cung cấp sản phẩm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng

 Chăm sóc khách hàng, đối tác thường xuyên

 Hoàn thành kế hoạch kinh doanh hàng tháng, úy, năm

Quy trình hoạt động của phòng kinh doanh: gồm các quy trình sau:

 Quy trình nội bộ phòng kinh doanh

 Quy trình phân phối đầu mối kinh doanh

 Quy trình phân chia doanh số kinh doanh

 Quy trình kinh doanh

 Quy trình luân chuyển thông tin giữa phòng kinh doanh với cácphòng

 Quy trình kinh doanh chi tiết SAS INOVA

 Phòng Triển khai & Đào tạo

Nhiệm vụ chính của phòng triển khai:

 Tư vấn và chuyển giao công nghệ phần mềm cho kháchhàng

 Hướng dẫn khách hàng sử dụng phần mềm.

Quy trình hoạt động của phòng triển khai:

 Quy trình chức năng triển khai có làm theo yêu cầu riêng của khách hàng (Customize)

 Quy trình triển khai không có Customize

 Quy trình nội bộ phòng triển khai

 Quy trình luân chuyển thông tin với các phòng khác

 Quy trình hoạt động của phòng bảo hành:

 Qui trình bảo trì phần mềm cho khách hàng

 Qui trình xử lý lỗi

 Qui trình tiếp nhận hợp đồng bảo trì, nâng cấp

 Qui trình luân chuyển thông tin phòng bảo hành với các phòng

Lĩnh vực hoạt động Không nên viết số hiệu phiên bản

- Sản xuất và triển khai Phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8 (dànhcho doanh nghiệp vừa và nhỏ)

- Sản xuất và triển khai phần mềm kế toán quản trị SAS ERP 6.8 (dànhcho doanh nghiệp vừa và lớn)

- Sản xuất và triển khai phần mềm Tổng thể doanh nghiệp SIS-ERP 1.0.NET

- Sản xuất và triển khai phần mềm Nhân sự tiền lương SIS-HRM1.0 NET

- Sản xuất và triển khai phần mềm kế toán SAS Financial 6.0 NET

- Dịch vụ tư vấn, thiết kế, triển khai, cài đặt, hỗ trợ các phần mềm hệthống tin học viễn thông

- Dịch vụ bảo dưỡng, bảo hành, bảo trì, lắp đặt các thiết bị điện, điện

tử, viễn thông, tin học;Đào tạo và chuyển giao công nghệ;

Sản phẩm chính

SIS Việt Nam luôn đa dạng hoá sản phẩm nhằm đáp ứng kịp thời thay đổi nhu cầu quản lý của doanh nghiệp Chính vì lẽ đó mà các dòng sản phẩm của SIS Việt Nam liên tục được cải tiến về tính năng, tiện ích và thân thiện hơn với cán bộ kế toán và quản trị doanh nghiệp Các dòng sản phẩm phần mềm kế toán đều đã khẳng định được chỗ đứng của mình trên thị trường ví dụ sinh động cho điều đó chính là sự đánh giá cao của hơn 5.000 khách hàng trên toàn quốc

- SAS INNOVA 2011 OPEN - Phần mềm HTKK MR miễn phí bản quyền

- SAS INNOVA 8.0 - Phần mềm kế toán Cảnh báo và quản trị DN Online

- SAS INNOVA 6.8.1/6.8.2 - Sản phẩm phần mềm kế toán quản trị dành cho doanh

nghiệp nhỏ và vừa

- SAS INNOVA 8.0 HRM - Sản phẩm phần mềm Quản trị Nhân sự tiền lương

- SAS INNOVA 8.0.GL - Giải pháp phần mềm quản trị dịch vụ giặt là

- - Phần mềm kế toán quản trị SAS ERP 6.8.NET - Sản phẩm phần mềm

quản lý tổng thể doanh nghiệp

Đi đôi với sản phẩm đó là các dịch vụ gia tăng như phân tích, tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp trong lựa chọn và sử dụng chương trình một cách hiệu quả nhất Đội ngũ chuyên gia của SiS đến từ các Công ty lớn như Oracle, PWC, FPT, CMC được đào tạo kiến thức sâu CNTT, phương pháp làm việc chuyên nghiệp, trực tiếp tham gia nhiều dự án quan trọng trong và ngoài Nước Họ đã quen thuộc với các dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp như: bản địa hoá sản phẩm, customization, kiểm tra chương trình, đào tạo và hỗ trợ kỹ thuật v.v Họ đã có nhiều kinh nghiệm với các sản phẩm ERP, kế toán tài chính như Oracle Finance, Solomon V, PeachTree, QuickBook, iFinance, v.v

Mục tiêu của phần mềm kế toán SAS

- Giải thoát doanh nghiệp/Chủ doanh nghiệp khỏi nỗi lo thường trực về các thông tin, báo cáo kế toán, quyết toán, thuế, lãi/lỗ

- Trút bớt gánh nặng về quản lý điều hành các hoạt động tài chính, kế toán quản trị

- Quản lý kho, bán hàng, mua hàng, công nợ trở nên đơn giản, dễ kiểm soát

- Quản lý chi phí, kiểm soát giá thành và quá trình sản xuất cũng như hiệu quả SXKD

- Cảnh báo kế toán theo luật và các quy định về quản trị DN

Giải pháp theo ngành dọc

Với thành công trong việc cung cấp Giải pháp back-end về tài chính, kế toán cho nhiều ngành nghề Từ nhiều năm nay SIS Việt Nam đã và đang đầu tư đểphát triển các giải pháp trọn gói theo Ngành Đây là các Giải pháp hỗ trợ việc quản lý từ Khâu mua, bán hàng hóa, kho tàng, tài sản cố định, sản xuất, nhân sự, tiền lương cho đến kế toán tài chính Với giải pháp này, SIS Việt Nam sẽ cung cấp cho các doanh nghiệp một công cụ đắc lực trong công tác điều hành và vận hành công ty dựa trên nền tảng công nghệ hiện đại Các Ngành SiS Việt Nam đã và đang nghiên cứu và hợp tác với các đối tác cung cấp: Khách sạn, Nhà hàng, Bán hàng, Siêu thị, Sách, Thiết bị, Dược, Điện thoại Di động v.v

Công nghệ áp dụng

- Ngôn ngữ lập trình: VB.Net, Visual Foxpro, Oracle Designer 6i, Oracle Developer 6i, VC++, Visual NET, Lotus Notes 5x, Crystal report, HTML,

- Kiến trúc lập trình: Client/ Server, 3 tiers

- Cơ sở dữ liệu: SQL Server, Oracle

- Phương pháp luận: Oracle CASE*Method, RUP (Rational Rose)

Thực trạng ứng dụng tin học trong quản lý của công ty.

1 Hiện trạng về phần cứng.

Là một doanh nghiệp được thành lập và đi vào hoạt động mười năm naycộng với việc hoạt động trong lĩnh vực giải pháp phần mềm nên việc ứng dụng tinhọc hóa vào công ty là khá hoàn thiện

Tại trụ sở và văn phòng đại diện của công ty, phần lớn nhân viên đều đã tựtrang trang bị cho mình máy tính cá nhân Ngoài ra, các phòng ban phục vụ công tácquản lý và chuyên môn kỹ thuật cũng được trang bị máy tính phù hợp

Hệ thống máy tính đều được nối mạng LAN, mạng Internet và các nhân viênlập trình, kinh doanh, hành chính, quản lý đều có kiến thức và kỹ năng sử dụng máytính tốt

Kiến trúc lập trình: Client/ Server, 3 tiers

Cơ sở dữ liệu: SQL Server, Oracle

 Phần mềm kế toán: Sử dụng phần mềm quản trị do công ty sản xuấtSAS INNOVA 6.8.1 Pro

 Phầm mềm quản lý nhân sự: SAS INNOVA 8.0 HRM

 Lotus Note: Trao đổi thông tin nội bộ giữa mọi người trong công tybằng cách gửi thư

 Skype: Trao đổi thông tin nội bộ và với khách hàng Chương trình nàyrất hữu ích vì nó cho chất lượng âm thanh rất tốt có thể trao đổi trực tuyến rất tốtngoài ra nó còn cho phép gửi tệp (send file) với tốc độ cao

 Bộ phần mềm văn phòng Microsoft Office, Unikey, Chương trình diệtvirus…

Với c Các cán bộ chuyên môn đều được trang bị các phần mềm kế toán vàphần mềm lập trình hỗ trợ trong công việc

2 PHÁT BIỂU ĐỀ TÀI THỰC TẬP

Lựa chọn Tên đề tài

Phát triển phần mềm quản lý bán hàng và quản lý nhân viên kinh doanh chocông ty cổ phần SIS Việt Nam (SIS Viet Nam Joint Stock Company)

Nơi thực hiện đề tài: Công ty cổ phần SIS Việt Nam Tính cấp thiết của đề tài

SIS Việt Nam là đơn vị chuyên sâu trong lĩnh vực sản xuất phần mềm, mộttrong những ngành công nghiệp đầy tính cạnh tranh trong thời buổi công nghệthông tin hiện nay Theo nghiên cứu của Đại học Pittsburgh, McGill và Viện Côngnghệ Georgia nhằm đánh giá những nguyên nhân của sự thành công và thất bạitrong ngành công nghiệp phần mềm, những yếu tố quan trọng nhất quyết định tớithành công trong ngành này đó là marketing, vận hành doanh nghiệp và nghiên cứu,phát triển Chính vì thế, việc đưa được sản phẩm tới tay càng nhiều khách hàng vàchiếm được niềm tin trong lòng họ thì càng giúp công ty tồn tại và phát triển tiến xahơn nữa Muốn vậy, khâu marketing và bán hàng của công ty phải được chú trọng

Có thể nói, bán hàng là khâu quan trọng nhất, nó là hoạt động cơ bản của công ty,kéo theo hàng loạt các hoạt động đi kèm như chăm sóc khách hàng, bảo trì, nângcấp và như một chu trình lặp, chính các hoạt động đi kèm đó, nó lại làm cho niềmtin của khách hàng vào công ty và sản phẩm của công ty ngày càng vững chắc hơn

lớn, chính những khách hàng đó lại mang tới cho chúng ta giới thiệu cho công ty

những khách hàng mới khách, và khâu bán hàng lại tiếp diễn Điều đó lý giải tại saokhâu bán hàng ở SIS Việt Nam lại được chú trọng tới vậy Với sản phẩm là phầnmềm, nó mang những đặc trưng riêng mà sản phẩm hàng hóa thông thường kháckhông có, chính vì thế việc quản lý bán hàng của công ty cũng mang những nét đặctrưng riêng

Hiện tại, công ty đang sử dụng chính sản phẩm phần mềm kế toán SASINNOVA 6.8.1 để phục vụ công tác kế toán nói chung và quản lý bán hàng nóiriêng Đồng thời công ty cũng sử dụng Lotus Note để phục vụ việc quản lý bánhàng bằng cách lưu trữ thông tin khách hàng trên đó Việc sử dụng hai phần mềm

để quản lý gây ra nhiều bất cập và đôi khi khó khăn trong việc lên báo cáo hoặc truyxuất thông tin Thêm vào đó, với sản phẩm là phần mềm, nó có những đặc trưngriêng không giống với những hàng hóa thông thường nên việc quản lý bán hàngbằng phần mềm kế toán chuyên dành cho các công ty sản xuất, thương mại và dịch

vụ xây lắp đôi khi tỏ ra bất cập khi sử dụng cho sản phẩm phần mềm Một số cácđặc tính không cần theo dõi thì lại được chi tiết (như hàng bán trả lại, theo dõi tồnkho, ), trong khi một số đặc tính cấần được quan tâm thì lại thiếu (chi tiết hợpđồng, tình trạng hợp đồng, tình trạng khách hàng, nhân viên quản lý hợp đồngđó ) Tại sao lại nói đó là những chi tiết cần quan tâm??? Lý do khiến các chi tiếtnày cần được quan tâm là: Như các bạn đã biết, pPhần mềm ứng dụng có một đặctrưng đó là chu kỳ sống của sản phẩm Khi ta theo dõi được chi tiết hợp đồng đó,biết được ngày ký hợp đồng, biết được ngày đưa phần mềm vào sử dụng, căn cứvào thời gian đó, ta biết được phần mềm đó đã đến thời kỳ nâng cấp chưa? Hoặc nó

đã có thêm module mới mà công ty mới bổ sung tung ra chưa? Từ đó công ty cóchiến lược chăm sóc khách hàng bằng việc gọi điện cho khách hàng hoặc gửi mailgiới thiệu về các module mới, tính năng cũng như sự cần thiết của chúng, như vậysản phẩm sẽ có sức cạnh tranh trên thị trường, đảm bảo khách hàng được sử dụngnhững ứng dụng mới nhất, tăng niềm tin của khách hàng với công ty Theo thống kêcủa các công ty sản xuất phần mềm, khâu bảo trì và nâng cấp là một trong nhữngkhâu quan trọng và mang về doanh thu lớn và lâu dài cho công ty Thêm vào đó,trong khâu bán hàng, công ty cũng rất quan tâm tới cán bộ kinh doanh nào đangtheo dõi hợp đồng nào Với mục đích, không để hai cán bộ kinh doanh cùng chămsóc một khách hàng, như vậy sẽ có sự trùng lắp, và đôi khi có xảy ra mâu thuẫntrong nội bộ công ty, và ngược lại, công ty cũng muốn nâng cao trách nhiệm củacán bộ kinh doanh đó với khách hàng đã ký hợp đồng, nhằm đảm bảo quyền lợi củakhách hàng, được chăm sóc tốt nhất và kịp thời nhất Hơn nữa, với phương châm “làm theo năng lực, hưởng theo lao động“, việc theo dõi cán bộ kinh doanh theo hợpđồng sẽ đảm bảo công bằng trong chế độ lương thưởng, mỗi cán bộ kinh doanh khi

ký được hợp đồng và hoàn thành hợp đồng đó sẽ được hưởng một mức doanh sốtương ứng theo một mức mà công ty đã quy định cụ thể Phần mềm SAS INNOVA6.8.1 hiện tại không tích hợp chức năng tính doanh số cho cán bộ kinh doanh, chính

vì thế kế toán thường tự tính trên bảng tính excel, do đó còn nhiều bất cập và sai số,

cùũng như tốn thời gian

Với thực trạng em đã quan sát và tìm hiểu được trong thời gian thực tập ởcông ty, em chọn đề tài “Phát triển phần mềm quản lý bán hàng và quản lý nhânviên kinh doanh cho công ty cổ phần SIS Việt Nam“ với hy vọng góp phần giảiquyết những bất cập đang tồn tại, nhằm giảm nhẹ công tác quản lý cũng như kếtoán, đưa giúp công ty ngày càng phát triển tiến xa hơn nữa

(Phần dưới này có bố cục không rõ ràng)

Mục tiêu, nhiệm vụ và yêu cầu của đề tài cần đạt được và

các yêu cầu đối với phần mềm

3 Mục tiêu của phần mềm

Phần mềm hướng tới mục tiêu quản lý việc bán hàng tốt hơn và giảm nhẹ dễ dàng hơn trong công tác kế toán Mở rộng đối tượng hưởng lợi từ phần mềm Cácđối tượng hưởng lợi bao gồm:

- Ban giám đốc: có thể yêu cầu các báo cáo ngay khi cần, như báo cáo

về doanh thu, về số lượng khách hàng, số lượng hợp đồng

- Kế toán: công tác kế toán được giảm nhẹ, do phần mềm được tích hợpcông tác quản lý bán hàng và tính doanh số cho nhân viên bán hàng đó, đồng thời

do được thiết kế dựa trên chính yêu cầu của công ty với những đặc thù về sản phẩmnên thuận tiện hơn cho công tác kế toán

- Nhân viên kinh doanh: việc tính doanh số cho nhân viên được côngkhai, do đó nhân viên kinh doanh có thể theo dõi được số doanh số của mình cũngnhư của đồng nghiệp, từ đó có động lực phấn đấu, và nó thể hiện tính minh bạchtrong công tác lương thưởng của từng nhân viên

- Khách hàng: khách hàng là đối tượng hưởng lợi gián tiếp từ phầnmềm Do phần mềm chuyên quản lý việc bán hàng nên khách hàng là đối tượng rấtquan trọng Nhờ phần mềm chúng ta biết được khách hàng ký hợp đồng trong thờigian nào? Từ đó có chính sách chăm sóc khách hàng hợp lý, đồng thời cũng có thểgiới thiệu những bản nâng cấp cho những khách hàng đã ký hợp đồng trong nhữnglần trước Khi đó khách hàng sẽ nhận thấy họ được quan tâm, và mức độ hài lòngcủa họ với sản phẩm và tin tưởng vào công ty ngày càng lớn

- Công ty SIS Việt Nam: và tất cả các đối tượng hưởng lợi trên chungquy lại là công ty Công ty sẽ có hình ảnh làm việc chuyên nghiệp hơn trong mắtcác đối thủ và khách hàng, từ đó đưa nhờ đó công ty ngày càng phát triển và tiến xahơn nữa

4 Nhiệm vụ của đề tài Các yêu cầu đối với phần mềm

Để đáp ứng được các mục tiêu đặt ra, phần mềm phải đáp ứng được các yêucầu: có những chức năng phục vụ công tác quản lý bán hàng sau đây:

- Quản lý được danh sách khách hàng, tình trạng khách hàng

- Quản lý được các hợp đồng đã ký với khách hàng theo thời gian

- Quản lý được các mặt hàng của công ty

- Quản lý được nhân viên kinh doanh

- Đưa ra được các báo cáo:

+ bBáo cáo bán hàng

+ bBáo cáo doanh thu (theo thời gian, theo nhân viên, )

+ bBáo cáo công nợ khách hàng

+ bBáo cáo liên quan tới nhân viên kinh doanh (nhân viên nào có doanh sốcao nhất? )

+ bBáo cáo về tình hình triển khai, bảo trì phần mềm của khách hàng

- Để quản trị hệ thống được dễ dàng và thân thiện với người dùng, phần mềm cần có các chức năng:

TT Nội dung Mô tả chi tiết

1 Phân quyền Ứng với mỗi bộ phận chỉ có thể sử dụng một số chức năng nhất

định tương ứng phù hợp Chỉ có bộ phận quản trị hệ thốngđược phép sử dụng tất cả các chức năng của phần mềm

2 Sao lưu Dữ liệu về cán bộ công nhân viên, các báo cáo, chứng từ được

sao lưu định kỳ và có thể phục hồi khi có sự cố xảy ra

2

Dễ bảo trì để có thể

thích nghi với môi

trường Biểu mẫu có thể

thay đổi

Khi các quy định thay đổi thì cách tính toán lươngthưởng, doanh số sẽ được thay đổi theo

3 Tốc độ thực hiện công

việc nhanh, tìm kiếm

Tốc độ nhập, xuất dữ liệu không quá 15 giây Tìmkiếm theo nhiều tiêu chí như tên khách hàng, theo

theo nhiều tiêu chí hợp đồng…

4 Giao diện trực quan, dễ

sử dụng Giao diện thân thiện với người dùng

5 Cho phép tự động hóa

các công việc

Tự động việc báo cáo theo định kỳ hay bấtthường…

Mỗi chương phải bắt đầu từ trang mới

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ NHỮNG CÔNG CỤ CẦN THIẾT ĐỂ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI

2.1 Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý (HTTT)

2.1.1 Định nghĩa HTTT quản lý

+ Hệ thống thông tin là một tổ hợp các yếu tố phần cứng, phần mềm,con người, dữ liệu và viễn thông thực hiện các chức năng thu thập, xử lý,lưu trữ và phân phối dữ liệu và thông tin và cung cấp một cơ chế phản hồi đểđạt được một mục tiêu định trước (Sao đoạn này lại thụt vào?)

+ Hệ thống thông tin quản lý ( Management Information System) là

hệ thống tích hợp các yếu tố con người, các thủ tục, các CSDL và các thiết bịđược sử dụng để cung cấp những thông tin có ích cho các nhà ra quyết định

2.1.2 Phân loại HTTT quản lý trong một tổ chức

Thông tin quản lý là những dữ liệu được xử lý và sẵn sàng phục vụ công tác quản lýcủa tổ chức Có 3 loại thông tin quản lý trong một tổ chức, đó là thông tin chiến lược, thông tin chiến thuật, và thông tin điều hành

Thông tin chiến lược: là thông tin sử dụng cho chính sách dài hạn của tổ chức, chủ

yếu phục vụ cho các nhà quản lý cao cấp khi dự đoán tương lai Loại thông tin này đòi hỏi tính khái quát, tổng hợp cao Dữ liệu để xử lý ra loại thông tin này thường là

từ bên ngoài tổ chức Đây là loại thông tin được cung cấp trong những trường hợp đặc biệt

Thông tin chiến thuật: là thông tin sử dụng cho chính sách ngắn hạn, chủ yếu phục

vụ cho các nhà quản lý phòng ban trong tổ chức Loại thông tin này trong khi cần mang tính tổng hợp vẫn đòi hỏi phải có mức độ chi tiết nhất định dạng thống kê Đây là loại thông tin cần được cung cấp định kỳ

Thông tin điều hành: (thông tin tác nghiệp) sử dụng cho công tác điều hành tổ

chức hàng ngày và chủ yếu phục vụ cho người giám sát hoạt động tác nghiệp của tổ chức Loại thông tin này cần chi tiết, được rút ra từ quá trình xử lý các dữ liệu trong

tổ chức Đây là loại thông tin cần được cung cấp thường xuyên

2.1.3 Vai trò của HTTT quản lý trong tổ chức

Trong các tổ chức hiện đại, các hệ thống thong tin đóng vai trò thenchốt và đương nhiên phải được sự đánh giá cao của các nhà quản lý Hệthống thông tin quản lý ngày nay đã ảnh hưởng trực tiếp tới cách thức cácnhà quản lý ra quyết định, các nhà lãnh đạo lập kế hoạch và thậm chí cả việcquyết định sản phẩm, dịch vụ nào được đưa vào sản xuất nói tóm lại, các hệthống thông tin đã thực sự đóng vai trò chiến lược trong đời sống của tổchức Ba vai trò chính yếu của các HTTT đối với tổ chức:

+ Hỗ trợ các hoạt động tác nghiệp+ Hỗ trợ hoạt động quản lý của tổ chức+ Hỗ trợ các lợi thế cạnh tranh của tổ chức

2.1.4 Phương pháp phát triển một HTTT quản lý

Có nhiều phương pháp phát triển một hệ thống thông tin quản lý,chúng ta xem xét phương pháp vòng đời phát triển HTTT (system LifeCycle Development Method)

Phương pháp này gồm 7 giai đoạn

+ Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc ban giám đốc những thông tinđầy đủ và phù hợp để họ có căn cứ ra những quyết định về thời cơ, tính khảthi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống

+ Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Nhằm hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, hiểu rõ hệthống, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác địnhnhững đòi hỏi và những rang buộc phải tuân thủ và vạch rõ những mục tiêu

mà HTTT mới cần phải đạt được

+ Giai đoạn 3: Thiết kế logic

Nhằm xác định và mô tả tất cả các thành phần logic của một HTTTmới, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đượcnhững mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn phân tích chi tiết Mô hìnhlogic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra,nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý và hợp thức hóa sẽ phải thực hiện vàcác dữ liệu sẽ được nhập vào Mô hình logic sẽ phải được những người sửdụng xem xét và chuẩn y

+ Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm.Khi

mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viênhoặc nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệthống này Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hóa môhình logic Mỗi một phương án là một phác họa của mô hình vật lý ngoài của

hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết Để giúp những người sửdụng lựa chọn giải pháp vật lý thỏa mãn tốt hơn các mục tiêu đã định ratrước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợi ích của mỗiphương án và phải có những khuyến nghị cụ thể Những người sử dụng sẽchọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫntôn trọng các rang buộc của tổ chức

+ Giai đoạn 5:Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này được tiến hành sau khi đã lựa chọn được một phương

án giải pháp phù hợp Thiết kế vật lý sẽ đưa ra các sản phẩm cụ thể là: trướchết là một tài liệu mô tả các đặc trưng nhìn thấy được của hệ thống mới choviệc thực hiện kỹ thuật; các mô tả các yếu tố nhìn thấy được của hệ thốngcho người sử dụng và các mô tả phần thủ công và những giao diện giữangười sử dụng với những phần tin học hóa của hệ thống

+ Giai đoạn 6: Thực hiện kỹ thuật hệ thống

Mục tiêu: tạo ra một hệ thống hoạt động được theo yêu cầu của thiết

kế kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin họchóa của HTTT, có nghĩa là phần mềm Những người chịu trách nhiệm về giaiđoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thaotác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống

+ Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Cài đặt hệ thống là giai đoạn đưa HTTT vào hoạt động thay thế hệthống cũ trong tổ chức.đây là giai đoạn đầy khó khan vì nó sẽ đụng chạmgiữa cái cũ và cái mới, đụng chạm tới quyền lợi của các thành viên trong tổchức Để việc chuyển đổi này được thực hiện một cách suôn sẻ và hiệu quảcần phải lập kế hoạch và thực hiện một cách cẩn thận

2.2 Tổng quan về công nghệ phần mềm (CNPM)

2.2.1 Khái niệm phần mềm

Phần mềm là một tập hợp các lệnh được cài đặt bên trong máy tính giúp chochúng có thể hoạt động xử lý thông tin.

Theo Roger Pressman thì phần mềm là:

+ Các chương trình máy tính

+ Các cấu trúc dữ liệu cho phép chương trình xử lý các thong tin thích hợp+ Các tài liệu mô tả phương thức sử dụng các chương trình ấy

(theo giáo trình Kỹ nghệ phần mềm – PGS.TS Hàn Viết Thuận)

2.2.2 Phân tích hệ thống trong công nghệ phần mềm

Trong quá trình phân tích hệ thống của kỹ nghệ phần mềm, người ta phải vậndụng một số vấn đề phương pháp luận cơ bản nhằm đảm bảo cho hệ thống hoạtđộng ổn định và mang lại hiệu quả kinh tế thiết thực

+ Phương pháp tiếp cận hệ thống: xem xét hệ thống trong tổng thể vốn cócủa nó cùng với các mối liên hệ của các phân hệ nội tại cũng như mối liên hệ với hệthống bên ngoài

+ Từ phân tích chức năng đến mô hình hóa

Trong quá trình phân tích hệ thống khi thiết kế phần mềm người ta phải tiếnhành theo một trình tự khoa học từ phân tích chức năng của hệ thống, phân tíchdòng thong tin kinh doanh, sau đó tiến hành mô hình hóa bẳng các mô hình BFD,IFD, DFD

 Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD – business Function Diagram

 Sơ đồ dòng dữ liệu DFD – Data Folow Diagram

 Các mô hình dữ liệu DM – Data Models

 Ngôn ngữ có cấu trúc SL – Structured Langague

+ Tính module của chương trình

Mỗi chương trình được coi như một bài toán lớn và module hóa là việc phânchia bài toán lớn thành các bài toán nhỏ hơn Mỗi module có thể coi như một đơnthể chương trình độc lập có thể lắp ghép với nhau Mục đích của việc module hóa làlàm giảm độ phức tạp của chương trình, nâng cao tính dễ đọc, dễ kiểm thử và dễbảo trì cho chương trình máy tính

+ Kí pháp thiết kế bằng lưu đồ

Khi thiết kế phân mềm, sử dụng lưu đồ là cách biểu diễn đơn giản, dễ hiểu và

dễ cảm nhận, chính vì thế được dung rộng rãi nhất trong thiết kế phần mềm.lưu đồcho ta một cái nhìn bao quát tổng thể vấn đề đang nghiên cứu, đồng thời xem xétcấu trúc logic của hệ thống một cách chính xác và đơn giản

Các ký pháp lưu đồ : (Ghép các hình lặt vặt này thành nhóm (grouping) để chúng đi liền với nhau)

Khối bắt đầu khối kết thúc

+ Thiết kế dữ liệu:

Cơ sở Dữ liệu là một tập hợp dữ liệu được tổ chức đặc biệt và được lưu trữtrên các thiết bị nhớ của máy tính nhằm cung cấp thong tin cho những người sửdụng khác nhau hay cho những ứng dụng khác nhau Thiết kế cơ sở dữ liệu phải trảiqua các bước:

 Phân tích toàn bộ yêu cầu

 Nhận dạng những thực thể

 Nhận diện mối quan hệ tương quan giữa các thực thể

 Xác định các mục khóa chính

 Thêm vào các trường không phải là các mục khóa vào bảng

 Chuẩn hóa các bảng dữ liệu theo 1NF, 2NF, 3NF

 Khai báo phạm vi của mỗi trường

+ Thiết kế giải thuật

Thuật ngữ giải thuật dung để chỉ một thủ tục có thể thực hiện được bằng máytính Mỗi giải thuật phải tuân thủ các yêu cầu sau:

 Giải thuật phải được xác định và không nhập nhằng để có thể biết rõlệnh đó làm gì

 Giải thuật phải đủ đơn giản để máy tính hiểu được

 Giải thuật phải kết thúc sau một số hữu hạn các phép toán

Giải thuật luôn luôn được thiết kế bởi ba cấu trúc điều khiển cơ bản:

 Cấu trúc tuần tự

 Cấu trúc chọn lọc

 Cấu trúc chu trình

+ Thiết kế giao diện

Các nguyên tắc cơ bản khi thiết kế giao diện

 Khuân dạng màn hình nhập liệu phải được thiết kế giống như khuândạng tài liệu gốc, không bắt người sử dụng phải nhớ thong tin từ màn hình này sangmàn hình khác

 Nên nhóm các trường thong tin trên màn hình theo một trật tự có ýnghĩa, tự nhiên, theo tần số sử dụng, theo chức năng hoặc tầm quan trọng

 Không bắt người dung phải nhập thong tin thứ sinh

 Đặt tên cho các ô nhập liệu ở trên hoặc bên trái của ô

Các phương pháp thiết kế thường dùng:

Thiết kế đối thoại: màn hình sẽ xuất hiện những câu hỏi để người dùng điềnvào

Thiết kế thực đơn: khi khởi động hệ thống, trên màn hình sẽ xuất hiện mộtbảng liệt kê các chức năng của hệ thống để người sử dụng tùy chọn

Thiết kế điền mẫu: là kiểu thiết kế giao diện được dùng phổ biến nhất đối với

dữ liệu trong quy định thiết kế này, trên màn hình hiện lên hình dạng của biểu mẫuhoàn toàn tương tự như nó đang đặt trước mặt người sử dụng phương pháp này có

ưu điểm là quen thuộc gần gũi với người sử dụng và sự thao tác chúng được giảithích cho đến quá trình thiết kế xong

2.2.5 Các quy trình trong công nghệ phần mềm

Trong quy trình sản xuata phần mềm, người ta thường tuân theo 7 quy trìnhchính sau đây:

+ Quy trình xây dựng hợp đồng

Nhằm nghiên cứu, để xuất giải pháp kỹ thuật, tiến hành xây dựng hợp đồngvới khách hàng, theo dõi tiến trình thực hiện hợp đồng, tổ chức thanh lý, thanh toánhợp đồng và lập hồ sơ tổng quát về quy trình hợp đồng phần mềm

+ Xác định yêu cầu phần mềm

Để xác định nhu cầu của khách hàng về sản phẩm tương lai, yêu cầu đặt racủa giai đoạn này là phải lượng hóa các dạng mô hình

+ Thiết kế phần mềm

Dựa trên cơ sở hồ sơ của giai đoạn phân tích ta chuyển sang quy trình thiết

kế nhằm xác định hồ sơ tổng thể các vấn đề thiết kế phần mềm từ tổng quát tới chitiết

+ Quy trình lập trình

Trên cơ sở của hồ sơ thiết kế, bộ phận lập trình tiến hành chi tiết hóa các sơ

đồ khối hay các lưu đồ để biến thành các bản vẽ thiết kế sản phẩm phần mềm nhưngbản than công đoạn lập trình phải trung thành với thiết kế kiến trúc của phần mềm,không được thay đổi

+ Quy trình test phần mềm

Sau khi đã có công đoạn lập trình, các lập trình viên tiến hành test chươngtrình và test toàn bộ phần mềm bao gồm test hệ thống, test tiêu chuẩn nghiệm thunhằm đảm bảo có một phần mềm chất lượng cao

+ Quy trình triển khai

Là quy trình cuối cùng trong toàn bộ công đoạn khép kín của quy trình sảnxuất phần mềm

+ Quy trình quản trị dự án

Quản trị dự án là quy trình xuyên suốt quá trình tạo ra một phần mềm, baogồm các công việc chính là lập kế hoạch dự án, điều hành dự án, nghiệm thu vàtổng kết dự án

2.3 Các phương pháp thu thập thông tin

2.3.1 Nghiên cứu tài liệu hệ thống

Nghiên cứu tài liệu về hệ thống là bước đầu tiên của quá trình phân tích hệthống và cũng là phương pháp thu thập thông tin đầu tiên thường được áp dụng.mục đích của nghiên cứu tài liệu về hệ thống là thu nhận các thông tin tổng quát vềcấu trúc tổ chức, cơ chế hoạt động, quy trình vận hành thông tin trong hệ thốngquản lý mà chúng ta sẽ tiến hành xây dựng phần mềm kết quả của việc nghiên cứu

hệ thống sẽ cho ta một cái nhìn tổng quát về đối tượng nghiên cứu Nghiên cứu tàiliệu về hệ thống bao gồm nghiên cứu về môi trường hoạt động của hệ thống hiệntại, bao gồm:

 Môi trường bên ngoài

 Môi trường kỹ thuật

 Môi trường vật lý

 Môi trường tổ chức

2.3.2 Quan sát hệ thống

Quan sát hệ thống cũng là một phương pháp thu thập thông tin thường được

áp dụng Có những thông tin mà phân tích viên hệ thống rất muốn biết nhưng khôngthể thu thấp được trong các phương pháp khác, trong các tài liệu lưu trữ của hệthống cũng không hề có, thông qua phỏng vấn cũng không mang lại kết quả mongđợi, trong trường hợp này, người ta phải tiến hành quan sát hệ thống

Việc quan sát sẽ giúp phân tích viên hệ thống có được một bức tranh tổngquát về tổ chức cần tìm hiểu và cách quản lý các hoạt động của tổ chức này Tiếptheo tiến hành quan sát chi tiết nhằm tìm ra những giải pháp tối ưu về kỹ thuật, tàichính, thời gian và những rang buộc khác

2.2.3 Phỏng vấn

Tiến hành phỏng vấn những người có trách nhiệm quản lý quan trọng trong

hệ thống đang nghiên cứu nhằm thu thập thông tin mấu chốt nhất về tổ chức hoặcdoanh nghiệp Để phương pháp này mang lại hiệu quả thì người tiến hành phỏngvấn phải có sự chuẩn bị trước một kế hoạch phỏng vấn và đề cương phỏng vấn thậtđầy đủ và chi tiết.trong đề cương phỏng vấn phải bao gồm các câu hỏi bao quátđược những bài toán quản lý mang tính nghiệp vụ chuyên sâu của tổ chức Chỉ cónhư vậy phần mềm được thiết kế sau này mới phù hợp với thực tiễn quản lý và trởthành một công cụ hữu hiệu góp phần giải quyết vấn đề tin học hóa của cơ quan hay

tổ chức

2.2.4 Sử dụng phiếu điều tra

Điều tra là một phương pháp rất thông dụng của thống kế học nhằm mụcđích thu thập thông tin cho một mục đích nghiên cứu nào đó Người ta có thể ápdụng phương pháp điều tra toàn bộ hay điều tra chọn mẫu phương pháp điều tratoàn bộ cho phép thu được các thông tin đầy đủ trong tổng thể nghiên cứu nhưng lạitốn khá nhiều thời gian và chí phí để điều tra và xử lý dữ liệu trong thực tế, người

ta thường áp dụng một phương pháp điều tra không toàn bộ, được gọi là điều trachọn mẫu trong phương pháp này người ta chọn ra từ tổng thể nghiên cứu một sốđối tượng tiêu biểu theo các quy tắc của thống kế học, rồi tiến hành điều tra theophiếu các đại diện đã được chọn sau khi thu được kết quả điều tra của mẫu, người

ta suy ra kết quả cho toàn bộ tổng thể với một mức chính xác nào đó Khi tiến hànhchọn mẫu, người ta phải chọn các đại diện điều tra thuộc nhiều lĩnh vực như:

 Cán bộ lãnh đạo trong hệ thống

 Các chuyên gia quản lý

 Các nhân viên trong bộ máy quản lý

 Những người sử dụng thông tin trong hệ thống

 Các cán bộ tin học trong hệ thống

2.4 Cơ sở phương pháp luận về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access và ngôn ngữ lập trình vb.NET

2.4.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access

Microsoft Access là một Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu (QTCSDL) tương tác

người sử dụng chạy trong môi trường Windows Microsoft Access cho chúngta mộtcông cụ hiệu lực và đầy sức mạnh trong công tác tổ chức, tìm kiếm và biểu diễnthông tin

Microsoft Access cho ta các khả năng thao tác dữ liệu, khả năng liên kết và

công cụ truy vấn mạnh mẽ giúp quá trình tìm kiếm thông tin nhanh Người sử dụng

có thể chỉ dùng một truy vấn để làm việc với các dạng cơ sở dữ liệu khác nhau.Ngoài ra, có thể thay đổi truy vấn bất kỳ lúc nào và xem nhiều cách hiển thị dữ liệukhác nhau chỉ cần động tác nhấp chuột

Microsoft Access và khả năng kết xuất dữ liệu với các phần mềm khác (như

Excel) cho phép người sử dụng thiết kế những biểu mẫu và báo cáo phức tạp đápứng đầy đủ các yêu cầu quản lý, có thể vận động dữ liệu và kết hợp các biểu mẫu vabáo cáo trong một tài liệu và trình bày kết quả theo dạng thức chuyên nghiệp

Microsoft Access là một công cụ đầy năng lực để nâng cao hiệu suất công

việc Bằng cách dùng các Wizard của MS Access và các lệnh có sẵn (macro) ta cóthể dễ dàng tự động hóa công việc mà không cần lập trình Đối với những nhucầuquản lý cao, Access đưa ra ngôn ngữ lập trình Access Basic (Visual Basic Forapplication) một ngôn ngữ lập trình mạnh trên CSDL

2.4.2 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Basic NET

2.4.2.1 Sơ lược về Visual Basic.NET

Visual Basic.NET (VB.NET) là ngôn ngữ lập trình khuynh hướng đối tượng(Object Oriented Programming Language) do Microsoft thiết kế lại từ con sốkhông Visual Basic.NET (VB.NET) không kế thừa Visual Basic 6 (VB6) hay bổsung, phát triển từ VB6 mà là một ngôn ngữ lập trình hoàn toàn mới trên nềnMicrosoft’s NET Framework Do đó, nó cũng không phải là Visual Basic phiênbản 7 Thật sự, đây là ngôn ngữ lập trình mới và rất lợi hại, không những lập nềntảng vững chắc theo kiểu mẫu đối tượng như các ngôn ngữ lập trình hùng mạnhkhác đã vang danh C++, Java mà còn dễ học, dễ phát triển và còn tạo mọi cơ hộihoàn hảo để giúp ta giải đáp những vấn đề khúc mắc khi lập trình VisualBasic.NET (VB.NET) giúp ta tự động hóa đối phó với nhiều các tình huống phứctạp khi lập trình trên nền Windows và Web,và do đó, ta người lập trình chỉ tập trungcông sức vào các vấn đề lô gic kinh doanh liên quan đến dự án, công việc haydoanh nghiệp mà thôi

2.4.2.2 Sơ lược về NET

.NET là tầng trung gian giữa các ứng dụng và hệ điều hành (OS) Tầng NETcung cấp mọi dịch vụ cơ bản giúp ta tạo các công dụng mà ứng dụng đòi hỏi, giốngnhư hệ điều hành cung cấp các dịch vụ cơ bản cho ứng dụng ,ví dụ như: đọc hayviết các tập tin (files) vào đĩa cứng (hard drive), … Tầng này bao gồm 1 bộ các ứngdụng và hệ điều hành gọi là NET Servers Như vậy, NET gần như là một bộ sưutập (collection) các nhu liệu và khái niệm kết hợp trộn lẫn nhau làm việc nhằm tạogiải đáp các vấn đề liên quan đến thương nghiệp của ta

Trong đó:

- Tập hợp các đối tượng (objects) được gọi là NET Framework

- Tập hợp các dịch vụ yểm trợ mọi ngôn ngữ lập trình NET gọi là CommonLaguage Runtime (CLR)

- Các thành phần cơ bản của NET:

và yểm trợ mọi đặc tính (features) hậu phương cần có cho một hệ thống tin họcphân tán (distributed system)

Bộ sưu tập ‘.NET Enterprise Servers’ bao gồm:

- Server Operationg Systems: MS Windows Server, Advanced Server và DataCenter Server

- Clustering và Load Balancing Systems: MS Application Center, MS ClusterServer

- Database System: MS SQL Server

- E-Mail System: MS Exchange Server

- Data-transformation engine trên cơ sở XML: MS Biz Talk Server

- Accessing Legacy Systems: Host Integration Server

Tất cả các máy server này cung cấp mọi dịch vụ cần thiết cho các ứng dụng

về NET và là nền tảng xây dựng hệ thống Tin Học cho mọi dự án lập trình

2.4.2.4 NET Framework

Đối với Visual Basic.NET (VB.NET), tất cả mọi thứ đều thay đổi tận gốc rễ.Một trong những thành phần quan trọng của NET là NET Framework Đây là nềntảng cho mọi công cụ phát triển các ứng dụng NET

.NET Framework bao gồm:

- Môi trường vận hành nền (Base Runtime Environment)

- Bộ sưu tập nền các loại đối tượng (a set of foundation classes)

- Môi trường vận hành nền (Base Runtime Environment) hoạt động giốngnhư hệ điều hành cung cấp các dịch vụ trung gian giữa ứng dụng (application) vàcác thành phần phức tạp của hệ thống Bộ sưu tập nền các loại đối tượng (a set offoundation classes) bao gồm 1 số lớn các công dụng đã soạn và kiểm tra trước, tỷnhư: giao lưu với hệ thống tập tin (file system access) hay ngay cả các quy ước vềmạng (Internet protocols), … nhằm giảm thiểu gánh nặng lập trình cho các chuyêngia Tin Học Do đó, việc tìm hiểu NET Framework giúp ta lập trình dễ dàng hơn vìhầu như mọi công dụng đều đã được yểm trợ

Ta xem NET Framework như là một tầng công dụng trừu tượng cung cấpdịch vụ trên hệ điều hành (nhìn dưới khía cạnh cung cấp dịch vụ)

Để mọi ngôn ngữ lập trình sử dụng được các dịch vụ cung cấp bởi .NETFramework, Microsoft tạo ra 1 tiêu chuẩn chung cho ngôn ngữ lập trình gọi làCommon Language Specifications (CLS) Tiêu chuẩn này giúp các chương trìnhbiên dịch (compilers) làm việc hữu hiệu Microsoft sáng chế ra Visual Basic.NET(VB.NET), Visual C++.NET và C# (đọc là C Sharp) cho nền NET Framework vàcũng không quên phổ biến rộng rãi CLS trong Công Nghệ Tin Học giúp các ngônngữ lập trình khác làm việc trong nền NET, tỷ như: COBOL.NET, Smalltalk.NET,

…

2.5 Giới thiệu về Crytal Report

Một trong những đặc điểm quan trọng mà chúng ta có thể thêm vào ứng dụng làkhả năng in ra dữ liệu trong cơ sở dữ liệu của ứng dụng Chúng ta có thể tạo dễdàng tạo các báo cáo từ nhưững ứng dụng hiện có đang dùng

Crytal Report là một ứng dụng mạnh cho phép bạn tạo các báo cáo, các danhsách và các nhãn có sẵn từ dữ liệu trong một ứng dụng CSDL Khi Crytal Reportliên kết với một CSDL, nó đọc các dữ liệu từ field mà chúng ta chọn và đặt chúngvào Crystal Report Các field có thể đứng một mình và một phần của công thứcdùng phát sinh những giá trị phức tạp hơn.

Chúng ta có thể dùng rất nhiều các công cụ có sẵn để điều khiển phù hợp vớiyêu cầu của Report Các công cụ đó cho phép:

 Tạo các phép tính từ đơn giản đến phức tạp

 Tính toán tổng lớn và nhỏ

 Tính toán cộng các mẩu tin trong một hoặc nhiều câu truy vấn

 Tính trung bình

 kiểm tra sự hiện diện của các giá trị xác định

 Lọc các mẩu tin của CSDL

Dữ liệu có thể được đặt và định dạng một cách chính xác ở những nơi mà chúng

ta cần khi thiết kế báo cáo Bằng cách sử dụng Crystal Report, các báo cáo củachúng ta trở lên dễ dàng hơn theo những yêu cầu của chương trình Sau khi thiết kếxong báo cáo cho ứng dụng, chúng ta có thể sử dụng nó trong những ứng dụng hoặclàm mẫu để tạo các báo cáo tương tự khác

Mặc dừ hầu hết CSDL đều chứa phần cho phép sinh ra các báo cáo, nhưngchúng thường quá khó đối với những người lập trình không chuyên nghiệp sử dụng,

và thường yêu cầu chúng ta phải hiểu biết về cách làm của chương trình

Crytal Report là công cụ cho cả hai đối tượng, người dùng cuối và nhà phát triểnchương trình

Cùng với khái niện thiết kế của Visual Basic, Crystal Report có thể kết nối vớibất kỳ CSDL nào Chúng ta sử dụng điều này bằng một trong những phương thứcsau:

 OLE DB (ADO)

 ADO.NET

 ODBC (RDO hoặc RDS)

 File CSDL (Các file cục bộ như dBase)

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

3 Phân tích hệ thống

3.1.1 Quy trình bán hàng của công ty

Cán bộ kinh doanh sẽ tìm kiếm khách hàng qua nhiều kênh khác nhau, nhưqua internet, qua người quen giới thiệu…, sau đó thực hiện sàng lọc thông tin kháchhàng để tìm ra các khách hàng tiềm năng cho công ty Cán bộ kinh doanh sẽ tới làmviệc với khách hàng, khảo sát thực tế, phân tích đánh giá yêu cầu của khách hàng,

từ đó đề ra phương án trình bày sản phẩm Demo, nếu khách hàng đồng ý với đềxuất sẽ thì chuyển những yêu cầu đó cho phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm

để edit biên tập danh mục sản phẩm theo những yêu cầu của khách hàng rồi căn cứvào đó đưa ra báo giá cho khách hàng Nếu khách hàng chấp nhận, sẽ tiến tới đàmphán ký kết hợp đồng và bàn giao sản phẩm cho khách hàng theo đúng thời hạn đãký

Trong công tác bán hàng, công ty cần quản lý danh mục khách hàng củamình để công tác chăm sóc khách hàng tốt hơn, tạo dựng mối quan hệ và niềm tinvới khách hàng, chính vì thế khi có một khách hàng mới, lập tức khách hàng đóđược cập nhật vào danh sách khách hàng của công ty, theo từng trạng thái như: tiềmnăng, đã từng ký hợp đồng hay chưa ký hợp đồng, từ đó công ty có các giải pháp vàkhai thác được nhiều hơn từ khách hàng

Các dòng sản phẩm của công ty luôn được cập nhật trong danh mục sảnphẩm, đảm bảo giới thiệu cho khách hàng những sản phẩm mới nhất, đồng thời theodõi sản phẩm nào được bán chạy nhất, và theo dõi số lượng từng mặt hàng bánđược

Các hợp đồng cũng được cập nhật vào danh mục hợp đồng, giúp công ty cóthể biết được số hợp đồng đã ký, doanh số trên hợp đồng để so sánh với doanh sốthực thu, ngày ký hợp đồng để theo dõi tiến độ hợp đồng cũng như ngày bàn giaosản phẩm, căn cứ vào đó để có lịch chăm sóc khách hàng cũng như bảo trì, nâng cấpsản phẩm, giới thiệu và bán cho khách hàng những module tiện ích mới

Theo dõi cán bộ kinh doanh cũng là một đặc tính của phần mềm, để biếtđược tháng này cán bộ đó ký được bao nhiêu hợp đồng phần mềm, doanh số thu về

là bao nhiêu, đủ chỉ tiêu chưa (mỗi cán bộ có một mức lương riêng, và phụ thuộcvào mức lương đó mà bị áp doanh số mang về cho công ty, nếu tháng đó đạt > 70%doanh số thì nhận đủ lương, nếu vượt doanh số đưa ra thì được thưởng theo cơ chếcủa công ty, còn nếu < 70% doanh số thì sẽ bị phạt lương và có thể bị hạ bậc lươngnếu có nhiều tháng lieên tục không đạt chỉ tiêu) Cán bộ kinh doanh cũng có thể biếtđược tháng này công việc của mình tiến triển như thế nào? Đã hoàn thành chỉ tiêu

đề ra chưa, và so sánh được với các tháng khác, từ đó có tiêu chí để phấn đấu

Phần mềm sẽ cho phép phân quyền theo người sử dụng, để cho mỗi cán bộkinh doanh chỉ vào được danh mục khách hàng của mình, để tránh tình trạng haicán bộ kinh doanh cùng chăm sóc một khách hàng Trong khi đó, người có quyềnadmin hoặc manager thì có đầy đủ toàn quyền xem danh sách đối với tất cả cáckhách hàng của công ty

3.1.2 Yêu cầu đối với phần mềm

3.1.2.1 Yêu cầu chung

Ngôn ngữ sử dụng chung trong toàn hệ thống là tiếng Việt, font chữ làUnicode (Sao nhiều dòng có - ở đầu, vài dòng lại không? Nên đặt dấu chấm câu ở cuối mỗi dòng)

Màn hình giao diện thân thiện với người dùng

Màn hình nhập liệu phải có giao diện tương tự với chứng từ gốc trong thực

tế, dễ quan sát

Thiết kế hệ thống phải logic, dễ hiểu

Các nút nóng phải nổi bật, dễ nhìn Các phím tắt thì thông dụng và dễ nhớ

- Các form nhập dữ liệu phải được bố trí thuận tiện, dễ sử dụng, đảm bảo một

+ Hiển thị các thực đơn một cách trực quan, giúp người dùng dễ quan sát

- Trên form phải sử dụng các thuật ngữ đặc trưng của tin học

- Giảm tối thiểu việc nhập liệu bằng tay và nên sử dụng các combo box giúpnhân viên chọn giá trị chuẩn có sẵn để thuận tiện và tăng độ chính xác

- Phải có câu hỏi xác nhận một số thao tác của nhân viên làm thay đổi dữ liệu

hệ thống Ví dụ chương trình phải hiện thông báo hỏi nhân viên có chắc chắn muốnxóa hay thay đổi bản ghi không?

3.1.2.2 Yêu cầu về chức năng

- Chương trình sẽ cần có những chức năng chính:

+ Cập nhật danh mục:

* Danh mục khách hàng

* Danh mục nhân viên

* Danh mục lương cơ bản

* Danh mục sản phẩm

+ Lập Quản lý các hợp đồng

* Cho phép theo dõi tình trạng hợp đồng

* Theo dõi việc thanh toán, thanh lý hợp đồng

- Yêu cầu về bảo mật và an toàn dữ liệu: có chính sách bảo mật, lưu trữ vàphục hồi dữ liệu đầy đủ, tin cậy và an toàn.

- Yêu cầu về tính mở: Hệ thống phải dễ dàng được mở rộng và nâng cấptrong tương lai

- Yêu cầu về tính hiệu quả: tối ưu hóa năng lực xử lý thông tin