phân tích & thiết kế hệ thống quản lí thư viện trực tuyến

Với mong ước được góp phần của mình trong sự phát triển mạnh mẽ củacông nghệ thông tin, trong đồ án môn học của mình, em xin thực hiện đề tài: Xâydựng hệ thống quản lý Thư viện trường ĐH

PHÂN TÍCH & THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÍ THƯ VIỆN TRỰC TUYẾN

Mục lục

Lời nói đầu 4

Chương I Khảo sát chung về hệ thống thư viện hiện nay 5

1.1 Các bộ phận chính của thư viện 5

1.2 Quy trình nghiệp vụ hoạt động 6

1.2.1 Bổ sung tài liệu 6

1.2.2 Quản lý bạn đọc 6

1.2.3 Quản lý mượn trả tài liệu 7

1.2.4 Biên mục tài liệu 8

1.2.5 Quản lý và kiểm kê kho 9

1.3 Ứng dụng tin học trong thư viện 9

1.4 Đánh giá hiện trạng hệ thống 10

1.5 Đưa ra giải pháp cho hệ thống mới 10

Chương II Tìm hiểu về các chuẩn biên mục hiện nay 12

2.1 Các vùng dữ liệu 12

2.2 Phương pháp biên mục 13

2.3 Tiêu chuẩn hóa công tác biên mục 13

2.4 Quy tắc mô tả thư mục quốc tế 14

2.4.1 Mục đích 14

2.4.2 Chỉ số ISBN và ISSN 15

2.4.3 Các vùng mô tả của ISBD 16

2.5 Khổ mẫu MARC 17

Chương III Thiết kế hệ thống mới 20

3.1 Phân hệ Quản lý bạn đọc 20

3.1.1 Cấp thẻ 21

3.1.2 Xóa thẻ 21

3.1.3 Sửa thông tin bạn đọc 21

3.1.4 Cập nhật loại bạn đọc 21

3.1.5 Tìm kiếm 21

3.2 Phân hệ Lưu thông 22

(Circulation Module) 22

3.2.1 Mượn ấn phẩm 22

3.2.2 Trả ấn phẩm 22

3.2.3 Quản lý quá hạn 22

3.2.4 Quản lý phạt 23

3.3 Phân hệ Biên mục 23

(Cataloging Module) 23

3.3.1 Nhập biểu ghi mới 23

3.3.2 Xóa biểu ghi 23

3.3.3 Sửa biểu ghi 23

3.4 Phân hệ Phục vụ bạn đọc trực tuyến 24

( Online Public Access Catalog ) 24

3.4.1 Chức năng tra cứu ấn phẩm 24

3.4.2 Tra cứu thông tin người sử dụng 24

3.4.3 Gia hạn ấn phẩm 24

3.4.4 Đặt trước ấn phẩm 25

3.5 Phân hệ Quản trị 25

Chương IV Thiết kế hệ thống thư viện về chức năng 26

4.1 Biểu đồ phân cấp chức năng 26

4.1.1 Biểu đồ phân cấp chức năng của toàn hệ thống 27

4.1.2 Biểu đồ phân cấp chức năng của phân hệ quản lý bạn đọc 28

4.1.3 Biểu đồ phân cấp chức năng của phân hệ lưu thông 29

4.1.4 Biểu đồ phân cấp chức năng cho phân hệ biên mục 29

4.1.5 Biểu đồ phân cấp chức năng cho phân hệ phục vụ bạn đọc trực tuyến 30

4.1.6 Biểu đồ phân cấp chức năng cho phân hệ quản trị 30

4.2 Biểu đồ luồng dữ liệu 31

4.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 31

4.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 32

4.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 36

Chương V Thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống thư viện 45

5.1 Chọn lựa thiết kế 45

5.1.1 Chuẩn dữ liệu 45

5.1.2 Mô hình dữ liệu 45

5.2 Thiết kế chi tiết cơ sở dữ liệu 49

5.2.1 Bạn đọc 49

5.2.2 Thông tin sinh viên 50

5.2.3 Thông tin cán bộ 50

5.2.4 Phân loại bạn đọc 50

5.2.5 Bảng phiếu mượn 51

5.2.6 Phạt 51

5.2.7 Lượt mượn 51

5.2.8 Đặt trước 52

5.2.9 Nhà xuất bản 52

5.2.10 Sách 52

5.2.11 Sách nhiều tập 54

5.2.12 Đầu sách tập 54

5.2.13 Ấn phẩm định kỳ 54

5.2.14 Đầu ấn phẩm định kỳ 55

5.2.15 Luận án/Luận văn 56

5.2.16 Lĩnh vực 56

5.2.17 Tác giả 57

5.2.18 Ấn phẩm – Từ khóa 57

5.2.19 Nhân viên thư viện 57

Chương VI Thiết kế giao diện cho hệ thống thư viện 58

6.1 Bố cục giao diện hệ thống 58

6.1.1 Trang đăng nhập 59

6.1.2 Trang giúp đỡ 60

6.2 Giao diện phân hệ quản lý bạn đọc 60

6.2.1 Trang thêm thẻ đọc 61

6.2.2 Trang sửa thẻ đọc 62

6.2.3 Trang chi tiết thẻ đọc 63

6.3 Giao diện phân hệ phục vụ bạn đọc trực tuyến trực tuyến 64

6.4 Giao diện phân hệ biên mục 65

6.4.1 Các trang hỗ trợ biên mục 66

6.4.2 Trang thêm mới thư mục sách(đơn tập) 68

6.4.3 Trang tìm kiếm thư mục sách(đơn tập) 70

6.5 Giao diện phân hệ quản trị 71

6.5.1 Trang thêm tài khoản 71

6.5.2 Trang sửa tài khoản 72

Chương VII Đánh giá và hướng phát triển 73

7.1 Đánh giá hệ thống 73

7.1.1 Công cụ cài đặt 73

7.1.2 Tự động hóa tối đa quá trình lưu thông 74

7.1.3 Từ điển tham chiếu 74

7.1.4 Chức năng trao đổi với các hệ thống phần mềm khác 74

7.1.5 Đa ngôn ngữ theo chuẩn Unicode 74

7.2 Định hướng phát triển 75

7.2.1 Chức năng liên kết thư viện 75

7.2.2 Tích hợp với các thiết bị phần cứng khác 75

7.2.3 Tăng cường bảo mật cho hệ thống 75

Tài liệu tham khảo 76

Lời nói đầu

Trong những năm gần đây, công nghệ thông tin (CNTT) đã có sự phát triểnmạnh mẽ và đã đạt được những tiến bộ vượt bậc, các thành tựu của CNTT đã manglại sức sống mới cho nhiều mặt của xã hội trong phạm vi toàn thế giới

Ở nước ta, việc áp dụng các thành tựu của CNTT vào công tác quản lý vàđiều hành công việc của các cơ quan xí nghiệp đã và đang được triển khai rộng rãi.Tin học hóa công việc văn phòng, công việc quản lý trong các cơ quan, nhất là các

cơ quan có phạm vi quản lý rộng đang được tiến hành ngày càng có quy mô hiệnđại để đáp ứng yêu cầu thực tiễn của công việc, tạo điều kiện cho công tác hànhchính, công tác quản lý ngày càng thuận lợi, thông tin nhanh và có hiệu quả hơn

Một trong những điển hình của ứng dụng công nghệ thông tin vào công tácquản lý của các cơ quan và xí nghiệp là sử dụng hệ thống mạng máy tính để điềuhành công việc Việc kết nối các máy tính tạo thành một mạng lưới cung cấp chongười sử dụng những khả năng ưu việt hơn hẳn so với việc sử dụng các máy tínhđơn lẻ Công việc của máy tính giờ đây không chỉ đơn thuần là thay thế cho mộtmáy đánh chữ mà nó được sử dụng để nhập số liệu, xử lý số liệu trên cơ sở cácthông tin nhập vào, đưa ra các mẫu thống kê

Với mong ước được góp phần của mình trong sự phát triển mạnh mẽ củacông nghệ thông tin, trong đồ án môn học của mình, em xin thực hiện đề tài: Xâydựng hệ thống quản lý Thư viện trường ĐH Luật với các chức năng cơ bản : với bạnđọc có thể tra cứu, đăng ký đặt trước gia hạn ấn phẩm từ xa, với nhân viên thư viện

có thể thực hiện các giao tác bao gồm: đăng ký mới một bạn đọc, cập nhật thông tinbạn đọc, thực hiện các thao tác cho mượn hay nhận trả ấn phẩm, thực hiện phạt bạnđọc nếu vi phạm nội quy thư viện, thông báo ấn phẩm quá hạn, thống kê báo báo về

dữ liệu trong thư viện Tất cả các giao tác đó đều được thực hiện với sự trợ giúp tối

đa của máy tính

Để hoàn thành tốt đồ án tốt nghiệp này, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến các cán bộ đang công tác tại thư viện trường ĐH Bách Khoa, thư viện Quốc Gia Việt Nam, thư viện trường ĐH Luật và đặc biệt là cô Nguyễn Thu Hươngngười đã trực tiếp hướng dẫn em, cùng với các thầy cô giáo trong bộ môn KhoaHọc Máy tính, khoa Công nghệ Thông tin, trường đại học Bách Khoa Hà Nội đã tậntình dạy bảo và tạo điều kiện để em hoàn thành đồ án này

Em cũng xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến đến gia đình và bạn bè đã độngviên và cổ vũ nhiệt tình về cả vật chất và tinh thần trong thời gian em làm đồ án

Em xin chân thành cảm ơn !

Chương I

Khảo sát chung về hệ thống thư viện hiện nay

1.1 Các bộ phận chính của thư viện

– Bộ phận Bổ sung: Có nhiệm vụ thực hiện bổ sung tài liệu (sách, tạpchí,luận văn) và lưu kho tài liệu.Ở đây thư viện chỉ quản lý các loại tài liệu

ấn phẩm là sách (bao gồm giáo trình và sách ngoài giáo trình),báo tạp chí vàluận văn

– Bộ phận Xử lý tài liệu và làm thư mục: bao gồm bộ phận chịu trách nhiệmthu nhận thông tin các biểu ghi và bộ phận nhận các thông tin đó rồi nhập cácthông vào cơ sở dữ liệu trong máy tính, thực hiện biên mục.Ngoài ra còn bộphận này còn chịu trách nhiệm in phích, xây dựng hệ thống tủ mục lục.– Bộ phận Phục vụ bạn đọc: Đây là bộ phận quan trọng của thư viện, chịutrách nhiệm quản lý mượn trả tài liệu, phục vụ bạn đọc Bộ phận này đượcchia nhỏ thành các bộ phận con:

đối với sinh viên trong trường

đối với bạn đọc, đồng thời thực hiện việc đóng và tu sửa tài liệu

phòng đọc tra cứu

viên.

1.2 Quy trình nghiệp vụ hoạt động

1.2.1 Bổ sung tài liệu

Khi một tài liệu được nhận về (qua các nguồn mua, nhận biếu, trao đổi …)thì sẽ được chuyển đến bộ phận xử lý tài liệu Tại đây, tài liệu được kiểm tra hóađơn, vào sổ lưu, đóng dấu, gán nhãn và cuối cùng là đưa vào cơ sở dữ liệu trên máy

tính Dựa trên cơ sở dữ liệu này, bộ phận xử lý kỹ thuật sẽ phân chia tài liệu theotừng loại (còn gọi là tùng thư) như tủ sách Khoa học kỹ thuật, tủ sách Văn học, tủsách Kinh tế … Sau khi lưu vào cơ sở dữ liệu, tài liệu được sắp xếp theo phân loạihoặc thời gian theo chuẩn CDS/ISIS Từ cơ sở dữ liệu này, bạn đọc có thể tra cứutài liệu có trong thư viện hoặc theo các tủ mục lục hoặc tra cứu trên máy tính.

Khi một bạn đọc muốn làm thẻ bạn đọc đó phải trải qua các thủ tục sau:

 Viết đơn xin làm thẻ thư viện

 Cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết cho nhân viên thư viện cóchức trách này Các thông tin đó như: Giấy giới thiệu, họ tên, số thẻsinh viên, số chứng minh, địa chỉ, điện thoại (nếu có) và một sốthông tin phụ khác

 Hệ thống sẽ kiểm tra xem bạn đọc đã từng là bạn đọc của thư việntrước đây hay chưa, nếu có thì có phạm nội quy của thư viện hay có

nợ phạt không Nếu thỏa mãn yêu cầu bạn đọc nộp lệ phí làm thẻ Mỗimột bạn đọc sau khi đăng ký sẽ có một mã số riêng duy nhất gọi là

1.2.2.2 Hủy thẻ

Chức năng này được thực hiện khi rơi vào một trong các trường hợp sau:

 Bạn đọc vi phạm kỉ luật của thư viện và đã có quyết định của lãnh đạothư viện yêu cầu xóa thẻ

 Bạn đọc sinh viên bị đuổi học hoặc chuyển trường(có quyết định củaphòng Đào Tạo)

 Bạn đọc sinh viên yêu cầu thanh toán ra trường

 Bạn đọc cán bộ về hưu hay chuyển công tác

Việc hủy thẻ của bạn đọc chỉ được xóa bỏ khi bạn đọc không còn mượn ấnphẩm nào cũng như đã thanh toán mọi khoản nợ mà bạn đọc đó đang còn nợ thưviện

1.2.3 Quản lý mượn trả tài liệu

Đối với yêu cầu mượn tài liệu về nhà, ngoài trình tự giống như yêu cầumượn tài liệu đọc tại chỗ, bạn đọc và nhân viên thư viện cùng phải ký nhận vào “sổvàng” dùng để theo dõi quá trình mượn sách của mỗi bạn đọc và tiến hành đặt cượctiền mượn tài liệu Trong trường hợp bạn đọc mượn tài liệu về nhà đã quá hạntrả,nhân viên thư viện có trách nhiệm theo dõi và thông báo đến độc giả nhắc trảsách

Quy định của thư viện là số ấn phẩm mà mỗi bạn đọc được mượn phụ thuộcvào quyền của họ, phụ thuộc vào quyền của nhóm mà bạn đọc đó thuộc vào do thưviện quy định (những quyền này được xác định trong thẻ mượn) Thời hạn đối vớimột quyển ấn phẩm cũng tùy thuộc vào các tham số do thư viện quy định Ví dụ nếumột ấn phẩm quý, hiếm thì chỉ được mượn trong một thời gian ngắn, hoặc chỉ đượcmượn đọc tại chỗ và chỉ có nhóm bạn đọc có độ ưu tiên cao mới được mượn

1.2.3.2 Trả ấn phẩm

Khi bạn đọc trả ấn phẩm nhân viên thư viện phải kiểm tra xem ấn phẩm đó

có đúng là ấn phẩm cần trả hay không, bạn đọc có quá hạn hay không để thực hiệnphạt.Trong trường hợp bạn đọc mất thẻ hay hỏng thẻ vẫn cho phép trả ấn phẩm mà

bỏ qua việc kiểm tra thẻ Nếu ấn phẩm bị hỏng phải thực hiện phạt, mức phạt phụthuộc vào phần trăm hỏng Đối với trường hợp mất ấn phẩm tùy thuộc vào nhómbạn đọc và loại ấn phẩm để thực hiện phạt tiền hay bắt đền Những ấn phẩm quáhạn nhân viên thư viện sẽ đưa ra số ngày quá hạn và mức phạt tương ứng

Đối với từng hành vi vi phạm hệ thống sẽ chia nhỏ theo từng mức độ khác nhau.Nếu bạn đọc giữa ấn phẩm quá hạn thì hệ thống sẽ phải kiểm tra xem bạn đọc đãquá hạn bao lâu Nếu bạn đọc làm hỏng sách, nhân viên sẽ phải xem xét phần trămhỏng để thực hiện phạt cho phù hợp Nếu làm mất ấn phẩm thì xem quy định về bạnđọc và ấn phẩm, tùy từng tình huống mà hệ thống sẽ đưa ra những hình thức phạttương ứng theo quy định và thông báo cho bạn đọc.Sau đây là chính sách phạt cụthể của thư viện:

Tiền phạt hỏng sách %hỏng * Giá tiền * 100 %hỏng * Giá tiền

Chú ý: đơn vị tiền tệ là VNĐ,Giá tiền là giá tiền của ấn phẩm tính theo VNĐ

1.2.4 Biên mục tài liệu

Mỗi tài liệu trước khi nhập kho đều được thực hiện biên mục, tạo một biểughi thư mục mới về tài liệu vào một phiếu biên mục dựa trên những thông tin nhậpliệu trong cơ sở dữ liệu Khổ mẫu thực hiện biên mục tuân theo chuẩn CDS/ISIS

Công tác biên mục trong thư viện hiện tại chia thành 3 cách biên mục cho hailoại ấn phẩm khác nhau là: Sách, Tạp chí/Báo, Luận án.Với mỗi loại ấn phẩm sẽ cócách đánh mã cá biệt khác nhau như sau

1 Sách

Trong cách đánh mã cá biệt của loại ấn phẩm sách chia làm 2 phần là phần kí

tự và phần số thứ tự theo sau (theo giá trị tăng dần bao gồm 4 chữ số).Với phần

kí tự thì lại dựa theo cả 2 cách phân loại:

b) Phân loại thứ hai

 Sách ngoại: trong mã cá biệt sẽ ký hiệu là chữ N

– Sách có mã cá biệt là NG2315 có nghĩa là sách không được mượn về

và là giáo trình có số thứ tự là 2315, đồng thời là sách ngoại

 Tạp chí tiếng Nga: cách mã cá biệt tương tự như tạp chí tiếng Việtnhưng thay ký tự D bằng kí tự B

3 Luận án

Trong loại ấn phẩm là luận án có 2 loại luận án của Thạc sĩ và luận án Tiến sĩ

 Luận án Thạc sĩ: trong mã cá biệt sẽ bắt đầu hai ký tự TS theo sau đó

là số thứ tự luận án rồi hai chữ số cuối của năm thực hiện đồ ánVd: Luận án có mã cá biệt TS102/04 có nghĩa là luận án thạc sĩ

số thứ tự 102 và thực hiện trong năm 2004

 Luận án Tiến sĩ: trong mã cá biệt sẽ bắt đầu hai ký tự LA theo sau đó

là số thứ tự luận án rồi hai chữ số cuối của năm thực hiện đồ ánVd: Luận án có mã cá biệt LA202/04 có nghĩa là luận án tiến sĩ số thứ

tự 202 và thực hiện trong năm 2004

1.2.5 Quản lý và kiểm kê kho

Công tác kiểm kê kho được thực hiện định kỳ theo tháng/quí hoặc năm … vàtheo từng chủng loại tài liệu Dựa theo các thông tin sinh ra từ quá trình bổ sung tàiliệu và kiểm kê tài liệu, thư viện thực hiện quản lý, lập báo cáo về tài liệu trong kho

1.3 Ứng dụng tin học trong thư viện

Hiện tại thư viện có một mạng cục bộ bao gồm 5 máy với cấu hìnhthấp.Mạng máy tính được trang bị phần mềm quản lý thư viện do UNESCO cungcấp miễn phí cho các quốc gia Công tác biên mục của thư viện trường hiện đượctiến hành theo chuẩn biên mục CDS/ISIS, mã phân loại DDC 19 lớp Đây là bộphần mềm, hiện nay chuẩn CDS/ISIS đã lỗi thời, có nhiều hạn chế,…

Các máy tính của thư viện mới chỉ thực hiện cho phép tra cứu tài liệu hiện cótrong thư viện theo chuẩn CDS/ISIS, …Khi tra cứu chỉ đưa ra được các thông tinhạn chế của tài liệu, do đó để biết được thông tin về vị trí lưu trữ tài liệu(vị trí giátài liệu, kho tài liệu) phải thực hiện thủ công

Các thao tác quản lý bạn đọc hay lưu thông đều được thực hiện thủ công

1.4 Đánh giá hiện trạng hệ thống

 Cơ cấu tổ chức vẫn chưa hợp lý: tách biệt bộ phận cho mượn tài liệu về nhà và

bộ phận cho mượn giáo trình (ở hai tầng thư viện tòa nhà D2) Cả hai bộ phậnnày đều thực hiện chức năng chung là cho mượn tài liệu về, gây tốn nhiều nhânlực và không quản lý tập trung

 Không cho phép thực hiện việc gửi/nhận tài liệu khi một độc giả đang đọc dở.Muốn đọc tiếp, độc giả phải thực hiện mượn tài liệu lại từ đầu, do vậy vừa mấtthời gian mà có thể không mượn được tài liệu do đã được mượn hết Ngoài ra,thư viện cũng không cho phép đăng ký mượn một tài liệu khi tài liệu đó đãmượn hết.

 Hầu hết công việc quản lý thư viện hiện nay đều được thực hiện thủ công chủyếu bằng tay Việc ghi thông tin theo dõi bạn đọc mượn trên từng phiếu kiểmsoát, “phiếu vàng” mất nhiều thời gian và dễ gây sai sót Một bạn đọc khi yêucầu, phải viết phiếu trong khi chưa biết rõ cuốn sách mình mượn có còn rỗi haykhông, thực tế là có rất nhiều phiếu mượn bị từ chối, điều này thực sự mất nhiềuthời gian và chi phí cho bạn đọc

1.5 Đưa ra giải pháp cho hệ thống mới

Thực trạng ứng dụng tin học trong hệ thống cũ với số máy hạn chế phục vụcho một số lượng bạn đọc và tần suất lưu thông lớn là vô cùng bất cập.Nếu chúng tađưa ra giải pháp trang bị nhiều máy tính thì sẽ rất tốn kém do đó để tận dụng sứcmạnh của mạng toàn cầu em sẽ thiết kế cho mạng cục bộ của thư viện có thể đượckết nối trực tiếp với mạng toàn cầu cho phép bạn đọc có thể tra cứu tại bất kỳ nơiđâu có nối mạng

Đồng thời phần mềm trang bị cho hệ thống mạng cục bộ sẽ phải đáp ứngđược tất cả các chức năng trong công tác biên mục và quản lý bạn đọc

Dựa trên kết quả khảo sát hiện trạng hệ thống và nhu cầu phát triển thư việntrong tương lai Với mong muốn xây dựng một hệ thống quản lý thư viện hiện đại,đặc biệt chú trọng tới việc nâng cao hơn nữa các tiện ích phục vụ bạn đọc với cácdịch vụ trực tuyến Trong thời gian hạn chế của đồ án, hệ thống quản lý xây dựngtập trung chủ yếu vào các điểm cơ bản:

1 Về hệ thống :

 Thư viện sẽ được thiết kế một mạng cục bộ trong thư viện với hai(một máy quản lý CSDL và một máy cài đặt Webserver)chủ vớicác máy con.Trong đó các máy con được nối trực tiếp với máy chủ

để thực hiện các chức năng biên mục,quản lý bạn đọc , … dànhcho nhân viên thư viện và lãnh đạo thư viện

 Máy chủ sẽ được kết nối với mạng toàn cầu để cho phép bạn đọc

có thể thao tác tra cứu, gia hạn đặt trước trực tuyến

2 Về nghiệp vụ thư viện: Quản lý sách theo chuẩn biên mục ISBD

3 Về công tác phục vụ bạn đọc: Xây dựng modul tra cứu trực tuyến, cho phép

bạn đọc tra cứu trực tuyến.Cho phép bạn đọc có thể gja hạn, đặt trước trênmạng thông qua tài khoản của mình

4 Các công tác khác: như biên mục, quản lý thẻ hay mượn trả,… sẽ được thực

hiện trên máy tính của mạng cục bộ tại thư viện với sự trợ giúp tối đa củamáy tính

Chương II

Tìm hiểu về các chuẩn biên mục hiện nay

Công tác biên mục (còn được gọi là mô tả thư mục) là bước đầu tiên của việc

xử lý tài liệu, được thực hiện ngay sau khi bổ sung và nhập tài liệu vào các đơn vịthông tin, nhờ đó những chỉ dẫn về tài liệu được rút ra và trình bày theo một quy tắcchặt chẽ

Công tác biên mục bao gồm các công việc:

 Khảo sát tài liệu để xác định một số dữ liệu nêu lên những đặc trưnghình thức của tài liệu (tác giả, nhan đề, các yếu tố xuất bản, số trang

…)

 Ghi các dữ liệu này lên một vật mang tin nhất đinh (phiếu, tờ nhậptin) theo các quy định và tiêu chuẩn được xác lập trên phạm vi quốc tế

để khai thác sau này

 Những dữ liệu này là những đặc điểm vốn có của mỗi tài liệu Nó chophép mô tả tài liệu đó, nhận biết tài liệu này một cách chính xác, và dễdàng tìm lại nó khi có yêu cầu

 Mục đích của biên mục cung cấp cho tài liệu một mô tả duy nhất,không mơ hồ, nó giúp cho ta cùng một lúc có thể xác định được tàiliệu, sắp xếp chúng, đưa chúng vào các bộ phiếu và tìm kiếm các tàiliệu đó

2.1 Các vùng dữ liệu

Mô tả thư mục bao gồm các vùng dữ liệu Đó là những tập con của các dữliệu ứng với các loại chỉ dẫn riêng biệt, mà mỗi yếu tố của nó mô tả một khía cạnhcủa tài liệu Các vùng dữ liệu này được sắp xếp theo một trật tự logic

Đối với các tài liệu khác nhau (sách chuyên khảo, hay ấn phẩm hàng loạt) thìcác vùng dữ liệu này là khác nhau Có các vùng dữ liệu không thể thiếu được trongtất cả các tình huống và luôn có mặt trong các chỉ dẫn thư mục, còn một số vùngkhác có thể lựa chọn và không bắt buộc Các vùng dữ liệu có thể bao gồm chỉ mộtyếu tố dữ liệu hay nhiều yếu tố có quan hệ với nhau

Với các tài liệu văn bản người ta xác định khoảng 15 vùng dữ liệu Ví dụ như:

 Tên sách và tác giả

 Xuất bản

 Địa chỉ

 Đặc trưng số lượng

Việc biên mục được tiến hành theo các bước sau:

 Làm quen với tài liệu

 Xác định các loại hình tài liệu và các quy tắc có thể áp dụng trong trườnghợp đặc biệt

 Xác định mức độ thư mục cần phải được xử lý

 Xác định các dữ liệu cần thiết, theo thứ tự các vùng mà các chuẩn và địnhdạng đã quy định

 Ghi lại các dữ liệu này theo các chuẩn và định dạng đã quy định

 Kiểm tra tính đúng đắn của mô tả theo các chuẩn đã quy định

 Chuyển các mô tả cho bộ phận in và các bước tiếp theo

Các dữ liệu thư mục được rút ra chủ yếu từ tài liệu gốc và cả nguồn phụ bênngoài khi cần thiết Các yếu tố của mô tả thư mục phần lớn được lấy từ các trangtiêu đề Ngoài ra các bản mục lục và minh họa cũng được dùng để bổ sung và chínhxác hóa các dữ liệu do trang tiêu đề cung cấp, chẳng hạn như số trang và các minhhọa Khi thiếu thông tin hoàn toàn người ta có thể tìm những dữ liệu thư mục từnguồn bên ngoài Ví dụ tên thật của tác giả, giá tiền, niên hạn của tài liệu có thể tìmtrong các thư mục, các mục lục, các danh mục, các thông báo của nhà xuất bản …

2.3 Tiêu chuẩn hóa công tác biên mục

Càng ngày nhu cầu thông tin trên thế giới càng cao và bức thiết cùng với các

kỹ thuật xử lý thông tin đã thúc đẩy sự hợp tác và phối hợp giữa các tổ chức thôngtin Từ đó đòi hỏi phải thiết lập sự tương hợp giữa các hệ thống thông tin, tức làphải tiêu chuẩn hóa các kỹ thuật xử lý thông tin

Tiêu chuẩn hóa giữ vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả của hoạtđộng khai thác và chuyển giao thông tin, cũng như mở rộng sự hợp tác giữa các đơn

vị thông tin trên phạm vi quốc gia và quốc tế

Tiêu chuẩn hóa là hoạt động tập thể mà ở đó người ta lập nên các tiêu chuẩn

về kỹ thuật, về phương pháp, về chất lượng mà mọi người phải tuân theo như mộtchuẩn mực chung

Nhu cầu tiếp cận một cách thuận tiện, phổ dụng các thông tin thư mục vàphát triển sự hợp tác giữa các đơn vị thông tin đã dẫn đến phải tiêu chuẩn hóa côngtác biên mục Công tác biên mục cần phải tuân theo các chuẩn về khổ mẫu biên mục

(MARC), chuẩn phân loại ấn phẩm (Dewey), chuẩn để liên kết các thư viện trựctuyến (Z3950) …

Sự phát triển của Công nghệ thông tin có ảnh hưởng lớn tới việc quản trị thưviện nói chung và công tác biên mục nói riêng Lợi ích của việc tự động hóa côngtác biên mục đã rõ ràng Hoạt động này có liên quan mật thiết tới khổ mẫu biên mục

có thể đo bằng máy (MARC – Machine Readable Cataloguing), những quy địnhchung về mô tả ấn phẩm theo chuẩn ISBD (International Standard BibliographicDescription) …

Trong biên mục đọc máy, để xử lý dữ liệu cần phải có một khổ mẫu đảm bảođược tính tương hợp giữa các yếu tố thư mục của các biểu ghi Vì vậy khổ mẫu cóthể coi như cấu trúc của biểu ghi đọc máy Đó là hình thức sắp xếp, trình bày các dữliệu trên một vật mang tin sao cho máy có thể “hiểu và đọc” được

2.4 Quy tắc mô tả thư mục quốc tế

2.4.1 Mục đích

Quy tắc mô tả thư mục theo chuẩn quốc tế ISBD (International StandardBibliographic Description) được biên soạn lần đầu vào năm 1960 Chức năng củaISBD là đặc trưng hóa các yếu tố mô tả dùng để xác định tài liệu, gán một thứ tựcho các yếu tố ấy và quy định các dấu ký hiệu

Mục đích nguyên thủy của quy tắc này cung cấp tiêu chuẩn cho mô tả thưmục quốc tế giúp cho hoạt động trao đổi bản ghi thư mục trên các thư viện trên thếgiới.Bằng chỉ rõ các yếu tố bao gồm các mô tả thư mục và các yếu tố này xuất hiệnnhư thế nào.Ban đầu là các quy tắc mô tả thư mục dành cho sách (Monographies) –ISBD (M), rồi đến các quy tắc mô tả dành cho ấn phẩm định ký (Serials) – ISBD(S), sau đó được mở rộng dần cho các loại tài liệu khác Trong đó ISBD (G) là quytắc mô tả thư mục dùng cho các loại hình tài liệu nói chung, là cơ sở để xây dựngnên các quy tắc mô tả cho các tài liệu chuyên dạng khác.Nói chung có 3 mục tiêucủa quy tắc mô tả thư mục quốc tế :

 Làm cho các bản ghi thư mục từ các nguồn khác nhau có thể trao đổiđược với nhau

 Giúp cho sự trình bày các bản ghi vượt qua rào cản ngôn ngữ.Có nghĩa làmột bản ghi được tạo ra cho người dùng với một ngôn ngữ có thể hiểuđược với người dùng với một ngôn ngữ khác

 Giúp chuyển đổi các bản ghi thư mục thành dạng điện tử

ISBD là tập hợp các quy tắc trình bày dữ liệu thư mục theo một quy địnhchặt chẽ, cùng với các dấu hiệu chung để xác định chúng Nó phân chia dữ liệu thưmục thành các vùng và vùng con với những thuyết minh đủ chính xác về các vùng

đó Ngoài ra ISBD còn đưa vào một hệ thống các dấu phân cách để báo hiệu chỗ bắtđầu hoặc kết thúc một vùng hay vùng con

2.4.2 Chỉ số ISBN và ISSN

Người ta xây dựng những mã số để xác định một cách chính xác một tài liệu

Đó là chỉ số sách quốc tế ISBN và chỉ số tạp chí quốc tế ISSN.Trong đó:

1 ISBN (International Standard Book Number) là một chỉ số gán cho mỗi

quyển sách trong khôn khổ của một hệ thống thông tin quốc tế Nó bao gồmmột tập hợp 10 chữ số được chia thành 4 nhóm, cách nhau bằng dấu gạchngang, mà ba nhóm đầu có độ dài thay đổi, đó là các chỉ số nhằm:

7081 chỉ nhà xuất bản “ Les e’ditions d’organisation”

0324 chỉ số tác phẩm của G.Ven slipe “Conception et gestion des systemes

documentaires”

5 số kiểm tra

Hệ thống chỉ số sách quốc tế ISBN được đưa ra ở Rayaune- Uni vàonăm 1967 Lợi ích của ISBN trong việc mua bán và trao đổi sách thật là rõràng Bằng cách gán cho mỗi quyển sách một chỉ số, nó cho phép mỗi quyểnsách được xác định một cách đơn giản và rõ ráng trên phạm vi toàn thế giới.Chỉ số còn cho ta biết ngôn ngữ sử dụng và nhà xuất bản Ngoài ra sử dụng chỉ

số này trong MTĐT làm cho đơn giản hoá và tăng tốc độ xử lý trong nhiềucông đoạn của dây chuyền tư liệu

2 ISSN (International standard Serieals Number) là chỉ số xác định ấn

phẩm định kỳ

ISSN bao gồm 8 chữ số, trong đó chữ số cuối cùng là số kiểm tra vàđược chia thành 2 nhóm, phân cách bởi dấu gạch ngang

Ví dụ: ISSN 0002 - 8231 xác định tạp chí “Journal of the Americian society

for information science”

Chỉ số ISSN xác định trên tạp chí một cách duy nhất Vai trò của nóđối với ấn phẩm định kỳ cũng giống như vai trò của chỉ số ISBN đối với sách

2.4.3 Các vùng mô tả của ISBD

: Các thông tin khác về nhan đề

2 Vùng thông tin về lần

xuất bản và trách nhiệm

liên quan đến lần xuất bản

Thông tin xuất bản(là thông tin liên quan đến các bản sao của một ấn phẩm như số/tên xuất

bản,phiên bản,…) / Thông tin trách nhiệm về xuất bản.

/ Thông tin trách nhiệm của xuất bản thêm

7 Vùng phụ chú

(các thông tin phụ chú cho

các thông tin của các vùng

() Các thông tin yếu tố về giá cả và các yếu tố khác

Hình 2.4.3 Bảng chi tiết từng vùng con trong 8 vùng và dấu phân cách tương Các dữ liệu thư mục trong ISBD được phân thành 8 vùng mô tả Trong cácvùng trên có vùng được dung thường xuyên, nhưng cũng có nhiều vùng ít được sửdụng Mỗi vùng lại chứa một yếu tố dữ liệu còn gọi là vùng con

Mỗi vùng trong đó ngoại trừ vùng con đầu tiên của vùng 1 đều được đặttrước hoặc đóng ngoặc bởi các kí hiệu (chi tiết xem hình 2.4.3).Các kí hiệu nàyđược đặt trước hoặc theo sau một dấu cách ,dấu phẩy hoặc dấu chấm.Khi một vùng

bị bỏ qua thì nó được thay thế bằng kí hiệu đặt trước nó.ISBD sử dụng các dấu kýhiệu để:

 Chỉ rõ sự bắt đầu của mỗi vùng

 Phân cách các yếu tố trong một vùng

 Xác định các yếu tố đặc thù bởi dấu ký hiệu đứng trước chúng

Ví dụ về mô tả thư mục theo chuẩn ISBD:

The vision and dream / Marguerite Hargrove ;

Photographs by Harry and Claude Frauca – Cammeray,

N.S.W : Horwitz, 1980 – 304p -: ill ; 18cm – (Bucks books)

ISBD 0-7255-0934-1 : $15.95

Trong mô tả trên:

Nhan đề The víion and dream

Tác giả thứ nhất / Marguerite Hargrove

Tác giả thứ hai ; Harry and Claude Frauca

Các yếu tố xuất bản – Cammeray, N.S.W : Horwitz, 1980

Khổ mẫu hay format là hình thức trình bày dữ liệu trên biểu ghi được cấutrúc hóa Các dữ liệu trên biểu ghi được sắp xếp thành các trường, trường con, kếthợp với các mã số và các chỉ thị để điều hành sự sắp xếp này sao cho có thể nhậnbiết, trình bày và tìm kiếm dữ liệu bằng máy tính

MARC là từ viết tắt của Machine Readable Cataloging có nghĩa là biên mụcđọc được bằng máy Khổ mẫu MARC là một mô tả có cấu trúc dành riêng cho các

dữ liệu thư mục được đưa vào máy tính điện tử Nó là khổ mẫu cho phép máy tínhlưu trữ và truy xuất thông tin

Cấu trúc của khổ mẫu MARC là cấu trúc biểu ghi, trong đó các dữ liệu thưmục được sắp xếp trong các trường, có độ dài xác định, được mã hóa và trình bàytheo một quy định chặt chẽ Khổ mẫu MARC được sử dụng cho các chữ số, chữ cái,các ký hiệu ngắn gọn đặt ngay trong biểu ghi thư mục để đánh dấu và nhận biết cácloại thông tin khác nhau trong mỗi biểu ghi

Mỗi biểu ghi của khổ mẫu MARC bao gồm các trường (fields) Các trườngnày lại có thể chia nhỏ thành các trường con (subfields) Vì tên của trường thườngkhá dài nên trong biểu ghi MARC mỗi trường được biểu diễn bằng một nhãn gồm 3chữ số

Để tiện trình bày, người ta tập hợp các nhãn trường thành từng nhóm (gồm 3chữ số) Các trường có nhãn bắt đầu bằng số “0” thuộc nhóm trường “0xx” là cáctrường điều khiển, các chỉ số nhận dạng và phân loại Các trường có nhãn bắt đầubằng số “1” thuộc nhóm trường “1xx” là các trường tiêu đề chính (tên cá nhân, tậpthể …) Các trường có nhãn bắt đầu bằng số “2” thuộc nhóm trường “2xx” là cáctrường mô tả (nhan đề và thông tin trách nhiệm, thông tin xuất bản …), …

100 Tiêu đề chính, tên cá nhân

245 Nhan đề và thông tin về trách nhiệm

250 Thông tin về lần xuất bản

Ngoài nhãn trường, trong biểu ghi MARC một số trường còn được xác địnhbằng các chỉ thị (indicators) Chỉ thị được mã hóa bằng hai chữ số (từ 0 đến 9) đitheo sau nhãn trường Có trường chỉ dùng chữ số thứ nhất, có trường chỉ dùng chữ

số thứ hai, có trường dùng cả hai, có trường không dùng chỉ thị

Trường con được nhận biết bởi mã trường con (subfields codes), đó là một

ký tự bằng chữ in thường, đặt sau dấu ngăn cách $ (delimiter)

và được lưu trữ dưới dạng một tệp trên máy tính thì chương trình quản trị CSDL sẽđánh dấu và tạo khuôn dạng cho các thông tin này để in ra thành một bản thư mục,một phiếu mục lục hay hiển thị trên màn hình Các chương trình này còn cung cấpcác công cụ tìm kiếm các thông tin thỏa mãn các yêu cầu đặt ra, dựa trên các điểmtruy nhập nằm trong các trường của biểu ghi MARC

Ngoài các trường dữ liệu thư mục là phần chính của biểu ghi thư mục, mỗibiểu ghi MARC còn có các thành phần cố định sau, xuất hiện ở đầu mỗi biểu ghi:

a Đầu biểu (Leader)

Đầu biểu gồm 24 ký tự đầu tiên của biểu ghi, ứng với 24 vị trí, mỗi vị trí nàyđược gán cho một ý nghĩa xác định và thể hiện bằng một mã (chữ in thường, chữ số,hoặc khoảng trống) cho ta biết các thông tin về trạng thái và các thuộc tính của biểughi như: độ dài biểu ghi, loại hình tài liệu, quy tắc mô tả được sử dụng (ISBD,AACR), … Nhiều thông tin trong đầu biểu ghi là để dành cho máy tính sử dụng đểnhận dạng biểu ghi

Ví dụ: Giả sử một biểu ghi MARC có đầu biểu:

01041cam/2200265/a/4500 …Thì ý nghĩa cơ bản của nó là:

0 – 4 01041 Độ dài biểu ghi: 1041 ký tự

5 C Trạng thái biểu ghi: đã sửa chữa (corrected record)

sử dụng bởi người lập trình và máy tính để thực hiện việc trao đổi các biểu ghi thưmục giữa các hệ thống

Tóm lại mỗi biểu ghi MARC phải bao gồm các thành phần cơ bản sau:

1 Đầu biểu ghi gồm 24 ký tự

2 Một danh mục các trường dữ liệu mà mỗi trường phải bao gồm một nhãn

với 3 chữ số, độ dài của trường dữ liệu và vị trí của trường đầu tiên

3 Các dữ liệu tương ứng với các trường trong danh mục, chứa các dữ liệu

thư mục cần xử lý với độ dài thay đổi

 Phân hệ Lưu thông ( Cataloging Module )

 Phân hệ Biên mục (Circulation Module )

 Phân hệ Thông tin trực tuyến

 Phân hệ Quản trị

3.1 Phân hệ Quản lý bạn đọc

Phân hệ này giúp thư viện trong việc quản lý bạn đọc và tiến hành các nghiệp

vụ liên quan đến bạn đọc như : cấp thẻ, in thẻ, gia hạn thẻ, cắt hiệu lực củathẻ Phân hệ này còn cho phép phân loại bạn đọc và quy định các chính sách riêngbiệt và tích hợp từng nhóm bạn đọc, cũng như cập nhật thông tin về bạn đọc

Đối với mỗi một nhóm đối tượng bạn đọc cụ thể ta có một chính sách cụ thểkhác nhau ví dụ như: hạn định số lượng ấn phẩm được mượn hạn định về thể loại ấnphẩm được mượn, hạn định thời gian cho phép mượn về nhà, mượn đọc tại chỗ donhững yêu cầu đó ta phải phân loại từng nhóm bạn đọc riêng để thỏa mãn yêu cầucủa từng nhóm bạn đọc

Sau khi thông tin đã được nhập và lưu lại, hệ thống vẫn cho phép sửa đổithông tin này nếu cần thiết Bản ghi về bạn đọc sinh viên sẽ được hệ thống lưu trữtrong CSDL đến khi bạn thực hiện thanh toán xong với thư viện

3.1.2 Xóa thẻ

Các bước kiểm tra để hủy thẻ được tiến hành trên máy tính, các bước đượctiến hành như trong hệ thống cũ đồng thời chức năng cũng sẽ thực hiện công việcxóa bỏ mọi thông tin về bạn đọc ra khỏi CSDL của hệ Ngoài ra hệ thống cũng sẽlưu lại một số thông tin cần thiết về bạn đọc đó để phục vụ cho việc thống kê haymột số mục đích về sau Đối với những bạn đọc vi phạm nội quy nhiều lần, nhânviên thư viện có thể quyết định không cho bạn đọc đó tiếp tục là độc giả của thưviện và xóa bỏ thông tin về bạn đọc đó

3.1.3 Sửa thông tin bạn đọc

Khi bạn đọc có nhu cầu thay đổi thông tin cá nhân trong tài khoản sử dụngcủa mình bạn đọc có thể yêu cầu thay đổi để nhân viên thư viện thực hiện thay đổithông tin hoặc bạn có thể trực tiếp thay đổi qua tài khoản của mình(thực hiện trựctuyến) Chức năng này sẽ rất có ích cho thư viện để quản lý khi một thông tin nào

đó của bạn thay đổi ví dụ như khi địa chỉ nhà hay số điện thoại của bạn thay đổi thìthư viện sẽ kịp thời cập nhật để liên lạc với bạn khi cần thiết

3.1.4 Cập nhật loại bạn đọc

Chức năng này được sử dụng khi chính sách lưu thông thay đổi hay khi thưviện cần thêm một loại bạn đọc mà có quyền ưu tiên khác hoặc bớt một loại bạnđọc Công việc này sẽ được thực hiện bởi nhân viên thư viện khi có yêu cầu củalãnh đạo thư viện

3.1.5 Tìm kiếm

Khi nhân viên thư viện cần xem thông tin về thẻ của bạn đọc nào đó để thựchiện cập nhật (theo yêu cầu từ phía bạn đọc)thì nhân viên thư viện có thể thực hiệntìm kiếm bằng nhiều thông tin về bạn đọc đó như: mã thẻ , họ tên,lớp,khóa học,…

Hệ thống sẽ đưa ra thông tin chính xác cho nhân viên thư viện

3.2 Phân hệ Lưu thông

(Circulation Module)

Phân hệ lưu thông thực chất là tin học hóa quá trình lưu thông các ấn phẩmgiữa thư viện và bạn đọc Đồng thời giúp cho thư viện sử dụng hiệu quả các thôngtin được ghi nhận trong quá trình mượn trả, quá hạn,

Những chức năng chính của phân hệ lưu thông:

Vì trong quá trình mượn ấn phẩm bạn đọc vẫn phải nộp tiền đặt cọc và nhận

ấn phẩm nên chức năng này không thể thực hiện trên mạng(online) mà bạn phải đếnthư viện thực hiện trực tiếp.Tuy nhiên thay vì cùng ký vào “sổ vàng” kiểm soát quátrình lưu thông sách thì nhân viên thư viện sẽ cập nhật vào cơ sở dữ liệu

Vì thời gian được mượn của mỗi ấn phẩm là khác nhau nên hệ thống sẽ tựđộng thực hiện quá trình kiểm soát đối với thời hạn này, nhờ vậy khi một ấn phẩm

bị mượn quá hạn, hệ thống sẽ tự động lập danh sách và thông báo cho nhân viên thưviện khi có yêu cầu của nhân viên thư viện.Khi đó nhân viên thư viện sẽ thông báocho bạn đọc để hoàn trả ấn phẩm đó cho thư viện Trong các phiên giao mượn ấnphẩm dữ liệu nhập vào như: Mã bạn đọc, mã ấn phẩm đều phải được kiểm tra tínhhợp lệ thì phiên giao mượn đó mới được thực hiện

3.2.2 Trả ấn phẩm

Cũng tương tự như hệ thống cũ nhưng các quá trình kiểm tra và xác định sốtiền phạt sẽ được thực hiện qua hệ thống Ngoài ra với chức năng đặt trước của hệthống mới , khi ấn phẩm được hoàn trả hệ thống sẽ tìm trong hàng đợi bạn đọc đặttrước nếu có và thông báo cho nhân viên thư viện hoặc bạn đọc có vị trí cao nhấttrong hàng đợi để thực hiện phiên giao dịch tiếp theo

3.2.3 Quản lý quá hạn

Khi nhân viên thư viện thực hiện yêu cầu chức năng này hệ thống phải tựđộng kiểm tra xem bạn đọc nào đang giữ ấn phẩm quá hạn và gửi thư nhắc trả ấnphẩm nếu như bạn đọc có email và nếu như bạn đọc không có email thì nhân viênthư viện chịu trách nhiệm liên lạc với bạn đọc qua những thông tin cá nhân của bạnđọc, đồng thời danh sách bạn đọc quá hạn sẽ được hiển thị Tại một thời điểm bất

kỳ nếu có yêu cầu xem danh sách bạn đọc giữ ấn phẩm quá hạn hệ thống cũng phảicung cấp ngay lập tức

3.2.4 Quản lý phạt

Việc quản lý phạt và chính sách phạt tuân theo quy trình như hệ thống cũ tuynhiên khi thực hiện phạt thì các thao tác in thông báo hóa đơn đều được hệ thốngthực hiện.Khi phạt hệ thống sẽ cập nhật vào cơ sở dữ liệu phạt với mục đích quản lýbạn đọc và thống kê sau này

3.3 Phân hệ Biên mục

(Cataloging Module)

Qua chương 2 tìm hiều về các chuẩn biên mục và qua thực tế qui mô của thưviện ta thấy biên mục theo tiêu chuẩn quốc tế ISBD là phù hợp và đầy đủ , tuân theochuẩn của quốc tế Do đó trong hệ thống mới công tác biên mục sẽ được thực hiệntheo chuẩn ISBD Chức năng biên mục sẽ phục vụ cho công tác thống kê và lưuthông ấn phẩm được khoa học

Những chức năng chính của phân hệ biên mục:

 Nhập biểu ghi mới

 Xóa biểu ghi

 Sửa biểu ghi

3.3.1 Nhập biểu ghi mới

Chức năng này dành cho nhân viên thư viện ở bộ phận biên mục khi một ấnphẩm mới nhập về Nhân viên sẽ phải thu thập thông tin của biểu ghi dược cung cấptrên ấn phẩm đó, hoặc các thông tin ở ngoài nếu thông tin trên ấn phẩm cung cấpchưa đủ.Cho tạo mới các mẫu biên mục và tiến hành mọi khâu trong quy trình biênmục như: nhập mới thông tin về ấn phẩm , phân loại biểu ghi ,xếp giá, xếp kho,…Nhằm cho bạn đọc dễ dàng tìm kiếm nhanh và giúp cho nhân viên thư viện quản lýtốt hơn

3.3.2 Xóa biểu ghi

Cho phép xóa mẫu biên mục khi ấn phẩm bị mất hoặc quá tồi không thể sửdụng được nữa

3.3.3 Sửa biểu ghi

Cho phép chỉnh sửa các mẫu biên mục, kịp thời cập nhật các thông tin khicần thay đổi thông tin của ấn phẩm

3.4 Phân hệ Phục vụ bạn đọc trực

tuyến

( Online Public Access Catalog )

Đây là phân hệ có hỗ trợ trực tuyến dành cho bạn đọc Cung cấp các dịch vụphục vụ bạn đọc từ xa nhằm tiết kiệm thời gian và công sức cho bạn đọc và giảm tảicho thư viện khi phải phục vụ số lượng lớn bạn đọc

Phân hệ tra cứu trực tuyến là một cầu nối giúp bạn đọc có thể giao tiếp vớithư viện tiện lợi và hiệu quả Phân hệ này có thể tích hợp trên mạngIntranet/Internet để tạo ra một môi trường phục vụ bạn đọc tra cứu và sử dụng thôngtin do thư viện cung cấp vào mọi lúc và tại mọi nơi Ngược lại nhờ phân hệ này thưviện cũng có thể điều tra và thống kê được những lĩnh vực mà bạn đọc quan tâmcũng như nhận các ý kiến phản hồi của bạn đọc Sau đây là những chức năng chính

 Tra cứu ấn phẩm

 Tra cứu thông tin người sử dụng

 Gia hạn ấn phẩm

 Đặt trước ấn phẩm

3.4.1 Chức năng tra cứu ấn phẩm

Bạn đọc có thể dễ dàng tra cứu thông tin về sách báo, tạp chí,… trong thưviện ngay tại các máy tính ở thư viện hay tại bất kỳ máy tính nào nối mạng với hệthống máy tính của thư viện (Intranet/Internet) Việc tra cứu này sẽ nhanh hơn rấtnhiều so với việc tra cứu bằng phích trong các thư viện truyền thống

Việc tìm kiếm sẽ được thực hiện trên môi trường Web, trong đó có hỗ trợ tìmkiếm theo nhiều trường như: Tên tác giả nhà xuất bản, năm xuất bản Đặc biệt bạn

đọc có thể sử dụng các toán tử logic như And hay Or để tổ hợp các điều kiện tìm

kiếm đó Với sự trợ giúp của từ điển danh mục, bạn đọc có thể tìm kiếm hiệu quảhơn rất nhiều trong trường hợp không biết rõ một số từ khóa nào đó nhờ vào tínhnăng tìm kiếm mờ

3.4.2 Tra cứu thông tin người sử dụng

Tương tự như chức năng tra cứu ấn phẩm nhưng để tra cứu thông tin về cánhân nếu người sử dụng muốn xem

3.4.3 Gia hạn ấn phẩm

Bạn đọc có thể gia hạn mượn ấn phẩm qua mạng Hệ thống sẽ tự động trả lờingay say khi bạn yêu cầu gia hạn Khi một bạn đọc nào đó mượn một ấn phẩm đếnhạn phải trả, nếu bạn đọc đó vẫn muốn tiếp tục sử dụng ấn phẩm đó thì bạn đọc cóthể gia hạn thêm Điều kiện để được gia hạn là: thứ nhất số lần gia hạn không vượtquá số lần gia hạn tối đa cho một ấn phẩm, thứ hai số ấn phẩm gia hạn không đượcvượt quá số ấn phẩm tối đa được gia hạn đối với bạn đọc đó, thứ ba ấn phẩm đókhông được đặt trước bởi một bạn đọc có độ ưu tiên cao hơn Nếu yêu cầu gia hạncủa bạn đọc đó được chấp nhận thì bạn đọc có thể giữ ấn phẩm đó đến thời hạn mới

3.4.4 Đặt trước ấn phẩm

Bạn có thể đặt trước ấn phẩm ở hai mức do bạn tự chọn.Ở mức thứ nhất bạnđọc sẽ được thông báo ngay khi ấn phẩm được hoàn trả về thư viện(nếu thư viện đãđược mượn) nhưng bạn sẽ mất quyền mượn khi có người đến thư viện trước mượn

ấn phẩm đó.Ở mức thứ hai thư viện sẽ giữ ấn phẩm đó cho bạn nhưng trong thờigian 2 ngày mà bạn không đến mượn ấn phẩm thì bạn sẽ phải chịu một khoản tiềnphạt Khi ấn phẩm được hoàn trả hệ thống nhân viên thư viện sẽ thông báo cho bạnđọc đặt chỗ đến lượt Sau một khoảng thời gian cố định (2 ngày tính từ khi thôngbáo) mà không thấy bạn đọc mượn ấn phẩm đó, hệ thống sẽ tự động xóa tên bạn đọckhỏi hàng đợi Nếu có nhiều bạn đọc cùng đặt trước một ấn phẩm thì khi ấn phẩm

đó được hoàn trả, hệ thống sẽ tìm bạn đọc có vị trí cao nhất trong hàng đợi để thôngbáo cho bạn đọc Bạn đọc chỉ có thể đặt trước một số lượng ấn phẩm nhất định vàcác ấn phẩm đặt trước không trùng nhau.

3.5 Phân hệ Quản trị

Phân hệ này dành cho người lãnh đạo thư viện người có quyền quản trị hệthống.Qua phân hệ này lãnh đạo thư viện có thể thêm, bớt các tài khoản sử dụng củacác nhân viên thư viện cũng như có thể thay đổi quyền của từng nhân viên truynhập vào các phân hệ cho phù hợp với vị trí và nhiệm vụ công tác của họ.Cụ thể có

4 quyền là

 Quyền sử dụng phân hệ biên mục

 Quyền sử dụng phân hệ quản lý bạn đọc

 Quyền sử dụng phân hệ lưu thông

 Quyền quản trị

Tuy nhiên trong trường hợp điều động công tác(do nhân viên ở bộ phận nàynghỉ phải điều động nhân viên ở bộ phân khác sang) thì lãnh đạo thư viện có thểphân quyền cho nhân viên viên thư viện có thêm các quyền khác ngoài trong 4quyền trên

Sau đây là những chức năng chính

 Tạo tài khoản người sử dụng

 Xóa tài khoản người sử dụng

 Thay đổi quyền của tài khoản

Chương IV

Thiết kế hệ thống thư viện

về chức năng

4.1 Biểu đồ phân cấp chức năng

Năm chức năng cơ bản của phần mền quản lý hệ thống thư viện (hỗ trợ trựctuyến) gồm:

 Phân hệ Quản lý bạn đọc

 Phân hệ Lưu thông ( Cataloging Module )

 Phân hệ Biên mục (Circulation Module )

 Phân hệ Thông tin trực tuyến

 Phân hệ Quản trị

4.1.1 Biểu đồ phân cấp chức năng của toàn hệ thống

Quản lý hệ thống thư viện

Quản lý bạn đọc

Phục vụ bạn đọc trực tuyến Biên mục

Tra cứu ấn phẩm

Tra cứu

TT NSD

Cấp thẻ

Xóa thẻ

Xử lý quá hạn

Xử

lý phạt

Thêm loại bạn đọc

Xóa loại bạn đọc

Sửa

TT loại bạn đọc

Sửa TT bạn đọc

Đặt trước

Tìm kiếm

Tạo tài khoản

sử dụng

Xóa tài khoản

Thay đổi quyền cho tài khoản

Tìm kiếm

Hình 4.1.1 Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống thư viện

4.1.2 Biểu đồ phân cấp chức năng của phân hệ quản lý bạn đọc

Cấp thẻ Xóa thẻ Thêm loại bạn đọc

Xóa loại bạn đọc

Sửa

TT loại bạn đọc

Kiểm tra

TT thay đổi

Cập nhật

TT bạn đọc

Cập nhật loại bạn đọc

Kiểm tra

TT loại bđ mới

Xóa loại bạn đọc

Kiểm tra điều kiện xóa

Cập nhật loại bạn đọc

Kiểm tra

TT thay đổi

Thực hiện tìm kiếm

Nhận TT tìm kiếm

Hình 4.1.2 Biểu đồ phân cấp chức năng của phân hệ quản lý bạn đọc

4.1.3 Biểu đồ phân cấp chức năng của phân hệ lưu thông

Lưu thông

Xử lý phạt Trả ấn phẩm Xử lý quá hạn

Ghi nhận phạt

In hóa đơn phạt

Duyệt danh sách quá hạn

Đưa ra thông báo quá hạn

Kiểm tra yêu cầu mượn

ấn phẩm

Ghi nhận mượn

ấn phẩm

Tìm kiếm

Hình 4.1.3 Biểu đồ phân cấp chức năng của phân hệ lưu thông

4.1.4 Biểu đồ phân cấp chức năng cho phân hệ biên mục

Biên mục

Sửa biểu ghi Xóa biểu ghi

Ghi nhận tạo mới

Kiểm tra yêu cầu xóa

Nhập yêu cầu tạo xóa

Kiểm tra

dữ liệu nhập

Ghi nhận sửa

Ghi nhận xóa

Nhập biểu ghi mới

Tìm biểu ghi cần sửa

Hình 4.1.4 Biểu đồ phân cấp chức năng phân hệ biên mục

4.1.5 Biểu đồ phân cấp chức năng cho phân hệ phục vụ bạn đọc trực tuyến.

Phục vụ bạn đọc trực tuyến

Tra cứu TT người sử dụng

Thực hiện tra cứu

Nhận yêu cầu về người sử dụng cần tra cứu

Ghi nhận gia hạn

Kiểm tra yêu cầu gia hạn

Ghi nhận đặt trước

Nhận yêu cầu đặt trước

Hình 4.1.5 Biểu đồ phân cấp chức năng phân hệ tra cứu trực tuyến

4.1.6 Biểu đồ phân cấp chức năng cho phân hệ quản trị

Quản trị

Tạo tài khoản

Thay đổi quyềncho tài khoản

Ghi nhận tạo mới

Nhập

yêu cầu

tạo mới

Ghi nhận xóa tài khoản

Nhập yêu cầu xóa tài khoản

Ghi nhận thay đổi

Nhập yêu cầu thay đổi tài khoản

Hình 4.1.6 Biểu đồ phân cấp chức năng phân hệ quản trị

4.2 Biểu đồ luồng dữ liệu

4.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

Hệ thống thư viện

NV thư viện

Yêu cầu cấp thẻ Yêu cầu gia hạn Yêu cầu đặt trước Yêu cầu mượn

Lý do từ chối Phiếu thu Thông tin ấn phẩm được mượn Kết quả yêu cầu đặt trước

Thông tin cần tìm kiếm

Thông tin biểu ghi

Yêu cầu thêm, xóa tài khoản Yêu cầu thay đổi quyền

Quyết định về hưu,chuyển công tác

Yêu cầu thanh toán ra trường

Thông tin cần tìm kiếm Thông tin bạn đọc Kết quả tìm kiếm

Lý do từ chối

Hình 4.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

4.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.

4.2.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh cho toàn bộ hệ thống

Biên mục (3)

Qlý bạn đọc (1)

Lưu thông

bạn đọc trực tuyến (4)

Phạt

Ân phẩm

Bạn đọc

Ân phẩm mượn Bạn đọc

Lãnh đạo

TV

NV thư viện

Ân phẩm đặt trước

Bạn đọc

Lãnh đạo TV

Quản trị (5)

NV thư viện

Yêu cầu thêm,xóa,sửa loại bạn đọc

Kết quả tìm kiếm

Yêu cầu cấp,xóa thẻ,thay đổi TT bạn đọc

Yêu cầu tìm kiếm

Yêu cầu mượn ấn phẩm

Thư yêu cầu trả ấn phẩm

Phiếu thanh toán ra trường

Hình 4.2.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh cho toàn bộ hệ thống

4.2.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh cho phân hệ quản lý bạn đọc

Bạn đọc

Cấp thẻ

(1.1)

Xóa thẻ (1.2)

Sửa TT bạn đọc (1.3)

Tìm kiếm (1.7)

Xóa loại bạn đọc (1.6) Loại bạn đọc

Bạn đọc

Lãnh đạo thư viện

Yêu cầu cấp thẻ Yêu cầu xóa thẻ

Yêu cầu thay đổi TT

4.2.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh cho phân hệ lưu thông

Mượn

ấn phẩm (2.1)

Quá hạn (2.3) Trả

ấn phẩm (2.2)

Phạt (2.4)

Tìm kiếm (2.5)

NV thư viện Bạn đọc

Ấn phẩm mượn

Ấn phẩm mượn

TT

từ chối

Danh sách quá hạn

Y/c danh sách quá hạn

Hoá

đơn

Tiền phạt

4.2.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh phân hệ lưu thông

4.2.2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh cho phân hệ biên mục

Tạo mới biểu ghi (3.1)

Sửa biểu ghi (3.2)

Xóa biểu ghi (3.3)

Ấn phẩm

TT nhập mới

TT từ chối

TT từ chối Y/c sửa chữa

TT từ chối Y/c xóa biểu ghi

NV thư viện

NV thư viện

Hình 4.2.2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh phân hệ biên mục

4.2.2.5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh cho phân hệ phục vụ bạn đọc trực tuyến

Bạn đọc

Tra cứu

TT người

sử dụng (4.1)

Đặt trước (4.3)

Tra cứu

ấn phẩm (4.2)

Ấn phẩm

Yêu cầu tra cứu

Kq tra cứu

TT từ chối Y/c đặt trước

Thông báo đến lượt

TT chấp nhận

Phạt

Hình 2.3.2.5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh phân hệ thông tin trực tuyến

4.2.2.6 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh cho phân hệ quản trị

Tạo tài khoản

sử dụng (5.1)

Thay đổi quyền cho tài khoản (5.2)

Xóa tài khoản (5.3)

Nhân viên thư viện

TT nhập mới

TK mới

Y/c sửa chữa

Y/c xóa biểu ghi

TK được thay đổi

Lãnh đạo TV

Lãnh đạo TV

Hình 4.2.2.6 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh phân hệ quản trị

4.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

4.2.3.1 Phân hệ quản lý bạn đọc

 Cấp thẻ

Làm thủ tục cấp thẻ (1.1.1)

Cất giữ

TT bạn đọc (1.1.2) Bạn đọc

Kiểm tra điều kiện trả thẻ (1.2.2)

Mã thẻ Kết quả

Phạt

Hình 4.2.3 1.2 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng xóa thẻ

 Sửa thông tin bạn đọc

Kiểm tra

TT thay đổi (1.3.2)

TT hợp lệ

Hình 4.2.3 1.3 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng sửa thông tin bạn đọc

 Thêm loại bạn đọc

Kiểm tra

TT loại bđ mới (1.4.2)

TT loại bạn đọc mới

Yêu cầu thêm Cập nhật

loại bạn đọc (1.4.3)

Bạn đọc

Lý do từ chối

Xóa loại bạn đọc (1.5.3)

Mã loại bạn đọc

Hình 4.2.3 1.5 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng sửa xóa loại bạn đọc

 Sửa thông tin loại bạn đọc

Kiểm tra

TT thay đổi (1.6.2)

TT loại bđ cần sửa

loại bạn đọc (1.6.3)

 Tìm kiếm

Bạn đọc

Nhận TT tìm kiếm (1.7.1)

Thực hiện tìm kiếm (1.7.2)

Thông báo yêu cầu sai

Yêu cầu tìm kiếm

Kq tìm kiém

NV thư viện

Hình 4.2.3.1.7 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng tìm kiếm

4.2.3.2 Phân hệ lưu thông

 Mượn ấn phẩm

Kiểm tra yêu cầu mượn (2.1.1)

Ghi nhận mượn (2.1.2)

Xử lý

TT

vi

phạm

Ấn phẩm mượn

Phạt

Hình 4.2.3.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh cho chức năng mượn ấnphẩm