Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý thư viện trực tuyến dựa trên chuẩn mô tả thư mục ISBD

Về nghiệp vụ thư viện: Quản lý sách theo chuẩn biên mục ISBD

Về công tác phục vụ bạn đọc: Xây dựng modul tra cứu trực tuyến, cho phép.

Tìm hiểu về các chuẩn biên mục hiện nay

• Quy tắc mô tả thư mục quốc tế
• ISSN (International standard Serieals Number) là chỉ số xác định ấn phẩm định kỳ

Tiêu chuẩn hóa giữ vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả của hoạt động khai thác và chuyển giao thông tin, cũng như mở rộng sự hợp tác giữa các đơn vị thông tin trên phạm vi quốc gia và quốc tế. Hoạt động này cú liờn quan mật thiết tới khổ mẫu biờn mục có thể đo bằng máy (MARC – Machine Readable Cataloguing), những quy định chung về mô tả ấn phẩm theo chuẩn ISBD (International Standard Bibliographic Description) …. Mục đích nguyên thủy của quy tắc này cung cấp tiêu chuẩn cho mô tả thư mục quốc tế giúp cho hoạt động trao đổi bản ghi thư mục trên các thư viện trên thế giới.Bằng chỉ rừ cỏc yếu tố bao gồm cỏc mụ tả thư mục và cỏc yếu tố này xuất hiện như thế nào.Ban đầu là các quy tắc mô tả thư mục dành cho sách (Monographies) – ISBD (M), rồi đến các quy tắc mô tả dành cho ấn phẩm định ký (Serials) – ISBD (S), sau đó được mở rộng dần cho các loại tài liệu khác.

Khi một biểu ghi thư mục đã được đánh dấu một cách chính xác và được lưu trữ dưới dạng một tệp trên máy tính thì chương trình quản trị CSDL sẽ đánh dấu và tạo khuôn dạng cho các thông tin này để in ra thành một bản thư mục, một phiếu mục lục hay hiển thị trên màn hình. Đầu biểu gồm 24 ký tự đầu tiên của biểu ghi, ứng với 24 vị trí, mỗi vị trí này được gán cho một ý nghĩa xác định và thể hiện bằng một mã (chữ in thường, chữ số, hoặc khoảng trống) cho ta biết các thông tin về trạng thái và các thuộc tính của biểu ghi như: độ dài biểu ghi, loại hình tài liệu, quy tắc mô tả được sử dụng (ISBD, AACR), … Nhiều thông tin trong đầu biểu ghi là để dành cho máy tính sử dụng để nhận dạng biểu ghi.

Thiết kế hệ thống mới

• Phân hệ Quản lý bạn đọc
• Phân hệ Lưu thông
• Phân hệ Biên mục
• Phân hệ Phục vụ bạn đọc trực tuyến

Phân hệ này giúp thư viện trong việc quản lý bạn đọc và tiến hành các nghiệp vụ liên quan đến bạn đọc như : cấp thẻ, in thẻ, gia hạn thẻ, cắt hiệu lực của thẻ..Phân hệ này còn cho phép phân loại bạn đọc và quy định các chính sách riêng biệt và tích hợp từng nhóm bạn đọc, cũng như cập nhật thông tin về bạn đọc. Vì thời gian được mượn của mỗi ấn phẩm là khác nhau nên hệ thống sẽ tự động thực hiện quá trình kiểm soát đối với thời hạn này, nhờ vậy khi một ấn phẩm bị mượn quá hạn, hệ thống sẽ tự động lập danh sách và thông báo cho nhân viên thư viện khi có yêu cầu của nhân viên thư viện.Khi đó nhân viên thư viện sẽ thông báo cho bạn đọc để hoàn trả ấn phẩm đó cho thư viện. Khi nhân viên thư viện thực hiện yêu cầu chức năng này hệ thống phải tự động kiểm tra xem bạn đọc nào đang giữ ấn phẩm quá hạn và gửi thư nhắc trả ấn phẩm nếu như bạn đọc có email và nếu như bạn đọc không có email thì nhân viên thư viện chịu trách nhiệm liên lạc với bạn đọc qua những thông tin cá nhân của bạn đọc, đồng thời danh sách bạn đọc quá hạn sẽ được hiển thị.

Bạn có thể đặt trước ấn phẩm ở hai mức do bạn tự chọn.Ở mức thứ nhất bạn đọc sẽ được thông báo ngay khi ấn phẩm được hoàn trả về thư viện(nếu thư viện đã được mượn) nhưng bạn sẽ mất quyền mượn khi có người đến thư viện trước mượn ấn phẩm đó.Ở mức thứ hai thư viện sẽ giữ ấn phẩm đó cho bạn nhưng trong thời gian 2 ngày mà bạn không đến mượn ấn phẩm thì bạn sẽ phải chịu một khoản tiền phạt. Phân hệ này dành cho người lãnh đạo thư viện người có quyền quản trị hệ thống.Qua phân hệ này lãnh đạo thư viện có thể thêm, bớt các tài khoản sử dụng của các nhân viên thư viện cũng như có thể thay đổi quyền của từng nhân viên truy nhập vào các phân hệ cho phù hợp với vị trí và nhiệm vụ công tác của họ.Cụ thể có 4 quyền là.

Thiết kế hệ thống thư viện về chức năng

Biểu đồ luồng dữ liệu

• Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
• Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh .1 Phân hệ quản lý bạn đọc

Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh phân hệ lưu thông 4.2.2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh cho phân hệ biên mục.

Thiết kế giao diện cho hệ thống thư viện

• Phần nội dung : Đây là phần giao tiếp chính với người sử dụng khi thực hiện các chức năng được lựa chọn trong phần menu: nhập thông tin, đưa ra

Tại trang này người dùng phải chọn loại tài khoản là bạn đọc hay nhân viên thư viện.Để đăng nhập người dùng phải nhập tên tài khoản(với đối tượng bạn đọc đó là mã thẻ) và password. Sau khi đăng nhập thông tin về tên tài khoản và loại tài khoản sẽ được hiển thị trên đầu trang đồng thời phẩn menu sẽ hiện lên các chức năng dành cho quyền của tài khoản đó.Nếu tài khoản là bạn đọc thì sau khi đăng nhập thành công bạn sẽ được đưa tới trang tra cứu ấn phẩm. Vì yêu cầu thông tin về thẻ của sinh viên và cán bộ khác nhau do đó với mỗi đối tượng bạn đọc đó có trang giao diện khác nhau.Tuy nhiên do khuôn khổ có hạn của đồ án nên ở dưới đây em chỉ trình bày về giao diện của phần quản lý đối tượng bạn đọc bạn đọc là sinh viên.

Người dùng chọn chức năng này tại menu con “Thêm bạn đọc…” ở phần menu quản lý bạn đọc.Tại trang này người dùng phải điền thông tin cần thiết của thẻ đọc.Trong đó trường mã thẻ được đánh mã dựa vào “Số hiệu sinh viên của bạn”. Giao diện của phân hệ này bao gồm các trang tìm kiếm ấn phẩm(có thể tìm kiếm chung hoặc tìm kiếm từng loại ấn phẩm riêng) theo nhiều tiêu chí và toán tử linh hoạt với 2 mức: đơn giản và nâng cao. Sau khi tìm kiếm tại trang kết quả bạn có thể click vào vùng nhan đề chính để xem thông tin chi tiết của ấn phẩm như: vị trí giá sách, kho sách, danh sách từ khóa, … Ở trang chi tiết ấn phẩm bạn có thể đăng ký đặt trước ấn phẩm.

Để gia hạn ấn phẩm bạn có thể chọn menu con “Gia hạn” trong menu “Tra cứu” , hệ thống sẽ đưa ra cho bạn các ấn phẩm mà bạn đang mượn và để gia hạn ấn phẩm nào bạn chỉ cần click vào link “Gia hạn”. Các thông tin biên mục đối với mỗi loại ấn phẩm(sách đơn tập,sách nhiều tập,báo/tạp chí,luận án/luận văn) là khác nhau do đó với mỗi loại ấn phẩm sẽ có các trang thực hiện nhập mới,sửa,xóa thư mục khác nhau.Sau đây em chỉ đưa ra giao diện với phần quản lý sách một tập để làm minh họa. Ở trang này nhân viên thư viện có chức năng biên mục sẽ nhập thông tin thư mục để tạo thư mục sách mới.Các dữ liệu nhập vào sẽ được kiểm tra đúng định dạng trước khi thực hiện cập nhật vào cơ sở dữ liệu.Nếu các thông tin đầu vào không thỏa mãn hệ thống sẽ đưa ra thông báo.

Tại trang kết quả tìm kiếm nhân viên thư viện có thể chọn sửa hay xóa thư mục(hệ thống sẽ kiểm tra điều kiện thực hiện thao tác đó nếu không thành công thì hệ thống sẽ đưa ra cảnh báo). Ngoài ra nếu click vào vùng nhan đề chính của sách thì hệ thống sẽ đưa ra cho chúng ta trang thông tin chi tiết của ấn phẩm và trạng thái của ấn phẩm(còn rỗi không , có người đặt trước không,…). Người dùng chọn chức năng này tại menu con “Quản trị” ở phần menu.Tại trang này người dùng phải điền thông tin cần thiết của tài khoản và đặc biệt là phải chọn quyền cụ thể cho tài khoản.

Đánh giá và hướng phát triển