Công tác kế toán của Công ty TNHH Thái Vinh.doc

Công tác kế toán của Công ty TNHH Thái Vinh.doc

LỜI MỞ ĐẦU

Nền kinh tế Việt Nam, sau 40 năm chịu ảnh hưởng của cơ chế kế hoạchhoá tập trung quan liêu bao cấp nay đã và đang dần thích nghi với cơ chế kinhtế mới – cơ chế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước.

Trong nền kinh tế thị trường, công tác tiêu thụ có ý nghĩa quyết địnhđến mọi hoạt động của doanh nghiệp Vì rằng, chỉ khi tiêu thụ được hàng hoáthì các hoạt động khác của doanh nghiệp mới có thể diễn ra một cách liên tục,mới có thể đảm bảo cho doanh nghiệp thực hiện được các chỉ tiêu của hoạtđộng sản xuất kinh doanh, mới đảm bảo cho doanh nghiệp đứng vững và pháttriển trên thị trường.

Mặt khác, thị trường luôn luôn biến động, nó vận động theo những quyluật vốn có của nó và trong đó quy luật cạnh tranh Mọi doanh nghiệp đềumuốn chiến thắng trong cạnh tranh và có uy tín trên thị trường Muốn vậy chỉcó cách là phải củng cố công tác tiêu thụ của doanh nghiệp

Với mục đích tìm hiểu về hiệu quả trong quá trình tiêu thụ hàng hoá tạidoanh nghiệp em đã tiến hành tìm hiểu thực tế tại Công ty TNHH Thái Vinh.Dưới đây là những nhận định ban đầu, cái nhìn khái quát về Công ty, về cơcấu tổ chức và công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty TNHH TháiVinh.

1

Công ty TNHH Thái Vinh được thành lập từ năm 2004, gồm 3 cổ đôngsáng lập, hiện nay mặt hàng chính của Công ty là kinh doanh máy photocopy,linh kiện máy, phần mềm, kỹ thuật mạng máy tính và các loại máy văn phòng Công ty đặt trụ sở chính tại 115 phố Đào Tấn, phường Ngọc Khánh, quận BaĐình, Hà Nội

Công ty TNHH Thái Vinh là một loại hình doanh nghiệp tư nhân, hạchtoán kinh tế độc lập Có thể khái quát các giai đoạn phát triển của Công tynhư sau:

* Từ năm 2004 đến năm 2005

Công ty mới đi vào hoạt động nên chỉ tiến hành các hoạt động tìm kiếmthị trường tiêu thụ Giai đoạn này mang tính chất thăm dò, lợi nhuận đem lạichưa cao

* Từ năm 2005 đến 2006

Đây là giai đoạn đẩy mạnh kinh doanh, ban đầu sản phẩm chủ yếuđược tiêu thụ tại Hà Nội Trong thời gian này công ty không ngừng đẩy mạnhquá trình quảng bá hình ảnh sản phẩm, xây dựng đội ngũ nhân viên tiếp thị

giới thiệu sản phẩm tới từng khách hàng, doanh nghiệp, tạo cho khách hàngniềm tin vào chất lượng sản phẩm mà Công ty kinh doanh

* Từ năm 2006 đến nay

Là thời kỳ phát triển mạnh mẽ với doanh thu tăng nhanh Công việckinh doanh đi dần vào ổn định và đưa lại mức lợi nhuận ngày một cao choCông ty.

Với ý thức không ngừng vươn lên, sau 3 năm phát triển đến nay Công tyđã xây dựng được mạng lưới tiêu thụ tại nhiều tỉnh thành , xây dựng các đại lýphân phối sản phẩm của Công ty tới các cơ quan đơn vị có nhu cầu ở mỗi tỉnh

Hiện nay thị trường truyền thống là Hà Nội vấn chiếm tỷ lệ cao về tiêu thụsảm phẩm Lấy phương châm luôn luôn đảm bảo chất lượng sản phẩm giữ chữ tínvới khách hàng, gắn liền với tiêu thụ nên số lượng sản phẩm bán ra ngày càngtăng, năm sau cao hơn năm trước

Phương thức bán hàng và thể thức thanh toán là bán thẳng trực tiếp, thutiền ngay đối với các khách hàng là người sử dụng, ghi công nợ và thanh toánđịnh kỳ đối với các đại lý.

2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty:

*Chức năng của Công ty:

Là một doanh nghiệp tư nhân hạch toán kinh tế độc lập, Công ty phảiđảm bảo có kế hoạch kinh doanh cho phù hợp với thị trường thực tế, đem lạihiệu quả cao, góp phần tích luỹ vốn cho doanh nghiệp và đóng góp ngày càngcao cho xã hội đồng thời tạo ra việc làm và thu nhập ngày càng ổn định chodoanh nghiệp.

* Nhiệm vụ chủ yếu của Công ty:

- Tổ chức hoạt động kinh doanh theo đúng pháp luật và đúngngành nghề theo đăng ký kinh doanh do Nhà nước cấp.

- Thực hiện các chỉ tiêu nộp ngân sách, bảo hiểm xã hội, tổngdoanh thu số bán ra.

3

- Quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản, tiền vốn, đội ngũ lao độngvà bảo toàn, tăng trưởng vốn kinh doanh.

- Thực hiện phân phối lao động hợp lý, đảm bảo đời sống vật chấttinh thần cho đội ngũ nhân viên Đảm bảo sử dụng 100% nhânviên có trình độ, năng lực làm việc.

3/ Các mặt hàng kinh doanh chính của Công ty:

Theo chủ trương của UBND thành phố Hà Nội cần thiết phải cho ra đờinhững Công ty kinh doanh phục vụ nhu cầu đổi mới đáp ứng nhu cầu về côngnghệ thông tin Công ty TNHH Thái Vinh được thành lập để đáp ứng nhu cầucấp bách này.

Nhiệm vụ chính của Công ty khi tiến hành hoạt động kinh doanh baogồm 2 lĩnh vực cụ thể:

* Kinh doanh dịch vụ:

Cung cấp các thiết bị cho các Công ty ở Việt Nam, cho các khách hàngcó nhu cầu cần thiết về thiết bị văn phòng

* Hoạt động kinh doanh:

Công ty được phép kinh doanh các loại hình sau:

+ Tổ chức các dịch vụ lắp đặt bảo hành, sửa chữa máy văn phòng, thiếtbị viễn thông, mạng máy tính.

+ Tổ chức kinh doanh máy photocopy, các linh kiện máy và các loạimáy văn phòng khác

Do đặc thù kinh doanh máy văn phòng nên đối tượng khách hàng củaCông ty là tất cả các doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam , các đại lý và cánhân người tiêu dùng Đa số sản phẩm được tiêu thụ chủ yếu tại Hà Nội

4/ Công tác tổ chức và bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh:4.1/ Cơ cấu lao động của Công ty:

Hiện nay Công ty TNHH Thái Vinh là một công ty phát triển Việcsử dụng hợp lý lao động cũng chính là tiết kiệm về chi phí lao động, Công tycó số lượng nhân viên là 40 người, hầu hết đã qua các trường đào tạo về

chuyên môn Với đà phát triển này thì công ty sẽ tiếp tục tuyển dụng thêm laođộng có trình độ để nâng cao năng lực quản lý, đáp ứng yêu cầu và nhiệm vụcủa Công ty trong điều kiện hiện nay Bao gồm:

- Giám đốc: 1 người- Phó giám đốc: 1 người- Phòng kỹ thuật: 10 người - Phòng nhân sự: 4 người- Phòng kế toán: 6 người- Phòng hành chính: 3 người- Phòng kinh doanh: 15 người

Mỗi nhân viên đều trách nhiệm những công việc khác nhau vì thế dướiđây là bảng công nhân viên của Công ty TNHH Thái Vinh.

B ng danh sách nhân viên c a công ty TNHH Thái Vinhảng danh sách nhân viên của công ty TNHH Thái Vinhủa công ty TNHH Thái Vinh

4.2/ Mô hình tổ chức bộ máy quản lý:

Công ty tổ chức theo mô hình Công ty TNHH, bộ máy quản lý củaCông ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến và được tổ chức như sau:

* Hội đồng quản trị : gồm 3 thành viên là cơ quan quyết định mọi vấn

đề liên quan đến quyền lợi và mục đích của Công ty.

* Ban giám đốc:

- Giám đốc : là người được Hội đồng quản trị bổ nhiệm, có quyền quyếtđịnh điều hành hoạt động của Công ty Giám đốc là người chịu tráchnhiệm mọi hoạt động kinh doanh của Công ty trước pháp luật.

5

Được đề nghị với Hội đồng quản trị thay thế hoặc miễn nhiệm nhữngcán bộ hoặc người lao động khi xét thấy họ không đảm đương đượcnhiệm vụ được giao.

- Phó giám đốc : có nhiệm vụ giúp giám đốc giải quyết các công việcđược phân công, có quyền ra mệnh lệnh cho các bộ phận do mình quảnlý với quan hệ mang tính chỉ huy và phục tùng.

* Các phòng ban chức năng : Đây là một ban tham mưu giúp việc cho

Giám đốc, chịu sự điều hành của Giám đốc Ngoài việc thực hiện chứcnăng của mình, các phòng ban còn phải có mối quan hệ chặt chẽ với nhaunhằm kiểm tra, đối chiếu số liệu và giúp đỡ nhau hoàn thành công việcđược giao.

 Giải quyết các chế độ chính sách , quyền lợi của nhân viên trongCông ty.

 Hướng dẫn các đơn vị thực hiện nghiêm chỉnh pháp lệnh thống kê,kế toán, các quy định của Nhà nước trong công tác hạch toán kếtoán và luật thuế.

 Tổng hợp quyết toán tài chính và phân tích tình hình tài chính hàngquý, hàng năm.

 Thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách theo chế độ quy định của Nhànước.

 Theo dõi tổng hợp tình hình sử dụng và đề xuất biện pháp quản lýmạng lưới kinh doanh của Công ty.

+ Phòng kinh doanh:

 Giúp giám đốc chỉ đạo công ty kinh doanh, trực tiếp tiến hành cáchoạt động nghiên cứu, thăm dò để tìm ra thị trường tiềm năng choCông ty.

 Xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm, tổng hợp tình hình thựchiện kế hoạch kinh doanh trình Giám đốc

 Lập báo cáo định kỳ về tình hình kinh doanh của Công ty

 Phối hợp với phòng tài chính kế toán xây dựng hệ thống giá bán phùhợp với thị trường, xúc tiến bán hàng.

+ Phòng kỹ thuật : Phòng kỹ thuật của công ty được chia ra làm các tổkỹ thuật với nhiệm vụ sửa chữa và lắp đặt máy móc cho các đơn đặthàng của công ty

4.3/ Mối quan hệ với các bên liên quan:

- Công ty tổ chức mạng lưới tiêu thụ sản phẩm qua 2 kênh bán hàng làbán lẻ và đại lý Công ty có nhiều mối quan hệ khách hàng nhưng nhìnchung có một số nhóm khách hàng: Các đại lý của Công ty tại các tỉnh,các cửa hàng bán buôn tại Hà Nội và các khách hàng khác Các đại lýývà các cửa hàng bán buôn mua hàng qua các hợp đồng kinh tế, cònkhách lẻ thường không ký hợp đồng kinh tế mà mua theo đơn đặt hàng.

7

- Hàng hoá của Công ty được nhập từ hai Công ty Thái Việt và ThiênMinh Hai đơn vị này nhập khẩu hàng hoá trực tiếp từ công ty mẹ vàphân phối hàng cho các đơn vị có nhu cầu

- Đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, đơn vị quản lý thuếlà Chi cục thuế Ba Đình.

4.4/Đánh giá hoạt động của Công ty:

Tuy còn rất trẻ về tuổi đời nhưng Công ty TNHH Thái Vinh đã cónhững bước phát triển đáng khâm phục Chỉ qua 3 năm hoạt động Công ty đãtạo cho mình chỗ đứng vững chắc trên thị trường, có được điều này là doCông ty không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm Hiện nay Công ty làmột đơn vị làm ăn có lãi và nộp đủ thuế cho ngân sách nhà nước Ta có thể sơqua một số chỉ tiêu mà Công ty đạt được trong một số năm qua như sau:

ĐVT: 1000đ

ChØ tiªuNăm 2004Năm 2005Năm 2006

Tæng doanh thu 5,144,831 10,567,807 12,738,340C¸c kho¶n gi¶m trõ 24,789 21,832 491,613Doanh thu thuÇn 5,120,042 10,545,975 12,246,727Gi¸ vèn hµng b¸n 2,831,460 6,625,221 8,092,184Lîi nhuËn gép 2,288,582 3,920,754 4,154,543Chi phÝ tµi chÝnh 701,533 821,726 852,368Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp 603,457 742,186 764,337Lîi nhuËn thuÇn tõ H§KD 983,592 2,356,842 2,537,838ThuÕ TNDN 275,406 659,916 710,595Lîi nhuËn sau thuÕ 708,186 1,696,926 1,827,243

( Theo số liệu của phòng tài chính kế toán)

* Phương hướng phát triển trong thời gian tới:

Công ty đặt mục tiêu chung trong những năm tới là đảm bảo sự tăngtrưởng và phát triển bền vững, giữ vững và phát triển thị trường truyền thống,khai thác thêm thị trường mới, nâng cao đời sống nhân viên.

Chiến lược phát triển lâu dài của đơn vị đó là trở thành nguồn cung cấpmáy văn phòng chính hãng hàng đầu Việt Nam

9

PHẦN II

ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY TNHH THÁI VINH

1/ Tổ chức bộ máy kế toán:

1.1/ Khái quát chung về tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty:

Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung, toàn bộ công táckế toán được thực hiện tại phòng Tài chính kế toán của Công ty Bao gồm:

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Thái Vinh

Kế toán là cộng cụ quan trọng để điều hành, quản lý các hoạt động, tínhtoán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản vật rẻ tiền vốn nhằm đảmbảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh chủ động tài chính của Công ty.

Phòng tài chính kế toán của Công ty có chức năng và nhiệm vụ nhưtham mưu cho ban giám đốc lên kế hoạch về tài chính vốn và nguồn vốn, kếtquả doanh thu từng quý và năm hoạt động kinh doanh của Công ty.

Để đảm bảo thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình, phòng kế toántài vụ của công ty có 06 nhân viên và mỗi nhân viên chịu trách nhiệm về mộtphần việc của mình gồm:

- Một kế toán trưởng

- Một kế toán thanh toán và tiền lương

- Một kế toán phụ trách hàng hoá và bán hàngKế toỏn

Kế toỏn hàng hoỏ

và bỏn hàng

Kế toỏn tổng hợp

và thuế

Thu khoKế toỏn

thanhtoỏn và

Thủ quỹ

- Một kế toán tổng hợp và thuế- Một thủ kho

- Một thủ quỹ

1.2/ Chức năng, nhiệm vụ của các nhân viên kế toán:

Công ty TNHH Thái Vinh là một đơn vị hạch toán độc lập, có tư cáchpháp nhân, có tài khoản, con dấu riêng Phòng kế toán có 5 nhân viên, tất cảđều đã được đào tạo về chuyên ngành kế toán.

- Có nhiệm vụ báo cáo tài chính theo yêu cầu quản lý và theo quy địnhcủa Nhà nước cũng như của các ngành chức năng.

* Kế toán thanh toán và tiền lương

- Về tiền lương, BHXH, BHYT: Tổ chức hạch toán, cung cấp thông tinvề tình hình sử dụng lao động tại Công ty, về chi phí tiền lương và cáckhoản trích nộp BHXH, BHYT.

- Về thanh toán: phụ trách giao dịch với ngân hàng, theo dõi thực hiệncác khoản thanh toán với khách hàng, người bán, với công ty

* Kế toán hàng hóa và bán hàng:

Phản ánh kịp thời khối lượng hàng bán, quản lý chặt chẽ tình hình biếnđộng và dự trữ hàng hoá, phát hiện xử lý kịp thời hàng hoá ứ đọng Phản ánhdoanh thu bán hàng và các khoản điều chỉnh doanh thu bằng những ghi chépkế toán tổng hợp và chi tiết hàng hoá tồn kho, hàng hoá bán Theo dõi thanhtoán các khoản thuế nộp ở khâu tiêu thụ, thuế giá trị gia tăng Lập báo cáo nội

11

bộ về tình hình thực hịên kế hoạch chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanhnghiệp, về kết quả kinh doanh của từng nhóm hàng, từng mặt hàng tiêu thụchủ yếu.

* Kế toán tổng hợp và kế toán thuế:

- Kế toán thuế : căn cứ vào các hoá đơn mua bán hàng hoá, tài sản…căn cứ vào kết quả kinh doanh của Công ty tính toán, tổng hợp thuế và cáckhoản phải nộp ngân sách Nhà nước.

- Kế toán tổng hợp: sau khi các bộ phận đã lên báo cáo, cuối kỳ kế toántổng hợp kiểm tra, xem xét lại tất cả các chỉ tiêu, xác định kết quả kinh doanhvà giúp kế toán trưởng lập báo cáo tài chính.

* Thủ kho

Phụ trách quản lý hàng hoá, công cụ dụng cụ, thực hiện các nghiệp vụnhập xuất hàng hoá, công cụ dụng cụ trên cơ sở các chứng từ hợp lệ đã đượckế toán trưởng, giám đốc ký duyệt.

2.2/ Chế độ kế toán :

Chế độ kế toán áp dụng ở Công ty là chế độ kế toán cho doanh nghiệpnhỏ và vừa theo quy định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởngBộ tài chính.

2.3/ Hình thức sổ kế toán:

Để phù hợp quy mô cũng như điều kiện thực tế, hiện nay Công tyTNHH Thái Vinh đanh áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung với việchạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên Công tyđăng ký mã số thuế và áp dụng phương pháp tính thuế theo phương phápkhấu trừ, niên độ kế toán áp dụng từ 01/01 đến 31/12 Ngoài ra Công ty cònlập sổ chi tiết kinh doanh cho từng kênh phân phối.

* Hệ thống sổ kế toán được áp dụng tại Công ty:

- Sổ cái: là bảng liệt kê số dư, chi tiết số phát sinh, tài khoản đối ứng

của từng tài khoản theo thứ tự hệ thống tài khoản áp dụng, sổ cái đượclập vào cuối mỗi tháng và in ra theo định kỳ từng tháng.

-Nhật ký đặc biệt: Bao gồm Nhật ký bán hàng, Nhật ký mua hàng, Nhật

ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Nhật ký kho Trong đó, Nhật ký bán hànglà nhật ký ghi chép các nghiệp vụ bán hàng khi đã giao hàng hoặc xuấthoá đơn cho khách hàng, việc ghi chép trong nhật ký bán hàng theo thứtự số hoá đơn, ngày chứng từ.

-Nhật kí chung: dùng để ghi chép các nghiệp vụ không liên quan đến

mua bán hàng hoá, thanh toán mà dùng để ghi chép các nghiệp vụ như :hạch toán khấu hao tài sản cố định, hạch toán chi phí tiền lương, cácbút toán phân bổ, trích trước Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốckế toán ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung và sổNhật ký đặc biệt Trình tự ghi sổ kế toán được tổng quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ: Chu trình ghi sổ tổng hợp tại Công ty TNHH Thái Vinh

13Sổ Nhật ký

đặc biệt (nhật ký mua hàng, nhật ký bỏn hàng, nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, nhật ký kho)

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ Nhật ký chung

Bỏo cỏo tài chớnh

Bảng cõn đốitài khoản

Sổ cỏi Chứng từ gốc

Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết

Ghi hàng ngàyGhi định kỳQuan hệ đối chiếu

Hiện nay phòng kế toán Công ty đã được trang bị hệ thống máy vi tínhcài đặt phần mềm kế toán BRAVO bao gồm các phân hệ sau:

- Hệ thống

- Phân hệ kế toán tổng hợp

- Phân hệ kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng- Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả- Phân hệ kế toán hàng tồn kho

- Phân hệ kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm - Phân hệ kế toán TSCĐ

- Phân hệ báo cáo thuế- Phân hệ báo cáo tài chính

- Các sổ kế toán chi tiết được mở bao gồm:

 Sổ chi tiết thuế GTGT

2.4/ Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán tại công ty:

Công ty TNHH Thái Vinh sử dụng hệ thống báo cáo kế toán theo đúngchế độ và quy định của Nhà Nước và thực hiện tốt các báo cáo về các hoạtđộng tài chính của Công ty.

* Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty TNHH Thái Vinhgồm:

- Báo cáo kết quả kinh doanh: theo mẫu số B02 – DNN

- Bảng cân đối kế toán : theo mẫu số B01- DNN(Mẫu biểu xem phầnphụ lục)

- Báo cáo thuyết minh báo cáo tài chính : theo mẫu số B09-DNN

- Bảng cân đối phát sinh các tài khoản : theo mẫu số F01-DNN (Mẫubiểu xem phần phụ lục)

- Quyết toán thuế

- Bảng tổng hợp số dư công nợ cuối kỳ- Bảng tập hợp chi phí

- Báo cáo tăng, giảm TSCĐ- Bảng tổng hợp kiểm kê kho- Báo cáo quỹ.

3/ Đặc điểm tổ chức các phần hành kế toán chủ yếu ở Công ty:3.1/ Phần hành kế toán TSCĐ:

* Hạch toán ban đầu:

- Chứng từ sử dụng bao gồm:  Biên bản giao nhận TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ

 Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành Biên bản đánh giá lại TSCĐ

 Biên bản kiểm kê TSCĐ

 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ- Công tác hạch toán

15

 Căn cứ vào hoá đơn đỏ nhập kho TSCĐNợ TK 211 Giá mua chưa thuế

Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,331

 Mở thẻ TSCĐ : ghi rõ giá trị TSCĐ, phương pháp khấu hao, thời giankhấu hao, Công ty khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng. Tính khấu hao, phân bổ vào chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh

b/ Quy trình luân chuyển chứng từ

3.2/ Phần hành kế toán nguyên vật liệu:3.2.1/ Hạch toán ban đầu

- Chứng từ sử dụng: Phiếu nhập kho  Phiếu xuất kho

 Phiếu báo hàng hoá còn lại cuối kỳ Biên bản kiểm kê hàng hoá

Nợ TK 156 Giá mua chưa thuế

Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,331

 Mở thẻ kho cho hàng hoá vừa mua về nhập kho

- Xuất kho: