IQC-QD-03 Quy dinh chung ve chung nhan san pham

QUY ĐỊNH VỀ CHỨNG NHẬN SẢN PHẨM IQC-QD-03 Phạm vi áp dụng: Tài liệu quy định số nguyên tắc phù hợp với yêu cầu ISO/IEC 17065:2012 mà Công ty Cổ phần Chứng nhận giám định IQC áp dụng trình đánh giá, chứng nhận Sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn qui chuẩn kỹ thuật thuộc lĩnh vực: thực phẩm, điện, điện tử, khí, hóa chất, vật liệu xây dựng, hàng tiêu dùng, đồ đạc gia dụng, sản phẩm dầu khí… Tài liệu cung cấp cho khách hàng IQC Thuật ngữ, định nghĩa: 2.1 Khách hàng: Tổ chức đề nghị IQC chứng nhận sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn; 2.2 Chứng nhận: Sự đánh giá xác nhận IQC Sản phẩm khách hàng phù hợp với tiêu chuẩn tương ứng; 2.3 Tiêu chuẩn Sản phẩm: Các Sản phẩm dựa tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn quốc gia tiêu chuẩn hiệp hội thừa nhận; 2.7 Đoàn đánh giá: Một hay nhiều chuyên gia đánh giá tiến hành đánh giá hỗ trợ, cần thiết, chuyên gia kỹ thuật; 2.8 Chuyên gia đánh giá (CGDG): Người có lực để tiến hành đánh giá; 2.9 Chuyên gia kỹ thuật (CGKT): Người cung cấp kiến thức hay kinh nghiệm chuyên mơn cụ thể cho đồn đánh giá Chuẩn mực chứng nhận: 3.1 IQC đánh giá chứng nhận sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn dựa tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia (TCVN), tiêu chuẩn quốc tế (ISO/IEC) tiêu chuẩn nước tùy thuộc yêu cầu khách hàng đăng ký chứng nhận: 3.2 Khi có thay đổi bổ sung tiêu chuẩn chứng nhận, IQC thông báo cho khách hàng chuẩn mực chứng nhận mới; 3.3 Đối với chứng nhận hợp quy (chỉ thực IQC định chuyên ngành) hoạt động đánh giá chứng nhận dựa QCVN, quy định pháp luật sản phẩm hàng hoá cụ thể; 3.4 Hoạt động chứng nhận sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn IQC phù hợp với quy định chứng nhận hợp chuẩn, chứng nhận hợp quy công bố hợp chuẩn, công bố hợp quy (Ban hành kèm theo Thông tư số 28/2012/TT - BKHCN ngày 12 tháng 12 năm 2012 Bộ trưởng Bộ Khoa học Công nghệ) Nguyên tắc hoạt động IQC: Đảm bảo quán, khách quan, công bằng, không thiên vị, công khai hoạt động đánh giá chứng nhận sản phẩm, bảo mật thông tin khách hàng chịu trách nhiệm trước pháp luật hoạt động Trách nhiệm khách hàng: Trang 2/8 Hiệu lực: 06/2020 QUY ĐỊNH VỀ CHỨNG NHẬN SẢN PHẨM IQC-QD-03 5.1 Tạo điều kiện để Chuyên gia đánh giá IQC tiếp cận tất điểm đánh giá điều kiện làm việc bình thường cung cấp thơng tin cần thiết cho IQC để hồn thiện trình đánh giá; 5.2 Cử người đại diện chịu trách nhiệm liên lạc với IQC Bố trí người dẫn đường thơng thạo địa hình am hiểu quy định an toàn lao động khách hàng cho đoàn đánh giá; 5.3 Sử dụng dấu, giấy chứng nhận IQC theo quy định IQC-QD-07 5.4 Nếu khách hàng sử dụng tài liệu chứng nhận cho bên khác, tài liệu phải chép nguyên vẹn, phải đồng ý văn IQC; 5.5 Khách hàng phải lưu giữ khiếu nại liên quan đến phù hợp với yêu cầu chứng nhận sẵn có hồ sơ cung cấp cho IQC có yêu cầu thực hành động thích hợp liên quan đến khiếu nại khác biệt phát sản phẩm ảnh hưởng tới phù hợp với yêu cầu chứng nhận; 5.6 Khách hàng phải thông báo không chậm trễ cho IQC thay đổi ảnh hưởng tới khả phù hợp với yêu cầu chứng nhận ( tình trạng pháp lý, điều chỉnh phương pháp sản xuất, địa liên hệ, thay đổi lớn với hệ thống quản lý chất lượng ) 5.7 Thực đầy đủ quy định IQC, đặc biệt việc trì hệ thống, chấp nhận điều kiện đình thu hồi chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn IQC; 5.8 Thực đầy đủ trách nhiệm hợp đồng ký với IQC IQC Cam kết: 6.1 Thực việc đánh giá, chứng nhận theo yêu cầu ISO/IEC 17065:2012; 6.2 Xây dựng thông báo website http://www.iqc.com.vn danh mục sản phẩm tổ chức IQC chứng nhận; 6.3 Bảo mật thông tin liên quan đến Khách hàng ngồi thơng tin cơng bố; 6.4 Thông báo cho Khách hàng ý kiến phản hồi mà IQC nhận liên quan đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ Khách hàng; 6.5 Tuân thủ nội quy, quy định khách hàng điểm đánh giá; 6.6 Thực đầy đủ trách nhiệm hợp đồng ký với khách hàng 6.7 Đảm bảo độc lập khách quan, không thiên vị công khai Thơng qua sách sử dụng CGĐG Thành viên đồn đánh giá phải: - Khơng có mối quan hệ tài với KH; - Khơng có mối quan hệ gia đình với lãnh đạo chủ chốt KH; - Không tư vấn Sản phẩm cho KH Thông qua hoạt động HĐCN, thành viên HĐCN phải đảm bảo: - Đại diện lợi ích cho tất bên; - Khơng chịu áp lực tài chính; cơng việc; tình cảm định mình; Trang 3/8 Hiệu lực: 06/2020 QUY ĐỊNH VỀ CHỨNG NHẬN SẢN PHẨM IQC-QD-03 - Am hiểu luật pháp Cung cấp cho KH thông tin chuẩn mực chứng nhận, quy định đánh giá chứng nhận sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn, thủ tục cấp, trì, đình thu hồi chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn phù hợp tiêu chuẩn quy định sử dụng logo chứng nhận, phí đánh giá chứng nhận Lập danh mục tổ chức, cá nhân có liên quan tới hoạt động đánh giá chứng nhận IQC tiềm ẩn mối nguy dẫn đến khơng cơng biện pháp phịng ngừa nhằm đảm bảo tính cơng hoạt động đánh giá IQC; Tạo điều kiện thuận lợi để khách hàng IQC có điều kiện tham gia định lựa chọn thành phần đoàn đánh giá KH nhận thấy tiềm ẩn không công hoạt động đánh giá chứng nhận IQC thành phần đoàn đánh giá Xây dựng chế giám sát q trình đánh giá nhằm đảm bảo tính cơng bằng, IQC kiên không sử dụng chuyên gia đánh giá khơng khai báo rõ ràng quan hệ với khách hàng Hiệu lực chứng nhận Chứng nhận cấp sản phẩm khách hàng đáp ứng đầy đủ yêu cầu tiêu chuẩn mà khách hàng đăng ký chứng nhận Hiệu lực cho tất chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn năm kể từ ngày cấp Trong thời gian chứng nhận có hiệu lực, IQC tiến hành đánh giá giám sát sản phẩm chứng nhận để đảm bảo chất lượng sản phẩm ln trì, phù hợp với tiêu chuẩn tương ứng Chu kỳ đánh giá giám sát không ngắn tháng không dài 12 tháng Đánh giá chứng nhận 8.1 Đăng ký chứng nhận Khách hàng cần điền đầy đủ thông tin theo mẫu “đăng ký chứng nhận” (BM-QT-06-05) gửi kèm tài liệu bao gồm không giới hạn: - Giấy đăng ký kinh doanh/chứng nhận đầu tư - Các tài liệu kỹ thuật sản phẩm; - Kế hoạch kiểm soát chất lượng chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng; - Thông tin sản phẩm (Danh mục, TCCS,…) Căn thông tin khách hàng gửi đến IQC tiến hành bước hoạt động chứng nhận sản phẩm khách hàng lực IQC đáp ứng yêu cầu, mở rộng phạm vi chứng nhận theo quy trình thiết kế phát triển dịch vụ khách hàng chấp nhận, từ chối hợp đồng 8.2 Thành lập đoàn đánh giá Khi khách hàng sẵn sàng cho việc đánh giá chứng nhận, IQC thành lập đoàn đánh giá gồm trưởng đoàn thành viên khác cần thiết; Trang 4/8 Hiệu lực: 06/2020 QUY ĐỊNH VỀ CHỨNG NHẬN SẢN PHẨM IQC-QD-03 Chuyên gia đánh giá lựa chọn sở có đủ lực phù hợp với lĩnh vực đánh giá đảm bảo tính khách quan việc đánh giá Trường hợp IQC không định CGĐG có đủ chun mơn phù hợp với lĩnh vực đánh giá IQC mời CGKT phù hợp tham gia đồn đánh giá; IQC thơng báo văn cho khách hàng thành phần đoàn đánh giá Nếu khách hàng nhận thấy đồn đánh giá khơng đảm bảo tính khách quan khách hàng đề nghị IQC xem xét thay đổi thành phần đoàn đánh giá cho phù hợp, khách hàng đồng ý thành phần đoàn, thời gian kế hoạch chi tiết cần xác nhận lại với IQC thông qua “xác nhận kế hoạch đánh giá” Trong số đối tượng chứng nhận sản phẩm (phân bón, …) thành viên đoàn đánh giá phải bao gồm người lấy mẫu có giấy chứng nhận 8.3 Đánh giá Mục đích đánh giá chứng nhận nhằm đánh giá phù hợp Sản phẩm yêu cầu tiêu chuẩn tương ứng, việc thực khả đảm bảo, trì chất lượng Sản phẩm; Đoàn đánh giá tiến hành đánh giá chỗ nội dung sau; - Đánh giá điều kiện sản xuất; - Đánh giá điều kiện đảm bảo chất lượng; - Lấy mẫu; Khi đồn đánh giá phát có chứng khách quan chứng minh hệ thống quản lý chất lượng kế hoạch đảm bảo chất lượng khách hàng có điểm khơng đáp ứng khả trì chất lượng sản phẩm cơng bố, trưởng đồn đánh giá phải thơng báo cho Khách hàng phát đánh giá khách hàng phải thực hành động khắc phục với điểm không phù hợp Báo cáo điểm không phù hợp nhận xét (BM-QT-08-06) phải gửi cho khách hàng sau đánh giá kết thúc Tùy theo mức độ khơng đáp ứng mà đồn đánh phân thành Major NC (NC nặng), Minor NC (NC nhẹ) Ob (kiến nghị cải tiến) Khách hàng phải thực hành động khắc phục với điểm không phù hợp gửi chứng hành động khắc phục cho IQC thời hạn không 60 ngày Khách hàng phải hoàn chỉnh gửi lại Báo cáo hành động khắc phục (BM-QT-08-21) với chứng cho IQC thời hạn 60 ngày Nếu khách hàng không thực hành động thời hạn IQC gia hạn thời hạn thêm 30 ngày Sau thời hạn gia hạn mà HĐKP chưa chấp nhận kết đánh giá chứng nhận bị hủy bỏ; khách hàng phải chịu toàn chi phí cho IQC tiến hành đánh giá lại vào đợt sau Đoàn đánh giá tiến hành lấy mẫu điển hình với sản phẩm sản xuất nước Mẫu đồn đánh giá chuyển phịng CD giao lại cho khách Trang 5/8 Hiệu lực: 06/2020 QUY ĐỊNH VỀ CHỨNG NHẬN SẢN PHẨM IQC-QD-03 hàng với niêm phong đồn đánh giá để chuyển đến phịng thí nghiệm lựa chọn Nếu trường hợp khách hàng có kết thử nghiệm phịng thí nghiệm thích hợp thời gian khơng q 03 tháng tính đến thời điểm đánh giá kết chấp nhận đoàn đánh giá lấy gốc công chứng kết để làm chứng nhận Trong trường hợp khách hàng tự thử nghiệm, kết thử nghiệm gửi IQC không 02 tháng tính từ ngày đánh giá Quá thời hạn khách hàng không cung cấp kết thử nghiệm, kết đánh giá bị hủy bỏ Phòng chứng nhận IQC xem xét báo cáo kết đánh giá đoàn đánh giá, kết thử nghiệm hành động khắc phục Khách hàng Nếu kết thử nghiệm hành động khắc phục thỏa đáng, điểm khơng phù hợp đóng lại, khơng IQC u cầu khách hàng có hành động khắc phục yêu cầu đánh giá bổ sung Trong vòng 05 ngày sau nhận hành động khắc phục, trưởng đoàn đánh giá phải có phản hồi cho khách hàng Trường hợp kết thử nghiệm lần khơng đạt u cầu, phịng CD mở phiếu không phù hợp (Phiếu CAR) thơng báo cho khách hàng tìm ngun nhân khắc phục không phù hợp mẫu thử nghiệm trước IQC cử người tiến hành lấy mẫu lần Hoạt động lấy mẫu lần thực tuân thủ theo tiêu chuẩn, đồng thời tiến hành thử nghiệm lại toàn tiêu theo quy định (bao gồm tiêu đạt không đạt) 8.4 Quyết định chứng nhận Nhân viên phịng CD có trách nhiệm chuyển toàn hồ sơ đánh giá bao gồm phiếu kết từ phịng thí nghiệm cho ban thẩm xét hồ sơ tiến hành thẩm Đồng thời, phòng CD dự thảo giấy chứng nhận định chứng nhận Căn kết thẩm tra Ban thẩm xét hồ sơ với thông tin dự thảo chứng nhận, phịng CD khép hồ sơ, trình Tổng giám đốc định chứng nhận (đối với đánh giá chứng nhận) định trì đình chỉ, huỷ bỏ chứng nhận (đối với đánh giá giám sát) IQC gửi hồ sơ giấy chứng nhận cho khách hàng Hồ sơ chứng nhận bao gồm không giới hạn: 02 chứng gốc; 01 định cấp chứng chỉ; Nếu khách hàng yêu cầu IQC tổ chức trao giấy chứng nhận cho khách hàng Sử dụng logo chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn Khách hàng IQC chứng nhận có quyền sử dụng logo dấu hiệu chứng nhận IQC kèm theo giấy chứng nhận định chứng nhận theo quy định IQC-QD-07 Hệ thống chứng nhận sản phẩm: - Dấu hợp quy quy định sau: Trang 6/8 Hiệu lực: 06/2020 QUY ĐỊNH VỀ CHỨNG NHẬN SẢN PHẨM IQC-QD-03 IQC xxxx.yy IQC/SP/xxxx.yy - Dấu hợp chuẩn sản phẩm: TIÊU CHUẨN CN Lưu ý: xxxx mã khách hàng IQC cung cấp; yy năm chứng nhận 10 Duy trì việc chứng nhận Khách hàng chứng nhận phải trì việc đảm bảo chất lượng sản phẩm trì việc chứng nhận suốt thời gian hiệu lực giấy chứng nhận; Trong thời gian hiệu lực giấy chứng nhận, IQC tiến hành đánh giá giám sát với tần suất không 12 tháng /lần kể từ thời điểm định chứng nhận, nhằm xác nhận việc trì chất lượng sản phẩm khách hàng Việc đánh giá giám sát tiến hành với việc lấy mẫu điển hình để đánh giá xác suất chất lượng sản phẩm Giấy chứng nhận hết hiệu lực khách hàng không tiến hành hoạt động giám sát hàng năm Trong thời gian hiệu lực chứng nhận khách hàng có thay đổi lớn về: quyền sở hữu; địa điểm; cấu tổ chức; đại diện lãnh đạo; mở rộng/thu hẹp nhà xưởng, Sản phẩm phạm vi sản xuất; số lượng nhân viên (trên 30 %); nguồn lực có tác động quan trọng đến chất lượng sản phẩm cập nhật tiêu chuẩn phải thơng báo kịp thời văn cho IQC để IQC tiến hành đánh giá mở rộng/thu hẹp phạm vi chứng nhận Tùy mức độ thay đổi, IQC thỏa thuận với khách hàng việc đánh giá giám sát bổ sung Mọi chi phí phát sinh liên quan đến việc đánh giá giám sát bổ sung khách hàng chi trả Cấp lại giấy chứng nhận: Sau năm hiệu lực chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn thời, IQC tiến hành đánh giá lại lần đầu cấp chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn có hiệu lực năm 11 Đình chỉ/ thu hồi giấy chứng nhận Đình sử dụng chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn việc IQC định đình có thời hạn việc sử dụng chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn Khách hàng chứng nhận Thu hồi chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn việc IQC định thu hồi chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn cấp cho khách hàng chấm dứt hiệu lực chứng nhận Trang 7/8 Hiệu lực: 06/2020 QUY ĐỊNH VỀ CHỨNG NHẬN SẢN PHẨM IQC-QD-03 Tùy mức độ, IQC xem xét đình sử dụng thu hồi chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn cấp khách hàng không tuân thủ điều sau đây: - Sử dụng chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn logo IQC trái với quy định; - Khơng bố trí đánh giá giám sát định kỳ thỏa thuận; - Khơng trì chất lượng sản phẩm, vi phạm quy định chứng nhận IQC; - Có khiếu nại nghiêm trọng từ cá nhân, tổ chức sử dụng sản phẩm khách hàng; - Khơng trả đầy đủ phí chứng nhận theo thỏa thuận; - Khách hàng chứng nhận tự nguyện yêu cầu đình Việc đình thực thời gian tháng IQC nhận hành động khắc phục phù hợp Nếu thời gian tháng, khách hàng khơng có hành động khắc phục phù hợp giấy chứng nhận bị đình thêm tháng Nếu sau tháng, KH khơng có hành động khắc phục phù hợp giấy chứng nhận bị thu hồi vĩnh viễn Khi có yêu cầu khách hàng liên quan đến việc chấm dứt chứng nhận, thu hẹp phạm vi IQC tiến hành xem xét thực việc thu hồi chứng nhận (đối với yêu cầu chấm dứt chứng nhận); Xem xét thủ tục định điều chỉnh thu hẹp phạm vi yêu cầu thu hẹp phạm vi chứng nhận Phạm vi chứng nhận bị thu hẹp truyền đạt rõ ràng đến khách hàng; quy định rõ ràng tài liệu chứng nhận thơng tin cơng khai Việc đình chỉ, thu hồi chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn thông tin liên quan IQC thông báo lên website: http://www.iqc.com.vn; 12 Bồi thường trách nhiệm khiếu nại Nếu trình đánh giá chứng nhận, khách hàng chứng nhận đưa chứng việc IQC gây thiệt hại cho khách hàng đề nghị bồi thường, IQC xem xét bồi thường cho thiệt hại đó, giá trị bồi thường IQC thỏa thuận chi tiết với khách hàng Trong trường hai bên không thỏa thuận với giá trị bồi thường đưa trọng tài kinh tế giải quyết; Nếu khách hàng không đồng ý cách thức giải IQC khiếu nại đến quan cơng nhận cho IQC văn phịng cơng nhận chất lượng BoA theo địa website: boa.gov.vn khiếu nại trực tiếp tồ án kinh tế; 13 Các khoản chi phí Các khoản chi phí cho hoạt động đánh giá, chứng nhận Sản phẩm xác định Hợp đồng Khách hàng khơng phải trả khoản chi phí khác cho IQC trừ chi phí cho đánh giá bổ sung có; - Trang 8/8 Hiệu lực: 06/2020 ... hàng IQC chứng nhận có quy? ??n sử dụng logo dấu hiệu chứng nhận IQC kèm theo giấy chứng nhận định chứng nhận theo quy định IQC-QD-07 Hệ thống chứng nhận sản phẩm: - Dấu hợp quy quy định sau: Trang... cảm định mình; Trang 3/8 Hiệu lực: 06/2020 QUY ĐỊNH VỀ CHỨNG NHẬN SẢN PHẨM IQC-QD-03 - Am hiểu luật pháp Cung cấp cho KH thông tin chuẩn mực chứng nhận, quy định đánh giá chứng nhận sản phẩm phù... phản hồi mà IQC nhận liên quan đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ Khách hàng; 6.5 Tuân thủ nội quy, quy định khách hàng điểm đánh giá; 6.6 Thực đầy đủ trách nhiệm hợp đồng ký với khách hàng 6.7