BÀI tập môn tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ

BÀI TẬP MÔN TỔ CHỨC KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU HÃY NÊU VÍ DỤ CỦA TẤT CẢ NHỮNG Ý NHỎ THUỘC MỤC ĐÍCH KHAI THÁC, SỬ DỤNG TLLT: MỤC ĐÍCH KHOA HỌC (3 Ý), MỤC ĐÍCH QUẢN LÝ (4 Ý) VÀ MỤC ĐÍCH CÁ NHÂN (3 Ý) Mục đích khoa học Ví dụ mục đích tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ nghiên cứu lịch sử Đảng Đã có kiện Lịch sử Đảng phải nhận thức nhiều lần Do khó khăn nguồn tài liệu mà mô tả chi tiết kiện có sai lệch cơng trình nghiên cứu khác nhau, từ sách giáo khoa phổ thơng, giáo trình Lịch sử Đảng bậc đại học đến sách Lịch sử Đảng Những tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin, cho phép nhận thức lại nhiều vấn đề Lịch sử Đảng Dưới số ví dụ cụ thể: Ví dụ 1: Về Hội nghị thành lập Đảng Cộng sản Việt Nam Căn vào Báo cáo gửi Quốc tế Cộng sản1 Nguyễn Ái Quốc (18/11/1930), thời gian bắt đầu họp Hội nghị ngày 3-2-1930, mà ngày 6/1/1930 Thời gian kết thúc Hội nghị không ngày 7/2/1930, mà biết chắn ngày 8/2/1930 đại biểu dự Hội nghị nước Thành phần dự Hội nghị đại biểu ba tổ chức cộng sản, mà có đại biểu hai tổ chức (Đông Dương cộng sản đảng An Nam cộng sản đảng) Nguyễn Ái Quốc người đáp ứng yêu cầu khách quan lịch sử, chủ động triệu tập chủ trì Hội nghị, khơng phải “theo thị Quốc tế Cộng sản”, “được ủy nhiệm Quốc tế Cộng sản” Như vậy, có tới ba chi tiết liên quan tới kiện Hội nghị hợp phải thay đổi so với kết nghiên cứu cũ: thời gian, thành phần vai trị lãnh tụ Nguyễn Ái Quốc Ví dụ 2: Về Luận cương trị tháng 10/1930 Trước đây, nhiều cơng trình nghiên cứu cho rằng, Hội nghị Hợp thơng qua Chính cương vắn tắt Sách lược vắn tắt, cách mạng ngày cảng phát triển, địi hỏi phải có cương lĩnh đầy đủ hơn, nên Hội nghị lần thứ Ban chấp hành Trung ương Đảng họp tháng 10/1930 “thông qua” Luận cương trị tháng 10/1930, tới kết luận Luận cương trị tháng 10/1930 “phát triển” Cương lĩnh trị Đảng Nhưng qua tài liệu lưu trữ khơng phải Luận cương chánh trị Đảng Cộng sản Đông Dương chưa Hội nghị thông qua, mà công bố “Dự án để thảo luận Đảng”2 Tuy nhiên, sau đó, cao trào cách mạng bị thực dân Pháp đàn áp đẫm máu, toàn Ban chấp hành Trung ương Đảng bị bắt, Luận cương tiếp tục lưu hành Đảng văn kiện thức Án nghị Trung ương toàn thể hội nghị tháng 10/1930 cho thấy Hội nghị lần thứ Ban chấp hành Trung ương Đảng phê phán Hội nghị hợp Cương lĩnh trị Đảng có “sai lầm”, “chỉ lo đến việc phản đế, mà quên mắt lợi ích giai cấp tranh đấu”, “ấy nguy hiểm” Từ Hội nghị tới định “Thủ tiêu chánh cương sách lược Điều lệ cũ Đảng” Như vậy, Luận cương trị tháng 10/1930 kế thừa phát triển, mà thay đổi so với Cương lĩnh trị Đảng Ví dụ 3: Bản thị Toàn dân kháng chiến Trung ương Đảng Theo nguồn tài liệu lưu trữ Trung ương Đảng thị vào ngày 22/12/1946, tức sau ngày toàn quốc kháng chiến bùng nổ (19/12/1946), mà ngày 12/12/1946 (trước ngày toàn quốc kháng chiến bùng nổ) Điều thể quan điểm bạo lực cách mạng kết hợp với quan điểm nhân đạo hịa bình Đảng Trong nỗ lực cứu vãn hịa bình, đàm phán, thương lượng nhân nhượng với thực dân Pháp, Đảng chủ động chuẩn bị mặt, không lực lượng cách mạng, mà đường lối chiến tranh nhân dân, nhằm sẵn sàng đối phó với khả xấu phải tiến hành chiến tranh, Như vậy, với tài liệu lưu trữ, việc nghiên cứu Lịch sử Đảng có điều kiện thuận lợi q trình tiếp cận kiện trình Lịch sử Đảng, thấy kiện đầy đủ xác hơn, làm thay đổi nhận thức khơng nội dung kiện, mà luận giải khoa học Ví dụ mục đích sử dụng tài liệu lưu trữ để nghiên cứu hành nhà nước: Công tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu Nhà nước ta coi công tác ngành hoạt động công tác quản lý nhà nước đồng thời mắt xích khơng thể thiếu máy quản lý Ngày nay, yêu cầu công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ cần xem xét từ yêu cầu bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý, thông tin tài liệu lưu trữ loại thơng tin có tính dự báo cao, dạng thơng tin cấp một, thực tiễn kiểm nghiệm, có độ tin cậy cao nguồn gốc hình thành, đặc trưng pháp lý, tính chất làm chứng lịch sử tài liệu lưu trữ quy định Vai trò công tác lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước thể khía cạnh cụ thể sau: Cơng tác lưu trữ có vai trị quan trọng việc xây dựng thể chế hành nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực hệ thống thể chế hành Thứ nhất, việc khai thác thơng tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn quản lý nhà nước từ nhiều nguồn khác nguồn thơng tin từ tài liệu lưu trữ có vai trị quan trọng tính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm Vai trị quan trọng tài liệu lưu trữ thể định hướng nội dung, xác định nhu cầu ban hành văn quản lý nhà nước cần phải nghiên cứu chủ trương, đường lối Đảng liên quan đến vấn đề thơng qua tài liệu lưu trữ, bảo đảm văn xây dựng sở trị pháp luật theo định hướng XHCN Nghiên cứu hệ thống văn quản lý nhà nước quy định vấn đề đó, để xác định vấn đề điều chỉnh, giải chưa, điều chỉnh, giải cách nào, hiệu nào, nhằm bảo đảm tính hệ thống, tính khả thi, sát hợp với thực tế văn Nghiên cứu thực trạng xã hội phản ánh qua tài liệu lưu trữ để văn soạn thảo phù hợp với thực tế phát triển đời sống xã hội… tồn nguồn thơng tin văn sử dụng để nghiên cứu qua khâu xử lý nghiệp vụ công tác lưu trữ: thu thập, tra tìm, lựa chọn, tổ chức khai thác sử dụng văn Thứ hai, dựa thông tin khứ để nghiên cứu tìm quy luật vận động, từ dự báo xu hướng phát triển vấn đề tương lai, vận động đối tượng chịu tác động văn soạn thảo; tìm hiểu đối tượng văn hiểu quan tâm, chờ mong vấn đề đó; dự đốn phản ứng họ nhận văn Từ tìm cách thức tác động phù hợp với quy luật vận động đời sống xã hội định hướng Nhà nước Thứ ba, với việc nghiên cứu văn pháp luật hành, trình xây dựng văn bản, cần phải nghiên cứu pháp luật liên quan đến nội dung văn giai đoạn trước, nhằm đánh giá thành công, thất bại văn bản, quy định; tìm hiểu nguyên nhân để kế thừa, phát huy giá trị tích cực, hạn chế đến mức thấp tác động tiêu cực, thiệt hại xảy cho xã hội văn Khi ban hành văn áp dụng pháp luật, phải tiến hành nghiên cứu hệ thống quy phạm pháp luật ban hành (hệ thống văn lưu giữ lưu trữ hành phổ biến) để bảo đảm văn áp dụng pháp luật thẩm quyền, có nội dung phù hợp với pháp luật hành Quá trình thu thập thơng tin từ tài liệu lưu trữ không qua nhiều khâu trung gian, thực tiễn kiểm nghiệm, nguồn thơng tin diện rộng, phong phú, nhanh chóng, tiết kiệm phục vụ đắc lực cho việc xây dựng hệ thống thể chế hành nhà nước Như vậy, làm tốt khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cho hoạt động hệ thống hoá pháp luật (tập hợp hoá pháp điển hố) tốt, góp phần loại bỏ quy phạm lỗi thời, làm giảm chồng chéo văn quy phạm pháp luật, nâng cao chất lượng, hiệu cho hệ thống thể chế hành nhà nước, bảo đảm cung cấp thông tin cho hoạt động xây dựng hệ thống văn quy phạm pháp luật nói riêng văn quản lý nhà nước nói chung Làm tốt cơng tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cơng tác văn thư hành văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu hoạt động hành nhà nước, thúc đẩy nhanh q trình thực cơng cải cách hành Quá trình hình thành văn từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn đến lưu trữ hành đưa vào lưu trữ lịch sử có mối quan hệ chặt chẽ, phụ thuộc, thúc đẩy Điều thể hiện: - Tất hoạt động quản lý, đạo, điều hành cơng việc hành lĩnh vực Nhà nước hàng ngày, hàng gắn liền với văn bản, điều có nghĩa gắn liền việc tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác lưu trữ nói chung Ví dụ, soạn thảo báo cáo tổng kết cơng tác cuối năm, xem xét báo cáo năm trước tiêu công tác đặt để đánh giá mức độ hoàn thành, biện pháp áp dụng, thuận lợi, khó khăn gặp phải… từ đưa phương hướng cơng tác cho phù hợp; để bảo đảm tính khoa học trình xây dựng quy hoạch, kế hoạch, thiết phải có nghiên cứu thực trạng vấn đề giai đoạn trước để đúc rút kinh nghiệm, tìm nguyên nhân làm cho công việc thành công hay khơng thành cơng, từ đưa nhiệm vụ, kế hoạch sát hợp với thực tế Như vậy, hệ thống văn quản lý vừa phương tiện vừa sản phẩm hoạt động quản lý nhà nước, đồng thời thành phần tài liệu chủ yếu Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam - Tài liệu lưu trữ cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý xác cho hoạt động quản lý nhà nước, khắc phục tệ quan liêu, nâng cao hiệu quản lý nhà nước Công tác lưu trữ góp phần vào việc thực cải cách thủ tục hành chính, xây dựng hành đại, tiên tiến Cơ quan quản lý nhà nước rút ngắn thời gian ban hành định, giải kịp thời, đắn yêu cầu công dân khơng có đầy đủ, kịp thời thơng tin từ tài liệu lưu trữ Thực tốt công tác lưu trữ, công văn, giấy tờ điều kiện để thực cải cách thủ tục hành quan đơn vị Cơng việc quan, xí nghiệp tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu công văn, giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay khơng Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế hành nhà nước quyền lợi đáng cơng dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa Sử dụng thông tin từ văn quản lý nhà nước để theo dõi, điều hành kiểm tra công việc quan cách khoa học, có hệ thống, có xác Kiểm tra điều kiện tất yếu để bảo đảm cho hoạt động máy quản lý nhà nước có hiệu Trong điều kiện nay, nội dung quan trọng cải cách thiết chế máy hành nhà nước thực phân cấp thẩm quyền, trách nhiệm ngành, cấp quyền, hoạt động kiểm tra có ý nghĩa to lớn Nhờ cơng tác kiểm tra phát hiện, phòng ngừa, ngăn chặn, xử lý kịp thời thiếu sót tổ chức hoạt động máy nhà nước nhằm bảo đảm trật tự quản lý nhà nước lĩnh vực, nâng cao hiệu quản lý nhà nước Hồ sơ tài liệu lưu trữ chứng chân thực có độ xác cao để cấp có thẩm quyền tiến hành kiểm tra tiến độ, phù hợp, đắn trình giải cơng việc, từ kiểm tra, đánh giá hoạt động quan máy nhà nước Nó có vai trị quan trọng bậc việc xem xét hành vi hành q trình thực nhiệm vụ quản lý quan, sở quan trọng để giải tranh chấp quan, tổ chức, cá nhân, giải quan hệ pháp lý quản lý hành Đại đa số văn áp dụng pháp luật ban hành sở pháp luật hành, nhiên, có trường hợp phải áp dụng quy phạm hết hiệu lực thời điểm áp dụng pháp luật có hiệu lực điểm xảy hành vi vi phạm pháp luật hành Vậy, trường hợp này, không nghiên cứu pháp luật giai đoạn trước để truy cứu trách nhiệm pháp lý hành vi vi phạm pháp luật Thực tốt cơng tác lưu trữ góp phần thực hành phát triển, đại - hành hướng tới phục vụ nhân dân ngày mở rộng quyền công dân Mục tiêu công tác lưu trữ phục vụ nhu cầu sử dụng, tiếp cận với thông tin khứ toàn xã hội, tạo điều kiện để quan, tổ chức, nhân dân tiếp cận, sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích đáng Ngày nay, đặc biệt kinh tế tri thức phát triển, người nhận thức rõ giá trị thơng tin nhu cầu tiếp cận khai thác thông tin ngày tăng lên “Quyền thông tin” quyền cơng dân mang tính Hiến định, điều đặt trách nhiệm cho ngành lưu trữ, đảm bảo “quyền tiếp cận khai thác thông tin từ tài liệu lưu trữ quan, tổ chức, cá nhân” - Điều Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng nghiên cứu khoa học quản lý, ngày nâng cao trình độ quản lý nhà nước Tài liệu lưu trữ nguồn sử liệu quan trọng quý giá, phản ánh tồn cảnh tranh q trình quản lý nhà nước, thước đo trình độ quản lý thời kỳ lịch sử quốc gia Với ý nghĩa đó, tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng ghi lại truyền bá cho hệ mai sau truyền thống văn hoá quản lý, kinh nghiệm quản lý nhà nước, từ phát huy, kế thừa giá trị tốt để nâng cao trình độ quản lý Qua tài liệu lưu trữ, giúp người tìm chân giá trị quản lý nhằm rút ngắn thời gian, tiết kiệm tiền của, thúc đẩy nhanh phát triển khoa học quản lý ứng dụng thành công, nâng cao hiệu quản lý nhà nước Với ý nghĩa, vai trò to lớn mình, đặc biệt tiềm thơng tin khứ thông tin dự báo tài liệu lưu trữ, tổ chức tốt công tác lưu trữ góp phần tạo cơng vụ có hiệu quả, góp phần xây dựng hành đại Quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thời thơng tin góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thông suốt Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, để kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước Ví dụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ để góp phần đẩy mạnh việc tạo thành tựu khoa học kỹ thuật tảng ứng dụng công nghệ thông tin Công nghệ thông tin ngày phát triển mạnh mẽ có ảnh hưởng trực tiếp tới nhiều ngành nghề lĩnh vực khác trong, đặc biệt ngành văn thư lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin tổ chức công tác lưu trữ vấn đề không xa lạ cán lưu trữ, đặc biệt người có kinh nghiệm làm việc lâu năm ngành Việt Nam vài nước giới, đặc biệt Chính phủ ban hành Quyết định số 112/2001/QĐ-TTg việc triển khai Đề án tin học hóa quản lý hành Nhà nước giai đoạn 2001-2010 Đề án 112, coi sở pháp lý quan trọng để ngành văn thư lưu trữ đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin tổ chức công tác lưu trữ Trước Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước bắt đầu nghiên cứu thức triển khai kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác lưu trữ cơng trình nghiên cứu khoa học cấp nhà nước “Nghiên cứu xây dựng hệ thống thông tin tự động tài liệu lưu trữ quốc gia” vào năm 1986 Trong năm vừa qua, nhờ việc sớm nhận biết tầm quan trọng việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ nên ngành văn thư lưu trữ thu số kết đáng mong đợi: - Thứ việc ứng dụng công nghệ thơng tin thúc đẩy nhanh chóng q trình tổ chức khoa học tài liệu phòng, kho, trung tâm lưu trữ cấp từ trung ương địa phương - Thứ hai việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp cho quan lưu trữ tự thiết kế xây dựng cơng cụ tra tìm thơng tin đại qua phần mềm máy tính - Thứ ba việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp cho đối tượng độc giả không cần tốn việc di chuyển đến Trung tâm Lưu trữ - Thứ tư việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin góp phần nâng cao kỹ chuyên môn nghiệp vụ, kỹ nghề nghiệp rèn luyện tư sáng tạo cho cán lưu trữ - Thứ năm việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin góp phần đưa ngành văn thư lưu trữ nước nhà dần tiến đến việc hội nhập với quốc tế khu vực Bên cạnh có nhiều yêu cầu đặt cho ngành văn thư lưu trữ: - Thứ việc ứng dụng công nghệ thông tin gần có tác dụng hỗ trợ cho cơng tác quản lý nghiệp vụ lưu trữ thay hoàn toàn cho tài liệu lưu trữ gốc thực tế - Thứ hai việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin địi hỏi ngành Văn thư Lưu trữ phải giúp quan lưu trữ nâng cao khả bảo mật thông tin cho tài liệu lưu trữ - Thứ ba việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin địi cán lưu trữ phải có trình độ cơng nghệ thơng tin quan lưu trữ phải đầu tư khoản kinh phí khơng nhỏ để nâng cấp sở hạ tầng, đầu tư trang thiết bị đại phát triển nguồn nhân lực cho phù hợp với thay đổi ngành văn thư lưu trữ Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đem lại cho ngành văn thư lưu trữ nhiều thời thách thức lớn, mà việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin để nắm bắt kịp với cách mạng mang tính chất bước ngoặt trở nên cần thiết hết, trước tiên nhận định tác giả Tạc Thị Minh Huyền: “Nếu hành Việt Nam khơng ứng dụng cơng nghệ thơng tin, khơng có cải tiến, đổi “trung thành” với việc tổ chức quản lý hoạt động nghiệp vụ truyền thống hẳn nước ta nước “đi sau”, bị lạc hậu, mục tiêu thực cơng nghiệp hóa đại hóa điều q khóa khăn Khơng phải ngẫu nhiên mà vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ lại nhận nhiều quan tâm nghiên cứu nhà khoa học, đặc biệt thời gian gần Có thể nói vấn đề có tầm quan trọng lớn ngành lưu trữ, qua tìm hiểu có 03/50 cơng trình nghiên cứu khoa học đề cập đến tầm quan trọng ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ, 02 cơng trình chưa đề cập rõ, cịn 47 cơng trình khác khơng đề cập đến vấn đề này”.1 Tiếp theo nhận định tác giả Vũ Văn Tâm: “Cách mạng công nghiệp lần thứ trở thành xu phát triển tất yếu tác động sâu rộng đến phát triển tất lĩnh vực đời sống xã hội Đối với ngành lưu trữ, dựa tảng công nghệ số tích hợp cơng nghệ thơng minh, kỷ ngun Cơng nghiệp 4.0 với đời công nghệ “siêu tự động hóa” kỹ thuật số, hứa hẹn tạo “đột phá” làm thay đổi phương thức, quy trình tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ”.2 Cuối nhận định tác giả Đặng Thanh Tùng: “Mặt khác, tầm nhìn rộng hơn, với đời Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư (4.0) mệnh danh Cuộc cách mạng số, với phát triển mạnh mẽ tích hợp nhiều lĩnh vực trình độ cao tạo thành tựu lĩnh vực kĩ thuật số Thông qua cơng nghệ Internet vạn vật (IOT), trí tuệ nhân tạo (AI), thực tế ảo (VR), tương tác thực ảo (AR), mạng xã hội, điện toán đám mây, di động, phân tích liệu lớn (SMAC)… để chuyển hóa tồn giới thực thành giới số mà hoạt động Công tác Văn thư Lưu trữ không ngoại lệ, đặc biệt, Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, Internet vạn vật kết nối (Internet of thing, IoT) coi cốt lõi Internet vạn vật kết nối tạo bước đột phá lĩnh vực thu thập, phân tích xử lí liệu lĩnh vực liên quan trực tiếp đến hoạt động lưu trữ.” Việc ứng dụng công nghệ thông tin tổ chức công tác lưu trữ để củng cố nâng cao chất lượng văn thư lưu trữ truyền thống, đổi phương thức phát huy giá trị tài liệu, sẵn sàng cho Lưu trữ điện tử tinh thần Nghị Tạc Thị Minh Huyền (2017), “Tổng thuật cơng trình nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ Việt Nam”, Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học, chương 2, trang 47 http://luutruvn.com/index.php/2018/09/20/phat-trien-nguon-nhan-luc-luu-tru-dap-ung-yeu-cau-ky-nguyen-congnghiep-4-0/ https://www.moha.gov.vn/tin-tuc-su-kien/tin-hoat-dong-cua-bo-noi-vu/cu-ng-co-van-thu-luu-tru-truye-n-tho-ng35118.html số 36-NQ/TW Bộ Chính trị đẩy mạnh ứng dụng phát triển công nghệ thông tin, đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững hội nhập quốc tế: “Nghị sở có tính tiền đề để ngành Văn thư Lưu trữ Việt Nam bước vào kỷ nguyên cách mạng cơng nghiệp 4.0, việc ứng dụng hiệu thành tựu khoa học công nghệ, công nghệ thông tin vào hoạt động nghiệp vụ ngành Văn thư Lưu trữ nhiệm vụ tạo nên phương cách hoạt động mới” Mục tiêu cao ngành văn thư lưu trữ tìm cách để phát huy giá trị đặc biệt vốn có tài liệu lưu trữ, việc ứng dụng công nghệ thông tin để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trở nên quan trọng hết, nhấn mạnh vào việc ứng dụng công nghệ thơng tin đa dạng hóa hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ bốn Trung tâm Lưu trữ quốc gia Theo tác giả Tạc Thị Minh Huyền: “Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trình tổ chức khai thác thông tin cần thiết từ tài liệu lưu trữ, nhằm phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lợi ích đáng công dân Trong cách mạng số nay, nhu cầu khai thác thông tin nhanh chóng, xác thuận tiện nơi lúc ngày cao”.5 Tác giả Tạc Thị Minh Huyền tổng hợp 5/50 cơng trình nghiên cứu khoa học có nội dung liên quan đến tầm quan trọng việc ứng dụng công nghệ thông tin đa dạng hóa hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tác giả Tạc Thị Minh Huyền đưa nhận định sau: “Việc ứng dụng công nghệ thông tin tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ góp phần đáp ứng nhu cầu khai thác thơng tin tài liệu lưu trữ ngày đa dạng người Với xu hướng khai thác tài liệu lưu trữ trực tuyến tìm kiếm, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho dù đâu, vào thời gian Đây xu hướng tất yếu tốn khó đặt với quan tổ lưu trữ Việt Nam, thực tế biện https://moha.gov.vn/kiemsoatthutuchanhchinh/tintuc/cu-ng-co-van-thu-luu-tru-truye-n-tho-ng-da-y-ma-nh-u-ngdu-ng-cong-nghe-thong-tin-do-i-mo-i-phuong-thu-c-pha-t-huy-gia-tri-ta-i-lie-u-sa-n-sa-ng-35118.html Tạc Thị Minh Huyền 2017, ‘Tổng thuật cơng trình nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ Việt Nam”, Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học (2017), chương 2, trang 56 pháp tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ đại chưa áp dụng phổ biến Trung tâm lưu trữ quốc gia lưu trữ lịch sử tỉnh”.6 Mục đích quản lý Ví dụ việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để thực chức năng, nhiệm vụ quan tỉnh Quảng Trị: Những năm qua, UBND tỉnh Quảng Trị ban hành nhiều văn quản lý nhà nước hoạt động văn thư, lưu trữ; cấp, ngành có nhận thức, hành động tích cực cơng tác quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ địa bàn tỉnh bước đầu có chuyển biến tốt, kịp thời cung cấp thông tin phục vụ đắc lực cho công tác lãnh đạo, đạo, điều hành quan, tổ chức, góp phần nâng cao chất lượng hành nhà nước lực cạnh tranh cấp tỉnh Tuy nhiên, thời gian dài việc thực quy định Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức địa bàn tỉnh đặt yêu cầu cấp bách, cần khắc phục, đặc biệt công tác quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số quan, tổ chức, địa phương nhiều bất cập, thực chưa nghiêm túc Một số đơn vị, cá nhân khai thác tài liệu lưu trữ quan, tổ chức chưa quy trình, chưa cho phép người đứng đầu quan, tổ chức, tài liệu sau khai thác không trả lại vị trí ban đầu, đặc biệt tài liệu HĐND, UBND nhiều xã, phường, thị trấn số quan, tổ chức tồn tỉnh khơng lưu trữ đầy đủ tự ý tiêu hủy trái phép hết nhiệm kỳ cơng tác dẫn đến tình trạng tài liệu thất lạc, mát gây khó khăn cho cơng tác quản lý, tra tìm tài liệu Tạc Thị Minh Huyền (2017), “Tổng thuật cơng trình nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ Việt”, Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học (2017), chương 2, trang 57 Phần lớn hồ sơ, tài liệu lưu giữ quan, tổ chức cịn tình trạng lộn xộn, bó gói, tích đống, tài liệu có giá trị chưa lựa chọn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định pháp luật Nguyên nhân hạn chế nêu nhận thức, trách nhiệm công tác tuyên truyền phổ biến văn pháp luật văn thư, lưu trữ số quan, tổ chức nhiều hạn chế, chậm triển khai triển khai cịn chung chung, hình thức; công tác khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu tùy tiện, thiếu nghiêm túc, chưa tuân thủ quy trình, quy định pháp luật; việc đầu tư sở vật chất kinh phí nhằm bảo quản an toàn tài liệu chưa quan tâm mức; việc ứng dụng công nghệ tin học vào công tác lưu trữ, tu bổ, phục chế tài liệu thiếu đồng Để công tác quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quan, tổ chức địa bàn tỉnh thực quy định pháp luật, đồng thời tiếp tục nâng cao trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức ý thức, trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức việc bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, phục vụ nghiệp bảo vệ, xây dựng phát triển đất nước, thiết nghĩ quan, tổ chức địa bàn tỉnh cần thực tốt nội dung sau: Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, quán triệt, phổ biến, nâng cao nhận thức cán bộ, công chức, viên chức người trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ hiểu rõ quy định pháp luật văn thư, lưu trữ; giá trị tài liệu lưu trữ Từ xác định trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức việc đạo thực nghiêm túc quy định pháp luật tài liệu lưu trữ công tác quản lý, bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Tiến hành đạo cán bộ, công chức đơn vị rà soát, thống kê số lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan, tổ chức, thu thập, chỉnh lý hoàn chỉnh số hồ sơ, tài liệu đưa vào lưu trữ quan lựa chọn tài liệu có giá trị nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định Luật Lưu trữ Cán bộ, công chức, viên chức người trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ phải thực chặt chẽ quy trình nghiệp vụ lưu trữ, thực biện pháp kỹ thuật đầu tư thiết bị, phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu; xây dựng nội quy, quy chế, quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, bảo đảm cho quan, tổ chức, cá nhân có quyền tiếp cận thông tin, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ nghiên cứu khoa học, lịch sử nhu cầu đáng khác Ví dụ việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ kế toán để thực việc quản lý tài sản: Đối với việc lưu trữ tài liệu kế toán, Điều 41 Luật Kế toán sửa đổi năm 2015 quy định, tài liệu kế toán phải đơn vị kế tốn bảo quản đầy đủ, an tồn q trình sử dụng lưu trữ Tài liệu kế tốn phải đưa vào lưu trữ thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm kết thúc cơng việc kế tốn Người đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán Để hướng dẫn rõ quy định lưu trữ tài liệu kế toán Luật Kế toán sửa đổi năm 2015, Chính phủ ban hành Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 quy định chi tiết số điều Luật Kế tốn Trong đó, Điều quy định, loại tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm: Chứng từ kế toán; Sổ kế toán chi tiết, sổ kế tốn tổng hợp; báo cáo tài (BCTC); báo cáo toán ngân sách; báo cáo tổng hợp tốn ngân sách Bên cạnh đó, cịn có tài liệu khác có liên quan đến kế tốn bao gồm loại hợp đồng; báo cáo kế toán quản trị; hồ sơ, báo cáo tốn dự án hồn thành, dự án quan trọng quốc gia; báo cáo kết kiểm kê đánh giá tài sản; tài liệu liên quan đến kiểm tra, tra, giám sát, kiểm toán; biên tiêu hủy tài liệu kế toán; định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối quỹ từ lợi nhuận; tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp (DN) chuyển đổi đơn vị Tài liệu kế toán lưu trữ phải theo quy định pháp luật cho loại tài liệu kế toán trừ số trường hợp quy định Nghị định số 174/2016/NĐ-CP như: Tài liệu kế toán bị tạm giữ, tịch thu; Tài liệu kế toán bị mất, bị hủy hoại nguyên nhân khách quan… Tài liệu kế toán phải đơn vị kế tốn bảo quản đầy đủ, an tồn q trình sử dụng Đơn vị kế tốn phải xây dựng quy chế quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế tốn quy định rõ trách nhiệm quyền phận người làm kế toán Trường hợp đơn vị kế toán DN siêu nhỏ theo quy định pháp luật hỗ trợ DN nhỏ vừa khơng bắt buộc phải xây dựng quy chế quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán phải có trách nhiệm bảo quản đầy đủ, an tồn tài liệu kế toán theo quy định Đơn vị kế toán phải đảm bảo đầy đủ sở vật chất, phương tiện quản lý, bảo quản tài liệu kế toán Người làm kế tốn có trách nhiệm bảo quản tài liệu kế tốn q trình sử dụng Người đại diện theo pháp luật đơn vị kế toán định việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán giấy hay phương tiện điện tử Việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán phải đảm bảo an toàn, đầy đủ, bảo mật cung cấp thơng tin có u cầu quan nhà nước có thẩm quyền Tài liệu kế tốn đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, xếp thành hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh theo kỳ kế toán năm Ngay quan cung cấp tài liệu kế tốn phải có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản tài liệu kế tốn thời gian sử dụng phải hoàn trả đầy đủ, hạn tài liệu kế tốn sử dụng Ví dụ việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nhân để quản lý nhân sự: Lưu trữ hồ sơ nhân viên yêu cầu bắt buộc pháp luật mà doanh nghiệp cần phải tuân thủ Bộ phận hành nhân phải có trách nhiệm ghi chép lưu trữ thông tin cá nhân người lao động công ty Việc lưu hồ sơ cán nhân viên giúp doanh nghiệp quản lý tốt lực nhân Nhằm đưa định kịp thời việc phát triển nhân Lưu hồ sơ nhân xác cịn giúp doanh nghiệp tránh tình trạng tranh chấp với người lao động có trường hợp ngồi ý muốn xảy Ví dụ việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để hỗ trợ ban hành định quản lý: Bất kỳ ngành, lĩnh vực hoạt động nào, tổ chức máy xây dựng hợp lý, ổn định tạo điều kiện cho ngành, lĩnh vực phát triển, ngược lại, tổ chức máy không ổn định, thường xun có thay đổi nhiều ảnh hưởng đến phát triển ngành, lĩnh vực Đối với địa phương, tổ chức máy ổn định, hợp lý góp phần tổ chức quản lý cơng tác lưu trữ tài liệu lưu trữ đã, ngày củng cố nhằm đáp ứng yêu cầu thực tiễn đặt Ngày 24 tháng 01 năm 1998, Ban Tổ chức - Cán Chính phủ ban hành Thông tư số 40/1998/TT-TCCP việc hướng dẫn tổ chức lưu trữ quan Nhà nước cấp đánh dấu bước ngoặt phát triển tổ chức lưu trữ địa phương Từ đây, hệ thống tổ chức máy quản lý tài liệu lưu trữ hình thành tạo tiền đề cho cơng tác lưu trữ có bước phát triển Tuy nhiên, từ đến tổ chức máy quản lý tài liệu lưu trữ địa phương thường xuyên có thay đổi nhiều ảnh hưởng đến hiệu chất lượng công tác Riêng cấp huyện, sau Luật Lưu trữ ban hành, theo quy định Khoản 1, Điều 19 “Lưu trữ lịch sử tổ chức trung ương cấp tỉnh để lưu trữ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử”, điểm Luật Lưu trữ, với quy định này, Lưu trữ lịch sử khơng cịn tổ chức cấp huyện trước Đây thay đổi lớn, có nhiều tác động đến tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ địa phương vấn đề cịn nhiều vướng mắc cần có hướng dẫn cụ thể nhà nước a) Trước Luật Lưu trữ - Ngay sau Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng thành lập theo Nghị định số 102-CP ngày 04 tháng năm 1962 Hội đồng Chính phủ, ngày 28 tháng năm 1963 Hội đồng Chính phủ ban hành Điều lệ công tác công văn giấy tờ cơng tác lưu trữ có số điều quy định tổ chức kho lưu trữ địa phương Để thi hành điều 26, 28 Điều lệ công tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ Hội đồng Chính phủ, ngày 08 tháng năm 1965, Phủ Thủ tướng ban hành Thông tư số 9-VT tổ chức lưu trữ Bộ kho lưu trữ địa phương Theo quy định Thông tư số 9-VT, cấp huyện phân công ủy viên phụ trách việc thực điều lệ quy định Nhà nước công tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ quan thuộc cấp Mỗi huyện tùy điều kiện hoàn cảnh mà đặt vấn đề sưu tầm, thu thập bảo quản cho thích hợp tài liệu có giá trị lịch sử từ trước đến địa phương - Ngày 24 tháng 01 năm 1998 Ban Tổ chức Cán Chính phủ ban hành Thông tư số 40/1998/TT-TCCP hướng dẫn tổ chức lưu trữ quan nhà nước cấp, theo huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện thực chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ phạm vi huyện trực tiếp quản lý kho lưu trữ huyện tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan Uỷ ban nhân dân huyện - Để cụ thể hóa quy định Nghị định số 13/2014/NĐ-CP Nghị định số 14/2014/NĐ-CP Chính phủ, ngày 04 tháng năm 2008 Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 04/2008/TT-BNV hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện Theo quy định Thông tư số 04/2008/TT-BNV việc quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện gặp nhiều khó khăn Trách nhiệm quản lý công tác văn thư, lưu trữ chuyển từ Văn phòng UBND huyện Phòng Nội vụ, việc quản lý tài liệu lưu trữ Lưu trữ huyện chưa phân định rõ ràng - Ngày 28 tháng năm 2010 Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 02/2010/TT-BNV hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Uỷ ban nhân dân cấp Tuy nhiên, cấp huyện chưa có quy định cụ thể việc quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện, Khoản 1, Điều 7, Chương III Thông tư 02/2010/TT-BNV quy định: “quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện theo hướng dẫn Sở Nội vụ” chưa có hướng dẫn quan cấp nên Sở Nội vụ gặp lúng túng đạo việc quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện Do đó, dẫn tới đạo khơng thống địa phương, ví dụ: có tỉnh bỏ ngỏ vấn đề hướng dẫn đạo quản lý tài liệu cấp huyện để chờ hướng dẫn cấp trên, có tỉnh đạo chuyển tồn tài liệu lưu trữ từ Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện sang Phịng Nội vụ quản lý, có tỉnh đạo Phòng Nội vụ quản lý Danh mục tài liệu bảo quản kho lưu trữ Văn phịng Ủy ban nhân dân huyện cịn tồn tài liệu bảo quản Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện b) Sau Luật Lưu trữ - Sau Luật Lưu trữ có hiệu lực, Lưu trữ lịch sử tỉnh giao quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử huyện theo quy định Khoản 1, Điều 19 Điểm b, Khoản 2, Điều 20 Luật Lưu trữ Ngoài ra, tổ chức quản lý khối tài liệu lưu trữ cấp huyện không thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh quy định cụ thể Điểm a, Khoản 2, Điều Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử cấp sau: “Tài liệu không thuộc thành phần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh bảo quản kho Lưu trữ cấp huyện Phòng Nội vụ trực tiếp quản lý lưu trữ đến hết thời hạn bảo quản” + Về tổ chức máy Sau Luật Lưu trữ có hiệu lực, phạm vi nước tồn mơ hình quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện khác Mơ hình thứ nhất, khơng tổ chức Lưu trữ lịch sử cấp huyện: có 412 huyện thực theo mơ hình Đối với huyện này, Phòng Nội vụ phối hợp với Lưu trữ lịch sử tỉnh để tiến hành giao nộp tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đối với khối tài liệu bảo quản có thời hạn thu Lưu trữ lịch sử huyện trước cách giải huyện khác nhau: số huyện tiếp tục giao cho Văn phòng UBND huyện Phòng Nội vụ quản lý; số huyện trả lại cho Phịng chun mơn quản lý tùy thuộc vào điều kiện sở vật chất nhân huyện Cụ thể: 214 huyện Văn phòng UBND huyện quản lý, 141 huyện Phòng Nội vụ quản lý, 22 huyện Phòng chuyên mơn quản lý Mơ hình thứ hai, giữ ngun lưu trữ lịch sử huyện trước Mơ hình áp dụng tất huyện 11 tỉnh: Đăk Nông, Tây Ninh, Cần Thơ, Tiền Giang, Lâm Đồng, Khánh Hòa, Quảng Nam, Yên Bái, Nghệ An, Long An, Bắc Giang Tài liệu lưu trữ lịch sử huyện Văn phòng UBND tỉnh Phòng Nội vụ quản lý + Về nhân - Trước thời điểm Luật Lưu trữ có hiệu lực, nước có 201 huyện bố trí biên chế chun trách để quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử huyện Một số tỉnh bố trí biên chế chuyên trách hầu hết huyện để thực nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử huyện như: Bắc Giang 10/10, Đồng Nai 9/11, Cà Mau 9/9, Quảng Trị 10/10, Điện Biên 8/10 huyện 216 huyện bố trí biên chế kiêm nhiệm để quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử cấp huyện Một số tỉnh hầu hết huyện bố trí biên chế kiêm nhiệm như: Nam Định 8/10, Tây Ninh 7/9, Tiền Giang 10/10, Bình Định 9/11, Hưng Yên 8/10, Phú Thọ 13/13, Nghệ An 20/20 huyện 44 huyện bố trí lao động hợp đồng để quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử huyện như: Vĩnh Phúc 7/9, Bình Thuận 10/10, Khánh Hịa 3/9, Phú n 3/9 huyện, … Về trình độ: Trong tổng số 235 biên chế chuyên trách làm việc Lưu trữ huyện có 65 người có trình độ đại học, 30 người có trình độ cao đẳng, 138 người có trình độ trung cấp, người có trình độ sơ cấp Trong tỷ lệ công chức, viên chức đào tạo chuyên ngành văn thư, lưu trữ chiếm 85% tổng số biên chế: 59 người có trình độ đại học chuyên ngành văn thư lưu trữ (chiếm 90,8%), 23 người có trình độ cao đẳng văn thư lưu trữ (chiếm 76,7%), 118 người có trình độ trung cấp văn thư lưu trữ (chiếm 85,5%) Tổng số biên chế kiêm nhiệm làm việc Lưu trữ huyện 244 người, 39 người có trình độ đại học chun ngành văn thư lưu trữ, 20 người có trình độ cao đẳng văn thư lưu trữ, 67 người có trình độ trung cấp văn thư lưu trữ, người có trình độ sơ cấp Tổng số lao động hợp đồng làm việc Lưu trữ huyện 53 người, người có trình độ đại học chun ngành văn thư lưu trữ, người có trình độ cao đẳng văn thư lưu trữ, 13 người có trình độ trung cấp văn thư lưu trữ, người có trình độ sơ cấp - Sau Luật Lưu trữ có hiệu lực, huyện tiếp tục trì tổ chức Lưu trữ lịch sử cấp huyện, tổng số biên chế làm việc Lưu trữ huyện 125 người có 52 người làm chuyên trách, 68 người làm kiêm nhiệm người làm hợp đồng Ví dụ: Bắc Giang có 10/10 huyện bố trí viên chức chuyên trách để quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện; Yên Bái có huyện bố trí biên chế chuyên trách, huyện bố trí biên chế kiêm nhiệm; Long An có huyện bố trí biên chế chuyên trách, huyện bố trí biên chế kiêm nhiệm; Tiền Giang, Nghệ an, Tây Ninh 100% huyện bố trí biên chế kiêm nhiệm, … Mục đích cá nhân Ví dụ việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho việc xác định lý lịch công dân: Phiếu lý lịch tư pháp tài liệu Sở Tư pháp Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia cấp Trên phiếu cung cấp thông tin chứng minh cá nhân có hay khơng có án tích, án định xử phạt Tịa án; có bị cấm đảm nhiệm chức vụ thành lập, quản lý công ty, doanh nghiệp trường hợp cơng ty, doanh nghiệp bị Tịa án tuyên bố phá sản Phiếu lý lịch tư pháp có loại? Theo quy định Điều 41 Luật Lý lịch tư pháp, phiếu lý lịch tư pháp gồm loại sau: - Phiếu lý lịch tư pháp số 1: Cấp cho cá nhân, quan, tổ chức có yêu cầu - Phiếu lý lịch tư pháp số 2: Cấp cho quan tiến hành tố tụng để phục vụ công tác điều tra, truy tố, xét xử cấp theo yêu cầu cá nhân để người biết nội dung lý lịch tư pháp Theo điều 44 Luật lý lịch tư pháp có quy định: a) Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia thực việc cấp Phiếu lý lịch tư pháp trường hợp: - Công dân Việt Nam mà không xác định nơi thường trú nơi tạm trú; - Người nước cư trú Việt Nam b) Sở Tư pháp thực việc cấp phiếu lý lịch tư pháp trường hợp: - Công dân Việt Nam thường trú tạm trú nước; - Công dân Việt Nam cư trú nước ngoài; - Người nước cư trú Việt Nam Cá nhân yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp (gồm lý lịch tư pháp số số 2) cần chuẩn bị hồ sơ sau: - tờ khai yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp (theo mẫu) - Bản CMND hộ chiếu - Bản hộ giấy chứng nhận thường trú/tạm trú - Bản thẻ tạm trú (đối với người nước ngoài) Trong trường hợp ủy quyền cho người khác làm thủ tục yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp số phải nộp thêm văn ủy quyền (có cơng chứng đương cư trú nước chứng nhận quan ngoại giao, quan lãnh Việt Nam nước đương cư trú nước ngoài); CMND hộ chiếu người ủy quyền Trường hợp người yêu cầu cha, mẹ, vợ, chồng, đương khơng cần giấy ủy quyền Ví dụ việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để xác định quyền sở hữu: Hiện nay, vấn đề sở hữu tài liệu lưu trữ tổ chức ngồi khu vực cơng, bao gồm chủ yếu tổ chức kinh tế, hiệp hội tư nhân sáng lập tổ chức hoạt động, chưa có quy định cụ thể điều chỉnh Đây coi hạn chế, khoảng trống quy định pháp luật tài liệu lưu trữ Việt Nam Bài viết nghiên cứu thực trạng đưa kiến nghị hoàn thiện hệ thống pháp luật sở hữu tài liệu lưu trữ tổ chức tư nhân, đặc biệt tổ chức tư nhân có tư cách pháp nhân Việt Nam Hiện nay, Luật Lưu trữ năm 2011, có khoảng 30 văn luật để hướng dẫn công tác lưu trữ tài liệu ngành, lĩnh vực khác Vấn đề sở hữu tài liệu lưu trữ điều chỉnh bước đầu hệ thống văn Điều Luật Lưu trữ năm 2011 sách Nhà nước hoạt động lưu trữ “thừa nhận quyền sở hữu tài liệu lưu trữ” chủ thể xã hội, có tổ chức tư nhân có tư cách pháp nhân Việc Luật Lưu trữ năm 2011 “thừa nhận” quyền sở hữu tài liệu lưu trữ có nghĩa là, Nhà nước có trách nhiệm bảo hộ quyền sở hữu chủ thể tài liệu lưu trữ bảo đảm cho chủ sở hữu thực thi quyền sở hữu như: quyền chiếm hữu, quyền sử dụng, quyền định đoạt tài liệu lưu trữ Ví dụ việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ xác nhận thời gian công tác hình thức khen thưởng, kỷ luật, văn bằng, chứng : Tài liệu lưu trữ tài sản quý giá dân tộc, có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ tổ quốc Đảng Nhà nước ta khẳng định nhiệm vụ ngành lưu trữ khơng bảo quản an tồn, hồn chỉnh tài liệu lưu trữ mà cịn phải tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Các Lưu trữ lịch sử coi mỏ vàng văn hóa, nơi bảo quản nhiều tài liệu có giá trị tất lĩnh vực đời sống xã hội Trung tâm Lưu trữ lịch sử - Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Bắc Giang Lưu trữ lịch sử tỉnh, có chức thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu bổ phục chế, bảo hiểm, bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định Pháp luật Thực chức năng, nhiệm vụ giao, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tiến hành thu thập, chỉnh lý xác định lại giá trị tài liệu để đưa vào lưu trữ 38 phông tài liệu sở, ban, ngành với 53.958 hồ sơ, tương đương 984.5 mét giá Trong số tài liệu lưu trữ đây, có nhiều tài liệu có giá trị, phải kể đến khối tài liệu chỉnh lý xếp riêng, không lập thành Phông mà lập thành khối Đó khối tài liệu Thi đua - Khen thưởng (1984-2012), với tổng số 88,5 mét, 706 hộp, tương ứng với 4538 hồ sơ Tài liệu khối Thi đua - Khen thưởng bao gồm khai thành tích cá nhân, gia đình tham gia giúp đỡ cách mạng; Quyết định Hội đồng Bộ trưởng việc tặng thưởng Huân, Huy chương kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ; tập danh danh sách đề nghị tặng khen chống Pháp, chống Mỹ cho tập thể, cá nhân…Đây nguồn tài liệu thể quan tâm, biết ơn ghi nhận Đảng Nhà nước đóng góp hi sinh cao chiến sĩ, người có công với cách mạng hai kháng chiến trường kỳ dân tộc Ngoài giá trị mặt tinh thần, tài liệu cịn có giá trị pháp lý để làm thực sách Đảng Nhà nước người có cơng với cách mạng Việc khai thác phát huy tốt khối tài liệu Thi đua – Khen thưởng giáo dục truyền thống yêu nước, lòng tự hào dân tộc cho hệ trẻ hôm đồng thời thể lòng đền ơn đáp nghĩa bậc cha anh trước không tiếc máu xương bảo vệ Tổ quốc Khối tài liệu bảo quản Kho lưu trữ lịch sử tỉnh, chỉnh lý khoa học hệ thống hoá với phương tiện tra tìm đảm bảo nhanh chóng, kịp thời, xác phục vụ tổ chức cá nhân đến khai thác Khi đến khai thác tài liệu Trung tâm Lưu trữ lịch sử, quan, tổ chức, cá nhân hướng dẫn thủ tục sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tận tình, chu đáo với hình thức như: đọc, cấp sao, cấp chứng thực  ... thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ bốn Trung tâm Lưu trữ quốc gia Theo tác giả Tạc Thị Minh Huyền: ? ?Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ q trình tổ chức khai thác thơng tin... ứng dụng công nghệ thông tin tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ góp phần đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin tài liệu lưu trữ ngày đa dạng người Với xu hướng khai thác tài liệu lưu trữ. .. tổ chức, cá nhân có quyền tiếp cận thông tin, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ nghiên cứu khoa học, lịch sử nhu cầu đáng khác Ví dụ việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ