Bài tập cuối kỳ môn tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI & NHÂN VĂN BÀI TẬP MÔN TỔ CHỨC KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ C1 Hình thức triển lãm tài liệu lưu trữ hình thức tổ chức khai thác, sử dụng TLLT thường sử dụng lưu trữ quan hay lưu trữ lịch sử? Vì sao? C2 Nhận xét triển lãm TLLT (về quy mô, nội dung, tính mỹ thuật ) tổ chức đăng tải website Cục VT LT Nhà nước Trung tâm LTQG I Giảng viên: PGS.TS Vũ Thị Phụng Sinh viên thực hiện: Lớp: Lưu trữ học Mã sinh viên: Năm học: 2022-2023 Hồ Chí Minh, năm 2022 C1 Hình thức triển lãm tài liệu lưu trữ hình thức tổ chức khai thác, sử dụng TLLT thường sử dụng lưu trữ quan hay lưu trữ lịch sử? Vì sao? Theo cách hiểu thơng thường triển lãm hình thức tổ chức tuyên truyền cho hoạt động liên quan đến trưng bày vật phẩm, tranh ảnh hàng hóa tập trung thời gian địa điểm định nhằm mục đích giới thiệu, quảng bá chúng đến với người xã hội cộng đồng Một là, hình thức Triển lãm thương mại hiểu hình thức sau, Triển lãm thương mại loại hình hoạt động để phục vụ cho kế hoạch mang tính chất xúc tiến thương mại doanh nghiệp thông qua loại hình hoạt động doang nghiệp nhiều có hội nhận lời đề nghị kí kết hợp đồng số kế hoạch liên quan đến kinh tế quan trọng có hội để đàm phán kí kết hợp đồng lớn với nhà đầu tư có tiếng tăm Đối với việc tổ chức hoạt động Triển lãm thương mại thường người tổ chức kiện triển lãm thực có tham gia doanh nghiệp quan tổ chức bỏ vốn đầu tư để giúp đỡ với hỗ trợ doanh nghiệp việc cung cấp tiêu thụ hàng hóa suốt trình diễn tổ chức hoạt động Triển lãm thương mại Các doanh nghiệp tham gia trưng bày, giới thiệu hàng hóa, dịch vụ hoạt động Triển lãm thương mại với mục đích tìm kiếm đối tác có tiềm năng, đối tượng khách hàng mà doanh nghiệp nhắm đến đa dạng Hoạt động triển lãm thương mại có hình thức tổ chức tổ chức Hội chợ thường tổ chức thành gian hàng tùy theo diện tích lớn nhỏ theo quy chuẩn tối thiểu 3m x 3m để doanh nghiệp thực việc xây dựng gian hàng qua số hình thức để chuẩn bị cho việc trưng bày, giới thiệu quảng bá sản phẩm Các quan tổ chức trực tiếp đứng kêu gọi tập hợp doanh nghiệp tham gia vào hoạt động triển lãm thương mại sau xếp họ vào vị trí gian hàng xây dựng doanh nghiệp tham gia triển lãm thương mại họ sẽ phải trả khoản phí khơng cho người tổ chức, kiện, trường hợp quan tổ chức kí kết hợp đồng với doanh nghiệp doanh nghiệp tài trợ tồn phần khơng phải trả thêm khoản phí hết giảm bớt phần việc trả khoản phí ấy, từ khái niệm thấy, hoạt động triển lãm tài liệu lưu trữ truyền thống hay biết đến triển lãm tài liệu lưu trữ lưu động Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước phối hợp với trung tâm Lưu trữ quốc gia tổ chức thuộc vào loại hình triển lãm thương mại Hai là, hình thức Triển lãm phi thương mại hiểu hình thức sau, hình thức Triển lãm phi thương mại Là loại hình hoạt động triển lãm trưng bày, giới thiệu quảng bá, vật phẩm, hình ảnh đến người xã hội, cộng đồng, khơng mục đích xúc tiến ký kết hợp đồng tiêu thụ hàng hoá hay trực tiếp tiêu thụ hàng hoá Triển lãm thương mại, Các hoạt động Triển lãm phi thương mại thường mục tiêu tuyên truyền, quảng bá trị văn hóa Ví dụ trường hợp là, triển lãm thành tựu kinh tế quốc dân, triển lãm ảnh nghệ thuật, tranh cổ động, triển lãm trưng bày hàng giả nhằm giúp người tiêu dùng nhận diện phân biệt hàng giả với hàng thật, thấy hình thức Triển lãm phi thương mại tập trung nhiều vào mạng Internet với việc tổ chức kiện, dịch vụ, hoạt động trực tuyến Trong Luật lưu trữ Quốc hội ban hành vào năm 2011 nhắc đến hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ điều số 32 có hình thức triển lãm tài liệu lưu trữ Vậy, hình thức triển lãm tài liệu lưu trữ gì? Và theo lời tác giả Trần Việt Hà luận văn chị thực đề tài liên quan đến vấn đề khai thác hình thức triển lãm tài liệu lưu trữ tác giả có đề cập đến mục đích việc tổ chức cơng tác văn thư lưu trữ bảo vệ an toàn phát huy giá trị hết giá trị tài liệu lưu trữ ý nghĩa việc phát huy hết giá trị tài liệu lưu trữ làm cho giá trị sẵn có tài liệu lưu trữ nguồn tài nguyên quý báu quốc gia nhiều người biến đến, để tài liệu lưu trữ trở thành chứng lịch sử, truyền bá văn minh, phục vụ nhân dân Mục đích phát huy hết giá trị tài liệu lưu trữ để phục vụ cho công tác quản lý, mục đích trị kinh tế xã hội, khoa học văn hóa giáo dục đảm bảo quyền lợi cơng dân Ngồi chị nói đến hình thức tổ chức, thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho thật hiệu quan lưu trữ, bao gồm năm hình thức như, Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phịng đọc, thơng báo giới thiệu tài liệu lưu trữ, cấp cấp chính, cho người đọc phép mượn tài liệu để sử dụng thời gian ngắn cho phép công bố tài liệu biện pháp cung cấp thơng tin phục vụ cho mục đích khoa học văn hóa giáo dục Chính nhờ vào luận văn khái niệm Triển lãm tài liệu lưu trữ làm rõ hiểu sau, “Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ hình thức lưu trữ mà quan tổ chức lưu trữ tổ chức nhằm phục vụ cho cầu khai thác, sử dụng để phát huy hết giá trị tài liệu lưu trữ ” Trong tiếng Anh tiếng Pháp triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ có nghĩa “ Exhibiton Exposition’d Archive ” hay biên dịch để dễ hiểu “ hoạt động giới thiệu tài liệu lưu trữ chúng tạm thời thời gian nhằm hướng đến mục đích liên quan đến văn hóa giáo dục ” Cịn người có chun mơn lâu năm lĩnh vực tổ chức công tác Văn Thư Lưu trữ họ hiểu rằng, khái niệm trưng bày tài liệu lưu trữ cịn có ý nghĩa sau, “trưng bày tài liệu lưu trữ triển lãm trưng bày tài liệu có ý nghĩa để phục vụ cho mục đích tuyên truyền, giáo dục quần chúng vấn đề đó” Đây cịn khái niệm phổ biến, sử dụng viết số tờ báo, văn bản, tạp chí Văn thư Lưu trữ Theo tác giả Dương Văn Khảm khái niệm triển lãm tài liệu lưu trữ hiểu sau : “Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ hình thức thương mại nhằm mục đích giới thiệu quảng bá đến người hay cộng đồng xã hội nội dung giá trị tài liệu lưu trữ để phát huy giá trị tài liệu Việc tổ chức triển lãm tài liệu hình ảnh lưu trữ thường theo chủ đề, tập trung thời gian địa điểm định ” Trần Việt Hà – Nghiên cứu giải pháp để nâng cao hiệu hoạt động việc trưng bày triển lãm tài liệu lưu trữ Việt Nam – Luận văn thạc sĩ khoa học chuyên ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn Hà nội năm 2008 Từ điển Thuật ngữ Lưu trữ quốc tế tiếng Anh tiếng Pháp Từ điển Lưu trữ Việt Nam Cục văn thư lưu trữ nhà nước biên soạn năm 1994 Dương Văn Khảm – Từ điển giải thích Nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ Việt Nam, NXB Văn hóa Thơng tin Hà Nội, năm 2011 Hai là, hình thức Triển lãm trực tuyến, từ số nguồn tài liệu nước ( xem thêm phần phụ lục ) với vốn tiếng anh hạn chế chúng tơi cố gắng tiến hành biên dịch để giải thích rõ ràng khái niệm Triển lãm trực tuyến hiểu sau, Triển lãm trực tuyến ( Online Exhibition ) coi Triển lãm không gian ảo, thư viện trực tuyến, bảo tàng trực tuyến diễn địa điểm chung môi trường mạng Internet thông qua Website Trên giới, có nhiều quan, đơn vị, tổ chức lớn sử dụng hình thức triển lãm trực tuyến nhằm hướng đến nhiều mục lớn nhiều lĩnh vực khác nhau, mặt khác, sử dụng hình thức Triển lãm trực tuyến đem lại cho họ nhiều quyền lợi, kể đến là, họ thu hút nhiều quan tâm, ý nhiều đối tượng khách hàng, họ tốn nhiều loại phí dành để chi trả cho việc bảo quản, di chuyển, bảo hiểm, đền bù thiệt hại vật, sau tiền cơng để trả cho người thuê để thực trách nhiệm hậu cần lo lắng việc tìm kiếm địa điểm thích hợp với khơng gian hồn hảo với khâu chuẩn bị u cầu nhiều tỉ mỉ, cẩn thận bước cho việc quảng bá kiện, dịch vụ, hoạt động liên quan đến triển lãm lĩnh vực Sử dụng hình thức Triển lãm trực tuyến cách giúp khách hàng dễ tiếp cận thơng tin hơn, không phài lo việc bị hạn chế nhiều yếu tố khác nhau, ví dụ là, khách hàng khơng có điều kiện để trực tiếp đến bảo tàng, thư viện hay địa điểm diễn kiện, dịch vụ, hoạt động tham gia buổi triển lãm Trực tuyến tổ chức song song với chúng cách sử dụng thiết bị thơng minh có kết nối với Wifi, 4G, 3G để truy cập vào mạng Internet, điểm đặc biệt khác hình thức Triển lãm trực tuyến không bị giới hạn thời gian, khách hàng tham gia Triển lãm trực tuyến suốt 24/24 ngày Trong đơn vị, quan, tổ chức lớn đề cập có nhiều quan tổ chức công tác Văn Thư Lưu trữ giới khu vực Đơng Nam Á sử dụng hình thức Triển lãm trực tuyến nhằm mục đích phát huy hết giá trị tài liệu lưu trữ quốc gia, thực tế cho thấy không đơn giản biết sử dụng mà chí họ cịn ln có đầu tư định cho hình thức Triển lãm trực tuyến từ việc thực chiến lược quảng bá, thu hút người dùng việc ln học hỏi để tìm kiếm đổi nội dung, hình thức theo thời gian, chí họ nắm bắt nhanh với thay đổi phát triển lĩnh vực Khoa học kĩ thuật Khoa học công nghệ thời đại để cập nhật nhiều ứng dụng, phần mềm để xây dựng hình thức Triển lãm trực tuyến ngày hồn hảo Trên sở đó, hình thức Triển lãm tài liệu lưu trữ trực tuyến tác giả Tạc Thị Minh Huyền có viết đăng Tạp chí Văn thư Lưu trữ viết vào việc nghiên cứu chuyên sâu khái niệm “ Triển lãm liệu lưu trữ trực tuyến ”, cụ thể tác giả nói tầm quan trọng tài liệu lưu trữ, tài liệu lưu trữ coi “ kho báu thông tin ” quốc gia giá trị phát huy qua việc sử dụng vào mục đích để làm việc quản lý tổ chức khai thác, sử dụng, bảo quản tài liệu lưu trữ để nhằm phát huy giá trị chúng phần thiếu hoạt động quan tổ chức công tác Văn thư Lưu trữ Và phát triển ngày mạnh mẽ công nghệ thông tin thời đại ảnh hưởng khơng đến tài liệu lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào kế hoạch phát triển ngành công tác Văn thư Lưu trữ điều dẫn đến việc thay đổi số cấu việc tổ chức, bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ với việc nhiều hình thức đời văn điện tử, tài liệu lưu trữ qua mạng, lưu trữ trực tuyến hình thức triển trưng bày lãm tài liệu lưu trữ trực tuyến Vậy, Triển lãm tài liệu lưu trữ trực tuyến gì? Đây hình thức tổ chức khai thác, bảo quản sử dụng tài liệu lưu trữ, hình thức quan tổ chức công tác Văn thư Lưu trữ giới khu vực Đông Nam Á sử dụng Việt Nam Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước hình thức xuất từ lâu lí mà hình thức khơng cịn sử dụng Tác giả Tạc Thị Minh Huyền trích dẫn lời giải thích rõ ràng từ điển Nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ Việt Nam tác giả Dương Văn Khảm để người ta hiểu khái niệm triển lãm tài liệu lưu trữ trực tuyến sau: “Triển lãm trưng bày tài liệu lưu trữ trực tuyến (Exhibition of Archive Document) hình thức tổ chức khai thác sử dụng trực tiếp tài liệu lưu trữ thông qua việc trưng bày vật tài liệu lưu trữ tài liệu vật khác có liên quan” Nhìn nhận từ thực tế, công nghệ thông tin phát triển ngày nhanh người ta tìm tịi vơ số lạ với mục đích để sớm bắt kịp với khơng bị bỏ lại đằng sau, việc sáng tạo thuật ngữ theo tác giả Tạc Thị Minh Huyền thuật ngữ “ Trực tuyến ” từ khóa tìm kiếm nhiều thời điểm tại, từ thuật ngữ “ Trực tuyến ’’ người ta nghĩ tạo nên thứ “ trường học trực tuyến ”, “ thư viện trực tuyến ”, “ văn trực tuyến ” , “ bảo tàng trực tuyến” “ Tài liệu lưu trữ trực tuyến ”thì nào? Đây coi thuật ngữ hoàn toàn mới, chưa nhận quan tâm giới nghiên cứu khoa học nói chung lĩnh vực tổ chức cơng tác Văn thư Lưu trữ nói riêng khái niệm triển lãm trưng bày tài liệu lưu trữ trực tuyến chưa thống Tiếp theo, đơi tác giả Trương Văn Quốc Bình đưa quan điểm thuật ngữ “ Trực tuyến ” : “ Trực tuyến liên kết hoạt động với qua Internet trái với ngoại tuyến hoạt động xảy Internet với giới thực, ví dụ nghiệp vụ trực tuyến hay nghiệp vụ ngân hàng trực tuyến ” Như vậy, hiểu Triển lãm tài liệu lưu trữ trực tuyến : “ Việc triển lãm tài liệu lưu trữ nhằm giới thiệu tài liệu lưu trữ theo chuyên đề định mơi trường mạng ” Hình thức Triển lãm tài liệu lưu trữ trực tuyến có ưu điểm nhược điểm riêng mình: - Một là, ưu điểm so với hình thức Triển lãm tài liệu lưu trữ trực tuyến đem lại nhiều hiệu khác biệt so với hình thức Triển lãm tài liệu lưu trữ truyền thống, ví dụ chuẩn bị tổ chức hoạt động liên quan đến hình thức Triển lãm tài liệu lưu trữ truyền thống Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước trung tâm Lưu trữ Quốc gia I phải tốn thời gian để bàn bạc cho việc lên kế hoạch cụ thể nhằm lựa chọn địa điểm thích hợp, sau đến việc tính tốn khoản phí cụ thể trả với khoản phí phát sinh thêm cho việc bố trí dàn nhân lực để thực cơng tác hậu cần, bảo quản tài liệu, quản lí tài liệu thuê đội ngũ thiết Trương Văn Quốc Bình, Từ điển giải thích Thuật ngữ cơng nghệ thông tin Anh-Anh-Việt, NXB Thống kê Hà Nội, năm 2005 kế có tay nghề cho khơng gian lí tưởng, đẹp mắt, khoa học, bên cạnh cần đến MC chuyên nghiệp để thực nhiệm vụ dẫn chương trình, diễn thuyết, giới thiệu hoạt động liên quan đến hình thức Triển lãm tài liệu lưu trữ truyền thống để thu hút thật nhiều người đến xem, cịn hình thức Triển lãm tài liệu lưu trữ trực truyến Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước trung tâm Lưu trữ Quốc gia không cần phải thực công việc vừa đề cập nữa, với hai công việc di chuyển loại hình tài liệu lưu trữ tài liệu điện tử tài liệu nghe nhìn lên mơi trường mạng, Website, sau sử dụng máy tính phần mềm công cụ hỗ trợ kèm để xử lí tiến hành tổ chức hoạt động liên quan đến hình thức Triển lãm tài liệu Lưu trữ trực tuyến, từ hình thức Triển lãm tài liệu lưu trữ trực tuyến giúp người dùng xa không cần tốn thời gian để đến tận nơi mà tham hoạt động liên quan đến hình thức Triển lãm tài liệu lưu trữ trực tuyến qua thiết bị thông minh có kết nối với dịch vụ Wifi,3G, 4G cho dù nơi đâu - Hai là, nhược điểm, thấy người dùng quan tâm nhiều đến hình thức Triển lãm tài liệu lưu trữ trực tuyến có hội để tiếp xúc với tài liệu lưu trữ gốc hình thức Triển lãm tài liệu lưu trữ truyền thống, có nghĩa cho dù tài liệu lưu trữ số hóa hồn tồn đem lại nhiều mẻ khơng thể đem lại cảm giác chân thật tài liệu gốc Hơn nữa, số tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt tài liệu lưu trữ tiếng Pháp, Hán nơm, Mộc bản, Châu người dùng thích trực tiếp quan sát chúng qua hoạt động liên quan đến hình thức Triển lãm tài liệu lưu trữ truyền thống nhiều mục đích khác - Ba là, hình thức Triển lãm tài liệu lưu trữ trực tuyến phụ thuộc nhiều vào yếu tố công nghệ thông tin với yêu cầu mạng Internet, Internet có ưu điểm nhược điểm, người dùng tham gia hoạt động liên quan đến hình thức Triển lãm tài liệu lưu trữ trực tuyến qua mạng Internet thiết bị thơng minh mà họ sử dụng có kết nối với dịch vụ mạng Wifi, 3G, 4G ngược lại khơng phải có điều kiện để sở hữu thiết bị thông minh thế, hạn chế khác liên quan đến phận người dùng người cao tuổi người dùng khơng có điều kiện để tiếp xúc với thiết bị thông minh hay dịch vụ mạng C2 Nhận xét triển lãm TLLT (về quy mơ, nội dung, tính mỹ thuật ) tổ chức đăng tải website Cục VT LT Nhà nước Trung tâm LTQG I  Đối với Website Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước: Hình 01 Giao diện Website thức Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ( Nguồn ảnh : http://www.archives.gov.vn ) Website có tuổi đời trịn mười năm, bắt đầu thức vào hoạt động từ năm 2008, có lí để nghĩ đổi toàn diện cần thiết mà Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước phải suy nghĩ kĩ, thực tế giao diện Website khơng cịn phù hợp với thay đổi q lớn lĩnh vực Khoa học công nghệ Khoa học kĩ thuật Việt Nam thời điểm Một số nội dung đăng tải Website Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước gồm có: - Website Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước tổ chức theo sơ đồ rõ ràng có tính logic - Thơng tin Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Logo, hình ảnh, số điện thoại địa Cục - Ln có tin tức đăng cập nhật thường xuyên chia vào mục rõ ràng như, mục tin hoạt động, mục tin mới, tin hợp tác quốc tế chuyên mục hàng tuần góc nghiên cứu trao đổi, công bố giới thiệu tài liệu - Ln có viết để cập nhật tình hình việc tổ chức cơng tác Văn thư Lưu trữ nước - Ngoài ra, Website Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước thường xun có thơng tin Luật lưu trữ với sống, kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ, lựu trữ thông tin số, hỏi đáp nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ - Website Cục Văn thư Lưu trữ có liên kết với nhiều Wesbite khác, tiêu biểu với Website Trung tâm lưu trữ quốc gia số nước khu vực Đông Nam Á - Đi với đời nhiều trang thông tin điện tử Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước bắt đầu tìm cách để thiết lập tài khoản Youtube, Facebook, Instagram nhiều trang thông tin điện tử khác, cách mà trung tâm Lưu trữ Quốc gia sử dụng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, mục đích kết nối Cục với trung tâm Lưu trữ cộng đồng người dùng Đối với quan Lưu trữ Việt Nam việc sử dụng hình thức triển lãm tài liệu lưu trữ đồng nghĩa với việc phát huy hết giá trị tài liệu lưu trữ, theo định kì năm, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước trung tâm Lưu trữ Quốc Gia tổ chức nhiều buổi triển lãm tài liệu lưu trữ nước gây ấn tượng mạnh với công chúng, cộng đồng, nói đến buổi triển lãm tài liệu Kiến trúc Pháp lòng Hà Nội tới triển lãm Khoa cử Việt Nam xưa di sản tư liệu giới Không tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ truyền thống, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước trung tâm Lưu trữ quốc gia, tiêu biểu trung tâm Lưu trữ quốc gia I tổ chức Triển lãm tài liệu lưu trữ trực tuyến Website mình, việc cịn phát huy tinh thần thị số 05/2007/CTT-TTG bắt kịp với thay đổi ngành Văn thư Lưu trữ khu vực Đông Nam Á giới hầu hết quan tổ chức công tác Văn thư Lưu trữ số nước sử dụng hình thức triển lãm tài liệu lưu trữ trực tuyến Hiện số lí mà Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ngưng tổ chức hoạt động Triển lãm tài liệu lưu trữ trực tuyến thời gian lâu, trung tâm Lưu trữ Quốc gia I trì hoạt động thường xuyên, nói theo thực tế có hình thức Triển lãm tài liệu lưu trữ truyền thống sử dụng để tổ chức hoạt động Triển lãm tài liệu lưu trữ theo thời gian định kì năm Qua việc tìm hiểu Website Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước thấy là, thời gian từ năm 2007 năm 2016 thấy năm có nhiều hoạt động liên quan đến hình thức Triển lãm tài liệu lưu trữ trực tuyến tổ chức, tính riêng năm 2015 có tới tám hoạt động, trừ năm 2008 khơng có hoạt động Hình 02 Hình thức Triển lãm trực tuyến Website Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ( Nguồn ảnh : http://www.archives.gov.vn/chuyentrang/ ) Hình 03 Hoạt động triển lãm tài liệu lưu trữ trực tuyến cuối Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước tổ chức vào năm 2016 với chủ đề liên quan đến hình thành phát triển trung tâm Lưu trữ quốc gia II sau 40 năm ( Nguồn ảnh : http://www.archives.gov.vn ) Nếu đứng góc độ người dùng tham gia hoạt động liên quan đến hình thức Triển lãm trực tuyến Website Cục Văn Thư Lưu trữ nhà nước chúng tơi đưa số nhận xét theo quan điểm cá nhân sau: - Một là, chưa thấy xuất cơng cụ tìm kiếm chun trang hình thức Triển lãm trực tuyến Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, đưa ví dụ sau, người dùng muốn tham khảo tài liệu qua việc tìm kiếm chuyên trang hình thức Triển lãm trực tuyến với chủ đề Kỷ niệm 46 năm ngày Giải phóng Miền Nam thay nhập từ khóa qua cơng cụ tìm kiếm để có kết ý muốn họ phải thời gian để tìm kiếm thơng tin cần thiết với số lượng lớn tài liệu lưu trữ - Hai là, đa số tài liệu di chuyển lên để sử dụng cho hình thức Triển lãm tài liệu lưu trữ trực tuyến tài liệu dạng văn thơng thường kèm với hình ảnh minh họa đơn giản chưa thấy xuất loại hình khác tài liệu điện tử tài liệu nghe nhìn - Ba là, giao diện thiết kế đơn giản, dễ tương tác sử dụng chưa thực bật - Bốn là, Chưa có liên kết trực tiếp với nhiều nguồn sở liệu khác nhau, điều khiến việc tiếp cận với hình thức Triển lãm tài liệu lưu trữ trực tuyến người dùng gặp nhiều hạn chế - Năm là, Chưa có liên kết với nhiều trang mạng xã hội, điều khiến thông tin hoạt động liên quan đến hình thức Triển lãm tài liệu lưu trữ trực tuyến người dùng biết đến mạng xã hội nơi mà thơng tin lan truyền nhanh đến cộng đồng người dùng - Sáu là, Chưa có hịm thư điện tử để nhận thông tin phản hồi từ người dùng người dùng chưa thể để lại bình luận hay nhận xét chuyên trang dành cho hình thức Triển lãm tài liệu lưu trữ trực tuyến Bên cạnh hệ thống hỗ trợ trực tuyến thứ khơng thể thiếu, giúp Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước trực tiếp giải đáp thắc mắc người dùng hình thức Triển lãm tài liệu lưu trữ trực tuyến tiếp nhận lời mời cộng tác từ quan, đơn vị, tổ chức lớn để có điều kiện phát triển phổ biến hình thức Triển lãm tài liệu lưu trữ trực tuyến  Đối với Trung tâm Lưu trữ quốc gia I: - Hình thức giới thiệu tài liệu lưu trữ phương tiện thông tin đại chúng trang thông tin điện tử: => Hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đời từ việc Trung tâm Lưu trữ quốc gia I sớm nắm bắt kịp với phát triển công nghệ thông tin: “Sự phát triển vượt bậc công nghệ thông tin số dẫn đến bùng nổ phương tiện truyền thông báo điện tử, mạng xã hội… Đồng thời với thối trào phương tiện truyền thông cũ như: báo giấy, sách giấy, tạp chí, truyền thanh, truyền hình Thói quen tiếp nhận thơng tin cơng chúng thay đổi, trước chủ yếu thông qua kênh thông tin như: nghe đài, đọc báo, đọc sách, xem TV chủ yếu lướt mạng điện thoại, máy tính” => Hình thức giới thiệu tài liệu lưu trữ phương tiện thông tin đại chúng trang thông tin điện tử đưa vào sử dụng thức từ tháng năm 2016 sau Trung tâm Lưu trữ quốc gia I Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước với Bộ Thông tin Truyền thông cấp phép xây dựng trang Website điện tử đưa tài liệu lưu trữ lên giới thiệu rộng rãi trang mạng xã hội (Fanpage) Facebook, Youtube, Twitter, Instagram Theo báo cáo trình bày hội nghị tổng kết năm 2018 phương hướng 2019 Trung tâm Lưu trữ quốc gia I viết 80 công bố, giới thiệu tài liệu đăng báo, tạp chí, website đăng tin, bài, hình ảnh thường xun cổng thơng tin điện tử Trung tâm: + Số lượng độc giả truy cập vào trang Website điện tử Trung tâm Lưu trữ quốc gia I tăng dần lên từ số 600.000 lượt vào năm 2017 900.000 lượt năm 2018 nửa đầu năm 2019 + Số lượng độc giả tương tác với Fanpage Trung tâm Lưu trữ quốc gia I tăng dần lên từ số 1000 lượt vào năm 2017 5000 lượt năm 2018 10.000 lượt nửa đầu năm 2019 + Trung tâm Lưu trữ quốc gia I trọng vào việc thường xuyên đổi nội dung cập nhật tin tức trang Website điện tử Fanpage liên kết trang Website điện tử với Fanpage số cơng cụ tìm kiếm khác + Ngoài việc liên tục đăng tải viết giới thiệu tài liệu lưu trữ Fanpage Trung tâm Lưu trữ quốc gia I cịn đăng tải viết khác có nội dung liên quan tới hoạt động ngày Trung tâm ban lãnh đạo, cán bộ, viên chức độc giả + Trung tâm Lưu trữ quốc gia I nhiệt tình việc giải đáp thắc mắc đối tượng độc giả qua dịng bình luận (Comment) tin nhắn riêng (Inbox) Fanpage qua hộp thư điện tử (Google Gmail) + Số lượt thích (Like), chia sẻ (Share) xem (View) viết Fanpage tương đối hạn chế so với số 10.000 độc giả tương tác, trung bình có khoảng 100 lượt thích, 100 lượt chia sẻ, 50 bình luận cho viết + Trang Youtube Trung tâm Lưu trữ quốc gia I có gần 1000 lượt ủng hộ (Subcribe), 100 Video số lượt người dùng xem Video tương đối hạn chế với 100 lượt xem (View) cho Video - Hình thức giới thiệu tài liệu lưu trữ qua hoạt động triển lãm trưng bày tài liệu lưu trữ: => Hoạt động triển lãm trưng bày tài liệu lưu trữ triển lãm quan lưu trữ sử dụng để phục vụ cho cầu khai thác, sử dụng để phát huy hết giá trị tài liệu lưu trữ, tiếng Anh tiếng Pháp hoạt động triển lãm trưng bày tài liệu lưu trữ có nghĩa “Exhibiton Exposition’d Archive ” hay biên dịch để dễ hiểu “ hoạt động giới thiệu tài liệu lưu trữ chúng tạm thời thời gian nhằm hướng đến mục đích liên quan đến văn hóa giáo dục ” Cịn cán có kinh nghiệm chun mơn lâu năm ngành Văn Thư Lưu trữ họ hiểu rằng, khái niệm trưng bày tài liệu lưu trữ cịn có ý nghĩa sau, “trưng bày tài liệu lưu trữ triển lãm trưng bày tài liệu có ý nghĩa để phục vụ cho mục đích tuyên truyền, giáo dục quần chúng vấn đề đó” cịn khái niệm phổ biến, ln sử dụng viết số tờ báo, ấn phẩm chuyên ngành, văn bản, tạp chí Văn thư Lưu trữ Trung tâm lưu trữ Quốc gia I sử dụng hình thức Triển lãm tài liệu lưu trữ trực tuyến với mục đích nhằm phát huy hết giá trị khối tài liệu coi Di sản tư liệu tư giới năm 2017 mang tên Châu Triều Nguyễn: Hình số 04 Triển lãm tài liệu lưu trữ trực tuyến Website trung tâm Lưu trữ Quốc gia I với chủ đề, Châu triều Nguyễn - Di sản tư liệu thuộc chương trình Ký ức giới khu vực Châu Á - Thái Bình Dương UNESCO năm 2014 ( Nguồn ảnh : http://luutruquocgia1.org.vn/ ) Ngoài ra, trung tâm Lưu trữ Quốc Gia I liên tục tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ trực tuyến song song với triển lãm tài liệu lưu trữ truyền thống thời gian gần đây, tiêu biểu Triển lãm tài liệu lưu trữ với chủ đề Kiến trúc Pháp lòng Hà Nội tới Triển lãm tài liệu lưu trữ với chủ đề Khoa cử Việt Nam Di sản tư liệu giới: Hình 2.16 Triển lãm tài liệu lưu trữ trực tuyến Website trung tâm lưu trữ Quốc gia I với chủ đề Kiến trúc Pháp lòng Hà Nội ( Nguồn ảnh : http://luutruquocgia1.org.vn ) Đó với Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước trung tâm Lưu trữ Quốc gia I có số nguyên nhân dẫn đến việc hình thức Triển lãm tài liệu lưu trữ trực tuyến không phổ biến sử dụng ba trung tâm Lưu trữ Quốc gia lại Chi cục Văn thư Lưu trữ phạm vi Việt Nam: - Một là, việc đề xuất sử dụng loại hình nhằm phục vụ cho việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cách hiệu hay theo nói cách khác đa dạng hóa việc tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ chưa nhận nhiều quan tâm ba trung tâm Lưu trữ Quốc gia Chi cục Văn thư Lưu trữ Mặt khác, với mong muốn tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ cho nhu cầu đáng xã hội nên ba trung tâm Lưu trữ Quốc gia Chi cục Văn thư Lưu trữ tiếp tục sử dụng dụng hình thức Triển lãm tài liệu lưu trữ truyền thống để thực điều này, kể đến hình thức sử dụng phịng đọc, cho độc giả mượn tài liệu lưu trữ, tổ chức hoạt động liên quan đến hình thức Triển lãm truyền thống thường xuyên, hợp tác với tờ báo, tạp chí có uy tín để giới thiệu cơng bố tài liệu lưu trữ, nói theo khía cạnh khác tài liệu lưu trữ chưa thể phát huy hết giá trị tiềm khơng có đổi hợp lí hình thức Triển lãm tài liệu lưu trữ trực tuyến lựa chọn thích hợp mà ba trung tâm Lưu trữ quốc gia Chi cục Văn thư Lưu trữ nghiên cứu sử dụng - Hai là, việc tiếp cận với đổi công nghệ thông tin lĩnh vực Khoa học công nghệ Khoa học kĩ thuật Việt Nam ba trung tâm Lưu trữ Quốc gia Chi Cục Văn thư Lưu trữ bị hạn chế, muốn khai thác đổi nhằm phục vụ cho việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ - Ba là, nhiều Chi cục Văn thư Lưu trữ chưa có Website riêng cho mình, điều dẫn đến số vấn đề là, Chi cục Văn thư Lưu trữ gặp khó khăn việc học hỏi kinh nghiệm từ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, sau khơng có đủ điều kiện cần thiết để nghiên cứu sử dụng hình thức Triển lãm tài liệu lưu trữ trực tuyến => Các hoạt động triển lãm trưng bày tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ quốc gia I tổ chức giai đoạn từ năm 2012 đến 2018: + Hoạt động triển lãm trưng bày tài liệu lưu trữ với chủ đề Quan hệ Việt-Pháp qua bốn kỷ (2013) + Hoạt động triển lãm trưng bày tài liệu lưu trữ với chủ đề Châu triều Nguyễn - Di sản tư liệu thuộc chương trình Ký ức giới khu vực Châu Á - Thái Bình Dương UNESCO (2014) + Hoạt động triển lãm trưng bày tài liệu lưu trữ với chủ đề Giáo dục Việt Nam qua tài liệu lưu trữ giai đoạn 1802 – 1945 (2014) + Hoạt động triển lãm trưng bày tài liệu lưu trữ với chủ đề Triều Nguyễn với việc biên soạn sử qua Châu bản, Mộc - Di sản tư liệu giới (2015) + Hoạt động triển lãm trưng bày tài liệu lưu trữ với chủ đề Văn hành nhà nước qua Châu triều Nguyễn (2016) + Hoạt động triển lãm trưng bày tài liệu lưu trữ với chủ đề Văn thư triều Nguyễn qua Châu - Di sản tư liệu giới khu vực Châu Á - Thái Bình Dương (2016) + Hoạt động triển lãm trưng bày tài liệu lưu trữ với chủ đề Kiến trúc Pháp lòng Hà Nội (2017) + Hoạt động triển lãm trưng bày tài liệu lưu trữ với chủ đề Lịch sử hình thành tỉnh Đồng Tháp trước năm 1975 qua tài liệu lưu trữ (2017) + Hoạt động triển lãm trưng bày tài liệu lưu trữ với chủ đề Hoài niệm Hà Nội phố (2018) + Hoạt động triển lãm trưng bày tài liệu lưu trữ với chủ đề Nét văn hoá Việt qua tài liệu lưu trữ (2018) - Hình thức cung cấp tài liệu lưu trữ chứng thực: => Những năm gần đây, việc số lượng độc giả đến tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Trung tâm Lưu trữ ngày tăng số lượng tài liệu, tư liệu yêu cầu khai thác cung cấp sao, chứng thực tăng theo năm theo thống kê Trung tâm Lưu trữ quốc gia I “Qua số liệu thơng tin thấy, nhu cầu tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tất yếu thiết thực xã hội phát triển Trong bối cảnh lượng thông tin ngày phong phú, phức tạp, đa chiểu việc tiếp cận nguồn thơng tin có độ xác, đảm bảo tin cậy cao tài liệu lưu trữ lại trở nên thực quý hiếm”.6 + Năm 2012, số lượng tài liệu lưu trữ liệu yêu cầu sử dụng 4.729 đơn vị năm 2017 tăng lên thành 7.428 đơn vị, chủ yếu tài liệu lưu trữ điện tử + Năm 2012, số lượng tài liệu lưu trữ yêu cầu chụp 31.000 trang năm 2017 tăng lên thành 58.904 trang, chủ yếu in từ tài liệu điện tử + Năm 2012, số lượng tài liệu lưu trữ yêu cầu chứng thực 103 văn năm 2017 tăng lên thành 232 văn https://luutru.gov.vn/tin-nghien-cuu-trao-doi/phat-huy-gia-tri-tai-lieu-luu-tru-tai-trung-tam-luu-tru-quoc-gia-itheo-quy-dinh-cua-luat-luu-tru-ket-qua-va-nhung-van-de-dat-ra.htm Các thủ tục cấp tài liệu lưu trữ chứng thực thi hành theo định số 744/QĐ-BNV ngày 11 tháng năm 2015 Bộ trưởng Bộ Nội vụ  ... thức tổ chức, thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho thật hiệu quan lưu trữ, bao gồm năm hình thức như, Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phịng đọc, thơng báo giới thiệu tài liệu lưu trữ, ... lưu trữ làm rõ hiểu sau, “Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ hình thức lưu trữ mà quan tổ chức lưu trữ tổ chức nhằm phục vụ cho cầu khai thác, sử dụng để phát huy hết giá trị tài liệu lưu trữ. .. Triển lãm tài liệu lưu trữ trực tuyến gì? Đây hình thức tổ chức khai thác, bảo quản sử dụng tài liệu lưu trữ, hình thức quan tổ chức công tác Văn thư Lưu trữ giới khu vực Đông Nam Á sử dụng Việt