Sử dụng tài liệu lưu trữ tại chi cục văn thư lưu trữ thành phố hồ chí minh

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TR N TH H S NG TÀI IỆU ƯU TRỮ TẠI HI VĂN THƯ ƯU TRỮ THÀNH H H H LUẬN VĂN THẠ SĨ ƯU TRỮ HỌC TP Hồ Chí Minh – 2020 INH ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TR N TH H S NG TÀI IỆU ƯU TRỮ TẠI HI VĂN THƯ ƯU TRỮ THÀNH H H H INH LUẬN VĂN THẠ SĨ ƯU TRỮ HỌC Mã số:8320303 Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Xuân Hồi TP Hồ Chí Minh - 2020 MỤC LỤC - Bản mục lục …………………… … …… ………… 1-3 - Bản chữ viết tắt ………………………… … …… ………04 - Lời cam đoan ………………………… ………… ………05 P ần mở ầu ch n đ t i……………………………… … ………6-7 ch s nghi n cứu v n đ …………………… …… … 7-9 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu đ tài …… ……… .…09 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu đ tài………… .… …10 Nguồn tài liệu phục vụ nghiên cứu đ ………… 10-11 Phương pháp nghi n cứu ……………………………… ,,, .…11 Đóng góp luận văn…………………………… ……11 Bố cục luận văn…………………………………… … 12 Nội dung C ƣơng KHÁI QUÁT CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ 1 Khái niệm tài liệu, tài liệu lƣu trữ 1.1.1 Tài liệu………………………………………… .… 13 1.1.2 Tài liệu lưu trữ……………………………… 13-14 1.1.2.1 Đặc điểm TLLT…………… ……… 14-15 1.1.2.2 Các loại hình TLLT……….………… …… 15 1.1.2.3.Ý nghĩa tài liệu lưu trữ…………… … …… 15-17 1.2 Cơ sở lý luận hoạt ộng sử dụng tài liệu lƣu trữ 1.2.1 Khái niệm ……………………………………… …….17 1.2.2 Mục đích ……………………………………… .…17-19 1.2.3 Ý nghĩa hoạt động s dụng TLLT … 19-20 1.2.4 Nguyên tắc chung hoạt động s dụng tài liệu lưu trữ .20 12.5 Yêu cầu hoạt động s dụng tài liệu lưu trữ 21-22 1.3 Cơ sở pháp lý hoạt ộng sử dụng TLLT 1.3.1 Cơ sở pháp lý………… ……………………… … …22-28 1.3.2 Các hình thức s dụng tài liệu lưu trữ theo luật đ nh…… 28-31 Tiểu kết C ƣơng 1…………………………………………… 31-32 C ƣơng THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƢ LƢU TRỮ TP HỒ CHÍ MINH 2.1 Tổng quan Chi cục Văn t ƣ - Lƣu trữ TP Hồ Chí Minh 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quy n hạn Chi cục Văn thư - ưu trữ TP Hồ Chí Minh 34 2.1.1.1 Chức ………………………… ……………….34 2.1.1.2 Nhiệm vụ quy n hạn…………… .…………34-35 2.1.2 Cơ c u tổ chức………….……………… .….36 2.1.3 Trụ sở làm việc v sở vật ch t …36 2.1.4 Tổ chức hoạt động … 36-41 2.1.5 Đặc điểm tài liệu ưu trữ Chi cục VTLT TP.HCM 2.1.5.1 Nguồn nộp lưu t i liệu lưu trữ ……… …………….42 2.1.5.2 Khối lượng, thành phần tài liệu………… … 42-43 2.1.5.3 Nội dung tài liệu…….………………….… .…43-44 2.1.5.4 Giá tr tài liệu …………….….……… ……….44-45 2.2 Hoạt ộng sử dụng tài liệu lƣu trữ Chi cục văn t ƣ Lƣu trữ TP Hồ Chí Minh 2.2.1.Hoạt động s dụng tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư - ưu trữ TP.Hồ Chí Minh từ 2010 đến 2014 …………………………….……… 45-49 2.2.2.Hoạt động s dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm ưu trữ l ch s TP Hồ Chí Minh từ 2015 đến 2019……………………………………….…49-57 2.3 Nhận xét, án giá 57-61 Tiểu kết c ƣơng 62-63 C ƣơng GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG SỬ ỤN T I LIỆU LƢU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƢ LƢU TRỮ TP HỒ CH MINH 3.1 Một số giải pháp nâng cao hiệu hoạt ộng sử dụng t i liệu lƣu trữ tại Chi cục Văn t ƣ Lƣu trữ Thành phố Hồ Chí Minh 64 3.1.1 Đảm bảo u kiện cho hoạt động s dụng TLLT 65-69 3.1.2 Giải pháp v nhân lực 69-70 3.1.3 Bổ sung, hoàn chỉnh quy đ nh v hoạt động s dụng t i liệu lưu trữ .70-73 3.1.4 Các giải pháp nghiệp vụ 73 3.1.4.1 Đẩy mạnh công tác tuyên truy n 73-74 3.1.4.2 Đa dạng hóa hình thức cơng bố tài liệu 75-77 3.1.4.3 Tư v n khai thác, s dụng tài liệu lưu trữ 77 3.1.4.4 Cung c p tài liệu từ xa 78 3.1.4.5 Ứng dụng công nghệ thông tin ………… .…… …78-79 3.1.4.6 Tổ chức kho lưu trữ mở 79 3.1.4.7 Tổ chức hội ngh bạn đ c .79-80 Tiểu kết C ƣơng 3……………………… .…… ……….80 PHẦN KẾT LUẬN……………………… .… ….… 81-82 TÀI LIỆU THAM KHẢO …….………… .… …… 83-87 PHỤ LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT VTLT LTVN Văn thư ưu trữ ưu trữ Việt Nam PGS Phó Giáo sư TS Tiến sĩ ThS Thạc sĩ TP Th nh phố TTLTQG Trung tâm ưu trữ Quốc gia UBND Ủy ban nhân dân CTLT Công tác lưu trữ TLLT Tài liệu lưu trữ TT LTLS Trung tâm ưu trữ L ch s ĐHKHXH&NV Đại h c Khoa h c xã hội Nhân văn ĐHQG HN Đại h c Quốc gia Hà Nội ĐHQG TP.HCM Đại h c Quốc gia TP Hồ Chí Minh VTLT TPHCM Văn thư ưu trữ TP Hồ Chí Minh TT LTQG I,II,III Trung tâm ưu trữ Quốc gia I,II,III LTVN NXB ưu trữ Việt Nam Nh xu t LỜI CAM ĐOAN Luận văn n y l cơng trình nghi n cứu riêng tơi Các trích dẫn, số liệu s dụng luận văn đảm bảo trung thực, có nguồn gốc xu t xứ rõ ràng Những kết luận khoa h c chưa công bố b t công trình khác TP Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2020 Tác giả Trần T Hảo MỞ ĐẦU Lý chọn ề tài Tài liệu lưu trữ (sau viết tắt TLLT) tài sản đặc biệt quốc gia, dân tộc Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khứ, sản sinh trình hoạt động quan, tổ chức nhân dân, phản ánh m i mặt đời sống xã hội đương thời Những kiện l ch s , trình hình thành, phát triển quốc gia, dân tộc, đ u phản ánh chủ yếu qua TLLT, thơng qua nhi u loại hình tài liệu khác TLLT có độ tin cậy cao, nh nước s dụng TLLT để tổ chức hoạt động quản lý mặt v đời sống, kinh tế, xã hội đ t nước; l pháp l để khẳng đ nh chủ quy n lãnh thổ quốc gia, bảo vệ lợi ích đáng quan, tổ chức, công dân Nhận thức tầm quan tr ng T T nghiệp xây dựng đ t nước, từ thời gian đầu hi gi nh độc lập, Đảng v Nh nước ta đ đặc biệt quan tâm đến công tác lưu trữ v t i liệu lưu trữ Ngày 03/01/1946 Chủ t ch Hồ Chí Minh Thơng đạt số 1C/VP v cơng tác cơng văn gi y tờ Người đ rõ “T i liệu lưu trữ có giá tr đặc biệt v phương diện iến thiết Quốc gia”, Người y u cầu Bộ trưởng, Ban “chỉ th cho nhân vi n sở phải giữ gìn công văn, t i liệu v c m hông hủy bỏ công văn, t i liệu y”, “Hồ sơ công văn hông cần dùng sau n y phải g i v Sở lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia giáo dục để t ng trữ” Thông đạt đ xác đ nh nghĩa to lớn v tầm quan tr ng công tác lưu trữ x hội v nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc Nh nước ta đ ban h nh văn quan tr ng v lưu trữ Ngày 30/11/1982 Hội đồng Nh nước thông qua Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia Ngày 04/4/2001 Ủy ban Thường vụ Quốc hội thông qua Pháp lệnh ưu trữ quốc gia, với mục tiêu bảo vệ an toàn s dụng có hiệu TLLT quốc gia; nâng cao trách nhiệm quan nh nước, tổ chức tr , tổ chức tr - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - ngh nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn v vũ trang nhân dân m i công dân việc bảo vệ, quản lý s dụng TLLT Quốc gia Đặc biệt, ng y 11/11/2011, uật ưu trữ được ban hành có hiệu lực thi hành từ ng y 01 tháng năm 2012 Đây l văn pháp l cao nh t v hoạt động quản lý xã hội lĩnh vực lưu trữ, thể quan tâm Đảng v nh nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam v công tác ưu trữ Thực quy đ nh pháp luật, hệ thống tổ chức lưu trữ nước củng cố hoàn thiện, chi cục lưu trữ thành lập tỉnh, thành phố có Chi cục Văn thư ưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh, quan quản l công tác lưu trữ Th nh phố mang t n Bác Thành phố Hồ Chí Minh trình hoạt động, đ sản sinh khối lượng lớn tài liệu, phản ánh toàn diện đời sống xã hội nhi u lĩnh vực tr , kinh tế, văn hóa, hoa h c… l nguồn thông tin quý giá phục vụ hoạt động quản lý xã hội, đảm bảo an ninh tr , trật tự an tồn xã hội, bảo đảm lợi ích đáng quan, tổ chức cơng dân Trong năm qua hoạt động s dụng tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư ưu trữ Thành phố đ đạt kết đáng ghi nhận, góp phần vào phát triển Thành phố Tuy nhiên qua nghiên cứu, khảo sát cho th y hoạt động s dụng TLLT chưa tương xứng với ti m có tài liệu Hoạt động s dụng TLLT tổ chức tốt giúp cho Chi cục cung c p k p thời, đầy đủ thông tin cần thiết phục vụ công tác tham mưu, tổng hợp, phục vụ hoạt động quản l u hành có hiệu quả, đảm bảo quy n lợi đáng tổ chức, cơng dân Từ u cầu đó, địi hỏi phải nhận biết v đánh giá thực trạng hoạt động s dụng TLLT Chi cục Văn thư ưu trữ Thành phố, đ xu t giải pháp để nâng cao hiệu hoạt động s dụng TLLT Chi cục Đây l y u cầu c p thiết, thường trực lưu trữ l ch s nói chung, Chi cục Văn thư ưu trữ Thành phố nói riêng Vì vậy, H c viên ch n đ tài “ Sử dụng tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh” làm luận văn thạc sĩ chuy n ng nh ưu trữ h c L c sử ng iên cứu vấn ề S dụng T T l hoạt động quan tr ng 06 hoạt động lưu trữ quan, tổ chức Nội dung n y đ có nhi u cơng trình nghi n cứu nhi u tác giả đ cập đến từ góc độ hác giáo trình, tác phẩm, luận văn, tham luận hoa h c, b i viết tr n tạp chí, … Trong trình thực đ t i, Tác giả đ tìm hiểu v phân loại cơng trình nghi n cứu v s dụng TLLT th nh nhóm sau: Nhóm thứ nhất: Là luận văn thạc sĩ tác giả ti u biểu luận văn “Nâng cao hiệu hoạt động tổ chức sử dụng TLLT Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II” luận văn ThS chuy n ng nh ưu trữ h c, ĐH KHXH&NV, ĐHQG TP.HCM năm 2016 tác giả Th V ; “Tổ chức sử dụng tài liệu Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai” uận văn ThS chuy n ng nh ưu trữ, ĐH KHXH&NV, ĐHQG H Nội Vũ Th Duy n 2014 ; v gần nh t l luận văn “Tổ chức sử dụng tài liệu trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh h nh a” ThS chuy n ng nh ưu trữ h c tác giả Nữ Như Qu nh 2014 , Trường ĐH KHXH&NV, ĐHQG TP.HCM Các luận văn tr n đ u tập trung nghi n cứu v tổng quan TLLT; thực trạng hoạt động s dụng T T từ đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu s dụng T T quan, tổ chức đ cập đến luận văn Nhóm thứ hai: Sách viết v tổ chức khai thác, s dụng tài liệu lưu trữ giáo trình Lưu trữ học đại cương nhóm tác giả: TS Phan Đình Nham, PGS.TS Bùi Loan Thùy (Nhà xu t Đại h c Quốc gia TP Hồ Chí Minh, 2015); Giáo trình Lý luận thực tiễn cơng t c lưu trữ nhóm tác giả: Đ o Xuân Chúc, Nguyễn Văn H m, Vương Đình Quy n, Nguyễn Văn Thâm Nhà xu t Đại h c Giáo dục chuyên nghiệp, 1990); Sách Lịch sử Lưu trữ Việt Nam nhóm tác giả: Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quy n, Đ o Th Diến, Nghiêm K Hồng (Nhà xu t Đại h c Quốc gia TP Hồ Chí Minh, 2010; viết đăng tr n tạp chí chuy n ng nh như: “Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III với nhiệm vụ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ”, Tạp chí Văn thư - ưu trữ Việt Nam Lê Th Lý (2015); “Tổ chức sử dụng tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV, năm 2015” Nguyễn Xuân Hùng – Nguyễn Ng c Châu, Tạp chí Văn Thư - ưu trữ Việt Nam,; “Hoạt động phát huy giá trị tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I theo tinh thần Luật Lưu trữ” ThS H Văn Hu (2016), Tạp chí Văn thư - ưu trữ Việt Nam; “Vài suy nghĩ nhỏ tư công bố, khai thác phát huy giá trị tài liệu” Nguyễn Văn Kết (2016),Tạp chí Văn thư - ưu trữ Việt Nam, v.v…Đây l cơng trình nghiên cứu khoa h c v cơng tác lưu trữ, từ v n đ l ch s , lý luận, thực tiễn, đến phương hướng, giải pháp để phát huy giá tr tài liệu lưu trữ Nhóm thứ ba: Các kỷ yếu, tham luận hội thảo khoa h c liên quan đến s dụng tài liệu lưu trữ nhi u tác t a đ m hoa h c “Tổ chức khai th c sử dụng tài liệu Trung tâm LTQG II - Thực trạng giải ph p” Phụ lục 03 Phụ lục 04 Phụ lục 05 Phụ lục 06 Phụ lục Phụ lục 08 Phụ lục 09 Phụ lục 10 Phụ lục 11 Phụ lục 12 Phụ lục 13 Phụ lục 14 ... tr tài liệu …………….….……… ……….44-45 2.2 Hoạt ộng sử dụng tài liệu lƣu trữ Chi cục văn t ƣ Lƣu trữ TP Hồ Chí Minh 2.2.1.Hoạt động s dụng tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư - ưu trữ TP .Hồ Chí Minh. .. tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư ưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh Về mặt thực tiễn: Khảo sát, đánh giá thực trạng hoạt động s dụng tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư ưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh, làm... HOẠT ĐỘNG SỬ ỤN T I LIỆU LƢU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƢ LƢU TRỮ TP HỒ CH MINH 3.1 Một số giải pháp nâng cao hiệu hoạt ộng sử dụng t i liệu lƣu trữ tại Chi cục Văn t ƣ Lƣu trữ Thành phố Hồ Chí Minh 64