Nâng cao hiệu quả Quản lý vật tư ở Công ty vật tư Nông sản

Đứng trước ngưỡng cửa của thế kỷ 21, theo xu hướng toàn cầu hoá nền kinh tế. Nền kinh tế nước ta đã đặt ra nhiều yêu cầu cấp bách phải đổi mới hệ thống quản lý kinh tế. Cùng với quá trì

Lời mở đầu

Đứng trớc ngỡng cửa của thế kỷ 21, theo xu h ớng toàn cầuhoá nền kinh tế Nền kinh tế n ớc ta đã đặt ra nhiều yêu cầu cấpbách phải đổi mới hệ thống quản lý kinh tế Cùng với quá trìnhđổi mới đó, vấn đề mới dặt ra cho các doanh nghiệp là phảihoàn thiện bộ máy quản lý tổ chức ngay từ những yếu tố đầuvào đầu tiên Do đó, vấn đề cung ng dự trữ vật t đợc rất nhiềudoanh nghiệp quan tâm.

Thực tế, ở n ớc ta trong hoàn cảnh chuyển đổi nền kinh tếtheo cơ chế thị tr ờng Các quan hệ kinh tế chủ yếu là quan hệhàng hoá- tiền tệ vận hành theo các quy luật của nền kinh tế.Với bối cảnh mới đó, hoà nhịp với sự nghiệp Công nghiệp hoá-Hiện đại hoá đất nớc các doanh nghiệp không ngừng hoàn thiệnmình, đổi mới , nâng cao hiệu quả kinh doanh nh : nâng cao cơsỏ hạ tầng, đổi mới công nghệvà chất l ợng Nhng vợt lên tấtcả, Doanh nghiệp không thể làm đ ợc bất cứ điều gì néu khôngổn định đợc các yếu tố đầu vào vật t kỹ thuật Cũng nhờ hoànthiện công tác này, Doanh nghiệp mới ổn định đ ợc sản xuất kinhdoanh, tiết kiệm, giảm đ ợc chi phí sản xuất kinh doanh Tất cảnhững điều kiện đó tạo tiền đề cho một doanh nghiệp phát triểnbền và vững chắc.

Hơn nữa, cạnh tranh là một yếu tố tạo động lực mạnh mẽcho quá trình phát triển kinh tế Cạnh tranh buộc các doanhnghiệp phải giảm thiểu chi phí nếu muốn tối đa hoá lợi nhuậncủa mình Trớc sự cạnh tranh khốc liệt của các doanh nghiệp vàcác thanh phần kinh tế tự, thì công viêc kinh doanh của cácdoanh nghiệp phải mang lại hiệu quả kinh tế xã hội nhất định.Có nghĩa là doanh số bán ra phải lớn hơn và bù đắp đ ợc nhữngchi phí mua vào, nh ng vẫn thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà n -ớc Trong giai đoạn hiện nay, vấn đề cạnh tranh về chất l ợng, sốlợng dờng nh rất khó khăn và không thực sự mang lại hiệu quảnhiều lắm Doanh nghiệp chỉ còn cách duy nhất, đó là phấn đấugiảm thiểu chi phí, hạ giá thành sản phẩm: qua trang thiết bị vậtt kỹ thuật - yếu tố cốt lõi của vấn đề Đó là yếu tố ban đầu ảnhhởng xuyên suốt tới quá trình sản xuất kinh doanh của doanhnghịêp Điều đó t ởng chừng nh mơ hồ và đơn giản, nh ng khôngphải doanh nghiệp nào cũng biết tận dụng nó

Hiểu rõ vai trò và tác dụng của công tác hậu cần vật t đếnlợi ích hoạt động sản xuất kinh doanh Với c ơng vị là một sinhviên Quản trị, tôi mong muốn tìm hiểu và nghiên cứu một vàimặt cũng nh một số khía cạnh của công tác tổ chức kế hoạchhậu cần vạt t tại Công ty vật t Nông sản- Qua chuyên đề :

"Nâng cao hiệu quả Quản lý vật t ở Công ty vật t Nông sản``

Phần thứ nhất

Quản lý vật t và hiệu quả của quản lývật t trong nền kinh tế thị tr ờng

I- Cơ sở lý luận về quản lý vật t ở doanh nghiệp:

1.1- Khái niệm – phân loại vật t

Vật t kỹ thuật là sản phẩm của lao động đ ợc dùng để sảnxuất : nguyên liệu, vật liệu… thiết bị, máy móc, bán thành thiết bị, máy móc, bán thànhphẩm Có thể một sản phẩm của Doanh nghiệp này lại là loạinguyên liệu của Doanh nghiệp khác Vì mỗi vật có những thuộctính khác nhau và chính nh thực hiệnế nó sẵn sàng có thể dùngcho nhiều việc, cho nên cùng một sản phẩm có thể dùng làm sảnphẩm tiêu dùng hay dùng làm vật t kỹ thuật Bởi vậy, trong mọi

trờng hợp cần phải căn cứ vào công dụng cuối cùng của sảnphẩm để xem xét nó là vật t kỹ thuật hay là sản phẩm tiêu dùngđích thực.4

-Nhóm 1: nhóm vật t chuyển một lần vào giá trị sản phẩm-Nhóm 2 : nhóm vật t chuyển từng phần váo sản phẩm  Phân theo tầm quan trọng của vật t

Chia theo vật t chính và vật t phụ (Đợc xác định theo giátrị của vật tvà cơ cấu cấu thành sản phẩm của nó )

-Vật t quan trọng (các loại vật t có độ khan hiếm cao, hoặcit có trên thị tr ờng )

-Vật t cần thiết (nhóm vật t ít quan trọng hơn nh ng khôngthể thiếu )

-Vật t ít quan trọng hơn (vật t sẵn có trên thị tr ờng, kếhoạchông cần phảI dự trữ nhiều)

 Phân chia theo A-B-C

A=Loại vật t chủ yếu tiêu dùng hàng ngày ở công ty chiếmkhoảng 60-70%giá trị và kế hoạchối l ợng, nhng chỉ chiếm 10-15%danh mục mặt hàng.

B=Loại vật t chiếm 20% giá trị và số l ợng cũng nh danhmục mặt hàng Nhóm này ít quan trọng hơn, đ ợc liệt kê vàonhóm quản lý của Doanh nghiệp nh ng không chặt chẽ nh loại A

C= Nhóm vật t còn lại: nhóm này không quan trọng nh ngđể đảm bảo tính đồng bộ và kịp thời thì loại này cũng phảiquản lý

 Phân theo lợng và giá trị

-Nhóm 1: chiếm 20% mặt hàng và 80% giá trị

-Nhóm 2: Chiếm80% mặt hàng nh ng chỉ chiếm 20% giá trị

 Phân theo mức độ khan hiếm ( cần cấp) của vật t

-Loại1: Nhóm vật t rất khan hiếm (khó tìm kiếm hay đọcquyền trên thị tr ờng )

-Loại2: Nhóm vật t khan hiếm

Loại3: Nhóm vật t không khan hiếm ( có sẵn trên thị tr ờng )

-Doanh nghiệp đặc biệt quan tâm đến loại vật t có độ khanhiếm cao, với mức dự trữ cao h n bình thựờng để đảm bảo độ antoàn ở Doanh nghiệp, tránh rủi ro

 Theo tính chất sử dụng

-Nhóm vật t thông dụng: Nhóm vật t này đợc sử dụngnhiều ở các Doanh nghiệp mang tính phổ biến

-Nhóm vật t chuyên dùng: là vật t dùng cho một số ít cácngành không phổ biến trong nền kinh tế Loại này, Doanhnghiệp phải xác định nguồn hàng ổn định và có mức dự trữ thoảđáng ổn định hoạt động kinh doanh của mình.

 Theo sự phân cấp quản lý:

-Nhóm vật t đợc quản lý tập chung: Thị tr ờng loại vật tnày do nhà nớc cấp phát, quản lý theo kế hoạch và chỉ tiêu.

-Nhóm vật t quản lý không tập chung: loại vật t đợc mua bán tự dovà có sẵn trên thị trờng

1.3-Tổ chức bộ máy quản trị vật t ở Doanh nghiệp :

1.3.1- Sự cần thiết phải tổ chức bộ máy quản trị vật t ở doanhnghiệp :

Tổ chức bộ máy quản trị vật t ở doanh nghiệp đ ợc hìnhthành một cách khách quan dựa trên chức năng quản trị của tổchức về vật t nó quyết định một phần hiệu quả của công tácquản trị

Nếu nh bộ máy quản trị vật t đợc hình thành một cách hợplý sẽ có tác dụng to lớn đến hiệu quả công tác quản trị vật t ởdoanh nghiệp.Vì vậy, cần thiết phải nghiên cứu, tổ chức bộ máyquản trị vật t:Đáp ứng đợc yêu cầu hoạt động của Doanh nghiệp

Xác định đợc hiẹu quả hoạt động của tổ chức là một việclàm cần thiết, th ờng xuyên của quá trình tổ chức bộ máy Vì quaviệc nghiên cứu này ta có thực hiện để đánh gía đ ợc tính hiệuquả và hợp lý của bộ máy qua từng thời kỳ Từ đó có những kiếnnghị kiện toàn bộ máy tổ chức.

Ngoài ra phải không ngừng tinh giản bộ máy quản lý ,nâng cao sức mạnh của tổ chức, nghiên cứu ,xây dựng những môhình tiên tiến về tổ chức bộ máy quản trị ở Doanh nghiệp

Sơ đồ nguyên tắc tổ chức phòng vật t theo nguyên tắc chứcnăng

+Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận này nh sau:

-Tổ kế hoạch thống kê: làm nhiệm vụ xác định nhu cầu vànguồn vật t cho Doanh nghiệp

Lên phơng án mua sắm vật t Lập đơn hàng vật t kỹ thuật

Phó giám đốc kinh doanh

Trởng phòng kinh doanh

Tổ tiêu thụ sảnphẩm

Tổ kế hoạch(hậu cần vật t)

vậnchuyển

Lập phiếu lĩnh vật t theo hạn mức

-Tổ kế hoạch chuyên theo dõi kiểm tra và sử dụng vật tthiết bị.

Thống kê tình hình xuất – nhập cung ứng vật t Lập kế hoạch vật t mới.

-Bộ phận nghiên cứu thị tr ờng

Nghiệp vụ chủ yếu; nghiên cứu thị tr ờng các yếu tố sảnxuất để có thể trả lời đ ợc những câu hỏi: Giá cả, chất l ợng, số l-ợng, nguồn cung ứng

-Bộ phận tiếp liệu: làm nghiệp vụ mua sắm vật t , áp tảivật t hàng hoá, theo dõi giao nhận vật t đầy đủ, kịp thời, đồngbộ, chính xác theo đúng hợp đồng mua hàng.

Đội vận chuyển: Đối với các công ty lớn chuyên chở, cóđội xe riêng của công ty Tuỳ theo quy mô, yêu cầu mà cần đếnnhững số lợng và đội xe khác nhau Công tác này, nó góp phầnchủ động trong việc vận chuyển vật t trang thiết bị , thuận tiệnlinh hoạt mọi lúc, mọi nơi

1.3.2.2 Tổ chức bộ máy quản trị vật t theo nguyên tắcmặt hàng

Theo nguyên tắc này, tổ chức bộ máy quản trị vật t đợcthành lập theo nhiều bộ phận Mỗi bộ phận phụ trách một nhómmặt hàng vật t chủ yếu của Doanh nghiệp.

Theo hình thức này có thể tổ chức bộ máy nh sau

Sơ đồ tổ chức phòng vật t theo nguyên tăc mặt hàng:

Phó giám đốc kinh

Mô hình tổ chức theo nguyên tắc mặt hàng th ờng đợc ápdụng đối các doanh nghiệp co quy mô sản xuất kinh doanh lớn.Một bộ phận quản trị kinh doanh không thể quán xuyến d ợc tâtcả những mặt hàng cho nên tổ chức theo nguyên tắc phân quyềnchịu trách nhiệm riêng dối với từng mặt hàng.

Đặc điểm mô hình tổ chức này; có thêm một cấp trunggian phụ trách một nhóm các mặt hàng vật t Tuỳ theo chủngloại vật t ở doanh nghiệp, ng ời ta có thể chia theo các nhómkhác nhau dựa trên một vài tiêu thức quản lý nào đó.

Từng ban trong bộ may quản trị vật t đều đợc cấu thànhbởi ba bộ phận nhỏ hơn: Kế hoạch, tiếp liệu và các kho theonguyên tắc thống nhất từng mặt hàng

II - Sự cần thiết thiết của việc đảm bảo vật t kỹ thuậttrong doanh nghiệp

Quá trính sản xuất là quá trình con ng ời sử dụng t liệu laođộng để tác động ào đối t ợng lao động làm thay đổi hình đ -ợcáng, kích thớc tính chất lý hoá của đối t ợng lao động để tạora nhữg sản phẩm chất l ợng ngày càng cao Hoạt động này khimua các yếu tố đầu vào, không trực tiếp với bán ra nên đòi hỏiphải có một kế hoạch hậu cần ỏn định Sản xuất kinh doanh làhoạt động nhằm mục đích kiếm lời đ ợcựa trên các phơng pháp,

Ban hoá chấtvật liệu

Ban máy móc

thiết bịBan vật tkỹ thuật

Tổ kếhoạchthống

tiếp nhận

vật t

bếnbãi

thủ pháp khác nhau sao cho lợi ích thu về lớn hơn và đủ bù đắpnhững chi phí thu mua bỏ ra.

Do đặc điểm của sản xuất và các quy luật của nền kinh tếthị trờng nó tác động tới từng doanh nghiệp cho nên Doanhnghiệp phải biết chủ động trong từng tình huống Đối với vật tkỹ thuật cũng vậy, nó cũng cần thiết khách quan, có tác dụngđảm bảo sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp cho nên cácdoanh nghiệp phải chủ động nó.

Căn cứ vào nhu cầu kế hoạch, có thể ra quyết định muasắm vật t nh thế nào,tức là cung ứng theo nhu cầu tạo thành mốiquan hệ gắn chặt với nhau ở doanh nghiệp sản xuất, thì khối l -ợng sản xuất và cơ vấu sản phẩm quyết định khối l ợng chủngloại vật t, nó cũng quyết định thời gian, địa điểm cung ứng vậtt ở doanh nghiệp th ơng mại, cung theo cầu- theo đơn hàng vàtheo mục tiêu kế hoạch của từng thời kỳ.

Do đó quản trị vật t và đảm bảo sản xuất có một ảnh h ởng rất lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh ở doanhnghiệp.Đảm bảo vật t kỹ thuật đầy đủ, kịp thời, chính xác nó làđiều kiện có tính chất tiền đề tạo sự liên tục của qúa trình sảnxuất kinh doanh và tạo mối quan hệ khăng khít với khách hàng.

-Đảm bảo vật t kỹ thuật tốt là điều kiện nâng cao chất l ợngkinh doanh, chất l ợng sản phẩm, tạo uy tín và nâng con sức cạnhtranh của Doanh nghiệp trong công tác tiên thụ của mình.

Có đợc kế hoạch vật t kỹ thụât , giúp cho việc nâng caotrình độ khoa học kỹ thuạt của sản xuất, han chế thừa thiếu gâyứ đọng vật t kỹ thuật.

Từ việc xác định đ ợc kế hoạch định kỳ, nó đòn bẩy để tiếtkiệm và tăng năng xuất lao động, góp phần cải thiện việc sửdụng máy mócthiết bị kỹ thuật Vì thế, công tác vật t là côngtác then chốt khởi sự cho mọi sự thành công hay thất bạị củaDoanh nghiệp, do đó bất cứ Doanh nghiệp nào cũng phải quảnlý sát sao chúng.\

III- Nhu cầu và các biện pháp xác định nhu cầu vật tkỹ thuật:

3.1 - Khái niệm.

Nhu cầu là một khái niệm cơ bản và tiềm ẩn trongmarketing, nhu cầu nói chung đ ợc hiểu là cảm giác thiếu hụtmột cái gì đó mà con ng ời cảm nhận đợc Nhu cầu nói chung rấtđạng và phức tạp từ nhu cầu ăn, ở, mặc, đến nhu cầu tri thức,văn hoá, giải trí… thiết bị, máy móc, bán thành nó thuộc trong các cấp bậc nhu cầu từ thấpđến cao của con ng ời

Nhng nếu xét về lĩnh vực vật t sản xuất kinh doanh thìnhu cầu đợc cụ thể hơn Nó là một phạm trù kinh tế quan trọng,phản ánh mối liên hẹ phụ thuộc của các đơn vị sản xuất kinhdoanh về các điều kiện tái sản xuất xã hội Nhu cầu mang tính

chát khách quan cũng giống nh những điều kiện và tính quy luậtcủa tái sản xuất xã hội Tính khách quan của nhu cầu thể hiện ởchỗ: lợng nhu cầu hoàn toà không phụ thuộc vào việc xác địnhhoặc không xác định giá trị của nó.

Nhu cầu vật t là những nhu cầu cần thiết về nguyên, nhiênvật liệu, thiết bị maý móc để thực hiện nhiệm vụ kinh doanhnhất định mà doanh nghiệp khả năng thanh toán.

Trong điều kiện sản xuất hàng hoá, nhu cầu vật t luôn luônbiểu hiện d ới dạng cầu Cầu là một phạm trù kinh tế phức tạpcó mối liên hệ trực tiếp tới các quy luật và các phạm trù của sảnxuất và lu thông hàng hoá và là một yếu tố của thị tr ờng vật t Cũng nh cầu và nhu cầu nói chung, cầu và nhu cầu vật t có đôichỗ khác nhau cần phân biệt:

Trớc hết nếu nh nhu cầu vật t liên hệ trực tiếp đ ợc đến sảnxuất thì cầu vật t lại liên hệ đến sản xuất thông qua nhu cầu vậtt, qua khả năng thanh toán, qua giá cả, cung hàng hoá và khảnăng tín dụng

Thứ hai, cầu vật t đợc xác định bởi nhu cầu vật t có khảnăng thanh toán cho nên nhu cầu vật t rộng lớn hơn cầu vật t ,không có nhu cầu vật t thì không có cầu vật t , và cầu vật tkhông phải là toàn bộ nhu cầu.

3.2- Những đặc tr ng cơ bản của nhu cầu vật t

Cũng nh quá trình đảm bảo vật t cho sản xuất, nhu cầu vậtt kỹ thuật mang tính khách quan phản ánh yêu cầu của sản xuấtvề một loại vật t nào đó Vì vậy, nhu cầu vật t có những đặc tr ngsau đây:

-Nhu cầu vật t liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuấtkinh doanh của Doanh nghiệp

-Nhu cầu vật t đợc hình thành trong quá trình sản xuất vậtchất hoặc nhu cầu kinh doanh

-Nhu cầu vật t mang tính xã hội bởi vì nguyên vật liệu củaDoanh nghiệp này lại là kết quả sản xuất của doanh nghiệpkhác, chỉ khi nó đ ợc tiêu dùng cuối cùng

.Tính thay thế lẫn nhau của nhu cầu vật t.Tính bổ xung cho nhau của nhu cầu vật t

.Tính khách quan của nhu cầu vật t - là sự cần thiết tất yếucho nhu cầu sản xuất Muốn sản xuất phải có vật t , đó là nhucầu cụ thể đợc vật hoá bằng sức lao động của con ng ời

.Tính đa dạng nhiều vẻ của vật t : khi nhu cầu sản xuấthàng hoá ngày càng phát triển thì chủng loại vật t hàng hoácũng ngày càng đa dạng

3.3- Kết cấu nhu cầu và các ph ơng pháp xác định nhu cầuĐối với các doanh nghiệp, nhu cầu vật t đợc biểu hiện toànbộ trong kỳ kế hoạch, theo từng tháng, quý, kể cả dự trữ Kếtcấu nhu cầu vật t đợc thể hiện bằng mối quan hệ giữa mỗiloạinhu cầu đối với toàn bộ loại nhu cầu vật t ở doanh nghiệp Nhucầu vật t ở doanh nghiệp đ ợc phản ánh ở sơ đồ sau :

Sơ đồ kết cấu nhu cầu vật t doanh nghiệp :

phânxởng 1

tổng nhu cầu

cho sản xuất kinh

xây dựng

cơ bảncho

dự trữphân x

ởng 2

phân x ởng 3

sửa chữa

cho dự trữ

sản xuất

sản

sản xuất công

hợp đồngtiêu

sửa chữath ờng

khấu haomáy

3- Các nhân tố ảnh h ởng đến nhu cầu vật t kỹ thuật ởDoanh nghiệp

Nhu cầu vật t nhu cầu đợc hình thành dới tác động củanhiều nhân tố khác nhau Những nhân tố này có thể phân theocác nhóm sau :

Một là tiến bộ về khoa học kỹ thuật trong sản xuất Nhântố tổng hợp này phản ánh tiến bộ về khoa học kỹ thuật tronglĩnh vực sản xuất và vật t nh chế tạo những máy móc thiết bị cótính kỹ thuật cao, sử dụng những vật liệu mới và sử dụng cóhiệu quả nguồn vật t

Hai là quy mô sản xuất ở các ngành, các Doanh nghiệp.Nhân tố này ảnh hởng trực tiếp tới khối l ợng vật t tiêu dùng vàdo đó ảnh hởng tới khối lợng nhu cầu vật t Quy mô sản xuấtcàng lớn thì khối l ợng tiêu dùng vật t ngày càng nhiều và do đónhu cầu vật t ngày càng tăng Theo đà phát triển kinh tế, quymô sản xuất ngày càng gia tăng và đIều đó đòi hỏi nhu cầu vậtt ngày càng lớn trong nền kinh tế

Ba là cơ cấu khối l ợng sản phẩm sản xuất Cơ cấu khối l ợng sản phẩm sản xuất thay đổi theo nhu cầu thị tr ờng và sự tiếnbộ của khoa học kỹ thuật, đặc biệt thay đỏi theo trình độ sửdụng vật t tiêu dùng và cảI tiến chất l ợng sản phẩm từ vật t tiêudùng ĐIều này ảnh hởng tới cơ cấu của vật t tiêu dùng và do đótác động tới cơ cấu của nhu cầu vật t

-Bốn là quy mô thị tr ờng vật t Quy mô thị trờng biểu hiệnsố lợng Doanh nghiệp tiêu dùng vật t và quy cach chủng loạIvật t mà các doanh nghiệp có nhu cầu tiêu dùng trên thị tr ờng :quy mô của thị tr ờng càng lớn thì nhu cầu vật t càng nhiều.

Năm là nguồn cung vật t - hàng hoá trên thị tr ờng : cungvật t thể hịên khả năng vật t có trên thị tr ờng và khả năng đápứng nhu cầu vật t của các đơn vị tiêu dùng Cung vật t có tácđộng đến cầu vật t thông qua giá cảvà do đó đến toàn bộ nhucầu

Ngoài những nhân tố trên đây còn có nhiều các nhân tốkhác ảnh hởng đến nhu cầu vật t nh :

Các nhân tố xã hội phản ánh mục tiêu cảI thiện điều kiệnlao động trong các ngành sản xuất, ảnh h ởng của những nhân tốnày đợc xác định bằng những chỉ tiêu nh trình độ cơ giới hoá, tựđộng hoá sản xuất và cảI thiện điều kiện lao động.

Khả năng thanh toán của các doanh nghiệp tiêu dùng vật tGiá cả vật t hàng hoá và chi phí sản xuất kinh doanh

Nghiên cứu sự tác động của các nhân tố đến nhu cầu vật tđợc thực hiện theo từng nhóm và cho từng loại vật t , cũng nhcho từng loại nhu cầu có tính đến các giai đoạn khác nhau củacông tác kế hoạch hoá Qúa trình này có ý nghĩa quan trọng chocông tác lập kế hoạch dự báo nhu cầu thị tr ờng

IV- Nội dung công tác hậu cần vật t

4.1- Trình tự kế hoạch hậu cần vật t

Trong nền kinh tế thị tr ờng, nội dung chủ yéu của công táchạu cần vật t kỹ thuật bao gồm từ khâu nghiên cứu thị tr ờng,xác định nhu cầu vật t của doanh nghiệ, xác định nguồn vật t ,lập kế hoạch mua sắm vật t , d trữ bảo quản và cấp phát vật t ,đến việc quản lý sử dụng và quyết toán vật t

Nội dung của công tác hậu cần vật t kỹ thuật có thể biểudiễn qua sơ đồ sau :

Trình tự công tác hậu cần vật t kỹ thuật doanh nghiệp

Trong đó kế hoạch mua sắm vật t là khâu then chốt nhất vàbao gồm các bớc nh sau :

4.2 - Nghiên cứu nội dung và trình tự kế hoạch mua sắmvật t

nghiên cứu và lập kế hoạch mua sắm vật t

tiếp nhận và bảo quản vật t về chất lợng và sốlợng

Tổ chức mua sắm vật t

Tổ chức chuyển đa vật t về doanh nghiệp

Tổ chức cấp phát vật t ở nội bộ doanh nghiệp

+ Nội dung

Kế hoạch mua sắm vật t của doanh nghiệp thực chất là sựtổng hợp những tài liệu tính toán kế hoạch, nó là một hệ thốngcác bảng biểu tổng hợp nhu cầu vật t và một hệ thống các biéucân đối vật t Nhiệm vụ chủ yếu của nó là đảm bảo vật t mộtcách tốt nhất và ổn định nhất cho sản xuất kinh doanh Muốnvậy công tác vật t phải xác định cho đ ợc lợng vật t cần thiếtphải có là bao nhiêu? và ở đâu? khi naò, đầy đủ về chất l ợng, sốlợng và thời gian

Bên cạnh việc xác định l ợng vật t cần mua kế hoạch muasắm vật t còn phải xác định rõ những nguồn vật t để thoả mãnnhững nhu cầu đó Bởi vậy, kế hoạch mua sắm vật t thờng phảnánh hai nội dung cơ bản sau:

Một là: Phản ánh toàn bộ nhu cầu vật t của doanh nghiệptrong kỳ kế hoạch nh nhu cầu vật t cho sản xuất, cho xây dựngcơ bản, hay cho hợp đồng A hay khách hàng B và còn là dự trữlà bao nhiêu.

Hai là: Phản ánh các nguồn vật t để thoả mãn các nhu cầunói trwn bao gồm:nguồn tồn kho đầu kỳ, nguồn động viên nộibộ doanh nghiệp hay nguồn mua bổ xung bên ngoài… thiết bị, máy móc, bán thành

+ Trình tự lập kế hoạch mua sắm vật t nh sau:

Trớc hết lập kế hoạch mua sắm vật t là công việcphải làmđể có đợc kế hoạch Đối với các doanh nghiệp, việc lạp kếhoạch mua sắm vật t chủ yếu do phòng kinh doanh lập, nh ngthực tế có sự tham gia của nhiều bộ phận trong bộ máy điềuhành Doanh nghiệp

-Giai đoạn chuẩn bị: Đây là giai đoạn quan trọng quyết định đếnchất lợng và nội dung của kế hoạch vật t ở giai đoạn này, cán bộ thơng mạidoanh nghiệp phải thực hiẹn các công việc sau: nghiên cứu và thu thập cácthông tin về thị trờng các yếu tố sản xuất; chuẩn bị cho tài liệu về phơng ánsản xuất – kinh doanh và kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, mức tiêu dùngnguyên vật liệu, yêu cầu của các phân xởng, tổ đội sản xuất ở doanhnghiệp

-Giai đoạn tính toán các loại nhu cầu của doanh nghiệp.Đối với các Doanh nghiệp sản xuất, để có đ ợc kế hoạch muasắm vật t chính xác và khoa học đòi hỏi phải xác định đầy đủcác loại nhu cầu vật t cho sản xuất Đây là căn cứ quan trọng đểxác định lợng nhu cầu vật t cần mua về cho doanh nghiệp.Trong nền kinh tế thị tr ờng, với cơ chế tự trang trải, và có lợinhuận để tồn tại và phát triển, việc xác định đúng đắn các loạinhu cầu có ý nghĩa rất to lớn.

-Giai đoạn xác định số l ợng vật t nhu cầuự trữ đầu kỳ vàcuối kỳ của Doanh nghiệp: Đối với các doanh nghiệp hiện nay,việc xác định này th ờng nhu cầu dựa vào định mức từ tr ớc hay -ớc tính lợng vật t nhập xuất trong kỳ

-Giai đoạn kết thúc cả việc lập kế hoạch mua sắm vật t làxác định số lợng vật t hàng hoá càn phải mua về doanh nghiệp:Nhu cầu này của Doanh nghiệp th ờng đợc xác định thông quacác chỉ tiêu cân đối l ợng vật t trong kỳ kế hoạch: Nghĩa là:

Trong đó :



V- Tổ chức công tác đảm bảo vật t trong nội bộ doanhnghiệp

5.1 - Cấp phát vật t

Vấn đề hạch toán nội bộ chuyển giao quyền sử dụng vật tkhông mang tính nội bộ Cấp phát vật t cho các phân xởng làcông việc rất quan trọng của phòng quản trị vật t ở doanhnghiệp Nó giúp cho việc sử dụng vật t có hiệu quả thể hiẹn ởmột só ý nghĩa sau:

Công tác hậu cần vật t vai trò chức năng đảm bảo vật t ,không tính đến các yếu tố th ơng mại, kinh tế mà hiệu quả củacủa nó còn gắn với hiệu quả sản xuất kinh doanh

+Nhiệm vụ của cấp phát vật t

Đảm bảo cấp phát đồng bộ đúng về mặt hàng, số l ợng, quycách phẩm chất Đây là nhiệm vụ quan trọng bậc nhất trongcông tác quản trị vật t

Để thực hiện đ ơc nhiệm vụ này, bộ phận quản trị vật t phảitiến hành tạo nguồn, bố trí cấp phát trên cơ sở yêu cầu của cácphân xởng.

Chuẩn bị vật t trớc khi đa vào sản xuất đảm bảo giao vật tdới dạng thuận lợi nhất ccho sản xuất

PN

Giải phóng cho các đơn vị tới mức tối đa các công việcliên quan đến hậu cần vật t Mục tiêu giảm chi phí cho côngviệc chuẩn bị, thực hiẹn chuyên môn hoá cho công việc chuẩnbị.

Kiểm tra việc giao vật t và tình hình sử dụng vật t ở cácđơn vị, qua đó rút ra kinh nghiệp quản lý cấp phát tốt hơn

-Để thực hiện việc cấp phát vật t đợc tốt, phòng vật t phảilàm các công việc sau:

.Lập hạn mức cấp phát vật t trong nội bộ doanh nghiệp

theo tháng, quý Dựa trên cơ sở khối l ợng công việc phải hoànthành và định mức sử dụng vật t Ngời ta xác định lợng vật t cầnthiết tối thiểu đ ợc cung cấp trong kỳ kế hoạch

.Lập chứng từ cấp phát vật t là chứng từ liên quan đến việc

xuất kho (phiếu lĩnh vật t , lệnh xuất kho )

.Công việc quan trọng là: chuẩn bị vật t để cấp phát, đúng

đầy đủ về chủng loại chất l ợng, số lợng

.Tổ chức giao vật t cho các đơn vị tiêu dùng trong nọi bọ

doanh nghiệp

.Kiểm tra, giám sát việc thự chiện và sử dụng vật t

5.2 –Xác định mức, hạn mức tiêu dùng vật t kỹ thuật:Để quản lý hoạt động mua sắm cáp phát và sử dụng vật t ,ngời ta thờng sửdụng công cụ quan trọng đó là mức tiêu dùngvật t kỹ thuật cho sản xuất

5.2.1 Mức tiêu dùng vật t kỹ thuật: là một lợng cần thiét

đủ để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc hoàn thành mộtkhối lợng công việc, dịch vụ trong một điều kiện kỹ thuật nhấtđịnh, trong từng doanh nghiệp cụ thể

Khái niệm mức này hoàn toàn khác với mức trong nền kinhtế tập chung bao cấp

Trong nền kinh tế kế hoạc hoá thì, mức tiêu dùng vật t ờng đợc áp dụng cho một ngành, địa ph ơng hay một quốc gia,đồng thời nó là cơ sở để xây dựng ké hoạch, phát triẻn sản xuất.Đồng thời nó là cơ sở để quản lý nhà n ớc, hạch toán kinh tế.

th-Ngày nay,trong nền kinh tế thị tr ờng thì mức tiêu dùng vậtt kỹ thuật không đợc áp dụng một cách thống nhất chung chotoàn bộ nền kinh té hy một ngành mà chỉ áp dụng cho từng doannghiệp cụ thể, với từng tr ờng hợp cụ thể.

-Mức tiêu dùng vạt t kỹ thuật có vai trò rất quan trọngtrong viẹc tổ chức cà quản lý sản xuất ở các doanh nghiệp Nólà công cụ để điều hành các hoạt động sản xuất của nhà quảntrị, đồng thời nó là cơ sở giúp cho việc hạch toán đầy đủ cho

doanh nghiệp Mức tiêu dùng vật t thẻ hiẹn ở mọt số đặc điểmsau:

Nó là cơ sở đẻ xác định nhu cầu vật t cho doanh nghiệpLà chỉ tiêu đánh giá trình dộ sử dụng kỹ thuật trong sảnxuất, trình độ lành nghềcủa công nhân và trinh độ tổ chứcquảnlý sản xuất của các nhà quản trị

5.2.2 Định mức:

Là những giải pháp về kinh tế kỹ thuật của nhà quản trịnhằm tính toán xác định mọt mức tiêu dùng hợp lý trong diềukiẹn lao động bình th ờng , năng xuất lao động bình th ờng.

Nh vậy, nói đến công tác định mức là những hoạt động củacác nhà quản trị dựa trên cơ sở khoa học, những thí nghiệm, những giải pháp tối u vè sản xuất Nhằm xác định một l ợng vậtt tối u cho sản xuất.

-Biện pháp xác đinh mức tiêu dùng vật t :

-Có thể dùng định mức tiêu dùng vật t kỹ thuật trớc: Nónhanh gọn dễ dàng ít tốn kém nh ng không phản ánh mức tiêntiến và có thể gây lãng phí vật t

-Biện pháp phân tích nghĩa là dựa trên cơ sở hao phi thựctế (phần nào hợp lý, phần nào không hợp lý) để đ a ra các địnhmc mới Nó mang tính thực tế: nghiên cứu tính tối u hoá khitiêu dùng vật t để tiết kiệm vật t

-Phơng pháp so sánh: Cho phép ta sử dụng những mức t ơngtự ở các doanh nghiệp khác áp dụng làm mức tiêu dùng vật t ởdoanh nghiệp.

Tóm lại ta có thể xác định mức tiêu dùng vật t kỹ thuậtqua sơ đồ sau:

Cơ cấu xác định mức có thể biểu diễn qua sơ đồ sau:

căn cứ định mức củakế hoạch hoá và quản lý

thơng mại

mứcsử dụng

thiếtbị máy

mócmức

tiêu dùng NVL

mức dựtrữ cho

tiêu thụcăn cứ tiêu dùng và sử

dụng vật t kỹ thuậtquá trình kinh doanhcăn cứ điều tiếtvà quản lý th ơng mại

mức dự trữ sản

mức điều tiết th

ơng mại đầu vào

mức tiêudùngNVLchính

mức tiêudùng

vật liệuohụ

mức tiêudùng

phụ phẩm

mức tiêudùng

mức tiêudùng

vật t chuyển

giácả vật

t hàng

kế hoạch

khác

5.2.3.Lập hạn mức câp phát vật t nội bộ doanh nghiệp

Hạn mức cấp phát vật t là lợng vật t tối đa theo quy địnhđợc cấp phát cho từng phân x ởng nhằm hoàn thành một khối l -ợng công việc hoắc sản phẩm đ ợc giao.

Yêu cầu của hạn mức:

-Hạn mức cấp phát vật t phải chính xác và phải đ ợc tínhtoán dựa trên cơ ở khoa học

-Hạn mức cấp phát vật t phỉ đợc quy định trong một thờigian nhất định, th ờng là tháng, quý hay là cho việc hoàn thànhmột kế hoạchối l ơng công việc nào đó

-Hạn mức cấp phát vật t phải rõ ràng cụ thể và quy địnhrõ mục đích sử dụng vật t

Căn cứ để lập hạn mức cấp phát vật t vào kế hoạch sảnxuất sản phẩm theo quý hoặc theo tháng hay căn cứ vào mứctiêu dùng vật t kỹ thuật, lợng vật t dự trữ ở các đơn vị tiêu dùngvật t kỹthuạt

Công thức quy định hạn mức:H=Nt p + Nc d + D – Ođ k

Trong đó:

Ođ ầ u k ỳ = Ot t + C - (Pt p + Ps c + Pt c h + Pp p )C : Lợng vật t đợc cung ứng trong kỳ

Dự trữ vật t không đủ mức sẽ có nguy cơ làm cho côngviệc sản xuất kinh doanh bị đình chệ, gián đoạn Mặt khác, Nếunh dự trữ quá mức sẽ phát sinh nhứng chi phí không cần thiết dotình trạng vật t ứ đọng quá mức và phải sử dụng một l ợng vốnlớn không đ ợc luân chuyển, đồng thời cũng có những phát sinhtrong quá trình bảo quản gây mất thời cơ kinh doanh Chính vìvậy, xác định lợng vật t cần thiết hợp lý nhằm tránh tình trạngthiéu hoặc thừa vật t cho sản xuất nhằn nâng cao hiệu qủa hoạtđộng sản xuất kinh doanh

Định mức dự trữ vật t cho sản xuất là công tác xác định l ợng vật t tối thiểu cần thiết phải có theo kế hoạch ở doanhnghiệp để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đ ợc tiếnhành liên tục, đều đặn và có hiệu quả.

-+ Các quy tắc xác định định mức dự trữ vật t :

Việc xác định đại l ợng dự trữ vật t tối thiểu cần thiết cónghĩa là đại lợng đó phải đủ để đảm bảo cho quá trình sản xuấtkinh doanh đợc diễn ra một cách th ờng xuyên, liên tục với bấtkỳ điều kiện xảy ra nào.

Xác định lợng dự trữ trên cơ sở tính toán đầy đủ các nhântố ảnh hởng tong kỳ kế hoạch Điều này thực tế rát khó tínhtoán trớc những biến động trong kỳ tiếp theo, nhất là dài hạn thìrất khó

Xây dựng định mức dự trữ phải d ợc tiến hành từ cụ thể đéntổng hợp, từ chi tiết đến khái quát Mức dự trữ chung dựa trêncơ sở xác định cơ cấu dự trữ quan trọng và chi tiết

Xác định mức dự trữ tối đa và điạ l ợng dự trữ tối thiểucũng nh mức dự trữ bảo hiểm

5.3- Tổ chức theo dõi tình hình sử dụng vật t và lập kếhoạch cung ứng vật t :

5.3.1- Quyết toán sử dụng vật t :

Khi đã lập kế hoạch hậu cần vật t , chuyển giao vật t trongnội bộ doanh nghiệp với các mức và định mức Nhà quản trị vầnphải kiẻm tra, theo dõi tình hình sử dụng vật t để có thể đa ranhững hiệu chỉnh khi cần thiết vềg mức và định mức Lập các kếhoạch về nhu cầuự trữ và hậu cần vật t cho kỳ kế hoạch

Xây dựng mức dự trữ vật t hợp lý là một hoạt động cầnthiết của Doanh nghiệp Tuy đã dựa trên cơ sở tính toán khoahọc nhng trớc những sự biến động của nhiều nhân tố tác độngđến công tác hậu cần và việc dự trữ của Doanh nghiệp làm cholợng vật t dự trữ thực tế khác với kế hoạch, thậm chí còn làm thay đổi cả mức và ảnh h ởng nhiều đến hạn mức tiêu dùng vậtt kỹ thuật Do vậy, buộc các Doanh nghiệp phải có các biện

pháp theo dõi và điều chỉnh kịp thời l ợng vật t dự trữ nhằm đảmbảo các mức nhu cầuự trữ hợp lý.

Một số biện pháp nhằm điều chỉnh l ợng vật t dự trữ hợp lý:Nếu thiếu vật t cho sản xuất sẽ dẫn đến dự trữ vật t thiếu.Nếu nguồn vật t không đảm bảo – phải có các giải pháp quanhệ chặt chẽ với khách hàng tạo uy tín với bạn hàng, hợp tác chặtchẽ để tạo nguồn vật t ổn định.Mặt khác, kịp thời quan hệ vớicác nguồn hàng khác để bổ xung kịp thời, nâng cao nghiệp vụmarketing quan hệ, khai thác tìm hiểu những nguồn hàng tiềmnăng mới.

Phát huy tiềm lực nội bộ: tiết kiệm vật t gia cong chế biến,tái sử dụng những phế liệu… thiết bị, máy móc, bán thành để bù đắp những thiéu hụt Riêngđối với việc mở rộng sản xuất, cần phải sử dụng vật t cao hơn sovới kế hoạch phải nhanh hóng mở rộng nguồn hàng để bù đắpcho những thiếu hụt đó Tr ớc mắt, thoả thuận việc giao hàngsớm hơn thời hạn đó kết hợp với động viên tiềm lực nội bộ.

- Đối với vật t thừa: Nghiên cứu ngay kế hoạch ,điềuchỉnh ở kế hoạch tháng hoặc kế hoạch quý

xuất thì có thể nhu dãn hoặc trì hoãn tiến độ nhập hàng

- Nếu do nguyên nhân từ sản xuất hay sử dụng thừa quámức,dân đến thừa vật t ứ đọng sản xuất tiêu thụ thì phải tăng c -ờng biện pháp marketing tìm thị tr ờng tiêu thụ để giữ vững đ ợctốc độ sản xuất tiêu thụ mặt hàng Những biện pháp tiên tiếnhơn cả vẫn là giảm tiến độ giao hàng, áp lực hàng về kho

5.3.2-Theo dõi và đảm bảo cơ cấu, chủng loại và số l ợng

mặt hàng:

Mục đích việc theo dõi: nhằm thực hiện kế hoạch và đơnhàng một cách tốt nhất để từ đó có thể điều chỉnh kế hoạch đểthích nghi với điều kiện thực tế hơn.

-Theo dõi tình thực hiện kế hoạch đơn hàng có một số nộidung sau;

Tình hình thực hiện đảm bảo vật t về mặt hàng: xem mặt

hàng đó có khớp với nhu cầu của doanh nghiệp hay không, đúngvới cơ cấu chủng loại hay không

Tình hình đảm bảo về mặt số l ợng với những cơ câu chủng

loại cần nhập trong từng thời kỳ phù hợp với từngđon hàng vàsản phẩm

Tình hình đảm bảo vật t về mặt chất l ợng có đáp ng đúngvới nhu cầu doanh nghiệp, nhu cầu đơn hàng hay không Vấn đề

kiểm tra chất l ợng rất khó khăn và tốn kém nên it đ ợc các doanhnghiệp quan tâm Việc theo dõi chất l ợng hàng hoá để phát hiệnra sản phẩm sai quy định, nó cũng là cơ sở đểta khiếu lại khicần thiết

.Tình hình đảm bảo vật t về mặt thời gian và tiến độ địa

điểm: đảm bảo vật t theo kế hoạch có quy định rất chặt chẽ vềthời gian tiến độ có ảnh h ởng rất lớn đến kế hoạch tiêu thụ vàsản xuất ở doanh nghiệp Mặt khác, địa điểm, thời gian khi sailệch cũng kéo theo nhiều chi phí cho doanh nghiệp Cho nênphải phân công giám sát chặt chẽ ván đề này.

.Theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch nhu cầuự trữ tồn

kho: Dự trữ là một khói l ợng vật t cần thiết nhu cầuữ lại phục vụcho một kỳ tơnglai đề phòng những yếu tố bất ngờ xảy ra Dựtrữ quá mức sẽ là tồn kho và đ ơng nhiên sẽ đem lại chi phí chodoanh nghiệp Do tình hình sản xuất tiêu thụ và đơn hàng thayđổi nên yêu cầu về dự trữ vật t phải đợc thay đổi thờng xuyên,luôn xem xét giảm l ợng dự trữ tồn kho không cần thiết, nângcao hiệu quả hoạt động quản lý của Doanh nghiệp \./

Phần II

Thực trạng hoạt động của công tyVật t nông sản

I- Đặc điểm và cơ cấu tổ chức của công ty vật t NôngSản

1.1-Lịch sử hình thành và phát triển công ty

Công ty vật t Nông Sản có tiền thân là công ty vật t nôngnghiệp thuộ Bộ Nông Nghiệp và Phát Triển nông thôn, ra đờitheo quyết định số 20-NN-TCCB/QĐ (ngày 8 tháng 1năm1993)của Bộ trởng bộ Nông Nghiệp và Cong Nghiệp thực phẩm

Tên giao dịch:Công ty Vật T Nông

Sản-Agricultural -PRODUCE-AND-MATERIAL-COMPANY( Viết tắt APROMACO )

Trụ sở chính : Số 14b /226 Ph ờng Văn Miếu – Quận ĐốngĐa – Hà Nội.

Đến 31 tháng 5 năm 1997 Theo quyết định số TCCB/QĐ cuả Bộ tr ởng Bộ Nông Nghiệp và Phát Triển NôngThôn quy định sáp nhập công ty Vật t - Dịch vụ nông nghiệpvới công ty vật t nông sản Có tên mới công ty Vật T Nông Sảnvới số vốn pháp định là 2516,747 triệu đồng và vốn kinh doanhlà 11085 triệu đồng Trong đó vốn cố dịnh bằng2367 triệu đồng.

1111NN-Quyết định nêu rõ ngành nghề kinh doanh chủ yếu củacông ty là th ơng nghiệp buôn bán lẻ hàng hoá t liệu sản xuất vàt liệu tiêu dùng Từ những năm 1990, thực hiện chủ ch ơng đổimới chuyển sang cơ chế thị tr ờng, công ty đã gặp nhiều khókhăn Nhng nhờ đổi mới t duy kinh tế, sắp xếp lại lực l ợng, năngđộng trong chủ động điều hành, bám sát thị tr ờng, từng bớc đầut chiều sâu, áp dụng công nghệ tiên tiến, đậc biệt là tập chungnâng cao chất l ợng sản phẩm và hiệu quả sản xuất kinh doanhnên công ty đã đứng vững và đã tạo đ ợc những bớc phát triểnmới

Hoàn thành việc xuất khẩu 150 nghìn tấn phân bón các loạisang Trung Quốc ,Thái Lan và một số n ớc Đông Âu.

Mở thêm nhiều chi nhánh và đại lý mới ở Băc giang, Hảiphòng và Hà Nội… thiết bị, máy móc, bán thành

Thực hiện đa dạng hoá sản phẩm đáp ứng nhu cầu ngàycàng cao về sản phẩm dịch vụ nông nghiệp trên thị tr ờng, côngty đã kinh doanh đa nhu cầuạng các mặt hàng vật t kỹ thuật nôngnghiệp phân bón, phân lân, thuốc trừ sâu… thiết bị, máy móc, bán thành Đặc biệt, doanhnghiệp đã hoàn thiện phân x ởng sản xuất bao bì và dụng cụ nôngnghiệp, ngày càng nâng cao chất l ợng dịch vụ và cung ứng đốivới thị trờng

Nhờ không ngừng đầu t , nâng cao trang thiết bị, nâng caochất lợng sản phẩm, đổi mới cơ chế quản lý hành chính, giáthành sản phẩm hợo lý, chất l ợng cao Công ty luôn đ ợc kháchhàng trong và ngoài n ớc tín nhiệm Điều đó đã tạo điều kiện chocông ty mở rộng thị tr ờng và cạnh tranh tốt hơn

Từ năm 1996, thực hiện chủ ch ơng Công nghiệp hoá- Hiệnđại hoá của đảng, và nhà n ớc, doanh nghiệp đã sắp xếp và kiệntoàn lại bộ máy và đã đ ợc xếp loai doanh nghiệp nhà n ớc loại-I.

Quá trình hình thành và phát triển của công ty đã lập đ ợcnhiều thành tích trên các mặt sản xuất cũng nh phục vụ nềnnông nghiệp n ớc nhà, góp phần an ninh l ơng thực và hoàn thànhnghiã vụ đối với nhà n ớc, chăm lo đời sống cán bộ công hânviên Công ty đă đ ợc tặng 5 huân ch ơng các loại, trong đó có 3huân chơng hạng nhất.

Nhờ định hớng và sự chỉ đạo của các cấp lãnh đạo đảng vànhà nớc,Công ty đã đề ra nhiều biện pháp thu hút khách hàng,mở rông thị tr ờng, Doanh thu hàng năm tăng 12% - là Doanhnghiệp đứng đầu trong ngành vật t nong nghiệp nớc nhà.

Để quản lý và điều hành mọi hoạt động của công ty, mỗiDoanh nghiệp đều phải tổ chức bộ máy quản lý của mình Tuỳthuộc vào quy mô, loại hình doanh nghiệp, cũng nh điều kiện vàđặc điểm sản xuất của mình mà doanh nghiệp thành lập nên bộmáy quản lý thích hợp.

Công ty vật t nông sản là một Doanh nghiệp nhỏ, nên bộmáy quản lý của công ty đ ợc tổ chức theo hình thức phân cấpchức năng hoàn chỉnh

Thực hiện đờng lối đổi mới của đảngvà nhà n ớc đề ra,chuyển từ cơ chế quản lý tập chung quan liêu bao cấp sang cơchế thị trờng có sự điều tiết của nhà n ớc theo định h ớng xã hộichủ nghĩa, thực hiện mục tiêu Công nghiệp hoá - Hiện đại hoácủa nhà nớc Trong những năm qua, bộ máy tổ chức và quản lýcủa Doanh nghiệp đã đ ợc hiệu chỉnh nhiều lần cho phù hợp vớiyêu cầu mới đặt ra Công ty có đội ngũ cán bộ công nhân viên là250 ngời trong đó số lao động trực tiếp sản xuất là 186 ng ời sốlao động gián tiếp là64 ng ời.

Cơ cấu tổ chức của Công ty bao gồm 9 phòng ban kỹ thuậtnghiệp vụ và 6 phân x ởng và chi nhánh cùng với đội vận tải Cơcấu tổ chức theo sơ đồ sau:

- Ban giám đốc : Gồm một Giám đốc và hai phó Giámđốc phụ trách điều hành, Trong đó Giám đốc là ng ời chịu tráchnhiệm điều hành, ra quyết định cuối cùng, và chịu trách nhiệmtoàn bộ với Công ty

- Phó giám đóc kinh doanh : chịu trách nhiệm về công

việc kinh doanh và sử dụng nguồn lao động

- Phó giam đốc kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về mặt kỹthuật, xây dựng và phân phối công việc cho các ph ơng tiện vậntải

+ Các phòng ban chức năng

- Tại Công ty vật t nông sản, các phòng ban đ ợc tổ chứcgọn nhẹ, tinh giản theo yêu cầu của doanh nghiệp, bao gồm 7phòng ban với các chức năng quản lý cụ thể sau :

Phòng kinh doanh

Là phòng nghiệp vụ tham m u, giúp Giám đóc về sản xuấtkinh doanh và đơn hàng, cũng nh dịch vụ vận tải… thiết bị, máy móc, bán thành chịu sự quảnlý trực tiếp của phó Giám đốc kinh doanh

Phòng này có nhiệm vụ lên kế hoạch cung ứng, theo đơnhàng, định mức nhu cầu vật t vật liệu hàng tháng

Phòng tổ chức hành chính

Là phòng nghiệp vụ, tham m u giúp phó Giám đốc về côngtác tổ chức cán bộ lao động tiền l ơng trong hoạt động kinhdoanh Quản lý khai thác và sử dụng lao động của công ty theokế hoạch phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ của công ty.

.Phòng kế toán hành chính

Phòng này có chức năng quản lý hoạt động tài chính và vậtt, cũng nh hạch toán kế toán trong toàn công ty theo đúng quyđịnh kế toán hiện hành Kiểm soát quản lý các thủ tục thanhtoán, đề xuất giúp công ty thực hiện các chỉ tiêu, kế hoạch về tàichính, vốn và lợi nhuận

.Phòng vật t

Là phòng nghiệp vụ quản lý cấp phát nguyên vật liệu vật tcho toàn công ty Phòng này chịu sự chỉ đạo trực tiếp của phógiám đốc kỹ thuật: quản lý tồn kho, xuất nhập, và tiếp liệu Lậpcác kế hoạch - lên các ph ơng án kinh doanh sao cho phù hợp vớimục tiêu của Công ty, lập dự toán công trình, lập các dự án đầut ngắn hạn, dài hạn , thống kê tình hình hoạt động của Công ty

Làm công tác nhập xuất vật t cho các đơn vị, phân tíchcông tác kinh doanh tham m u cho giám đốc.

Chịu trách nhiệm toàn bộ về công tác kế hoạch của công tyvà lập các mô hình về quy mô sản xuất, kế hoạch tác nghiệp,giao khoán cho các đơn vị trực thuộc.

Phòng hành chính hoạch định Marketing

Phòng này chuyên về các công việc hành chính thị tr ờng,và tiêu thụ sản phẩm Phân tích và vạch ra kế hoạch c kinh doanhcho từng thời kỳ.

Hiện nay, Công ty có 6 chi nhánh và văn phòng tại các tỉnhphía bắc: Chi nhánh Bắc Giang, X ởng bao bì Ngọc Hồi, TrạmVăn Điển, Trạm Ngọc hồi, và 2 cửa hàng Ph ơng Liệt và CầuGiấy.Là các đơn vị trực thuộc Công ty đ ợc thành lập theo yêucầu quản lý điều hành để phục vụ sản xuất tại những nơi đầu mốikinh tế, xa trụ sở chính của Công ty phụ vụ tối da nhất nhu cầucủa kế hoạchách hàng.

Ngoài ra, Công ty còn có đọi xe chuyên chở riêng phục vụvận chuyển và dịch vụ vận tải Đội xe có 24 xe tất cả hoạt độngdới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc hoặc ng ời đợc giám đốcuỷ quyền Việc thành lập đội xe do yêu cầu cần thiết của công tyvà nó đã thực sự phát huy đ ợc tác dụng và đầy đủ tính năng uviệt của nó: linh hoạt, chủ động, tiết kiệm nhiều chi phí và manglại nguồn doanh lợi đáng kể cho công ty.

1.3 - Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán doanh nghiệp

Để điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh ởdoanh nghiệp mmột cách có hiệu quả cao nhất các nhà quản lý phải nắmbắt đợc những thông tin kinh tễ của thị trờng và ở doanh nghiệp Vì vậy,việc tổ chức công tác kế tyóan hợp lý và khoa học phù hợp với đặc điểm tổchức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là một yêu cầu quan trọng đốivới sự sống còn của doanh nghiệp Tại công ty vật t nông sản bộ phận tàivụ mà đứng đâù là kế toán trởng do giám đôc công ty trực tiếp phụ trách.Sau đây là một vài thông tin chính về bộ máy kế toán doanh nghiệp ở côngty vật t nông sản

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán doanh nghiệp

Kế toán trởng

Do có ít nhân viên nên trong thực tế mỗi kế toán viên phải chịu tráchnhiệm một số mảng công việc sau:

- Kế toán lơng ngoài việc làm lơng còn theo dõi bảo hiểm xã hội,theo dõi thanh toán với ngời bán

- Kế toán vật t chịu trách nhiệm theo dõi vật t và giá thành, tài sản cốđịnh , các khoản phải thu, phải trả, tạm ứng

-Kế toán thanh toán: theo dõi tiền mặt , tiền ngân hàng , các loại quỹ-Thủ quỹ kiêm cả kế toán tổng hợp

+ Trong những năm qua , công ty đã áp dụng chế độ kế toán nh sau: -Niên độ kế toán theo năm, tháng, quý

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong doanh nghiệp : đồng Việt Nam

- Phơng pháp nguyên tắc chuyển đổi các loại tiền khác: theo tỷ giáchuyển đổi của Ngân hàng

-Hình thức số kế toán áp dụng: Nhật ký - chứng từ-Phơng pháp kế toán TSCĐ:

Nguyên tắc đánh giá TSCĐ:theo nguyên giá

Phơng pháp khấu hao áp dụng: Theo quyết định số 1062TC/QĐ/CSTC ngày 14 tháng 4 năm 1996 của Bộ Taì Chính

Cộng dồn luỹ kế ( tồn kho đầu kỳ + phát sinh tăng trong kỳ - phátsinh giảm trong kỳ = d cuối kỳ)

Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phơng pháp kê khai thờngxuyên.

- Phơng pháp tính các khoản trích lập dự phòng và hoàn nhập dựphòng: theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.

Dới sự chỉ đạo của giám đốc, hoật đông theo chế độ kế toán hiệnhành Trong những năm vừa qua, phòng tài vụ đã phát huy đợc tác dụngcủa mình, hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao, góp phần nâng cao hiệu quảhoạt động kinh doanh của Công ty.

II- Thực trạng quản lý vật t ở Công ty vật t nông sản:

2.1- Sơ bộ báo cáo kết quả hoạt đông kinh doanh của công ty vật t nông sản qua các năm 1999,2000,2001và dự báo xu hớng phát triển công ty năm 2002.

+ Kết quả hoạt dộng sản xuất kinh doanh năm 1999 , 2000, 2001

Tổng doanh thuO1357.831.254.250.513.167.228.886 537.435.202.644Doanh thu thuầnO2357.831.254.250.513.167.228.886 537.435.202.644Giá vốn hàng bánO334.465.052.519.478.821.102.013 509.431.406.778Lãi gộp O417.366.201.731.34.346.126.873.28.003.795.866.Chi phí bán hàngO510.754.003.604.26.535.298.759.28.169.415.329.Chi phí quản lý DNO67.248.120.681.6.623.645.284.6.268.525.411.Lợi tức từ hoạt động kinh doanhO7-635.922.554.1.187.182.830.-6.434.144.874.

Chi phí hoạt động tài chínhO9-1.908.476.712.-3.816.605.083.469.472.063.lợi nhuận hoạt động tài chính10-1.908.476.712.-3.816.605.083.-469.472.063.thu nhập bất thờng112.621.712.173.3.413.207.500.11.666.937.642.

Lọi nhuận bất thờng132.653.429.344.3.161.909.355.11.666.937.642.

Tổng lãi trớc thuế1477.312.907532.487.102538.672.117

Trích : Báo cáo tài chính năm 1999,2000,2001

Đơn vị: đồng

Biểu đồ so sánh lãi thuần các năm 1999,2000,2001

Bảng phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp năm 2000,2001

Đơn vị: đồng

năm1999 2000 2001

Chỉ tiêu

Chênh lệchTỷ suất so vớidoanh thu( %)

nămNăm 2000năm 2001Tiền%20002001Tổng doanh thu ( đồng)513167228886 537435202644242679737584.73 100.00100.00Doanh thu thuần513167228886 537435202644242679737584.73 100.00100.00Giá vốn hàng bán478821102013 509431406778306103047656.3993.3194.79Lãi gộp 3434612687328003795866-632331007-18.476.695.21Chi phí bán hàng265352987592816941532916341165706.165.175.24Chi phí quản lý DN66236452846268525411-355119873-5.361.291.17Lợi tức từ hoạt động kinh doanh1187182830-6434144874-7621327704 -641.970.23-1.20

Ký hiệu

-Lãi thuần các năm

đắp đợc những chi phí cho doanh nghiệp đặc biệt là tổng lợng thu nhập bấtthờng ngoài kinh doanh và thu kỳ trớc 11.666.937.642 đồng đã làm chohoạt động kinh doanh của doanh nghịêp

có lãi 538.672.117 đồng Nghiên cứu các tác nhân gây ra việc giảm lợi tứctừ hoạt động kinh doanh ta thấy ở đây giá vốn chiếm tới hơn 90% trongtổng doanh thu và chi phí bán hàng ở mức là ttừ 5% - 6% Tổng doanh thu.Điều đó có nghĩa là giá vốn hàng bán đã có tác động cùng với giá bánkhông đủ bù đắp những chi phí và vốn.

Nghiên cứu các tác nhân gây ảnh hởng đến tình hình tăng giảm chỉtiêu doanh lợi ta có kết luận rút ra làm kinh nghiệm cho kỳ kế hoạch Đólà việc nâng cao, hoặc ít nhất cũng là ổn định giá bán để đủ bù đắp vốnkinh doanh bỏ ra và những chi phí khác liên quan đến tiêu thụ sản phẩm.Trớc hết đó là việc lập kế hoach hậu cần tháng và quý để đảm bảo mức cunứng vật t một cách hợp lý nhất không làm hạ giá thành sản phẩm Có nh thếmới có rhể nâng cao đợc doanh lợi của doanh nghiệp trong kỳ.

2.2 – Phân tích tình hình mua ( nhập) vật t ở doanh nghiệp :

Tình hình nhập vật t vào doanh nghiệp ảnh h ởng trực tiếpđến việc hoàn thành kế hoạch vật t và đến việc đảm bảo vật t chosản xuất Phân tích tình hình nhập vật t là phân tích tình hìnhthực hiện hợp đồng mua bán giữa các đơn vị kinh doanh và cácđơn vị tiêu dung theo số l ợng, chất lợng, theo quy cách mặthàng, theo khả năng đồng bộ, theo mức độ nhịp nhàng và đềuđặn theo từng đơn vị kinh doanh

2.2.1-Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch hậu cần vật tvề mặt số lợng

Chỉ tiêu về mặt số l ợng là chỉ tiêu cơ bản nhất nói nên quátrình nhập vật t vào doanh nghiệp Chỉ tiêu này phản ánh số l ợngcủa một loại vật t nào đó nhập trong kỳ kế hoạch từ tất cả cácnguồn.

Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch vật t bắy đầu từ việcxác định mức độ hoàn thành kế hoạch của từng loại vật t theo sốlợng và ảnh hởng của từng nhân tố đối với việc hoàn thành kếhoạch đó.

Mức hoàn thành kế hoạch đ ợc xác định bằng th ơng sốgiữakhối lợng thc tế nhập vào của mỗi loại vật t trong kỳ báo cáo sovới kế hoạch đã lập ra.

Nguyên nhân không hoàn thành kế hoạch hậu cần vật t vềsố lợng là các khách hàng không hoàn thành kế hoạch giao hàng

hoặc hàng đã chuyển đi nh ng đang còn trên đờng đi Để xác địnhảnh hởng của từng nguyên nhân đối với việc thực hiện kế hoạchhậu cần vật t cụ thể trong quý 4 của Công ty vật t nông sản nhbảng sau:

Bảng tình hình nhập vật t theo số lựợng

Nguồn Trích Báo cáo hàng hoá năm 2001

ở đây, Tình hình giao hàng nhìn chung hoàn thành về mặtsố lợng, mức độ hoàn thành kế hoạch là 173,6% nh ng về thực tếgiao chỉ đạt tỷ lệ 93.62 % so với mức giao hàng và hàng đã nhậnđợc do đó không đảm bảo tình hình cung ứng vật t doanh nghịêp.Do đó có tình trạng vật t ứ đọng lại và giao khi không cần thiếtdẫn đến tình trạng tồn kho Trong kế hoạch dự báo nhu cầu vàđơn hàng,đảm bảo đày đủ trong quá trìh kinh doanh nh ng do mộtsố mặt hàng nh urea, kali, DAP v ợt quá đơn hàng cùng với việctiếp nhận vật t kỳ trớc dẫn đến khối l ợng tồn kho tăng lên và đãvợt quá chỉ tiêu 13,6% và v ợt quá chỉ tiêu tiếp nhận là 93,6% l -ợng vật t kế hoạch Tuy đó là l ợng vật t thừa nhngvề mặt hàngNPK lại chỉ thực hiện có 73% kế hoạch tức là còn thiếu một l ợngbằng 2000 tấn tơng đơng với 26.66% kế hoạch giao hàng

Đó là một hạn chế trong việc quản lý quá trìh cung ứng vậtt trong doanh nghiệp Điều đó gây cho doanh nghiệp một khoảnchi phí khá lớn cho những vật t thiếu và chi phí bảo quản vật ttrong doanh nghiệp Hơn nữa là cả một l ợng vốn lớn trong kỳkhông đợc huy động vào quá trình sản xuất kinh doanh

tên vật

tđơn vịkế hoạch mua

thực tếmức độ hoànthành kế hoạch

kế hoạch hoàn thành(%)

Số hàngnhập

từnhững

lần trớcđã chuyểnhàng nhậpKH giao hàng

Tổng Tấn137500247467156265113.679.9713.6493.62

Tóm lại, các chỉ tiêu ảnh h ởng đến kế hoạch hoàn thành sốlợng đơn hàng có 2 nhân tố chính là chỉ tiêu số l ợng hàng giaovà số lợng hàng nhập Cả 2 chỉ tiêu này đều đ ợc đảm bảo thìmới đảm bảo toàn diện đ ợc kế hoạch nhập hàng Nếu một tronghai chỉ tiêu này mà không hoàn thành thì không thể xem việcthực hiện đơn hàng là hoàn thành đ ợc.

ở Công ty vật t nông sản, việc thực hiện đơn hàng khôngđúng về mặt số l ợng cả 3 mặt hàng, các chỉ tiêu không đ ợc hoànthành toàn diện.Từ đó, l ợng vật t tồn kho không ổn định và th ờngcao hơn dự kiến: biểu hiện trong bảng sau:

Bảng cân đối vật t tồn kho các năm 1999,2000,200 1

2.2.2- Phân tích kế hoạch nhập vật t về mặt chất lợng:

Nhu cầu tiêu dùng vật t cho sản xuất không chỉ đòi hỏiphải đủ về số l ợng mà còn đòi hỏi đúng về chất l ợng vì chất l ợngvật t tốt, xấu sẽ ảnh hởng trực tiếp đến chất l ợng sản phẩm, chấtlợng tiêu dùng đến giá thành của sản phẩm và khả năng cạnhtranh của sản phẩm trên thị tr ờng… thiết bị, máy móc, bán thành Vì vậy, khi nhập vật t phảiđối chiếu với các tiêu chuẩn kỹ thuật do doanh nghiệp đã đề rahay tiêu chuẩn của nhà nứơc hay với các hợp đồng đã ký để nhận

Ta dùng chỉ số chất l ợng mua sắm vật t để quản lý vật tnhập về mặt chất l ợng Chỉ số chất l ợng vật t mua sắm là chỉ sốgiữa giá bán buôn bình quân của vật t thực tế mua so với giá bánbuôn bình quân mua theo nhu cầu dự kiến kế hoạch áp dụng chỉ

đơn vị: tấn

Vật tTồn cuối kỳ 99Nhập 2000Tồn cuối kỳ 2000Nhập 2001Tồn cuối 2001

Urea37,709,035.75190,447.6940,021,166.76215,135.7440,055,839.81KCL3,978.4016,806.004,283.0092,525.4584,593.70

tiêu đó để phân tích tính chất l ợng của việc nhập vật t trongdoanh nghiệp theo bảng sau:

Bảng phân tích tình hình nhập vật t về mặt chât lợng

+ Tính chỉ số chất lợng

Chỉ só chất lợng vật t mua sắm là chỉ số giữa giá bán buôn bibhfquân của thực tế vật t mua so với giá bán buôn bình quân mua theo dự kiếnkế hoạch

Icl- =

Trong đó

Q1= Sản lợng thực tế mua trong kỳG1= Giá thực tế mua trong kỳQ0= Lợng kế hoạch dự kiến muaG0= Giá bán buôn dự kiểntong kỳ

tên vậttđơnvị

giá nhập

ureatấn1848538.796 110000203339267538.8215,135.74397,686,756,209.00KCLtấn2053286.423500010266432113.792,525.42189,981,188,645.00SAtấn1080002.7110118800297.05054,000,135.00

Tổng - 135610267892007699.1330,468.16648,305,097,185.00

Nguồn: Trích Báo cáo mua hàng năm 2001

TínhIcl =

= 1,0069 hay = 100,69 %Nh vậy kế hoạch mua sắm theo chất lợng vợt mức 0,69 %

+ Tính hệ số loại

Hệ số loại là tỷ số giữa tổng giắ trị các loại vật t kỹ thuật mua sắmvới tổng giắ trị các loại vật t kỹ thuật mua tính theo giá loại vật t kỹ thuậtcó chất lợng cao nhất.

Hệ số loại mua sắm kế hoạch Kkh =

Hệ số loại mua sắm vật t thực tế Ktt =3304686483050971,16 284255485 ,03

Hệ số này càng tiến tới 1 thì biêủ hiện chất lợng mua sắm ngày càngcao và ngợc lại Hệ số bằng 1 biểu hiện tất cả các loại hàng hoá mua sắmđều thuộc loại 1

ở đây, hệ số mua sắm thực tế có tăng hơn so với kỳ kế hoạch nhngtăng hơn có 0,14 % không đáng kể Kỳ sau, để có hiệu quả hơn trong việcmua sắm thiết bị vật t, doanh nghiệp càn chú ý tới cơ cấu vật t nhập theonhững mức giá khác nhau đảm bảo lợng vật t tối u nhât cho doanh nghiệp

2.2.3- Phân tích tính đồng bộ khi nhập vật t hàng hoá

Để sản xuất ra một sản phẩm cần nhiều loại vật liệu, cũng nh doanhnghiệp kinh doanh không chỉ kinh doanh một loại mặt hàngmà yêu cầu cónhiều loại hàng hoá theo các chủng loại và tỷ lệ nhất định Hơn nữa loại vậtliệu này không tể thay thế co loại vật liệu khác Ta nói vật t đợc tieeu dùngđồng bộ, và nếu thực hiện đơn hàng thì cũng thực hiện đồng bộ các loạihàng hoá Để minh hoạ cho tính dồng bộ trong việc dáp ứng vật t , ta minhhoạ trrong bảng sau:

Bảng phân tích vật t về mặt đồng bộ

Nguồn Trích báo cáo đặt hàng năm 2001

Qua bảng trên ta thấy số l ợng vật t nhập vào,đạt 244,7%kế hoạch lý do cho sự v ợt mc này là tất cả các chỉ tiêuđều hoànthành vợt mức kế hoạch đặt ra do đó ở doanh nghiệp ta khôngtính đến mức độ đồng bộ mà ta tính ra các nguyên nhân gây rásự ứ đọng quá nhiều vật t nh thế này Lợng vật t thừa do nhậpcác lần không đông bộ có lần nhập nhiều có lần nhập ít dẫn đếnlợng vật t bị ứ đọng dồn lại qua các kỳ Cuối năm l ợng vật t tồnđọng không sử dụng đúng mục đích là 84258 tấn Điều đó dẫnđến lợng tồn kho quá so với mức cho phép và gây ra nhiều tốnkém cho doanh nghiệp Nguyên nhân của tình hình trên là nhậpvật t vào doanh nghiệp không đảm bảo đ ợc tính dồng bộ Đây làmột trong những nguyên nhân chính gây ra tình trạng tồn đọngvật t ở doanh nghiệp và ứ đọng vốn sản xuất kinh doanh

2.2.4- Phân tích về mặt kịp thời

Điều kiện quan trọng để cho doanh nghiệp hoàn toàn có thểthực hiện sản xuất kinh doanh và thực hiện đơn hàng mọt cáchđầy đủ và nhịp nhàng là phải đảm bảo nhập vật t một cách kịpthời và đầy đủ trong một thời gian dài Rõ ràng nếu doanh

nghiệp nhận đợc đơn đặt hàng mà lúc đó mới đi đặt mua thìkhông kịp cho việc thực hiện đơn hàng của mình.Do đó doanhnghiệp cần phải có kế hoạch đơn hàng, dự toán đơn hàng vàdựtrữ cho sản xuất và cung ứng sản phẩm Tình hình thực hiện tínhkịp thời trong xuất nhập vật t ở công ty vật t nông sản đợc trìnhbày ở bảng sau:

Phân tích tính đều đặn khi nhập urea năm 2001

chỉ tiêuKH muaTH% Nhu cầu đơn hàng

%Số lợng lợng vật t tồn

UREA110000215,135.74 195.58 7015059564,540.72Kaly500092,525.42 1850.51 8780497.1212,028.30

ureakế hoạchthực nhậpchênh lệchnăm2001lợng%lợng%lợng%

quý 16000054.52371121.6 -36289-33.0quý 22500022.74858644.22358621.4

Trích: Báo cáo quý về tình hình nhập urea năm 2001

Xét riêng loại hàng urea Đó là hàng hoá chính của công tyvật t nông sản chiếm tỷ trọng lớn trong khói lựng mặt hàng kinhdoanh Do vậy kết quả kinh doanh nói riêng và việc nhập vật turea nói riêng là một vấn đề cần phải quan tâm hơn cả đặc biệtlà tính đều đặn của nó: xét trong năm 2001 kế hoạch nhập ureatổng số là 110000 tấn trong đó dựa vào nhu cầu của các quý.Riêng quý 1 do nhu cầu tồn đọng của năm tr ớc nên phải nhậpvới tỷ trọng lớn chiếm tới 54,5 % tổng số tức là 60000 tấn baogồm các loại cả urea Liên Xô, urea Indonexia, urea asia… thiết bị, máy móc, bán thành Còncác quý khác nhập theo nhu cầu quý và cụ thể theo nhu cầutháng từ 10- 22 nghìn tân Nh đã nhận xét về kế hoạch cung ứngvật t ở doanh nghiệp, chỉ có quý 2 và quý 3 là nhu cầu đơn hàngđợc đảm bảo và v ợt mức cũng chính vì lý do đó mà nhu cầu cacquý 1 và 2 lợng vật t thiếu dù đã huy động của tổng vông ty Nh -ng lợng tồn kho cuối năm lạo ở mức rất cao: lý do chính là l ợngvật t cung ứng các loại không đảm bảo tính đều

đặn dẫn đến nguyên nhân khi thì thừa, ứ đọng vật t , khi thì thiếuvật t rất gây bất lợi cho doanh nghiệp .Cụ thể nh urea quý 1 chỉthực hiện đợc 21,6% tổng số trong khi đó kế hoạch nhập là 54,6% tổng kế hoạch Nh vậy lợng 33% thiếu hụt lại phải nhận vàoquy sau trong khi đó vật t quý này bị thiếu hụt mà quý sau lạiphải chịu các chi phí vật t không cần thiết Đó là một điều bấthợp lý trong việc cung ứng vật t hiện tại tại Công ty vật t NôngSản.Tơng tự nh vậy, do có sự không đều đặn trong quá trình cungứng vật t Lợng urea trong quý vẫn v ợt chỉ tiêu 12,7% tức là vềlợng là vợt chỉ tiêu kế hoạch là 13933 tấn Đó là lý do tổng l ợngvật t cả năm lại vợt mức dự kiến tong khi đó hàng vẫn khôngđảm bảo tính kịp thời và ph ơng hại đến tình hình thực hiệndoanh thu của doanh nghiệp Doanh nghiệp cần kịp thời hiệu

chỉnh và có kế hoạch cũng nh việc xác định nguồn hàng sát saohơn, đặc biệt là các nguồn hàng mới Điều đó cũng là động lựcgiúp cho nguồn hàng cũ thực hiện tốt hơn, đặc biệt hơn trongviệc chú trọng thực hiện đơn hàng và hợp đồng mua hàng.

- Do sản lợng hàng hoá kỳ nàt tăng so với năm 2000 là 17202,968tấn nên dã làm tổng giá trị sản lợng hàng hoá tăng một lợng là176988442571.1đồng

Lợng hoá nhân tố ảnh hởng này

- Do kết cấu sản phẩm có các mức giá khác nhau cũng làm thay đổiđến tổng giá trị hàng giá bán Nhng ở đây, các mức giá khác nhau lạikhông làm ảnh hởng đến giá trị hàng hoá bán ra do cơ cấu sản lợng bán rathay đổi theo nhu cầu và theo các mức giá nên nhân tố này không đáng kểhay =0

tên vật tđơn vịkhối lợng spGiá bánchỉ tiêu phân tích

2000 - q02001-q12000-g02001-g1q0g0q1g0q1g1

ureatấn163.432.45207.477.931964788.976192820.9632111027802240765033977440006092686KCLtấn16.501.4012.214.751895154.0111987162312726868112314883245224272686811SAtấn22550 282328.04441190476.2635238101411640259523810Đạmtấn324.5942.85302939609.75625394.6983039033332856266109635303903333NPKTấn15.734.414.626.265985553.9922200293.7941791306672769072901310179130667DAPTấn25.136.8416.609.982569855.4973106449.3645980490194268523812751598049019LânTấn3.794.20430 89130.40193786461.7933817857138326073338178571

Nguồn: Báo cáo tổng kết tài chính năm 2001

Lợng hoá nhan tố ảnh hởng này nh sau: =( q1g0 - q0g0)-Qq =(786854192804 - 609865750233) -176988442571.1 =0

- Do giá bán hàng hoá năm 2001 giảm đã làm cho tổng giá trị hànghoá bán ra năm naygiảm một lợng là: -655096627907đồng

Điều đó đợc chứng minh qua cách lý giaỉ sau:

Q(g) = ( g1-g0) *q1 =q1g1- q1g0= - 655096627907 đồng Tổng hợp ảnh hởng của các nhân tố sản lợng , cơ cấu sản lợng, vàgiá bán = 176988442571.1 + 0 + (-655096627907)= - 478108185336 đồng

Nhận xét : Nguyên nhân chính do giá bán năm 2001 đã giảm đángkkể so với năm 2000 nên đã làm doanh thu tiêu thụ giảm một lợng lớn là -655096627907 đồng Nhng tổng giá trị doanh thu chỉ giảm là(-

478108185336) đồng là do tổng khối lợng hàng hoá bán ra trong năm tăng17202.968 tấn nên đã góp phần tăng doanh thu là 176988442571.1 đồng.Do đó doanh số chỉ giảm có ( - 478108185336đồng)

Điều này chứng tỏ doanh nghiệp trong kế hoạch muốn đạt hiệu quảcao trong kinh doanh nên xem xét kế hoạch giá thành và nguyên nhân sâuxa của nó là lợng vật t ứ đọng quá nhiều nên phải hạ giá bán sản phẩm chấpnhận giảm doanh thu bù đắp cho những chi phí về vật t mà doanh nghiệpgặp phải do nhập vật t vợt quá kế hoạch.Do đó công tác vật t và hậu cần làkhông thể thiếu đối với doanh nghiệp để tăng nguồn doanh lợi cho doanhnghiệp.

Phân tích chủng loại vật t hàng hoá nh sau

Về chủng loại hàng hoá, đánh giá chung tình hình nhập vật t năm2001 tỷ lệ hoàn thành vợt mức kế hoạch là 74% tức là 101765,42 tấntrongđó chỉ co mặt hàng NPK do nhập ngoại nên tình hnhf đảm bảo hànghoá không hoàn thành chỉ đạt 73% kế hoạch tức là hụt 27 % kế hoạch

Đánh giá chung tình hình thực hiện đơn hàng và chủng loại hàng hoátơng đối tôt hoàn thành chung các chỉ tieu đạt 100% chủng loại hàng hoá.Nhng mặt khác nó lại gây ra một bất cập nh ta đã xem ở trên : nó là tácnhân gây ra sự giảm giá do vật t ứ dọng và lam cho doang thu bán ra bịgiảm sút.

Do đó khi xem xét kế hoạch chủng loại hàng hoá không chỉ cónghiên cứu kế hoaạch mà ta còn phải phân tích các nhân tố liên quan khác.Tổng lợng vật t chênh lệch vợt 101765.42tấn quá 74% kế hoạch Điều đó làmột vân đề cần quan tâm hơn về các mức và kế hoạch.

2.2.7- Phân tích lợng vật t đợc giải phóng

Bảng phân tích tình hình giải phóng lợng vật t tồn đọng1999.,2000,2001

Đơn vị : tấn

tiêu dùng

Lơng dự trữVT trung bình

Mức tăng giảmVT tơng đốiqua các năm(%)

lợng VTchênh lệch

1999 519.983.8338007669.024720937487685.197

2000 158.237.6740134644.2772526439976406.610

2001 449.829.6940056203.150880539606373.464

Dự báo trung bình

376.017.0639.399.505.481037839023488.424Trích báo cáo định mức dự trữ vật t năm 1999,2000,2001