Mã TL: Huongdan cong cu, qui trinh, bao cao TV-VT 140309 Hướng dẫn Cơng cụ, Quy trình, Báo cáo sau tham vấn VPQH - 2008 Giới thiệu Dự án 00049114 giới thiệu số cơng cụ quy trình tham vấn cho HĐND tỉnh sử dụng hoạt động HĐND Hướng dẫn gửi tới HĐND tỉnh triển khai thí điểm Nghệ An, Lào Cai Tp Hồ Chí Minh năm 2008 Mục đích hoạt động thí điểm nhằm thử nghiệm cơng cụ quy trình điều chỉnh phù hợp với địa phương HĐND tỉnh tham gia thí điểm năm 2009 nên tham khảo hướng dẫn để chuẩn bị báo cáo kết thí điểm đánh giá quy trình tổng thể hoạt động tham vấn ý kiến nhân dân Trong hướng dẫn có tài liệu sau đây: (i) (ii) (iii) (iv) Bản danh sách cơng cụ/ hình thức tham vấn Quy trình tham vấn Đề cương Báo cáo Phương án tổ chức thực tham vấn (để Thường trực HDND dùng để đạo lập Kế hoạch tham vấn) Đề cương Báo cáo sau thực hoạt động tham vấn (để Thường trực HDND dùng làm tài liệu đánh giá tham vấn kiến nghị sách) Hai báo cáo xin gửi tới Dự án VPQH để tổng hợp học kinh nghiệm hồn thiện quy trình cơng cụ tham vấn Các cơng cụ / hình thức tham vấn Hội nghị lấy ý kiến tham vấn: Đây hình thức hội nghị, mời người dân tới nghe trình bày góp ý kiến Có nhiều mức độ Nếu hình thức hẹp theo thơn,bản, tổ dân phố, hình thức “Họp dân nơi cư trú” (mục 3) Nếu hội nghị tổ chức theo địa bàn huyện phải xác định danh sách thích hợp đối tượng cần mời Hội nghị có hai phần Phần một, đại diện HĐND trình bày giải thích nội dung cần tham vấn Phần hai: Chủ toạ điều hành tham vấn theo nội dung định Phần nên ngắn gọn rõ ràng Phần hai cần có câu hỏi gợi ý theo trọng tâm khơng có thêm ý kiến mới, chuyển sang nội dung khác Biên ghi theo trình tự nội dung vấn đề tham vấn Có thể dùng hình thức tham vấn hội nghị tiếp xúc cử tri thường kỳ Khảo sát thực địa, đồn giám sát, thị sát: Mục đích tìm thu thập chứng cứ, liệu, nhân chứng liên quan tới vấn đề cần khảo sát Một số hoạt động chuẩn bị phải làm từ trước yêu cầu báo cáo quan hành pháp, nắm tình hình thơng qua quyền sở tại, thông báo thời gian địa điểm khảo sát, thành lập đồn khảo sát; tổ chức ghi âm, ghi hình, chụp ảnh ghi biên khảo sát Họp dân nơi cư trú: Đây hình thức lấy ý kiến dân cộng đồng nhỏ, thường thơn, hay tổ dân phố Hình thức yêu cầu tổ chức giống hình thức Hội nghị lấy ý kiến tham vấn; khác chỗ không cần chọn danh sách đối tượng cần mời mà mời theo đại diện hộ dân Tham vấn qua Internet: HĐND soạn thảo thông báo nội dung cần tham vấn, đăng tải trang tin điện tử (Web), ghi rõ địa cách thức gửi thư bày tỏ ý kiến qua trang Web gửi thư góp ý qua bưu điện Gặp gỡ, vấn riêng cá nhân: Đây hình thức vấn sâu, sau thấy cần trao đổi thêm số ý kiến góp ý tham vấn Yêu cầu vấn cá nhân tơn trọng bí mật cá nhân, quan điểm riêng, thu xếp khung cảnh tin cậy, bảo đảm an toàn cho người trả lời vấn Sử dụng phương tiện thông tin đại chúng để tham vấn: Tương tự hình thức tham vấn qua Internet, nhiên cần khai thác mạnh phương tiện thơng tin, ví dụ lên kế hoạch, kịch tổ chức diễn đàn trao đổi sách đài truyền hình, truyền địa phương báo viết HĐND phát hành Bản thơng cáo báo chí ghi rõ nội dung sách cần tham vấn, giải thích ngắn gọn, rõ ràng, trả lời vấn phương tiện thông tin đại chúng, phản hồi ý kiến nhân dân số phương tiện thông tin đại chúng chọn trước Tiếp nhận đơn thư góp ý nhân dân: HĐND chuẩn bị Kế hoạch quảng bá nội dung tham vấn hướng dẫn địa cách thức thu nhận, thời gian xử lý ý kiến nhân dân địa nhận thư góp ý Hình thức sử dụng để bao gồm đối tượng tham vấn khơng có điều kiện đến dự tham vấn Thư góp ý dân cần tập hợp đầy đủ tổng hợp để gửi tới phận xử lý ý kiến tham vấn phản hồi Toạ đàm, Trao đổi với nhóm đối tượng hẹp: Ví dụ người bị tác động, chuyên gia, doanh nghịêp, cán sở, ban, ngành v.v Đây hình thức trao đổi hội thảo để đối tượng sách thảo luận, nghe ý kiến đối tượng khác phát biểu quan điểm Kết toạ đàm tập hợp theo nội dung tham vấn bổ sung thông tin cách tồn diện từ nhiều góc độ Vấn đề chọn để toạ đàm phải rõ ràng nên bố trí đặt yêu cầu để người phát biểu chuẩn bị từ trước, sau tới phần thảo luận chung Điều tra xã hội học: Đối tượng nội dung cần điều tra phải quan tham vấn ấn định rõ; sở soạn thảo Phiếu điều tra xã hội học; chọn phương pháp ngẫu nhiên, số lượng phiếu để xác định danh sách người cần điều tra Cần lập kế hoạch tập huấn người phát thu phiếu để hiểu nội dung phiếu cần, giải thích thêm, giúp người trả lời đọc câu hỏi giúp họ điền vào phiếu theo ý kiến khách quan người trả lời Phiếu điều tra niêm phong gửi trung tâm để xử lý theo công cụ xử lý phiếu điều tra 10 Hội nghị bên liên quan để nghe đối chất, giải trình, chứng lý, lập luận đối chứng (ĐIỀU TRẦN) Đây hình thức tổng kết tham vấn sau xong phần xử lý sơ ý kiến tham vấn thu thập qua hình thức khác Yêu cầu tổ chức hội nghị : Xác định nội dung cần giải trình, trao đổi hội nghị sở ý kiến tham vấn thu thập nhằm mục đích làm rõ quan điểm quan soạn thảo sách, phương án tiếp thu nghe thêm ý kiến đối tượng có kiến rõ thơng qua đợt tham vấn, tạo điều kiện để HĐND nghe bên tranh luận bảo vệ quan điểm Hội nghị có biên ghi nhận chứng cứ, phương án, lập luận Chủ toạ Đại diện HĐND phiên họp phải chuẩn bị trước câu hỏi đề nghị giải trình, gửi tới quan soạn thảo sách Giấy mời bên liên quan tới hội nghị phải nói rõ mục đích họ mời tới để làm Chủ toạ Hội nghị tổng kết ý kiến, khơng kết luận 11 Tiếp dân trực tiếp: Thông qua hoạt động tiếp dân thường kỳ, đại biểu HĐND tiếp nhận ý kiến đóng góp dân hỏi ý kiến họ nội dung cần tham vấn Các ý kiến ghi thành biên để gửi tới trung tâm tham vấn để xử lý chung 12 Sử dụng tổ chức nghiên cứu độc lập: Đây hình thức tham vấn thơng qua tổ chức nghiên cứu độc lập để điều tra, phân tích, bổ sung thông tin thu thập qua tham vấn quyền địa phương tổ chức Yêu cầu hình thức tham vấn quyền địa phương cần làm rõ yêu cầu nội dung phương pháp tham vấn, cách thức xử lý ý kiến thông báo việc sử dụng kết nghiên cứu vào q trình hoạch định sách địa phương Quy trình tham vấn 3.1 Xác định Yêu cầu tham vấn: Tập hợp thông tin nhu cầu tham vấn: Theo đạo Thường trực HĐND, Văn phòng HĐND giúp Thường trực HĐND tập hợp thông tin yêu cầu tham vấn, gồm thông tin liên quan văn gốc đề nghị nguồn xuất phát đề nghị tham vấn, bao gồm văn kiện thức văn Văn phịng u cầu có liên quan Bản tập hợp Thơng tin yêu cầu tham vấn kết thúc Bản tập hợp yêu cầu tham vấn gồm mục nội dung cần tham vấn, sử dụng ngôn từ thông tin yêu cầu tham vấn Trên sở Tập hợp thông tin yêu cầu tham vấn, Văn phòng Hội đồng nhân dân dự thảo Bản Tổng hợp yêu cầu tham vấn gồm danh mục nội dung cần tham vấn thể cụ thể ngơn từ xác, khái qt kèm theo nội dung cần tham vấn danh mục vấn đề nhỏ, cụ thể hoá, đại lượng hố để phục vụ cơng tác đạo nội dung tham vấn Trên sở Tập hợp thông tin yêu cầu tham vấn Bản Tổng hợp yêu cầu tham vấn, Thường trực HĐND tổ chức họp ban họp mở rộng với đại biểu có yêu cầu tham vấn, Văn phòng HĐND chuyên gia ý kiến đạo hình thành Ý kiến TT HĐND Nội dung tham vấn sách Ý kiến TT HĐND Nội dung tham vấn sách bao gồm: - Tên đợt tham vấn sách - Mục đích tham vấn sách, xuất xứ, (thông tin ban đầu ) - Nội dung tham vấn sách; làm rõ nội hàm, nội dung (câu hỏi trọng tâm) cần tham vấn - Đối tượng tham vấn sách, ghi đối tượng ưu tiên, phạm vi tham vấn sách liên quan tới yếu tố địa bàn, đối tượng hưởng lợi bị ảnh hưởng, nhóm khảo sát theo mục đích tham vấn - Đối tượng liên quan cần tham gia đợt tham vấn sách (ví dụ ban ngành, cấp nào…) - Yêu cầu kỹ thuật quan tổ chức thực tham vấn: Hình thức-cơng cụ sử dụng tham vấn u cầu xử lý phân tích mẫu; bảo đảm độ tin cậy tối thiểu mẫu khảo sát; nguồn lực sử dụng để tham vấn; thời gian tham vấn; công tác truyền thông đợt tham vấn Trên sở Ý kiến đạo TT HĐND, Văn phòng HĐND soạn thảo Kế hoạch tham vấn ý kiến nhân dân chủ đề để trình Thường trực HĐND phê duyệt Kế hoạch tham vấn ý kiến nhân dân cần công bố phương tiện truyền thông địa phương theo ý kiến đạo TT HĐND sau phê duyệt 3.2 Xây dựng phương án thiết kế câu hỏi / trọng tâm tham vấn Việc xây dựng phương án triển khai thiết kế cơng cụ tham vấn có ý nghĩa đặc biệt quan trong, yếu tố định thành công tham vấn Phương án cần bao gồm nội dung : Mục đích ý nghĩa Kết dự kiến (sẽ trả lời câu hỏi gì? Thu thơng thơng tin nội dung trọng tâm ) Nhóm đối tượng cung cấp thơng tin (tiêu chí lựa chọn nhóm) Cơng cụ triển khai Phương pháp, dự kiến tổng hợp xử lý thông tin Đề cương xây dựng phương án thực tham vấn thiết kế câu hỏi tham vấn đính kèm phụ lục hướng dẫn Văn phòng hội đồng nhân dân tiến hành xây dựng phương án triển khai thiết kế công cụ tham vấn, dề cương câu hỏi tham vấn để cần phổ biến rõ tập huấn cho cán thực để người triển khai công tác tham vấn hiểu rõ nội dung phương pháp tiến hành Văn phòng HĐND thực việc thiết kế chi tiết công cụ tham vấn điều kiện tổ chức tham vấn; bố trí lên kế hoạch nguồn lực cho tham vấn Trong trường hợp TT HĐND định thuê quan độc lập thực tham vấn, Văn phịng HĐND có trách nhiệm theo dõi đánh giá; lên kế hoạch thông báo để đại biểu HĐND người đựoc phân công tham gia tham vấn biết tham gia 3 Tập huấn cán hỗ trợ tham vấn Văn phòng HĐND tổ chức tập huấn cán hỗ trợ tham vấn, tham vấn Văn phòng HĐND tổ chức Tập huấn hỗ trợ tham vấn cần tiến hành trước tiến hành tham vấn Triển khai tham vấn Chương trình truyền thơng địa phương tham vấn phải tiến hành đầy đủ phương tiện thông tin đại chúng ưu tiên tới nơi đối tượng cần tham vấn trước tiến hành tham vấn kết thúc tham vấn Nội dung truyền thông bao gồm: - Truyền thông chủ trương, mục đích tham vấn - Thơng báo nội dung sách cần tham vấn, vấn đề cần tham vấn kế hoạch tham vấn, hình thức tham vấn, địa gửi ý kiến hình thức phản hồi ý kiến nhân dân Tuỳ theo hình thức tham vấn cụ thể, Thường trực HĐND có kế hoạch bố trí đại biểu tham gia kèm theo nhiệm vụ cụ thể Đối với hình thức tham vấn hội nghị lấy ý kiến, khảo sát chỗ, phải bố trí Ghi âm, ghi Biên nguyên văn ghi Biên theo cấu trúc nội dung thống kê Biên theo cấu trúc nội dung thống kê cần gửi tới Thường trực HĐND quan đạo tham vấn HĐND để đạo VP HĐND tổng hợp báo cáo Báo cáo tổng hợp ý kiến tham vấn; Báo cáo tổng hợp thư cơng dân; Báo cáo phân tích xử lý kết tham vấn phiếu hỏi hình thức vấn, hình thức khảo sát khác nguồn để Thường trực HĐND xem xét, tổ chức thảo luận để hình thành Báo cáo tổng kết tham vấn đề xuất hoạt động HĐND việc tham vấn Xử lý ý kiến tiếp thu, phản hồi Báo cáo tổng kết tham vấn TT HĐND tảng để đạo việc nghiên cứu tiếp thu phản hồi ý kiến tới người tham vấn công chúng Báo cáo cần phân tích đánh giá để đưa đề xuất phục vụ giám sát định sách HDND (xem thêm 3.7.) Hình thức phản hồi thư hình thức khác phương tiện truyền thông đại chúng HĐND nên chọn nơi để chuyên đăng tải thông tin phản hồi để nhân dân phương tiện thông tin đại chúng biết để tìm hiểu theo dõi 3.6 Viết báo cáo kết thực hoạt động tham vấn Báo cáo kết thực tham vấn cần viết cho hoạt động tham vấn Việc nhằm giúp cho dự án tổng hợp nội dung tham vấn, học kinh nghiệm công cụ, phương pháp quy trình tham vấn, từ điều chỉnh công cụ cho phù hợp Đề cương báo cáo kết tham vấn đình kèm phụ lục 3.7 Theo dõi việc tiếp thu ý kiến tham vấn phiên thảo luận sách định: HĐND có kế hoạch theo dõi việc xử lý ý kiến thu thập được, tổ chức họp giải trình, họp với quan soạn thảo sách để theo dõi việc tiếp thu lý không tiếp thu, phương án thay đổi sau tiếp thu tham vấn Kết việc theo dõi giúp HĐND tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện sách qua giám sát thi hành Phản hồi, giữ mối liên hệ truyền thông HĐND nên tổ chức phận theo dõi giữ mối liên hệ với người góp ý kiến để có hình thức phản hồi riêng phản hồi chung Việc tăng cường mối quan hệ HĐND với người tham gia tham vấn, xây dựng lòng tin đặt móng cho hợp tác tham vấn tương lai Phụ lục Hướng dẫn xây dựng phương án thực Hoạt động Tham vấn ý kiến nhân dân Hội đồng Nhân dân (Tài liệu tài liệu chuẩn bị cho hoạt động tham vấn, thực trước tiến hành hoạt động tham vấn ý kiến nhân dân, tài liệu gửi cho văn phòng dự án ) Phần 1: Thơng tin chung mục đích ý nghĩa hoạt động tham vấn Mở đầu, thông tin chung Mục đích, ý nghĩa, cần thiết hoạt động 2.1 Mục đích hoạt động 2.2.Lý lựa chọn hoạt động, nội dung 2.3 Hoạt động có ý nghĩa kế hoạch tổng thể công tác tham vấn ý kiến nhân dân (là hoạt động khởi đầu, lấy thông tin sở, lấy ý kiến cac bên liên quan? ) 2.4 Nêu rõ kết dự kiến hoạt động ( yêu cầu, sản phẩm đầu dự kiến) Phần 2: Phương pháp, cơng cụ tiến trình thực Phương pháp/ công cụ Trong số 12 công cụ tham vấn, hoạt động áp dụng công cụ nào? Nêu cụ thể giải thích cơng cụ sử dụng Dự kiến thay đổi, bổ xung, điều chỉnh công cụ Yêu cầu nội dung nhóm đối tượng cung cấp thơng tin Những thơng tin / phản hồi cần thu thập ? Đối tượng cung cấp thơng tin ai/ đơn vị nào/ cấp ? tiêu chí lựa chọn đối tượng, lựa chọn địa bàn tham vấn Phác thảo số câu hỏi để thu thập thông tin sử dụng cho tham vấn Dự kiến chương trình, khung thời gian, nhóm đối tượng tiến hành hoạt động tham vấn Công tác tổ chức thực hiện, thời gian, phân công nhiệm vụ Phần 3: Tổng hợp, xử lý thông tin thu thập sau tham vấn phản hồi đến người dân Thông tin sau thu thập sử dụng nào? Ai tiếp nhận thơng tin? Ai phân tích tổng hợp thơng tin đó? Cơ chế phản hồi thông tin nào, gửi tới để xử lý, kết xử lý đến đâu? Xây dựng báo cáo : trách nhiệm viết báo cáo, gửi đến ai? Thời gian thực Trách nhiệm phản hồi lại thơng tin cho người dân Biểu đính kèm Phụ lục : Biểu tổng hợp nội dung câu hỏi / trọng tâm tham vấn (dự kiến chủ đề, câu hỏi chi tiết, nhóm cung cấp thông tin…) (Biểu xây dựng kèm theo phương án thực ) (Các thông tin ví dụ mang tính minh họa) Nội dung tham vấn Lĩnh vực trọng tâm (câu hỏi cần trả lời sau tham vấn ) Lấy ý kiến nhân Nguyên tắc điều dân giá chỉnh loại đất năm điều chỉnh 2009 ( loại đất nên giữ nguyên, địa bàn nên tăng, giảm ) Giá loại đất, vị trí, địa bàn cụ thể Các vấn đề kinh tế xã hội khác liên quan đến giá đất (ví dụ, tái định cư, sách ổn định sống, sinh kế cho hộ gia đình tái định cư Câu hỏi chi tiết Cần xây dựng danh mục câu hỏi chi tiết cho câu hỏi trọng tâm Nhóm đối tượng cung cấp Cơng cụ thực Ghi chú/ yêu cầu riêng thông thông tin (bao gồm số tin phân tích/ báo cáo lượng, đối tượng, cấp nào) Người dân địa bàn Nêu rõ cơng cụ (i)u cầu có báo cáo riêng cho chịu tác động mạnh 12 công cụ phiên tham vấn (yêu cầu biến động đất đai (quy báo cáo cho thôn hay báo hoạch khu đô thị mới, khu cáo tham vấn chung cho xã) cơng nghiệp, có cơng trình (ii) Các báo cáo tham vấn phải phản thủy điển…) (bao nhiêu ánh câu hỏi trọng tâm lượt tham vấn đặt ví dụ xúc Cán xã, phường người dân việc áp giá đất, (những đối tượng nào) nguyên tắc đền bù, tái định cư quan chuyên (iii) Những câu chuyện điển hình mơn ???? ghi chép lại làm ví dụ minh họa Phụ lục Hướng dẫn báo cáo sau thực hoạt động tham vấn Hội đồng nhân dân (Báo cáo HDND xây dựng sau thực hoạt động tham vấn gửi văn phòng dự án ) Về tiến trình phương pháp thực tham vấn Giới thiệu sơ tiến trình thực thực tế, có khác so với kế hoạch, (chủ yếu số kiện : phiên thảo luận, số thôn, xã, huyện tham gia, số lượng đối tượng tham gia, số lượng chất lượng ý kiến tham vấn ) Quá trình chuẩn bị, lựa chọn đối tượng, địa bàn, áp dụng tiêu chí lựa chọn Đã kế thừa kết hoạt động trước Trong số 12 cơng cụ tham vấn ý kiến nhân dân, sử dụng công cụ cho hoạt động tham vấn Viêc giao trách nhiệm đơn vị thực hiện, lĩnh vực trình thực tham vấn (theo tổ công tác, theo mảng nội dung? ) Trong q trình triển khai thực tế , tổ (đồn) công tác sáng kiến điều chỉnh (thêm vào, thay đổi) cơng cụ tham vấn ? Nếu có, thay đổi gì? Những điều chỉnh có ý nghĩa nào, có hiệu khơng ? Việc sử dụng cơng cụ tham vấn lựa chọn có mang lại kết mong muốn không? So sánh với mục tiêu đặt dự kiến kết ban đầu Cần làm gì, làm để cải thiện tốt công cụ tham vấn Xử lý kết tham vấn 10 11 12 Việc viết báo cáo kết tham vấn thực ? phân công trách nhiệm đơn vị, xử lý báo cáo? Khó khăn, thuận lợi gì? Việc tổng hợp thông tin thu thập qua tham vấn áp dụng công cụ tham vấn thực theo phương pháp nào, khn khổ ? khó khăn, thuận lợi gì? Kết tham vấn sử dụng nào, tác động phản hồi sách HDND việc ban hành (hoặc điều chỉnh) sách HDND? Khó khăn, thuận lợi Khuyến nghị tổ công tác hoạt động tham vấn ý kiến nhân dân nội dung: 13 Về sử dụng công cụ , phương pháp 14 Về quy trình, cần cải tiến bước nào, đề xuất thay đổi 15 Về đối tượng tham gia, quy mơi, hình thức tham gia 16 Về xử lý, tổng hợp thông tin phản hồi thông tin 17 Các bước ... địa cách thức thu nhận, thời gian xử lý ý kiến nhân dân địa nhận thư góp ý Hình thức sử dụng để bao gồm đối tượng tham vấn khơng có điều kiện đến dự tham vấn Thư góp ý dân cần tập hợp đầy đủ tổng... tin yêu cầu tham vấn, gồm thông tin liên quan văn gốc đề nghị nguồn xuất phát đề nghị tham vấn, bao gồm văn kiện thức văn Văn phịng u cầu có liên quan Bản tập hợp Thơng tin yêu cầu tham vấn kết... kiến đạo hình thành Ý kiến TT HĐND Nội dung tham vấn sách Ý kiến TT HĐND Nội dung tham vấn sách bao gồm: - Tên đợt tham vấn sách - Mục đích tham vấn sách, xuất xứ, (thông tin ban đầu ) - Nội dung