1 Phụ lục HƯỚNG DẪN NHẬN DIỆN, ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI QUYẾT RỦI RO Nhận diện rủi ro Nhằm nâng cao thỏa mãn khách hàng, bên quan tâm đến HTQLCL quy định pháp luật, sở xem xét thơng tin phân tích bối cảnh, Ban Lãnh đạo/đơn vị/cá nhân phân công có trách nhiệm xác định rủi ro mà có tác động bất lợi, tiêu cực, không mong muốn ảnh hưởng đến: - Định hướng chiến lược; - Mục đích HTQLCL; - Các kết dự kiến HTQLCL; - Sự phù hợp kết hoạt động quản lý nhà nước, hoạt động nội quan; - Sự phù hợp kết giải dịch vụ hành cơng Việc mơ tả rủi ro phải đảm bảo nội dung sau đây: - Bản chất rủi ro; - Nguyên nhân tác động tiêu cực chúng, rủi ro có tác động tích cực dẫn đến hội ghi vào mục hội; - Không nên mô tả q trình, biện pháp kiểm sốt tiêu cực hoạt động kiểm sốt khơng xảy Đánh giá rủi ro Rủi ro đo cơng thức: R = P x S Trong đó: + R (Risk): Rủi ro + P (Probability): Khả xảy + S (Severity): Mức độ tác động xảy Đánh giá rủi ro nhằm xác lập mức độ ưu tiên giải rủi ro quan trọng hội cho việc cải tiến hoạt động Đánh giá rủi ro giúp thấu hiểu rủi ro cố hữu từ bối cảnh thực tế kết nối tới mục tiêu, chiến lược trình HTQLCL Tiêu chí đánh giá rủi ro xác lập sau: a) Khả xảy (P): Phân loại Hiếm xảy Ít khả xảy Định nghĩa Hầu khơng xảy xảy trường hợp hy hữu Xảy lần nhiều năm Điểm Có khả xảy Có thể xảy lần năm Nhiều khả xảy Xảy nhiều lần năm Chắc chắn xảy Đã xảy thường xuyên năm/quý/tháng b) Mức độ tác động xảy (S): Phân loại Định nghĩa Điểm Khơng đáng kể Tác động khơng nhìn thấy Nhẹ Có tác động dễ khắc phục Vừa phải Tác động dễ nhận thấy số mục tiêu không đạt Nghiêm trọng Tác động mạnh quan mục tiêu khơng đạt Rất nghiêm trọng Có thể dừng hoạt động, trình c) Phân loại rủi ro: Điểm rủi ro xếp hạng sau: - Từ 01 - 10 điểm: rủi ro thấp (L), quy ước màu xanh - Từ 11 - 15 điểm: rủi ro cao (M), quy ước màu vàng - Từ 16 - 25 điểm: rủi ro cao (H), quy ước màu đỏ d) Nhận diện hội: Nhận diện hội nhận diện rủi ro mà có tác động có lợi, tích cực ảnh hưởng đến khả đạt kết dự kiến HTQLCL, phù hợp hoạt động chức quản lý nhà nước, hoạt động nội bộ, dịch vụ hành cơng, nâng cao thỏa mãn khách hàng quan Căn vào bối cảnh quan (bên bên ngoài) mức độ rủi ro để xác định hội để đạt mục tiêu, kết dự kiến Giải rủi ro hội a) Biện pháp giải rủi ro hội: - Xác định biện pháp giải rủi ro hội là: + Đưa hành động để giảm thiểu tác động tiêu cực, bất lợi, không mong muốn ảnh hưởng đến khả quan đạt định hướng chiến lược, mục đích, mục tiêu kết dự kiến HTQLCL + Đưa hành động để thúc đẩy tác động tích cực, có lợi để đạt định hướng chiến lược, mục đích, mục tiêu kết dự kiến HTQLCL - Giải rủi ro hội thúc đẩy cải tiến HTQLCL - Các biện pháp giải rủi ro hội bao gồm khơng giới hạn: Biện pháp A Né tránh rủi ro Mô tả - Không thực hoạt động gây rủi ro; - Chọn hành động khác thay thế; - Chọn phương pháp trình rủi ro - Khi hành động kiểm sốt khơng khả thi; - Khi biện pháp kiểm sốt áp dụng địi hỏi chi phí nhiều B lợi ích; Chấp nhận rủi ro - Khi rủi ro nằm khả chịu quan; - Cần theo đuổi hội - Khi mà việc chấm dứt xét thấy tốn thời gian chi phí; - Chỉ cần giảm thiểu rủi ro mức chấp nhận bao gồm: C + Giảm thiểu khả xảy ra; Giảm thiểu rủi ro + Giảm thiểu hậu quả; + Tăng khả phát nguyên nhân hậu D Chia sẻ rủi ro Chuyển giao rủi ro cho bên thứ (ví dụ: cơng ty bảo hiểm, hợp đồng nhà thầu, dịch vụ ) E Loại bỏ rủi ro Chấm dứt nguồn phát sinh rủi ro b) Các bước thực hiện: * Bước 1: Phát triển kế hoạch giải rủi ro hội Ban ISO phối hợp với Trưởng phận, phòng ban, đơn vị trực thuộc phạm vi HTQLCL có trách nhiệm phát triển “Kế hoạch giải rủi ro hội” theo mẫu BM.QLRR.02 Trong xác định cấp độ xử lý cần thiết cho rủi ro Ví dụ: rủi ro “cao”, cần lập kế hoạch để xử lý ngay; rủi ro thấp thấp mà có hội cải tiến, lập kế hoạch để cải tiến Hành động xử lý rủi ro hiệu phụ thuộc vào mục tiêu cụ thể thời gian thực Đối với rủi ro nhận diện, cần phải: - Cụ thể biện pháp xử lý: tránh, giảm thiểu, chia sẻ, chuyển giao chấp nhận - Văn hóa kế hoạch xử lý - Chỉ định người chịu trách nhiệm giám sát báo cáo tiến độ - Xác định cụ thể ngày hoàn thành *Bước 2: Thực giám sát kế hoạch xử lý Khi thực kế hoạch xử lý, xem xét hành động giải hỗ trợ: - Nguồn lực sẵn có - Trao đổi với bên liên quan Đánh giá hiệu lực hành động giải rủi ro hội Ban ISO/Trưởng đơn vị phân công CBCCVCLĐ thực giám sát báo cáo việc thực hành động xử lý rủi ro hội 4 Định kỳ hàng năm, Ban ISO Trưởng đơn vị phải xem xét rủi ro hội nhận diện, văn hóa hành động làm thay đổi trạng rủi ro hội để có sách phù hợp cho việc cải tiến HTQLCL Ban ISO có trách nhiệm cập nhật thơng tin hoạt động giám sát, báo cáo xem xét hiệu lực, tiến độ hành động xử lý rủi ro hội vào biểu mẫu BM.QLRR.02 BẢNG NHẬN DIỆN, ĐÁNH GIÁ, XỬ LÝ RỦI RO VÀ CƠ HỘI Khả Mức độ tác động Mức độ rủi ro xảy xảy STT Điểm R=PxS (P) (S) Hiếm Không đáng kể Ít khả Nhẹ Có khả Đáng kể Nhiều khả Chắc chắn Nghiêm trọng Rất nghiêm trọng 5 01 - 10 = Thấp 11 - 15 = Cao 16 - 25 = Rất cao