Quy chế tiếp nhận và xử lý văn bản BTG

QUY CHẾ tiếp nhận, xử lý, ban hành quản lý văn của Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Quảng Ninh (Ban hành kèm theo Quyết định số - QĐ/BTG, ngày 26/01/2016 BTG Tỉnh ủy) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1: Phạm vi điều chỉnh 1- Quy chế quy định việc tiếp nhận, xử lý văn đến; trình ký, ban hành quản lý văn đi; lập hồ sơ hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc chức năng, nhiệm vụ Ban Tuyên giáo cán bộ, công chức quan Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy; nộp hồ sơ vào lưu trữ Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy; quản lý sử dụng dấu theo quy định pháp luật quy định Đảng 2- Quy chế áp dụng cho quy trình xử lý, quản lý văn giấy, đồng thời áp dụng cho quy trình xử lý, quản lý văn điện tử (nếu điều khơng có quy định điều chỉnh khác) 3- Việc tiếp nhận đăng ký, theo dõi giải lập hồ sơ giải đơn thư cán bộ, đảng viên nhân dân gửi đến đồng chí lãnh đạo Ban, phòng chuyên môn, Văn phòng Ban thực theo quy định riêng Điều 2: Đối tượng áp dụng Quy chế áp dụng cán bộ, công chức, nhân viên; Văn phòng, phòng chuyên môn Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy tổ chức, cá nhân có liên quan việc tiếp nhận, xử lý văn đến; trình ký, ban hành quản lý văn Điều 3: Giải thích từ ngữ Trong Quy chế này, từ ngữ hiểu sau: 1- Nhân viên văn thư: Người làm công tác văn thư phải bảo đảm đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức văn thư theo quy định pháp luật 2- Công tác văn thư: Bao gồm công việc ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan; lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan, tổ chức; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư 3- Văn thư quan: Là phận thuộc Văn phòng Ban giao thực nhiệm vụ công tác văn thư quan 4- Văn bản: Là phương tiện ghi tin truyền đạt thơng tin hình thành q trình hoạt động quan ngôn ngữ ký hiệu, trình bày theo thể thức định 5- Văn điện tử: Là văn tạo lập dạng thơng điệp liệu hình thành q trình hoạt động quan gửi đi, nhận, xử lý lưu trữ phương tiện điện tử 6- Văn đi: Là tất loại văn bản, bao gồm văn giấy, văn điện tử Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy phát hành 7- Văn đến: Là tất loại văn bao gồm văn giấy, văn điện tử (kể Fax, văn chuyển qua mạng, văn mật…), tài liệu, đơn kiến nghị, khiếu nại, tố cáo, thư công tác tổ chức, cá nhân gửi đến Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy 8- Tiếp nhận văn đến: Là việc thực thủ tục nhận văn đến từ nguồn (qua bưu chính, qua mạng, qua fax chuyển trực tiếp ) kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), đối chiếu nơi gửi, nơi nhận thực ký, nhận văn 9- Đăng ký văn bản: Là việc cập nhật thông tin cần thiết văn số, ký hiệu, ngày, tháng, năm ban hành; tên loại trích yếu nội dung; nơi nhận thông tin khác vào sổ đăng ký văn sở liệu quản lý văn máy vi tính để quản lý tra tìm văn 10- Bản gốc văn bản: Là hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan ban hành có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền 11- Bản văn bản: Là hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan ký, đóng dấu ban hành 12- Bản văn bản: Bản chụp đánh máy lại xác từ văn có xác nhận quan, tổ chức có thẩm quyền 13- Tệp tin gắn kèm: Là tệp tin có số gắn kèm với ghi mô tả tài liệu, văn thư điện tử 14- Số hóa văn bản: Là trình tạo tệp tin số cách quét (scanning) chuyển đổi dạng tài liệu tương tự (như tài liệu giấy) để lưu trữ, xử lý truy cập phương tiện điện tử 15- Hồ sơ: Là tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, cá nhân chứng kết công việc thực 16- Hồ sơ điện tử: Là tập hợp tài liệu điện tử có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, cá nhân chứng kết công việc thực 17- Lập hồ sơ: Là việc tập hợp xếp tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc quan, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc, phương pháp định 18- Lập hồ sơ điện tử: Là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết tài liệu điện tử hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, cá nhân thành hồ sơ điện tử 19- Lưu trữ quan: Là tổ chức thực hoạt động lưu trữ tài liệu lưu trữ quan 20- Thời hạn nộp lưu hồ sơ: Là thời gian quy định nộp lưu hồ sơ từ văn thư vào lưu trữ quan từ lưu trữ quan vào lưu trữ lịch sử Điều 4: Nguyên tắc yêu cầu chung đối với văn thư 1- Mọi hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, giao dịch quan phải văn hóa lập hồ sơ đầy đủ 2- Văn quan phải đảm bảo soạn thảo đúng trình tự, thủ tục, ban hành đúng thể loại, thẩm quyền thể thức theo quy định hành Đảng 3- Việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn đến; trình ký, đăng ký, phát hành văn đi; đăng ký, chuyển giao văn nội phòng chuyên môn cá nhân phải quản lý tập trung Văn thư quan bảo đảm yêu cầu sau: a- Theo dõi, đôn đốc giải văn kịp thời, xác, khơng để chậm việc, sót việc; b- Quản lý chặt chẽ, khơng để thất lạc văn bản; c- Thực đúng chế độ bảo mật; thu hồi đầy đủ đúng hạn văn có quy định thu hồi 4- Quản lý chặt chẽ sử dụng dấu quan đúng quy định 5- Các phòng chuyên môn cá nhân phân công theo dõi, giải công việc có trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc giao giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan đầy đủ, đúng yêu cầu nghiệp vụ đúng thời hạn theo quy định Điều 5: Nhiệm vụ của văn thư quan Văn thư quan có nhiệm vụ sau đây: 1- Tiếp nhận đăng ký văn đến: kiểm tra văn gấp cần phải xử lý trình lãnh đạo Ban báo cáo lãnh đạo Văn phòng biết để có hướng xử lý, giải kịp thờ Trình lãnh đạo Ban xử lý văn bản; theo dõi thời gian giải văn đến; chuyển giao văn đến cho Văn phòng, phòng chuyên môn cá nhân sau lãnh đạo Ban xử lý, phê duyệt văn 2- Phát hành văn đi: Khi văn lãnh đạo Ban ký, văn thư kiểm tra lại lần cuối văn đi, ghi số, ngày, tháng, năm văn bổ sung thông tin cần thiết khác (nếu có) trước phát hành văn đến quan, tổ chức, cá nhân theo nơi nhận văn bản; theo dõi việc chuyển phát hành văn 3- Bảo quản, giữ gìn, sử dụng dấu quan loại dấu khác quan 4- Làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đường cho cán bộ, công chức, nhân viên quan 5- Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu văn lưu văn thư; quản lý sổ sách cập nhật sở liệu quản lý văn Lập nộp lưu trữ quan hồ sơ thuộc phạm vi trách nhiệm giao Điều 6: Bảo đảm kỹ thuật cho việc cập nhật, gửi, nhận, xử lý, sử dụng, lưu trữ văn mạng máy tính Văn phòng, phòng chun mơn, cá nhân chịu trách nhiệm bảo đảm kỹ thuật, an tồn, an ninh thơng tin cho việc cập nhật, xử lý, phát hành, sử dụng, quản lý, lưu trữ văn máy tính để bàn phòng làm việc máy tính xách tay giao cho cán bộ, cơng chức quản lý, máy tính có kết nối mạng Cổng thơng tin điện tử thành phần Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy phòng Thông tin - Tuyên truyền phụ trách Điều 7: Trách nhiệm đối với cơng tác văn thư 1- Phó trưởng ban phụ trách Văn phòng phạm vi quyền hạn giao, có trách nhiệm chỉ đạo cơng tác văn thư, chỉ đạo việc nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư; bảo đảm kinh phí chi cho hoạt động nghiệp vụ văn thư theo quy định hành 2- Mọi cá nhân q trình theo dõi, giải cơng việc có liên quan tới công tác văn thư, phải thực nghiêm chỉnh Quy định quy định có liên quan khác Đảng pháp luật công tác văn thư Chương II BAN HÀNH VĂN BẢN Điều 8: Thể loại thẩm quyền ban hành văn Văn quan ban hành phải bảo đảm đúng thẩm quyền thể loại văn Đảng theo Quyết định số 31-QĐ/TW, ngày 01/10/1997 Bộ Chính trị thể loại, thẩm quyền ban hành thể thức văn Đảng; Quyết định 91-QĐ/TW, ngày 16/02/2004 Ban Bí thư bổ sung thẩm quyền ban hành số điều “Quy định thể loại, thẩm quyền ban hành thể thức văn Đảng” Điều 9: Thể thức văn Thể thức kỹ thuật trình bày văn Đảng thực theo Hướng dẫn số 11-HD/VPTW, ngày 28/5/2004 Văn phòng Trung ương Đảng Điều 10: Thẩm định văn trước trình ký 1- Người chủ trì soạn thảo văn lãnh đạo phụ trách trực tiếp chịu trách nhiệm thẩm định nội dung văn bản, thể thức văn trước trình ký 2- Văn thư quan chịu trách nhiệm thẩm định lại thể thức văn trước trình ký thức Điều 11: Trình ký ký văn 1- Trình ký văn bản: Cán bộ, chuyên viên giao tham mưu soạn thảo văn bản, lập hồ sơ trình ký lãnh đạo Ban gồm: a- Phiếu trình ký văn bản, gồm: - Kính gửi người duyệt ký văn bản; - Vấn đề trình (nợi dung trình tên văn trình); - Các để soạn thảo văn bản; diễn giải q trình soạn thảo (nếu có); - Chữ ký người soạn thảo (người tham mưu); chữ ký Trưởng, Phó trưởng phòng; chữ ký người duyệt trình văn b- Văn trình: Trưởng phòng giao soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn bản, thể thức văn bản, sau in thành 02 bản: 01 để lãnh đạo ban chỉnh sửa, duyệt văn (Trưởng phòng ghi áp lề trang đầu tiên, góc trái văn nợi dung: Phòng kính trình phê duyệt để ban hành); 01 để lãnh đạo Ban ký ban hành (nếu không chỉnh sửa), có chữ ký nháy/tắt vào sau chữ cuối nội dung văn (sau dấu /.) phụ lục (nếu có); đề xuất mức độ khẩn, mật văn (nếu có) c- Văn có dấu đăng ký công văn đến Văn thư quan sở để tham mưu xử lý công việc (chuyên viên không gạch chân ghi ý kiến mình lên văn này) d- Ngoài ra, có ý kiến văn lãnh đạo Ban, lãnh đạo đơn vị liên quan; tài liệu liên quan kèm theo (nếu có) 2- Ký văn ban hành phải đúng thẩm quyền, chức trách, nhiệm vụ giao; người ký phải chịu trách nhiệm nội dung văn ký phải đăng ký chữ ký mẫu văn thư quan Người ký khơng dùng bút chì, bút mực đỏ thứ mực dễ phai để ký văn Thẩm quyền ký văn Đảng thể thức đề ký thực theo quy định Trung ương Đảng hướng dẫn Văn phòng Trung ương Đảng Chương III QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Điều 12: Tiếp nhận văn đến 1- Tất văn bản, tài liệu gửi đến quan mọi phương tiện (qua bưu chính, qua mạng, qua fax, chuyển trực tiếp cán bộ quan công tác, họp nhận trực tiếp mang về…), kể bì có ghi tên riêng đồng chí lãnh đạo, cán bộ, cơng chức, nhân viên, văn thư quan tiếp nhận để thực biện pháp nghiệp vụ chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an tồn văn hình thành hoạt động ngày quan a- Khi tiếp nhận văn làm việc, Văn thư quan người tiếp nhận văn đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận b Trường hợp phát thiếu, bì, bì khơng còn ngun vẹn, có dấu hiệu bị bóc, mở bao bì, lộ lọt bí mật nhà nước văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì (đối với bì văn có đóng dấu “hỏa tốc” hẹn giờ) phải báo cáo với người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết phải lập biên với người chuyển văn c Đối với văn đến chuyển phát qua máy Fax qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn bản; phát có sai sót, phải kịp thời thơng báo cho nơi gửi báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Những văn lãnh đạo Ban, phòng chuyên môn, cán bộ, công chức nhận trực tiếp phải chuyển lại Văn thư quan để thực đăng ký vào sổ công văn đến theo chương trình quản lý văn quan 3- Các văn hỏa tốc gửi đến quan ngồi hành chính, văn thư quan người tiếp nhận ghi số văn bản, tên quan gửi báo cáo lãnh đạo quan biết để có ý kiến chuyển đến người có trách nhiệm xử lý Điều 13- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến 1- Văn thư quan khơng bóc bì văn đến sau: - Bì có đóng dấu chỉ mức độ “tối mật”, “tuyệt mật”; dấu chỉ mức độ khẩn (khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc hỏa tốc hẹn giờ) kèm theo dấu chỉ mức độ “tối mật”, “tuyệt mật”; bì có dấu “riêng người có tên mở bì” - Bì gửi đích danh cá nhân, Văn phòng, phòng chun mơn tổ chức đồn thể quan (đảng, cơng đồn) - Đối với bì văn có đóng dấu chỉ mức độ “tối mật”, “tuyệt mật” có dấu “riêng người có tên mở bì” văn thư đóng dấu đến, đăng ký ngồi bì, vào sổ theo dõi riêng chuyển đến người nhận người có trách nhiệm xử lý Đặc biệt, bì văn đến có đóng dấu chỉ mức độ khẩn (khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc hỏa tốc hẹn giờ) kèm theo dấu chỉ mức độ “tối mật”, “tuyệt mật” văn thư phải đảm bảo yêu cầu giữ gìn bí mật tài liệu còn phải đảm bảo chuyển giao đúng nơi nhận, đúng thời hạn - Bản thông tin mật hàng tháng Ban Tuyên giáo Trung ương sau nghiên cứu tham khảo lưu phòng Thông tin - Tuyên truyền cuối năm thực lưu trữ theo quy định - Những bì gửi đích danh cá nhân, Văn phòng, phòng chuyên mơn tổ chức đồn thể quan (đảng, cơng đồn) văn thư đóng dấu “đến” ngồi bì, ghi số, ngày đến, đăng ký theo thông tin ghi ngồi bì chuyển cho người có tên bì Những bì văn gửi đích danh cá nhân, văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư để đăng ký 2- Loại bì văn thư bóc gồm tất loại bì văn đến khác trừ bì văn đến quy định khoản nêu * Khi bóc bì văn đến cần chú ý: - Những bì có đóng dấu chỉ mức độ khẩn phải bóc trước để giải kịp thời; - Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì; văn đến có kèm theo phiếu gửi phải đối chiếu văn bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát có sai sót, thơng báo cho nơi gửi biết để giải quyết; - Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo văn cần phải kiểm tra, xác minh điểm văn đến mà ngày nhận cách xa ngày tháng văn giữ lại bì đính kèm với văn để đối chiếu thông tin người gửi, ngày gửi, thời điểm gửi làm giải sau 3- Các văn đến điện tử (chỉ gửi tệp tin điện tử không gửi văn giấy) qua mạng (mạng thông tin diện rộng Đảng, thư điện tử…) phù hợp với quy định Đảng pháp luật giao dịch điện tử, văn thư quan phải kiểm tra tính hợp thức văn bản, in giấy làm thủ tục đăng ký, chuyển giao xử lý theo quy định Điều 14: Đóng dấu đến đăng ký văn đến 1- Mỗi văn (giấy) gửi đến, văn thư quan đóng dấu cơng văn đến vào góc trái, trang đầu (dưới số ký hiệu văn bản) Những bì văn đến khơng phép mở đóng dấu đến bì Văn thư quan phải ghi đầy đủ nội dung khung dấu đến 2- Văn đến (cả giấy điện tử) đăng ký vào sở liệu quản lý văn đến mạng máy tính quan Số thứ tự văn đến đánh liên tục cho năm Văn mật đến đăng ký riêng sử dụng phần mềm máy vi tính khơng nối mạng LAN (mạng nội bộ) mạng Internet 3- Văn (giấy) gửi đến, văn thư quan số hóa lưu trữ vào tệp có định dạng theo quy định (trừ cơng văn mời họp đích danh cơng văn hành vụ); kiểm tra tệp gắn kèm sau đăng ký 4- Những bì văn đến nêu mục 3, Điều 13, đăng ký theo bì Những bì văn đến có dấu “tối mật” phải Trưởng ban ủy quyền mở bì đăng ký, quản lý theo chế độ mật Điều 15: Lập báo cáo thống kê in sổ đăng ký văn đến Định kỳ tháng (hoặc quý), văn thư quan lập báo cáo thống kê danh mục văn đến gửi cho lãnh đạo Ban để lưu Hết năm, văn thư quan đóng danh mục văn đến tháng, quý năm thành sổ để giao nộp vào lưu trữ quan Điều 16: Chuyển giao văn đến Văn thư phân sơ văn đến thành hai loại: văn phải làm thủ tục trả lại nơi gửi (nếu có) văn trình lãnh đạo Ban xử lý 1- Văn phải làm thủ tục trả lại: - Văn mà Văn thư phải làm thủ tục trả lại gồm văn gửi khơng đúng địa chỉ, ký đóng dấu không đúng thẩm quyền, không dấu, không số, không ghi ngày, tháng, năm, dấu đen (trừ fax, văn hồ sơ kèm theo) ; Văn trả lại phải đăng ký trước làm thủ tục trả lại nơi gửi - Phó Chánh Văn phòng Ban (phụ trách công tác văn thư lưu trữ) xem xét làm phiếu chuyển lại nơi gửi văn trình khơng thuộc thẩm quyền giải Ban văn trình khơng đúng trình tự, thủ tục, trình vượt cấp 2- Văn đúng nội dung cơng việc Ban, đúng trình tự, thủ tục văn đến, văn thư chuyển đến cho Trưởng ban Phó trưởng ban ủy quyền xử lý 3- Công văn hoả tốc, giấy mời họp đột xuất: Văn thư phải chuyển cho Chánh Văn phòng để báo cáo lãnh đạo Ban xử lý (trong trường hợp lãnh đạo Ban vắng) Điều 17: Xử lý, giải văn đến 1- Sau Trưởng ban (hoặc Phó trưởng ban ủy quyền) xử lý, Văn thư thực phân phối văn theo ý kiến xử lý cho phòng chuyên môn cán bộ, công chức tham mưu thực ngày; không để văn đi, đến tồn đọng qua ngày Trường hợp văn đến cần giải mà người nhận văn khơng có mặt quan phòng chun mơn cá nhân liên quan cần thông tin để kịp thời xử lý, giải 2- Các Phó trưởng ban chỉ đạo giải văn đến thuộc lĩnh vực phân công phụ trách 3- Căn nội dung văn đến phòng chun mơn, cán bộ, cơng chức có trách nhiệm nghiên cứu, tham mưu giải văn đến theo yêu cầu lãnh đạo Ban đúng thời hạn quy định Những văn đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải xử lý, giải trước 4- Trong trình xử lý lưu giữ văn văn thư, tất cán bộ, công chức quan không phân công làm nhiệm vụ liên quan khơng vào khu vực xử lý văn Văn phòng Ban Điều 18: Theo dõi, kiểm tra việc giải văn đến Trưởng ban ủy quyền cho Chánh Văn phòng ban thực cơng việc sau: 1- Xem xét tồn văn đến báo cáo nội dung văn quan trọng, khẩn cấp; 2- Phân phối văn đến cho phòng chuyên môn, cán bộ, chuyên viên có trách nhiệm tham mưu giải quyết; 3- Theo dõi, đôn đốc việc tham mưu giải văn đến; 4- Những văn đến yêu cầu thời hạn xử lý, giải mà chưa xử lý, giải quyết, văn thư quan có trách nhiệm báo cáo với Trưởng 10 ban Phó trưởng ban phụ trách lĩnh vực để kịp thời nhắc nhở việc xử lý, giải Điều 19: Sao văn đến Những văn đến cần lục phải có ý kiến phê duyệt Trưởng ban người ủy quyền Văn thư quan có trách nhiệm đúng số duyệt làm thủ tục gửi đúng quy định; chỉ gửi văn đến đóng dấu cơng văn đến đăng ký văn thư quan; giữ gìn bí mật nội dung văn Chương IV QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Điều 20: Đăng ký văn 1- Các văn quan phát hành thức văn thư quan đăng ký, kiểm tra lại lần cuối thẩm quyền ban hành, thể loại thể thức văn bản; văn hoàn chỉnh làm thủ tục phát hành Đối với văn thức phát hành có độ “tối mật”, “tuyệt mật” sau đăng ký lưu chế độ niêm phong có chữ ký người biên soạn có thẩm quyền ký văn bản, khơng đính kèm tệp tồn văn chương trình xử lý cơng văn 2- Văn phát hành phải hoàn chỉnh thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc Những văn chỉ mức độ “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” “hỏa tốc hẹn giờ” phải phát hành sau đăng ký bảo đảm thời hạn đến người nhận, nơi nhận ghi bì 3- Văn phát hành chuyển đường bưu điện, đồng thời chuyển qua mạng theo đúng quy định Công văn số 827-CV/VPTWW/nd, ngày 26-9-2008 Văn phòng Trung ương Đảng việc gửi nhận văn mạng diện rộng Đảng 4- Giấy giới thiệu, giấy đường đăng ký riêng theo loại phải theo dõi chặt chẽ Điều 21: Phát hành văn 11 1- Văn quan sau người có thẩm quyền ký, văn thư quan làm thủ tục phát hành kịp thời, xác theo đúng nơi nhận ghi văn theo danh sách thực nhận người đứng đầu quan (hoặc người ủy quyền) phê duyệt Phải viết rõ đầy đủ bì thư: Tên quan gửi, số ký hiệu văn có bì thư, tên địa chỉ quan người nhận bì thư; văn hỏa tốc hẹn cần ghi thêm ngày, văn phải đến nơi nhận; cơng văn mời họp đóng dấu “mời họp”; văn có độ mật: văn “mật” ký hiệu chữ C, văn “tối mật” ký hiệu chữ B Văn “tuyệt mật” gửi phải kèm theo phiếu gửi gửi hai bì, bì đóng dấu “tuyệt mật” niêm phong, bì ngồi đóng dấu ký hiệu chữ A Trường hợp gửi nội quan gửi bì với đủ dấu chỉ dẫn 2- Đối với văn cần chỉ dẫn phạm vi phổ biến, sử dụng, thu hồi, văn thư quan phải ghi đóng dấu chỉ dẫn cho trường hợp cụ thể (vị trí ghi đóng dấu, trình bày theo Hướng dẫn số 11-HD/VPTW, ngày 28/5/2004 Văn phòng Trung ương Đảng) 3- Việc phát hành văn mạng thông tin diện rộng Đảng thực theo Công văn số 827-CV/VPTW/nb, ngày 26/9/2008 Văn phòng Trung ương Đảng văn quy định Tỉnh ủy Văn điện tử phát hành mạng phải bảo đảm đúng thể thức, xác nội dung văn giấy 4- Văn phát hành có sai sót nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày phải kịp thời gửi thay có văn đính quan ban hành văn 5- Khi chuyển giao văn cho phòng chuyên môn, cá nhân, người nhận văn phải ký nhận vào sổ Điều 22: Lưu văn 1- Mỗi văn phát hành thức quan, phải lưu gốc Bản gốc có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền phải đóng dấu, xếp theo số thứ tự văn lưu văn thư quan; lưu hồ sơ cơng việc phòng chuyên môn cán bộ, chuyên viên giao chủ trì soạn thảo Đối với tài liệu liên quan đến hồ sơ đại hội, hồ sơ hội nghị, vấn đề, vụ việc phải lưu (1 lưu hồ sơ tên gọi, lưu hồ sơ đại hội, lưu hồ sơ hội nghị, vấn đề, vụ việc) Bản thảo cuối (bản gốc) có bút tích sửa chữa đồng chí lãnh đạo 12 Ban, Thường trực Tỉnh ủy (nếu văn trình Thường trực) lưu giữ lại chính; gốc khác phải lưu lại năm để đối chiếu cần thiết 2- Văn thư quan lưu tệp toàn văn vào sở liệu quản lý văn mạng máy tính quan ngày văn thức phát hành (trừ văn có đợ “tối mật”, “tuyệt mật” không phát hành qua mạng) 3- Trường hợp văn dịch tiếng nước tiếng dân tộc thiểu số, văn thư quan lưu dịch tiếng dân tộc thiểu số kèm với gốc tiếng Việt Tất ý kiến chỉ đạo lãnh đạo Ban (ghi phiếu xử lý kèm dự thảo văn ghi trực tiếp vào dự thảo) tài liệu kèm dự thảo phải chuyển lại cho phòng chuyên môn, cán bộ, chuyên viên chủ trì soạn thảo lưu kèm với để lập hồ sơ cơng việc nộp lưu đầy đủ vào lưu trữ quan 4- Các văn có độ mật “tuyệt mật” cho vào bì niêm phong để lưu quản lý theo đúng quy định Điều 23: Khai thác, sử dụng văn bản, tài liệu văn thư Trong thời gian lưu giữ văn bản, tài liệu văn thư, văn thư quan có trách nhiệm phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng văn bản, tài liệu phòng chuyên môn, cá nhân theo quy định Khi cho mượn tài liệu phải đăng ký vào sổ khai thác tài liệu, ghi rõ thời hạn trả có ký nhận đầy đủ Đối với tài liệu tối mật, tuyệt mật chỉ phục vụ khai thác Trưởng ban đồng ý Các phòng chuyên môn, cán bộ, chuyên viên mượn văn bản, tài liệu có trách nhiệm trả đầy đủ, đúng thời hạn quy định Điều 24: Theo dõi, kiểm tra gửi nhận văn lập báo cáo thống kê, in sổ đăng ký văn 1- Sau gửi văn đi, văn thư quan phải kiểm tra, theo dõi chặt chẽ kết giao nhận văn bản, kịp thời phát xử lý trường hợp chậm trễ, thất lạc; hình thức kiểm tra qua mạng, điện thoại, thực tế,… qua phiếu gửi (đối với văn tuyệt mật) 13 2- Định kỳ tuần (tháng), văn thư quan thống kê danh mục văn phát hành báo cáo lãnh đạo quan lưu Hết năm, văn thư quan đóng danh mục văn phát hành tuần năm thành sổ giao nộp vào lưu trữ quan Điều 25: Thu hồi hủy văn 1- Văn thư quan có trách nhiệm thu hồi đầy đủ, đúng hạn văn có quy định thu hồi Cán bộ, chuyên viên quan có trách nhiệm trả lại đầy đủ, đúng thời hạn văn có quy định thu hồi 2- Văn thư quan có trách nhiệm hủy văn thu hồi, văn trùng thừa, in, đánh máy hỏng vật mang tin (đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa quang…) sau Trưởng ban (hoặc người ủy quyền) phê duyệt 3- Việc hủy văn trùng thừa, vật mang tin phải bảo đảm phục hồi, khai thác thông tin chứa Khi hủy văn phải lập biên hủy, có chữ ký cán có thẩm quyền người trực tiếp hủy Chương V LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 26: Lập danh mục hồ sơ Văn thư quan có trách nhiệm xây dựng danh mục hồ sơ tổng hợp quan nhiệm kỳ cấp ủy, trình lãnh đạo quan duyệt Danh mục hồ sơ thực từ ngày 01 tháng 01 năm; đồng thời chuẩn bị phương tiện (cặp, bìa hồ sơ…) hướng dẫn phòng chuyên môn, cán lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ thời hạn nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hành (văn thư quan) Điều 27: Trách nhiệm lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan 1- Tồn tài liệu hình thành q trình hoạt động quan phải lập thành hồ sơ, quản lý chặt chẽ bảo quản an toàn 2- Trưởng ban (hoặc Phó trưởng ban ủy quyền) có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan 14 - Trưởng phòng có trách nhiệm tổ chức thực việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ tài liệu phòng vào lưu trữ quan - Người giao giải quyết, theo dõi cơng việc có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan; trước nghỉ hưu, việc chuyển công tác khác, phải bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu theo quy định 3- Lưu trữ quan có trách nhiệm giúp người đứng đầu quan hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Điều 28: Nội dung lập hồ sơ yêu cầu của hồ sơ 1- Nội dung lập hồ sơ gồm: a) Mở hồ sơ b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ xếp văn bản, tài liệu hồ sơ c) Kết thúc biên mục hồ sơ Nội dung chi tiết lập hồ sơ theo Hướng dẫn số 22-HD/VPTW, ngày 06/11/2009 Văn phòng Trung ương Đảng văn Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng 2- Yêu cầu hồ sơ lập: a) Hồ sơ lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ, công việc giao cán bộ, phòng chuyên môn quan; bảo đảm tính xác thực, tính tin cậy, tính tồn vẹn tính khả dụng hồ sơ b) Văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh đúng trình tự diễn biến việc hay trình tự giải cơng việc c) Văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải có giá trị có thời hạn bảo quản tương đối đồng Riêng tài liệu tuyệt mật, tối mật lập hồ sơ riêng chỉ khai thác chỗ đồng ý Trưởng ban Điều 29: Lập hồ sơ tài liệu điện tử 15 Việc lập hồ sơ tài liệu điện tử quan tiến hành song song với hồ sơ tài liệu giấy báo cáo xác hồ sơ tài liệu giấy Nội dung lập giao nộp hồ sơ tài liệu điện tử thực theo hướng dẫn Văn phòng Trung ương Đảng Điều 30: Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 1- Tất hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ phòng chuyên môn cán bộ, công chức, viên chức quan phải giao nộp vào lưu trữ quan theo đúng thời hạn quy định 2- Các hồ sơ nguyên tắc phục vụ cho công việc thường xuyên cán bộ, phòng chuyên môn; hồ sơ quy định thời hạn bảo quản từ năm trở xuống; hồ sơ công việc cán bộ, phòng chuyên môn phối hợp giải công việc lập trùng lặp với hồ sơ phòng chun mơn, cán chủ trì giải quyết; văn gửi đến để biết, tư liệu, sách báo để tham khảo nháp, dự thảo chưa hồn chỉnh khơng cần lập hồ sơ không cần phải đưa vào hồ sơ; loại hồ sơ tài liệu nêu nộp lưu vào lưu trữ quan Các cán bộ, phòng chuyên môn định kỳ đề xuất lãnh đạo Ban cho hủy theo quy định pháp luật 3- Thời gian giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan: - Trong thời hạn năm kể từ ngày công việc kết thúc hồ sơ, tài liệu hành quan - Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày cơng trình phê duyệt tốn hồ sơ, tài liệu xây dựng - Tài liệu phim, ảnh, micrôphim, tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử nộp lưu phải lưu trữ tài liệu giấy kho lưu trữ Trường hợp cán bộ, phòng chun mơn có nhu cầu giữ lại hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc phải Trưởng ban đồng ý phải lập danh mục hồ sơ tài liệu giữ lại gửi cho lưu trữ quan Thời hạn giữ lại hồ sơ tài liệu cán bộ, phòng chuyên môn không 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu 4- Thủ tục giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan: - Các phòng chun mơn, cán có trách nhiệm hồn thiện hồ sơ cơng việc kết thúc, thống kê thành mục lục hồ sơ giao nộp hồ sơ (có mục lục 16 hồ sơ kèm theo) vào lưu trữ quan Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn 20 năm trở lên, cán bộ, phòng chuyên môn phải biên mục đầy đủ trước giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan - Lưu trữ quan tiếp nhận hồ sơ, tài liệu phòng chuyên môn, cán nộp lưu lập biên giao nhận thành 02 bản, phòng chuyên môn cá nhân giữ bản, lưu trữ quan giữ Biên phải có đầy đủ chữ ký người giao, người nhận lãnh đạo phòng giao, nhận hồ sơ, tài liệu Chương VI QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Điều 31: Quản lý sử dụng dấu Việc quản lý sử dụng dấu công tác văn thư thực theo quy định pháp luật quy định sau: 1- Con dấu quan phải giao cho văn thư quan giữ đóng dấu quan Nhân viên văn thư giao quản lý dấu không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền; phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan; chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền; khơng đóng dấu khống chỉ 2- Con dấu quan chỉ sử dụng cho văn quan, tổ chức sử dụng dấu ban hành phải đóng dấu quan, tổ chức Điều 32: Đóng dấu 1- Chỉ người giao trách nhiệm giữ dấu quyền đóng dấu Trước đóng dấu, phải kiểm tra lại lần cuối thể thức văn bản, thẩm quyền ký, chữ ký số bản; đối chiếu chữ ký văn với chữ ký mẫu đăng ký 2- Dấu đóng phải ngắn, rõ ràng, đúng chiều trùm lên khoảng 1/3 chữ ký người có thẩm quyền phía bên trái Trường hợp cần thiết, dấu đóng hình thức “dấu giáp lai” vào khoảng mép phải 17 văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa trang văn Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan tên phụ lục 3- Khơng đóng dấu vào văn bản, giấy tờ chưa có nội dung chữ ký người có thẩm quyền; khơng đóng dấu vào tài liệu, thư từ cá nhân để gửi cho quan, tổ chức hay cá nhân khác Chương VII TỔ CHỨC THỰC HIỆN 1- Các phòng chun mơn, tổ chức Đồn thể, cán bộ, cơng chức quan có trách nhiệm thực Quy chế 2- Giao Văn phòng Ban hướng dẫn kiểm tra việc thực quy chế phòng chuyên mơn, tổ chức Đồn thể quan Trong q trình thực có vướng mắc, đề nghị phòng chun mơn, tổ chức Đồn thể, cá nhân phản ánh đến lãnh đạo Ban (qua Văn phòng Ban) để nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./ 18 ... để ký văn Thẩm quy? ??n ký văn Đảng thể thức đề ký thực theo quy định Trung ương Đảng hướng dẫn Văn phòng Trung ương Đảng Chương III QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Điều 12: Tiếp nhận văn đến 1- Tất văn bản,... Đảng pháp luật công tác văn thư Chương II BAN HÀNH VĂN BẢN Điều 8: Thể loại thẩm quy? ??n ban hành văn Văn quan ban hành phải bảo đảm đúng thẩm quy? ??n thể loại văn Đảng theo Quy? ??t định số 31-QĐ/TW,... quy? ??n Văn thư quan có trách nhiệm đúng số duyệt làm thủ tục gửi đúng quy định; chỉ gửi văn đến đóng dấu cơng văn đến đăng ký văn thư quan; giữ gìn bí mật nội dung văn Chương IV QUẢN LÝ VĂN