Xây dựng chương trình quản lý thu chi của trường ĐHDL hải phòng

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ THU CHI 1.1 MÔ TẢ HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ 1.1.1 Quy trình thu học phí sinh viên .2 1.1.2 Quy trình thu khoản khác sinh viên 1.1.3 Quy trình chi tiền cho sinh viên 1.1.4 Quy trình thu tiền khách 1.1.5 Quy trình chi tiền cho khách 1.1.6 Quy trình báo cáo thống kê CHƯƠNG PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 2.1 MƠ HÌNH NGHIỆP VỤ 2.1.1 Biểu đồ ngữ cảnh .8 2.1.2 Sơ đồ phân rã chức 2.1.3 Danh sách hồ sơ liệu .11 2.1.4 Ma trận thực thể chức 11 2.2 SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU 12 2.2.1.Sơ đồ luồng liệu mức 12 2.2.2 Sơ đồ luồng liệu mức 13 2.3 THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU .17 2.3.1 Mơ hình liên kết thực thể (E-R) .17 2.3.2 Mơ hình quan hệ 21 2.3.3 Các bảng liệu vật lý .22 2.4 THIÊT KẾ GIAO DIỆN 24 2.4.1 Giao diện 24 2.4.2 Các giao diện cập nhật liệu 24 2.4.3 Các mẫu báo cáo 29 CHƯƠNG CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH 31 4.1 MỘT SỐ GIAO DIỆN CHÍNH 31 4.1.1 Hệ thống giao diện tương tác toàn hệ thống .31 4.1.2 Giao diện 32 4.1.3 Một số giao diện cập nhật liệu 32 4.1.4 Một số giao diện xử lý liệu 34 4.2 MỘT SỐ BÁO CÁO 35 KẾT LUẬN 36 LỜI NÓI ĐẦU Ngày phát triển mạnh mẽ tin học làm cho máy tính trở thành phương tiện khơng thể thiếu dược lĩnh vực đời sống Hơn lúc hết tính máy tính dược khai thácmột cách triệt để Nếu vài ba năm trc máy tính nước ta máy tính dược sử dụng chủ yếu công cụ đẻ soạn thảo văn thông thường ,hoặc cơng ciệc lập trình , quản lý phức tạp ,xử lý liệu biểu bảng, thương mại, khoa học v.v… đây, với sụ vươn xa mạng Internet lãnh thổ Việt Nam máy tính cịn phương tiện bạn ngồi bàn làm việc cá nhân gia dình mà trao đổi thơng tin liên lạc khắp tồn cầu Nền tin học phát triển người có nhiều phương pháp mới, công cụ để xử lý thông tin nắm bắt nhiều thông tin tin học ứng dụng nghành nghề, lĩnh vực đời sống xã hội, Việc áp dụng Tin học vào quản lý, sản xuất, kinh doanh du lịch xu hướng tất yếu Kết việc áp dụng tin học quản lý việc hình thành hệ thống thơng tin quản lý nhằm phục vụ cho nhu cầu xử lý liệuvà cung cấp thông tin cho chủ sở hữu hệ thống nước ta năm gần ứng dụng tin học vào quản lý ngày nhiều hơn, đa dạng Hệ thống thông tin đề cập đến đồ án hệ thống trợ giúp hoạt động tài chính, hệ thống ứng dụng thực tế cơng việc hỗ trợ quản lý việc thu chi trường ĐHDLHP Đối công việc quản lý thu chi trường, cơng việc làm tay cơng việc khó khăn phức tạp, khơng hiệu lại tốn nhiều thời gian vào việc phân tích xử lý liệu, mà kết đưa lại có độ xác khơng cao q trình thống kê Hàng tháng, hàng q, hàng năm nhân viên phòng tài vụ tốn nhiều thời gian để cập nhật, thống kê… Để giải khó khăn cơng việc cách nhanh chóng thuận lợi tin học cung cấp cho phương pháp công cụ để xây dựng chương trình ứng dụng việc có chương trình gần tự động hố công việc cho nhân viên Trong đề tài thể tương đối đầy đủ chi tiết đề CHƯƠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ THU CHI 1.1 MÔ TẢ HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ 1.1.1 Quy trình thu học phí sinh viên Thủ quỹ Kế tốn Sinh viên Ban lãnh đạo Thơng báo mức thu học phí nhận thơng báo nhận thơng báo thống kê số tiền phải nộp sinh viên Yêu cầu nộp tiền kiểm tra thông tin sinh viên hợp lệ khơng hợp lệ lập biên lai thu tiền Kí nhận nhận tiền nộp tiền Hình 1.1 Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ “Hoạt động thu học phí sinh viên” 1.1.2 Quy trình thu khoản khác sinh viên Thủ quỹ Kế toán Sinh viên Đưa lý nộp tiền Kiểm tra thông tin tiền nộp hợp lệ không hợp lệ Ký nhận nhận tiền Lập phiếu thu Nộp tiền Hình 1.2 Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ “Hoạt động thu khoản khác sinh viên” 1.1.3 Quy trình chi tiền cho sinh viên Thủ quỹ Kế toán Sinh viên Đưa lý cần chi tiền Kiểm tra thông tin tiền chi không hợp lệ hợp lệ Lập phiếu chi Ký nhận chi tiền Nhận tiền Hình 1.3 Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ “Hoạt động chi tiền cho sinh viên” 1.1.4 Quy trình thu tiền khách Thủ quỹ Kế toán Khách Đưa lý nộp tiền Kiểm tra thông tin tiền nộp hợp lệ không hợp lệ Ký nhận nhận tiền Lập phiếu thu Nộp tiền Hình 1.4 Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ “Hoạt động thu tiền khách” 1.1.5 Quy trình chi tiền cho khách Thủ quỹ Kế toán Khách Đưa lý cần chi tiền Kiểm tra thông tin tiền chi không hợp lệ hợp lệ Lập phiếu chi Ký nhận chi tiền Nhận tiền Hình 1.5 Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ “Hoạt động chi tiền cho khách” 1.1.6 Quy trình báo cáo thống kê Bộ phận tài vụ Ban lãnh đạo tổng hợp giấy tờ liên quan Yêu cầu báo cáo lập báo cáo Hình 1.4 Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ “Báo cáo thống kê” CHƯƠNG PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 2.1 MƠ HÌNH NGHIỆP VỤ 2.1.1 Biểu đồ ngữ cảnh a) Biểu đồ thông báo t.t số tiền phải nộp biên lai thu tiền SINH VIÊN lý t.t phản hồi phiếu thu lý t.t phản hồi phiếu chi Hệ thống quản lý thu chi y/c báo cáo báo cáo lý t.t phản hồi phiếu thu KHÁCH lý t.t phản hồi phiếu chi BAN LÃNH ĐẠO 2.1.2 Sơ đồ phân rã chức a) Sơ đồ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THU CHI Thu học phí 1.1.nhận thơng báo 1.2 đưa số tiền phải nộp 1.3 lập biên lai thu tiền 1.4 nhận tiền Thu tiền khoản khác sinh viên Chi tiền cho sinh viên 2.1.kiểm tra lý nộp tiền 2.2.lập phiếu thu cho sinh viên Thu tiền khách 3.1.kiểm tra lý cần chi tiền 4.1.kiểm tra lý nộp tiền 3.2.lập phiếu chi cho sinh viên 4.2.lập phiếu thu cho khách 3.3 chi tiền 4.3 nhận tiền 2.3 nhận tiền Chi tiền khách 5.1.kiểm tra lý cần chi tiền 5.2.lập phiếu chi cho khách 6.Báo cáo 6.1.báo cáo thu chi 6.2.báo cáo tình hình nộp học phí 5.3 chi tiền b) Mô tả chi tiết chức 1.1 thông báo đóng học phí: vào năm học, sinh viên nhận thơng báo đóng học phí nhà trường Dựa vào thơng báo nhân viên phịng tài vụ tính số tiền phải nộp học kỳ sinh viên 1.2 đưa số tiền phải nộp: sinh viên đến đóng học phí, kế tốn tra danh sách đưa số tiền phải nộp sinh viên 1.3 lập biên lai thu tiền: sau sinh viên cho biết số tiền nộp mình, kế tốn lập biên lai thu tiền 1.4 kí nhận tiền: sinh viên nộp tiền cho thủ quỹ, thủ quỹ kí, nhận tiền giao cho sinh viên 2.3.3 Các bảng liệu vật lý Bảng NHANVIEN dùng để cập nhật thông tin nhân viên, có cấu trúc sau STT Tên trường manhanvien hotennv chucvu Kiểu liệu nvarchar ntext nvarchar Kích cỡ 50 16 50 Ghi mã nhân viên, khố họ tên nhân viên chức vụ Bảng SINHVIEN dùng để cập nhật thông tin sinh viên, có cấu trúc sau 23 STT Tên trường Kiểu liệu Kích cỡ Ghi masinhvien nvarchar 50 Mã sinh viên, khố malop nvarchar 50 Mã lớp, khố ngồi hotensv ntext 16 họ tên sinh viên diachi ntext 16 địa ngaysinh datetime Ngày sinh Bảng KHACH dùng để cập nhật thơng tin khách, có cấu trúc sau STT Tên trường Kiểu liệu Kích cỡ Ghi makhach nvarchar 50 Mã khách, khố hotenkhach ntext 16 họ tên khách diachi ntext 16 địa Bảng LOP dùng để cập nhật thông tin lớp, có cấu trúc sau STT Tên trường malop tenlop khoa nganhhoc Kiểu liệu nvarchar nvarchar int ntext Kích cỡ 50 50 16 Ghi Mã lớp, khố Tên lớp Khố Ngành học Bảng LYDOTHUCHI Bảng NHOMTAIKHOAN Bảng THONGBAOHOCPHI Bảng BIENLAITHUTIEN Bảng THONGBAO 10 Bảng PHIEUTHUCHOSINHVIEN 11 Bảng PHIEUCHICHOSINHVIEN 12 Bảng PHIEUTHUCHOKHACH 13 Bảng PHIEUCHICHOKHACH Cập nhật Báo cáo Tìm kiếm 2.4 THIÊT KẾ GIAO DIỆN Trợ giúp Thốt 2.4.1 Giao diện 24 2.4.2 Các giao diện cập nhật liệu CẬP NHẬT THÔNG TIN NHÂN VIÊN Mã nhân viên: Họ tên nhân viên: Chức vụ: Nhập Sửa Xố Ghi Tìm kiếm Kết thúc CẬP NHẬT THÔNG TIN KHÁCH Mã khách: Họ tên khách: Địa chỉ: Nhập Sửa Xố Ghi Tìm kiếm Kết thúc CẬP NHẬT THƠNG TIN LỚP Mã lớp: Tên lớp: Khố: Ngành học: Nhập Sửa Xố Ghi Tìm kiếm 25 thúc Kết CẬP NHẬT THÔNG TIN SINH VIÊN Mã sinh viên: Họ tên sinh viên: Địa chỉ: Ngày sinh: Mã lớp: Nhập Sửa Xố Ghi Tìm kiếm Kết thúc CẬP NHẬT THƠNG BÁO HỌC PHÍ Số thơng báo: Ngày lập thơng báo: Nội dung thông báo: Họ tên người ký duyệt: Nhập Sửa Xố Ghi Tìm kiếm Kết thúc CẬP NHẬT NHĨM TÀI KHOẢN Mã nhóm tài khoản: Tên nhóm tài khoản: Nhập Sửa Xố Ghi Tìm kiếm Kết thúc 26 CẬP NHẬT LÝ DO THU CHI Mã lý do: Tên lý thu chi: Mã nhóm tài khoản: Nhập Sửa Xố Ghi Tìm kiếm Kết thúc THƠNG BÁO Số thơng báo: Số biên lai: Mã sinh viên: Ngày nộp: Ngày thông báo: Tiền học phí: BIÊN LAI THU TIỀN In thơng báo Tiền xây dựng: Nhập Sửa Tiền bảo hiểm: Xoá Ghi Tìm kiếm Kết thúc Các khoản khác: Mã nhân viên: Mã sinh viên: In biên lai Nhập Sửa Xoá Ghi Tìm kiếm 27 Kết thúc PHIẾU THU CHO SINH VIÊN Số phiếu thu: Ngày thu: Số chứng từ gốc kèm theo: Số tiền thu: PHIẾU CHI CHO SINH VIÊN Mã nhân viên: Số phiếu chi: Mã sinh viên: Ngày chi: Mã lý do: In phiếu thu Số chứng từ gốc kèm theo: Nhập Số tiền chi: Sửa Xố Ghi Tìm kiếm Kết thúc Mã nhân viên: Mã sinh viên: Mã lý do: 28 In phiếu chi Nhập Sửa Xoá Ghi Tìm kiếm Kết thúc PHIẾU THU CHO KHÁCH Số phiếu thu: Ngày thu: Số chứng từ gốc kèm theo: Số tiền thu: Mã nhân viên: Mã khách: Mã lý do: In phiếu thu Nhập Sửa Xố Ghi Tìm kiếm Kết thúc 29 PHIẾU CHI CHO KHÁCH Số phiếu chi: Ngày chi: Số chứng từ gốc kèm theo: Số tiền chi: Mã nhân viên: Mã khách: In phiếu chi Mã lý do: Nhập Sửa Xố Ghi Tìm kiếm Kết thúc 2.4.3 Các mẫu báo cáo BÁO CÁO TÌNH HÌNH SINH VIÊN NỘP HỌC PHÍ KHỐ … Tính đến ngày … Stt Lớp Sĩ số Nộp đủ Nộp thiếu Chưa nộp Ghi Người báo cáo DANH SÁCH NỘP HỌC PHÍ ….KỲ… NĂM HỌC Tính đến ngày …tháng….năm Stt MãSV Họ tên Ngày sinh Phải nộp Đã nộp Còn thiêú 30 Tổng số sinh viên: BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC CÙNG LOẠI Số: … Ngày…tháng…năm… Loại chứng từ gốc: … Stt Ngày tháng ghi sổ CHỨNG TỪ Số hiệu Ngày tháng GHI NỢ TK… Ghi có TK… CỘNG BÁO CÁO QUỸ Ngày…… Ngày tháng Số phiếu Thu Chi DIỄN GIẢI Tài khoản đối ứng Thu SỐ TIỀN Chi Tồn quỹ Cộng 31 CHƯƠNG CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH 4.1 MỘT SỐ GIAO DIỆN CHÍNH 4.1.1 Hệ thống giao diện tương tác toàn hệ thống Truy nhập hệ thống Thực đơn quản lý hệ thơng …… cập nhật liệu 1.1 cập nhật thông tin nhân viên 1.2 cập nhật thông tin sinh viên …… báo cáo thông kê …… xử lý liệu 4.1 lập biên lai thu tiền tìm kiếm …… 4.2 Lập phiếu thu 4.3 lập phiếu chi …… 32 4.1.2 Giao diện 4.1.3 Một số giao diện cập nhật liệu 33 34 4.1.4 Một số giao diện xử lý liệu 35 4.2 MỘT SỐ BÁO CÁO 36 KẾT LUẬN Thơng qua q trình thực đồ án tốt nghiệp với đề tài “ xây dựng chương trình quản lý thu chi trường ĐHDLHP”, thân em tự thấy thu kết sau: - Hiểu biết phương pháp hướng cấu trúc, từ áp dụng hiểu biết để phân tích thiết kế tốn - Có kinh nghiệm thực tế tham gia vào dự án lớn cụ thể để áp dụng kiến thức học vào thực tiễn - Tiến hành phân tích thiết kế hồn thiện hệ thống phương pháp hướng cấu trúc cách đầy đủ - Cài đặt số môđun để thử nghiệm ngôn ngữ visual basic 6.0 - Hệ thống xây dựng mạng LAN để người sử dụng thay cho công việc thủ công tay mang lại hiểu cao Trong q trình hồn thiện đồ án, cịn có nhiều sai sót mong thầy góp ý, giúp đỡ để chương trình em ngày hồn thiện 37 ... lai thu tiền lý thu chi SINH VIÊN “không hợp “hợplý” lý? ?? phiếu thu lý thu chi “không hợp “hợplý” lý? ?? phiếu chi lý thu chi “không hợp “hợplý” lý? ?? KHÁCH phiếu thu lý thu chi “không hợp “hợplý” lý? ??... dung chứng từ số tiền thu p LÝ DO THU CHI 18 nội dung chứng từ sốphiếuchi NHÂN VIÊN n Chi tiền1 m Ngày chi SINH VIÊN số tiền chi p LÝ DO THU CHI Ngày thu sốphiếuthu NHÂN VIÊN n Thu tiền2 m KHÁCH... phiếu chi cho khách nhận tiền e) Biểu đồ tiến trình “5.0 chi tiền cho khách” kiểm tra lý chi tiền khách “không hợp lý? ?? phiếu chi cho khách 5.3 chi tiền “hợp lý? ?? 5.1 lý thu chi D6 phiếu chi cho