đề tài nghiên cứu
Công việc quản lý bán hàng là rất cần thiết đối với các cửa hàng, bởi vì mục tiêu chính trong công tác quản lý bán hàng của cửa hàng là làm sao có thể kiểm soát đợc những hoạt động trong cửa hàng đó một cách hiệu quả và hợp lý nhất, ví dụ nh để quản lý đợc các công việc xuất bán hàng, nhập hàng, hàng tồn kho, các công nợ phải trả, phải thu… đòi hỏi đòi hỏi các nhân viên trong cửa hàng phải thực hiện một loạt các công việc nh cập nhật và lu trữ các thông tin mới, lập hoá đơn nhập hàng, xuất hàng, các hoá đơn thanh toán… đòi hỏi Tất cả những công việc này đều cần có một chơng trình quản lý bán hàng phù hợp để phục vụ cho những công việc trên
Từ những lý do trên cùng với sự giúp đỡ của cán bộ hớng dẫn trong công ty Điên Toán và Truyền Số Liệu-VDC, và giáo viên hớng dẫn thực tập Ts.Trần Thị Song Minh đã gợi ý nên tôi đã quyết định chọn đề tài là viết chơng trình quản lý bán hàng tại cửa hàng sách 292- Tây Sơn.
Mục đích của chơng trình quản lý bán hàng :
- Quản lý đợc lợng tiền bán sách trong một khoảng thời gian nhất định.
- Quản lý đợc lợng sách bán ra trong một khoảng thời gian nhất định theo một chủng loại, một nhóm hay tất cả các loại sách
- Quản lý đợc lợng tiền và số lợng sách nhập vào
- Quản lý đợc số lợng sách tồn trong kho.
- In ra đợc các báo cáo theo đúng yêu cầu.
- Để thực hiện đợc công việc này ngôn ngữ sử dụng của tôi là VisualBasic và csdl Microsoft Access.
Phơng pháp luận về phân tích và thiết kế hệ thông thông tin quản lý
sự cần thiết khi phát triển hệ thống thông tin
Việc phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới,thực hiện và tiến hành cài đặt nó Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đa ra đợc chuẩn đoán về tình hình thực tế Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình lô gíc, và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức Vấn đề cần chú ý trong việc phát triển một hệ thống thông tin mới là cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin? Nh chúng ta đã biết, sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông tin, những vấn đề về quản lý và việc thâm thủng ngân quỹ là nguyên nhân đầu tiên thúc đẩy một yêu cầu phát triển hệ thống Nhng cũng còn một số nguyên nhân khác nữa nh yêu cầu của nhà quản lý, công nghệ thay đổi và cả sự thay đổi sách lợc chính trị Có thể tóm lợc các nguyên nhân đó nh sau:
- Những vấn đề về quản lý.
- Những yêu cầu mới của nhà quản lý.
- Sự thay đổi công nghệ.
- Thay đổi sách lợc chính trị.
Từ những vấn đề xảy ra trên thì việc phân tích và phát triển một hệ thống thông tin trong quản lý là rất quan trọng đối với các nhà hoạt động sản suất kinh doanh giúp cho họ có đợc những công cụ quản lý tốt nhất và phù hợp với việc phát triển của khoa học công nghệ mới hiện nay Thật vậy việc xuất hiện công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình. Khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại các hệ thống thông tin của mình để quyết định những gí họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệ mới này Cuối cùng, vai trò của những thách thức chính trị cũng không nên bỏ qua Nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin Chẳng hạn, không phải là không có những hệ thống thông tin đợc phát triển chỉ vì ngời quản lý muốn mở rộng quyền lực của mình và khi ông ta biết rằng thông tin là một phơng tiện thực hiện điều đó Việc ngời ta nhận ra yêu cầu phát triển hệ thông tin rõ ràng là cha đủ để bắt đầu sự phát triển này trong phần lớn các tổ chức, có các cơ chế, ít nhiều chính thức đang tồn tại, để xác định một nghiên cứu phát triển về hệ thông thông tin có nên đợc thực hiện hay không Vấn đề có thể là một yêu cầu đơn giản gửi tới từ một bộ phận hoặc
Phơng pháp phát triển hệ thống thông tin
đặt ra một hội đồng tin học chịu trách nhiệm về những quyết định loại đó. Trong đại đa số hội đồng tin học đợc cấu thàng từ ngời chịu trách nhiệm về tin học cùng với những ngời chịu trách nhiệm về các chức năng chính của tổ chức Cách thức này đảm bảo rằng mọi khía cạnh đều đợc xem xét khi một quyết định đợc đa ra Quyêta định của hội đồng hay của ngời chịu trách nhiệm tin học trong một số trờng hợp, có thể không bắt buộc phải dẫn tới việc cài đặt một hệ thống mới, nó chỉ mới khởi động một dự án phát triển Suốt quá trình của dự án, ngời ta phải xem lại quyết định này có nghĩa là phải xác định xem sẽ tiếp tục dự án hay kết thúc nó.
II Phơng pháp phát triển hệ thống thông tin
Mục đích chính xác của dự án phát triển một hệ thống thông tin là có đợc một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của ngời sử dụng, mà nó đợc hòa hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trớc Không nhất thiết phải theo đuổi một phơng pháp để phát triển một hệ thống thông tin, tuy nhiên nếu không có phơng pháp ta có nguy cơ không đạt đợc những mục tiêu định trớc Bởi vì một hệ thống thông tin là một đối tợng phức tạp Để làm chủ đợc sự phức tạp đó, phân tích viên cần phải có một cách tiến hành nghiêm túc, một phơng pháp.
Một phơng pháp đợc định nghĩa nh một tập hợp các bớc và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhng dễ quản lý hơn Phơng pháp đợc đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phơng pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin Ba nguyên tắc đó là:
- Sử dụng các mô hình.
- Chuyển từ cái chung sang cái riêng.
- Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lôgic khi phân tích và từ mô hình lôgic sang mô hình vật lý khi thiết kế.
Trớc hết chúng ta cần hiểu rõ ba mô hình của hệ thống thông tin:
Mô hình lo gíc: mô tả hệ thống làm gì ? dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sinh sản ra Nó không quan tâm tới phơng tiện đợc sử dụng cũng nh thời điểm hoặc địa điểm mà dữ liệu đợc xử lý Mô hình của hệ thống đợc gắn ở quầy tự động dịch vụ khách hàng.
Mô hình vật lý ngoài: mô hình này chú ý đến khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ thống nh là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng nh hình thức đầu vào và đầu ra của thông tin Mô hình này chú ý cũng đến khía cạnh thời gian của hệ thống, nghĩa là về thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác xảy ra Mô hình này đợc gắn ở quầy giao dịch rút tiền ở ngân hàng.
Mô hình vật lý trong: mô hình này liên quan đến những khía cạnh của hệ thống tuy nhiên không phải cái nhìn của ngời sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật.
Bằng cách cùng mô tả về một đối tợng chúng ta đã thấy ba mô hình này đợc quan tâm từ những góc độ khác nhau Phơng pháp phát triển hệ thống đợc thể hiện cũng dùng tới khái niệm của những mô hình này và do đó cần phải luôn luôn phân địng rõ ràng ba mức trong tâm trí chúng ta. Nguyên tắc đi từ chung đến riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hoá Thực tế ngời ta khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thì trớc hết phải hiểu các mặt chung trớc khi xem xét chi tiết Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là hiển nhiên tuy nhiên những công cụ đợc sử dụng đầu tiên để phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hoá một hệ thống bằng các khía cạnh chi tiết hơn nhiệm vụ lúc đó sẽ khó khăn hơn.
Nhiệm vụ phát triển sẽ đơn giản hơn bằng cách ứng dụng nguyên tắc thứ ba, có nghĩa là đi từ vật lý sang lôgíc khi phân tích và đi từ lôgíc sang vật lý khi thiết kế Nh đã kể ra ở trên, phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về hệ thống thông tin đang tồn tại và về khung cảnh của nó Nguồn dữ liệu chính là những ngời sử dụng, các tài liệu và quan sát Cả ba nguôn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ thống Ví dụ,một ngời sử dụng nói với chúng ta: “ Robert xem xét bản sao mầu hồng và chuyển bản sao mầu xanh cho Marie Marie xem xét nội dung tài liệu, ký vào văn bản và gửi cho phòng kế toán” hơn là nói: “Ngời thứ nhất xem xét tính hợp lệ của đơn đặt hàng, ngời thứ hai xem xét và xác định sự đúng đắn của số tiền trả”, việc phiên dịch nh vậy là nhiệm vụ của phân tích viên tuy nhiên vấn đề sẽ khác đi khi ta tiến hành phân tích hệ thống mới.Trong thực tế ta xây dựng trớc hết là: “ Hệ thống phải kiểm tra t cách của khách hàng” trớc khi ta xem xét cụ thể nên để: “ Khách hàng đa thẻ của mình vào cửa đọc thẻ và nhập mã hiệu cá nhân vào máy” hay là “ Khách hàng đặt ngón tay cái và ngón tay trỏ vào máy đọc vân tay số hoá”.
Các giai đoạn của việc phát triển hệ thống
Một hệ thống thông tin trong một tổ chức cần phải thực hiện đầy đủ 7 giai đoạn dới đây:
Giai đoạn I: Đánh giá yêu cầu
Giai đoạn đánh giá yêu cầu có mục đích giúp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này đợc thực hiện tơng đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn Nó bao gồm các công đoạn sau:
- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu.
Mỗi giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống cần phải đợc lập kế hoạch cẩn thận Mức độ hình thức hoá của kế hoạch này sẽ đợc thay đổi theo quy mô của dự án và theo giai đoạn phân tích Về cơ bản thì lập kế hoạch của giai đoạn thẩm định dự án là làm quen với hệ thống đang xét, xác định thông tin phải thu thập cũng nh nguồn và phơng pháp thu thập cần dùng Số lợng và sự đa dạng của nguồn thông tin phụ thuộc vào kích thớc và độ phức tạp của hệ thống nghiên cứu Chẳng hạn, thẩm định yêu cầu phát triển hệ thống lập hoá đơn bán hàng cho một doanh nghiệp sẽ yêu cầu t vấn với số lợng nguồn thông tin ít hơn so với hệ quản lý nhân sự của một doanh nghiệp lớn mà nhân viên đợc tổ chức thành nhiều công đoạn.
Làm rõ yêu cầu có mục đích là làm cho phân tích viên hiểu đúng yêu cầu của ngời yêu cầu Xác định chính xác đối tợng yêu cầu, thu thập những yếu tố cơ bản của môi trờng hệ thống và xác định khung cảnh nghiên cứu Làm sáng tỏ yêu cầu đợc thực hiện chủ yếu qua những cuộc gặp gỡ với những ngời yêu cầu sau đó là với những ngời quanr lý chính mà bộ phận của họ bị tác động hoặc bị hệ thống nghiên cứu ảnh hởng tới. Thêm vào đó để nhằm tới nguyên nhân dẫn đến yêu cầu và xác định hệ thống có liên quan những cuộc gặp nàyphục vụ việc xây dựng lên bản phác họa đầu tiên về khung cảnh của hệ thống nghiên cứu Khung cảnh hệ thống đợc xem nh là các nguồn và các đích của thông tin, cũng nh các bộ phận, các chéc năng và các cá nhân tham gia vào sử lý dữ liệu định nghĩa này về khung cảnh sẽ có một ảnh hởng tới việc xác định tầm vóc của dự án trong tơng lai Xác định khung cảnh của hệ thống không phải là một công việc dễ dàng Nừu phân tích viên xác định nó quá hẹp thì sẽ có nguy cơ là một số thành phần quan trọng của hệ thống sẽ bị bỏ qua không tính đến Hệ thống kết quả của dự án có thể không đáp ứng theo nhu cầu của tổ chức Nó có thẻ tác động tới hoặc bị ảnh hởng tới một số cá nhân, một số bộ phận hoặc hệ thống mà ngời ta sẽ không tính đến trong quá trình phát triển hệ thống.
- Đánh giá khả năng thực thi.
Theo cách nói chung thì đánh giá khả năng thực thi của một dự án là tìm xem có yếu tố nào ngăn cản nhà phân tích thực hiện, cài đặt một cách thành công giải pháp đã đề xuất hay không? Tất nhiên trong quá trình phát triển hệ thống luôn luôn phải tiến hành việc đánh giá lại Những vấn đề chính về khả năng thực thi là: khả thi về tổ chức, khả thi về tài chính, khả thi về thời hạn và khả năng kỹ thuật.
Khả thi về tổ chức: đánh giá tính khả thi về mặt tổ chức đòi hỏi phải có sữ hoà hợp giữa các giả pháp dự kiến về môi trờng tổ chức Dự án có tôn rọng chính sách quản lý nhân sự của doanh nghiệp không? Nó ảnh hởng nh thế nào tới không khí làm việc và quan hệ với khách hàng? Anh hởng gì sẽ sảy ra với những hệ thông tin bên cạnh và tới sự quản lý các hoạt động có sự trợ giúp của hệ thống
Khả thi kỹ thuật: Tính khả thi kỹ thuật đợc đánh giá bằng cách so sánh công nghệ hiện có hoặc có thể mua sắm đợc vơí yêu cầu kỹ thuật của hệ thống đề xuất
Khả thi về tài chính: là xác định xem lợi ích hữu hình chờ đợi có lớn hơn tổng các chi phí bỏ ra hay không?
Chi phí: + Chi phí khai thác
+ Chi phí mua thiết bị
Thời gian: + Khả năng tổ chức
+ Khả năng ngời sử dụng
+ Kỹ thuật viên Đánh giá khả thi rất quan trọng đòi hỏi phân tích viên có sự hiểu sâu vấn đề, có năng lực thết kế nhanh các yếu tố của giả pháp và đánh giá chi phí của các giải pháp nếu đánh giá nhận định là không tích cực thì buộc các nhà phân tích phải có một đề xuất mới
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu.
Báo có cho phép các nhà quyết định dự án có tiếp tục hay dừng lại Báo cáo phải cung cấp một bức tranh sáng sủa và đầy đủ về tình hình và khuyến nghị những hành đôngj tiếp theo Báo cáo thờng đợc rình bầy để các nhà quyết định có thể yêu cầu làm rõ thêm các vấn đề Sau đó là tiếp tục hay loại bỏ dự án.
Giai đoạn II: Phân tích chi tiết
Phân tích chi tiết đợc tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt đ- ợc Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển hệ thống mới Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm những giai đoạn sau đây:
- Lập kế hoạch phân tích chi tiết.
- Nghiên cứu môi trờng của hệ thống đang tồn tại.
- Nghiên cứu hệ thống thực tại.
- Đa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp.
- Đánh giá lại khả thi.
- Thay đổi đề xuất của dự án.
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết.
Sau khi lập kế hoạch, thu thập một lợng lớn thông tin về hệ thống đang tồn tại và về môi trờng của nó Khi có một lợng lớn thông tin, phân tích viên đa ra chuẩn đoán tức là xác định vấn đề và nguyên nhân, và đánh giá lại tính kkhả thi Rất có thể một số yếu tố mới không đợc nêu ra trong khi đánh giá yêu cầu sẽ xuất hiện và làm thay đổi mức khả thi của dự án. những yếu tố này có thể khẳng định lại việc đánh giá tính khả thi của giai đoạn đi trớc Do có những yếu tố mới này mà đè xuất của dự án trong báo cáo về đánh giá yêu cầu sẽ phải thay đổi, dữ liệu chính sác hơn về mục tiêu cần đạt đợc, về thời hạn về chi phí và lợi ích phải đợc đa nhập vào đề xuất Cuối cùng thì báo cáo về nghiên cứu chi tiết phải đợc chuẩn bị và đ- ợc trình bầy cho những ngời có trách nhiệm quyết định Quá trình đợc mô tả ở đây là tính lặp, trong thực tế rất có thể lúc tiến hành đa ra chuẩn đoán, đánh giá lại tính khả thi hoặc thay đổi đề xuất phân tích viên thấy thiếu một số thông tin nào đó hoặc là về hệ thống hoặc là về môi trờng Phân tích viên phải thu thập thêm thông tin Cũng có thể ngay trong khi trình bầy báo cáo một số yếu tố mới nảy sinh và nh vậy một số công đoạn phải làm lại
Giai đoạn III: Thiết kế logic
Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lôgic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ đợc các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đợc những mục tiêu đã thiết lập ở giai đoạn trớc Mô hình lôgic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra, nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện và các dữ liệu sẽ phải nhập vào Mô hình lôgic sẽ phải đợc những ngời sử dụng xem xét và chuẩn y Thiết kế lôgic bao gồm những công đoạn sau:
Thiết kế cơ sở dữ liệu.
Thiết kế các luồng dữ liệu vào.
Chỉnh sửa dữ liệu cho mức lôgic.
Hợp thức hoá mô hình lôgic.
Giai đoạn IV: Đề xuất phơng án của giải pháp
Mô hình lôgic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm Khi mô hình đợc xác định và chuẩn y bởi ngời sử dụng, thì phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phơng tiện để thực hiện hệ thống này Đó là việc xây dựng các phơng án khác nhau để cụ thể hoá mô hình lôgic Mỗi một phơng án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhng cha phải là một mô tả chi tiết Tất nhiên là ngời sử dụng sẽ dễ dàng hơn khi lựa chọn dựa trên những mô hình vật lý ngoài đ- ợc xây dựng chi tiết nhng chi phí cho việc tạo ra chúng là rất lớn. Để giúp những ngời sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn các mục tiêu đã định ra trớc đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) của mỗi phơng án và phải có những khuyến nghị cụ thể Một báo cáo sẽ đợc trình lên những ngời sử dụng và một buổi trình bày sẽ đợc thực hiện Những ngời sử dụng sẽ chọn ra một phơng án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức Sau đây là các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phơng án giải pháp:
- Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức.
Một hệ thống thông tin không tồn tại trong chân không Không có hệ thống thông tin nào thành công, nếu không tính đến các ràng buộc về môi trờng Một hệ thống thông tin có thể là mỹ mãn đối với cơ quan này nhng lại kém hiệu quả khi đem cài đạt cho một cơ quan khác trong suốt quá trình phát triển hệ thống thông tin, phân tích viên phải rất chú ý tới những yêu cầu riêng của tổ chức mà hệ thống thông tin sẽ đợc cài đặt Nếu kinh nghiệm thu đợc của các phân tích viên trong quá khứ phân tích thật là vô cùng quý báu thì nó cũng không bao giờ đủ cho phân tích viên không phải xem xét lại các đặc trng riêng có của hệ thống thông tin đang xét Trên thực tế có những điều đúng cho mô hình logíc nhng lại không còn đúng với mô hình vật lý Một mô hình logíc có thể đợc chấp nhận cho nhiều môi trờng, nhng mỗi môi trờng cụ thể đòi hỏi một cách thức cụ thể hoá khác nhau đó là những ràng buộc về tổ chức nh việc phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận, các nhân viên và cán bộ, tình hình tài chính, quy mô của tổ chức, Những ràng buộc ấy có tầm quan trọng bậc nhất khi đề xuất các phơng án giải pháp vì vậyphân tích viên phải dành sự chú ý đặc biệt cho chúng.
- Xây dựng các phơng án của giải pháp.
Trong đa số các trờng hợp, chúng ta đều có thể tìm đợc giải pháp tin học phù hợp nhất cho việc giả quyết các vấn đề đặt ra của hệ thống thông tin, tuy nhiên có thể tồn tại những tình huống thay đổi nh: sự phân công trách nhiệm, thay đổi phơng thức làm việc do đó cần phải xây dựng một số phơng án cho giải pháp việc xây dựng một phơng án của giải pháp bắt đầu từ hai khâu chính: xác định biên giới phần tin học hoá và xác định cách thức cho sử lý.
- Đánh giá các phơng án của giải pháp.
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phơng án của giải pháp.
Giai đoạn V: Thiết kế vật lý ngoài
Thiết kế vật lý ngoài là mô tả chhi tiết phơng án của giải pháp đã đợc chọn ở giai đoạn trớc đây đây là một giai đoạn rất quan trọng, vì những mô tả chính sác ở đây có ảnh hởng và tác động trực tiếp tới công việc th- ờng ngày của những ngời sử dụng Giai đoạn này đợc tiến hành sau khi một phơng án của giải pháp đợc lựa chọn Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu cần có: Trớc hết là một tài liệu chứa tất cả các đặc trng của hệ thống mới sẽ cần cho việc cho việc thực hiện kỹ thuật; và tiếp đó là tài liệu dành cho ngời sử dụng và nó mô tả phần thủ công và cả những giao diện vơí những phần tin học hoá Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là:
- Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài
- Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra)
- Thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hoá
- Thiết kế các thủ tục thủ công
- Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài
Giai đoạn VI: Triển khai kỹ thuật hệ thống
những vấn đề lý luận chung về quản lý bán hàng
Nói chung tất cả các cửa hàng kinh doanh, từ quy mô lớn đến quy mô vừa và nhỏ muốn kinh doanh có lãi và tồn tại lâu dài thì các nhà quản lý hay các ông chủ cửa hàng đều cần có một kế hoạch, một chơng trình quản lý sao cho có thể kiểm soát đợc các công việc bán hàng trong cửa hàng. Việc quản lý bán hàng là rất quan trọng nó giúp cho nhà quản lý nắm bắt đợc tình hình hoạt động của cửa hàng từ đó có thể điều chỉnh việc bán hàng của cửa hàng một cách hợp lý và thấy ra những điểm yếu để khắc phục đồng thời cần phát huy những điểm mạnh đang có, thí dụ nh nó giúp cho họ biết đợc những mặt hàng nào là bán chạy trên thị trờng để từ đó nhập thêm để tăng cờng bán mặt hàng đó, những mặt hàng nào bán chậm thì hạn chế không nhập thêm nữa, biết đợc số lợng hàng còn tồn đọng trong kho dới mức tối thiểu hoặc trên mức tối đa để thực hiện các quá trình lên kế hoạch, kiểm tra và tổ chức các công việc khác một cách dễ dàng nhanh chóng Từ những lý luận trên đây thí quản lý bán hàng là công việc rất cần thiết đối với các cửa hàng kinh doanh hàng hoá, đồng thời giúp cho nhá quản lý có thể kiểm soát tốt đợc các hoạt động mua bán hàng và tình hình doanh thu của cửa hàng, khắc phục những sai sót để có đợc một hệ thống thông tin hoàn thiện hơn cho công việc quản lý bán hàng.
Tổng quan về ngôn ngữ sử dụng - Visual Basic
Ngôn ngữ lập trình Visual Basic ngày càng đợc sử dụng nhiều trong các chơng trình, các đề án của các công ty, doanh nghiệp trong và ngoài nớc Visual Basic là một công cụ lập trình hớng đối tợng rất mạnh Lập trình hớng đối tợng (Object Oriented Programing-OOP) giúp lập trình dễ dàng hơn Nó rất phù hợp khi đợc dùng để phát triển các ứng dụng khách. Bất chấp phê phán trong các giai đoạn đầu, Visual Basic đã đợc nhìn nhận rộng rãi trong cộng đồng kinh doanh là thích ứng tốt trong việc phát triển các ứng dụng khách Một số phê phán cho rằng Visual Basic không đợc biên dịch thành mã cấp máy, nh C hay C++ Thay vì thế, nó đợc biên dịch thành P_code, cần 1 trình biên dịch thời gian thực hiện VBRUN500.DLL. Giờ đây, đúng thực chúng ta có thể biên dịch các ứng dụng Visual Basic của mình, theo thiển ý, Visual Basic là ngôn ngữ tốt nhất trên thị trờng để phát triển rất nhanh các ứng dụng khách hay tự hành Visual Basic có một bản chất toàn diện nên việc sử dụng và liên hợp với các tính năng của Office trở nên dễ dàng hơn, bao gồm Word, Excel, PowerPoint và Access. Từng sản phẩm này tác động nh một OLE Server xuất khẩu một số tính chất, phơng pháp và sự kiện sẵn cho thế giới bên ngoài Visual Basic có thể sử dụng công năng này.
Cách đây nhiều năm, mỗi công ty thờng dùng một kiểu cơ sở dữ liệu.Khi các cơ sở dữ liệu trở nên cơ động hơn và các công ty cần kết nối dữ liệu ở qui mô xí nghiệp, thì bắt đầu nảy sinh nhu cầu cần có một cơ sở dữ liệu mã để có thể truy xuất nhiều cơ sở dữ liệu Vì thế ODBC đợc sáng chế Nó cho phép nhà phát triển viết một ứng dụng có thể truy xuất nhiều kiểu cơ sở dữ liệu
Visual Basic vận dụng ODBC thông qua phơng pháp Opendatabase, sẽ trả về một tham chiếu đến một đối tợng database
Visual Basic đã phát triển qua rất nhiều phiên bản, Basic là ngôn ngữ lập trình phi cấu trúc Basic hầu nh không còn đợc sử dụng trong suốt một thời gian dài vì ngôn ngữ không có cấu trúc chặt chẽ nhng sau đó đợc hồi sinhvới sự xuất xuất hiện ồ ạt của máy vi tính Cho đến nay Visual Basic đã ra phiên bản Visual Basic 6 Nó có rất nhiều tính năng mới so với các phiên bản khác Các điều khiển mới cho phép ta viết các chơng trình ứng dụng kết hợp giao diện, cách xử lý và tính năng của office 2000 và trình duyệt WEB Internet Explorer Không nhất thiết phải có một Instance của điều khiển trên biểu mẫu, VB6 cho phép ta lập trình để thêm điều khiển vào đề án tự động và ta có thể tạo ra các điều khiển ActiveX hiệu chỉnh.
Ta cũng có thể viết các ứng dụng phía máy chủ (Server-Side) dùng HTML động nhúng kết với các th viện liên kết động của Internet information Server Một vài cải tiến cho phép làm việc với các ứng dụng truy cập dữ liệu ở tầm vĩ mô liên quan đến hàng trăm, hàng nghìn ngời sử dụng qua mạng hay qua Internet Trong thế giới lý tởng, mọi ngời sử dụng sẽ có một máy tính với bộ xử lý chạy nhanh nhất, bộ nhớ dồi dào, không gian đĩa không giới hạn, và nối mạng nhanh chóng Thực tế cho thấy rằng đối với hầu hêt mọi ứng dụng, khả năng thi hành thực sự của một ứng dụng sẽ bị ràng buộc bởi một hay nhiều nhân tố Khi ta tạo ra các ứng dụng ngày càng lớn và tinh vi, lợng bộ nhớ mà ứng dụng cần dùng và tốc độ để chúng thi hành càng trở nên quan trọng hơn Ta có thể tối u hoá ứng dụng bằng cách làm cho nó trở nên nhỏ hơn và tăng tốc độ tính toán và hiển thị. Trong khi thiết kế và lập trình ứng dụng, có rất nhiều kỹ thuật khác nhau đợc dùng để tối u hoá khả năng hoạt động Một số kỹ thuật làm cho ứng dụng chạy nhanh hơn; một số khác làm cho ứng dụng nhỏ hơn.VisualBasic chia sẻ hầu hết các tính năng ngôn ngữ với Visual Basic forApplication, một trình ứng dụng chứa trong Microsoft office và nhiều ứng dụng khác Visual Basic, scripting edition hay còn gọi là VBScript, là một ngôn ngữ dùng cho các kịch bản Internet, nó cũng là một tập hợp con của ngôn ngữ Visual Basic Nếu đã từng làm việc với Visual Basic for
Application hay VBScript, ta có thể chia sẻ một số đoạn chơng trình giữa các ngôn ngữ này.
Ngoài ra Visual Basic còn một số u điểm cụ thể sau:
- Làm cho cơ sở dữ liệu dễ bảo trì hơn.
- Khi dùng Visual Basic, ta có thể tạo ra các hàm theo ý mình để tính ra
- một giá trị theo những công thức hay qui trình phức tạp.
- Báo lỗi hay xử lý lỗi theo ý mình: Visual Basic có thể giúp ta phát hiện lỗi của ngời dùng, hiện ra những thông báo dễ hiểu (bằng tiếng Việt) và đôi khi có thể tự động sửa lỗi.
- Tạo và điều khiển các đối tợng: dùng Visual Basic, ta có thể điều khiển tất cả các đối tợng trong cơ sở dữ liệu và cả bản thân cơ sở dữ liệu n÷a.
- Tiến hành các hành động ở mức hệ thống: Với Visual Basic, ta có thể kiểm tra xem một tệp có thể tồn tại trong hệ thống hay không, có thể giao lu với các ứng dụng khác nh Excel thông qua Automation (một cách giao tiếp với các ứng dụng của một ứng dụng từ những ứng dụng khác) hay Dynamic Data Exchange (DDE-một giao thức để trao đổi dữ liệu giữa hai ứng dụng dựa trên Windows) và có thể dùng các hàm trong Dynamic- Link Libraries (DLLs-th viện liên kết động: tập hợp các chơng trình con có thể gọi đợc từ các thủ tục Visual Basic rồi nạp và kết nối với các ứng dụng khi thực hiện).
- Khi dùng Visual Basic ta có thể thiết kế giao diện của chơng trình rất đa dạng, phong phú và thân thiện với ngời sử dụng vì nó có thể giao lu với rất nhiều các ứng dụng khác.
Tuy vậy ngoài những u điểm trên thì Visual Basic cũng tồn tại một số nhợc điểm nh sau:
Hạn chế của đề án: Một đề án duy nhất có thể chứa lên đến 32000 định danh, bao gồm không hạn chế các biểu, điều khiển, Mô-đun, biến, hằng, thủ tục, hàm và đối tợng Tên biến trong Visual Basic có thể không dài hơn 255 ký tự, và tên biểu mẫu (form), điều khiển, Mô-đun và lớp không thể dài hơn 40 ký tự Visual Basic không hạn chế số lợng thực sự các đối tợng riêng biệt trong một đề án.
Hạn chế của điều khiển: Mỗi một điều khiển không phải đồ họa (nghĩa là tất cả các điều khiển hình dạng, đoạn thẳng, điều khiển ảnh và nhãn) sử dụng một cửa sổ Mỗi một cửa sổ sử dụng tài nguyên hệ thống nên nó hạn chế số cửa sổ tồn tại ở một thời điểm Giới hạn chính xác tùy thuộc vào tài nguyên hệ thống hiện có và loại điều khiển đang sử dụng. Để giảm sự tiêu tốn tài nguyên hệ thống , dùng các điều khiển hình ảnh, đoạn thẳng, nhãn và điều khiển ảnh thay cho các điều khiển hộp hình để tạo hoặc hiển thị đồ hoạ.
Tổng số điều khiển: Số điều kiển tối đa cho phép trên một biểu mẫu duy nhất tuỳ thuộc vào loại điều khiển đợc dùng và các tài nguyên hiện có. Tuy nhiên, có một giới hạn cố định là 254 tên của điều khiển trên một biểu mẫu Một mảng điều khiển chỉ tính là một đối với giới hạn này bởi vì tất cả các phần trong một mảng dùng cùng một tên Giới hạn trên chỉ mục của mảng điều khiển là từ 0 đến 32767 đối với tất cả các phiên bản Nếu ta xếp chồng các điều khiển lên nhau, nh là sử dụng một vài điều khiển khung lồng nhau, Visual Basic nói chung chỉ chấp nhận không nhiều hơn
Từ những u điểm trên của Visual Basic thì tôi đã đi đến quyết định chọn ngôn ngữ sử dụng để viết chơng trình là Visual Basic6.0 và cơ sở dữ liệuMicrosoft Access trong môi trờng Windows98
Quản lý giao dịch Lập báo cáo Quản lý danh mục
Sơ đồ chức năng nghiệp vụ(BFD) mức cao nhất của hệ thống thông tin ql bán hàng
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại của hàng sách 292-Tây Sơn
Phân tích hệ thống
1 Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin quản lý bán hàng Trớc hết để có thể thực hiện đợc công việc thiết kế thì cần phải xác định một cách chính xác và cụ thể các chức năng chính của hệ thông thông tin quản lý bán hàng Trong giai đoạn phân tích chức năng này chúng ta cần phải xác định một cách rõ ràng từng chức năng mà cha cần quan tâm tới phơng pháp và công cụ thực hiện các chức năng ấy Sau đây là các sơ đồ chức năng của hệ thông thông tin :
Hệ thống thông tin quản lý bán hàng của cửa hàng sách bao gồm 3 chức n¨ng chÝnh sau:
- Chức năng quản lý danh mục
- Chức năng quản lý giao dịch
- Chức năng Lập báo cáo tổng hợp và chi tiết
Tiếp tục phân rã sơ đồ chức năng trên thành các sơ đồ chức năng phân rã mức1 nh sau:
Phân rã chức năng Cập nhật cho các tệp danh mục (nh danh mục hàng hoá, danh mục ngời bán, nhóm hàng, ) thành các chức năng cụ thể hơn:
- Chức năng quản lý DM nhóm hàng cho các tệp danh mục
- Chức năng quản lý DM ngời bán trong các tệp danh mục
- Chức năng quản lý DM hàng tồn kho trong các tệp danh mục Đợc thể hiện bằng sơ đồ dới đây:
Sinh viên thực hiện: Đinh Thành Vinh-Lớp tin học kinh tế 41B
Quản lý hoá đơn bán hàng
Quản lý phiếu nhập kho
Cập nhật lại tồn kho
CËp nhËt phiÕu nhËp míi
Cập nhật lại tồn kho
Báo cáo chi tiết Báo cáo tổng hợp
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Trần Thị Song Minh
Phân rã chức năng Quản lý giao dịch thành các chức năng cụ thể hơn:
- Chức năng quản lý hoá đơn bán hàng
- Chức năng quản lý phiếu nhập kho Đợc thể hiện bằng sơ đồ dới đây:
Phân rã chức năng Lập báo cáo thành các chức năng cụ thể hơn nh:
- Chức năng Báo cáo tổng hợp
- Chức năng Báo cáo chi tiết Đợc thể hiện bằng sơ đồ dới đây:
Các dữ liệu về ng ời bán, hàng nhập, kho hàng
Hệ thống thông tin quản lý bán hàng
Thông tin ra Dữ liệu vào
2 phân tích luồng thông tin
Trong hệ thông thông tin quản lý bán hàng ta chia luồng thông tin thành 3 giai đoạn đó là :
- Dữ liệu đầu vào ( Quá trình cập nhật dữ liệu )
- Quá trình xử lý dữ liệu
- Thông tin đầu ra ( Quá trình in thông tin báo cáo )
Các giai đoạn này đợc mô tả bằng mô hình phác thảo luồng thông tin trong hệ thống thông tin quản lý bán hàng nh sau:
2.1 Các dữ liệu đầu vào Để có đợc một hệ thống thông tin hoạt động tốt thì việc thu thập dữ liệu đầu vào là rất quan trọng và cần thiết để giúp cho công tác phân tích và thiết kế chơng trình sau này, vì vậy ta cần phải xác định cụ thể dữ liệu đầu vào chính cho hệ thống thông tin quản lý bán hàng Có thể tóm tắt nội dung nh sau:
Dữ liệu về yêu cầu mua hàng của khách:
+ Tên hàng mua + Số lợng hàng mua +
Dữ liệu về phiếu nhập hàng từ nhà cung cấp:
+ Ngày nhập + Ngêi nhËp + Mã hàng nhập + Số lợng hàng nhập +
Dữ liệu về nhân viên bán hàng:
Dữ liệu về hàng hoá:
Các dữ liệu khác có liên quan
- Mẫu biểu của hóa đơn bán hàng :
Họ tên nhân viên bán hàng: Mã Số NV: Số tài khoản Địa chỉ : Điện thoại:
Số TT Tên hàng hóa ĐV tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
Tổng số tiền bán hàng:
- Mẫu biểu của phiếu nhập hàng :
Tên ngời cung cấp: Địa chỉ ngời nhập: Số điện thoại:
Số TT Tên hàng hóa ĐV tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
Tổng số tiền mua hàng:
Nhà cung cấp Nhân viên bán hàng
Ký tên, đóng dấu Ký tên, đóng dấu
Tổng hợp báo cáo hàng bán
Nhân viên bán hàng Ng ời QL cửa hàng
Hàng mua đ ợc chấp nhận
Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động bán hàng tại các thời điểm
Nhà cung cấp Nhân viên bán hàng Ng ời QL cửa hàng
Phiếu nhập hàng Kiểm tra hàng nhËp
Các thông tin đầu ra là các thông tin đã đợc xử lý và tổng hợp từ các dữ liệu đầu vào Do đó những thông tin đầu ra là những thông tin có độ chính xác cao và đáp ứng theo đúng yêu cầu của ngời quản lý Vì vậy thông tin đầu ra là những thông tin kết quả Các thông tin này cho biết những kết quả tức thời nh: báo cáo tổng hợp theo từng loại hoá đơn(Bán hàng, tồn kho, Hàng nhập ) tổng hợp hàng phát sinh trong ngày, các thông tin mang tính chất định kỳ: tổng hợp hàng bán theo ngày, theo tháng,
Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống thông tin quản lý bán hàng
Sinh viên thực hiện: Đinh Thành Vinh-Lớp tin học kinh tế 41B
Tổng hợp báo cáo hàng mua
Lập hóa đơn sơ đồ luồng thông tin thể hiện quá trình nhập hàng theo các thời điểm Để thể hiện rõ hơn cho sơ đồ luồng thông tin bán hàng và nhập hàng theo các thời điểm thì chúng ta sử dụng các phích sử lý vì chúng là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tợng đợc biểu diễn trên sơ đồ Rất nhiều các thông tin không thể thể hiện trên sơ đồ nh hình dạng(Format) của các thông tin vào ra, thủ tục sử lý, phơng tiện thực hiện sử lý sẽ đợc ghi trên các phích vật lý này Sau đây nó đợc thể hiện bằng ba loại phích nh:
Tên tài liệu : Phiếu nhập hàng.
Mô tả : Phiếu có ghi các thông tin về hàng hóa cần nhËp, ®ang thiÕu.
Tên IFD có liên quan : IFD thể hiện hoạt động nhận hàng nhập của
Vật mang : Thông qua giấy
Nguồn : Nhà cung cấp( Cá nhân, Bộ phận sản suất ) Đích : NV nhận hàng của cửa hàng.
Tên tài liệu : Hoá đơn.
Mô tả : Hoá đơn bán hàng
Tên IFD có liên quan : IFD thể hiện hoạt động bán hàng của
Vật mang : Thông qua giấy
Nguồn : Nhân viên bán hàng Đích : Khách hàng, bộ phận QL
Tên kho dữ liệu : sách
Mô tả : Kho lu trữ dữ liệu về sách HTTTQLBH
Tên IFD có liên quan : IFD thể hiện hoạt động bán hàng của
Chơng trình hoặc ng- êi truy nhËp
: Chơng trình quản lý bán hàng
Tên sử lý : Tổng hợp các báo cáo
Mô tả : Tổng hợp báo cáo xuất, nhập hàng tại các thêi ®iÓm
Tên IFD có liên quan : IFD thể hiện hoạt động xuất, nhập hàng
Hệ thống thông tin quản lý bán hàng
Yêu cầu nhập hàng Hoá đơn bán hàng của HTTTQL
Phơng tiện thực hiện : Giao tác trên máy vi tính.
Sự kiện khởi sinh : Cuối ngày, cuối tháng
3 Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý bán hàng
Sơ đồ luồng dữ liệu mô tả hệ thống thông tin nh sơ đồ luồng thông tin nhng trên góc độ trừu tợng Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các sử lý, các lu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tợng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì
3.1 Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống thông tin quản lý bán hàng
Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống thông tin quản lý bán hàng
Khách hàng Nhà cung cấp
Hóa đơn bán hàngYêu cầu nhập hàng
Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin Sơ đồ này không đi sâu vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống Dựa vào sơ đồ này để ta thực hiện công việc xây dựng một DFD Để mô tả hệ thống chi tiết hơn ngời ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ
Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh, ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1 nó đợc thể hiện bằng sơ đồ dới đây:
3.2 Sơ đồ DFD mức 0 của hệ thống thông tin ql bán hàng
Sinh viên thực hiện: Đinh Thành Vinh-Lớp tin học kinh tế 41B
Khách hàng Nhà cung cấp
Yêu cấu mua hàng Phiếu nhập hàng
Hóa đơn bán hàng Phiếu thanh toán
Sơ đồ DFD mức 0 của hệ thống thông tin quản lý bán hàng trên bao gồm :
Tiến trình Quản lý giao dịch (1.0) Tiến trình Quản lý thu chi (2.0) Tiến trình Tổng hợp báo cáo (3.0)
- 3 nguồn và đích thông tin :
Khách hàng Nhà cung cấp Ngời quản lý cửa hàng Phân rã các tiến trình trên ta đợc sơ đồ DFD mức 1 của hệ thống thông tin quản lý bán hàng.
3.3 Sơ đồ DFD mức 1 của hệ thống thông tin ql bán hàng
- Sơ đồ DFD phân rã tiến trình Quản lý giao dịch của hệ thống thông tin quản lý bán hàng đợc thể hiện nh sau:
+ Gồm 3 tiến trình sử lý :
Tiến trình Kiểm tra yêu cầu của khách hàng(1.1).
Tiến trình Kiểm tra hàng nhập(1.3).
Tiến trình Lập hóa đơn(1.2).
Toàn bộ tiến trình này đợc thể hiện bằng sơ đồ sau:
Sinh viên thực hiện: Đinh Thành Vinh-Lớp tin học kinh tế 41B
1.1 Kiểm tra yêu cầu khách hàng
Hàng nhập đ ợc chấp nhận Yêu cầu đ ợc chấp nhận
Hàng hóa Nhà cung cấp
Sơ đồ DFD phân rã tiến trình Quản lý giao dịch(1.0)
Khách hàng, nhà cung cấp
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Trần Thị Song Minh
- Phân rã tiến trình Quản lý thu chi trong sơ đồ DFD mức 0 của hệ thống thông tin quản lý bán hàng ta đợc sơ đồ phân rã mức 1 Sơ đồ này gồm :
Toàn bộ tiến trình này đợc thể hiện bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ DFD phân rã tiến trình Quản lý thu chi(2.0)
Ng ời quản lý cửa hàng
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Trần Thị Song Minh
- Tiến trình Tổng hợp báo cáo trong sơ đồ DFD mức 0 của hệ thống thông tin quản lý bán hàng đợc thực hiên nh : Trớc tiên sự kiện phát sinh đó là ngời quản lý yêu cầu báo cáo về tình hình bán hàng, báo cáo về tình hình nhập hàng, báo cáo về công nợ phải trả, công nợ phải thu của cửa hàng, từ những sự kiên này nhân viên bán hàng cần phải tổng hợp thông tin từ các kho dữ liệu để lập báo cáo và quá trình này đợc thể hiện nh sau:
Ngoài việc thể hiện bằng sơ đồ các luồng dữ liệu, thì chúng ta có thể dùng phích logíc ( giống nh phích vật lý) để hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống nh mô tả thêm cho luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ liệu, tệp dữ liệu và phần tử thông tin Nó đợc thể hiện bằng các phích logíc mẫu sau:
Tên xử lý : Kiểm tra yêu cầu
Mô tả : Kiểm tra yêu cầu của khách hàng
Tên DFD liên quan : DFD mức 1(1.0)
Các luồng dữ liệu vào : Dữ liệu về yêu cầu mua hàngcủa KH
Các luồng dữ liệu ra : Yêu cầu đợc chấp nhận
Kho dl mà xử lý sử dụng : hàng hóa
Mô tả logic xử lý : Nếu có yêu cầu của KH thì nhân viên tiến hành kiểm tra yêu cầu của
KH thông qua kho hàng hóa
Tên xử lý : Kiểm tra hàng nhập
Mô tả : Kiểm tra hàng nhập từ nhà cung cấp
Tên DFD liên quan : DFD mức 1(1.0)
Các luồng dữ liệu vào : Phiếu nhập hàng
Các luồng dữ liệu ra : Hàng nhập đợc chấp nhận
Kho dữ liệu mà xử lý sử dụng : hàng hóa, nhà cung cấp
Mô tả logic xử lý : Khi nhà cc nhập hàng cho cửa hàng thì nv quản lý cần kiểm tra thông tin về ngời nhập và hàng nhập thông qua kho hàng hóa và kho nhà cung cấp
Tên xử lý : Lập hóa đơn
Mô tả : Thực hiện cv lập HĐ bán, mua hàng
Tên DFD liên quan : DFD mức 1(1.0)
Các luồng dữ liệu vào : Dữ liệu về hàng mua, hàng nhập
Các luồng dữ liệu ra : Hóa đơn bán, mua hàng
Kho dữ liệu mà xử lý sử dụng : ngân quỹ
Mô tả logic xử lý : Khi yêu cầu mua, nhập hàng đợc chấp nhận thì nhân viên tiến hành lập hóa đơn thông qua kho Ngân quỹ để QL số tiền bán hàng, nhập hàng
Tên xử lý : Cập nhật thu chi
Mô tả : Thực hiện việc cập nhật thu chi
Tên DFD liên quan : DFD mức 2(2.0)
Các luồng dữ liệu vào : D.liệu về phiếu thu chi
Các luồng dữ liệu ra : Báo cáo
Kho dữ liệu mà xử lý sử dông
Mô tả logic xử lý : Nhân viên bán hàng cập nhật số tiền bán hàng và số tiền mua hàng thông qua phiếu thu chi vào kho ngân quü
Tên luồng Mô tả DFD liên quan
Nguồn Đích Các phần tử t.tin Yêu cầu mua hàng
Thông tin về hàng mua của khách
Thông tin về hàng nhập và nhà cung cÊp
Tên, tuổi, địa chỉ, SL hàng
Thông tin về hàng hãa
Mô tả DFD liên quan
Nguồn Đích Các phần tử t.tin
T.tin vế việc t.toán tiền hàng
Số tiền bán, mua hàng
Mức 2.0 Xử lý 2.2 Bộ phËn quản lý
Mã HH, SL, đ.giá, t.tiền
Mô tả : Kho lu trữ dữ liệu của HTTTQL bán hàng
Tên DFD liên quan : DFD mức 1(1.0, 2.0, 3.0)
Tên sơ đồ cấu trúc dl l.quan : DFD mức 0 của HTTTQLBH
Mô tả : Kho lu trữ dữ liệu của HTTTQL bán hàng
Tên DFD liên quan : DFD mức 1(1.0, 2.0, 3.0)
Tên sơ đồ cấu trúc dl l.quan : DFD mức 0 của HTTTQLBH
Tên kho : Nhà cung cấp
Mô tả : Kho lu trữ dữ liệu của HTTTQL bán hàng
Tên DFD liên quan : DFD mức 1(1.0, 2.0, 3.0)
Tên sơ đồ cấu trúc dl l.quan : DFD mức 0 của HTTTQLBH
thiết kế hệ thống
Tồn kho Có Sản phẩm
1 Thiết kế cơ sở dữ liệu
1.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phơng pháp mô hình hoá
1.1.1 Một số khái niệm cơ bản
- Thực thể: Thực thể trong mô hình logic, dữ liệu đợc dùng để biểu diễn những đối tợng cụ thể hoặc trừu tợng trong thế giới thực mà ta muốn lu trữ thông tin Vấn đề quan trọng là khái niệm thực thể cho một sự liên tởng tới một tập hợp các đối tợng có cùng các đặc trng chứ không phải một đối tợng riêng biệt Thực thể đợc biểu diễn trong một hình chữ nhật và ghi tên thực thể bên trong.
Ví dụ: Thực thể ngời bán
- Liên kết: Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác mà có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể với nhau Khái niệm liên kết hay quan hệ dùng thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực thÓ
Ví dụ: giữa thực thể ngời bán, và thực thể hóa đơn có quan hệ nh sau : Một ngời bán có thể lập nhiều hóa đơn, và một hóa đơn chỉ có thể do một ngời bán lập.
- Khả năng tuỳ chọn của liên kết: trong thực tế nhiều khi có những lần xuất của thực thể A không tham gia vào liên kết đang tồn tại giữa thực thể
A và thực thể B khi đó ta gọi là liên kết tuỳ chọn.
- Số mức độ liên kết: ngoài việc biết thực thể này liên kết với thực thể khac ra sao còn phải biêt có bao nhiêu lần xuáat của thực thể A tơng tác với mỗi lần xuất của thực thể B và ngợc lại.
- Những cặp số lợng liên kết: Một- Một, Một - Nhiều, Nhiều - Nhiều gọi là số mức độ của liên kết
+ Liên kết Một - Một: Một lần xuất của thực thể A đợc liên kết với chỉ một lần xuất của thực thể B
+ Liên kết Một - Nhiều:Mỗi lần xuất của thực thể A đợc liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất của thức thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất hiện của thực thể A.
Ng ời bán có Hóa đơn
Lần nhập có Sản phẩm
+ Liên kết Nhiều – Nhiều: Mỗi lần xuất của thực thể A đợc liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và mỗi lần xuátt của thực thể B đợc liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A
- Chiều của một liên kết: chỉ ra số lợng các thực thể tham gia vào quan hệ đó Có ba loại: một chiều, hai chiều và nhiều chiều.
+ Quan hệ một chiều: là quan hệ mà một lần xuất của một thực thể đ- ợc quan hệ với mmọt lần xuất của chính thực thể đó.
+ Quan hệ hai chiều : là quan hệ trong đó có 2 thực thể liên kết với nhau.
+ Quan hệ nhiều chiều: là quan hệ có nhiều hơn hai thực thể tham gia.
- Thuộc tính: dùng để mô tả các đặc trng của một thực thể hoặc một quan hệ Có các loại thuộc tính sau:
+ Thuộc tính định danh là thuộc tính dùng để xác điịnh một cách duy nhất mỗi lần xuất của thực thể Ví dụ nh mã thuyền viên để xác định duy nhất cho một thuyền viên
+ Thuộc tính mô tả dùng để mô tả về thực thể Ví dụ nh tên, tuổi + Thuộc tính quan hệ dùng chỉ đến một lần xuất nào đó trong quan hệ.
Cách chuyển đổi quan hệ một chiều
- Chuyển đổi các quan hệ 1 @ 1: ta chỉ tạo ra một tệp chung duy nhất để biểu diễn cho thực thể đó Khoá của tệp là định danh của thực thể, các quan hệ tồn tại giữa các lần xuất đợc thể hiện bởi việc dùng lại thuộc tính khía Giá trị của khoá đợc dùng lại này có thể là rỗng nếu quan hệ là tuỳ chọn
- Chuyển đổi các quan hệ 1@ N: tạo ra một tệp thể hiện kiểu thực thể đó.
Khoá của bảng là thuộc tính định danhcủa thực thể, quan hệ sẽ đợc thể hiện bằng cách nhắc lại khoá nh là một thợc tính không khoá
- Chuyển đổi các quan hệ N @ M: ta tạo ra hai tệp, một tệp thể hiện thực thể và một tệp thể hiện quan hệ Khoá của tệp quan hệ đợc cấu thành từ hai định danh của hai thực thể
Cách chuyển đổi quan hệ hai chiều
- Quan hệ hai chiều 1@ 1: ta cần tại ra hai tệp ứng với hai thực thể, có thể chọn thuộc tính định danh của thực thể này là thuộc tính phi khoá của thùc thÓ kia
- Quan hệ hai chiều 1@ N: Trờng hợp này ta tạo ra hai tệp, mỗi tệp ứng với một thực thể Khoá của tệp ứng với thực thể có số mc quan hệ 1 đợc dùng nh khoá quan hệ trong tệpứng với thực thể có số mức N.Khoá quan hệ có thể rỗng nếu quan hệ là tuỳ chọn.
- Quan hệ hai chiều N@ M: Trong trờng hợp này phải tạo ra ba tệp hai tệp mô tả hai thực thể và một tệp mô tả quan hệ Khoá của tệp mô tả quan hệ đợc tạo thành bởi việc ghép khoá của các thực thể tham gia vào quan hệ
1.1.2 Mô tả hoạt động của cửa hàng
Hoạt động của cửa hàng sách bao gồm các công việc: Bán hàng cho khách hàng và nhập hàng từ nhà cung cấp, kiểm soát việc thu chi và kiểm soát số lợng hàng tồn kho Trớc hết đối với việc Bán hàng thì trong cửa hàng có các nhân viên bán hàng túc trực thờng xuyên ở quâỳ, để thực hiện công việc lập hoá đơn thanh toán cho khách hàng, sau đó thu tiền trực tiếp từ khách hàng và giao hàng cho khách khi họ đã chọn đợc hàng và đồng ý mua Và sau đó những nhân viên này phải lu lại số tiền và lợng hàng đã bán đợc, đồng thời cập nhật lại số lợng hàng của từng loại hàng hoá hiện đang có trong cửa hàng, để xem số lợng các hàng hóa này còn nhiều hay ít và những loại hàng nào đã hết để xuất từ kho lên hay nhập thêm hàng từ nhà cung cấp Các nhân viên khác cũng thực hiện các công việc tơng tự nh trên và cuối mỗi ngày phải tổng hợp báo cáo lại toàn bộ số tiền và số l- ợng hàng bán đợc , số hàng tồn lại và những hàng bán hết cho ngời quản lý cửa hàng, để họ điều chỉnh và yêu cầu nhà cung cấp cấp thêm hàng.Ngoài ra khi nhận hàng từ nhà cung cấp thì nhân viên của cửa hàng phải thanh toán tiền cho ngời cấp hàng, sau đó nhập hàng vào kho và cập nhật
Ng ời bán Lập Hóa đơn
Hóa đơn Lập Hàng bán
Tồn kho Lập Sản phẩm lại tồn kho, lập báo cáo tồn kho, báo cáo số lợng hàng nhập và số tiền thanh toán
Sơ đồ quan hệ thực thể của cơ sở dữ liệu Quản lý bán hàng:
1.1.4 Chuẩn hóa mô hình Để chuẩn hóa mô hình ta dựa vào mô hình đã phác thảo trên thu đợc:
Một số thuật toán của chơng trình
1 Thuật toán nhập mật khẩu để truy nhập chơng trình
2 Thuật toán sửa dữ liệu
Hiện bản ghi cần sửa
Tiến hành nhập dữ liệu
Kiểm tra tính hợp lệ
Mở tệp dữ liệu cần dùng
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Trần Thị Song Minh
3 Thuật toán nhập dữ liệu
Sinh viên thực hiện: Đinh Thành Vinh-Lớp tin học kinh tế 41B
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Trần Thị Song Minh
Chọn báo cáo cần kÕt xuÊt
Mở Form tạo báo cáo
4 Thuật toán lập báo cáo
Ch ơng trình quản lý bán hàng
Hệ thống Cập nhật danh mục Quản lý giao dịch Báo cáo Trợ giúp
Cập nhật danh mục ng ời bán
Cập nhật danh mục sản phẩm
Cập nhật danh mục nhóm hàng
Cập nhật danh mục tồn kho
Nhập hoá đơn bán hàng
Báo cáo hàng nhập theo ngày Báo cáo tổng hợp hàng nhập
Báo cáo hàng bán theo loại hoá đơn Báo cáo tổng hợp hàng bán
Báo cáo tổng hợp thu chiBáo cáo tồn kho
thiết kế module chức năng hệ thông
Chơng trình quản lý bán hàng đợc thiết kế thành 5 module ring biệt.
Năm module này cung cấp và bổ xung thông tin cho nhau thể hiện trên năm Menu chính của trơng trình trên thực đơn ngang.
V một số giao diện chính của chơng trình
Màn hình yêu cầu nhập đúng mật khẩu mới sử dụng đợc chơng trình
Sau khi cập nhật đúng mật khẩu ta đợc giao diện làm việc chính của chơng trình Tất cả các thao tác sử dụng đều có trên giao diện này Chơng trình có năm module chức năng chính :
Trong module chức năng hệ thống gồm các chức năng con sau:
- Đăng ký quyền sử dung.
Menu: CËp nhËt danh môc
Trong module chức năng này gồm các chức năng con sau:
- Cập nhật danh mục ngời bán
- Cập nhật danh mục sản phẩm
- Cập nhật danh mục nhóm hàng
- Cập nhật danh mục tồn kho
Menu: Quản lý giao dịch:
Trong module chức năng này gồm các chức năng con sau:
- Nhập hóa đơn bán hàng
Trong module chức năng này gồm các chức năng con sau:
Báo cáo tổng hợp hàng bán Báo cáo hàng bán theo loại hóa đơn
Báo cáo tổng hợp hàng nhập Báo cáo hàng nhập theo ngày
- Báo cáo tổng hợp thu chi
Trong module chức năng này gồm các chức năng sau:
Chức năng: cập nhật danh mục
Bao gồm các danh sách và danh mục cần nhập dữ liệu:
Form nhập danh mục ng ời bán
Form nhập danh mục Sản phẩm
- Giao diện Form Hoá đơn nhập hàng
- Giao diện Form hàng nhập
Một số báo cáo trong MENU Báo cáo
Tổng hợp báo cáo hàng nhập
- Báo cáo thu chi Đánh giá và cài đặt chơng trình
Phần mềm này đợc chạy trong môi trờng hệ điều hàng WINDOWS Hệ điều hành này đang đợc sử dụng rộng rãi nhất hiện nay Các thiết bị nhập dữ liệu chủ yếu là chuột và bàn phím khá thuận tiện Thiết bị đa thông tin ra màn hình hầu hết là màn hình có độ phân giải cao VGA, SVGA, SANTRON và rất nhiều loại màn hình tốt khác rất thuận tiện cho ngời sử dụng trong việc truy xuất thông tin.
Các giải pháp kỹ thuật cần có làm nền tảng cho chơng trình:
- Hệ điều hành WINDOWS 98SE.
- ABC 2.0 phiên bản 32 bit. Để chơng trình làm việc đợc, các bớc cài đặt đợc tiến hành nh sau:
- Cài phông tiếng việt ABC.
- Copy file QLBH.mdb vào th mục C:\CTQLBH
- Copy file QLBH.exe vào th mục C:\CTQLBH
- Từ màn hình Windows ta bấm Start, sau đó kích vào nút Browse để tìm đờng dẫn đến th mục C:\CTQLBH\QLBH.EXE.
Kết quả là File QLBH.EXE đợc mở từ đó kích chuột để thực hiện các yêu cầu cần thiết để vào chơng trình.
Chơng trình này là một chơng trình chạy tốt trong Windows với cầu hình không đòi hỏi cao lắm Nó đảm bảo tính linh hoạt có thể đáp ứng thay đổi bên trong hệ thống trong khi cấu trúc hệ thống có những thay đổi không đáng kể Chơng trình là một tru trình khép kín cho phép viết các hoá đơn bán hàng, hoá đơn xuất hàng và các phiếu nhập kho một cách thuận tiện và nhanh chóng, đặc biệt luôn kiểm tra đợc lợng hàng tồn trong kho ở mọi thời điểm, Để từ đó làm cơ sở viết hoá đơn xuất hàng và bán hàng Ngời sử dụng có thể dễ dàng sử dụng theo các chức năng cho phép nhờ giao diện tiện dùng và hệ trcj tuyến trong từng nội dung cụ thể Mỗi module chơng trình xẽ là một hệ thống bao gồm các chớc năng quản trị cơ sở dữ liệu nh cập nhật, Xem, Sửa dữ liệu, lên báo cáo theo quy định và yêu cầu thông tin cảu nhà quản lý
Ngoài ra còn một số tồn tại nh tính mở của hệ thống cha đợc hiện một cách trọn vẹn Do thời gian có hạn nên hệ quản lý cha hoàn thiện mới chie dừng ở mức làm đợc phần cốt lõi, con một số vấn đề về giao diên cấn đợc bổ xung thêm
Trên đây là toàn bộ chơng trình quản lý bán hàng đợc sử dụng ngôn ngữ Visual Basic và csdl Microsoft Access Mục đích chính khi viết chơng trình này là thực hiện việc giao tiếp giữa ngời sử dụng và máy tình để phục vụ tốt cho giao dịch bán hàng của cửa hàng sách 292 Tây Sơn-Hà Nội Các giao diện trong chơng trình này tơng đối thuận tiện và dễ sử dụng cho các nhân viên bán hàng và nhà quản lý của cửa hàng, chơng trình có hệ thống trợ giúp bằng tiếng việt, có các dòng thông báo bằng tiếng việt khi ngời sử dụng thực hiện thao tác sai Chơng trình giúp cho ngời sử dụng bớt đi một phần công việc mà mọi khi phải tính toán bằng tay, đồng thời nó có độ chính sác cao giúp cho giảm bớt sai sót trong tính toán Chơng trính quản lý bán hàng là một bộ phận cần thiết không thể thiếu đợc của bộ phận bán hàng và nhà quản lý Nó cung cấp các thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời và chính xác cho bộ phận quản lý và các bộ phân khác có nhu cầu sử dụng thông tin đầu ra của hệ thống thông tin quản lý bán hàng trong việc ra quyết định nhập hoặc xuất hàng Chơng trình trên tuy đã đợc thử nghiệm nhng vẫn còn nhiều điểm thiếu sót Vì thời gian thực tập có hạn và một phần hạn chế về mặt kiến thức nên không tránh đợc nhiều khuyết điểm vậy em rất mong đợc sự nhận xét và góp ý của các thấy cô giáo và các bán để em khắc phục và hoàn thiện chơng trình tốt hơn.
Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn cô giáo TS Trần Thị Song Minh,cùng toàn thể các thầy cô giáo trong khoa Tin Học Kinh Tế và các bạn đã tận tình chỉ bảo và giúp đỡ em hoàn thành chơng trình này.