Tài liệu CÔNG CỤ TRA TÌM TÀI LIỆU LƯU TRỮ ppt

Khái niệm Các bộ thẻ là 1 loại công cụ tra cứu thông tin về tài liệu LT, đ ợc phân loại theo ngành hoạt động xã hội, chuyên đề, sự vật, thời gian, địa d , tác giả…... Việc giới thiệu

I Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng,

yêu cầu của công cụ tra tìm TLLT

1 Khái ni m ệ

2 Ý ngh a, tác d ng ĩ ụ

3 Yêu c u đ i v i công c tra tìm ầ ố ớ ụ

TLLT

1.Khái niệm

• Công c tra tìm TLLT là ụ

ph ươ ng ti n tra tìm và ệ thông tin tài li u trong các ệ

l u tr l ch s và l u tr ư ữ ị ử ư ữ

hi n hành ệ

3 Yêu cầu đối với công cụ tra tìm TLLT

• Ph i gi i thi u chính xác n i dung tài li u ả ớ ệ ộ ệ

l u tr đang b o qu n trong kho l u tr ư ữ ả ả ư ữ

• Các lo i công c tra tìm ph i đ ạ ụ ả ượ c xây

d ng th ng nh t v hình th c và n i dung ự ố ấ ề ứ ộ

• Đ m b o vi c tra tìm, l a ch n, t p h p tài ả ả ệ ự ọ ậ ợ

li u nhanh chóng theo yêu c u c a đ c gi ệ ầ ủ ộ ả

• K t c u c a các lo i công c tra tìm tài li u ế ấ ủ ạ ụ ệ

ph i đ n gi n, d hi u, d s d ng ả ơ ả ễ ể ễ ử ụ

II Các loại công cụ tra tìm tài liệu

chủ yếu trong các lưu trữ

1 Mục lục hồ sơ

a Tác dụng:

- Mục lục hồ sơ giới thiệu thành phần,

nội dung, chỉ dẫn địa chỉ của tài liệu.

b C¸c lo¹i môc lôc hå s¬:

- Lo¹i môc lôc hå s¬ giíi thiÖu toµn

bé hå s¬ cña 01 ph«ng l u tr÷

- Lo¹i môc lôc hå s¬ giíi thiÖu toµn

bé hå s¬ cña mét ph«ng l u tr÷ theo thêi gian.

- Lo¹i môc lôc hå s¬ giíi thiÖu toµn

bé hå s¬ cña mét ph«ng l u tr÷ theo c¬ cÊu t ch c ổ ứ

- Trong c¸c PLT nÕu cã các lo¹i h×nh TL kh¸c nhau

=> mçi lo¹i h×nh ® îc lËp thµnh MLHS riªng

* L u ý

- Trong tr ờng hợp 1 phông LT đã đ ợc lập

MLHS rồi, nh ng sau đó cú 1 số HS,TL cần

bổ sung thì sẽ xử lý nh sau:

+ Nếu TL với số l ợng ít thì có thể bổ sung

đằng sau mục lục đã lập và ghi chú thêm

d Cấu tạo mục lục hồ sơ: gồm 2 phần

•Phần 1: phần bản kê tiêu đề hồ sơ

Vớ d : MLHS c a UBND xó Q.Th ng ụ ủ ắ

( Giai đo n I: 2000-2005) ạ

Cặp

hộp Hồ sơ Tiêu đề hồ sơ BD va KT Số tờ BQ TH chú Ghi

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

I Khối tổng hợp

O1 01 Tập Báo cáo và phương

hướng công tác năm 2005)

(2000-30/12/20 00

30/12/20 05

50 VV

II Khối nội chính

05 50 Hồ sơ V/V tuyển quân đợt

Cặp

hộp Hồ sơ Tiêu đề hồ sơ BD va KT Số tờ BQ TH chú Ghi

IV Khối quản lý đất đai, giao thông, thuỷ lợi, xây dựng cơ bản

1/1-45 LD

VI Khối Văn - Xã

25 250 Tập Báo cáo V/V XD”Làng

VH” Năm 2003 5/6—8/10/2003 75 LD

* Phần 2: Công cụ tra cứu của MLHS gồm:

- Tờ nhan đề: ( Còn gọi là tờ đầu của bản mục lục) gồm:

+ Tên kho l u trữ:

+ Tên phông LT:

+ Số phông:

+ Số mục lục:

- Lời nãi ®Çu

- B n ả thèng kª ch÷ viÕt t¾t

- B n ả chØ dÉn

- M c l c c a m c l c ụ ụ ủ ụ ụ

- PhÇn tæng kÕt môc lôc

2 Các bộ thẻ tra tìm tài liệu l u trữ

a Khái niệm

Các bộ thẻ là 1 loại công cụ tra cứu thông tin về tài

liệu LT, đ ợc phân loại theo ngành hoạt động xã

hội, chuyên đề, sự vật, thời gian, địa d , tác giả…

b Tác dụng

- Dùng để giới thiệu thành phần và nội dung tài

liệu l u trữ Mỗi bộ thẻ có thể giới thiệu về một phông l u trữ, một số phông l u trữ, 1 kho l u trữ hoặc toàn bộ tài liệu của phông l u trữ Quốc gia Việc giới thiệu thành phần và nội dung tài liệu không phụ thuộc vào thời gian sản sinh tài liệu,

ph ơng án phân loại TL của từng phông cũng nh ranh giới giữa các phông LT (Sự khỏc nhau v i ớ MLHS- Tớnh ưu vi t ệ c a ủ bộ thẻ)

- Các bộ thẻ giải đáp nhanh chóng những câu hỏi

và những yêu cầu của độc giả tìm hiểu về nội dung của tài liệu l u trữ.

- Các bộ thẻ dùng để chỉ rõ địa chỉ của từng hồ sơ

* Bộ thẻ hệ thống

- Khái niệm: Bộ thẻ hệ thống là công cụ tra tìm tài liệu l u trữ trong đó các thông tin đ ợc phân loại theo đặc tr ng của ngành hoạt

động XH

- Tác dụng: Có khả năng giới thiệu nội dung tài liệu l u trữ không chỉ trong phạm vi 1

phông, 1 kho l u trữ cơ quan, của 1 trung

tâm l u trữ Quốc gia, mà cú th gi i thi u nd ể ớ ệ TLLT c a ủ toàn bộ phông l u trữ Quốc gia.

- Yêu cầu: Ph ơng án phân loại thông tin và

hệ thống ký hiệu phải thống nhất giữa các trung tâm L u trữ Quốc gia và kho l u trữ cơ quan trong cả n ớc.

- Ph ơng án phân loại thông tin: theo từng ngành hoạt

động xã hội Thông tin đ ợc chia ra thành nhiều phần lớn nhất, khái quát nhất Các phần chủ yếu đ ợc sắp xếp theo trật tự logic Những vấn đề có tính chất

tổng hợp sắp xếp tr ớc ( phần này liên quan đến tất cả các lĩnh vực hoạt động xã hội) Những phần có tính chất độc lập thì xếp sau

- Hệ thống ký hiệu: Trong ph ơng án phân loại thông tin

Hệ thống ký hiệu cú th ể theo hình thức thập phân

(t 0-9) ừ , ho c bỏch phõn (t 00-99)- ặ ừ hỗn hợp chữ và số.

Ví dụ: Khung ph©n lo¹i thèng nhÊt th«ng tin tµi liÖu sau n¨m 1945 của các cơ quan NN

Trong từng lĩnh vực hoạt động lớn thông tin TL LT được chia về các cấp độ nhỏ

- Ph ơng án phân loại thông tin th ờng có các

loại hình nh sau:

+ Đối với những sự vật là các sự kiện lịch sử (một cuộc khởi nghĩa, 1 Đảng chính trị, vv ) thì các chuyên đề thành lập theo đặc điểm sự phát triển của các sự

kiện đó.

+ Đối với những sự vật là các ngành khoa học, các

ngành hoạt động xã hội thì các chuyên đề đ ợc lập theo nội dung chuyên môn của chúng.

- Ký hiệu của bộ thẻ sự vật- chuyên đề:

• Có thể bằng số ả rập hoặc kết hợp chữ cái và số ả rập.

• Đề mục ký hiệu bằng chữ cái, ti ể u đề mục ký hiệu bằng số thập phân hoặc bách phân

• Hệ thống ký hiệu này không cần sự thống nhất giữa các kho l u trữ.

* Bộ thẻ sự vật

- Khái niệm: Là bộ thẻ tra tìm nội dung tài liệu l u trữ,

trong đó các thông tin đ ợc phân loại theo sự vật Tên gọi các sự vật đ ợc sắp xếp theo thứ tự vần chữ cái.

- Ph ơng pháp xây dựng: Căn cứ vào đặc điểm của từng

sự vật, có 2 loại bộ thẻ: Bộ thẻ tên ng ời và bộ thẻ tên

địa d

+ Bộ thẻ tên ng ời:

•Là công cụ tra tìm nội dung tài liệu l u trữ,

trong đó các thông tin đ ợc phân chia theo từng cá nhân; mỗi lĩnh vực hoạt động là một

đề mục của ph ơng án phân loại.

Ví d : ụ Bé thÎ giíi thiÖu néi dung tµi liÖu cña nh÷ng nhµ y häc næi tiÕng cña ViÖt Nam

1- Ng÷ (§Æng V¨n)

2- Th¹ch (Ph¹m Ngäc)

3- Tïng (T«n ThÊt) vv.

+ Bộ thẻ địa d

•Là công cụ tra tìm nội dung tài liệu l u trữ,

trong đó các thông tin đ ợc phân loại theo

từng địa danh (tên địa ph ơng, tên Hải đảo, Tên sông vv ) Đ ợc sắp xếp theo vần chữ cái

•Hệ thống ký hiệu: đ ợc áp dụng bằng chữ cái hoặc số.

Vớ dụ: Bộ thẻ giới thiệu về các đảo của Việt Nam.

1- Bạch Long Vĩ ( đảo)

2- Cát Bà ( đảo)

3- Côn ( đảo)

4- Hoàng Sa ( đảo)

* Bộ thẻ thời gian:

• Khái niệm: Là bộ thẻ tra tìm nội dung tài liệu l u trữ, trong đó thông tin đ ợc phân loại theo đặc tr ng đơn vị thời gian ( thế kỷ, thập kỷ, năm, tháng) đ ợc sắp xếp theo thời gian Tên các phần, đề mục trong quá trình phân loại thông tin là đơn vị thời gian.

• Tác dụng: Dùng để giới thiệu nội dung tài liệu về

những vấn đề, những sự vật có số l ợng tài liệu ít và sản sinh trong thời gian dài hàng mấy trăm năm

hoặc mấy chục năm.

• Ký hiệu: th ờng dùng bằng số La mã hoặc số ả rập.

Vớ dụ: Bộ thẻ giới thiệu các bản đồ Việt Nam

c Tra tìm và lựa chọn tài liệu cho bộ thẻ.

•Căn cứ để tra tìm và lựa chọn tài liệu cho bộ thẻ

•Đối t ợng tra tìm và lựa chọn tài liệu

•Tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu cho bộ thẻ

•Yêu cầu

d M« t¶ tµi liÖu lªn thÎ

Ký hiÖu th«ng tin:01.02.24 Sè ph«ng: 01; ML c: ụ 03;

………Hå s¬ : 02; tê sè : 01 Tªn ph«ng: Qu c H i N íc ViÖt Nam d©n chñ C ng hoµố ộ ộ

Néi dung : Biªn b¶n cuéc häp toµn thÓ lÇn thø nhÊt ngµy

2/3/1946 cña Quèc héi n íc ViÖt Nam D©n chñ céng hoµ kho¸ I bµn

vÒ tổ chức bộ máy các cơ quan Nhà nước cấp TW

Thêi gian tµi liÖu: 2/3/1946; §Þa ®iÓm: Nhµ h¸t lín TP HN

e Sắp xếp và hiệu đính bộ thẻ

• Sắp xếp bộ thẻ

• Hiệu đính bộ thẻ

3 S¸ch h íng dÉn néi dung tµi liÖu l u tr÷

a Kh¸i niÖm: S¸ch h íng dÉn néi dung tµi

liÖu l u tr÷ lµ mét lo¹i h×nh c«ng cô tra cøu,

nh»m giíi thiÖu kh¸i qu¸t néi dung tµi liÖu vµ

1 sè th«ng tin tra cøu chñ yÕu cña c¸c ph«ng ® îc b¶o qu¶n trong kho l u tr÷.

b Tác dụng

- Loại công cụ tra cứu này h ớng dẫn độc giả khái

quát nội dung tài liệu của các phông đ ợc bảo quản trong kho l u trữ, trung tâm l u trữ Quốc gia Vì vậy,

sách h ớng dẫn có tác dụng thông tin nội dung tài

liệu trong kho cho độc giả và các cơ quan

- Thông qua sách h ớng dẫn, độc giả có thể đến kho l

u trữ đ yêu cầu sử dụng tài liệu của phông nào ể

Hoặc độc giả không đến kho l u trữ c ũ ng có thể biết khái quát nội dung tài liệu l u trữ.

- Giíi thiÖu néi dung tµi liÖu tõng ph«ng l u tr÷

cô thÓ: cÇn giíi thiÖu vÒ tªn ph«ng; sè

- Tr×nh bµy c¸c c«ng cô tra cøu bæ trî cña

Ví dụ:

• Sách gi i thi u các phông trong TTLTQGI ớ ệ

• Sách gi i thi u các phông trong TTLTQGII ớ ệ

* KÕt luËn

•Ngoµi ba c«ng cô tra cøu: Môc lôc hå s¬; c¸c

bé thÎ; s¸ch chØ dÉn néi dung tµi liÖu kho l u tr÷ lµ c¸c c«ng cô tra cøu chñ yÕu và phæ

biÕn nêu trên, trong c¸c trung t©m l u tr÷

Quèc gia, phßng (kho) L u tr÷ c¬ quan cã thÓ thµnh lËp thªm mét sè lo¹i c«ng cô tra cøu kh¸c nh : B¶n s¬ yÕu tµi liÖu l u tr÷; x©y dùng c¸c c¬ së d÷ liÖu th«ng tin néi dung tµi liÖu l

u tr÷, …

Bài tập thực hành

1 L y 10 ví d minh h a đ đăng ký vào 7 ấ ụ ọ ể

c t c a MLHS ? ộ ủ

2 Nghiên c u tài li u trong phòng (kho) l u ứ ệ ư

tr c a c quan anh (ch ) xem có th l p ữ ủ ơ ị ể ậ

đ ượ c B th l u tr nào? Ví d minh h a? ộ ẻ ư ữ ụ ọ