Tài liệu Chương VII: Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ doc

Nguyễn Lệ Nhu ng - 09125819 97 CHƯƠNG VII CÔNG CỤ TRA TÌM TÀI LIỆU LƯU TRỮ Nguyễn Lệ Nhu ng - 09125819 97 CHƯƠNG VII CÔNG CỤ TRA TÌM TLLT I. Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng, yêu cầu của công cụ tra tìm TLLT II. Các loại công cụ tra tìm tài liệu chủ yếu trong các lưu trữ Nguyễn Lệ Nhu ng - 09125819 97 I. Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng, yêu cầu của công cụ tra tìm TLLT 1. Khái niệm 2. Ý nghĩa, tác dụng 3. Yêu cầu đối với công cụ tra tìm TLLT Nguyễn Lệ Nhu ng - 09125819 97 1.Khái niệm • Công cụ tra tìm TLLT là phương tiện tra tìm TL và thông tin tài liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành. Nguyễn Lệ Nhu ng - 09125819 97 2. Ý nghĩa, tác dụng • Để giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu của các kho lưu trữ • Chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu • Là phương tiện để thống kê thành phần, số lượng tài liệu trong các lưu trữ Nguyễn Lệ Nhu ng - 09125819 97 3. Yêu cầu đối với công cụ tra tìm TLLT • Phải giới thiệu chính xác nội dung tài liệu lưu trữ đang bảo quản trong kho lưu trữ. • Các loại công cụ tra tìm phải được xây dựng thống nhất về hình thức và nội dung. • Đảm bảo việc tra tìm, lựa chọn, tập hợp tài liệu nhanh chóng theo yêu cầu của độc giả. • Kết cấu của các loại công cụ tra tìm tài liệu phải đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng. Nguyễn Lệ Nhu ng - 09125819 97 II. Các loại công cụ tra tìm tài liệu chủ yếu trong các lưu trữ 1. Mục lục hồ sơ 2. Các bộ thẻ tra tìm 3. Sách hướng dẫn nội dung TL kho lưu trữ 4. Bản sơ yếu TLLT 5. Cơ sở dữ liệu thông tin nội dung TLLT Nguyn L Nhu ng - 09125819 97 1. Mc lc h s a. Tác dụng: - Mục lục hồ sơ giới thiệu thành phần, nội dung, chỉ dẫn địa chỉ của tài liệu. - Thống kê số lượng hồ sơ - Hướng dẫn sắp xếp khoa học HS - Cố định phương án phân loại TL Như vậy mục lục hồ sơ vừa là công cụ dùng để tra tìm, vừa để thống kê, vừa để quản lí tài liệu lưu trữ. Vỡ vy, nú l CC ch yu trong cỏc phũng (kho) LT. Nguyễn Lệ Nhu ng - 09125819 97 b. C¸c lo¹i môc lôc hå s¬: - Lo¹i môc lôc hå s¬ giíi thiÖu toµn bé hå s¬ cña 01 ph«ng l­u tr÷ - Lo¹i môc lôc hå s¬ giíi thiÖu toµn bé hå s¬ cña mét ph«ng l­u tr÷ theo thêi gian. - Lo¹i môc lôc hå s¬ giíi thiÖu toµn bé hå s¬ cña mét ph«ng l­u tr÷ theo c¬ cÊu t ch c.ổ ứ Nguyn L Nhu ng - 09125819 97 c. Phương pháp lập MLHS - Đối với những PLT có khối lượng TL ít được chỉnh lý 1 lần thì lập 01 mục lục hồ sơ - Đối với những PLT có khối lượng TL nhiều, chỉnh lý thành nhiều đợt, thì mỗi đợt được lập thành 1 MLHS - Đối với những đơn vị hình thành phông còn đang hoạt động có CCTC ổn định thì lập MLHS cho từng đơn vị t chc. - Nếu phòng, kho lưu trữ nào có khối lượng tài liệu m mật tương đối lớn thì có thể lập thành mục lục hồ sơ riêng - Trong các PLT nếu có cỏc loại hình TL khác nhau => mỗi loại hình được lập thành MLHS riêng [...]... dư, tác giả Nguyn L Nhu b Tác dụng - Dùng để giới thiệu thành phần và nội dung tài liệu lưu trữ Mỗi bộ thẻ có thể giới thiệu về một phông lưu trữ, một số phông lưu trữ, 1 kho lưu trữ hoặc toàn bộ tài liệu của phông lưu trữ Quốc gia Việc giới thiệu thành phần và nội dung tài liệu không phụ thuộc vào thời gian sản sinh tài liệu, phương án phân loại TL của từng phông cũng như ranh giới giữa các phông... người: Là công cụ tra tìm nội dung tài liệu lưu trữ, trong đó các thông tin được phân chia theo từng cá nhân; mỗi lĩnh vực hoạt động là một đề mục của phương án phân loại Nguyn L Nhu Vớ d: Bộ thẻ giới thiệu nội dung tài liệu của những nhà y học nổi tiếng của Việt Nam 1- Ngữ (Đặng Văn) 2- Thạch (Phạm Ngọc) 3- Tùng (Tôn Thất) vv Nguyn L Nhu + Bộ thẻ địa dư Là công cụ tra tìm nội dung tài liệu lưu trữ, trong... 31/12/2005 * Phần 2: Công cụ tra cứu ca MLHS gồm: - Tờ nhan đề: ( Còn gọi là tờ đầu của bản mục lục) gồm: + Tên kho lưu trữ: + Tên phông LT: + Số phông: + Số mục lục: Nguyn L Nhu - Li nói đầu - Bn thống kê chữ viết tắt - Bn chỉ dẫn - Mc lc ca mc lc - Phần tổng kết mục lục Nguyn L Nhu 2 Các bộ thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ a Khái niệm Các bộ thẻ là 1 loại công cụ tra cứu thông tin về tài liệu LT, được phân... những câu hỏi và những yêu cầu của độc giả tìm hiểu về nội dung của tài liệu lưu trữ - Các bộ thẻ dùng để chỉ rõ địa chỉ của từng hồ sơ bảo quản trong kho lưu trữ Nguyn L Nhu c Các loại bộ thẻ Bộ thẻ hệ thống Bộ thẻ sự vật - Chuyên đề Bộ thẻ sự vật Bộ thẻ thời gian Nguyn L Nhu * Bộ thẻ hệ thống - Khái niệm: Bộ thẻ hệ thống là công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ trong đó các thông tin được phân loại theo... hoạt động XH - Tác dụng: Có khả năng giới thiệu nội dung tài liệu lưu trữ không chỉ trong phạm vi 1 phông, 1 kho lưu trữ cơ quan, của 1 trung tâm lưu trữ Quốc gia, m cú th gii thiu nd TLLT ca toàn bộ phông lưu trữ Quốc gia - Yêu cầu: Phương án phân loại thông tin và hệ thống ký hiệu phải thống nhất giữa các trung tâm Lưu trữ Quốc gia và kho lưu trữ cơ quan trong c nước Nguyn L Nhu - Phương án phân loại... chuyên đề - Khái niệm: Là bộ thẻ tra tìm nội dung tài liệu lưu trữ, trong đó các thông tin được phân loại theo sự vật- chuyên đề Các thông tin được sắp xếp theo trật tự logic phát triển của sự vật và chuyên đề đó - Tác dụng: Bộ thẻ sự vật- chuyên đề giới thiệu nội dung của từng kho lưu trữ hoặc một số phông lưu trữ Nó không đòi hỏi tính thống nhất trong các kho lưu trữ khác nhau trên toàn quốc Nguyn... giữa các kho lưu trữ Nguyn L Nhu Vớ d 1: Bộ thẻ "Mặt trận việt minh" có các thông tin sau 1- Sự ra đời của mặt trân 2- Tổ chức mặt trận 3- Đấu tranh chính trị 4- Đấu tranh vũ trang 5- Hồ Chủ Tịch với mặt trận Nguyn L Nhu Vớ d 2: Bộ thẻ :"Cây lương thực" 1- Cây lúa 2- Cây ngô 3- Cây sắn 4- Cây khoai lang Nguyn L Nhu * Bộ thẻ sự vật - Khái niệm: Là bộ thẻ tra tìm nội dung tài liệu lưu trữ, trong đó... thẻ thời gian: Khái niệm: Là bộ thẻ tra tìm nội dung tài liệu lưu trữ, trong đó thông tin được phân loại theo đặc trưng đơn vị thời gian ( thế kỷ, thập kỷ, năm, tháng) được sắp xếp theo thời gian Tên các phần, đề mục trong quá trình phân loại thông tin là đơn vị thời gian Tác dụng: Dùng để giới thiệu nội dung tài liệu về những vấn đề, những sự vật có số lượng tài liệu ít và sản sinh trong thời gian...* Lưu ý - Trong trường hợp 1 phông lưu trữ đã được lập MLHS rồi, nhưng sau đó cú 1 số hồ sơ tài liệu cần bổ sung thì sẽ xử lý như sau: + Nếu TL với số lượng ít thì có thể bổ sung đằng sau mục lục đã lập và ghi chú thêm phn Chng t kt thỳc ca ML + Nu số lượng hồ sơ nhiều và có nội dung quan trọng thì lập MLHS mới - Mục lục hồ sơ chỉ lập riêng cho từng phông lưu trữ, 1 quyển MLHS không... hoc bỏch phõn (t 00-99)- hỗn hợp chữ và số Nguyn L Nhu Vớ d: Khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu sau năm 1945 ca cỏc c quan NN 00 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 Nguyn L Nhu Những vấn đề chung Tổ chức Nhân sự Thi đua khen thưởng Hành chính, Văn thư, Lưu trữ Quân sự Công an Ngoại giao Tư pháp Thanh tra Kiểm sát 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 Nguyn L Nhu Toà án Biên giới Dân tộc, miền núi . Nguyễn Lệ Nhu ng - 09125819 97 CHƯƠNG VII CÔNG CỤ TRA TÌM TÀI LIỆU LƯU TRỮ Nguyễn Lệ Nhu ng - 09125819 97 CHƯƠNG VII CÔNG CỤ TRA TÌM TLLT I. Khái niệm, ý nghĩa,. cầu đối với công cụ tra tìm TLLT • Phải giới thiệu chính xác nội dung tài liệu lưu trữ đang bảo quản trong kho lưu trữ. • Các loại công cụ tra tìm phải được