Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán tại Công ty TNHH Thương Mại Phú Đức

Lời mở đầu Khi nhà doanh nghiệp nào bước chân vào lĩnh vực kinh doanh thì mục tiêu quan trọng hàng đầu đối với doanh nghiệp là tìm kiếm lợi nhuận và khả năng trả nợ. Song trong điều kiện nền kin

P h ụ l ụ c

Lời mở đầu……… 1

Chương 1: Tổng quan về Công ty TNHH TM Phú Đức……… 2

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty….……… …… 2

1.2 Tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty…… ……….… 5

1.3 Đặc điểm hoạt động sản xuất của Công ty….…… … ……… 8

1.4 Tổ chức công tác kế toán của Công ty … ……… ….… … 15

Chương 2.Thực trạng kếtoán nghiệp vụ thanh toán với người mua,bán212.1 Kế toán thanh toán với người mua…… ……… … 21

2.1.1 Chứng từ thanh toán với người mua…… ……… … 21

2.1.2 Kế toán chi tiết với người mua.….….……… ……….……… 25

2.1.3 Kế toán tổng hợp với người mua……… ….………… 29

2.2 Kế toán thanh toán với người bán ……….……… 33

2.2.1 Chứng từ thanh toán với người bán …… ………….……… 33

2.2.2 Kế toán chi tiết với người bán……… … … ………… 39

2.2.3 Kế toán tổng hợp với người bán.……… ………… 43

Chương 3.Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua,bán503.1 Đánh giá thực trạng về kế toán nghiệp vụ thanh toán người mua,bán50 3.1.1 Những ưu điểm………… ……… ……… 51

Danh mục các chữ viết tắt:

- TK : Tài khoản- KT : Kế toán

- TNHH : Trách nhiệm hữu hạn- TM : Thương mại

- GTGT : Giá trị gia tăng- SH : Số hiệu

- NT : Ngày tháng

- TKĐƯ : Tài khoản đối ứng

Danh mục sơ đồ, bảng biểu, mẫu biểu:

• Danh mục sơ đồ:

- Sơ đồ 1: Bộ máy kế toán của Công ty ( Trang 16 )

- Sơ đồ 2: Trình tự ghi sổ của hình thức chứng từ ghi sổ ( Trang 20 )- Sơ đồ 3: Khái quát sơ đồ luân chuyển chứng từ đối với thanh toán với

người mua ( Trang 22 )

- Sơ đồ 4: Khái quát sơ đồ luân chuyển chứng từ đối với thanh toán với người bán ( Trang 34 )

• Danh mục mẫu biểu

- Mẫu biểu số 1: Hoá đơn giá trị gia tăng kiêm phiếu xuất kho của Công ty ( Trang 23 )

- Mẫu biểu số 2: Phiếu thu của Công ty ( Trang 24 )

- Mẫu biểu số 3: Bảng chi tiết phải thu của khách hàng ( Trang 27 )- Mẫu biểu số 4: Bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng ( Trang 28)- Mẫu biểu số 5: Sổ cái tài khoản 131 ( Trang 30 )

- Mẫu biểu số 6: Bảng kê chi tiết công nợ phải thu ( Trang 31 )

- Mẫu biểu số 7: Biên bản công nợ phải thu của khách hàng ( Trang 32 )- Mẫu biểu số 8: Hoá đơn giá trị gia tăng của người bán ( Trang 35 )- Mẫu biểu số 9: Phiếu nhập kho ( Trang 36 )

- Mẫu biểu số 10: Phiếu chi ( Trang 37 )- Mẫu biểu số 11: Uỷ nhiệm chi ( Trang 38 )

- Mẫu biểu số 12: Sổ chi tiết phải trả người bán ( Trang 41 )- Mẫu biểu số 13: Sổ tổng hợp chi tiết cho người bán ( Trang 42 )- Mẫu biểu số 14: Sổ chứng từ ghi sổ ( Trang 43 )

- Mẫu biểu số 15: Sổ chứng từ ghi sổ ( Trang 44 )- Mẫu biểu số 16: Đăng ký chứng từ ghi sổ ( Trang 45 )- Mẫu biểu số 17: Sổ cái tài khoản 331 ( Trang 46 )

- Mẫu biểu số 18: Biên bản đối chiếu công nợ với người bán ( Trang 47 )- Mẫu biểu số 19: Bảng phân tích tình hình tài chính Q2/2007( Trang 43)

Lời mở đầu

Khi nhà doanh nghiệp nào bước chân vào lĩnh vực kinh doanh thì mục tiêu quan trọng hàng đầu đối với doanh nghiệp là tìm kiếm lợi nhuận và khả

năng trả nợ Song trong điều kiện nền kinh thị trường như hiện nay để đạt được mục tiêu lợi nhuận thì các doanh nghiệp phải tìm tòi, xoay sở rất nhiều.

Thua lỗ hay có lãi điều đó phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố chủ quan và khách quan, để tránh những điều không may mắn đó doanh nghiệp phải hiểu chính bản thân mình và phải nắm được những thông tin chính xác, kịp thời Một trong những thông tin quan trọng nhất đối với doanh nghiệp đó là thông tin về quan hệ thanh toán Đặc biệt trong việc thanh toán giữa người mua và người bán.

Để bảo toàn và phát triển vốn của doanh nghiệp phục vụ tốt quá trình kinh doanh thì kế toán phải cung cấp đầy đủ thông tin về hình và khả năng thanh toán của doanh nghiệp trên cơ sở đó nhà quản lý kinh tế phải có những biện pháp giải quyết tốt tình hình công nợ Sau một thời gian thực tập tại Công ty TNHH thương mại Phú Đức với những lý thuyết được học ở trường và sự giúp đỡ hướng dẫn tận tình của Thầy giáo Nguyễn Ngọc Quang và

phòng kế toán của Công ty, em đã đi sâu nghiên cứu vấn để: “Hoàn thiện kế

toán nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán tại Công ty TNHH Thương Mại Phú Đức ”

Đề tài được kết cấu theo 3 chương:

- Chương 1: Tổng quan về Công ty TNHH thương mại Phú Đức

- Chương 2: Thực trạng kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán.

- Chương 3: Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán.

Chương 1

Tổng quan về Công ty TNHH Thương Mại Phú Đức

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty

A Giai đoạn trước năm 1996

Tháng 6 - 1994, Công ty kinh doanh thép Phú Đức được Ông Nguyễn Phú Thịnh đăng ký thành lập thuộc loại hình Công ty tư nhân với mặt hàng kinh doanh chủ yếu là: sắt, thép xoắn, thép xây dựng, thép kỹ thuật, thép lá xà gồ Lúc này Công ty chỉ có một cửa hàng kinh doanh đặt tại 304 Đê La Thành - Đống Đa - Hà Nội Ngoài Ông Nguyễn Phú Thịnh làm giám đốc, Công ty còn có một kế toán chuyên làm Công tác sổ sách và 4 lao động phổ thông đảm nhận các việc xếp dỡ, cắt hàng hoá và vận chuyển theo yêu cầu của khách hàng Với số vốn ban đầu không quá một trăm triệu đồng, quy mô kinh doanh nhỏ, kinh nghiệm chưa có, do đó Công ty không đủ khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Công ty đã tiến hành tìm hiểu, so sánh các nguồn hàng và đó chọn ra được một đối tác ưu việt nhất cho mình đó là Công ty thép Cẩm Nguyên, Công ty này chuyên cung cấp cho Công ty các loại hàng chủ chốt: thép ống tròn, thép hộp vuông, thép hộp chữ nhật, xà gồ, thép xây dựng Ngoài ra để có thêm lợi nhuận và an toàn trong kinh doanh, Công ty đó kinh doanh theo hướng đa dạng hoá kinh doanh và kinh doanh thêm các loại hàng tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dựng như: thiết bị máy móc, phụ tùng cho ngành công nghiệp, nhận làm đại lý bán, đại lý mua và ký gửi hàng hoá.

Để phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế thị trường, mở rộng được quy mô kinh doanh, tăng thị phần trên thị trường, đồng thời cho Công ty mình có tư cách pháp nhân thì Công ty kinh doanh thép Phú Thịnh đó cùng hợp tác một Công ty tư nhân khác do Ông Đinh Quốc Quân làm giám đốc nhằm kết

hợp sức mạnh của cả hai Công ty Chuyển đổi hình thức kinh doanh hiện tại sang một hình thức kinh doanh mới phù hợp hơn đó là Công ty TNHH.

B Giai đoạn từ tháng 2 - 1996

Theo luật Công ty được Quốc hội nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 21/12/1990, Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại Phú Đức ra đời, Công ty do Ủy ban Nhân dân thành phố Hà Nội cấp giấy phép thành lập được Sở kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh với những đặc điểm chủ yếu như sau:

- Tên Công ty: Công ty TNHH Thương mại Phú Đức- Tên giao dịch viết tắt: Phu Duc trading Co.Ltd

- Trụ sở Công ty: Số 324 Đê La Thành - Đống Đa - Hà Nội

- Vốn điều lệ: 500.000.000 (Năm trăm triệu đồng) góp vốn bằng tiền mặt- Các sáng lập viên

+ Ông Nguyễn Phú Thịnh - tỷ lệ góp vốn 50% + Ông Đinh Quốc Quân - tỷ lệ góp vốn 50%- Ngành nghề kinh doanh

+ Buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dựng + Đại lý mua, bán, ký gửi hàng hoá

C Năm 2002

* Công ty đăng ký thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh như sau:- Số vốn điều lệ tăng: 1.500.000.000đ (Một tỷ năm trăm triệu đồng)- Tổng số vốn điều lệ sau khi tăng: 2.000.000.000đ (Hai tỷ đồng)- Phân bố lại vốn góp

+ Ông Nguyễn Phú Thịnh góp 1.750.000.000đ (Một tỉ bảy trăm năm mươi triệu đồng) chiếm 87,5% trong tổng vốn điều lệ.

+ Ông Đinh Quốc Quân góp 250.000.000(Hai trăm năm mươi triệu đồng) chiếm 12,5% trong tổng vốn điều lệ.

* Bổ sung ngành nghề kinh doanh

- Sản xuất các sản phẩm từ kim loại Chủ yếu là ống kim loại- Buôn bán sắt thép và các đồ nội thất

* Đổi điều lệ Công ty theo Luật doanh nghiệp quy định

* Đổi văn Phòng giao dịch sang 288 Đê La Thành - Đống Đa - Hà Nội và chuyển cửa hàng ở 304 Đê La Thành - Đống Đa - Hà Nội sang 316 Đê La Thành - Đống Đa - Hà Nội

- Mở thêm một cửa hàng mới tại 541 Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội

* Công ty mở rộng thêm ngành nghề kinh doanh

- Buôn bán phương tiện vận tải: ô tô,và phụ tùng thiết bị kèm theo.- Dịch vụ cho thuê văn Phòng, kho bãi, nhà xưởng, nhà ở.

- Kinh doanh bất động sản, siêu thị, giải trí.- Vận tải hàng hoá, vận chuyển hành khách

- Đại lý bán vé máy bay, lữ hành nội địa, lữ hành quốc tế và các dịch vụ phục vụ khách hàng, phục vụ khách du lịch, kinh doanh nhà hàng, khách sạn.

* Địa chỉ giao dịch

- Đổi sang địa chỉ:Nhà 2 dãy A1, ngõ 217, Đê La Thành, Đống Đa, HN

Như vậy sau hơn 10 năm tồn tại và phát triển, từ tiền thừn là Công ty kinh doanh thép Phú Đức, ngày nay đó trở thành một Công ty TNHH Thương mại Phú Đức có 5 cửa hàng và 1 kho:

+ Cửa hàng 316 Đê La Thành - Đống Đa - Hà Nội+ Cửa hàng 23 Lạc Trung - Hai Bà Trưng - Hà Nội+ Cửa hàng 541 Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội+ Cửa hàng 441 Lạc Long Quân – Tây Hồ - Hà Nội+ Cửa hàng 200 Phạm Văn Đồng – Từ Liêm - Hà Nội+ Kho hàng số 4 Cầu Tiền - Thanh Trì - Hà Nội

1.2 Tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty Phú Đức.

Là Công ty TNHH 2 thành viên tổ chức theo chế độ 1 thủ trưởng, giám đốc là người có toàn quyền quyết định ở Công ty, giúp việc cho 2 giám đốc có 2 Phó giám đốc

Sơ đồ mô hình của Công tyGiám Đốc

Phó Giám Đốc 1 Phó Giám Đốc 2Phòng kế toánCửa hàng số 2Cửa hàng số 3Cửa hàng số 4Cửa hàng số 5Kho dự trữPhòng kinh doanh

Cửa hàng số 1

* Giám đốc của Công ty

Giám đốc là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình Quyền và nghĩa vụ của giám đốc:

- Tổ chức thực hiện các quyết định của hội đồng thành viên- Tuyển dụng lao động, cho thôi việc lao động

- Ban hành quy chế quản lý nội bộ quyết định việc liên doanh liên kết giải thể.

- Không được lạm dụng địa vị và quyền hạn, sử dụng tài sản của Công ty để thu lợi riêng của bản thân, cho người khác, không được tiết lộ bí mật của Công ty trừ trường hợp hội đồng thành viên chấp nhận.

- Tổ chức kiểm tra và xử lý các vi phạm điều lệ của Công ty.

- Xem xét việc tham gia hoặc rút lui của các thành viên sau khi bàn bạc với các thành viên sáng lập Công ty.

* Phó giám đốc Công ty

Gồm có 2 Phó giám đốc có chức năng và nhiệm vụ:

- Được giám đốc phân công phụ trách việc theo dõi, chỉ đạo và giám sát thực hiện công tác nghiệp vụ của phòng tài chính kế toán, phòng kinh doanh các cửa hàng, kho

- Được quyền ký kết các văn bản giấy tờ và thực hiện các Công việc theo sự uỷ quyền của giám đốc.

- Chịu trách nhiệm trước giám đốc và trước pháp luật nhà nước với phạm vi công việc mà mình đảm nhiệm.

- Báo cáo lại cho giám đốc những công việc đó thực hiện.

- Dưới kế toán trưởng có các kế toán ở các cửa hàng chuyên phụ trách việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ xuất, nhập, tồn kho hàng ngày và báo cáo cho kế toán trưởng.

* Các cửa hàng kinh doanh

Chuyên bán buôn, bán lẻ các mặt hàng: ống thép đen, mạ kẽm chất lượng cao, thép lá, thép góc, C, U, Z, tôn cuộn, mạ màu, mạ kẽm, con tiện, ống hình hoa văn.

Cửa hàng là nơi thực hiện phục vụ yêu cầu nhỏ lẻ, vận chuyển theo yêu cầu của khách hàng đồng thời còn là nơi nhận làm đại lý mua, đại lý bán và ký gửi hàng hoá.

Cửa hàng trưởng do giám đốc bổ nhiệm, miễn nhiệm có nhiệm vụ:- Thực hiện các nghĩa vụ kinh doanh hàng ngày ở các cửa hàng, kiểm tra tình hình xuất nhập hàng hoá.

- Có quyền ký kết các chứng từ hoá đơn thuộc phạm vi quyền hạn của mình.- Cuối ngày có trách nhiệm nộp các báo cáo kết quả kinh doanh trong ngày cho kế toán trưởng và chịu trách nhiệm trước giám đốc về kết quả này.* Kho hàng của Công ty:

- Có trách nhiệm tiếp nhận đầy đủ với về số lượng đúng về chất lượng, quy cách mẫu mã về chủng loại và bảo quản cẩn thận, góp phần hạn chế tình trạng thiếu hụt, mất mát tạo điều kiện giảm chi phí liên thông, đáp ứng kịp thời nhu cầu đa dạng của khách hàng.

- Cung cấp thường xuyên tình hình xuất nhập khẩu tồn kho các kỳ cho giám đốc và cửa hàng trưởng một cách chính xác, quản lý xuất, nhập liên quan hàng hoá trong kho Thực hiện kiểm kê định kỳ.

1.3 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Phú Đức

A Một số chỉ tiêu phản ánh tình hình kinh doanh của Công ty

Hiện nay, Công ty đã, đang hoàn thiện và mở rộng hệ thống tiêu thụ thép Công ty không ngừng quảng bá và nâng cao uy tín của mình trên thị trường

Trong những năm gần đây, Công Ty Phú Đúc đã đạt được những thành tựu đáng kể trong kinh doanh Điều này được thể hiện rõ trong bảng số liệu sau về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong 2 năm 2006 – 2007.

Bảng biểu số 1: Báo cáo lợi nhuận của Công ty trong hai năm 06-07

Dưới đây là báo cáo lợi nhuận của công ty trong 2 năm gần nhất

7 Chi phí quản lý doanh nghiệp 2,096,167,173 3.140,571,271

9 Thu nhập từ hoạt động tài chính 224,982,126 297,164,685 10 Chi phí từ hoạt động tài chính 208,924,541 229,624,157 11 Lợi nhuận từ hoạt động tài chính 16,057,58567,540,528

Qua báo cáo lợi nhuận trên đây, ta có thể thấy được tổng doanh thu năm 2007 tăng hơn so với năm 2006 là 2,992,597,581đ Điều này cho thấy chất lượng hàng của công ty đó tăng lên so với năm 2006, chứng tỏ công ty càng ngày càng tạo uy tín về chất lượng sản phẩm trên thị trường.

Lợi nhuận sau thuế của năm 2007 cũng tăng so với năm 2006, tổng lợi nhuận trước và sau thuế cũng như tổng nộp ngân sách năm sau đều tăng hơn so với năm trước.

Chi phí quản lý doanh nghiệp tăng lên điều này hoàn toàn phù hợp vì quy mô hoạt động kinh doanh của công ty tăng lên so với năm 2006.

Thu nhập từ hoạt động tài chính của công ty cũng tăng lên, việc chi phí hoạt động tài chính tăng lên là hoàn toàn phù hợp với sự tăng lên về doanh thu trong hoạt động này Điều này cũng cho thấy lĩnh vực hoạt động tài chính đang được công ty chú trọng đến.

Tổng lợi nhuận trước thuế năm 2007 tăng hơn năm 2006 là 140,246,059 đ Ta cũng có thể thấy tỷ suất lợi nhuận trước và sau thuế trên tổng doanh thu năm sau cao hơn năm trước tuy nhiên đều vẫn còn hơi thấp.

B Về vốn và tài sản của Công ty

Nguồn vốn của Công ty TNHH TM Phú Đức được hình thành chủ yếu từ nguồn vốn chủ sở hữu do các sáng lập viên đóng góp và bổ sung từ khoản lợi nhuận chưa phân phối, khoản vay ngắn hạn, từ các tổ chức tín dụng, các cơ

người bán, ứng trước của người mua tài sản của Công ty không ngừng tăng lên qua các năm.

Bảng 2: Cơ cấu tài sản của Công ty qua các năm

Nguồn: Báo cáo tài chính hàng nămNăm 2005 tổng TS ngắn hạn và TS dài hạn của Công ty là 6.016.889.632 đồng, trong đó TS ngắn hạn là 5.729.435.344 đồng chiếm 95.22% trong tổng TS, chủ yếu là tiền mặt, các khoản nợ, tài khoản gửi ngân hàng, hàng tồn kho và một số tài sản khác.

Năm 2006 tổng số TS ngắn hạn và TS dài hạn của Công ty là 8.508.613.621 đồng trong đó TS ngắn hạn là 7.396.901.313 đồng chiếm 86,93% trong tổng TS của Công ty.

Năm 2007 tổng số TS ngắn hạn và TS dài hạn của Công ty là 11.948.595.674 đồng trong đó TS ngắn hạn là 10.951.612.220 đồng chiếm 91,65% trong tổng TS của Công ty.

Từ đây ta thấy nguồn vốn của Công ty tăng lên qua 2 năm và tỷ trọng TS ngắn hạn luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn.

Tài sản ngắn hạn đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh Ngoài ra TS dài hạn cũng là cơ sở không thể thiếu khi tiến hàng kinh doanh như nhà cửa, vật kiến trúc, kho, cửa hàng, văn phòng, thiết bị văn phòng, phương tiện vận

chuyển Do đó để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thực hiện công việc được tốt hơn, Công ty luôn quan tâm đến việc đầu tư mới cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho văn phòng, cửa hàng và kho hàng như: mua thêm máy fax, máy photo, các thiết bị vận chuyển, máy đếm tiền

Vì vậy, tuy là Công ty TNHH nhưng tài sản cố định và đầu tư dài hạn của Công ty vẫn không ngừng tăng lên qua các năm.

C Nguồn nhân lực của Công ty

Đây luôn là yếu tố hàng đầu quyết định sự thành bại của Công ty Những người được tuyển dụng phải có năng lực, có chuyên môn nghiệp vụ, có sức khoẻ và tinh thần trách nhiệm với công việc được giao Việc bố trí, sắp xếp nhân viên hợp lý có vai trò rất quan trọng vì nó ảnh hưởng đến hiệu quả Công việc Do đó, ở Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại Phú Đức việc tuyển chọn, tuyển dụng nhân viên cũng được quan tâm rất nhiều và chất lượng của đội ngũ lao động luôn được Công ty chú trọng khi tuyển dụng Do nhu cầu của kinh doanh nên số lao động được sử dụng trong Công ty cũng không ngừng tăng lên qua các năm.

Bảng 3: Số lao động của Công ty qua các năm

Năm 2005: Tổng số lao động của Công ty là 28, đến năm 2006 số lao động hơn so với năm 2005 Công ty phát triển ngày một lớn mạnh quy mô kinh doanh của Công ty ngày càng được mở rộng đòi hỏi phải tăng thêm lao động để đáp ứng yêu cầu đó Do đó năm 2007 tổng số lao động của Công ty sử dụng ở Công ty là 49 người tăng so với năm 2006

Bảng 4: Cơ cấu lao động của Công ty

Qua đây ta thấy ngoài việc tăng quy mô trong kinh doanh, để đạt hiệu quả cao, Công ty còn chú trọng đến chất lượng lao động số lượng lao động có bằng đại học được sử dụng tăng lên qua các năm Nhờ có chiến lược kinh doanh và chính sách tiền lương hợp lý đó thu hút và tuyển chọn được nhiều người tài Tuy nhiên, tỷ lệ này vẫn chưa thể đánh giá là cao

Với quy mô doanh nghiệp nhỏ nên nhân viên trong Công ty còn có những hạn chế nhất định Một người có khi phải đảm nhiệm nhiều Công việc khác nhau, thậm chí cả những Công việc họ không có chuyên môn Điều đó không những gây khó khăn cho chính nhân viên đó mà còn không tạo hiệu quả cao trong công việc.

D Phương thức mua hàng bán hàng của Công ty

* Phương thức mua hàng

Công ty kết hợp cả hai phương thức mua hàng là: phương thức mua hàng trực tiếp và phương thức chuyển hàng.

+ Phương thức mua hàng trực tiếp

Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, Công ty cử cán bộ đơn vị mua hàng mang giấy giới thiệu nhận hàng đến đơn vị bán hàng để nhận theo quy định trong hợp đồng hay mua hàng trực tiếp tại cơ sở sản xuất và chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa về doanh nghiệp

+ Phương thức chuyển hàng là bên bán căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc đơn đặt hàng, chuyển hàng tới cho bên mua hàng tại địa điểm do bên mua quy định.

* Phương thức thanh toán:

+ Thanh toán trực tiếp sau khi nhận hàng Công ty thanh toán tiền ngay cho khách hàng bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc trả bằng hàng đổi hàng

+ Thanh toán sau một thời gian giao hàng (thường theo hợp đồng kinh tế)

* Phương thức bán hàng

+ Phương thức bán buôn hàng hóa qua kho

Bán buôn hàng hóa qua kho là phương thức bán hàng mà trong đó hàng bán phải được xuất từ kho của công ty việc bán buôn hàng hóa phải được thực hiện dưới hai hình thức sau:

+ Bán buôn hàng qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp, theo phương thức này bên mua cử đại diện của mình đến kho của công ty để nhận hàng Công ty xuất hàng tại kho giao trực tiếp cho đại diện bên mua Sau khi đại diện của bên mua nhận đủ hàng, thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ lúc đó hàng hóa được xác định là tiêu thụ

+ Phương thức bán buôn hàng hóa chuyển thẳng không qua kho: hình thức này được căn cứ vào hợp đồng đó ký kết hoặc theo đơn đặt hàng công ty xuất kho hàng hóa đến địa điểm nào đó bên mua quy định Vận chuyển thẳng, theo phương thức này công ty sau khi mua hàng nhận hàng không đưa về kho mà chuyển đến các đại lý ký gửi bán thẳng.

E Đối tượng khách hàng

Theo quan điểm định hướng khách hàng và quan điểm marketing thương mại thì khách hàng là người có vai trò quan trọng, quyết định đến mọi hoạt động kinh doanh của Công ty Do đó Công ty cần phải tìm mọi cách tiếp cận và chinh phục khách hàng.

Khách hàng của Công ty hiện nay là những khách hàng ở miền Bắc chủ yếu tập trung ở Hà Nội chiếm khoảng 80% thị trường kinh doanh của Công ty ngoài ra còn phân bổ rải rác các tỉnh Nam Định, Hà Tây, Cao Bằng, Hải Phòng, Thái Nguyên

1.4 Tổ chức Công tác kế toán tại Công ty TNHH TM Phú Đức

Hiện nay bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến Kế toán trưởng là người điều hành trực tiếp các nhân viên kế toán không thông qua khâu trung gian nhận lệnh Kế toán trưởng là người điều hàng mọi công việc và chịu mọi trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc về điều hành công tác kế toán, kiểm soát toàn bộ quá trình lưu thông tiền tệ, đảm bảo đủ nguồn vốn kinh doanh, kiểm tra giám sát tiến độ thực hiện trong phòng, giám sát hợp đồng mua bán của Công ty, chịu trách nhiệm lập các báo cáo tài chính Với việc tổ chức này làm cho mối quan hệ phụ thuộc trong bộ máy kế toán trở nên đơn giản Phòng kế toán của Công ty là bộ máy kế toán duy nhất của đơn vị thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán từ khâu thu nhận, ghi sổ đến khâu xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo.

Dưới quyền kế toán trưởng là các nhân viên kế toán có chức năng nhiệm vụ và quyền hạn riêng về khối lựơng công tác kế toán được giao Họ có trách nhiệm quản lý trực tiếp, thực hiện ghi chép, phản ánh tổng hợp đối tượng kế toán phần hành mà họ đảm nhiệm cụ thể như sau:

Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty TNHH Phú Đức

*Nhiệm vụ của từ nhân viên kế toán :

- Kế toán trưởng: Phụ trách chung về Công tác kế toán, tài chính.Kế toán trưởng

Kế toán ở các cửa hàngtrực thuộc

Kế toán tổng hợp

Kế toán

nội bộ Kế

toán tiền mặt và tiền Kế

toán chi phíKế

toán công nợKế

toán mua hàngKế

toán khoKế

toán bỏn hàng

- Kế toán tổng hợp:Chịu trách nhiệm tổng hợp, lập báo cáo quyết toán cuối kỳ.

- Kế toán mua hàng: Theo dõi chi tiết Công nợ mua hàng và vào nhật ký tài khoản 331.

- Kế toán hàng tồn kho: Theo dõi tài khoản 156, tổng hợp tất cả các mặt hàng tồn trong kho, ở cửa hàng.

- Kế toán Công nợ: Chịu trách nhiệm theo dõi các khoản phải thu khách hàng.

- Kế toán Chi phí: Theo dõi và tổng hợp Chi phí bán hàng, Chi phí quản lý doanh nghiệp và phân bổ Chi phí thu mua hàng hoá.

- Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: trực tiếp thu và chi tiền mặt tại quỹ,

đồng thời cũng theo dõi khoản tiền gửi của doanh nghiệp tại ngõn hàng.

- Kế toán nội bộ: Theo dõi các khoản thu chi nội bộ tại doanh nghiệp.

A Chính sách kế toán chung

- Niên độ kế toán : Từ 1/1/N đến 31/12/N- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép : VND

- Kỳ hạch toán : do quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty với khối lượng lớn đòi hỏi cung cấp thông tin nhanh chóng và hiệu quả nên kỳ hạch toán xác định là tháng.

- Kỳ lập báo cáo : Các báo cáo tổng hợp và lập vào cuối mỗi quý - Phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

- Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.- Phương pháp đánh giá hàng tồn kho theo phương pháp FIFO.

- Phương pháp tính khấu hao TSCD theo phương pháp khấu hao theo phương pháp đường thẳng.

- Hình thức kế toán : Chứng từ ghi sổ Các loại sổ sử dụng gồm: + Chứng từ ghi sổ

+ Sổ cái các tài khoản

+ Sổ kế toán chi tiết: Để phù hợp với hoạt động tại Công ty kế toán chi tiết tiến hành mở một sổ kế toán chi tiết sau:

* Sổ chi tiết thanh toán với người bán * Sổ chi tiết phải thu của khách hàng * Sổ chi tiết thanh toạn tạm ứng

B Tổ chức vận dụng chứng từ và tài khoản kế toán

- Hệ thống tài khoản sử dụng:

Do đặc điểm quy trình công nghệ với sản xuất kinh doanh của Công ty cho nên Công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 1141 Nhìn chung Công ty áp dụng tài khoản cấp 1,2 do Nhà nước ban hành Các tài khoản thanh toán cũng được chi tiết theo từng đối tượng thanh toán.

- Hệ thống chứng từ

Công ty sử dụng các loại chứng từ theo chế độ Nhà nước ban hành Đối với từng phần hành Công ty tổ chức chứng từ phù hợp, chặt chẽ cho từng phần hành Nếu khách hàng hay nhà cung cấp thanh toán thì chứng từ hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi được lập, biên lai thu tiền Còn giấy đề nghị thanh toán tạm ứng và giấy thanh toán tiền tạm ứng được dùng khi tạm ứng thanh toán cho cán bộ công nhân viên.

C Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán.

- Hệ thống sổ kế toán

Do áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ nên tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải ghi sổ mà trọng tâm là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó là sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh Các loại sổ sử dụng bao gồm:

+ Chứng từ ghi sổ : là sổ tổng hợp phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo vế có của các tài khoản

+ Sổ cái : là sổ kế toán tổng hợp ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản Mỗi tài khoản mở một sổ cái với tổng số phát sinh nợ được phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng có lấy từ sổ chứng từ ghi sổ có liên quan Sổ cái chỉ mở một lần vào ngày cuối tháng sau khi đối chiếu số liệu trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Trình từ ghi sổ như sau:

Chứng từ thanh toán với khách hàngSổ chi tiết TK131,331

Bảng tổng hợp chi tiếtSổ quỹ

Chứng từ ghi sổ

Sổ cái TK131,331Bảng cân đối TKBáo cáo tài chính

Quy trình ghi sổ thanh toán với khách hàng theo hình thức chứng từ ghi sổ

Trong đó:

Ghi hàng ngàyGhi định kỳ

- Thanh toán bằng tiền mặt là hình thức thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt khi mua hàng hóa, dịch vụ

- Thanh toán không dùng tiền mặt như thanh toán bằng séc, ủy nhiệm chi, thanh toán bù trừ (phát sinh giữa nhà cung cấp và công ty trong đó nhà cung

cấp lại là khách hàng) ngoài ra, công ty thanh toán theo hình thức thư tín dụng khi Công ty nhập khẩu nguyên vật liệu tuy nhiên hình thức này chi phí cao Công ty phân chia khách hàng thành hai nhóm đối với khách hàng có thể áp dụng cho khách hàng theo phương thức thanh toán theo định kỳ hoặc thanh toán trả chậm trừ những hợp đồng mua hàng bán hàng không thường xuyên hoặc khách hàng mới thì phải thanh toán trực tiếp, thanh toán ngay.

2.1 Kế toán thanh toán với người mua

2.1.1 Chứng từ thanh toán với khách hàng

Quan hệ thanh toán với khách hàng nảy sinh khi Công ty bán hàng húa, dịch vụ của mình theo phương thức bán chịu hoặc theo phương thức trả trước Thông thường việc bán buôn hàng hóa hoặc bán hàng theo phương thức nêu trên chỉ xảy ra trong các nghiệp vụ bán buôn hàng hóa hoặc bán qua các đại lý của Công ty Kế toán thanh toán với khách hàng do công ty lập và hoàn thành các thủ tục pháp lý theo phương thức mua bán đã thoả thuận Các chứng từ sử dụng thường gồm :

Các chứng từ bán hàng:

+ Hóa đơn bán hàng ghi nhận khoản nợ phải thu đối với khách hàng Vì muốn gây dựng thương hiệu, uy tín nên doanh nghiệp đó quyết định dùng hoá đơn tự in được Cục thuế Hà Nội phê duyệt và được in tại Công ty in Bộ Tài Chính Hóa đơn đặc thu kiêm phiếu xuất kho này được lập thành 4 liên: ( liên 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 chuyển cho Phòng kế toán, liên 4 giao cho thủ kho ) Trên hóa đơn có ghi rõ giá bán chưa thuế, thuế suất, tiền thuế, tổng giá trị thanh toán, chủng loại, phương thức thanh toán.(Mẫu biểu 1)

Chứng từ thanh toán :

+ Phiếu thu phản ánh số tiền đó thu của khách hàng Khi khách hàng trả bằng tiền mặt kế toán tiền mặt lập phiếu thu trên cơ sở kiểm tra hóa đơn GTGT Phiếu thu trên cơ sở kiểm tra hóa đơn giao cho khách hàng kế toán

công ty căn cứ vào chứng từ này để ghi sổ Ngoài ra còn có giấy thanh toán bự trừ.

Khái quát sơ đồ luân chuyển chứng từ

Khách hàng Phòng Kế toán thủ quỹ Kế toán Thủ Kế hoạch Tiền mặt tiêu thụ kho

Lưu Trữ

Hợp đông Lập hóa Lập phiếu Thu Ghi Xuất Mua hàng đơn kiêm thu tiền sổ hàng Phiếu XK

Mẫu biểu số 01 Hoá đơn giá trị gia tăng kiêm phiếu xuất kho

C ô n g T y T N H H T h ư ơ n g M ạ i P h ú Đ ứ c

Trụ sở chính : Phòng 1707, Toà nhà 27, Đường Huỳnh Thúc Kháng, P Láng Hạ, Q Đống Đa, Hà Nội

Địa chỉ giao dịch : Nhà 2, Dóy A1, Ngừ 217, Đê La Thà nh, P Ô Chợ Dừ a, Q.Đống Đa Hà Nộ i

(Liên 1: Lưu)

Ngày 04 tháng 06 năm 2007

Tên khách hàng: Anh Tuấn Hưng

Đơn vị: Công ty CP đầu tư và phát triển Vạn XuânĐịa chỉ: Số 4 ngừ 87 Đức Giang, Hà Nội

Phuduc steel

Mẫu số 01 GTKT - 4LL - 01 Ký hiệu: AA/2006T

Số: 0001064

STTTên hàng hoá, dịch vụĐơn vị tínhSố lượngĐơn giáThành tiền

Bằng chữ: Ba trăm hai mươi triệu tám trăm linh sáu ba trăm chín chín đồng./

Người mua hàng Thủ kho Người lập hoá đơn Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Phát hành theo CV số 27690/CT-AC ngày 16 tháng 11 năm 2004 của Cục thuế TP Hà nội

Mẫu Biểu số: 02 Phiếu thu

ty

in Tài

Đã nhận đủ số tiền : ( Chín mươi triệu đồng )

Người nộp

(Ký tên )

* Tài khoản sử dụng

Do đặc điểm kinh doanh của công ty thị trường tiêu thụ hoạt động lớn, số

lượng khách hàng đa dạng, nghiệp vụ bán hàng diễn ra phong phú do đó để theo dõi hết khách hàng một cách khoa học và chính xác trong quá trình hạch toán kế toán sử dụng tài khoản 131- Phải thu của khách hàng Được chi tiết cho từng khách hàng đối với khách hàng thường xuyên còn đối với khách hàng không thường xuyên được ghi chung cho một khách hàng lẻ để theo dõi thanh toán một cách dễ dàng.

Ví dụ :

TK 131 – Công ty xăng dầu Quân Đội TK 131 – Công ty nhựa Đông á

TK 131 – Khách hàng mua lẻ

2.1.2 Kế toán chi tiết với người mua.

* Sổ chi tiết theo dõi

Đối với hạch toán chi tiết phải thu khách hàng kế toán của công ty mở chi tiết từng đối tượng khách hàng Nhưng để giảm bớt số lượng sổ chi tiết phải thu của khách hàng thì Công ty phân loại khách hàng thành hai nhóm: Khách hàng thường xuyên và khách hàng không thường xuyên mở chung một sổ chi tiết.

* Hạch toán chi tiết

Đối với các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đên khách hàng sẽ được theo dõi trên danh sách chứng từ phát sinh của chi tiết tài khoản 131 chi tiết cho từng khách hàng dựa trên chứng từ kế toán như: Hóa đơn GTGT, phiếu thu Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu rồi lập bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng bao gồm số phát sinh, số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ cho tất cả các khách hàng.

+Ngày 04/06/2007 Bán hàng cho Công ty Vạn Xuân, tổng giá trị là 320,806,399 đ

Nợ TK 131 : 320,806,399 Có TK 511 : 305,529,904 Có TK 333 : 15,276,495

+Ngày 10/06/2007 Bán hàng cho Công ty Xăng Dầu Quân Đội tổng giá là: 286,053,963 đ

Nợ TK 131 : 286,053,963

Có TK 511 : 272,432,346 Có TK 333 : 13,621,617

+Ngày 23/06/2007 Bán hàng cho Công ty Nhựa Đông á, tổng giá trị là: 64,230,283 đ

Nợ TK 131 : 64,230,283

Có TK 511 : 61,171,698 Có TK 333 : 3,058,585

+Ngày 30/06/2007 Bán hàng cho Công ty Vạn Xuõn, tổng giá trị là: 43,287,884 đ

Nợ TK 131 : 43,287,884

Có TK 511 : 41,226,556 Có TK 333 : 2,061328

Căn cứ vào hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu thu, biên bản giao hàng kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết phải thu của khách hàng Sau đó, kế toán tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết phải thu khách hàng cuối tháng lập bảng chi tiết cho tất cả các đối tượng như sau:

Mẫu biểu số 03: Bảng chi tiết phải thu của khách hàng

Công ty TNHH TM Phú Đức SỔ CHI TIẾT PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG

Công ty CP phát triển và đầu tư Vạn Xuân

Mẫu biểu số 04: Bảng tổng hợp chi tiết phải thu của khách hàng.

Công ty TNHH TM Phú ĐứcSỔ CHI TIẾT PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG

TK:131- Phải thu của khách hàngTháng 06 năm 2007

Công ty sử dụng bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng được mở cho tất cả các khách hàng nó tổng hợp số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ của từng khách hàng.

Đối với hạch toán tổng hợp phải thu của khách hàng kế toán công ty sử dụng chỉ có sổ cái tài khoản 131.

Để hạch toán tổng hợp phải thu của khách hàng kế toán tập hợp số liệu từ danh sách chứng từ chi tiết tài khoản 131 và bảng chi tiết tài khoản 131 Hàng tháng, kế toán thanh toán tiến hành đối chiếu danh sách chứng từ và bảng chi tiết TK 131 rồi sau đó tổng hợp số dư phát sinh để cuối quý ghi sổ cái Tk 131.

Mẫu biểu số 05: Sổ cái

SỔ CÁI

Tên TK 131: Phải thu khách hàng