Bài giảng tổ chức sự kiện

Môn học tổ chức sự kiện tập trung nghiên cứu xác định rõ mục đích yêu cầu của sự kiện trong bối cảnh cụ thể của môi trường với chủ sự kiện và đối tượng sự kiện hướng tới, xem xét các mối quan hệ được hình thành giữa các thành viên tham gia khi sự kiện được thực hiện. Đó là những điều kiện tiền đề quyết định nên hay không nên tổ chức sự kiện.Tổ chức sự kiện nghiên cứu phương pháp chung nhất xây dựng và thực hiện quá trình tổ chức sự kiện. Quá trình tổ chức sự kiện bao gồm quá trình chuẩn bị cho sự kiện, quá trình thực hiện sự kiện và các hoạt động sau sự kiện. Với đối tượng nghiên cứu đòi hỏi phải có sự khái quát toàn bộ sự kiện đồng thời cũng phải chi tiết, cụ thể đối với từng khâu, từng bước công việc, thậm chí phải xác định phương pháp cho từng công việc.Tổ chức sự kiện còn nghiên cứu phương pháp xác định thời gian, không gian và môi trường. Đây là những bộ phận quan trọng cấu thành sự kiện và thành công của sự kiện. Việc xác định thời gian, địa điểm không gian phù hợp là rất cần thiết, đòi hỏi phải có phương pháp đúng đắn. Tổ chức sự kiện phải tập trung nghiên cứu những phương pháp đó. Tuy nhiên, tổ chức sự kiện chỉ tập trung làm sáng tỏ những vấn đề chung nhất của phương pháp tổ chức, đi vào những sự kiện cụ thể đòi hỏi phải có sự vận dụng, sáng tạo. Hơn nữa, các hoạt động sự kiện luôn luôn đổi mới, không có sự trùng lặp, đòi hỏi phải thường xuyên vận dụng sáng tạo trong phương pháp tổ chức để xác định được thời gian thích hợp với sự kiện.Ngoài những đối tượng đã đề cập trên, tổ chức sự kiện còn đi vào nghiên cứu phương thức tổ chức thực hiện, bao gồm việc phân phối nguồn lực thực hiện quản trị các hoạt động của giai đoạn chuẩn bị, hoạt động giai đoạn diễn ra sự kiện và hoạt động của giai đoạn sau sự kiện. Xây dựng mô hình tổ chức và cơ chế hoạt động đảm bảo phát huy được kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ của từng cá nhân, đồng thời các tổ chức nội bộ doanh nghiệp cũng thực hiện để có sự kết hợp, hỗ trợ lẫn nhau giữa các cá nhân cũng như giữa các tổ chức nội bộ một cách tối ưu, duy trì sự hoạt động của các cá nhân, các tổ chức nội bộ thuộc doanh nghiệp một cách hài hòa, bảo đảm cho dòng chảy công việc liên tục thông suốt với năng suất cao.Phạm vi nghiên cứu tập trung đi sâu vấn đề mô tả quy trình tổ chức sự kiện, mô tả kỹ năng tác nghiệp cho từng khâu, từng công việc cụ thể của từng cá nhân. Ngoài ra môn học cũng đi sâu nghiên cứu các vấn đề liên quan đến việc bảo đảm về an toàn, sức khỏe của quan khách, an toàn về tài sản và công tác bảo đảm an ninh trong suốt quá trình diễn ra các hoạt động sự kiện...Nội dung môn học: Tổng thời lượng cho mô đun là 30 tiết được chia thành 3 chương, cụ thể:Chương 1: Khái niệm, bản chất và vai trò của TCSK.Chương 2: Kế hoạch tổ chức sự kiện.Chương 3: Tổ chức thực hiện.Phương pháp nghiên cứu:Tổ chức sự kiện là ngành học tương đối mới mẽ và đang có xu hướng phát triển rộng, bởi vậy trước hết phải biết vận dụng phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử vào việc nghiên cứu môn học “Tổ chức sự kiện”. Môn học này bao gồm cả phần lý thuyết và thực hành, vì vậy khi nghiên cứu môn học cần phải kết hợp giữa lý luận và thực tiễn, đồng thời cần liên hệ với kiến thức các môn học khác như: Pháp luật, tâm lý, kỹ năng giao tiếp, tổng quan du lịch, văn hóa du lịch, kỹ năng kinh doanh... cập nhật những kiến thức mới và đón bắt xu hướng phát triển của ngành quan hệ công chúng để làm tài liệu tham khảo và tham quan thực tế. Ngoài ra, còn áp dụng nhiều phương pháp giảng dạy có hiệu quả như: Sử dụng phương tiện truyền thông và công nghệ thông tin, tổ chức thực hành bằng hình thức trực quan sinh động để hướng học sinh, sinh viên củng cố kiến thức, thực hiện thuần thục các kỹ năng thực hành về các nội dung quan trọng của môn học này.  

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Môn học tổ chức kiện tập trung nghiên cứu xác định rõ mục đích yêu cầu kiện bối cảnh cụ thể môi trường với chủ kiện đối tượng kiện hướng tới, xem xét mối quan hệ hình thành thành viên tham gia kiện thực Đó điều kiện tiền đề định nên hay không nên tổ chức kiện Tổ chức kiện nghiên cứu phương pháp chung xây dựng thực trình tổ chức kiện Quá trình tổ chức kiện bao gồm trình chuẩn bị cho kiện, trình thực kiện hoạt động sau kiện Với đối tượng nghiên cứu địi hỏi phải có khái quát toàn kiện đồng thời tiết, cụ thể khâu, bước cơng việc, chí phải xác định phương pháp cho cơng việc Tổ chức kiện cịn nghiên cứu phương pháp xác định thời gian, không gian môi trường Đây phận quan trọng cấu thành kiện thành công kiện Việc xác định thời gian, địa điểm không gian phù hợp cần thiết, địi hỏi phải có phương pháp đắn Tổ chức kiện phải tập trung nghiên cứu phương pháp Tuy nhiên, tổ chức kiện tập trung làm sáng tỏ vấn đề chung phương pháp tổ chức, vào kiện cụ thể địi hỏi phải có vận dụng, sáng tạo Hơn nữa, hoạt động kiện ln ln đổi mới, khơng có trùng lặp, địi hỏi phải thường xuyên vận dụng sáng tạo phương pháp tổ chức để xác định thời gian thích hợp với kiện Ngoài đối tượng đề cập trên, tổ chức kiện vào nghiên cứu phương thức tổ chức thực hiện, bao gồm việc phân phối nguồn lực thực quản trị hoạt động giai đoạn chuẩn bị, hoạt động giai đoạn diễn kiện hoạt động giai đoạn sau kiện Xây dựng mơ hình tổ chức chế hoạt động đảm bảo phát huy kỹ chuyên môn nghiệp vụ cá nhân, đồng thời tổ chức nội doanh nghiệp thực để có kết hợp, hỗ trợ lẫn cá nhân tổ chức nội cách tối ưu, trì hoạt động cá nhân, tổ chức nội thuộc doanh nghiệp cách hài hòa, bảo đảm cho dịng chảy cơng việc liên tục thơng suốt với suất cao Phạm vi nghiên cứu tập trung sâu vấn đề mơ tả quy trình tổ chức kiện, mô tả kỹ tác nghiệp cho khâu, cơng việc cụ thể cá nhân Ngồi môn học sâu nghiên cứu vấn đề liên quan đến việc bảo đảm an toàn, sức khỏe quan khách, an toàn tài sản cơng tác bảo đảm an ninh suốt q trình diễn hoạt động kiện Nội dung môn học: Tổng thời lượng cho mô đun 30 tiết chia thành chương, cụ thể: Chương 1: Khái niệm, chất vai trò TCSK Chương 2: Kế hoạch tổ chức kiện Chương 3: Tổ chức thực Phương pháp nghiên cứu: Tổ chức kiện ngành học tương đối mẽ có xu hướng phát triển rộng, trước hết phải biết vận dụng phương pháp vật biện chứng vật lịch sử vào việc nghiên cứu môn học “Tổ chức kiện” Môn học bao gồm phần lý thuyết thực hành, nghiên cứu môn học cần phải kết hợp lý luận thực tiễn, đồng thời cần liên hệ với kiến thức môn học khác như: Pháp luật, tâm lý, kỹ giao tiếp, tổng quan du lịch, văn hóa du lịch, kỹ kinh doanh cập nhật kiến thức đón bắt xu hướng phát triển ngành quan hệ công chúng để làm tài liệu tham khảo tham quan thực tế Ngoài ra, cịn áp dụng nhiều phương pháp giảng dạy có hiệu như: Sử dụng phương tiện truyền thông cơng nghệ thơng tin, tổ chức thực hành hình thức trực quan sinh động để hướng học sinh, sinh viên củng cố kiến thức, thực thục kỹ thực hành nội dung quan trọng môn học Chương 1: KHÁI NIỆM, BẢN CHẤT VÀ VAI TRÒ CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN Mục tiêu : - Hiểu trình bày ý nghĩa tổ chức kiện, hoạt động tác nghiệp kiện, thành phần tham gia kiện - Phân tích đặc điểm hoạt động tổ chức kiện - Phân biệt loại hình kiện - Hiểu chứng minh vai trò, tác động kiện tới thành phần tham gia kiện đời sống xã hội Trong thời đại ngày nay, hoạt động tổ chức kiện diễn thường xuyên hàng ngày nhiều lĩnh vực khác từ nhỏ đến lớn, từ đơn giản đến phức tạp, từ buổi sinh nhật đại tiệc hay hoạt động văn hóa tổ chức trị kinh tế xã hội đến diễn đàn lớn mang tầm vóc quốc gia, quốc tế tạo ý cộng đồng Cùng với tiến trình cơng nghiệp hóa, đại hóa, hoạt động tổ chức kiện không ngừng phát triển với phân công lao động xã hội ngày sâu sắc cạnh tranh trở nên gay gắt Chính vậy, hoạt động tổ chức kiện mối quan tâm xã hội Ở nước ta, hoạt động tổ chức kiện hình thành từ có quyền cách mạng (năm 1945), nhiên tính chất hoạt động tổ chức kiện hầu hết phục vụ cho nhiệm vụ trị Đảng dân tộc, đồng thời tập trung sâu cho cơng tác giáo dục trị tư tưởng Từ ngày đổi đến nay, hoạt động tổ chức kiện trở thành ngành dịch vụ phát triển nhanh chóng bề rộng lẫn bề sâu trở thành ngành kinh doanh hấp dẫn đời sống xã hội Việc nghiên cứu nguyên lý rèn luyện kỹ tổ chức kiện mang tính chuyên nghiệp vấn đề xúc đặt người quan tâm năm gần Lưu ý: Tổ chức kiện tượng phổ biến khắp giới trở thành nghề có tính chun nghiệp đại Để nhìn nhận đối tượng hoạt động tổ chức kiện, cần có nghiên cứu đầy đủ vấn đề đối tượng qua khái niệm Khái niệm tổ chức kiện 1.1 Sự kiện gì? Tổ chức kiện thuật ngữ Việt Nam, có nhiều cách hiểu khác thuật ngữ Trước tiê,chúng ta tìm hiểu ý nghĩa từ kiện theo cách tiếp cận liên quan đến dịch vụ tổ chức kiện Theo từ điển tiếng Việt: Sự kiện việc có ý nghĩa quan trọng xảy ra, có ý nghĩa đời sống xã hội Theo nghĩa phổ biến đời sống xã hội, kiện tượng, cố, biến cố mang tính chất bất thường xuất Ví dụ nói đến kiện kinh tế tiêu biểu Việt Nam năm người ta đề cập đến: Việc xăng tăng giá, khủng hoảng kinh tế, … Trong số lĩnh vực khác kiện cịn có ý nghĩa hồn tồn khác hẳn, ví dụ thống kê học trường hợp xuất biến cố xem kiện Trong lĩnh vực tổ chức kiện Việt Nam người ta thường quan niệm: kiện hoạt động diễn lĩnh vực thể thao, thương mại, giải trí, lễ hội, hội thảo, hội nghĩ,… Tuy nhiên, việc quan niệm hoạt động “sự kiện” cịn có nhiều cách hiểu khác nhau: - Có người hiểu kiện theo nghĩa có hoạt động mang tính xã hội cao, với quy mơ lớn, có ý nghĩa định đời sống kinh tế xã hội (cả tỉnh nước, phương tiện truyền thông quan tâm đưa tin) xem kiện Ví dụ kiện như: hội nghị nước nỗi tiếng Pháp, SEAGAMES 23, thi hoa hậu báo tiền phong… - Trong đó, có người lại hiểu “sự kiện” theo nghĩa gần với “sự việc” có nghĩa kiện đương nhiên cách hiểu nói trên, có bao hàm hoạt động thương mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, cộng đồng hẹp đời sống xã hội thường ngày như: tang ma, đám cưới, sinh nhật, tiệc mời, … - Ngồi ra, “sự kiện” cịn hoạt động liên quan đến hoạt động thương mại, marketing doanh nghiệp như: hội thảo, hội nghị, khai trương, giới thiệu sản phẩm mới, hội chợ, triển lãm, … Ngay số cơng ty có dịch vụ tổ chức kiện Việt Nam, phần giới thiệu sản phẩm “tổ chức kiện” tập trung nội dung mà quan tâm đến lĩnh vực xã hội đời sống thường ngày khác Trong ba cách hiểu nói trên, “sự kiện” tiếp cận số lĩnh vực, phạm vi định Với phát triển nghề “tổ chức kiện” tiếp cận theo ba hướng không đủ Theo tài liệu này, cách tiếp cận kiện lĩnh vực cần vào đặc trưng mô tả nghề, hoạt động nghề tổ chức kiện thừa nhận mang tính phổ biến giới Với quan điểm này, nên hiểu kiện dựa nghĩa tổ chức kiện tương ứng với event management – tiếng anh Cách hiểu hợp lý, nghiên cứu thuật ngữ từ ngôn ngữ phổ biến khác tiếng Pháp, Đức, Ý, Hà Lan,… mượn từ gốc event management (trwuf tiếng Tây Ban Nha gestión de eventos) Ở nước phát triển lĩnh vực trở tahnhf nghề, ngành công nghiệp dịch vụ đặc thù, họ cso hệ thống lý luận nghề nghiệp tương đối đầy đủ chặt chẽ Theo tiếng Anh, kiện (event) bao hàm lĩnh vực rộng như: + Bussiness event: Các kiện liên quan đến kinh doanh + Corporate enents: Các kiện liên quan đến doanh nghiệp (lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty, hội nghị khách hàng…) + Fundraising events: Sự kiện nhằm mục đích gây quỹ + Exhibitions: triển lãm + Trade fairs: Hội chợ thương mại + Entertainment events: Sự kiện mang tính chất giải trí + Festive events: Lễ hội, liên hoan + Government events: Sự kiện quan nhà nước + Meetings: Họp hành, gặp giao lưu + Seminars: Hội thảo chuyên đề + Workshops: Bán hàng + Conference: Hội thảo + Convetions: Hội nghị + Social and cultural events: Sự kiện văn hóa xã hội + Sporting events: Sự kiện liên quan tới thể thao + Marketing events: Sự kiện liên quan tới marketing + Promotional events: Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại + Brand and product launches: Sự kiện liên quan tới thương hiệu, sản phẩm… Như khái quát khái niệm kiện (trong lĩnh vực tổ chức kiện) sau: Sự kiện cá hoạt động xã hội lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, trò chơi cộng đồng, cá hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục – tập quán… Như kiện cần hiểu: - Bao gồm tất hoạt động đề cập - Không giới hạn phạm vi không gian, thời gian lĩnh vực hoạt động - Nó có nghĩa tương đương với ý nghĩa từ Sự kiện (event) nghề Tổ chức kiện (event management) tiếng Anh 1.2 Tổ chức kiện gì? Theo quan niệm hoạt động tổ chức kiện hoạt động liên quan đến việc thiết kế, tổ chức thực kiện Theo quan điểm kinh doanh tổ chức kiện bao gồm số toàn hoạt động từ việc thiết kế (design), triển khai (execusion) đến kiểm soát (control) hoạt động kiện nhằm đạt mục tiêu định mà kiện đề Qua nghiên cứu hoạt động tổ chức kiện ngày Việt Nam, thấy tổ chức kiện bao gồm hoạt động nghiên cứu kiện; lập kế hoạch, chương trình cho kiện; điều hành diễn biến kiện; kết thúc kiện,… Tổ chức kiện q trình hoạt động có chủ đích diễn khoảng thời gian không gian định, bao gồm số tồn cơng việc: nghiên cứu yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị yếu tố cần thiết; tổ chức tiến hành diễn biến kiện nhằm chuyển tới đối tượng tham dự thông điệp truyền thông định theo yêu cầu chủ thể tham gia vào kiện (khách hàng mục tiêu) Để có nhận thức đắn khái niệm tổ chức kiện, cần làm rõ đối tượng tham gia tổ chức kiện mối quan hệ họ Các thành viên có vai trị định tới thành công kiện: - Chủ sở hữu kiện: Là người có nhu cầu tổ chức kiện, chủ sở hữu kiện cá nhân quan, doanh nghiệp, tổ chức đoàn thể Chủ sở hữu kiện có nhu cầu truyền đạt thông điệp tới đối tượng nhận tin kiện, chủ sở hữu người đầu tư cho hoạt động kiện Trong đó, nhà tổ chức kiện nhà tổ chức chuyên nghiệp mời để thực hoạt động kiện theo đơn đặt hàng chủ sở hữu kiện - Đối tượng tham dự kiện: Là khách mời theo u cầu chủ kiện, đối tượng nhận thông điệp truyền thông kiện Tùy theo yêu cầu chủ kiện mà đối tượng tham dự khác nhau: * Chủ kiện doanh nghiệp khách mời họ phải hướng tới khách hàng mục tiêu công chúng * Chủ kiện tổ chức đồn thể khách mời kiện cá nhân thuộc đối tượng mà tổ chức đồn thể thu hút, tập hợp * Ngồi ra, kiện mang tính chun đề khách mời cịn chi tiết cụ thể Bản chất kiện 2.1 Nâng cao nhận thức cộng đồng - Bản thân trình tổ chức kiện tạo khối lượng việc làm định cho xã hội, với tác động kinh tế (đã đề cập trên), thấy kiện tạo khối lượng việc làm đáng kể cho xã hội - Khi có phát triển dịch vụ tổ chức kiện, góp phần nâng cao đời sống người dân, phát triển văn hóa tiên tiến đậm đà sắc dân tộc (qua việc tổ chức thành công lễ hội chẳng hạn) Sự kiện giúp người có điều kiện giao lưu, đoàn kết tiếp cận với sống đại, góp phần nâng cao chất lượng sống - Sự kiện phạm vi quốc tế góp phần vào việc mở rộng củng cố mối quan hệ đối ngoại làm tăng thêm hiểu biết lẫn dân tộc nước giới Ví dụ : qua Segames 23 tổ chức Việt Nam góp phần phát triển mối quan hệ Việt Nam với nước khu vực - Tổ chức kiện truyền thống (ví dụ lễ hội văn hóa, phong tục tập quán, lễ hội tín ngưỡng ) cách chuyên nghiệp tác động trực tiếp gián tiếp đến việc bảo tồn di sản văn hóa quốc gia, nâng cao truyền thống, lịng tự hào dân tộc, tính tự trọng, tự tơn dân tộc, thúc đẩy việc giữ gìn nâng cao sắc văn hố, bảo tồn tính đa dạng văn hố, khắc phục tính tự ty dân tộc 2.2 Quảng bá hình ảnh, thương hiệu Xu phát triển thị trường, trước có cơng ty lớn nước ngồi ý đến việc tổ chức kiện nhiều doanh nghiệp lớn nước bắt đầu quan tâm đến hình thức quảng bá thương hiệu mẻ tổ chức kiện Nghề tổ chức kiện sống quanh năm năm đơn vị tổ chức vài kiện lớn nhỏ Lớn kinh phí từ vài trăm triệu đến vài tỉ đồng, nhỏ vài chục triệu: tổ chức live show (chương trình ca nhạc lớn có ngơi sao, truyền hình trực tiếp), kiện cộng đồng (đi người nghèo), road show (triển lãm di động qua nhiều địa phương); tổ chức hội chợ thương mại triển lãm; chương trình giới thiệu sản phẩm mới, hội nghị khách hàng, buổi họp báo, hội thảo Mỗi kiện diễn vài đến kéo dài năm Tổ chức kiện (Event Planning) cơng việc góp phần “đánh bóng” cho thương hiệu sản phẩm công ty thông qua kiện (events) Ví dụ hãng xe Toyota tung sản phẩm ô tô đời mới, công ty tổ chức kiện mắt công phu, mời khách hàng thân thiết tiềm báo giới đến tham gia kiện quan trọng Đây hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi giao lưu với bạn hàng, đối tác, quan truyền thông, quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp… 2.3 Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ Có thể khẳng định tổ chức kiện loại hình kinh doanh dịch vụ, đa dạng phong phú Sản phẩm tổ chức kiện mang tính tổng hợp cao, kết hợp hàng hố dịch vụ dịch vụ chiếm tỷ trọng đa số Tính tổng hợp thể chỗ: tổ chức kiện cần đến dịch vụ nhiều ngành nghề khác như: vận chuyển, lưu trú, ăn uống, giải trí, biểu diễn, in ấn, an ninh, xây dựng, thiết kế… Vì tổ chức kiện liên quan đến việc nghiên cứu yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị yếu tố cần thiết; tổ chức tiến hành diễn biến kiện nên mang tính dịch vụ rõ rệt Cần lưu ý sản phẩm tổ chức kiện có yếu tố hàng hóa (hữu hình) định, sản phẩm vật chất; thức ăn, đồ uống… nói sản phẩm tổ chức kiện dịch vụ khơng hồn tồn xác mà phải nói dịch vụ chiếm tỷ trọng đa số 2.4 Đa dạng hóa ngành nghề Như đề cập, kiện hoạt động xã hội lĩnh vực thương mại, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, trò chơi cộng đồng, hoạt động xã hội khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục- tập quán… Từ trước đến hoạt động thường xuyên diễn nhiên, chủ yếu nhà đầu tư kiện trực tiếp đứng tổ chức Một số kiện lớn có tầm quan trọng người ta thường lập ban tổ chức, nhiên trình tổ chức hạn chế nhiều mặt nên hiệu hạn chế định Với kiện mang tính chất văn hóa, phong tục tập quán… kiện đơn giản đám cưới, hội họp, gặp mặt… việc tổ chức không phức tạp, người chủ trì cần có số kinh nghiệm định thực Tuy nhiên, điều kiện kinh tế xã hội phát triển, với hội nhập vào kinh tế văn hóa nhân loại, tác động phương tiện thông tin đại chúng (đặc biệt Internet) nhu cầu, mục tiêu chủ đầu tư kiện thường cao nhiều Ngay kiện mang tính phổ biến đơn giản nói việc tổ chức theo kinh nghiệm không đáp ứng yêu cầu chủ đầu tư kiện, điều địi hỏi cần có nhà tổ chức kiện chuyên nghiệp Đặc biệt, kiện liên quan đến kinh doanh, thương mại như: buổi lễ khai trương, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, quan hệ công chúng, triển lãm, hội chợ, gặp mặt khách hàng… tầm quan trọng, mức độ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh doanh nghiệp nên chủ đầu tư doanh nghiệp tất yếu cần đến nhà tổ chức kiện chuyên nghiệp để đạt mục tiêu Ngồi ra, tính chất phức tạp kiện, để đạt ý tưởng, mục tiêu tổ chức kiện cần phải có nhà tổ chức kiện chuyên nghiệp để tận dụng kinh nghiệm khả tổ chức đội ngũ Một lý khác, diễn kiện đặc biệt kiện tương đối lớn dịch vụ cần có cho kiện đa dạng (như dịch vụ trang trí, sân khấu, dẫn chương trình, tiếp đón, lưu trú, ăn uống…) doanh nghiệp, tổ chức vừa đóng vai trị chủ đầu tư kiện kiêm nhà tổ chức kiện không đủ thông tin, kinh nghiệm để đảm đương hết tất dịch vụ Xuất VN khoảng năm 1995 với vài công ty người nước ngồi, đến số cơng ty làm nghề tổ chức kiện nhiều Chiếm số đông khoảng 20 công ty nhỏ vừa chuyên PR/event Việt Nam Max, Coon, Galaxy, Venus , (nhân viên công ty thường 2-4 người vài chục) Cịn số lượng cơng ty quảng cáo cơng ty khác có kèm event vơ số Theo kết nghiên cứu độc lập gần Công ty FTA dựa vấn trực tiếp 70 “đại gia” (như Pepsi, Unilever, Tiger/Heineken, Gillette, Kodak, Philips Moris, Nestlé, Dutch Lady, SonyEricsson, Honda, Microsoft, Vinamilk, Thiên Long, Kinh Đô ), ngành PR/event Việt Nam tăng trưởng nhanh, ước tính 30% với 20 công ty chuyên PR/event hàng trăm công ty quảng cáo làm “kèm” 66% công ty tự làm 77% công ty thuê làm hoạt động PR/event Khách hàng vấn cho biết họ “hài lòng” với kết đem lại Những yếu tố mà họ mong đợi “có mối quan hệ tốt” (với báo chí, quan chức năng), “nhiệt tình”, “chun nghiệp”, “hiệu quả” điều khơng hài lịng dịch vụ “thiếu sáng tạo” Vì vậy, 44% đặt yếu tố “sáng tạo” lên hàng đầu, sau đến “phục vụ khách hàng”, “kỹ truyền đạt thông tin”, “kỹ giải vấn đề” với yêu cầu “không đụng hàng” Max Communications đứng đầu danh sách 20 công ty nhắc đến, theo sau Galaxy, Venus, XPR & Mai Thanh Các cơng ty có lợi thành lập từ lâu, am hiểu thị trường nên đưa ý tưởng vừa độc đáo vừa phù hợp với sắc dân tộc, quan trọng chi phí nhẹ cơng ty đa quốc gia Hơn nữa, thị trường Việt Nam dù phát triển mạnh song “mẩu bánh nhỏ” không bõ để đại gia nhảy vào Xu hướng phát triển cầu dịch vụ tổ chức kiện Xu hướng phát triển cầu dịch vụ tổ chức kiện Theo kết khảo sát vào năm 2006 công ty nghiên cứu thị trường FTA tổ chức kiện cơng cụ marketing sử dụng phổ biến nhất, đứng sau quảng cáo nghiên cứu thị trường Trung bình hàng năm giới doanh nghiệp chi 20 tỉ USD cho việc quảng bá sản phẩm 15 tỉ USD cho việc tổ chức kiện khác hội nghị khách hàng, giới thiệu trưng bày sản phẩm… Theo chuyên gia xu tổ chức event có “chủ đề” Các chủ đề thu thập từ văn hóa khác sau chọn lọc lại thành bố cục tổng thể cho event tạo nên kiện mang tính khác biệt cao sáng tạo thiết kế Mục đích xu hướng đảm bảo giá trị giải trí lẩn thương mại mở hướng riêng cho công ty việc nâng cao độ nhận biết thương hiệu, độ am hiểu sản phẩm thâm chí thu hút hệ khách hàng tiềm tương lai Riêng thị trường Việt Nam, việc tổ chức kiện công ty thay đổi rõ rệt chất lượng số lượng Ngày có nhiều cơng ty tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, họ nhận việc tổ chức kiện có ý nghĩa quan trọng hình ảnh thương hiệu họ Việt Nam gia nhập WTO đươc năm, ngành công nghiệp quảng cáo nước phát triển mạnh mẽ nhiều đại gia quảng cáo giới ạt đổ xô vào thị trường Việt Nam, nhiều công ty quảng cáo nước thành lập, điều tạo nên cạnh tranh gay gắt ý tưởng, chất lượng giá Việc nhiều tập đoàn lớn đầu tư vào Việt Nam, nhiều sản phẩm, dịch vụ đa dạng lạ mang đến với người tiêu dùng mãnh đất màu mở để ngành quảng cáo khai thác Đối với cung tổ chức kiện Việt Nam thấy chưa có ngành kinh doanh dịch vụ tổ chức kiện độc lập Số công ty chuyên kinh doanh tổ chức kiện cịn Các cơng ty có tham gia tổ chức kiện chủ yếu là: Các doanh nghiệp quảng cáo, marketing; doanh nghiệp tổ chức hội chợ triển lãm; công ty du thực Mặt khác cần ý hoạt động chuẩn bị có tác dụng vào hoạt động chuẩn bị khác, địi hỏi phải thực điều kiện tiền đề 8.1.2 Lập kế hoạch thời gian: 8.1.2.1 Lập thời gian biểu cho công tác chuẩn bị: Sau khái quát hoạt động chuẩn bị tổ chức kiện hệ thống hoá hoạt động đó, nhà tổ chức tiến hành xâu chuổi hạng mục công việc Cố gắng khái quát cụ thể, đầy đủ tránh thiếu sót Từ hạng mục tiến hành xác định hạng mục chủ yếu, quan trọng mà thiếu chúng kiện tổ chức được, hạng mục công việc nối với thành chuỗi chạy thẳng tới thời gian mà tổ chức kiện thực hiện, từ hạng mục nhà tổ chức tiếp tục xác định hạng mục công việc phụ trợ Như vậy, hạng mục cơng việc có số hạng mục cơng việc phụ trợ theo, có quan hệ mật thiết với 8.1.2.2 Xác định thời gian cho chuẩn bị tổ chức kiện: Cần phân tích để xác định thời gian cần thiết cho chuẩn bị tổ chức kiện Trước hết cần lấy thời gian từ bắt đầu lập kế hoạch đến bắt đầu tổ chức kiện mức độ khống chế cho toàn thời gian hạng mục công việc chuẩn bị Với mức thời gian khống chế, tuỳ theo nguồn lực, tuỳ theo yêu cầu thời gian mà nhà tổ chức có phương cách chuẩn bị cho thích hợp theo phương pháp sau: Sơ đồ phương pháp chuẩn bị tổ chức kiện: Thời gian Loại t1 hạng mục - Hạng mục công việc chủ yếu A quan trọng - Hạng mục công việc phụ trợ M1 M2 - Thời gian dự phòng: to t2 t3 t4 B C D N1 N2 K1 K2 Z1 Z2 - Thời gian khống chế: tα a) Phương pháp chiếu: Được thực việc xâu chuỗi hạng mục cơng việc theo dịng chảy thời gian thống nhất, thực hết hạng mục công việc đến hạng mục công việc khác, hạng mục công việc thực nối tiếp Sơ đồ phương pháp chiếu sau: M1 M2 A N1 N2 B tα ≥ t1 + t2 + t3 + t4 + to K1 K2 C b) Phương pháp song song: Được thực việc phân chia hạng mục công việc thành nhóm khác nhau, xâu chuỗi hạng mục cơng việc nhóm, tiến hành thực hạng mục cơng việc theo trình tự nhóm Các nhóm thực cơng việc hồn thành thời gian thống Sơ đồ phương pháp song song sau: tα - to ≥ t1 + t2 + t3 + t4 M1 M2 A N1 N2 B K1 K2 C Z1 Z2 D Phương pháp có ưu điểm rút ngắn thời gian chuẩn bị, song hạn chế tổ chức phức tạp, khó khăn kiểm tra giám sát c) Phương pháp kết hợp: Nhà tổ chức kết hợp phương pháp chiếu với phương pháp song song việc xâu chuỗi hạng mục cơng việc với thành dãy cơng việc, công việc cần nhiều thời gian quan trọng sau thơng số giảm dần Sơ đồ phương pháp kết hợp sau: M1 M2 N1 A N2 B t α - to ≥ t + t + t + t K1 Z2 Z1 C D Phương pháp áp dụng điều kiện có thời gian dài để chuẩn bị nguồn lực yếu, thiếu Ưu điểm phương pháp nhà tổ chức có điều kiện để kiểm tra trực tiếp hoạt động chuẩn bị, song nhược điểm phương pháp Tuỳ theo tính chất kiện mà nhà tổ chức tiến hành phương pháp thích hợp nhằm thực nội dung kế hoạch, mang lại hiệu cao 8.1.3 Lập kế hoạch quy trình thực kiện: a Hình dung kiện: Hình dung kiện yếu tố quan trọng để đảm bảo kiện thành công Đây xem quy trình giúp nhà tổ chức bước khái quát toàn nội dung hoạt động kiện, giúp thấy vị trí công việc kiện phát sinh mâu thuẫn nhà tổ chức kiện giải mâu thuẫn từ khâu lập kế hoạch Hãy cố gắng hình dung kiện từ đầu đến cuối, cần có khả xun suốt kiện Ví dụ: Một kiện thực với hội trường có cửa vào hẹp, rõ ràng xuất ùn tắc vào (đầu kiện) (kết thúc kiện) Nhà tổ chức phải giải mâu thuẫn từ lập kế hoạch giải pháp mở rộng cửa (nếu có thể), lập phịng chờ ngồi hội trường kéo dài thời gian vào (hoặc ra) hoạt động phụ trợ như: Hoạt động văn hố văn nghệ, trị chơi… Hình dung trước kiện giúp nhà tổ chức kiện xác định xác số lượng cán bộ, nhân viên đảm nhận công việc phục vụ tốt cho việc thực nhiệm vụ giảm trùng lặp, sai sót Hình dung kiện giúp nhà tổ chức cân nhắc tất phương án, đồng thời xác định nhu cầu tài phương án b Khái quát nội dung: Nhà tổ chức cần quán triệt mục đích, nhiệm vụ kiện, phải nghĩ tới tất khía cạnh nội dung hoạt động cụ thể, biện pháp cụ thể tổ chức thực chúng Những vấn đề sau phải giải khái quát nội dung chương trình hoạt động kiện: - Mục đích kiện - Nhiệm vụ kiện - Những hoạt động cụ thể kiện - Thành phần tham dự kiện - Thời gian tổ chức kiện - Địa điểm thực kiện - Lên kế hoạch hợp đồng trước để có địa điểm cho tổ chức kiện 8.1.4 Xây dựng dự toán lập kế hoạch chuẩn bị kinh phí cho kiện: a Tầm quan trọng ngân sách (nguồn kinh phí): Ngân sách vấn đề quan trọng hàng đầu tổ chức kiện Ngân sách định việc tổ chức kiện thực hay khơng mục tiêu quy mô tổ chức kiện Yêu cầu tiên lượng ngân sách nhà tổ chức: - Cần khẳng định có hay khơng có ngân sách - Cần thu xếp đủ ngân sách dù tổ chức kiện nhỏ hay lớn Không thể sử dụng ngân sách thiếu hụt để tổ chức kiện - Cần xác định rõ quy mơ, vị trí, địa điểm tổ chức kiện để chi phối ngân sách b Dự toán sơ ngân sách: Trước hết, nhà tổ chức phải dự kiến danh mục hàng hoá dịch vụ cần thiết cho tổ chức kiện số lượng, chất lượng chi phí Cần cố gắng dự liệu tất hàng hoá dịch vụ ban đầu chưa tính đến chi phí, sau dùng phương pháp loại trừ, giữ lại hàng hoá bắt buộc phải có chương trình Cần lưu ý đến nguồn ngân sách bổ sung có phát sinh Dưới bảng tham khảo danh mục hàng hoá, dịch vụ cần thiết cho tổ chức kiện thường có dự tốn: T T 10 Hàng hoá, dịch vụ TT Hàng hoá, dịch vụ TT Hàng hoá, dịch vụ Thư mời 11 Giải trí 21 An ninh Chỗ 12 Dẫn chương trình 22 Chi phí nhân cơng Đi lại 13 Nghe nhìn 23 Tiền điện Thuê địa điểm 14 Ánh sáng 24 Thực trạng thiết bị Diễn tập 15 Sân khấu 25 Vật liệu quảng cáo Thức ăn 16 Phim ảnh 26 Thông tin liên lạc Đồ uống 17 Thiếp chỗ ngồi 27 Dịch thuật Trang trí nội thất 18 Thực đơn 28 Vận chuyển Trang trí khác 19 Quà tặng 29 Hải quan Âm nhạc 20 Bảo hiểm 30 Các chi phí khác Trên thực tế kiện khác tính chất, quy mơ… mà danh mục hàng hố, dịch vụ cho kiện cụ thể khác Hay nói cách khác, nhà tổ chức cần vào nhu cầu thực tế kiện để lựa chọn hàng hố, danh mục thích hợp 8.1.5 Lập kế hoạch xử lý cố kiện: Tổ chức kiện trình hoạt động nối tiếp, đan xen nhau, không chuẩn bị chu đáo dễ xảy cố Chính vậy, nhà tổ chức cần quan tâm đến việc lập kế hoạch xử lý cố, sở nội dung kế hoạch đề ra, nhà tổ chức kịp thời giải quyết, khơng để xảy tình trạng gián đoạn nội dung chương trình Kế hoạch xử lý chi tiết việc khắc phục cố nhanh chủ động Song, thực tế có cố xảy ngồi tầm kiểm sốt, nhà tổ chức cần phải phối hợp với chủ sở hữu kiện trao đổi cụ thể để đến thống chung, tránh tình trạng đỗ lỗi cho cố yếu tố khách quan Kế hoạch xử lý phải phân công giao cụ thể cho phận, cá nhân chịu trách nhiệm giải Khi xảy cố tầm kiểm sốt, phận cá nhân phân cơng phải báo cáo người có trách nhiệm cao để tìm hướng giải Có thể tổ chức diễn tập giải cố thấy cần thiết Những cố thường gặp trình diễn kiện nhà tổ chức cần lưu ý: - Nguồn điện (không ổn định, tải, cắt điện đột xuất…) - Thời tiết, khí hậu - Phương tiện lại - Hệ thống giao thông - Khách VIP (diễn giả, MC, nhóm nhạc…) - An ninh trật tự (đón tiếp, phịng cháy chữa cháy, trùng chương trình…) 8.1.6 Lập kế hoạch tạo hình ảnh giải vấn đề khác kiện: Tổ chức kiện thực nhằm thoả mãn nhu cầu, mong muốn người sở hữu (chủ sở hữu kiện) tạo dựng hình ảnh danh tiếng cơng chúng đối tượng tham dự, nhà tổ chức phải ý đến bầu khơng khí, nhịp điệu lịch trình tồn kiện Muốn tạo hình ảnh ấn tượng cho kiện, nhà tổ chức cần bảo đảm yêu cầu sau: - Liệt kê yếu tố, nội dung đưa vào kiện xác định giá trị mà kiện mang lại - Tạo ấn tượng cho thành viên tham dự, hình ảnh kiện chủ sở hữu kiện lịng cơng chúng - Xác định tâm lý môi trường kiện tạo bầu khơng khí tổ chức kiện ln lạ - Chuỗi giá trị kiện mang lại phù hợp với nhu cầu thành viên tham dự Những vấn đề cần thiết bảo đảm cho tổ chức kiện thành công, tạo hình ảnh ấn tượng cho kiện chủ sở hữu kiện 8.1.7 Lập kế hoạch chung cho kiện: Trên sở lập kế hoạch cụ thể nội dung thực hiện, nhà tổ chức tiến hành lập kế hoạch chung hay gọi kế hoạch tổng thể kiện cần tổ chức Có nhà lý thuyết Mỹ cho rằng: “Cứ kiện đòi hỏi phải từ đến 10h để lập kế hoạch” Đúng vậy, lập kế hoạch phạm trù khoa học, để kế hoạch đạt tính khoa học cao, nhà tổ chức kiện phải tập trung tư phát huy nguồn tri thức có vào việc xây dựng kế hoạch, ý từ công tác khảo sát nắm bắt thông tin đến việc thiết lập ý tưởng công tác chuẩn bị, công tác giám sát điều hành Tất công đoạn phải chặt chẽ, logic cụ thể đến chi tiết 8.1.8 Kiểm tra đánh giá hoàn thiện kế hoạch chung: Trước hoàn thịên kế hoạch chung, nhà tổ chức cần kiểm tra toàn nội dung dự kiến tổ chức công tác chuẩn bị Để công tác kiểm tra nhanh chóng khoa học tránh bị chồng chéo, nhà tổ chức phải phân công trách nhiệm cho cá nhân, phận cách rõ ràng, cụ thể, kiểm tra gì? khâu nào? cách thức kiểm tra làm sao? thời gian kiểm tra? thời gian hồn thành cơng tác kiểm tra? Thơng thường để có thời gian hồn chỉnh lại cơng việc người ta thường tính tốn thời gian kiểm tra trước kiện diễn tuần (tuỳ vào tính chất kiện mà thời gian kiểm tra đánh giá dài hơn) để kịp thời hồn thiện kế hoạch chung 8.2 Cách lập kế hoạch cụ thể cho kiện: - Tên kiện:…………………………………………………………… Mục đích kiện:………………………………………………… Đối tượng tham dự (thính giả mục tiêu):……………………………… Thời gian tổ chức:……………………………………………………… Trưởng ban tổ chức (người chịu trách nhiệm chính):………………… - Địa điểm:…………………………………………………………………… Ngày đặt chỗ:…………………………… Người đặt chỗ:…………………………………… - Phương tiện quảng cáo thông tin: Nội dung Người chuẩn bị Trên truyền hình Phát Báo chí Banner Thư mời Tài liệu phục vụ - Khách mời kiện: Thành phần Người Liên hệ Số ĐT liên lạc Thời hạn Ngày liên hệ Thời gian hồn thành Người có trách nhiệm Ngày kiểm tra Diễn giả MC Nhóm nhạc Ca sĩ T/phần khác - Cơ sở vật chất phục vụ: Trang thiết bị phục vụ TV/VCR Bảng biểu Projector Ngày kiểm tra Người có trách nhiệm Bàn, ghế Âm thanh, microphone - Bảng kê chi phí (kèm theo ghi cụ thể vào đây) - Cơng tác vệ sinh: Người có trách nhiệm:………………………………… Ngày hồn thành:…………………………………… - Cơng tác trang trí: Người có trách nhiệm:………………………………… Ngày hoàn thành:…………………………………… - Quà tặng/ đồng phục: Nhà cung cấp:…………………………………………………… Thời gian mua giao hàng:…………………………………… - Hình ảnh: Đơn vị chuẩn bị:………………………………………………… Ngày liên hệ:…………………………………………………… Người có trách nhiệm:…………………………………………… - Ghi chú:………………………………………………………………… Chương 3: Tổ chức thực Mục tiêu: Sau học xong chương này, người học có khả - Về kiến thức: Nắm số kiến thức việc thực hoạt động diễn kiện từ khâu đón tiếp, phục vụ, đặc biệt cơng tác đảm bảo an ninh, an toàn kiện - Về kỹ năng: phục vụ cho kiện - Về thái độ: tích cực cơng tác học tập theo nhóm 1.Chuẩn bị kiện 1.1 Đặt thiết bị âm thanh, ánh sáng Đây khâu quan trọng cho phục vụ cho kiện, tổ chức bên ngồi cơng tác chuẩn bị phải đầu tư quan tâm triệt để từ việc mua sắm, thuê vật tư trang thiết bị phải bảo đảm yêu cầu chủng loại, số lượng, kích cỡ, điều kiện hỗ trợ như: Điện, nước phục vụ, hệ thống âm thanh, ánh sáng Tất trang thiêt bị kỹ thuật phải kiểm tra chất lượng phải chuẩn bị phương án dự phòng 1.2 Nguồn nhân lực phục vụ 1.3 Trang trí b Bế mạc: Theo thơng lệ hình thức trang trí buổi lễ bế mạc thường hồnh tráng buổi lễ khai mạc Nhưng xét phương diện hình thức lễ bế mạc phải giữ phần hồn kiện Vì vậy, hình thức trang trí lễ bế mạc phải thỏa mãn yêu cầu ý nghĩa nội dung lẫn hình thức, phải tạo ấn tượng mạnh, phải đạt hoàn hảo tuyệt đối ý tưởng nghệ thuật thẩm mỹ mà kiện muốn diễn đạt Đặc biệt phải chuyển tải cho ý nghĩa chủ đề tư tưởng mà mục tiêu kiện định hướng, ấn tượng kiện phải công chúng cơng nhận Có ý nghĩa hoạt động kiện thành công trọn vẹn Vấn đề quan trọng hình thức trang trí bế mạc phải gút ý nghĩa nội dung kiện cách cô đọng ấn tượng Thực cơng việc hồn tồn khơng đơn giản, hình thức chương trình khai mạc thực công việc cụ thể, chương trình bế mạc tính cụ thể dừng lại phạm vi hẹp, nên khơng nhà tổ chức phạm khiếm khuyết không đáng có điều hành hoạt động lễ bế mạc Vì vậy, tiến hành xây dựng bố cục cấu trúc hình thức trang trí, nhà tổ chức kiện cần phải làm kịch rõ ràng đến nội dung chi tiết, việc định vị công việc trang trí nào? trang trí đâu? trình tự cơng việc sao? nội dung thực trước, nội dung thực sau? người thực hiện? thực khoảng thời gian bao lâu? có kịch việc kiểm tra, giám sát, điều phối cơng việc chương trình được tiến hành song song, để kiểm soát trình thực trước, sau kết thúc lễ bế mạc kiện 1.4 Thực phẩm, đồ uống 1.5 Phương án phòng chữa cháy, bảo đảm an ninh an toàn 2.Điều hành tổ chức phục vụ kiện 2.1 Nhiệm vụ người quản lí Là người quản lý cao nhất, đại diện cho doanh nghiệp tổ chức kiện, (và nhà đầu tư kiện kiện cụ thể) có trách nhiệm lập kế hoạch, điều hành, kiểm sốt hoạt động q trình tổ chức kiện Nhà quản lý kiện thường người thuộc biên chế doanh nghiệp tổ chức kiện Trong đa số trường hợp nhà quản trị kiện trưởng ban tổ chức kiện Tuy nhiên Việt Nam, số trường hợp nhà đầu tư kiện định trưởng ban tổ chức kiện với tư cach người giám sát chung, mang tính danh nghĩa triển khai kiện Trong trường hợp cơng việc tổ chức kiện thuộc trách nhiệm nhà quản trị kiện Sau ký kết hợp đồng với nhà đầu tư kiện, doanh nghiệp tổ chức kiện cần giao nhiệm vụ tiến hành kiện cho nhà quản lý kiện thích hợp Mặc dù tư vấn, hỗ trợ từ doanh nghiệp tổ chức kiện, việc giao nhiệm vụ cho nhà quản lý cụ thể việc làm cần thiết để tiến hành thành công công việc tổ chức kiện Nhà quản lý kiện người trực tiếp chịu trách nhiệm tham gia lập kế hoạch, điều hành, giám sát hoạt động quy trình tổ chức kiện nhằm đạt mục tiêu mà chủ đầu tư kiện nhà tổ chức kiện đặt Nhà quản lý kiện đại diện cho doanh nghiệp tổ chức kiện thực mục tiêu kiện, họ khơng có lên kế hoạch thực mà tham gia xây dựng ý tưởng, chương trình, tổ chức truyền thơng, quan hệ với đối tác… Họ phải có hiểu biết nghiệp vụ việc xây dựng chương trình, thiết kế sản xuất, âm ánh sáng, viết kịch bản, hậu cần, lên chi phí, thương thảo dĩ nhiên quan hệ khách hàng nữa, nói chung phải hiểu biết nhiều phương diện Nhà quản lý kiện phải tham dự vào tất bước quy trình tổ chức kiện như: giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng với chủ đầu tư kiện; lập kế hoạch tổ chức kiện; lựa chọn địa điểm; chuẩn bị tổ chức kiện; lập dự toán ngân sách ban đầu; với khách hàng, thăm dò địa điểm, làm rõ brief khách hàng, dự trù ngân sách ban đầu, tính tốn dịng lợi nhuận, giấy tờ, lịch trình, tổng quan thiết kế địa điểm, lắp đặt kỹ thuật 2.2 Nhiệm vụ điều phối viên Điều phối viên hay cán quản lý trung gian cán phụ trách mảng công việc/ chức năng/ khâu/ phận trình tổ chức kiện, họ chịu lãnh đạo Nhà quản lý kiện Ví dụ: Cán lập kế hoạch tổ chức kiện (Event planer); Cán quản lý thương mại (Commercial manager), cán quản lý truyền thơng hành (Media administration manager), cán quản lý dịch vụ kiện (Tournament administration manager), cán quản lý bán hàng kiện (Sales manager), Đạo diễn nội dung chương trình (Tournament director)… Các cán quản lý trung gian đa số người thuộc biên chế doanh nghiệp tổ chức kiện, nhiên họ người doanh nghiệp tổ chức kiện thuê tham gia làm việc theo kiểu vụ cho kiện (Trong thực tế cán quản lý trung gian gọi chung nhà quản lý kiện hay event manager) 2.3 Nhiệm vụ nhân viên Nhân viên tác nghiệp tổ chức kiện: Nhân viên tác nghiệp tổ chức kiện, người trực tiếp tham gia thực quản lý nội dung cơng việc q trình tổ chức kiện chịu lãnh đạo cán quản lý trung gian tương ứng, thuộc nhóm tùy theo loại hình quy mơ kiện có nhiều chức danh khác Ví dụ với kiện lớn (Giải quần vợt Úc mở rộng) có thuộc nhóm có chức danh như: nhân viên quan hệ với tài trợ (Sponsorship coodinator); nhân viêcn quan hệ giấy phép (Licensing coodinator); Lễ tân (Receptionist), trợ lý quản lý dịch vụ kiện (Tournament administration assistant), phụ trách địa điểm (Site coodinator), quan hệ với nhà cung ứng (Tournament coodinator); nhân viên bán hàng (Corporate sales executive); nhân viên quan hệ công chúng (Publicity manager); nhân viên phụ trách marketing/ du lịch (Tourism/marketin coordinator); nhân viên phụ trách mảng chức khác (Function coordinator)… Tương tự cán quản lý trung gian, nhân viên tác nghiệp tổ chức kiện người thuộc biên chế doanh nghiệp doanh nghiệp tổ chức kiện thuê tham gia làm việc theo tính chất vụ Ngồi ra, cịn có nhân viên cung ứng dịch vụ tổ chức kiện người tham gia vào việc cung ứng dịch vụ có kiện dịch vụ kỹ thuật, an ninh, trình diễn, ăn uống… đa số nhân viên nhóm đến từ nhà cung ứng trung gian dịch vụ tổ chức kiện (tuy nhiên thuộc biên chế doanh nghiệp tổ chức kiện công việc thường xun, ví dụ: dẫn chương trình, thiết kế, trang trí…) Các chức danh thuộc nhóm đa dạng, liên quan đến nhiều lĩnh vực khác như: - Các công việc liên quan đến trang trí, trình diễn: Người dẫn chương trình (MC); nhân viên PG; nhân viên thiết kế, nhân viên trang trí; nhân viên kỹ thuật âm thanh, ánh sáng; diễn viên… - Các công việc liên quan đến công tác tiếp tân: nhân viên bảo vệ, an ninh; nhân viên lễ tân; nhân viên hướng dẫn… - Các công việc liên quan đến dịch vụ lưu trú, ăn uống, tham quan vui chơi giải trí: chức danh dịch vụ cụ thể (ví dụ dịch vụ lưu trú nhân viên lễ tân, nhân viên phục vụ buồng…) 2.4 Nguyên tắc đạo, điều hành 3.Xử lý tình Khơng thể tồn kiện hồn hảo 100% có hàng trăm hàng nghìn rủi ro xảy đến với chương trình Rủi ro khơng đến từ bạn, xuất phát từ nhân chạy chương trình, yếu tố chủ quan hay khách quan tác động vào Tình bất ngờ tình xấu xảy lúc, nơi trình diễn tổ chức kiện Khi có tình khẩn tình xấu xảy ra, sở phương án đối phó dự kiến trước đó, nguời quản lý điều hành giám sát phải triển khai nhanh phương án xử lý, không để xảy trường hợp phản ứng dây chuyền, phương pháp giải phải nhanh gọn Cần triệt tiêu tượng manh nha điểm nón ý đảm bảo an toàn tuyệt đối sức khỏe, tính mạng cho quan khách, bảo đảm an tồn tài sản phương tiện đơn vị 3.1.Nguồn điện (không ổn định, tải, cắt điện đột xuất…) Rủi ro việc chuẩn bị thiết bị, dụng cụ: - Mất điện, kết nối Internet, âm thanh, ánh sáng không làm việc - Thiếu số lượng bàn ghế cho khách mời, người tham gia - Nhà cung cấp không giao hàng nơi – quy định or không giao hàng … Cần lập bảng Check-List để liệt kê thiết bị cần kiểm tra trước buổi Event bắt đầu 3.2.Thời tiết, khí hậu Rủi ro mơi trường thiên nhiên hiểu yếu tố bất thường thời tiết xảy ngồi dự tính, ảnh hưởng đến khâu tổ chức khiến event bất ngờ thành cơng thất bại, chí ảnh hưởng đến tính mạng người tham dự Phương pháp phòng ngừa: - Xem dự báo thời tiết nơi tổ chức kiện - Nghiên cứu thói quen văn hóa khách mời, người tham gia kiện vùng, khu vực tổ chức kiện - Chuẩn bị đủ giấy tờ, thủ tục phịng trường hợp rủi ro - Tìm hiểu quy định pháp luật: cho phép không cho phép hoạt động/ hình thức tổ chức 3.3.Phương tiện lại Rủi ro định địa điểm, không gian: - Không gian tổ chức không phù hợp với lượng người tham gia - Địa điểm khó khăn việc tìm or di chuyển Khách VIP khơng đưa đón, bảo vệ chu đáo - Vị trí tổ chức gặp khó khăn: kẹt xe, ồn ào, đơng đúc… Phương pháp phòng ngừa: - Xác định yêu cầu vị trí khơng gian, cần tính tốn khơng gian, số lượng tham dự, khách mời - Trường hợp mà nơi tổ chức kiện khả di chuyển, khả cũa bãi đậu xe, khả tình trạng kẹt xe, thời gian, ồn ào… 3.4.Hệ thống giao thông 3.5.Khách VIP (diễn giả, MC, nhóm nhạc…) Một cố khác xảy việc người dẫn chương trình đọc sai tên chức danh khách mời, khách VIP, điều không nhận cảm thông khách dẫn đến hậu nghiêm trọng khơng thể ngờ tới Dẫn chúng: Tại lễ ký hợp đồng cung cấp dịch vụ quan trọng công ty Châu Âu với doanh nghiệp lớn VN Người dẫn chương trình khơng nhận danh sách cập nhật khách VIP thực tế có mặt trước khai mạc lễ ký Khi giới thiệu thành phần khách VIP, tên đại diện cao phía đối tác VN không nhắc tới vị khách xuất vài phút trước lúc khai mạc mà BTC không nhận thông tin kịp thời Điều khiến vị khách khó chịu bỏ sau phần giới thiệu BTC lúng túng nhiều cơng sức để giải thích sơ xuất Sau kiện, BTC phải thơng qua người làm trung gian để xin lỗi dàn xếp chuyện Sự việc cuối giải Sự thiếu thông tin phối hợp thành viên BTC nguyên nhân quan trọng dẫn tới cố đáng tiếc 3.6.An ninh trật tự (đón tiếp, phịng cháy chữa cháy, trùng chương trình…) Nếu có chương trình khác diễn thời gian với kiện cần tìm hiểu thông tin thời gian bắt đầu kết thúc? (thời gian nghỉ giải lao chương trình gây ồn ào, gián đoạn hay q đơng) Địa điểm kiện đó? Liệu kiện chuẩn bị hay kết thúc lúc kiện bạn diễn hay không? Dẫn chứng: Trong buổi lễ ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ tư vấn thiết kế tịa cao ốc văn phịng tập đồn DHV (Hà Lan) Tưi vấn thiết kế Ngân hàng Ngọai thương Việt Nam - Chủ đầu tư cơng trình tổ chức Park Hyatt, khách sạn sang trọng bậc TP HCM, vị PCT UBND TP mời đọc diễn văn Theo kế hoạch, ông ta đọc vào lúc 18h00 để lễ ký kết bắt đầu vào lúc 18h30 buổi tiệc đứng bắt đầu vào lúc 19h00 (Nhà tổ chức ký hợp đồng thuê phòng tiệc từ 18h30 đến 20h30) Do phải tham gia dự kiện khác, vị PCT đến mà chậm 45 phút Trong đó, hầu hết tất vị khách mời, kể khách VIP, có ngài Tổng lãnh Hà Lan TP HCM Điều khiến cho BTC gặp nhiều khó khăn việc giữ chân khách xoay sở để họ khơng q nóng ruột bỏ Cà phê trà tăng cường phục vụ, BTC cử thành viên tiếp chuyện khách VIP, đại diện báo chí Ngồi ra, BTC phải cố gắng thương lượng lại với khách sạn để kéo dài thời gian sử dụng phòng tiệc lâu dự kiến Nhà tổ chức không cần thiết phá bỏ hay thay đổi chương trình kiện có giải lao trùng với thời gian diễn kiện hay hai kiện trùng giải lao Hậu gây đơng đúc hay ùn tắc phòng vệ sinh Sẽ kiện khác diễn trùng với thời gian kiện bạn hay khơng? Có dụng chung máy thiết bị khác hay không? Khả cách âm kiểm tra chưa? yêu cầu người quản lý địa điểm thông báo kịp thời cho BTC Hoặc cố xảy trình diễn sản phẩm việc đối thủ cạnh tranh có mặt địa điểm diễn kiện đưa lời dèm pha với sản phẩm công ty Những cửa gian hàng trưng bày cần bố trí bảo vệ kiện diễn đảm bảo có người có trách nhiệm khách mời tham gia 4.Triển khai công việc sau kiện 4.1 Đánh giá kết - Khi nói đến giai đoạn tổ chức thực nghĩ đến phương pháp thực kèm, dù khâu tổ chức có chu đáo, dù phương pháp tổ chức thực có hồn hảo đến đâu nữa, thiếu giám sát, kiểm tra coi kế hoạch bị phá sản Ơng bà ta nói: “Cơng làm cơng bỏ, cơng làm cỏ cơng ăn” câu nói có nghĩa lúa trồng phải thường xuyên thăm lúa, thăm lúa người nơng dân phát đám lúa có bị sâu rầy khơng? có bị cỏ dại nhiều khơng? xử lý khắc phục nhằm mục đích cho việc thu hái bội thu - Trên góc độ nhà tổ chức kiện, kiểm tra bước chuẩn bị cho thành công công việc, có kiểm tra phát khiếm khuyết sai sót vấn đề chưa hợp lý - Kiểm tra cơng đoạn điều chỉnh bổ sung hồn thiện cho cơng việc, muốn nói kiểm tra phải thực, phải đúng, phải xác, phải cụ thể phải đầy đủ đến chi tiết, kiểm tra kỹ hiệu đạt cao Ví dụ: Để phục vụ cho việc cắt băng khánh thành cho kiện người giám sát phải kiểm tra tất chi tiết từ băng đỏ ủi chưa? người cầm băng nào? Kéo cắt băng có sắc khơng? Khay để băng có khơng? chuẩn bị phần nghi lễ chào cờ đĩa băng cát-sét nào? đầu từ vệ sinh chưa? v.v 4.2 Rút kinh nghiệm 4.2.1 Rút kinh nghiệm chung: a Về ưu điểm: Tức đánh giá tổng quát toàn nội dung chương trình thực hiện, kết thu lớn gì? cần phát huy mãng hoạt động nào? Trong phần đánh giá chung nên có biểu dương việc tham gia phận khen thưởng cá nhân, tập thể bật để tạo động viên b Về nhược điểm: Cần phân tích rõ hạn chế khiếm khuyết, sai sót trình thực kiện cách cụ thể nhất, nêu rõ nguyên nhân khách quan, chủ quan để đánh giá trách nhiệm phận cá nhân 4.2.2 Rút kinh nghiệm cụ thể: Sau phân tích đánh giá nguyên nhân việc làm chưa làm tổ chức rút kinh nghiệm đến tất nhân viên để phận cá nhân có hướng khắc phục, sửa chữa nhanh chóng a Rút kinh nghiệm cơng việc khâu: Phải rút cho kinh nghiệm phương pháp đạo điều hành kinh nghiệm phối hợp giữ khâu công đoạn thực hiện, mặt mạnh cần phát huy, mặt hạn chế kịp thời sửa chữa để tạo thêm bề day kinh nghiệm cho công việc b Rút kinh nghiệm công việc cá nhân: Trên sở đánh giá phận, vai trò cá nhân khâu cần có rút kinh nghiệm trách nhiệm cơng việc, trình độ nghiệp vụ, thái độ làm việc, tính nhiệt tình, tính kỷ luật lao động, đặc biệt học kinh nghiệm suốt trình thực nhiệm vụ đề đạt sáng kiến kinh nghiệm cho đồng nghiệp để hỗ trợ giúp tiến Tài liệu cần tham khảo [1] PGS.TS Lưu Văn Nghiêm (2007), Tổ chức kiện, NXB ĐH Kinh tế quốc dân Hà Nội, 2007 [2] Nguyễn Hữu Chi (2001) , Nghiệp vụ văn phòng, NXB giáo dục thống kê [3] - Nguyễn Văn Thâm (2002) , Nghiệp vụ thư ký văn phòng, NXB Hà Nội [4] The Marketing Plan by William A Cohen [5] Special Events: Best Practices in Modern Event Management (Hospitality, Travel & Tourism) [6] Event Risk Management and Safety by Peter E Tarlow in Front Matter [7] Event Sponsorship (The Wiley Event Management Series) by Bruce E Skinner in Front Matter [8] Event Marketing: How to Successfully Promote Events, Festivals [9] Conventions, and Expositions (The Wiley Event Management Series) (Hardcover) by Leonard H Hoyle ... Đó điều kiện tiền đề định nên hay không nên tổ chức kiện Tổ chức kiện nghiên cứu phương pháp chung xây dựng thực trình tổ chức kiện Quá trình tổ chức kiện bao gồm trình chuẩn bị cho kiện, trình... CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN Mục tiêu : - Hiểu trình bày ý nghĩa tổ chức kiện, hoạt động tác nghiệp kiện, thành phần tham gia kiện - Phân tích đặc điểm hoạt động tổ chức kiện - Phân biệt loại hình kiện. .. management) tiếng Anh 1.2 Tổ chức kiện gì? Theo quan niệm hoạt động tổ chức kiện hoạt động liên quan đến việc thiết kế, tổ chức thực kiện Theo quan điểm kinh doanh tổ chức kiện bao gồm số toàn hoạt