Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin thu tiền ở một siêu thị

Tài liệu tham khảo kỹ thuật công nghệ, chuyên ngành tin học Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin thu tiền ở một siêu thị

Lời nói đầu

Nh chúng ta đã biết việc quản lý thu tiền ở các cửa hàng nhỏ đa phần đều quản lý một cách thủ công Tuy nhiên đối với một siêu thị thì việc quản lý thu tiền bằng thủ công thì rất khó khăn, vì quy mô của siêu thị rất lớn, lợng khách hàng phải phục vụ rất cao do vậy việc áp dụng tin học vào công tác quản lý vấn đề thu tiền ở siêu thị là rất cần thiết.

Với mục đích tìm hiểu và tiếp cận dần với các vấn đề quản lý thực tế và đa ra một vài ý kiến của mình sau khi nghiên cứu đề tài tự chọn em đã chọn đề tài

Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin thu tiền ở một siêu thị

Phần 1

Giới thiệu chung

1 Giới thiệu chung về khung cảnh đề tài

Trong thời đại ngày nay tin học hoá các công tác quản lý là một vấn đề cấp bách nh: công tác quản lý th viện, quản lý nhân lực Vấn đề thu tiền trong siêu thị cũng rất cần đợc tin học hoá vì:

• Giảm đợc thời gian cho khách hàng, không để họ chờ quá lâu cho công tác tính tiền thủ công.

• Tăng độ chính xác, giảm thiểu các sai sót có thể sảy ra khi tính tiền cho khách.

• Dễ dàng kiểm soát đợc lợng hàng hoá bán ra, mua vào, lợng hàng tồn kho

• Các sổ sách, báo cáo về tình hình bán hàng, mua hàng, doanh thu bán hàng, chi phí mua hàng đợc đa lên cho giám đốc siêu thị một các chính xác và kịp thời.

• Rút ngắn đợc thời gian lên sổ sách, viết báo cáo, kiểm kê hàng hoá

Một điều cần lu ý là muỗn sử dụng đợc hệ thống thông tin vào việc quản lý công tác thu tiền trong siêu thị thì các nhân viên thu tiền phải biết các kỹ năng cơ bản về tin học.

2 Nội dung thực hiện.

Thiết kế phần mềm có 3 chức năng:

2.1 Đối với chức năng quản lý thu tiền bán hàng.• Mục đích.

- Soạn thảo hoá đơn mua hàng, tính tiền hàng một cách nhanh nhất, chính xác nhất.

- Viết báo cáo tình bán hàng gửi đến bộ phận kế toán và Giám đốc một cách nhanh nhất.

• Yêu cầu.

- Thiết kế Form Hoá đơn bán hàng theo mẫu mặc định trên màn hình và căn cứ vào dữ liệu của bảng báo giá, hàng hoá tồn kho để tính tiền hàng.

- Một hoá đơn có thể bao gồm nhiều mặt hàng bán, cùng hoăc khác chủng loại hàng.

- Báo cáo hàng bán đợc liên kết với hoá đơn bán hàng.

- Mỗi hoá đơn bán hàng đều phải ghi rõ những thông tin sau: Số hoá đơn, ngày lập hoá đơn, nhân viên lập hoá đơn, và mã hàng hoá, tên hàng hoá, số lợng, đơn giá, và số tiền thanh toán trên 1 hoá đơn.

2.2 Nội dung thực hiện đối với phần mềm chức năng quản lý hàng hoá.2.2.1 Nội dung thực tế quản lý kho.

• Nhập kho: hàng hoá đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau với các chủng loại rất đa dạng Khi hàng hoá nhập kho cần phải lập chứng từ với các nội dung sau: Số chứng từ, mã hàng, tên hàng, mã loại, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền, nhà cung cấp, ngày nhập, thứ tự hàng

mua, cán bộ mua hàng ngoài ra còn có chữ ký của các bộ phận có liên quan.

• Xuất kho: Chứng từ xuất kho là hoá đơn bán hàng.

• Tồn kho: Bao gồm các nội dung sau: Thời điểm(ngày, tháng, năm), tên hàng, mã hàng, mã nhóm, số lợng tồn, đơn giá, thành tiền.

2.2.2 Yêu cầu đối với phần mềm quản lý kho- Dễ sử dụng.

- Tra cứu nhanh.

- Khai thác dữ liệu thuận tiện, chính xác, hiệu quả cao.

• Đối với liên kết sản phẩm tồn Cơ sở liên kết dữ liệu nhập, xuất, tồn nên sử dụng mã số theo chữ số liên tiếp (VD: 008823 ) bởi vì số l-ợng hàng hoá rất lớn(khoảng 800 loại) trong đó có khoảng 650 loại là ổn định( ít thay đổi giữa các tháng) làm nh vậy sẽ khắc phục đợc hiện tợng trùng mã, nhng để bảo đảm tra cứu nhanh trong quá trình nhập, xuất hàng hoá thì cần tra cứu theo tên hàng hoá sau đó chọn mã số quản lý(tự đặt) Vd: Khi xuất bán 1 chai dầu gội đầu Feather 200 ml(có mã số 008823) chỉ việc gọi tên, tức là đánh chữ “Feather 200 ml” là ta có đợc mã số 008823 để làm cơ sở cho việc trừ lợng tồn kho khi xuất hàng, và cộng vào khi nhập hàng Có ý kiến cho rằng nên sử dụng ngay mã hàng hoá của nhà sản xuất để làm cơ sở liên kết, với thực tế hiên nay đang sử dụng rất nhiều hàng hoá không có mã, do vậy rất khó để làm điều này.

• Với phần nhập kho Chơng trình phải đảm bảo đợc:

- Xem phần hàng nhập, ngày nhập, hàng nhập từ đến

- In ra chứng từ nhập hàng hàng ngày của từng nhà cung cấp(để duyệt và lu trữ).

- Tổng hợp chứng từ nhập hàng ngày của từng nhà cung cấp, từng loại sản phẩm.

3 Thời gian thực hiện

Thời gian thực hiện từ 28/8/2002 đến 25/8/2002.

Phần 2

Quá trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin thu tiền bán hàng tại siêu thị 1E

trờng chinh

I.1 Giai đoạn 1: Thiết kế khả thi sơ bộ

I.1.1 Tên dự án: Xây dựng hệ thống thông tin thu tiền bán hàng tại siêu thị

I.1.2 Cơ quan yêu cầu: Giám đốc siêu thị Vũ Đình Chiến.I.1.3 Mô tả dự án:

Siêu thị 1E Trờng Chinh đợc thành lập ngày 22/11/2000 vơí khuôn viên rộng 500 m2 1 căn nhà 4 tầng rộng 300 m2 đợc đa vào khai thác.

• Có hơn 700 hàng hoá khác nhau đợc chia làm 11 nhóm:- (01) Quần áo.

- (02) Dầy dép, cặp , túi sách.- (03) Đồ trang sức.

- (04) Đồ chơi trẻ em.- (05) Dụng cụ gia đình.- (06) Hàng mĩ phẩm.

- (07) Các loại thực phẩm khô.- (08) Các loại thực phẩm tơi sồng.

- (09) Đồ dùng học sinh.- (10) Đồ trang trí.

- (11) Các hàng hoá tạp phẩm khác.• Sơ đồ bố trí hàng hoá trong siêu thị.

Tầng 1: Chứa các loại hàng hoá thực phẩm tơi và khô (thuộc nhóm hàng 07 và 08).

Tầng 2: Chứa các nhóm hàng (03,04,05,06,09,11).Tầng 3: Chứa các nhóm hàng(01,02,10).

Tầng 4: Là phòng giải trí với nhiều trò chơi điện tử hiện đại.

Hiện tại sau khi mới thành lập và đi vào hoạt động các nhân viên tính tiền dựa vào phần mềm mua lại của một siêu thị khác, do vậy nó không phù hợp với môi trờng làm việc ở đây , thờng xuyên bị mộit số lỗi về phơng pháp tính tiền, tính tiền sai, do vậy tạo phản ứng không tốt từ phía khách hàng.

Sơ đồ DFD

I.1.4 Giải pháp.

• Tin học hoá cả 4 khối xử lý.

• Phần cứng: 7 máy PC đợc kết nối thành mạng cục bộ (LAN), không có máy chủ, 1 máy in.

• Phần mềm: Hệ điều hành Windows ME, MS Office2000 và một số phần mềm ứng dụng nhỏ khác nh( Font chữ ABC, một số trò chơi giải trí nhỏ )

2.0Ghi chép vào thẻ

3.0Nhập hàng 4.0

Tổng hợp thu, chi

Hàng đã chọn

Hoá đơn thu tiền Phiếu xuất

Nhà cung cấpPhiếu thu

tiềnPhiếu chi

- Đào tạo 1 triệu.- Quản lý 1 triệu.

Tổng số chi phí phải chi ra 72 triệu.

Thời gian thch hiện giai đoạn 1 từ 01/9/2002 đến 08/9/2002.

I.2 Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

I.2.1 Đội ngũ cán bộ phân tích:

- 2 phân tích viên:(Trần Văn Sung và Phạm Đăng Thành)- 1 cán bộ quản lý siêu thị: Nhân viên Phạm Thanh Phơng.• Xác định các phơng pháp thu thập thông tin.

- Phỏng vấn

1- Giám đốc siêu thị: Vũ Đình Chiến.2- Nhân viên kế toán: Phạm Thu Hơng.3- Nhân viên bán hàng: Nguyễn Thu Trang.

4- Nhân viên phụ trách nhập hàng: Phạm Đăng Thịnh.5- Nhân viên quản lý kho: Lê Văn Hạnh

3- Danh mục hàng hoá.

4- Các báo cáo tài chính có liên quan.

5- Các dự án phát triển siêu thị trong tơng lai.Thời gian thực hiện từ 08/9/2002 đến 18/9/2002.

I.2.2 Môi trờng hệ thống.• Môi trờng ngoài

1- Hoạt động trong lĩnh vực thơng mại.

2- Trong giai đoạn hiện nay vấn đề văn minh trong mua sắm ngày càng đợc nâng cao, do vậy việc các siêu thị lần lợt ra đời phản ánh một cách tích cực vấn đề an toàn và văn minh trong việc mua sắm hàng hoá.

• Môi trờng trong hệ thống:

1- Nhiệm vụ của siêu thị là cung cấp hàng hoá phục vụ ngời tiêu dùng một cách văn minh nhất, lịch sự nhất đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng trong điều kiện có thể Và tạo ra sự an toàn khi mua sắm.

2- Siêu thị 1E Trờng Chinh mới đợc xây dựng và đi vào hoạt động tháng 11/2001, do vậy mục tiêu của ban lãnh đạo siêu thị là sẽ mở rộng lĩnh vực kinh doanh sang các lĩnh vực khác nữa nh điệ tử, điện máy không những vậy họ còn đa ra chính sách nhằm phục vụ tốt hơn nữa đối với nhu cầu của khách hàng.

3- Siêu thị có 20 cán bộ công nhân viên trong đó: 1 Giám đốc, 1 kế toán, 5 nhân viên thu tiền (làm việc theo ca), 5 nhân viên bảo vệ và 7 nhân viên phụ trách việc khuân vác và xắp xếp hàng hoá trong siêu thị, 1 nhân vên phụ trách vấn đề quản lý hàng tồn kho • Tiến hành phỏng vấn.

Họ và tên: Nguyễn Thu Trang ĐíchNguồn thông tin vàoChức vụ: Nhân viên thu tiền bán hàng thông tin ra

2- Phỏng vấn nhân viên quản lý kho

Họ và tên: Lê Văn Hạnh ĐíchNguồn thông tin vàoChức vụ: Nhân viên quản lý kho thông tin ra

3- Phỏng vấn nhân viên kế toán

Khách hàng Hàng hoá Lập hoá đơn, xử lý thu tiềnđã chọn

Hoá đơn bán hàng

Phiếu xuất

Phiếu thu tiền

Bc bán hàng

Nv quản lý kho

Nv Kế toánHồ sơ

hàng bán

Lập báo cáo bán hàng

Giàm Đốc

Nv bán hàng Ghi chép vào thẻ kho Danh sách hàng tồn

Bc tồn kho

Nv kế toán Thẻ kho

Lập báo cáo hàng tồn

Phiếu xuất

Họ và tên: Phạm Thu Hơng ĐíchNguồn thông tin vàoChức vụ: Nhân viên quản lý kho thông tin ra

4- Phỏng vấn nhân viên mua hàng

Họ và tên: Phạm Đăng Thịnh ĐíchNguồn thông tin vàoChức vụ: Nhân viên mua hàng thông tin ra

Nv bán hàng Tổng hợp thu, chi

Bc thu, chi Sổ thu

Lập báo cáo thu chi

Giàm ĐốcPhiếu

chiPhiếu thu tiền

Nv kế toán Sổ

mua

Lập báo cáo hàng mua Giàm ĐốcHoá đơn

mua hàngTrả tiền mua hàng

Sơ đồ DFD chi tiết

• Phích vấn đề:

1 việc tính tiền cho khách còn có sự nhầm lẫn, khiến khách hàng không hài lòng và phàn

1 do công tác tính toán còn mang nhiều tính thủ công, giá bán hàng hoá không đợc lu trữ, do vậy

1 98% số hoá đơn đợc tính tiền một cách chính xác và nhanh chóng để phục vụ khách hàng.

1 tiến hành tự động hoá một số công đoạn nh: chỉ nhập mã hàng còn tên hàng, giá bán đợc tự đọng in ra,

Khách hàng

1.0lập hoá đơn, xử lý thu tiền

2.0Ghi chép vào thẻ

3.0Nhập hàng 4.1

Tổng hợp doanh thu bán hàng

Hàng đã chọn

Hoá đơn thu tiền Phiếu xuất

Nhà cung cấpPhiếu thu

hàng

nàn rất nhiều.2 vấn đề quản lý hàng tồn kho rất khó khăn, có khi hàng trong kho hết mà thủ kho lại báo là còn

kiểm tra rất khó.2 hàng tồn kho vẫn đợc kiểm soát bằng phơng pháp thủ công, do vậy vấn đề kiểm tra l-ợng hàng tồn còn hay hết rất khó khăn và hay sảy ra lầm lẫn

2 kiểm soát hàng tồn kho bằng máy tính do vậy rễ dàng kiểm tra l-ợng hàng tồn kho.

và giá bán nhân với số lợng để tính ra đợc số tiền mà khách phải trả cho lợng hàng hoá mà khách mua.

2 tạo ra lợng hàng hoá tồn kho min, max để dễ dàng kiểm soát đ-ợc hàng hoá tông kho, không lo nhỡ hàng

• Khả thi hệ thống mới

- 7 máy PC (mỗi máy 8 triệu ) 56 triệu.- 1 máy in 4 triệu.

- Phần mềm 10 triệu.- Đào tạo 1 triệu.- Quản lý 1 triệu.

Tổng số chi phí phải chi ra 72 triệu.

Thời gian thch hiện giai đoạn 12 từ 08/9/2002 đến 188/9/2002.

I.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu Logic tử các thông tin ra

I.3.1 Danh sách các thông tin đầu ra.

Thông tin đầu ra đợc lấy từ 2 nguồn chính là: Hoá đơn bán hàng khi xuất hàng và hoá đơn mua hàng khi nhập hàng

• Từ đầu ra “Hoá đơn bán hàng ” ta lập danh sách các thuộc tính:- mã hoá đơn

- mã khách hàng- địa chỉ khách hàng- số tài khoản

- phơng thức thanh toán- ngời bán

- ngày bán.

- số thứ tự hàng bán.(R)- mã hàng.(R)

- đơn vị tính.(R)- đơn giá xuất.(R)- Số lợng.(R)- Thành tiền.(S)- Thuế VAT(S)- Triết khấu.(S)- Tổng số tiền.(S)

- Tổng số tiền bằng chữ(S)

Ký hiệu (R) là đánh dấu thuộc tính lặp, (S) là thuộc tính thứ sinh

Tiến hành chuẩn hoá mức 1:

Loại bỏ các thuộc tính lặp trong danh sách, và đa các thuộc tính lặp (R) thành danh sách con Do vậy sau khi chuẩn hoá mức 1 các thuộc tính của hoá đơn bán hàng trên đợc tách ra thành 2 danh sách nh sau:

Hoá đơn bán hàng.

- mã hoá đơn- mã khách hàng- địa chỉ khách hàng- số tài khoản

- phơng thức thanh toán- ngời bán.

- ngày bán.

Hàng bán.

- mã hoá đơn- Thứ tự hàng- Mã hàng- Tên hàng- đơn vị tính- đơn giá- số lợngTiến hành chuẩn hoá mức 2 :

Chuẩn hoá mức 2 quy định: Trong 1 danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc hàm vào một phần của khoá Nếu có sự phụ thuộc nh vậy phải tách những thuộc tính phụ thuộc vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới.

Sau khi chuẩn hoá mức 2 danh sách các thuộc tính

Hoá đơn bán hàng.

- Số hoá đơn- Mã khách hàng- địa chỉ khách hàng- số tài khoản

- phơng thức thanh toán- ngày bán

- ngời bán

Hàng bán.

- số hoá đơn- mã hàng- số lợng

Hàng hoá.

- mã hàng- tên hàng- đơn vị tính

- đơn giá xuấtTiến hành chuẩn hoá mức 3:

Chuẩn hoá mức 3 quy định, trong một danh sách không đợc phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Do vậy sau khi chuẩn hoá mức 3 ta có các danh sách thuộc tính của “Hoá đơn bán hàng ” nh sau

Hoá đơn bán hàng.

- Mã hoá đơn - Mã khách hàng.

- Phơng thức thanh toán- Ngời bán

- Ngày bán.

Hàng bán.

- Mã hoá đơn.- Thứ tự hàng- Mã hàng- Số lợng

Hàng hoá

- Mã hàng- Tên hàng.- đơn vị tính.- Đơn giá xuất.

Khách hàng.

- Mã khách hàng- địa chỉ khách hàng.- Số tài khoản.

• Từ đầu ra “Hoá đơn mua hàng” ta lập đợc danh sách các thuộc tính- Mã hoá đơn

- Mã nhà cung cấp.- Ngày nhập

- Nân viên nhập hàng.- Thứ tự hàng nhập (R)- Mã hàng (R)

- Tên hàng.(R)- đơn vị tính.(R)- Số lợng.(R)- đơn giá nhập.(R)- Thành tiền.(S)- Thuế VAT (S)- Triết khấu.(S)- Tổng số tiền.(S)

- Tổng số tiền bằng chữ (S)

Ký hiệu (R) là đánh dầu thuộc tính lặp, (S) là thuộc tính thứ sinh

Sau khi chuẩn hoá qua 3 bớc ta đợc danh sách các thuộc tính của “Hoá đơn mua hàng” nh sau.

Hoá đơn mua hàng.

- Mã hoá đơn - Mã nhà cung cấp- Ngày lập hoá đơn- Nhân viên nhập

Hàng nhập.

- Mã hoá đơn- Thứ tự hàng nhập- Mã hàng

- Số lợng

Hàng hoá

- Mã hàng- Tên hàng.- đơn vị tính.- Đơn giá nhập.

Nhà cung cấp.

- Mã khách hàng- địa chỉ khách hàng.

Sau khi xem xét và phân tích các thông tin đầu ra trên ta thiết lập đợc sơ đồ cấu trúc dữ liệu sau:

Mã khách hàngđịa chỉSố tài khoản

Mã hoá đơnMã nhà CCPhơng thức thanh toánNgày nhậpMã NV nhập

II.1Công cụ thiết kế cơ sở dữ liệu.

Mã hoá đơnMã khách hàngPhơng thức thanh toánNgày xuấtMã NV xuất Hoá đơn bán hàng

Khách hàngHàng bán

Công cụ thiết kế chơng trình “Quản lý việc thu tiền tại siêu thị” Dùng công cụ hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2000 kết hợp với Microsoft Visual Basic for Application thiết kế chơng trình.

II.1.1 Giới thiệu sơ lợc về công cụ thiết kế Microsoft Access

Ms Access 2000 là một trong những bộ chơng trình quan trọng nhất thuộc tổ hợp chơng trình Microsoft Office Professional 2000 do hãng phần mềm Microsoft Cooperation sản xuất, nó hoạt động trong môi tr-ờng Windows 98 hay 2000.

II.1.2 Giới thiệu sơ lợc về Visual Basic for Application.

Visual Basic là ngôn ngữ lập trình có thể dùng cho MS Access Ta dùng Visual Basic tơng tự nh dùng các macro để liên kết các đối tợng trong một ứng dụng vơí nhau thành một thể thống nhất.

• Cách kiểm tra điều kiệ và tổ chức chu trình trong Visual Basic- Lệnh IF

Dạng lệnh

If điềukiện thenNhóm lệnh 1

[ElseIf ®iÒu kiÖn then[Nhãm lÖnh 2]] [Else

[Nhãm lÖnh n]]End If

- LÖnh Select CaseD¹ng lÖnh:

Select Case <biÓu thøc >

[Case Danh s¸ch biÓu thøc 1][Nhãm lÖnh 1]

[Case Danh s¸ch biÓu thøc 2][Nhãm lÖnh 2] [Case Else]

[Nhãm lÖnh n]End Select

- LÖnh Do Loop

LÖnh Do loop cã 4 d¹ng lÖnh

Dạng 1:Dạng 2: Dạng 3: Dạng 4:Do while <đk>

Nhóm lệnhLoop

Do

Nhóm lệnhLoop While <dk>

Do until <đk> Nhóm lệnhLoop

Do

Nhóm lệnhLoop Until <đk>

- Lệnh For NextDạng lệnh:

For b = btsh1 To btsh2 [Step btsh3] Nhóm lệnh.

Pt là 1 biến còn Th là 1 tập hợp các đối tợng

II.2Thiết kế Hệ thống thông tin

Cơ sở dữ liệu gồm có 8 bảng chính là “Hoá đơn bán hàng”, “Hàng bán”,

mua”, “Nhà cung cấp” và “Nhân viên ” các tệp đợc thiết kế và có mối liên hệ sau:

2.2.1 Form màn hình chính

Có thực đơn gồm 5 trình đơn “Hệ thống”, “Bán hàng”, “Mua hàng”, “Báo cáo”, và “Giúp đỡ”

• Trong trình đơn “Hệ thống” có các mục sau “Danh mục nhóm hàng hoá”, “Danh mục hàng hoá”, “Danh mục khách hàng”, “Danh mục nhà cung cấp” và “Thoát” khi chọn các mục đó sẽ

mở các Form tơng ứng trong các form đó bạn có thể xem, sửa, xoá hay cập nhật các dữ liệu mà bạn muốn.

• Trong trình đơn “Bán hàng ” có các mục sau “Danh mục hoá đơn bán hàng”, “Hoá đơn bán hàng” bạn có thể mở các Fỏm tơng ứng của các mục này để xem, sửa đổi, xoá hặc thêm dữ liệu vào