Hạch toán kế toán tại công ty Hitaco

Tài liệu tham khảo kỹ thuật công nghệ, chuyên ngành tin học Hạch toán kế toán tại công ty Hitaco

Chơng I Tổng quan về Công ty ứng dụng công nghệ

cao ( HITACO )

I/ Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty HITACO

Công ty HITACO đợc thành lập theo quyết định số 1611/QĐ- QP ngày 20/11/1997 của Bộ trởng Bộ Quốc phòng

Tên đầy đủ : Công ty ứng dụng công nghệ cao

Tên giao dịch : HIgh Technology Application COmpany

Viết tắt : HITACO

Trụ sở : 108 Trờng Chinh- Đống Đa- Hà Nội

Tiền thân của Công ty HITACO là Xí nghiệp Z45, đợc thành lập theo quyết định số 2233/QĐ- QP của Bộ trởng Bộ Quốc phòng Z45 là một

đơn vị trong ngành đảm bảo kỹ thuật quân đội trực thuộc Tổng Cục Kỹ Thuật- Bộ Quốc phòng

Đợc thành lập trên cơ sở Xí nghiệp Z45, Công ty HITACO kế thừa mối quan hệ sẵn có của Xí nghiệp với các đơn vị trong quân đội và một

số khách hàng quen thuộc khác vì vậy ngay từ khi thành lập HITACO

đã có lợng khách hàng nhất định Không những thế Công ty còn nhận

đợc sự u đãi giúp đỡ của Bộ Quốc phòng về mọi mặt tạo điều kiện cho Công ty vợt qua những khó khăn ban đầu

Nh đã biết hiện nay nhu cầu nhập khẩu máy móc thiết bị hiện đại của các doanh nghiệp trong và ngoài quân đội là rất lớn vì vậy với chức năng xuất nhập khẩu máy móc , nguyên vật liệu Công ty có một thị trờng rộng lớn để khai thác

Công ty HITACO có một đội ngũ cán bộ có trình độ nhiệt tình và có trách nhiệm Bên cạnh đội ngũ cán bộ khoa học kỹ thuật giàu kinh nghiệm (đợc đào tạo ở Liên Xô cũ) là những cán bộ kinh doanh trẻ , năng động, nhiệt tình Sự kết hợp đó đã tạo cho Công ty một thuận lợi lớn trong sản xuất, kinh doanh đặc biệt là trong hoạt động XNK máy móc thiết bị và chuyển giao công nghệ

Trải qua quá trình xây dựng và trởng thành Công ty ứng dụng công nghệ cao đã không ngừng phấn đấu vơn lên về mọi mặt Đặc biệt là trong nền kinh tế thị trờng đang ngày càng phát triển ở nớc ta, trên con

đờng phát triển của mình Công ty đã gặp không ít những khó khăn trở ngại Nhng giờ đây bằng những kinh nghiệm lao động sáng tạo và sự quyết tâm của toàn thể cán bộ công nhân viên, trong những năm gần

đây Công ty đã giải quyết đợc khó khăn trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình Sản phẩm của Công ty ngày càng đa dạng và phong phú Điều này đợc thể hiện qua một số kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh mà Công ty đã đạt đợc trong 2 năm 2000-2001

ĐVT :1000đCác chỉ tiêu

Năm 2000

Năm 2001

II/Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình Công ty đã từng bớc hoàn thiện bộ máy quản lý về nhân sự, quản lý sản xuất , kinh doanh.Cơ cấu tổ chức gồm:

♦ Phßng Gi¸m §èc & Phã Gi¸m §èc : 3 ngêi

♦ Phßng Tæ chøc hµnh chÝnh : 9 ngêi

♦ Phßng kinh doanh tæng hîp : 12 ngêi

♦ Phßng kÕ to¸n tµi chÝnh : 4 ngêi

Giám Đốc

Phó giám đốc nội chính

Phó giám đốc

Kỹ thuật

Phòng kinh doanh tổng hợp

Phòng Kế toán TàI chính

Phòng kỹ thuật công nghệ

* Nhiệm vụ và quyền hạn của Giám đốc:

1 Nhận vốn, đất đai và các nguồn lực khác do Nhà nớc, Quân đội

để sử dụng theo nhiệm vụ của BQP Giám đốc quản lý, bảo toàn và phát triển vốn của Công ty

2 Tổ chức điều hành mọi hoạt động của Công ty Trực tiếp chỉ huy phòng kế toán - tài chính và bộ phận kế hoạch

3 Giám đốc uỷ quyền, phân công cho các Phó giám đốc giúp các mặt hoạt động khác của Công ty

4 Chịu sự kiểm tra, giám sát của cơ quan cấp trên, của BQP và cơ quan Nhà nớc có thẩm quyền Có trách nhiệm báo cáo định kỳ, thờng xuyên và đột xuất với cấp trên về kết quả hoạt động của Công ty

5 Giám đốc có quyền quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách

chức trởng phó Phòng, Ban, Xởng sau đó báo cáo cấp trên theo quy

định Có quyền quyết định khen thởng, kỷ luật cán bộ, CNV trong toàn Công ty

6 Giám đốc có quyền triệu tập các Phó giám đốc, các trởng, phó Phòng, Ban, Xởng tờng trình báo cáo một vấn đề nào đó khi thấy cần thiết

2- PGĐ KD-XNK, nội chính:

Phó giám đốc kinh doanh XNK là ngời giúp Giám đốc điều hành Công ty theo sự phân công, uỷ quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về các nhiệm vụ đợc phân công, uỷ quyền

* Nhiệm vụ và quyền hạn của Phó giám đốc KDXNK, nội chính:

1 Là ngời phụ trách điều hành trực tiếp về công tác kinh doanh nội địa, XNK của toàn Công ty; về các vấn đề về công tác nội chính của Công ty Trực tiếp nắm và điều hành các phòng: KDTH, KH-TC-HC

2 Xét, duyệt và ký các vấn đề về nội chính và KDXNK trớc khi báo cáo Giám đốc quyết định

3 Báo cáo với Giám đốc về kết quả KD-XNK từng hợp đồng và các vấn đề về nội chính của Công ty

4 Phó giám đốc có quyền triệu tập các Trởng, Phó Phòng, Ban, Xởng tờng trình báo cáo một vấn đề nào đó khi thấy cần thiết

5 Là ngời thay thế điều hành Công ty khi Giám đốc đi vắng

3- PGĐ Kỹ thuật -Công nghệ và SX :

Phó giám đốc KT-CN và SX là ngời giúp Giám đốc điều hành Công ty theo sự phân công, uỷ quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về các nhiệm vụ đợc phân công, uỷ quyền.

* Nhiệm vụ và quyền hạn của Phó giám đốc KTCN và SX:

1 Là ngời phụ trách điều hành trực tiếp tất cả các vấn đề về công tác khoa học, kỹ thuật công nghệ và sản xuất của toàn Công ty Trực tiếp nắm và điều hành các phòng: KTCN, Ban điện tử tin học và các X-ởng sản xuất

2 Là ngời xét, duyệt và ký các thiết kế kỹ thuật, các dự án, đề án nghiên cứu KHKT-CN và kế hoạch SX

3 Báo cáo với Giám đốc về kết quả hoạt động KTCN và SX

4 Phó giám đốc có quyền triệu tập các trởng, phó Phòng, Ban, ởng tờng trình báo cáo một vấn đề nào đó khi thấy cần thiết

X-5 Là ngời thay thế điều hành Công ty khi Giám đốc, Phó giám

đốc KD, nội chính đi vắng

Để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình công ty đã từng bớc hoàn thiện bộ máy quản lý về nhân sự, quản lý sản xuất , kinh doanh Hiện nay cơ cấu tổ chức, chức năng của các phòng ban trong công ty đợc biểu thị trong sơ đồ sau:

B Chức năng nhiệm vụ của các Phòng, Ban, Xởng

1- Phòng Tổ chức - Hành chính :

Là Phòng chức năng giúp Giám đốc và PGĐ kinh doanh, nội chính quản lý và điều hành các công tác về KH, CTĐ, CTCT, lao động tiền lơng và công tác hành chính của Công ty.

3 Trực tiếp tiến hành soạn thảo các hợp đồng, văn bản thanh lý hợp đồng.

3- Phòng kỹ thuật công nghệ :

Là phòng chức năng giúp BGĐ triển khai thực hiện các công tác thuộc lĩnh vực KT, KHCN, sản xuất, nghiên cứu, chế thử sản phẩm, quản lý chất lợng sản phẩm và các thiết bị công nghệ của Công ty

* Nhiệm vụ :

1 Tham mu t vấn cho BGĐ về ứng dụng và phát triển công nghệ mới có trình độ cao thuộc các lĩnh vực liên quan đến sản xuất của Công ty

2 Tổ chức thiết kế lập qui trình công nghệ, chuẩn bị kỹ thuật, xây dựng khối lợng, đơn giá sản phẩm và theo dõi kỹ thuật, chất lợng vật t, sản phẩm hàng hoá của Công ty

4- Phòng Kế toán tài chính :

Là Phòng chức năng giúp Ban Giám đốc trực tiếp quản lý và triển khai hoạt động tài chính của Công ty Cung cấp đầy đủ và kịp thời các báo cáo về tài chính cho Ban Giám đốc

* Nhiệm vụ:

1 T vấn, tham mu cho BGĐ về các nghiệp vụ tài chính kế toán

2 Chịu trách nhiệm trớc BGĐ và các cơ quan quản lý cấp trên về các hoạt động tài chính của Công ty

3 Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ tài chính kế toán theo đúng

các nguyên tắc quản lý tài chính về chế độ quản lý tài chính của các doanh nghiệp Nhà nớc trong quân đội.

4.Tổ chức kiểm tra, thẩm định giúp BGĐ trong ký kết các hợp đồng, thanh quyết toán công nợ theo các hợp đồng, quản lý chứng từ tài liệu

có liên quan đến việc xuất nhập sản phẩm hàng hoá ra vào Công ty

5- Xởng chế thử

* Nhiệm vụ

1.Tổ chức triển khai chế thử công nghệ sản phẩm là các trang thiết bị

đặc biệt phục vụ Quốc phòng (theo thiết kế và hớng dẫn công nghệ của phòng kỹ thuật - công nghệ)

2 Nghiên cứu ứng dụng và phát triển công nghệ mới có trình độ cao thuộc các lĩnh vực liên quan mà tập trung chủ yếu vào công nghệ gia công cơ khí chính xác và siêu chính xác, công nghệ điện tử - tin học, vào sử dụng vật liệu mới vào thiết kế quang học để phục vụ cho chế thử

3 Phối hợp với các Xởng trong công ty và các đơn vị khác để chế thử các chi tiết và cụm chi tiết ngoài năng lực của Xởng

4.Tổng lắp sản phẩm và kiểm tra thẩm định, đánh giá chất lợng thiết

bị và các sản phẩm khác theo điều kiện nghiệm thu

5.Tham gia sản xuất số lợng nhỏ các chi tiết, các cụm chi tiết, các

khối đìêu khiển, thực hiện công nghệ đặc biệt, mà các Xởng khác không giải quyết đợc

6.Triển khai công nghệ gia công chế tác đá quí

7.Tham gia tiếp thu, khai thác, lắp đặt các trang thiết bị đặc biệt, các dây truyền công nghệ và tham gia thực hiện chuyển giao công nghệ 8.Thông tin, t vấn, tham gia đào tạo, huấn luỵên cán bộ, công nhân theo ngành nghề của Xởng

6- Xởng Điện -Điện tử

*Nhiệm vụ:

1.Tổ chức triển khai chế tạo, sửa chữa các cụm, khối điều khiển các trang thiết bị đặc biệt và các thiết bị điện-điện tử theo qui trình công nghệ ( đã qua chế thử công nghệ)

2.Tham gia chế thử công nghệ các cụm, khối điều khiển của thiết bị, các sản phẩm điện tử mà Xởng nghiên cứu và chế thử không có điều kiện thực hiện đợc

3 3.Tổng lắp cụm, khối điều khiển của thiết bị

4 Triển khai nâng cấp thiết bị, lắp ráp thiết bị điện, điện tử và sản xuất một số mặt hàng có liên quan đến hàng điện và điện tử

5.Tham gia đào tạo, huấn luyện công nhân theo ngành nghề của ởng

2 Quản lý máy móc trang bị dụng cụ và định kỳ kiểm tra, bảo dỡng thiết

1 Tổ chức tiêu thụ sản phẩm kinh tế, một số sản phẩm công nghệ cao của

Xí nghiệp sản xuất đợc phép giới thiệu ra thị trờng theo đúng qui định của Bộ Quốc phòngvà pháp luật của Nhà nớc

2 Tổ chức tiếp thị, quảng cáo giới thiệu các sản phẩm kinh tế, và một số sản phẩm công nghệ cao của Xí nghiệp sản xuất đợc phép giới thiệu ra thị trờng theo đúng qui định của Bộ Quốc phòng và pháp luật của Nhà nớc

hơng II

Tổ chức hạch toán kế toán tạI Công ty ứng dụng công nghệ cao (HITACO)

I/ Tổ chức bộ máy kế toán

Do qui mô hoạt động sản xuất của Công ty là theo một cấp, không có

sự phân tán quyền lực trong quản lý hoạt động kinh doanh cũng nh trong hoạt động tài chính nên hiện nay bộ máy kế toán của Công ty đợc

tổ chức theo kiểu trực tuyến với mô hình kế toán tập trung

Với việc tổ chức này làm cho mối quan hệ phụ thuộc của bộ máy trở nên đơn giản Phòng kế toán của Công ty thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán từ khâu thu nhận, ghi sổ đến khâu xử

lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp Trong đó kế toán trởng là ngời điều hành trực tiếp các nhân viên kế toán không qua khâu trung gian nhận lệnh

1.Kế toán trởng

-Tổ chức công tác kế toán, công tác thống kê trong công ty, không ngừng cải tiến tổ chức bộ máy và công tác kế toán thống kê theo yêu cầu đổi mới cơ chế quản lý của Bộ Quốc phòng cũng nh của Nhà nớc.-Tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời mọi hoạt động kinh tế tài chính trong công ty

-Tổ chức phổ biến và hớng dẫn thi hành kịp thời các chế độ thể lệ tài chính,kế toán và các qui định của cấp trên cho các bộ phận, cá nhân có liên quan

-Tổ chức kiểm tra kế toán trong phòng kế toán

-Tổ chức bảo quản lu trữ các tài liệu kế toán, giữ bí mật các tài liệu và

số liệu kế toán theo chế độ của nhà nớc

- Tính toán và đôn đốc việc nộp đủ, đúng hạn các khoản phải nộp cho ngân sách

- Xác định và phản ánh chính xác, kịp thời, đúng chế độ kết quả kiểm kê tài sản, vật t,chuẩn bị đầy đủ các thủ tục, tài liệu cần thiết cho việc xử lý các khoản mất mát, hao hụt, h hỏng Đồng thời đề xuất các biên pháp giải quyết, xử lý.

- Lập và gửi đầy đủ, đúng hạn các báo cáo kế toán thống kê theo chế độ qui định

2 Kế toán thanh toán

-Thẩm tra mọi khoản thu, chi phát sinh tại đơn vị, qua đó xác định và

có ý kiến về sự cần thiết thực hiện nhiệm vụ thu chi của đơn vị Nếu

đồng ý cho thanh toán thì lập phiếu thu (hoặc phiếu chi) kèm theo các chứng từ gốc trình kế toán trởng và thủ trởng duyệt đẻ làm căn cứ thực hiện thu hoặc chi

-Theo dõi và thanh tóan các khoản tiền tạm ứng phải thu phải trả, các khoản tiền nợ với ngời bán và ngời mua

-Giữ các sổ chi tiết thanh toán

3.Kế toán tổng hợp

- Tập hợp các chứng từ đã thực hiện, tiến hành kiểm tra phân loại, chỉnh lý, lập chứng từ ghi sổ, sau đó trình kế toán trởng duyệt

- Giữ sổ tổng hợp và sổ chi tiết chi hoạt động

- Đôn đốc kế toán phần hành thực hiện công việc khoá sổ vào cuối kỳ

và thực hiện việc khoá sổ tổng hợp

- Lập các báo cáo kế toán theo chế độ qui định

- Tổ chức và thực hiện lu trữ chứng từ tại đơn vị

4.Kế toán kho

- Theo dõi tình hình tài sản vật t nhập, xuất và bảo quản ở kho.

- Lập các thủ tục nhập, xuất và chuyển kho

- Kiểm tra việc mua sắm, sử dụng, bảo quản tài sản vật t ở đơn vị nhằm đảm bảo công tác và tiết kiệm

- Thờng xuyên đối chiếu sổ sách với thủ kho

- Giữ các sổ chi tiết về tài sản vật t, nh : sổ tài sản cố định, sổ tài sản theo đơn vị sử dụng, sổ chi tiết vật liệu

5.Thủ quĩ

-Kiểm tra các chứng từ thu chi tiền mặt của công ty và các quĩ khác.-Thực hiện việc kiểm quĩ và lập báo cáo tồn quĩ theo đúng chế độ qui

định

-Giữ các sổ quĩ của công ty Mỗi loại quĩ đợc theo dõi trên một sổ riêng

Các nhân viên kế toán trong Công ty mặc dù mỗi ngời đảm nhiệm một nhiệm vụ riêng, một phần hành riêng, song giữa họ vẫn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau để bộ máy kế toán của Công ty hoạt

động có hiệu quả

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán đợc thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty HITACO.

II/ Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán tai Công

vụ phát sinh và thực sự hoàn thành Chứng từ có vai trò quan trọng trong việc thông tin số liệu Vì vậy, kế toán trởng phân công kế toán viên chịu trách nhiệm thu nhận chứng từ về từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính thuộc phần hành công việc của từng kế toán viên và kiểm tra chặt chẽ chứng từ kế toán trớc khi ghi sổ kế toán.

Đối với kế toánh thanh toán, sau khi thẩm tra mọi hoạt động thu, chi của Công ty,sẽ lập phiếu thu hoặc phiếu chi nếu nh đồng ý cho thanh toán

Đối với kế toán tổng hợp, lu trữ toàn bộ chứng từ tại Công ty, đồng thời cũng làm nhiệm vụ kiểm tra, phân loại, lập chứng từ ghi sổ

Danh mục chứng từ kế toán đợc áp dụng theo quyết định số 1141/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính

Có thể nêu ra một số chứng từ đợc sử dụng thờng xuyên nh:

-Bảng chấm công

-Bảng thanh toán lơng,BHXH

- Bảng thanh toán tiền thởng

-Phiếu nhập vật t

- Phiếu xuất kho vật t

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

- Biên bản kiểm tra vật t

- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho

- Hoá đơn cớc phí vận chuyển

- Hoá đơn giá trị gia tăng (bên bán lập)

- Biên bản kiểm kê vật liệu, sản phẩm hàng hoá

- Biên bản đánh giá lại TSCĐ

III/ Tổ chức vận dụng hệ thống tàI khoản kế toán tai công ty HITACO

- Hệ thống tài khoản kế toán là một bộ phận quan trọng của hệ thống kế toán (chế độ kế toán)

- Để đảm bảo sự thống nhất về công tác kế toán Công ty đã áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trởng Bộ Tài Chính

- Ngoài những tài khoản tổng hợp (TK Cấp 1), Công ty còn áp dụng một số tài khoản chi tiết(TK Cấp 2),không có tài khoản Cấp 3,Cấp 4

Lấy ví dụ nh TK 152 có thể đợc mở thành các TK cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại vật liệu, phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, bao gồm :

- TK 1521 : Nguyên vật liệu chính

- TK 1522 : Vật liệu phụ

- TK 1523 : Nhiên liệu