Hạch toán kế toán bán hàng công ty

Tài liệu tham khảo kỹ thuật công nghệ, chuyên ngành tin học Hạch toán kế toán bán hàng công ty

Mục lục

* Lời nói đầu

* Nội dung cơ bản của báo cáo

Phần 1 : đánh giá thực trạng công tác kế toán của công ty

Phần I : đánh giá thực trạng công tác kế toán bán hàng của Công ty

I - Đặc đIểm , tình hình của đơn vị

-0O0 -1 Đặc điểm , tình hình chung của Công ty Máy tính Việt Nam I

1.1 Qúa trình hình thành và phát triển

Công ty Máy tính Việt Nam I tên quốc tế là Việt Nam Informatics Company, đợc thành lập năm 1984 Đây là một trong những doanh nghiệp Nhà nớc đầu tiên hoạt động trong lĩnh vực kỹ thuật điện, điện tử, tin học, viễn thông, thiết bị văn phòng và tự động hoá.

Kể từ khi đợc thành lập Công ty đã là thành viên chính của tổng Công ty Điện tử, Tin học Việt Nam và Phòng Thơng mại & Công nghiệp Việt Nam, là hội viên hội Tin học Việt Nam và hội Công nghệ Tự động hoá Việt Nam

Công ty đợc thành lập lại theo NĐ 338-CP quyết định thành lập lại số 308 QĐ/TCLSĐT ngày 25/5/1993 của Bộ trởng Bộ Công nghiệp nặng nay là Bộ Công Nghiệp

Công ty Máy tính Việt Nam I hoạt động theo điều lệ tổ chức & hoạt động của Tổng Công ty Điện tử và Tin học Việt Nam đã đợc Bộ trởng Bộ Công Nghiệp phê chuẩn số 39/QĐ-TCCB ngày 6/1/1996

Công ty Máy tính Việt Nam I là một daonh nghiệp nhà nớc có quy mô vừa Trụ sở chính của Công ty đặt tại Hà Nội nhng Công ty còn có chi nhánh đặt tại TP HCM Trên địa bàn Hà Nội, Công ty có 6 đơn vị kinh doanh trực thuộc và phân xởng sản xuất phân bố ở các địa điểm khác nhau Các đơn vị bán hàng trực thuộc này hoạt động sản xuất kinh doanh theo phơng thức khoán chỉ tiêu kinh tế tài chính và hoạch toán nội bộ

Trong phạm vi bài viết này tôI chỉ xin trình bày về công tác hạch tóan bán hàng ở một chi nhánh của công ty là công ty TNHH máy tính Minh Quang

Công ty TNHH máy tính Minh Quang, tên giao dịch quốc tế là Minh Quang company Ltd Đợc thành lập ngày 29 tháng 10 năm 1993 theo giấy phép thành lập số 5892/QĐ-UB do Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp.

Khi mới thành lập công ty đăng ký mức vốn điều lệ là 800.000.000đ Đến đầu năm 1999 công ty đã bổ sung thêm vốn kinh doanh trên 1,3 tỷ đồng Công ty TNHH máy tính Minh Quang là một trong những doanh nghiệp t nhân lớn hoạt động sản xuất kinh doanh trên các lĩnh vực buôn bán hàng t liệu sản xuất, buôn bán hàng t liệu tiêu dùng, dịch vụ lữ hành, đặc biệt là dịch vụ kỹ thuật trong lĩnh vực điện tử tin học.

Tuy nhiên hoạt động kinh doanh chính của công ty là kinh doanh máy vi tính, linh kiện máy vi tính và thiết bị ngoại vi Để tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị tr-ờng công ty không ngừng đa dạng hoá các loại hình kinh doanh Ngày 13 tháng 3 năm 2000 công ty đã đợc sở kế hoạch và đầu t cho phép bổ sung thêm ngành nghề kinh doanh là t vấn và làm dịch vụ kỹ thuật trong lĩnh vực điện tử tin học và tự động hoá Nhờ bổ sung thêm ngành nghề kinh doanh này công ty đã có thể cung cấp cho khách hàng những dịch vụ hoàn hảo hơn, từ khâu t vấn đến cung cấp phần cứng, lắp đặt chạy thử, cung cấp phần mềm và các dịch vụ khác vv Công ty đã có thể đáp ứng đ… ợc mọi yêu cầu của khách hàng trong lĩnh vực điện , điện tử tin học.

Mặc dù mới thành lập đợc 10 năm, công ty đã tạo dựng đợc những mối quan hệ ổn định với những khách hàng lớn trong nớc và quốc tế Công ty TNHH máy tính Minh Quang là một trong những doanh nghiệp đầu tiên trong nớc tổ chức sản xuất, lắp máy các sản phẩm kỹ thuật tin học Một số sản phẩm của công ty đã đợc cung cấp cho thị tr-ờng trong nớc và đợc xuất khẩu thử ra nớc ngoài Với hệ thồng chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh và nhiều đại lý tại các tỉnh, thành phố , các trung tâm dịch vụ của công ty đợc tổ chức rộng khắp cả nớc công ty đã góp một phần quan trọng vào việc cung cấp cho thị trờng Việt Nam các thiết bị tin học với chất lợng tốt và giá cả hợp lý.

Công ty TNHH máy tính Minh Quang đã và đang là một trong những công ty ơng mại hoạt động trong lĩnh vực tin học hàng đầu của Việt Nam Công ty là đại lý chính thức của nhiều hãng máy tính nớc ngoài có tên tuổi nh: IBM, COMPAQ, HP, CNET, ZIDA, vv và đ… ợc khách hàng tin cậy trong nhiều lĩnh vực.

th-Công ty có một đội ngũ nhân viên trên 90% đã tốt nghiệp đại học rất tâm huyết, có trình độ chuyên môn cao Họ thờng xuyên đợc đào tạo, bồi dỡng nghiệp vụ nên đã đáp ứng đợc yêu cầu làm việc trong điều kiện sản xuất, kinh doanh hiện nay Đặc biệt đối với những nhân viên kỹ thuật phần cứng của công ty, họ là những ngời có nhiều kinh nghiệm thực tế trong công việc triển khai các dự án Đây là đội ngũ cơ bản tạo nên sự vững chắc của công ty Ngoài ra công ty còn có các chuyên viên kỹ thuật tại các đại lý của mình Đây là những cộng tác viên đắc lực trong việc triển khai thực hiện các dự án với qui mô lớn, phạm vi lắp đặt của dự án rộng Có lẽ với phơng hớng kinh doanh hợp lý cùng với sự sáng suốt trong quản lý và đặc biệt với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm là nhân tố chủ yếu đa công ty Minh Quang phát triển đến độ nh hiện nay.

+ Tổ chức , lắp ráp, xuất nhập khẩu các sản phẩm tin học.

+ Tổ chức phân phối các sản phẩm tin học ứng dụng, sản phẩm tin học công nghệ cao

Tuy nhiên hoạt động kinh doanh chính của Công ty vẫn là kinh doanh các thiết bị linh kiện máy vi tính nh: Màn hình, máy in, bàn phím, chuột ngoài ra Công ty cúng kinh…doanh các mặt hàng điện tử nh ổn áp, bộ lu điện…

Bên cạnh hoạt động kinh doanh chính kể trên, Công ty còn tiến hành các hoạt động kinh doanh khác nh: đào tạo Tin học, thiết kế và xây dựng các phần mềm Tin học thực hiện các hoạt động dịch vụ nh lắp đặt, bảo hành, bảo vệ thông tin cho các mạng máy tính, cho thuê nhà…

1.3 Nhiệm vụ:

Để thực hiện đợc các chức năng đã đề ra trớc mắt công ty đã đặt ra cho mình những nhiệm vụ chủ yếu là :

+ Phân phối các sản phẩm tin học , viễn thông.+ Cung cấp các giải pháp tin học

1.4 Vị Trí

Tuy chỉ là một công ty có quy mô vừa nhng công ty máy tính Minh Quang đã và đang tạo dựng đợc cho mình một vị trí vững chắc Đối với nghành tin học còn non trẻ của nớc ta công ty có một vị trí đặc biệt quan trọng nh một hạt nhân trung tâm, đi đầu trong việc cung cấp các thiết bị và giải pháp tin học.

Với chức năng chính là tổ chức nhập khẩu , lắp ráp và phân phối các sản phẩm tin học công ty còn giữ một vị trí chủ đạo trong việc giúp ngành tin học tiếp cận với đời sống và từng bớc phổ cập hoá tin học.

Hơn thế nữa công ty còn giữ vị trí tiên phong trong việc tiếp cận các ứng dụng khoa học kĩ thuật tiên tiến nhất trên thế giới nhằm từng bớc đa nghành tin học nớc ta phát triển, hoà nhập cùng thị trờng tin học thế giới.

+ Phát triển một thị trờng các thiết bị tin học hớng mạnh ra xuất khẩu

2 Cơ cấu tổ chức quản lí của Công ty:

2.1 - Cơ cấu tổ chức quản lý kinh doanh

Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty đợc phản ánh qua sơ đồ sau :

Sơ đồ 1

Giám đốc Công ty

*Ban giám đốc Công ty gồm : Giám đốc và 2 phó giám đốc

- Giám đốc Công ty là ngời đứng đầu Công ty, đồng thời cũng là ngời chịu trách nhiệm trớc tổng Công ty điện tử và Tin học Việt Nam.

Trợ giúp cho giám đốc là 2 Phó giám đốc

- Phó giám đốc thứ nhất: đợc sự uỷ quyền của Giám đốc trực tiếp phụ trách khâu công nghệ phần mềm tin học và đào tạo Tin học.

- Phó giám đốc thứ hai : phụ trach công tác đối nội và đối ngoại của công ty.Tiếp đến là các phòng ban.

• Phòng hành chính tổ chức : Do một trởng phòng phụ trách, làm nhiệm vụ giúp việc cho giám đốc công ty trong 2 lĩnh vực.

- Về mặt hành chính : Quán xuyến mọi phát sinh về mặt hành chính của toàn Công ty.- Về mặt nhân sự: Giúp giám đốc về quản lý nhân sự.

• Phòng tài chính Kế toán: Do kế toán trởng Công ty trực tiếp phụ trách với hai nhiệm vụ.

- Giúp việc cho giám đốc trong lĩnh vực hạch toán và kế toán các nghiệp vụ kinh doanh và sản xuất toàn Công ty theo pháp lệnh Kế toán thống kê.

- Làm nhiệm vụ thống kê theo yêu cầu của Nhà nớc, xây dựng và quản lý các định mứcvề tiền lơng, lao động toàn Công ty.

• Các đơn vị kinh doanh trực thuộc: Đây là những đơn vị trực tiếp làm nhiệm vụ kinh doanh hoặc sản xuất Trên thực tế Công ty có bẩy đơn vụ trực thuộc tring đó có sáu

Các đơn vị KD trực thuộc

Phòng hành chínhTổ chức

Phòng tài chính Kế toán

T.tâm các hệ thống Thông

Trung tâm Kỹ thuật tin học

Trung tâm dịch vụ kinh doanh điện tử Tin học

Trung tâm chuyển giao Công nghệ

Trung tâm th-ơng mại và dịch vụ

Trungtâm máy tính và thiết bị văn

phòng

Trung tâm điện tử và công nghệ

thiết bị điện dân dụng khác còn trung tâm điện tử và Công nghệ là một phân xởng sản xuất, làm nhiệm vụ lắp ráp các loại ổn áp…

3 Tổ chức, hình thức kế toán áp dụng.

3.1 Khái quát về tổ chức công tác kể toán công ty

• Nhiệm vụ của phòng kế toán

Kế toán tiêu thụ hàng hoá có ý nghĩa quan trọng trong quá trình thu thập, xử lý cung cấp thông tin cho chủ doanh nghiệp Nó giúp cho doanh nghiệp xem xét, kinh doanh mặt hàng, nhóm hàng, đặc điểm kinh doanh nào có hiệu quả, bộ phận kinh doanh, cửa hàng nào thực hiện tốt công tác bán hàng, Nhờ đó, doanh nghiệp có thể phân tích đánh gía, lựa chọn các phơng án đầu t sao cho có hiệu quả nhất Kế toán nhằm mục đích cung cấp thông tin vì vậy kế toán bán hàng phải có nhiệm vụ tổ chức sao cho các số liệu trong báo cáo bán hàng phải nói lên đợc tình hình tiêu thụ hàng hoá giúp cho việc đánh giá chất l-ợng toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cụ thể là những nhiệm vụ:

- Phản ánh, giám đốc tình hình tiêu thụ hàng hoá cả về số lợng, trị giá và việc thực hiện các hợp đồng mua bán Khi hạch toán cần phải hạch toán đúng đắn từ khâu hạch toán tổng hợp đến khâu hạch toán chi tiết Kết toán phải có nhiệm vụ tổ chức một hệ thống sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Đến cuối kỳ kế toán xác định đúngđắn tổng doanh thu và tổng chi phí trong kỳ, từ đó xác định kết quả bán hàng của đơn vị làm cơ sở xác định kết quả kinh doanh cũng nh các nghĩa vụ đối với nhà nớc.

- Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng và kết quả bán hàng Trớc hết kiểm tra việc thực hiện các chỉ tiêu về kế hoạch bán hàng và kết quả bán hàng, kiểm tra việc thực hiện tiến độ bán hàng để tìm ra nguyên nhân, các biện pháp nhằm phát triển doanh thu bán hàng Cần kiểm tra việc chấp hành chế độ bán hàng, quản lý chặt chẽ doanh thu bán hàng tránh hiện tợng vốn bị chiếm dụng bất hợp lý Thờng xuyên theo dõi kiểm kê hàng hoá nhằm đối chiếu giữa thực tế với sổ sách nhằm ngăn ngừa những hiện tợng tham ô, lãng phí, thiếu trách nhiệm trong bảo quản hàng hoá.

- Phản ánh, giám đốc tình hình thanh toán tiền bán hàng, đôn đốc việc thực hiện để cho quá trình thanh toán đợc nhanh chóng, đầy đủ và kịp thời Kế toán nắm bắt và xử lý quá trình thanh toán giúp cho công tác bảo toàn và phát triển vốn đợc bảo đảm.

- Tổng hợp, tính toán phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng loại hàng hoá tiêu thụ Tính toán chính xác trị giá gia tăng của hàng xuất bán và xác định kết quả bán hàng Do việc tính toán trị giá gia tăng của hàng hoá đã tiêu thụ có

ảnh hởng trực tiếp đến kết quả bán hàng nên kế toán có nghĩa vụ thực hiện, chấp hành nguyên tắc, chế độ tính trị giá gia tăng, nếu có sự thay đổi trong cách tính toán phải có văn bản chỉ rõ và nêu đợc những nguyên nhân cụ thể

- Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện doanh thu và thu nhập của doanh nghiệp, trên cơ sở đó có những biện pháp nhằm hoàn thiện hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp cho lãnh đạo đơn vị nắm đợc tình hình tiêu thụ hàng hoá để có những chính sách điều chỉnh kịp thời cho thích hợp với điều kiện thực tế.

- Kế toán bán hàng thực hiện tốt các nghĩa vụ của mình sẽ đem lại hiệu quả thiết thực cho công tác bán hàng nói riêng và cho hoạt động kinh của doanh nghiệp nói chung Nó giúp cho ngời sử dụng những thông tin của kế toán nắm đợc toàn diện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp nhà quản trị đa ra quyết định kịp thời phù hợp với tình hình biến động của thị trờng cũng nh việc lập kế hoạch hoạt động trong tơng lai.

• Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty

Sơ đồ 3 :

• Kế toán trởng : là ngời quan trọng nhất trong phòng kế toán, chịu trách nhiệm toàn bộ về quản lý phân công nhiệm vụ trong phòng, chịu trách nhiệm kiểm tra tổng hợp số liệu kế toán, lập báo cáo kế toán gửi nên cấp trên, hớng dẫn toàn bộ công tác kế toán, cung cấp kịp thời những thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp cho ngời quản lý.

• Kế toán thanh toán: chịu trách nhiệm theo dõi, thanh toán công nợ, theo dõi tình hình thu, chi tiền mặt gửi ngân hàng.

• Kế toán tổng hợp : chịu trách nhiệm tổng hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm, xác định kết quả kinh doanh, cung cấp thông tin về tình hình tài chính doanh nghiệp.

• Kế toán tiền lơng: tính toán xác định cụ thể tiền lơng, các khoản BHXH, BHYT, và KPCĐ, phải tính vào chi phí và các khoản phải trả công nhân viên.

• Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý quỹ, thu chi tiền mặt.

♦ Nhân viên hạch toán: Tập hợp hoá đơn chứng từ phát sinh ở các trung tâm để chuyển lên phòng kế toán của Công ty.

3.2 Hình thức tổ chức công tác kế toán Công ty Máy tính Việt Nam I

* Công ty Máy tính Việt Nam I tổ chức Kế toán theo hình thức tập trung, tạo điều kiện để kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự kiểm soát tập trung, thống nhất của Kế toán trởng cũng nh sự chỉ đạo của lãnh đạo Công ty.

Trởng Phòng Kế toán

Kế toán thanh

Nhân viên hạch toán ở trung tâm

Thủ quỹKế toán

tổng hợp

Kế toán tiền lơngKế toán

vật liệu

* Hình thức kế toán áp dụng :

Hiện nay Công ty đang áp dụng hệ thống kế toán với hình thức nhật ký chứng từ

4 Những thuận lợi và khó khăn ảnh hởng tới công tác hạch toán của đơn vị.

 Về thực tế đây là một Công ty TNHH có đến 90% vốn nớc ngoài, việc hạch toán theo kế toán Việt Nam là điều hết sức mới mẻ và hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty có vai trò quan trọng trong quản lý tài chính Ngay từ ngày đầu sơ khai hội đồng quản trị có những yêu cầu về quản lý tài chính hết sức chặt chẽ nên đã áp dụng kế toán trên máy vi tính và qua hệ thống thông tin điện tử Việc hạch toán đồng thời trên máy và trong sổ sách đã góp phần tạo nên một mạng lới kế toán hoàn chỉnh và chặt chẽ cho công ty Mặc dù phải khai báo báo cáo tài chính cho hội đồng quản trị, các cơ quan chức năng tại hai nơi khác nhau và có quan niệm về tiền tệ khác nhau nhng việc đa đến một hệ thống kế toán thống nhất là một vấn đề rất tốt cho Công ty Việc sử dụng hệ thống chứng từ, trình tự ghi chép đảm bảo chứng từ lập ra có cơ sở thực tế và pháp lý, giúp Công ty giám sát tình hình kinh doanh và cung cấp kịp thời thông tin cần thiết cho các bộ phận có liên quan Tại công ty máy tính Minh Quang mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc phản ánh vào các chứng từ kế toán Các hoạt động nhập, xuất đều đợc lập chứng từ đầy đủ Đây là khâu hạch toán ban đầu, là cơ sở pháp lý để hạch toán nhập, xuất kho hàng hoá ở các bộ phận đơn vị trực thuộc không có bộ phận kế toán riêng mà chỉ có các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ về phòng kế toán của Công ty

Bên cạnh những mặt thuận lợi còn rất nhiều khó khăn song đội ngũ kế toán của công ty máy tính Minh Quang đã và đang không ngừng nỗ lực hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình tạo đIều kiện hỗ trợ đắc lực cho ban giám đốc trong công tác quản lý và thúc đẩy hoạt động KINH DOANH

II - Thực trạng công tác kế toán bán hàng và Xác định kết quả bán hàng tại Công ty Máy tính minh quang.

Kế toán doanh thu bán hàng là bộ phận kế toán quan trọng trong hệ thống kế toán của Công ty Nó là yếu tố then chốt và làm căn cứ để các hoạt động phân tích về tình hình thực tế và thấy đợc khả năng kinh doanh của doanh nghiệp trên thơng trờng cạnh tranh máy tính gay go ác liệt Nhiệm vụ của kế toán bán hàng là theo dõi doanh thu bán hàng của Công ty, theo dõi doanh thu của từng trung tâm, từng bộ phận bán hàng, từng nhân viên bán hàng, và từng nhóm khách hàng, từng nhóm mặt hàng Kế toán doanh thu bán hàng cung cấp đợc thông tin một cách chính xác cho các bộ phận để có biện pháp sử lý và thay đổi chiến lợc kinh doanh, cung cấp số liệu cho kế toán tổng hợp và kế toán khác để xác định đợc kết quả kinh doanh chi tiết một cách chính xác nhất.

Do đó mục đích của doanh nghiệp trong việc phân tích tài chính nói chung hay kết quả kinh doanh nói riêng thông qua kếtquả của công táckế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là vô cùng quan trọng Mặt khác mục đích sử dụng thông tin về kết quả kinh doanh của các bộ phận này là xem xét đánh giá hoạt động theo từng tháng để đa ra quyết định cho hoạt động bán hàng của tháng sau do đó để đáp ứngnhu cầu của nhà quản trị , thông tin chi tiết về kết quả bán hàng phải đợc kế toán cung cấp hàng tháng hay nói cách khác công tác phân tích phải đợc thực hiện hàng tháng

Thực tế hàng tháng Công ty có cung cấp toàn bộ thông tin về sản phẩm máy vi tính, máy văn phòng đang bán trên thị trờng so với lơng hàng máy tính bán ra của công ty Nh vậy kế toán có thể cung cấp thông tin cho các bộ phận khác biết đợc nhu cầu của khách hàng và điểm mạnh của Công ty để cóphơng hớng phát triển hợp lý Bên cạnh đó việc xác định chính xác chi phí bán hàng phát sinh trong tháng là yếu tố rất quan trọng, nó cung cấp cho phòng kinh doanh những thông tin cần thiết trong việc quản lý hàng hoá, tiết kiệm chi phí bán hàng bằng các cách khác nhau

a- Chứng từ sử dụng :

.Tại công ty máy tính Minh Quang mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc phản ánh vào các chứng từ kế toán Các hoạt động nhập , xuất đều đợc lập chứng từ đầy đủ Đây là khâu hạch toán ban đầu , là cơ sở pháp lý để hạch toán nhập, xuất kho hàng hoá

Trong quá trình kinh doanh kế toán sử dụng các loại chứng từ : phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn GTGT vì đây là công ty thơng mại cho nên

hoạt động chủ yếu là mua hàng, bán hàng và đặc biệt mỗi loại chứng từ đều phải có 3 liên trong đó 1 liên là do kế toán giữ, 1 liên đợc lu giữ tại quyển gốc, còn lại 1 liên do thủ kho giữ (đối với phiếu nhập, phiếu xuất ) hoặc do khách hàng giữ ( đối với phiếu thu phiếu chi, hoá đơn GTGT)

b- Hệ thống tài khoản áp dụng :

Hệ thống tài khoản của công ty áp dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 1141TC -QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính

Khi quá trình bán hàng diễn ra ,đối với công tác kế toán sẽ phát sinh các nghiệp vụ cần phải đợc phản ánh nh : Doanh thu bán hàng thanh toán tiền hàng ,hàng bán bị trả lại hay giảm giá hàng bán Thông qua các tài khoản kế toán các nghiệp vụ đó đợc phản ánh vào các sổ kế toán tổng hợp liên quan

• Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng.

• TàI khoản 531 :Hàng bán bị trả lại

• TàI khoản 532 : Giảm giá hàng bán

• Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng.

Tài khoản 131 dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu về tiền bán hàng

• Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán

• Tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh -

Tài khoản này dùng để xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác trong một kỳ kế toán.:

Tài khoản 911 cuối kỳ không có số d

Ngoài các tài khoản trên, kế toán bán hàng còn sử dụng một số tài khoản có liên quan đến quá trình bán hàng : TK 111, TK 112, TK 138, TK 156, TK 333, TK 641, TK 642

- Các sổ Kế toán chi tiết: Sổ chi tiết bán hàng hoá ,bảng kê hoá đơn dịch vụ , hàng hoá bán ra., mua vào.

d- Trình tự luân chuyển chứng từ và hạch toán

Hiện nay Công ty đang áp dụng hệ thống kế toán với hình thức nhật ký - chứng từ.

Ghi hàng ngày Kiểm tra , đối chiếu Ghi cuối kì

Sơ đồ hạch toán :

Hoá đơn , phiếu nhập , xuất kho

Bảng kê số1,2,8,11Sổ chi tiết các

Phần II : nội dung công tác kế toán bán hàng TạI công tycp máy tính quang vinh

I : Lý luận chung về kế toán bán hàng

* Sự cần thiết phải tổ chức kế toán bán hàng xác định và phân tích kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp thơng mại.

Thị trờng là nơi thể hiện tập trung nhất các mặt đối lập của sản xuất hàng hoá, là mục tiêu khởi điểm của quá trình kinh doanh và cũng là nơi kết thúc của quá trình kinh doanh Đồng thời thông qua thị trờng, doanh nghiệp nhận biết đợc nhu cầu xã hội, tự đánh giá đợc hoạt động sản xuất kinh doanh của bản thân doanh nghiệp Mà điều đặc biệt là trong nền kinh tế thị trờng khách hàng giữ vai trò trung tâm, do đó muốn sản xuất hàng hoá phát triển thì hàng hoá sản xuất phải đợc ngời tiêu dùng chấp nhận Vậy phải có biện pháp, hình thức lu chuyển hàng hoá nh thế nào để phục vụ khách hàng một cách tốt nhất? Phải chăng doanh nghiệp thơng mại ra đời đã đáp ứng đợc đòi hỏi đó của thị tr-ờng với chức năng cơ bản là tổ chức lu chuyển hàng hoá, là cầu nối giữa ngời sản xuất và ngời tiêu dùng Hoạt động chính của doanh nghiệp thơng mại là mua vào và bán ra các sản phẩm, hàng hoá đợc sản xuất ra từ khâu sản xuất, sau đó qua hệ thống bán hàng của mình để đem hàng hoá tới ngời tiêu dùng nhằm thoả mãn nhu cầu của họ về một giá trị sử dụng nhất định.

Quá trình kinh doanh của doanh nghiệp thơng mại gồm 3 khâu: mua vào - dự trữ và bán ra Ta có thể thấy bán hàng là khâu cuối cùng của quá trình lu chuyển hàng hoá, là giai đoạn cuối cùng trong chu kỳ tuần hoàn vốn của doanh nghiệp Bán hàng là quá trình trao đổi giữa ngời bán và ngời mua thực hiện giá trị của “hàng” tức là để chuyển hoá vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị (H-T) và hình thành nên kết quả bán hàng là kết quả cuối cùng của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Thông qua quá trình bán hàng, nhu cầu của ngời tiêu dùng đợc thoả mãn và giá trị của hàng hoá đợc thực hiện.

Trong doanh nghiệp thơng mại, quá trình bán hàng đợc bắt đầu từ khi doanh nghiệp chuyển giao sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, lao vụ cho khách hàng, đồng thời khách hàng phải trả cho doanh nghiệp một khoản tiền tơng ứng nh giá bán các sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, lao vụ đó mà hai bên thoả thuận Vậy quá trình tiêu thụ hàng hoá

đợc coi là chấm dứt khi quá trình thanh toán giữa ngời mua và ngời bán diễn ra và quyền sở hữu về hàng hoá đợc chuyển từ ngời bán sang ngời mua Quá trình này là khâu cuối cùng, là cơ sở để tính toán lãi lỗ hay nói cách khác là để xác định kết quả bán hàng - mục tiêu mà doanh nghiệp quan tâm hàng đầu Đặc biệt đối với nhà quản trị doanh nghiệp nó giúp cho họ biết đợc tình hình hoạt động của doanh nghiệp nh thế nào để từ đó đa ra quyết định tiếp tục hay chuyển hớng kinh doanh Nhng để biết đợc một cách chính xác kết quả của hoạt động kinh doanh thì kế toán phải thực hiện việc phân tích hoạt động kinh doanh, cụ thể là kết quả bán hàng thông qua chỉ tiêu nàykế toán tiến hành xem xét đánh để cung cấp cho nhà quản trị những thông tin từ đó đa ra đợc quyết định đúng đắn nhất.

II : Nội dung công tác kế toán bán hàng tại công ty cp máy tính Quang vinh1 Các phơng thức bán hàng đợc áp dụng ở Công ty.

Do sự đa dạng của nền kinh tế thị trờng, quá trình tiêu thụ hàng hóa ở Công ty cũng rất đa dạng Nó tuỳ thuộc vào hình thái thực hiện giá trị hàng hóa cũng nh đặc điểm vận động của hang hoá Hiện nay, để đáp ứng từng loại khách hàng với những hình thức mua khác nhau, doanh nghiệp áp dụng 2 hình thức bán hàng chính là : bán buôn và bán lể.

- Bán buôn : Với hình thức bán này việc bán hàng thông qua các hợp đồng kinh tế đợc ký kết giữa các tổ chức bán buôn với doanh ngiệp chính vì vậy đối tợng của bán buôn rất đa dạng : có thể là doanh nghiệp sản xuất, doanh nghiệp thơng mại trong nớc, ngoại thơng, các công ty thơng mại…

Phơng thức bán hàng này chủ yếu là thanh toán bằng chuyển khoản Khi bên mua nhận đợc chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán tiền ngay thì hàng hoá đợc xác định là tiêu thụ.

Đối với hình thức bán buôn ở công ty chủ yếu là hình thức bán buôn qua kho.

- Bán lẻ : Theo hình thức này khkách hàng đến mua hàng tại cửa hàng với giá cả do khách hàng thoả thuận với nhân viên bán hàng Với hình thức này nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách hàng và thanh toán chủ yếu bằng tiền mặt Thời điểm xác định là tiêu thụ là thời điểm nhận đợc báo cáo bán hàng của nhân viên bán hàng.

2 Hình thức thanh toán :

Công ty CP máy tính Quang vinh hạch toán kinh doanh trong nền kinh tế thị ờng do đó để phù hợp với những phơng thức bán hàng đang áp dụng công ty cũng ghi nhận những hình thức thanh toán khác nhau Dựa vào thời điểm ghi nhận doanh thu ngời ta chia ra làm hai hình thức thanh toán :

tr Hình thức thanh toán trực tiếp :

Theo hình thức này này việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng và việc thu tiền đợc thực hiện đồng thời nên còn gọi lầythnh toán trực tiếp tức là doanh thu đựoc ghi nhận ngay khi chuyển giao quyền sở hữu sản phẩm , dịch vụ cho khách hàng.

- Hình thức nợ lại :

Theo hình thức này việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã ợc thực hiện, nhng khách hàng mới chỉ chấp nhậnthanh toán, cha trả ngay tiền hàng Tuy vậy đơn vị bán vẫn ghi nhận doanh thu, nói cách khác doanh thu đợc ghi nhận trớc kỳ thu tiền.

đ-3 Nguyên tắc ghi nhận doanh thu bán hàng

Nguyên tắc cơ bản để ghi nhận doanh thu bán hàng ở công ty cp máy tính Quang Vinh là doanh thu bán hàng chỉ đợc ghi nhận tại thời điểm hàng hoá đợc coi là tiêu thụ Hàng hoá của doanh nghiệp đợc coi là tiêu thụ khi thoả mãn điều kiện sau:

Doanh nghiệp mất quyền tự chủ về hàng hoá, đồng thời nhận đợc quyền sở hữu về tiền tệ hoặc quyền đòi tiền mà bên Mua chấp nhận Hay ta có thể nói một cách nôm na rằng chỉ khi nào hàng hoá đợc chuyển quyền sở hữu từ đơn vị bán sang đơn vị mua khi đó hàng hoá mới đợc coi là tiêu thụ Việc xác định thời điểm hàng hoá đợc coi là tiêu thụ có ý nghĩa rất quan trọng đối với doanh nghiệp, có xác định đúng đợc thời điểm mới xác định đợc điểm kết thúc việc quản lý hàng hoá, và phản ánh chính xác doanh thu bán hàng, trên cơ sở dó tính toán chính xác kết quả bán hàng trong kỳ của doanh nghiệp.Sau đây là một số trờng hợp cụ thể hàng hoá đợc coi là tiêu thụ và doanh thu bán hàng đợc ghi nhận ở công ty cp máy tính Quang Vinh :

- Hàng hoá bán theo phơng thức chuyển hàng thu tiền ngay, đơn vị bán đã nhận đợc tiền hàng do bên Mua trả.

- Hàng hoá bán theo phơng thức nợ lại , đơn vị bán cha nhận đợc tiền nhng nhận đợc thông báo của bên mua chấp nhận thanh toán.

- Hàng hoá theo phơng thức giao hàng tại kho hoặc giao hàng tay ba, đơn vị mua đã thanh toán tiền ngay hoặc cha thanh toán tiền ngay vẫn đợc tính là hàng bán vì hàng hoá đó đã đợc chuyển quyền sở hữu.

3 Trình tự kế toán doanh thu bán hàng

Quá trình bán hàng của bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng đều hớng tới mục đích cuối cùng là thu đợc tiền bán hàng tơng ứng với giá trị hàng hoá bán ra.- hay còn gọi là doanh thu bán hàng.

“ Hàng hoá” ở đây ta đề cập đến không chỉ bó hẹp là hàng hoá mà doanh nghiệp thơng mại mua về với mục đích kinh doanh mà còn có thể là dịch vụ cung cấp cho khách hàng.

3.1 Trình tự hạch toán doanh thu bán hàng hoá :

Kế toán doanh thu bán hàng hoá ở công ty CP Máy tính Quang Vinh sử dụng tàI khoản 5111- doanh thu bán hàng hoá.

• Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng.

Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp, thuế doanh nghiệp, các khoản giảm trừ doanh thu và xác định doanh thu thuần thực hiện đ-ợc trong một kì hoạt động sản xuất kinh doanh.

Doanh thu bán hàng là giá trị sản phẩm hàng hoá dịch vụ mà doanh nghiệp đã bán, đã cung cấp cho khách hàng theo giá cả đã thoả thuận Giá cả này đợc ghi trên hoá đơn bán hàng hay các chứng từ có liên quan.

Doanh thu bán hàng thuần là doanh thu bán hàng mà doanh nghiệp đã thực hiện trong một kì hạch toán trừ đi các khoản giảm trừ doanh thu nh chiết khấu bán hàng, hàng bán bị trả lại và trừ đi các khoản thuế( nếu có)

- Tài khoản 511 cuối kì không có số d.

Căn cứ để xác định doanh thu là các hoá đơn bán hàng Công ty chỉ sử dụng một loại hoá đơn duy nhất là hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT) theo mẫu số 01 – BTC Hoá đơn GTGT do phòng kinh doanh thành lập thành 3 liên :

Liên 1 : Lu.

Liên 2 : Giao cho khách hàng.

Liên 3 : Dùng cho kế toán thanh toán

Trên hoá đơn ghi đầy đủ mã số thuế, tên kkhách hàng, địa chỉ khách hàng, thanh toán ngay hay công nợ, hình thức thanh toán và đầy đủ chữ ký.

Hoá đơn giá trị gia tăng đợc lập nh mẫu sau :

Mẫu số 01 :

Hoá đơn giá trị gia tăng

Liên 3 : Dùng để thanh toán Mẫu số 01GTKT – 3LLAY/00-B

Ngày 6 tháng 12 năm 2001No :51955

Đơn vị bán : Công ty CP Máy tính Quang VinhĐịa chỉ :27 huỳnh thúc tháng Đống đa – Hà Nội Họ và tên ngời mua : Chị Hà

Thuế suất GTGT ( 10% ) Tiền thuế GTGT : 1.068.400

Tổng cộng tiền thanh toán : 11.752.400

Số tiền ghi bằng chữ : Mời một triệu bảy trăm năm mơI hai ngàn bốn trăm đồng chẵn

Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

Hàng ngày căn cứ vào hoá đơn bán hàng nhân viên hạch toán vào sổ chi tiết bán hàngvà các bảng kê có liên quan Sổ chi tiết bán hàng đợc lập cho từng loại hàng hoá , trên đó phản ánh:

+ Ngày tháng ghi sổ + Số hiệu chứng từ , +Hình thức thanh toán

+ Doanh thu và các khoản giảm trừ.

Cụ thể đối với hoá đơn bán hàng trên kế toán sẽ vào sổ chi tiết bán hàng cho mặt hàng máy in

Sổ chi tiết bán hàng đợc lập theo mẫu sau :

Cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết bán hàng đợc lập cụ thể nh trên nhân viên hạch toán ở trung tâm sẽ tổng hợp vào bảng kê tổng hợp hoá đơn hàng hoá - dịch vụ bán ra Đây sẽ là căn cứ để kế toán phản ánh vào nhật ký chứng từ số 8 và đối chiếu khớp số liệu với bảng kê 1, 2, 11 đồng thời cũng là căn cứ để công ty hạch toán thuế phảI nộp Bảng kê hoá đơn dịch vụ – hàng hoá bán ra tổng hợp tất cả các hoá đơn dịch vụ – hàng hoá bán ra theo chủng loại , số lợng , doanh thu và thuế GTGT đầu ra bao gồm :- Cột 1 : số thứ tự

- Cột 2 : tên hàng hoá - dịch vụ bán ra- Cột 3 : số lợng

- Cột 4 : doanh thu cha có thuế GTGT- Cột 5: thuế GTGT

Công ty CP máy tính Quang Vinh

Địa chỉ : 27 huỳnh thúc kháng đống đa Hà Nội

Bảng kê hàng hoá - dịch vụ bán ra

Dùng cho cơ sở kê khai khấu trừ thuế hàng tháng )Mã số : 0100101900 – 1 Tháng 5 năm 2003