TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TỔ CHỨC

Bài 1: Tổng quan tổ chức quản lý tổ chức BÀI TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TỔ CHỨC Hướng dẫn học  Để học tốt này, sinh viên cần tham khảo phương pháp học sau:  Học lịch trình mơn học theo tuần, làm luyện tập đầy đủ tham gia thảo luận diễn đàn  Sinh viên làm việc theo nhóm trao đổi với giảng viên trực tiếp lớp học qua email  Tham khảo thông tin từ trang Web môn học Nội dung Tổ chức Tổ chức gì? Quản lý Quản lý gì? Các loại hình tổ chức Nhà quản lý Nhà quản lý ai? Học làm quản lý Những yêu cầu thiết yếu nhà quản lý Các yếu tố quản lý Phân loại nhà quản lý Các hoạt động Q trình quản lý Vai trị nhà quản lý Phát triển lực quản lý tổ chức Quản lý - khoa học, nghệ thuật, nghề Mục tiêu Sau nghiên cứu xong này, bạn cần:      Hiểu thuật ngữ: Tổ chức quản lý, lý giải phải quản lý tổ chức Hiểu chức trình quản lý mà nhà quản lý cương vị quản lý phải thực Phân biệt vai trò khác nhà quản lý Giải thích nhà quản lý cấp khác lại cần kết hợp khác kỹ kỹ thuật, người nhận thức Xác định kỹ cần phát triển để trở thành nhà quản lý có lực giới ngày NEU_MAN301_Bai1_v1.0013108213 Bài 1: Tổng quan tổ chức quản lý tổ chức Tình dẫn nhập Một ngày bình thường cô Chi Chi nhà quản lý 30 tuổi hãng truyền thông VCN, trụ sở Hà Nội Trên đường trở nhà cô nghĩ ngày làm việc qua – điều trở thành thói quen Cơ tới văn phịng vào lúc 7:30 phút nhìn thấy “Báo cáo nghiên cứu thị trường” bàn làm việc An, trưởng đơn vị nghiên cứu thị trường, dành tuần để hoàn thành báo cáo kịp cho Chi xem trước trình bày với Phó giám đốc Chi làm việc với An 20 phút quán cà phê hãng lập kế hoạch xử lý văn đồ họa cho báo cáo cuối Chi nhà quản lý 30 tuổi hãng truyền thông VCN, trụ sở Hà Nội Khi quay trở lại phòng làm việc, Chi nhận ba tin nhắn điện thoại Cô gọi lại điện thoại, gặp người xếp lịch gặp tuần sau Cô vội vàng đến họp triển khai kế hoạch tháng lúc 8:30 phút với nhân viên, họp kết thúc lúc 10:30 phút Chi trở phòng làm việc thấy tin nhắn điện thoại mới, có tin nhắn người mà cố gắng liên lạc trước họp với nhân viên bắt đầu Ngân quỹ phòng năm tới phụ thuộc vào họp ngày mai, mà đề nghị sửa đổi định Trong đó, Chi phải gặp Giám đốc lúc chiều ngày hơm để giải thích việc phịng lại vượt q ngân sách năm Chi định làm việc qua trưa để chuẩn bị cho gặp, cuối cô định không hủy bữa trưa với quản lý phòng thường xuyên cạnh tranh với phòng cô tạo ý Giám đốc Chi trở lại sau bữa trưa lúc 1:30 phút để xem xét lại kế hoạch ngân sách năm tới đưa lời giải thích hợp lý cho việc vượt ngân sách năm Cuộc gặp lúc diễn tốt đẹp Ơng Giám đốc Chi ủng hộ việc cô người đứng đầu ngân sách năm tới đánh giá tốt kế hoạch cho phịng Họ thảo luận 15 phút chương trình nghị thảo luận chi nhánh Đà Nẵng 35 phút Giám đốc nói với ơng xem xét việc cấu lại chi nhánh để giảm thiểu trùng lắp Cuối buổi gặp, Chi nhắc tới báo cáo mà cô An chuẩn bị đưa ý kiến An hồn thành cơng việc tốt Lúc giờ, Chi mua tách cà phê gặp Trưởng chi nhánh Bắc Ninh, người đưa khách hàng sử dụng dịch vụ quảng cáo quan trọng tham quan hãng Chi nhắc tới Báo cáo nghiên cứu thị trường hồn thành có liên quan tới sản phẩm Họ nói chuyện 15 phút Chi có số ví dụ minh họa cho Báo cáo Lúc 3:30 phút, Chi tham gia họp lực lượng liên công ty lập để thực hợp tác chiến lược với công ty VNN Khi quay trở lại văn phịng lúc giờ, thấy có điện thoại nhỡ bắt đầu gọi cho khu vực mà người nhận cịn quan Lúc giờ, Chi rời văn phịng Cơ cảm thấy mệt mỏi tốt Cô thực số bước quan trọng số vấn đề Giám đốc cô lần đặt niềm tin vào cô cô NEU_MAN301_Bai1_v1.0013108213 Bài 1: Tổng quan tổ chức quản lý tổ chức cảm thấy an toàn Bản báo cáo An chiến thắng thực thông tin khách hàng mà có trưa hữu ích Bây bắt đầu nghĩ định tuyển dụng chuyên gia marketing cho thị trường game online mà cô cần phải đưa đề nghị Cuộc vấn đưa ba ứng viên tốt – người đàn ông Hàn Quốc, phụ nữ Nhật người đàn ông Việt Nam Cô phân vân người phù hợp cho phòng cô phù hợp với cam kết hội nhập quốc tế VCN? Cô Chi số nhà quản lý điển hình làm việc khắp giới Quản lý gì? Các nhà quản lý làm ngày lao động vất vả họ? NEU_MAN301_Bai1_v1.0013108213 Bài 1: Tổng quan tổ chức quản lý tổ chức 1.1 Tổ chức “Sự tồn tổ chức đặc điểm bật lịch sử nhân loại tiến trình thời gian khơng gian”1 Chúng ta quan tâm đến tổ chức nói quản lý thân gia đình, nhà quản lý với nghĩa đầy đủ tồn môi trường tổ chức 1.1.1.1 Khái niệm đặc trưng tổ chức Tổ chức thường hiểu tập hợp nhiều người làm việc mục đích chung hình thái cấu ổn định Đó trường học, bệnh viện, doanh nghiệp, quan nhà nước, đơn vị quân đội, hiệp hội, nhà thờ Xã hội loài người xã hội tổ chức Mặc dù trào lưu thực công việc người lao động độc lập thịnh hành giới, phần lớn thành viên tổ chức Các tổ chức khác lý tồn phương thức hoạt động mang đặc trưng với tư cách loại hình tổ chức Đó là: Mọi tổ chức mang tính mục đích rõ ràng Khác với cá nhân, cộng đồng hay xã hội, tổ chức mang mục đích tự thân mà tổ chức chủ thể định tạo cơng cụ để thực mục đích định Đây yếu tố tổ chức Điều phản ánh từ “tổ chức” Gốc từ xuất phát từ tiếng Hylạp – Organon, có nghĩa cơng cụ Mặc dù mục đích tổ chức khác khác - quân đội tồn để bảo vệ đất nước, quan hành tồn để điều hành đất nước, doanh nghiệp tồn để sản xuất kinh doanh nhằm đem lại lợi ích cho chủ sở hữu khơng có mục đích tổ chức khơng cịn lý để tồn Mọi tổ chức tổ chức gồm nhiều người làm việc mục tiêu chung cấu tổ chức ổn định Khi đứng vào tổ chức, cam kết hành động với người khác mục tiêu chung khơng phải hướng tới mục tiêu riêng Các thành viên tổ chức gia nhập tổ chức với ý chí mà phải tuyển chọn, xác định: chức năng, nhiệm vụ (những việc cần làm); quyền hạn (những điều làm); trách nhiệm (những mục tiêu cần đạt được); lợi ích (những điều hưởng) Mọi tổ chức chia sẻ mục tiêu lớn – cung cấp sản phẩm dịch vụ có giá trị khách hàng Ý thức rõ ràng mục tiêu gắn liền với “các sản phẩm dịch vụ có chất lượng” “thỏa mãn khách hàng” nguồn gốc quan trọng sức mạnh lợi tổ chức Đối với Wyman, thành công trở lại Hilliard nhận thức mục tiêu quan trọng tổ chức cung cấp dịch vụ phòng ngừa, giáo dục, cho thuê trại, giải trí với chất lượng cao Herbert Simon (1991), Organization and Markets, Journal of Economic Perspectives, Vol 5, No NEU_MAN301_Bai1_v1.0013108213 Bài 1: Tổng quan tổ chức quản lý tổ chức Mọi tổ chức tổ chức mở Tổ chức tương tác với môi trường trình liên tục thu hút nguồn lực đầu vào để chuyển đổi thành đầu sản phẩm dịch vụ cung cấp cho khách hàng Như hình 1.4 thể hiện, người cung cấp nguồn lực khách hàng thuộc môi trường bên ngồi tổ chức Phản hồi từ mơi trường bên báo tổ chức hoạt động tốt đến mức Khi khách hàng ngừng sử dụng sản phẩm, dịch vụ tổ chức, khơng thể tồn nhanh chóng thay đổi theo hướng thích nghi với địi hỏi khách hàng Trong điều kiện nguồn lực hạn chế, để tồn phát triển, tổ chức phải phục vụ tốt khách hàng sử dụng tốt nguồn lực Môi trường cung cấp Tổ chức Môi trường tiêu dùng Các hoạt động làm việc Đầu Các hoạt động làm việc để biến nhân lực thành đầu Các sản phẩm dịch vụ Nguồn lực đầu vào - Nhân lực - Tài lực - Vật lực - Cơng nghệ - Thơng tin Q trình biến đổi Phản hồi người tiêu dùng Hình 1.1 Tổ chức tổ chức mở Cuối cùng, tổ chức quản lý Hình ảnh nhà quản lý ln gắn liền với tổ chức định Ví dụ: tổng thống đứng đầu nhà nước, thủ tướng đứng đầu phủ, hiệu trưởng đứng đầu trường học, giám đốc đứng đầu bệnh viện, tổng giám đốc đứng đầu tổng cơng ty, tổ trưởng đứng đầu nhóm làm việc Người ta đặt dấu hỏi vai trị quản lý nhà nước kinh tế chưa nghi ngờ vai trò quản lý tổ chức Vai trị thể từ xác định mục đích để hình thành tổ chức đến vận hành tổ chức nhằm thực mục đích Một tổ chức, với chất nó, khơng thể tự hoạt động mà phải quản lý 1.1.1.2 Các loại hình tổ chức Các tổ chức tồn thật vô đa dạng Chúng khác trả lời câu hỏi: Ai nắm quyền sở hữu tổ chức? Tổ chức tạo nên mục đích gì? Sản phẩm tổ chức gì? Các mối quan hệ tổ chức rõ ràng hay khơng? Chính có nhiều quan điểm khác phân loại tổ chức sau số cách phân loại  Tổ chức công tổ chức tư Theo cách tiếp cận khác nhau, khái niệm tổ chức công tổ chức tư đa dạng Theo chế độ sở hữu: Tổ chức công tổ chức thuộc quyền sở hữu Nhà nước khơng có chủ sở hữu Đó quan nhà nước, doanh nghiệp nhà nước, trường học bệnh viện công, tổ chức trị, xã hội, đồn thể, nghề nghiệp NEU_MAN301_Bai1_v1.0013108213 Bài 1: Tổng quan tổ chức quản lý tổ chức Tổ chức tư tổ chức thuộc sở hữu tư nhân (của hay nhóm người) Đó doanh nghiệp tư nhân, cơng ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh, hợp tác xã, trang trại, hộ kinh doanh cá thể, hộ nông dân, trường học tư, bệnh viện tư Theo sản phẩm, dịch vụ mà tổ chức tạo ra: Tổ chức công tổ chức tạo sản phẩm, dịch vụ công – sản phẩm, dịch vụ mà người sử dụng cạnh tranh loại trừ để có quyền sử dụng Tổ chức tư tổ chức tạo sản phẩm dịch vụ tư Theo chế độ sở hữu mục tiêu bản: Tổ chức tư tổ chức thuộc sở hữu kiểm sốt tư nhân, hoạt động mục tiêu tìm kiếm lợi nhuận Đó doanh nghiệp tư nhân, cơng ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh, hợp tác xã, trang trại, hộ kinh doanh cá thể, hộ nông dân Tổ chức công tổ chức thuộc sở hữu nhà nước, khơng có chủ sở hữu sở hữu tư nhân; hoạt động với mục tiêu khơng phải lợi nhuận mà hướng tới phục vụ lợi ích cộng đồng, xã hội (lợi ích cơng cộng) Các tổ chức cơng có thành phần đa dạng, hợp thành hai nhóm: (1) tổ chức nhà nước (2) tổ chức phi lợi nhuận Tổ chức nhà nước tổ chức thuộc sở hữu kiểm soát nhân dân mà đại diện Nhà nước Đó quan quản lý nhà nước công ty nhà nước – tổ chức tạo nên để phục vụ lợi ích cơng cộng, tài trợ tồn phần Nhà nước, tồn độc lập phần quan nhà nước, mang chất kinh doanh Ví dụ cơng ty nhà nước doanh nghiệp nhà nước, tổ chức nghiệp trường học, bệnh viện công, văn phịng cung cấp dịch vụ cơng thuộc UBND Tổ chức phi lợi nhuận tổ chức khơng có chủ sở hữu sở hữu tư nhân; hoạt động lĩnh vực nghiên cứu khoa học, giáo dục, từ thiện mục đích phục vụ cộng đồng; khơng mang mục tiêu lợi nhuận; sử dụng lợi nhuận thu chủ yếu để trì, cải thiện mở rộng hoạt động tổ chức Doanh mục tổ chức phi lợi nhuận thật vô đa dạng Đó tổ chức trị, xã hội, đoàn thể, nghề nghiệp, tổ chức từ thiện, tổ chức tôn giáo, trường học, bệnh viện tư Ngày nay, tổ chức phi lợi nhuận lại phi phủ phát triển mạnh mẽ tạo nên khu vực thứ ba (khu vực xã hội, khu vực phi lợi nhuận, xã hội dân sự), bên cạnh khu vực nhà nước khu vực tư nhân Các tổ chức hoạt động dựa nguyên tắc tự nguyện, tự quản lý, lợi ích cơng cộng, khơng phân phối lợi nhuận Hoạt động tổ chức thuộc khu vực thứ ba tài trợ chủ yếu khoản phí hiến tặng tình nguyện khơng phải tiền thuế Chúng độc lập quản lý ban lãnh đạo tình nguyện riêng Hiện nay, hai người Mỹ trưởng thành có người làm việc tình nguyện khu vực thứ ba này, song người nhận thức tầm quan trọng  Tổ chức lợi nhuận tổ chức phi lợi nhuận Theo mục tiêu bản, tổ chức phân thành tổ chức lợi nhuận tổ chức phi lợi nhuận NEU_MAN301_Bai1_v1.0013108213 Bài 1: Tổng quan tổ chức quản lý tổ chức Tổ chức lợi nhuận tổ chức tồn chủ yếu mục tiêu lợi nhuận Yếu tố quan tâm tổ chức lợi nhuận tạo từ khoản đầu tư lợi ích chủ sở hữu thỏa mãn Đó doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể Tổ chức phi lợi nhuận tổ chức tồn để cung cấp sản phẩm, dịch vụ phục vụ cộng đồng Đó quan nhà nước, tổ chức cơng ích, tổ chức trị, tổ chức tôn giáo, tổ chức từ thiện, viện bảo tàng Tiêu chí quan trọng để đánh giá kết AIESEC - Tổ chức sinh viên phi lợi nhuận lớn giới hoạt động tổ chức lợi nhuận Chẳng hạn, mối quan tâm hàng đầu viện bảo tàng số người đến xem tác phẩm trưng bày khả bổ sung tác phẩm Còn tổ chức từ thiện quan tâm đến số lượng người cứu giúp  Tổ chức thức tổ chức phi thức Theo tính chất mối quan hệ, tổ chức chia làm tổ chức thức tổ chức phi thức Tổ chức thức thường hiểu với số đặc trưng Thứ nhất, tổ chức mà thành viên xác định cách rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền trách nhiệm Thứ hai, tổ chức mà cấu hiển thị thông qua sơ đồ cấu với mối liên hệ rõ ràng Thứ ba, tổ chức cung cấp sản phẩm dịch vụ cụ thể cho khách hàng khn khổ pháp luật Ví dụ điển hình tổ chức thức kể đến doanh nghiệp, quan nhà nước, trường học, bệnh viện, tổ chức xã hội đồn thể, tổ chức tơn giáo Tổ chức phi thức khơng mang đặc trưng kể Điển hình tổ chức phi thức kể đến nhóm hình thành thông qua mối quan hệ cá nhân, tồn tổ chức thức chung nguyện vọng, sở thích, quan điểm, tư tưởng Mối quan tâm môn học tập trung vào tổ chức thức hoạt động nhà quản lý tổ chức 1.1.2 Các hoạt động tổ chức Hoạt động tổ chức mn hình mn vẻ phụ thuộc vào mục đích tồn tại, lĩnh vực hoạt động đời sống xã hội, quy mô, phương thức hoạt động chủ thể quản lý lựa chọn yếu tố ngoại lai khác Tuy nhiên tổ chức phải thực hoạt động theo tiến trình liên hồn mối quan hệ chặt chẽ với mơi trường thể hình 1.2 Các hoạt động là: NEU_MAN301_Bai1_v1.0013108213 Bài 1: Tổng quan tổ chức quản lý tổ chức  Nghiên cứu dự báo môi trường để trả lời câu hỏi: Mơi trường địi hỏi tổ chức? Mơi trường tạo cho tổ chức hội thách thức nào? Tổ chức có điểm mạnh điểm yếu việc đáp ứng nhu cầu khách hàng? Trong giới ngày nay, hoạt động nghiên cứu dự báo môi trường coi hoạt động tất yếu tổ chức  Thiết kế sản phẩm dịch vụ đáp ứng nhu cầu khách hàng  Tìm kiếm huy động nguồn lực cho hoạt động tổ chức, đặc biệt đầu vào cho trình tạo sản phẩm dịch vụ tổ chức  Tiến hành tạo sản phẩm dịch vụ - trình sản xuất  Làm cho khách hàng biết hiểu sản phẩm dịch vụ tổ chức, muốn có sản phẩm dịch vụ, cung cấp sản phẩm dịch vụ cho khách hàng  Thực dịch vụ hỗ trợ cho khách hàng sử dụng sản phẩm dịch vụ  Xây dựng tổ chức kết cấu hạ tầng kỹ thuật xã hội tổ chức  Thực hoạt động kế toán thống kê để phản ánh hoạt động tổ chức số  Xây dựng, củng cố, phát triển mối quan hệ đối ngoại  Thực hoạt động nghiên cứu phát triển nhằm tạo sản phẩm dịch vụ mới, quy trình kỹ thuật để thực hoạt động tổ chức  Thực hoạt động hậu cần để hỗ trợ cho hoạt động kể tổ chức (cung cấp văn phòng phẩm, tiến hành sửa chữa nhỏ, vệ sinh, nhà ăn, đội xe )  Hợp nhóm hoạt động có chung tính chất, ta thấy xuất chức hoạt động tổ chức như: marketing, tài chính, sản xuất, nhân lực, nghiên cứu phát triển Các hoạt động tổ chức thường thực nhiều người có lợi ích, mục tiêu riêng Để phối hợp hoạt động họ nhằm thực mục tiêu chung, tổ chức cần có quản lý Hình 1.2 Các hoạt động tổ chức Nguồn: Chuỗi giá trị M Porter tổng hợp tác giả NEU_MAN301_Bai1_v1.0013108213 Bài 1: Tổng quan tổ chức quản lý tổ chức 1.2 Quản lý 1.2.1 Khái niệm yếu tố quản lý 1.2.1.1 Khái niệm quản lý Quản lý định nghĩa theo nhiều cách: Quản lý nghệ thuật đạt mục đích thơng qua nỗ lực người khác1 Quản lý tác động có tổ chức, có hướng đích chủ thể quản lý lên đối tượng khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu tiềm năng, hội tổ chức để đạt mục tiêu điều kiện biến động mơi trường2 Quản lý phối hợp có hiệu hoạt động cộng khác tổ chức3 Quản lý trình phối hợp nguồn lực cách hiệu lực hiệu nhằm đạt mục tiêu tổ chức4 Quản lý việc đạt tới mục đích tổ chức cách có hiệu lực hiệu thơng qua q trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo kiểm soát nguồn lực tổ chức5 Trong tài liệu này, khái niệm sử dụng làm sở cho trình nghiên cứu quản lý tổ chức: Quản lý trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát nguồn lực hoạt động tổ chức nhằm đạt mục đích tổ chức với hiệu lực hiệu cao cách bền vững điều kiện mơi trường ln biến động Hình 1.3 Lơgic khái niệm quản lý Harold Koontz, Heinz Weihrich (2006), Essentials of Management, 7th edn, Mc Graw Hill Co D Torrington (1994), Tiếp xúc mặt đối mặt quản lý, NXB Khoa học kỹ thuật C.A Bartlett, S Ghoshal (1989), Managing Across Borders, Harvard Business School Press Sách James A.F.Stoner, R.Edward Freeman (1995) Management, 5th edn, Prentice Hall NEU_MAN301_Bai1_v1.0013108213 Bài 1: Tổng quan tổ chức quản lý tổ chức 1.2.1.2 Các yếu tố quản lý Những khái niệm kể giúp làm rõ yếu tố quan trọng quản lý: Thứ nhất, quản lý làm gì? Cho dù người đứng đầu phủ, công ty, vụ, viện nghiên cứu, phận bên tổ chức, nhà quản lý thực trình quản lý bao gồm: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo kiểm soát, đó:  Lập kế hoạch q trình thiết lập mục tiêu phương thức hành động thích hợp để đạt mục tiêu  Tổ chức trình đảm bảo nguồn lực cho thực kế hoạch hình thái cấu định  Lãnh đạo trình đánh thức nhiệt tình, tạo động lực cho người để họ làm việc cách tốt nhằm đạt mục tiêu kế hoạch  Kiểm sốt q trình giám sát, đo lường, đánh giá điều chỉnh hoạt động để đảm bảo thực theo kế hoạch Thứ hai, đối tượng quản lý gì? Quản lý tác động lên nguồn lực hoạt động tổ chức Trong yếu tố kể trên, đối tượng chủ yếu trực tiếp quản lý mối quan hệ người bên bên tổ chức Chủ thể quản lý tác động lên người, thông qua mà tác động đến yếu tố vật chất phi vật chất khác vốn, vật tư, máy móc, cơng nghệ, thơng tin để tạo kết cuối toàn hoạt động Như vậy, xét thực chất, quản lý tổ chức quản lý người, biến sức mạnh nhiều người thành sức mạnh chung tổ chức để tới mục tiêu Thứ ba, quản lý tiến hành nào? Quản lý trình thực liên tục theo thời gian Trong mối quan hệ với thời gian, quản lý tập trung nỗ lực người tạo dựng tương lai mong muốn sở khứ Quản lý phản ánh đặc điểm giai đoạn lịch sử Đồng thời, quản lý hành động gây ảnh hưởng to lớn lâu dài tổ chức Thứ tư, mục tiêu quản lý gì? Quản lý khơng có lý tự thân để tồn Đạt mục đích cho tổ chức theo cách tốt hồn cảnh mơi trường ln biến động nguồn lực hạn chế lý tồn quản lý Đó quan trọng để chủ thể tiến hành tác động quản lý Trong loại hình tổ chức, mục tiêu hợp lý tuyên bố công khai quản lý tạo giá trị gia tăng cao cho tổ chức thành viên Nhà quản lý cần tạo dựng mơi trường mà người thực mục đích theo nhóm với thời gian, tiền bạc, vật chất thoả mãn cá nhân cao nhất, hay nói cách khác họ đạt mục đích mình, nhóm, tổ chức mức cao với nguồn lực huy động 10 NEU_MAN301_Bai1_v1.0013108213 Bài 1: Tổng quan tổ chức quản lý tổ chức 1.2.2.3 Lãnh đạo Trong quản lý, lãnh đạo trình khơi dậy nâng cao động lực hoạt động cho người nhằm đạt tới mục tiêu kế hoạch Thông qua lãnh đạo, nhà quản lý tạo cam kết tầm nhìn chung, khuyến khích hoạt động hỗ trợ cho mục tiêu, gây ảnh hưởng lên người khác để họ thực cơng việc cách tốt lợi ích tồn tổ chức Do mơi trường đầy phức tạp thay đổi nhanh chóng, kỹ lãnh đạo trở nên ngày quan trọng nhà quản lý tất cấp độ Vì tin tưởng nhà quản lý ngày hôm phải nhà lãnh đạo, sử dụng thuật ngữ thay cho sách Trong môi trường ngày nay, nhà lãnh đạo phải biết nhìn xa trơng rộng - có khả nhìn trước tương lai, chia sẻ tầm nhìn, trao quyền cho nhân viên để thực hố tầm nhìn, góp phần xây dựng văn hóa phát triển Để trở thành nhà lãnh đạo có hiệu lực, nhà quản lý phải hiểu động lực cá nhân nhóm, có khả khuyến khích người, phải người truyền thông hữu hiệu, nhà tư vấn đáng tin cậy, nhà đàm phán tài ba, người giải xung đột nhà trị khéo léo Chỉ có thơng qua lãnh đạo hữu hiệu đạt mục tiêu tổ chức 1.2.2.4 Kiểm soát Các nhà quản lý phải làm chủ trình thực kế hoạch chiến lược kế hoạch hành động Kiểm sốt cung cấp thơng tin phản hồi hoạt động, xác định khoảng cách kế hoạch kết thực tế Khi tổ chức khơng có thực kế hoạch định, nhà quản lý phải hành động Những hành động tiếp tục theo đuổi kế hoạch ban đầu cách kiên điều chỉnh kế hoạch việc triển khai cho phù hợp với tình hình thực tế Kiểm sốt chức quan trọng q trình quản lý đưa biện pháp để đảm bảo tổ chức vận hành hướng phía mục tiêu đề Các nhà quản lý muốn biết cụ thể ba điều: hiệu lực kế hoạch – mức độ đạt mục tiêu, hiệu - nguồn lực phải sử dụng để đạt kết đó, suất - số lượng chất lượng kết hoạt động mối quan hệ với chi phí nguồn lực 1.2.3 Quản lý khoa học, nghệ thuật, nghề 1.2.3.1 Quản lý khoa học Tính khoa học quản lý xuất phát từ tính quy luật quan hệ quản lý trình hoạt động tổ chức bao gồm quy luật kinh tế, xã hội, công nghệ, quản lý Những quy luật nhà quản lý nhận thức vận dụng trình quản lý giúp họ đạt kết mong muốn, ngược lại gánh chịu hậu khơn lường Tính khoa học quản lý địi hỏi nhà quản lý trước hết phải nắm vững quy luật liên quan đến trình hoạt động tổ chức Nắm quy luật, thực chất nắm vững hệ thống lý luận quản lý gắn liền với khái niệm, nguyên tắc, lý thuyết kỹ thuật quản lý Tính khoa học quản lý cịn đòi hỏi nhà quản lý phải biết vận dụng phương pháp 12 NEU_MAN301_Bai1_v1.0013108213 Bài 1: Tổng quan tổ chức quản lý tổ chức đo lường định lượng đại, thành tựu tiến khoa học cơng nghệ phương pháp dự đốn, phương pháp tâm lý xã hội học, công cụ xử lý, lưu trữ, truyền thơng: máy vi tính, máy fax, điện thoại, mạng internet 1.2.3.2 Quản lý nghệ thuật Quản lý, giống lĩnh vực thực hành khác (dù y học, soạn nhạc, xây dựng cơng trình, hay kế tốn) nghệ thuật Đó “bí hành nghề”, gắn liền với thực công việc ánh sáng thực tình Tính nghệ thuật quản lý xuất phát từ tính đa dạng phong phú, mn hình muôn vẻ vật tượng xã hội quản lý Không phải tượng mang tính quy luật khơng phải quy luật có liên quan đến hoạt động tổ chức nhận thức thành lý luận Tính nghệ thuật quản lý cịn xuất phát từ chất quản lý tổ chức, suy cho tác động tới người với nhu cầu đa dạng, với toan tính tâm tư tình cảm khó cân, đo, đong đếm Những mối quan hệ người ln ln địi hỏi nhà quản lý phải xử lý khéo léo, linh hoạt, "nhu" hay "cương", "cứng" hay "mềm" khó trả lời cách chung tốt Tính nghệ thuật quản lý cịn phụ thuộc vào kinh nghiệm thuộc tính tâm lý nhà quản lý, vào may vận rủi 1.2.4 Quản lý nghề - nghề quản lý Đặc điểm hiểu theo nghĩa học nghề để tham gia hoạt động quản lý có thành cơng hay khơng? Có giỏi nghề hay khơng lại cịn tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố nghề (học đâu? dạy? cách học nghề sao? chương trình nào? người dạy có thực tâm truyền hết nghề hay không? khiếu nghề nghiệp, ý chí thực mục tiêu, lương tâm nghề nghiệp người học nghề sao? tiền đề tối thiểu nguồn lực ban đầu cho hành nghề có bao nhiêu?) Như muốn quản lý có kết trước tiên nhà quản lý tương lai phải phát khả năng, đào tạo chu đáo nghề nghiệp, bố trí cơng việc hợp lý 1.3 Nhà quản lý 1.3.1 Nhà quản lý phân loại nhà quản lý Như khẳng định trên, đề cập đến quản lý thân hay quản lý gia đình, nhà quản lý gắn liền với tổ chức định, dù tổ chức cơng hay tư, tổ chức lợi nhuận hay phi lợi nhuận Chính sách nghiên cứu nhà quản lý môi trường tổ chức mà họ làm việc 1.3.1.1 Khái niệm nhà quản lý Nhà quản lý ? Bạn tìm thấy họ tổ chức Họ làm việc với nhiều chức danh – lãnh đạo nhóm, giám sát viên, trưởng phịng, trưởng dự án, trưởng khoa, giám đốc, hiệu trưởng, chủ tịch, trưởng, thủ tướng Họ làm việc trực tiếp với người dựa vào NEU_MAN301_Bai1_v1.0013108213 13 Bài 1: Tổng quan tổ chức quản lý tổ chức họ để có hỗ trợ giúp đỡ cần thiết công việc Peter Drucker miêu tả công việc họ nhằm “làm cho công việc trở nên có suất người làm việc trở nên có hiệu quả” Nói cách khác, nhà quản lý “người hỗ trợ, làm hoạt động chịu trách nhiệm công việc người khác”2 Trong sách định nghĩa “nhà quản lý người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo kiểm sốt cơng việc người khác để tổ chức họ quản lý đạt mục đích mình”3 Khái niệm làm sáng tỏ ba khía công việc quản lý Thứ nhất, nhà quản lý chịu trách nhiệm cống hiến – vai họ trách nhiệm thực mục đích tổ chức họ quản lý Thứ hai, nhà quản lý làm cho công việc thực thông qua người khác, họ người lao động trực tiếp Thứ ba, nhà quản lý phải có kỹ lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát họ muốn thực mục đích chung cách có hiệu lực hiệu 1.3.1.2 Phân loại nhà quản lý Trong tổ chức, nhà quản lý chủ yếu phân loại theo ba tiêu chí: theo cấp quản lý, theo phạm vi hoạt động quản lý theo mối quan hệ với đầu tổ chức Các nhà quản lý làm việc tổ chức khác có tên gọi khác Theo cấp quản lý Theo cấp quản lý, nhà quản lý chia làm ba loại: nhà quản lý cấp cao, nhà quản lý cấp trung nhà quản lý cấp sở Nhà quản lý cấp cao người chịu trách nhiệm thực toàn tổ chức hay phân hệ lớn tổ chức Các chức vụ quản lý cấp cao quan kể đến trưởng thứ trưởng Trong trường đại học, nhà quản lý cấp cao hiệu trưởng phó hiệu trưởng Trong doanh nghiệp, nhà quản lý cấp cao tổng giám đốc (giám đốc) phó tổng giám đốc (phó giám đốc) Họ có nhiệm vụ phải quan tâm đặc biệt đến mơi trường bên ngồi, ý đến hội vấn đề tiềm năng, phát triển cách thức hợp lý để tận dụng hội giải vấn đề Các nhà quản lý cấp cao tạo truyền thông tầm nhìn chiến lược, đảm bảo chiến lược tương thích với mục đích tổ chức mà họ chịu trách nhiệm quản lý Các nhà quản lý cấp cao phải người có tư chiến lược, có lực định điều kiện cạnh tranh không chắn Nhà quản lý cấp trung người chịu trách nhiệm quản lý đơn vị phân hệ tổ chức, tạo nên phận mang tính sở Thuật ngữ nhà quản lý cấp trung bao hàm vài cấp quản lý Họ người lãnh đạo số nhà quản lý cấp thấp phải báo cáo cho nhà quản lý cấp cao Các nhà quản lý cấp trung làm việc với nhà quản lý cấp cao phối hợp với nhà quản lý đồng cấp để phát triển triển khai kế hoạch hành động nhằm thực mục tiêu chiến lược Jay W Lorsch (1987), Handbook of Organization Behavior, Prentice – Hall John R Schermerhorn (2010), Introduction to Management, 10th edn, John Wiley & Sons, Inc Gary Dessler (2007), Management – principles and practices for Tomorow Leaaders, 3th end, Prentice Hall 14 NEU_MAN301_Bai1_v1.0013108213 Bài 1: Tổng quan tổ chức quản lý tổ chức Nhà quản lý cấp sở người chịu trách nhiệm trước công việc người lao động trực tiếp Họ khơng kiểm sốt hoạt động nhà quản lý khác Ví dụ nhà quản lý cấp sở trường đại học trưởng môn, trưởng phận; doanh nghiệp tổ trưởng, đốc công, quản đốc Các nhà quản lý cấp sở thường gọi giám sát viên Việc nhà quản lý có trách nhiệm đảm bảo cho tổ chức họ quản lý đạt mục tiêu chịu trách nhiệm thực trước gọi trách nhiệm giải trình Một nhà quản lý cấp sở chịu trách nhiệm giải trình trước nhóm nhà quản lý cấp trung, nhà quản lý cấp trung chịu trách nhiệm giải trình trước đơn vị nhà quản lý cấp cao Theo phạm vi quản lý Các tổ chức thường miêu tả tập hợp nhóm hoạt động có mối quan hệ gần gũi hay gọi chức Phụ thuộc vào phạm vi hoạt động mà người chịu trách nhiệm quản lý, người thuộc nhà quản lý chức hay nhà quản lý tổng hợp Nhà quản lý chức người chịu trách nhiệm chức hoạt động tổ chức, quản lý tài chính, quản lý nguồn nhân lực, quản lý sản xuất Các nhóm làm việc theo chức có xu hướng tương đối đồng Các thành viên nhóm thường có tảng đào tạo giống thực nhiệm vụ tương đồng Các nhà quản lý chức thường có tảng giống nhân viên mà họ quản lý Các kỹ kỹ thuật họ thường tương đối mạnh mẽ họ thăng tiến từ lĩnh vực nhóm làm việc Thách thức lớn nhà quản lý chức hiểu phát triển mối quan hệ nhóm làm việc họ với đơn vị khác tổ chức, đồng thời đảm bảo thành viên đơn vị hiểu vai trò họ toàn tổ chức Nhà quản lý tổng hợp người chịu trách nhiệm đơn vị phức tạp, đa chức tổ chức, chi nhánh hay đơn vị hoạt động độc lập Một tổ chức vừa nhỏ có vài nhà quản lý tổng hợp hiệu trưởng phó hiệu trưởng trường phổ thơng Một tổ chức lớn cần nhiều nhà quản lý tổng hợp, phụ trách đơn vị mang tính độc lập tương đối Do quản lý nhiều loại phận khác nhau, kỹ chuyên mơn nhà quản lý tổng hợp khơng sâu kỹ người mà họ quản lý Tuy vậy, nhà quản lý tổng hợp phải phối hợp nhóm người khác nhau, phải đảm bảo phận tổ chức hoạt động cách hữu hiệu, tổ chức đạt mục tiêu chung Theo mối quan hệ với đầu tổ chức Theo cách phân loại này, nhà quản lý chia làm nhà quản lý theo tuyến nhà quản lý tham mưu Nhà quản lý theo tuyến chịu trách nhiệm công việc có đóng góp trực tiếp vào việc tạo đầu tổ chức Ví dụ nhà quản lý theo tuyến trường đại học hiệu trường, trưởng khoa, trưởng môn NEU_MAN301_Bai1_v1.0013108213 15 Bài 1: Tổng quan tổ chức quản lý tổ chức Nhà quản lý tham mưu sử dụng kỹ kỹ thuật đặc biệt lời khuyên hỗ trợ người lao động theo tuyến Trong trường đại học, trưởng phịng nhân sự, trưởng phịng tài chính, trưởng phịng tổng hợp nhà quản lý tham mưu 1.3.2 Vai trị nhà quản lý Có lẽ chuyên gia quản lý đồng ý cách tiếp cận theo chức quản lý không phản ánh hết tính đa dạng phức tạp công việc mà nhà quản lý thực Trong hoạt động hàng ngày, bên cạnh lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo kiểm sốt, nhà quản lý cịn có nghĩa vụ khác Henry Mintzberg tiến hành nghiên cứu công việc nhà quản lý nhận thấy họ thường xuyên thực ba nhóm vai trị vai trị liên kết người, vai trị thơng tin vai trị định (Hình 1.4) Nhà quản lý - Vị - Nhiệm vụ - Quyền hạn - Trách nhiệm - Nghiệp vụ Vai trò liên kết người (interpersonal roles) Nhà quản lý tác động qua lại với người khác nào? - Người đại diện - Người lãnh đạo - Người liên lạc Vai trị thơng tin (Informational roles) Nhà quản lý trao đổi xử lý thông tin nào? - Người giám sát - Người truyền bá - Người phát ngơn Vai trị định (Decisional roles) Nhà quản lý sử dụng thơng tin q trình định nào? - Nhà doanh nghiệp - Người phân bổ nguồn lực Người giải tình trạng hỗn loạn - Người đàm phán Hình 1.4 Các vai trò nhà quản lý theo Mintzberg Vai trò liên kết người liên quan đến mối quan hệ với người khác bên bên tổ chức Vai trò xuất trực tiếp từ sở quyền lực thức nhà quản lý Ba vai trò liên kết người mà nhà quản lý đảm nhiệm người đại diện, người lãnh đạo người liên lạc Vai trị thơng tin Trong vai trị thông tin, nhà quản lý chịu trách nhiệm đảm bảo người mà họ làm việc phải có thơng tin đầy đủ để thực cơng việc cách hữu hiệu Với trách nhiệm mình, nhà quản lý trở thành trung tâm thông tin đơn vị họ nguồn thông tin cho nhóm khác bên 16 NEU_MAN301_Bai1_v1.0013108213 Bài 1: Tổng quan tổ chức quản lý tổ chức tổ chức Mọi người tổ chức phụ thuộc vào cấu trúc quản lý nhà quản lý để truyền bá phép tiếp cận thông tin họ cần để thực cơng việc Ba vai trị thơng tin mà nhà quản lý đảm nhiệm người giám sát, người truyền bá người phát ngơn Vai trị định liên quan đến trình định Ở lần lại thấy vai trị trung tâm nhà quản lý họ có thẩm quyền thức để đưa tổ chức đến với đường lối hành động Các vai trò định mà nhà quản lý đảm nhiệm nhà doanh nghiệp, người giải tình trạng hỗn loạn, người phân bổ nguồn lực người đàm phán 1.3.3 Học tập để làm quản lý Trong giới ngày nay, thành công người nghiệp phụ thuộc vào cam kết thực người học tập - trình thay đổi hành vi thông qua trải nghiệm Trong quản lý, trọng tâm học tập phát triển khả năng, kỹ đối mặt với phức tạp hành vi người giải vấn đề Khi suy nghĩ mục tiêu học tập, đừng quên học đến lớp thời gian định mà học tập suốt đời – trình học tập liên tục từ trải nghiệm hàng ngày 1.3.3.1 Các yêu cầu thiết yếu nhà quản lý Để hồn thành tốt vai trị, chức năng, nhiệm vụ mình, nhà quản lý phải thỏa mãn mức độ định yêu cầu kỹ quản lý phẩm chất đạo đức cá nhân  Yêu cầu kỹ quản lý Kỹ năng lực người đưa kiến thức vào thực tế để đạt kết mong muốn với hiệu lực, hiệu cao Nhà nghiên cứu Harvard, Daniel Katz1 phân kỹ cần thiết nhà quản lý thành ba nhóm: kỹ kỹ thuật, kỹ người, kỹ nhận thức o Kỹ kỹ thuật (technical skill) Kỹ kỹ thuật lực thực hoạt động chuyên môn tiến hành tổ chức với mức độ thành thục định Muốn quản lý hệ thống, nhà quản lý phải hiểu, thực được, nhiều cần thực tốt hoạt động thuộc cấp tiến hành Ví dụ, giáo viên thực giảng dạy trưởng mơn phải giáo viên, có khả hướng dẫn kỹ giảng dạy cho cấp Các kế tốn viên thực quy trình kế tốn kế tốn trưởng phải có khả hướng dẫn cho họ quy trình Để quản lý phận đối ngoại, trưởng phòng đối ngoại phải nhà ngoại giao giỏi Gắn liền với việc sử dụng phương pháp, quy trình cơng cụ cụ thể, để có kỹ kỹ thuật, nhà quản lý phải đào tạo phải trải qua kinh nghiệm World Commission on Environment and Development (1987), Our Common Future, Oxford University Press NEU_MAN301_Bai1_v1.0013108213 17 Bài 1: Tổng quan tổ chức quản lý tổ chức thực tế Điều giải thích tuyển người vào chức vụ quản lý, bên cạnh yêu cầu cấp có yêu cầu kinh nghiệm chuyên môn o Kỹ người (human skill) Kỹ người (hay kỹ làm việc với người) lực người làm việc mối quan hệ hợp tác với người khác, bao hàm kỹ cụ thể sau:  Đánh giá người, có khả thấu hiểu thơng cảm với tâm tư, tình cảm, nguyện vọng người;  Có khả dành quyền lực tạo ảnh hưởng;  Mềm dẻo hành vi, có kỹ truyền thơng đàm phán;  Có khả chủ trì họp;  Sử dụng cách có nghệ thuật phương pháp tạo động lực cho người;  Có khả xây dựng làm việc theo nhóm;  Giải tốt xung đột tập thể;  Có lực hợp tác xây dựng, trì mạng lưới quan hệ  Quản lý có hiệu thời gian căng thẳng thân, không để vấn đề cá nhân làm ảnh hưởng đến công việc chung Nhà quản lý có kỹ làm việc với người tham gia tích cực vào cơng việc tập thể, tạo mơi trường người cảm thấy an toàn, dễ dàng bộc bạch ý kiến phát huy triệt để tính sáng tạo Họ người có ý thức cao thân, có lực hiểu quan tâm đến cảm xúc người khác Điều liên quan tới khái niệm trí thơng minh cảm xúc (emotional intelligence - EI), Daniel Goleman - học giả nhà tư vấn định nghĩa “năng lực quản lý thân mối quan hệ cách có hiệu lực” o Kỹ nhận thức (conceptual skill) Kỹ nhận thức lực phát hiện, phân tích giải vấn đề phức tạp Trong tất kỹ cho cần phải có nhà quản lý, có lẽ kỹ đánh giá cao nhấn mạnh lực phân tích giải vấn đề Nhà quản lý phải có khả bao quát tranh toàn cảnh thực trạng xu biến động tổ chức phụ trách mơi trường; nhận yếu tố hồn cảnh; nhận thức mối quan hệ phận tổ chức mối quan hệ tổ chức với mơi trường Họ phải nhanh chóng xác định vấn đề; hiểu rõ giải thích liệu thông tin; sử dụng thông tin để xây dựng giải pháp giải vấn đề; lựa chọn giải pháp tối ưu nhất; biết cách lập luận đưa cam kết tình phức tạp; trình bày cách sáng sủa ý tưởng viết, văn chương lưu lốt Khơng biết định, nhà quản lý người dám định; dám chịu trách nhiệm trước định 18 NEU_MAN301_Bai1_v1.0013108213 Bài 1: Tổng quan tổ chức quản lý tổ chức Hình 1.5 Tầm quan trọng kỹ thay đổi theo cấp quản lý Tầm quan trọng tương đối kỹ thay đổi cấp khác tổ chức Như thể hình 1.5, kỹ kỹ thuật có vai trị lớn cấp quản lý sở Vai trị giảm dần cấp quản lý bậc trung, có ý nghĩa nhỏ cấp cao Kỹ thực mối quan hệ người có ý nghĩa quan trọng cấp quản lý Tuy nhiên, nhà quản lý cấp sở khả thiết lập củng cố mối quan hệ với người phạm vi nhóm Khi người đề bạt lên cấp cao tổ chức, quan hệ nhóm trở nên có tầm quan trọng lớn Loại hình quan hệ không diễn với phận khác mà cịn với nhóm bên ngồi tổ chức khách hàng, nhà cung ứng, nhà phân phối, nhà nước, xã hội Kỹ nhận thức có vai trị nhỏ nhà quản lý cấp sở; trở nên quan trọng cấp trung; có ý nghĩa đặc biệt quan trọng cấp cao Nhiều người cho rằng, tổ chức lớn, nhà quản lý cấp cao sử dụng kỹ kỹ thuật cấp Ngược lại, tổ chức nhỏ, kinh nghiệm kỹ thuật có vai trị quan trọng nhà quản lý, cho dù họ cấp cao Tất nhà quản lý phải có kỹ kỹ thuật, người nhận thức để có thành cơng Tuy nhiên, minh hoạ hình 1.5, cấp độ quản lý đòi hỏi tổng hợp tương đối khác kỹ tham gia vào tập hợp hoạt động tương đối khác Hơn nhà quản lý tham gia vào hoạt động khác cấp độ quản lý khác nhau, họ cần phát triển kỹ bước lên bậc thang cao tổ chức  Yêu cầu phẩm chất cá nhân Để làm việc có kết quả, bên cạnh kỹ năng, nhà quản lý cần mang đặc tính cá nhân định Henry Ford, cựu chủ tịch công ty Ford Motor Company nhấn mạnh phẩm chất thiếu nhà quản lý trung thực, bộc trực, cởi mở, rõ ràng quan hệ Donald M Kendall, chủ tịch công ty Pepsico, Inc lại cho tinh tế trực cơng việc phẩm chất quan trọng nhà quản lý Theo ơng, nhà quản lý trực người trung thực vấn đề tiền bạc vật chất, trung thành với thật, cố gắng cung cấp đầy đủ thông tin cho cấp trên, mạnh mẽ cá NEU_MAN301_Bai1_v1.0013108213 19 Bài 1: Tổng quan tổ chức quản lý tổ chức tính, hành động phù hợp với chuẩn mực đạo đức Chính trực phẩm chất quan trọng nhân cách lớn đồng thời nhà quản lý lớn Có thể tổng kết đòi hỏi đặc điểm cá nhân nhà quản lý bao gồm: o Ước muốn làm công việc quản lý Nhà quản lý thành đạt có ước muốn mãnh liệt làm quản lý, có ảnh hưởng người khác thu kết thông qua cố gắng tập thể cấp Lịng mong muốn cơng việc quản lý đòi hỏi nỗ lực, thời gian, sức lực kiên nhẫn o Nhà quản lý phải người có văn hố: có kiến thức; có thái độ mực người xung quanh, tạo ấn tượng tốt, gây ý kính trọng, tỏ tự tin hành động lời nói; hành động cách đắn có sáng tạo theo pháp luật chuẩn mực đạo đức xã hội o Có ý chí: chấp nhận rủi ro, có khả trì cơng việc điều kiện bất định không chắn Chịu căng thẳng, trì cơng việc phải chịu áp lực nặng nề Các yêu cầu nói cần tiêu chuẩn hoá thể chế hoá để làm cho trình tuyển chọn, sử dụng, đánh giá đào tạo, phát triển nhà quản lý 1.3.3.2 Phát triển lực quản lý Các lực nhà quản lý lãnh đạo tương lai cần phải có là: Nhà truyền thơng vĩ đại Các kỹ truyền thơng tạo chấm dứt nghiệp Một nhà lãnh đạo tốt sử dụng thời gian vào việc thông báo, thuyết phục, khuyến khích trực tiếp làm Mặc dù nói cần thiết, nghe cách chủ động lực quản lý quan trọng tương lai Khả hiểu áp dụng kỹ thuật hoạt động bạn không tồn xa rời việc, giải pháp khó đơn giản Bạn cần khẩn trương học đọc với tổng hợp, nghe cách chăm chú, đặt câu hỏi cách hữu hiệu viết cách thuyết phục Nhà đào tạo cá nhân Giúp đỡ người khác đạt khả cao hoạt động quan trọng nhà lãnh đạo Các nhà lãnh đạo ngày hôm nhận hữu hiệu tổ chức đòi hỏi nỗ lực tốt tất người Khả hướng dẫn, khuyến khích, phản hồi với người khác phần trình phát triển người xung quanh bạn giúp họ thành công Nhà đào tạo phải nhận thức rào cản hạn chế khả cá nhân gạt bỏ rào cản để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động Người chơi nhóm Ngày nhà quản lý sử dụng hầu hết thời gian để làm việc với người khác, họ phải có khả thực cơng việc cách hữu hiệu thành viên nhóm người lãnh đạo nhóm Dù nhóm làm việc tổ chức hay nhóm tổ chức, nhà quản lý đòi hỏi kỹ 20 NEU_MAN301_Bai1_v1.0013108213 Bài 1: Tổng quan tổ chức quản lý tổ chức quản lý nhóm mạnh mẽ Năng suất hiệu cải thiện người làm việc hướng tới mục tiêu chung Các nhà lãnh đạo chịu trách nhiệm đảm bảo thành viên nhóm lựa chọn đắn, đào tạo tốt, khuyến khích để đóng góp theo cách có ý nghĩa vào nỗ lực nhóm khen thưởng xứng đáng cho đóng góp họ Nhà quản lý cơng nghệ Bây thời đại thông tin Như Tom Peters lưu ý sách ông “Phát triển lên hỗn loạn”: “Công nghệ quân dội ảnh hưởng đến khía cạnh tổ chức” Hầu hết tổ chức lớn nhỏ, coi công nghệ nguồn chiến lược thiết yếu Các nhà quản lý tương lai phải sử dụng cách hiệu công nghệ thông tin Người giải vấn đề Khả giải vấn đề vô quan trọng nhà quản lý ngày Người giải vấn đề không nhầm lẫn quan điểm với tranh cãi, kết với nguyên nhân Họ đánh giá ý kiến xây dựng chúng Khả suy nghĩ cách sắc sảo, đánh giá chứng cách công minh, nhận giả thiết ngầm đến lý lẽ đôi lúc quanh co đặc tính cần thiết nhà quản lý thành cơng Nhà đại sứ nước ngồi Mơi trường tồn cầu trở thành thực tế Thành cơng thị trường quốc tế địi hỏi nhà quản lý sẵn sàng hoạt động cách hữu hiệu mơi trường tồn cầu Các nhà quản lý phải đánh giá khác biệt văn hoá, hiểu phức tạp mơi trường tồn cầu, sẵn sàng điều chỉnh kỹ chiến lược để giải thách thức quốc tế Nhà thay đổi sáng tạo Các nhà quản lý tương lai phải có khả tạo điều kiện thích nghi với thay đổi Các nhà quản lý hữu hiệu sợ hãi điều kiện môi trường tổ chức thay đổi, mà phải tận dụng thay đổi mong muốn ảnh hưởng đến chúng Trên thực tế nhà quản lý ngày mai người tạo thay đổi chừng mực họ phản ứng cách tích cực xu hướng mơi trường, tìm kiếm cách thức để đáp ứng nhu cầu khách hàng, khám phá biện pháp để tăng hiệu lực hiệu tổ chức Nhà trị Nhà quản lý cần có lực phân tích diễn giải xu hướng trị, xã hội kinh tế; đánh giá ảnh hưởng định trị; phát triển mối quan hệ; thuyết phục thương lượng để thúc đẩy mục tiêu tổ chứcmình Người học hỏi suốt đời Các nhà quản lý ngày mai không sử dụng phương thức kỹ để trở nên thành công Các nhà quản lý phải xem học hỏi hoạt động hàng ngày cần thiết cho hiệu cá nhân tổ chức Điều địi hỏi nhà quản lý tìm kiếm thơng tin phù hợp từ nguồn khác nhau, sẵn sàng chấp nhận rủi ro chấp nhận khuyết điểm, đón nhận thay đổi từ tăng trưởng không ngừng NEU_MAN301_Bai1_v1.0013108213 21 Bài 1: Tổng quan tổ chức quản lý tổ chức Tóm lược cuối  Tổ chức gồm nhiều người có vai trị xác định cách thức, làm việc để đạt mục đích chung Tổ chức thường phân thành tổ chức công (bao gồm tổ chức nhà nước tổ chức phi lợi nhuận) tổ chức tư  Quản lý hoạt động thiết yếu tổ chức Với cách tiếp cận tới trình hoạt động, quản lý trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm sốt nguồn lực hoạt động tổ chức nhằm đạt mục đích tổ chức với hiệu lực hiệu cao cách bền vững điều kiện môi trường biến động  Các tổ chức vận hành nhà quản lý Đó người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo kiểm sốt cơng việc người khác để tổ chức họ quản lý đạt mục đích  Các nhà quản lý thực mười vai trị bản, hợp thành ba nhóm: (1) liên kết người người đại diện, nhà lãnh đạo, người liên lạc, (2) thông tin - người giám sát, người phổ biến, người phát ngôn, (3) định - doanh nhân, người giải hỗn loạn, người phân bổ nguồn lực, người đàm phán  Các nhà quản lý cần đáp ứng yêu cầu kỹ kỹ thuật, kỹ người kỹ nhận thức Trong điều kiện thay đổi nhanh chóng cạnh tranh khốc liệt, phát triển lực quản lý gắn liền với việc nâng cao kỹ bậc cao như: truyền thơng, đào tạo, làm việc nhóm, làm việc mơi trường toàn cầu, thay đổi sáng tạo, quản lý cơng nghệ, giải vấn đề, trị, học hỏi suốt đời 22 NEU_MAN301_Bai1_v1.0013108213 Bài 1: Tổng quan tổ chức quản lý tổ chức Câu hỏi ôn tập Tổ chức gì? Đặc trưng tổ chức? Tổ chức nhà nước, tổ chức phi lợi nhuận tổ chức tư? Tổ chức lợi nhuận tổ chức tư? Quản lý gì? Các yếu tố rút từ khái niệm quản lý? Quá trình quản lý bao gồm chức nào? Các nhà quản lý ? Họ làm ? Có vai trị nào? u cầu kỹ nhà quản lý? Tầm quan trọng tương đối kỹ cấp quản lý? Yêu cầu phẩm chất cá nhân nhà quản lý? Học tập học tập suốt đời? Có thể học để có kiến thức kỹ quản lý ? Lấy ví dụ tổ chức (nhà nước, phi lợi nhuận, tư nhân) bạn quan tâm? Khách hàng tổ chức ai? Sản phẩm, dịch vụ tổ chức cung cấp cho khách hàng gì? Lấy ví dụ nhà quản lý bạn quan tâm phân tích chức quản lý thực nhà quản lý đó? 10 Lấy ví dụ nhà quản lý bạn quan tâm phân tích vai trị nhà quản lý đó? 11 Lấy ví dụ hai nhà quản lý cấp tổ chức? Hãy so sánh yêu cầu kỹ hai nhà quản lý đó? 12 Lấy ví dụ hai nhà quản lý chức năng, khác cấp tổ chức? Hãy so sánh yêu cầu kỹ hai nhà quản lý đó? 13 Bạn có học tập thực thể trở thành nhà quản lý ? Bạn học để có kiến thức kỹ quản lý nào? Bài tập Bài 1: Bài tập ứng dụng phát triển kỹ cho sinh viên: Bạn sẵn sàng trở thành nhà quản lý? Sử dụng bậc thang điểm để đánh giá mức độ bạn thực hành vi mô tả Không Hầu không Đôi lúc Thỉnh thoảng Thường xuyên Rất thường xuyên Liên tục Tôi trưởng thành nhanh tình khơng chắn kết đầu Tôi hướng dẫn người khác Tôi sẵn sàng mắc khuyết điểm học hỏi trình NEU_MAN301_Bai1_v1.0013108213 23 Bài 1: Tổng quan tổ chức quản lý tổ chức Tôi nhận đóng góp thực hành động người khác Tôi thấy thay đổi hội, mối đe dọa Tôi thách thức người khác để liên tục làm việc tốt Tơi tìm cách thức để làm việc tốt nhanh Tơi khuyến khích người khác đạt tiềm cao Hãy chuyển điểm bạn vào cột Khoanh tròn điểm cao Cột A Cột B Cột C Cột D Câu Câu Câu Câu Câu Câu Câu Câu Tổng số - Tổng số Tổng số Tổng số Bài Bài tập tình huống: Vận hành tổ chức phi lợi nhuận Trung tâm Wyman trại hè dành cho trẻ em thiệt thòi nằm chân núi phủ đầy tuyết Eureka, bang Misouri, Mỹ Trước vận hành khu trại Wyman công việc dễ dàng Nhưng môi trường thay đổi Bắt đầu từ đầu thập niên 1980, số tổ chức phi lợi nhuận tìm kiếm khoản hiến tặng tăng lên ngân sách phủ cho tổ chức Wyman co dần lại Cho đến 1996, triển vọng với Wyman ảm đạm United Way, đơn vị cung cấp 54% nguồn thu Wyman ngừng cung cấp kinh phí cho nơi khác đất nước phàn nàn trại phí Wyman đợt nghỉ hai tuần cao 46% nguồn thu lại đến từ quan trường học, tổ chức phải đối đầu với tình trạng eo hẹp ngân sách riêng họ Dave Hilliard, Chủ tịch Hội đồng ủy thác kiêm Giám đốc Trung tâm Wyman, định ơng cần "vươn ngồi vỏ bọc" để trở thành nhà quản lý có đầu óc kinh doanh tổ chức tăng trưởng nhanh phải tiếp tục chống trọi với suy tàn khu trại có truyền thống lâu đời sáng lập từ năm 1898 Về bản, ông thực năm bước mà nhà quản lý tổ chức tư nhân có hiệu làm: (1) lắng nghe khách hàng, (2) xác định tài sản, (3) định xem bạn ngành kinh doanh nào, (4) trao quyền cho nhân viên, (5) tạo lập giá trị Kết ư? Kể từ năm 2000 đến 2004, lượng khách Wyman tăng 58%, giá trị đóng góp tăng 56% nguồn thu lãi tăng với tỷ lệ đáng kể 152% Những Hilliard đạt trở thành hình mẫu cho người đồng nghiệp ông – không cộng đồng tổ chức phi lợi nhuận mà công ty vị lợi nhuận Lắng nghe khách hàng Hilliard nhân viên bắt đầu đến thăm khách hàng (hoặc, trường hợp này, nhà tài trợ) – nhà quản lý trường học quan dịch vụ xã hội, để thu thập ý tưởng làm cho Wyman trở nên thích ứng với nhu cầu họ Theo truyền thống, mùa xuân vả mùa hè, kể từ năm 1948, Wyman thực chương trình giáo dục ngoại khóa dành cho học sinh Giờ đây, Hilliard nhận thấy trường học quan tâm đến môi trường so với kỹ ngoại khóa Hilliard chuyển trọng tâm Ông hỏi ý kiến chuyên gia học thuật hàng đầu phát triển hệ thống tài liệu giúp 24 NEU_MAN301_Bai1_v1.0013108213 Bài 1: Tổng quan tổ chức quản lý tổ chức nhân viên phát triển chương trình mơi trường Ơng bắt tay thực kế hoạch trọn gói gọi Sunship Earth, chương trình thiết kế để dạy cho trẻ em bảy khái niệm sinh thái nòng cốt Hilliard nói "điều thực gây phấn khích cho lũ trẻ chúng tơi tích hợp chương trình vào khía cạnh trại" Hilliard bắt đầu nghĩ người hảo tâm đóng góp nghĩ tới khách hàng Điều có nghĩa phải làm chủ kỹ tiếp thị quan hệ để giành lòng tin nhà tài trợ lớn thuyết phục họ giá trị trại Nguyên tắc là: Hỏi lời khuyên truớc hỏi xin tiền Để phát triển kế hoạch toàn diện, Hilliard huy động trăm người đứng đầu cộng đồng doanh nghiệp mạng lưới rộng lớn mà ông thiết lập Những người hình thành sáu nhóm chun mơn cung cấp cho Hilliard trăm linh hai đề xuất cụ thể cho việc cải tiến Wyman Mười tám tháng sau, Hilliard cho báo cáo tổng hợp đề xuất cần thực Nhiều người số cố vấn phấn khích trước tiềm Wyman đến mức họ cấu thành tỷ lệ lớn Hiệp hội Frank Wyman, hiệp hội mà Hilliard thiết lập vào năm 2005 để tơn vinh nhà tài trợ đóng góp 1000 USD/năm Nhưng Hilliard nói với giọng đầy thực dụng "chúng sử dụng họ nhà cố vấn nhà tài trợ" Xác định tài sản Wyman bắt đầu tận dụng nguồn lực tốt để phục vụ cộng đồng mở rộng, đợi tới trại viên đòi hỏi Hilliard cần định xem hoạt động nào, chỗ không chỗ, mang lại khả hoàn vốn tài sản lớn Ông đến chỗ nhận thấy Wyman không đơn giản bán dịch vụ giải trí ngồi trời, mà thay vào đó, cịn dạy cho trẻ em cách làm việc theo nhóm, cách trở thành nhà lãnh đạo, cách giải xung đột cách tôn trọng môi trường Xác định xem tổ chức nằm ngành kinh doanh Cho đến năm 1999, nguồn thu Wyman tăng 800,000 USD/năm có 37% số trại thực kiếm Đã đến lúc phải mở rộng phạm vi hoạt động trại vượt Eureka Frank Werner, thành viên ban lãnh đạo Wyman kiêm người đứng đầu phận phát triển hoạch định toàn cầu Monsanto giúp Hilliard mở rộng tầm hoạt động Ngồi phịng họp Monsanto, Werner bắt đầu giải thích cho Hilliard Paige Banet, trợ lý Hilliard, cách tư chiến lược Werner thầy giáo nghiêm khắc: "các anh hoạt động ngành nào?", bà hỏi Câu trả lời rõ ràng, Hilliard nghĩ Ông đáp "hoạt động trại" "Không đúng", bà Werner cao giọng "Hoạt động trại dây chuyền lắp ráp anh khơng phải sản phẩm có từ nó" Với giảng giải Werner, Hilliard Paige Banet bắt đầu định nghĩa đánh giá bốn dịch vụ Wyman: Ngăn ngừa: Wyman nhận trẻ em gặp nguy định hướng lại sống cho chúng hướng tới thành công Vấn đề: Wyman có phương tiện phục vụ cho mục đích – trại nội trú Giáo dục: Wyman có chương trình giáo dục thực nghiệm xem mùa cắm trại Vấn đề: Hầu hết chương trình thiết kế cho học sinh lớp 6, khơng tính đến mảng thị trường quan trọng NEU_MAN301_Bai1_v1.0013108213 25 Bài 1: Tổng quan tổ chức quản lý tổ chức Cho thuê trại: Wyman cho tổ chức phi lợi nhuận khác thuê trại trái mùa Vấn đề: Những khu nhà thô kệch Wyman thật cỏi so với trại khác Giải trí: Mặc dù vui cười phần quan trọng thành phần hoạt động Wyman, song Wyman sử dụng hoạt động giải trí làm kênh để dạy cho trẻ em học sống Vấn đề: Wyman để hội để tiếp thị vui cười giải trí lợi ích Khi Hilliard phân tích sản phẩm, ơng nhận thấy có dịch vụ thứ thể sứ mệnh ban đầu trại Các dịch vụ hai, ba bốn sử dụng tài sản mà dịch vụ thứ không dùng đến Vậy không chuyển dịch vụ hai, ba bốn thành trung tâm lợi nhuận đầu tư lại khoản dư lãi vào chương trình định hướng hoạt động ngăn ngừa? Hilliard định giá trị sứ mệnh tổ chức không thiết phải loại trừ việc bán dịch vụ với giá cao chi phí bỏ Ban lãnh đạo trí ủy thác cho thực mục tiêu đầy tham vọng: làm cho hoạt động kinh doanh phụ thuộc tạo tỷ lệ lợi nhuận 15%/năm Trao quyền cho nhân viên Để nâng cao mức doanh thu, Hilliard tổ chức đội ngũ 12 nhân viên thành đơn vị đại diện cho bốn nhóm dịch vụ Wyman Bốn người đứng đầu đơn vị có quyền tự chủ, quyền giải ngân sách có trách nhiệm đáp ứng mục tiêu đạt mức lợi nhuận 15% mà ban lãnh đạo đề Claire Wyneken, người đứng đầu đơn vị giáo dục, bắt đầu dành nhiều thời gian để lắng nghe ý kiến nhà quản lý trường học làm cho chương trình đáp ứng nhu cầu họ, tạo mối quan hệ tích cực Chính hình thức phục vụ khách hàng giúp Wyman đặt mục tiêu thành cơng vào trường học giàu có, nơi chuyển khoản chi phí cho chương trình giáo dục Wyman cho phụ huynh Tạo lập giá trị Wyman xuất sắc hoạt động ngăn ngừa giáo dục Giữa thập niên 2000 chứng kiến việc Wyman lập kế hoạch sản xuất băng video cách tiếp cận Wyman giải xung đột tiếp thị chúng tới hiệu trưởng trường trung học Cũng giai đoạn Wyman bán kỹ chun mơn chương trình cho trại khác Những yếu tố kể giúp Wyman tự trì phát triển bước vào kỷ hoạt động thứ hai Trong tổ chức phi lợi nhuận điển hình không hoạt động với cường độ mạnh lĩnh vực vị lợi nhuận Wyman lại thể làm điều Hơn nữa, trại cịn thể làm việc mà khơng thiết phải xa rời mục đích q giá giúp đỡ trẻ em gặp nguy Câu hỏi Với tư cách người đứng đầu trung tâm Wyman, ông Dave Hilliard thực chức quản lý nào? Những vai trò quản lý chủ yếu thể tình này? 26 NEU_MAN301_Bai1_v1.0013108213