XÂY DỰNG BỘ CHỈ SỐ KPI đối VỚI NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ PHÒNG TẮM VÀ NHÀ BẾP THIÊN AN

lOMoARcPSD|9234052 XÂY DỰNG BỘ CHỈ SỐ KPI ĐỐI VỚI NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ CỦA CƠNG TY TNHH THIẾT BỊ PHÒNG TẮM VÀ NHÀ BẾP THIÊN AN  CƠ SỞ LÝ THUYẾT: Khái niệm KPI: KPI (Key Performance Indicators): số thực công việc chủ yếu cho phép lường kết thực hiên công việc theo tồn q trình theo chức thực Trình tự thực hiện: - B1: Xác định mục tiêu chủ yếu đánh giá thực công việc - B2: Phân loại mức độ thỏa mãn mục tiêu thực công việc - B3: Đánh giá tầm quan trọng (trọng số) nhóm mục tiêu kết thực công việc nhân viên - B4: Đánh giá tổng hợp kết thực công việc nhân viên  XÂY DỰNG BỘ CHỈ SỐ KPI ĐỐI VỚI NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ CỦA CƠNG TY TNHH THIẾT BỊ PHÒNG TẮM VÀ NHÀ BẾP THIÊN AN Tổng quan công ty  Khái quát chung cơng ty Cơng ty TNHH Thiết bị phịng tắm nhà bếp Thiên An thành lập vào đầu năm lOMoARcPSD|9234052 2004 với lĩnh vực thiết kế sản xuất sản phẩm thiết bị vệ sinh phòng tắm, nhà bếp mang thương hiệu Saphias  Định hướng mục tiêu cơng ty Tầm nhìn cơng ty : Thương hiệu Saphias nhà cung cấp thiết bị phòng tắm thị trường Việt Nam, có mơi trường thân thiện, tăng trưởng bền vững hiệu hàng đầu ngành Sứ mệnh công ty : Cung cấp cho khách hàng người tiêu dùng sản phẩm đáng tin cậy dịch vụ chuyên nghiệp, tạo tự tin đồng hành thương hiệu Saphias Triết lí kinh doanh : Làm từ đầu, an toàn, hiệu quả, bền vững chuẩn mực quốc tế, đoàn kết, hợp tác, chia sẻ trách nhiệm xã hội; Sự thịnh vượng khách hàng thành công Công ty “ Chất lượng tốt, giá thấp, dịch vụ khách hàng hoàn hảo ” lOMoARcPSD|9234052 Giới thiệu chung phòng Hành – Nhân sự: Phịng Hành – Nhân có chức tham mưu cho Ban giám đốc cơng tác nội vụ, quản trị nhân sự, chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho CBNV công ty TRƯỞNG PHÒNG NHÂN VIÊN HC-NS NHÂN VIÊN LÁI XE NHÂN VIÊN VỆ SINH NHÂN VIÊN NHÀ BẾP lOMoARcPSD|9234052 Sơ đồ cấu tổ chức phịng Hành – Nhân Xây dựng số KPI cho nhân viên Hành – nhân sự: Sau nghiên cứu lý thuyết tiến trình xây dựng KPI cho phận, phịng ban kết hợp với q trình tìm hiểu cơng ty  Đưa tiến trình xây dựng số KPI cho nhân viên Hành – nhân qua bước sau: + Xây dựng mô tả công việc + KPI + KPI mục tiêu + KPI tổng hợp cá nhân + Xác định cách tính KPI + Tổng hợp thành đánh giá cơng việc nhân viên hồn chỉnh 3.1 Xây dựng mô tả công việc: Chức danh cơng việc : NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ Mã số chức danh : Phòng/ban : NHÂN SỰ - HÀNH CHÍNH Số làm việc 48 tuần Nhóm lương : Hình thức trả lương Cố định Tên người quản lý trực tiếp Phịng nhân điền thơng tin:  Cố định có thưởng Chức danh người quản lý trực tiếp Khác lOMoARcPSD|9234052 Nhóm cơng việc : Ngày có hiệu lực: Cấp bậc:  Nhân viên  Giám sát 3.2  Quản lý Phê duyệt bởi: KPI Bảng KPI vị trí nhân viên Hành – Nhân Nhiệm vụ Công việc thực KPI - Soạn thảo văn bản, tài liệu - Nhận chuyển công văn, tài Công tác văn thư, lưu trữ, lễ tân liệu nội - Phân loại, xếp, lưu trữ tài liệu nội bộ, cơng văn - Tỷ lệ hồn thành cơng việc so với bảng mô tả công việc - Quản lý sử dụng dấu - Trực trả lời điện thoại - Theo dõi, tổng hợp sử dụng văn phòng Theo dõi, quản lý tài sản, trang thiết bị, cấp phát văn phòng phẩm theo kế hoạch phẩm thực mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm cho phòng ban - Theo dõi, quản lý tài sản, trang thiết bị - Số lượng phòng ban cung cấp kịp thời văn phòng phẩm văn phòng lập đề xuất thay thế, sửa - Tỷ lệ trang thiết bị sửa chữa, thay chữa, lý, mua sắm kịp thời - Thực thủ tục đăng tuyển, tiếp nhận hồ sơ, lập danh sách dự kiến Tham gia thực công tác tuyển dụng, kế hoạch thi tuyển, vấn - Theo dõi chấp hành nội quy, quy chế - Số lượng ứng viên ứng tuyển vào công ty lOMoARcPSD|9234052 đào tạo, lao động tiền lương công tác BHXH, BHYT, BHTN, Công ty phịng ban - Đơn đốc phịng ban áp dụng thực quy định đánh giá - Mức độ vi phạm nội quy, quy chế cơng ty - Số lượng phịng ban hồn thành cơng việc xếp loại lao hồn thành đánh giá động thời hạn công việc 3.3 KPI mục tiêu: Để xây dựng KPI mục tiêu cần phân bổ mục tiêu công ty cho phận, sau phận phân chia mục tiêu nhỏ cho nhân viên phận để cá nhân cơng ty nắm rõ mục tiêu tầm quan trọng thân công ty Bảng mục tiêu, chiến lược công ty theo viễn cảnh Viên cảnh Tài Tăng lợi nhuận cơng ty Tăng doanh thu, giảm chi phí -Tạo niềm tin chất lượng Khách hàng Quy trình nội -Thỏa mãn mong đợi khách hàng, -Quản lý quan hệ khách hàng -Quản lý sản xuất có hiệu -Hoàn thiện phát triển hệ thống nội Học hỏi, phát -Cải tiến hệ thống quản lý chất lượng triển -Phát triển lực nhân viên * Để đảm bảo hoạt động kinh doanh cơng ty ổn định phát triển phịng Hành – Nhân phải hồn thành tốt mục tiêu, nhiệm vụ: - Về công tác nhân sự: lOMoARcPSD|9234052  Tham mưu tổ chức phát triển máy, mạng lưới Công ty phù hợp với phát triển Công ty giai đoạn  Xây dựng chiến lược phát triển nguồn vốn nhân lực  Tham mưu cơng tác tuyển dụng, đào tạo, bố trí, luân chuyển, thi đua, khen thưởng, kỷ luật nhân tồn Cơng ty theo luật pháp quy chế Công ty  Tham mưu quy chế, sách lĩnh vực tổ chức nhân sự, thiết lập chế quản trị nhân khoa học tiên tiến, tạo động lực phát triển SXKD  Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo nguồn nhân lực tồn Cơng ty đáp ứng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh Công ty giai đoạn  Quản lý tiền lương, tiền thưởng, BHXH, BHYT, BHTN theo sách, chế độ, Pháp luật  Quản lý hợp đồng lao động, sổ bảo hiểm CBCNV toàn Cơng ty - Về cơng tác hành chính:  Soạn thảo văn bản, tài liệu hành lưu hành nội Công ty gửi quan, đơn vị bên ngồi  Thực cơng việc lễ tân khách tiết, đón tiếp khách hàng ngày, tổ chức Đại hội, hội nghị, hội thảo, tiệc liên hoan cấp Công ty  Thực công tác văn thư, lưu trữ  Quản lý phương tiện thông tin liên lạc tồn Cơng ty  Quản lý xe ô tô theo quy chế Công ty  Quản lý cấp phát văn phòng phẩm làm việc cho văn phòng Công ty theo định mức quy định  Quan hệ với quan địa phương đơn vị liên quan vấn đề liên quan đến Công ty mặt hành - Cơng tác trật tự, an ninh, vệ sinh môi trường lOMoARcPSD|9234052  Tổ chức, quản lý theo dõi kiểm tra công tác tự vệ, bảo vệ an ninh, an toàn sở, PCCC, bảo hộ lao động, vệ sinh mơi trường tồn Cơng ty - Về công tác quản lý tài sản  Quản lý tài sản phục vụ làm việc Văn phịng Cơng ty (tính tốn nhu cầu, định mức sử dụng, bàn giao sử dụng, theo dõi quản lý, sửa chữa, ( thay thế) Bảng KPI mục tiêu vị trí nhân viên Hành – Nhân Mục tiêu Tuyển dụng Quy trình làm việc Tiết kiệm, giảm chi phí KPI Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu Ý tưởng cải tiến quy trình làm việc Ý tưởng biện pháp tiết kiệm, giảm chi phí cho trang thiết bị 3.4.Xây dựng KPI tổng hợp cho cá nhân: Từ bảng KPI mục tiêu KPI => triển khai xây dựng KPI tổng hợp cho vị trí chức danh: nhân viên Hành – nhân Bảng KPI tổng hợp cho nhân viên Hành – nhân KPI Tỷ lệ hồn thành cơng việc so với bảng MTCV Tần suất Thước đo Tháng % Tháng Số phòng ban Tháng % Tháng Số CV Số lượng phòng ban cung cấp kịp thời văn phòng phẩm Tỷ lệ trang thiết bị sửa chữa, thay Số lượng ứng viên ứng tuyển lOMoARcPSD|9234052 vào công ty Mức độ vi phạm nội quy, quy chế công ty Số lượng phịng ban hồn thành đánh giá cơng việc Tỷ lệ nhân viên đánh giá tốt vệ sinh nơi làm việc Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu Ý tưởng cải tiến quy trình làm việc Tháng Số vi phạm Tháng Số phòng ban Tháng % Tháng % Tháng Số ý tưởng Tháng Số ý tưởng Ý tưởng biện pháp tiết kiệm, giảm chi phí cho trang thiết bị 3.5 Xác định cách tính KPI phù hợp cho nhân viên Hành – Nhân Tiến hành đánh giá mức độ ảnh hưởng KPI đến mục tiêu, kế hoạch Cơng ty, từ đánh giá trọng số cho KPI Trọng số tỉ lệ thuận với mức độ ảnh hưởng KPI đến mục tiêu, kế hoạch công ty, độ lớn trọng số tùy theo mức độ ảnh hưởng Tuy nhiên, bảng đánh giá nhân viên cần có đánh giá theo KPI theo lực đóng góp, 70% KPI cịn 30% cịn lại theo lực đóng góp Trong đó, ba yếu tố lực đóng góp kiến thức, kĩ thái độ yếu tố chiếm 10% Căn vào kiến thức, kĩ thái độ làm việc nhân viên mà người quản lý trực tiếp đánh giá theo số quy định Cách tính KPI coi tuân theo nguyên tắc quan trọng sau : lOMoARcPSD|9234052 - Nguyên tắc phân chia KPI theo trọng số : Các công việc phân chia thành nhóm sau:  Nhóm A : tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung  Nhóm B : tốn thời gian để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung tốn nhiều thời gian để thực hiện, ảnh hưởng đến mục tiêu  Nhóm C: tốn thời gian để thực hiện, ảnh hưởng đến mục tiêu chung => Trọng số nhóm cơng việc tính đơn vị % dựa mức độ đóng góp chúng Bảng phân chia KPI theo trọng số KPI Tỷ lệ hoàn thành cơng việc so với bảng MTCV Nhóm KPI Trọng số KPI A 10% C 4% B 7% A 10% B 7% Số lượng phòng ban cung cấp kịp thời văn phòng phẩm Tỷ lệ trang thiết bị sửa chữa, thay Số lượng ứng viên ứng tuyển vào công ty Mức độ vi phạm nội quy, quy chế cơng ty lOMoARcPSD|9234052 Số lượng phịng ban hồn thành đánh giá công việc Tỷ lệ nhân viên đánh giá tốt vệ sinh nơi làm việc Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu Ý tưởng cải tiến quy trình làm việc C 4% C 4% A 10% B 7% B 7% Ý tưởng biện pháp tiết kiệm, giảm chi phí cho trang thiết bị - Nguyên tắc tính điểm KPI theo hiệu suất giai đoạn  Cách tính KPI theo hiệu suất thành phần với cơng thức : Hiệu suất KPI thành phần = (Kết thực tế/Mục tiêu) * Trọng số  Cách tính KPI theo hiệu suất tổng với công thức : Hiệu suất KPI tổng = Hiệu suất KPI thành phần (1) + Hiệu suất KPI thành phần (2) +…  Cách tính KPI theo giai đoạn thời gian : điểm KPI quý tính dựa điểm KPI tháng quý 3.6 Tổng hợp thành đánh giá cơng việc nhân viên hồn chỉnh Tổng hợp từ bước nghiên cứu trên, ta đánh giá nhân viên Hành – Nhân hồn chỉnh sau: Bảng đánh giá công việc cá nhân lOMoARcPSD|9234052 ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC CÁ NHÂN Họ & tên: ……………………………Đơn vị/ phận:……………………… Chức danh công việc:……………….Thời gian:……………………………… Chỉ số đo Trọng số STT A I Nội dung ĐÁNH GIÁ THEO KPI Tần suất lường KPI Hiện Mục tiêu Thực (%) Thực 70% KPI Tỷ lệ hồn thành cơng việc so với bảng 10% MTCV Số lượng phòng ban cung cấp kịp thời văn 4% phòng phẩm Tỷ lệ trang thiết bị sửa chữa, 7% thay Số lượng ứng viên ứng tuyển vào công ty Mức độ vi phạm nội quy, 10% 7% Downloaded by Heo Út (quangutbin@gmail.com) Hiệu suất 7=(6) / (5) 8= (7) * (2) lOMoARcPSD|9234052 quy chế công ty Sau đánh giá nhân viên xong, trưởng phòng lãnh đạo tổng hợp xếp loại kết đánh giá để làm sở trả lương thưởng, nâng cấp bậc cho nhân viên Bảng tiêu chí xếp loại nhân viên sau đánh giá Xếp loại Các tiêu đánh giá - Thể rõ ràng qn hồn thành cơng việc cách xuất sắc tất lĩnh vực chịu trách nhiệm Xuất sắc ( A ) - Mục tiêu cá nhân (KPI cá nhân) hoàn thành 90% - 100% - Có tinh thần trách nhiệm, chủ động cơng việc phối hợp tốt với cá nhân, đơn vị có liên quan Tốt ( B ) phạm vi chức năng, nhiệm vụ giao - Mục tiêu cá nhân (KPI cá nhân) đạt 80% - 89% Hoàn thành ( C ) - Mục tiêu cá nhân ( KPI cá nhân) đạt 75% - 80% - Tính trách nhiệm chưa cao chưa chủ động Cần cố gắng ( D ) thực công việc theo chức nhiệm vụ giao - Mục tiêu cá nhân ( KPI cá nhân) đạt từ 70% - 75% Khơng hồn thành ( E ) - Mục tiêu cá nhân ( KPI cá nhân) đạt 70%  KẾT LUẬN CHUNG: Thông qua việc nghiên cứu xây dựng số hiệu suất KPI đánh giá thực công việc nhân viên Hành – Nhân Cơng ty TNHH Thiết bị phòng tắm nhà bếp Thiên An, ta có nhìn tổng quan hệ thống đánh giá KPI xây dựng hệ thống KPI cho vị trí hành chính-nhân cơng ty Qua đó, nhìn nhận ưu, Downloaded by Heo Út (quangutbin@gmail.com) lOMoARcPSD|9234052 khuyết điểm khâu xây dựng số hiệu suất KPI Công ty TNHH Thiết bị phòng tắm nhà bếp Thiên An - Ưu điểm:  Có mơ tả cơng việc cụ thể cho chức danh => Đảm bảo cho người lao động thực nhiệm vụ, trách nhiệm quyền hạn, tăng hiệu làm việc thông qua việc đạt mục tiêu KPI  Các bước xây dựng KPI cụ thể hóa, tiến hành theo giai đoạn => Giúp cấp độ công ty xác định rõ mục tiêu, cách thức thực đo lường kết dựa vào số hiệu suất, tránh sai sót kịp thời điều chỉnh lại chưa hợp lý - Hạn chế:  Tỷ lệ hồn thành cơng việc thấp, chênh lệch nhiều so với mô tả công việc  Chất lượng nguồn nhân chưa cao, đa phần chưa hoàn thành tiêu công việc DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Trương Văn Hiếu - K48B – QTNL Blog Quản trị nhân sự, Quy trình hướng dẫn xây dựng KPI – Những kinh nghiệm để triển khai thành công BCS KPI đánh giá hiệu suất công việc Bài giảng môn Quản trị nguồn nhân lực cô Trần Thị Thu Dung Downloaded by Heo Út (quangutbin@gmail.com) ... dựng KPI cho phận, phịng ban kết hợp với q trình tìm hiểu cơng ty  Đưa tiến trình xây dựng số KPI cho nhân viên Hành – nhân qua bước sau: + Xây dựng mô tả công việc + KPI + KPI mục tiêu + KPI. .. chi phí cho trang thiết bị 3.4.Xây dựng KPI tổng hợp cho cá nhân: Từ bảng KPI mục tiêu KPI => triển khai xây dựng KPI tổng hợp cho vị trí chức danh: nhân viên Hành – nhân Bảng KPI tổng hợp cho... phẩm làm việc cho văn phịng Cơng ty theo định mức quy định  Quan hệ với quan địa phương đơn vị liên quan vấn đề liên quan đến Công ty mặt hành - Cơng tác trật tự, an ninh, vệ sinh môi trường lOMoARcPSD|9234052