hãy làm rõ quan điểm “thư ký giám đốc người góp phần quan trọng trong sự thành công của lãnh đạo doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường hiện nay

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN ĐỀ THI KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Nghiệp vụ thư ký Mã học phần: 838112 Hình thức thi: Tiểu luận – Phát vấn trực tuyến Học kỳ: Năm học: 2020 – 2021 Trình độ đào tạo: Đại học Hình thức đào tạo: Chính quy I Yêu cầu tiểu luận Mỗi sinh viên chọn đề tài để làm Tiểu luận (khơng làm nhóm) Số lượng trang: từ 4-6 trang (khơng kể bìa) Hình thức: Tiểu luận đánh máy (hoặc viết tay) mặt giấy A4 Định dạng nộp Tiểu luận trực tuyến website hoctructuyen.sgu.edu.vn: - Tiểu luận đánh máy: Nộp file PDF - Tiểu luận viết tay: Chụp hình Tiểu luận thật rõ nét nộp Hạn chót nộp tiểu luận: 25/6/2021 (có thể nộp trước thời hạn trên) Thời hạn phát vấn: Theo thông báo Trường; tối đa phút/SV II.Nội dung viết tiểu luận Đề tài số 1: Câu 1: Bằng lý luận thực tiễn, làm rõ quan điểm: “Thư ký giám đốc- người góp phần quan trọng thành cơng lãnh đạo doanh nghiệp kinh tế thị trường nay” Câu 2: Tình Cơng ty chế biến thủy sản xuất Phú Minh KCN Tân Bình (TP.HCM) có quy mơ 1300 cơng nhân (với 3/4 lao động nữ) vào hoạt động từ 2019 Mức lương tối thiểu đóng bảo hiểm xã hội cơng nhân năm 2021 4,2 triệu đồng/tháng Mức lương trung bình không tăng ca công nhân triệu đồng/tháng, tăng ca đủ tháng mức lương 13 triệu đồng/tháng Các chế độ khác thực theo quy định pháp luật tương đương với công ty lĩnh vực TP.HCM Công ty có quy định trường hợp cần hồn thành đơn hàng gấp tăng ca bắt buộc 100% lao động Sau tết Ngun đán 2021, cơng ty khơng hồn thành kế hoạch sản xuất lý có tới 25% công nhân quê ăn tết không quay lại làm việc Điều gây thiệt hại lớn tài uy tín cơng ty Trước tình hình đó, thư ký Giám đốc u cầu: - Xác định rõ nguyên nhân tình trạng Trang / - Đề xuất phương án chi tiết để khơng xảy tình trạng năm Với cương vị thư ký Giám đốc, Anh/Chị thực nhiệm vụ Trang / Đề tài số 2: Câu 1: Bằng lý luận thực tiễn, làm rõ quan điểm: “Phẩm chất đạo đức kỹ chuyên nghiệp điều kiện tiên người thư ký hoạt động doanh nghiệp” Câu 2: Tình Cơng ty TNHH Tồn Phát (tại TP.HCM) chun thiết bị y tế có chuyến cơng tác TP Cần Thơ với thơng tin sau: • Mục đích: khảo sát thị trường thiết bị y tế TP Cần Thơ ký hợp đồng cung cấp thiết bị y tế có khách hàng • Thời gian chuyến đi: 06/6/2021 – 09/6/2021 • Địa điểm khảo sát: Bệnh viện Đa khoa Trung ương Cần Thơ; Bệnh viện Mắt Sài Gòn Cần Thơ, Bệnh viện đa khoa huyện Vĩnh Thạnh, Bệnh viện đa khoa quận Ơ Mơn, Bệnh viện đa khoa huyện Thốt Nốt, Bệnh viện đa khoa huyện Cờ Đỏ • Thành phần: ơng Giám đốc, bà Trưởng phịng Kinh doanh, ơng Trưởng phịng Kỹ thuật, chị thư ký, anh lái xe • Phương tiện: xe chỗ cơng ty (mức tiêu hao xăng A95: 13lít/100km) • Kinh phí: - Ăn: 700.000đ/người/ngày - Khách sạn: 1.200.000đ/người/đêm - Lệ phí cầu đường: 1.000.000đ - Xăng: Theo hóa đơn thực tế - Tiếp khách: 20.000.000đ Với cương vị thư ký Giám đốc, Anh/Chị tìm hiểu thơng tin thực tế lập kế hoạch chuyến công tác III Cách thức trình bày tiểu luận Mẫu bìa tiểu luận: Quy cách trình bày đánh máy: - Đánh máy mặt, khổ giấy A4 - Canh lề: lề trên: 2cm, lề dưới: 2cm, lề trái: 2,5-3cm, lề phải: 2cm Canh bên - Font chữ: Times New Roman Cỡ chữ: 13 - Định dạng: Before-After: 6; Line spacing: single - Đánh số trang: lề dưới,  Hết  Câu 1: Bằng lý luận thực tiễn, làm rõ quan điểm: “Phẩm chất đạo đức kỹ chuyên nghiệp điều kiện tiên người thư ký hoạt động doanh nghiệp” Theo tổ chức thư ký chuyên nghiệp quốc tế (IPS) thư ký người trợ giúp cấp quản trị, người nắm vững nghiệp vụ hành văn phịng, có khả nhận lãnh trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đốn, óc sáng kiến đưa định phạm vi quyền hạn Công việc người thư ký thường xuyên, liên tục, có tính chất giúp việc cho lãnh đạo cơng tác quản lý điều hành hỗ trợ cho công tác chuyên môn đồng nghiệp khách hàng, đối tác Chức trách người thư ký thực tốt nghiệp vụ hành văn phịng, giúp việc cho lãnh đạo hỗ trợ mặt thủ tục, giấy tờ, thông tin cho đồng nghiệp đơn vị, phịng ban chun mơn khách hàng, đối tác trình làm việc Vì quan điểm : “Phẩm chất đạo đức kỹ chuyên nghiệp điều kiện tiên đối vói người thư ký hoạt động doanh nghiệp “ quan điểm hồn tồn xác Phẩm chất nghề nghiệp người lao động khái niệm dùng để đặc trưng chất kết tinh người lao động để có khả thực công việc, nghề định Đối với người thư ký giúp việc cho nhà quản trị cấp cao đòi hỏi yêu cầu sau: - Trung thực: Chủ tịch Hồ Chí Minh quan niệm “trung thực” sống phải thật thà, trung thực, thẳng thắn, nghĩa tình; trung thực nói phải đơi với làm Người thư ký q trình làm việc cần phải trung thực, trung thực suy nghĩ, lời nói, hành động Sự trung thực người thư ký góp phần xây dựng uy tín lãnh đạo, tổ chức uy tín thân người thư ký - Cẩn trọng, tỉ mỉ: Công việc hàng ngày người thư ký phần nhiều liên quan tới số liệu, tới quy trình thủ tục, quy định tổ chức pháp luật, đồng thời liên quan tới định lãnh đạo Trong trình thực nhiệm vụ, người thư ký phải cẩn thận, tỉ mỉ, tôn trọng thực quy trình nghiệp vụ để đảm bảo xác khâu nghiệp vụ, đảm bảo chất lượng cơng việc, tránh tình trạng xảy sai sót ảnh hưởng tới cơng việc lãnh đạo, đồng nghiệp, khách hàng - Bảo mật thông tin: Đối với hoạt động điều hành lãnh đạo nói riêng doanh nghiệp nói chung vấn đề bảo mật thông tin quan trọng Trong cơng việc mình, người thư ký tiếp xúc nắm nhiều thông tin quan trọng thông qua nghiệp vụ soạn thảo văn cho lãnh đạo; tiếp nhận, xử lý văn bản, hồ sơ thuộc thẩm quyền lãnh đạo; tổng hợp số liệu, báo cáo; tham dự họp với lãnh đạo, trao đổi đồng nghiệp phối hợp giải công việc, tiếp xúc với khách hàng… Việc lộ thông tin gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới hoạt động tổ chức, tới uy tín lãnh đạo đồng nghiệp Do đó, phải ln ý thức kỹ thuật bảo mật thực quy định chế độ thông tin; không truyền đạt thông tin chưa phép, không trao đổi thông tin quan trọng với người không liên quan; quản lý hồ sơ tài liệu chặt chẽ, hủy tài liệu in dự, đặt mật cho file tài liệu… - Năng động, sáng tạo công việc: Trong trình thực nhiệm vụ, bên cạnh việc thực nghiêm túc quy định, quy trình nghiệp vụ người thư ký cần ý phát điểm chưa hợp lý quy trình thủ tục, hệ thống biểu mẫu áp dụng, sách cịn bất cập hay điểm cịn bất cập khâu nghiệp vụ khác Từ nghiên cứu cách xử lý đề xuất ý kiến với cấp để cải tiến, thay đổi, chỉnh sửa hay bổ sung hồn thiện quy định, quy trình nghiệp vụ, góp phần nâng cao hiệu quản lý lãnh đạo quan, doanh nghiệp - Học hỏi nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ: Trong điều kiện hội nhập nay, quan/doanh nghiệp không ngừng thay đổi để nâng cao lực cạnh tranh, nâng cao chất lượng sản phẩm đồng thời tối ưu hóa hoạt động quản lý Chính vậy, để hồn thành tốt cơng việc, để xây dựng uy tín người thư ký phải khơng ngừng nỗ lực học hỏi để nâng cao trình độ chuyên mơn nghiệp vụ, hồn thiện kỹ nghề nghiệp, thay đổi tư duy, cách giao tiếp…, từ hồn thành tốt nhiệm vụ - Tự giác, kỷ luật lao động: Hàng ngày người thư ký cần phải tự giác việc thực chức trách, nhiệm vụ theo phân công đồng thời cần chủ động phối hợp với đồng nghiệp để hoàn thành công việc chung hỗ trợ họ q trình cơng tác Vì ý thức tự giác, chủ động, kỷ luật công việc, tôn trọng thực nghiêm túc quy chế, quy trình làm việc điều kiện quan trọng để người thư ký hồn thành tốt nhiệm vụ Khơng Phẩm chất đạo đức mà kỹ chuyên nghiệp điều kiện tiên người thư ký hoạt động doanh nghiệp Điều thể qua nhiều mặt sau : - Am hiểu thành thạo nghiệp vụ hành văn phịng: Người làm thư ký cần phải hiểu biết chuyên sâu nghiệp vụ hành văn phịng Trong thời kỳ hội nhập nghiệp vụ văn phịng (đặc biệt doanh nghiệp) khơng thể thực cách qua loa, tùy tiện hay theo chủ nghĩa kinh nghiệm Việc hiểu biết chuyên sâu chuyên môn người thư ký thể ở: + Nắm quy định pháp luật nghiệp vụ văn phòng Hiện quy định tương đối đầy đủ chi tiết, quy định văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn quan có thẩm quyền Trong trường hợp quan, doanh nghiệp khơng có quy định cụ thể người thư ký cần vận dụng văn quy phạm pháp luật, tham khảo kinh nghiệm tốt để xây dựng thành quy trình nghiệp vụ cụ thể như: quy trình xử lý văn quy trình tổ chức họp/hội nghị, quy trình thơng tin báo cáo, quy trình giải thủ tục hành nội bộ… trình lãnh đạo phê duyệt tổ chức thực + Trong trường hợp quan, doanh nghiệp áp dụng tiêu chuẩn ISO người thư ký phải nắm thực xác quy trình nghiệp vụ có nhằm đảm bảo chất lượng cơng việc + Vận dụng tốt kiến thức học nhà trường vào thực tế cơng việc Có thể q trình đào tạo kiến thức chun mơn khơng sát thực tế (vì phát triển xã hội nhanh) kiến thức tảng giúp người thư ký nhận định việc, biết cách giải nhanh chóng hiệu Đồng thời kiến thức tảng cho phép người thư ký có tư vượt trội, đưa sáng kiến, sáng tạo công việc phát triển nghề nghiệp.Việc nắm bắt, cập nhật vận dụng kiến thức, quy định thực quan trọng người thư ký điều kiện quan trọng đảm bảo kết công việc xác, nhanh chóng hiệu - Thành thạo kỹ nghề nghiệp: Để hoàn thành tốt nhiệm vụ, người thư ký phải thành thạo kỹ nghề nghiệp • Các kỹ chun mơn: + Kỹ soạn thảo văn + Kỹ lập kế hoạch, tổ chức công việc, quản lý thời gian + Kỹ thu thập, xử lý, tổng hợp, báo cáo cung cấp thông tin + Kỹ tổ chức kiện, hội nghị, họp + Kỹ tổ chức chuyến công tác + Kỹ xử lý văn bản, lập quản lý hồ sơ + Kỹ sử dụng trang thiết bị văn phòng … + Kỹ sử dụng máy tính, sử dụng phần mềm, khai thác tài nguyên internet… • Các kỹ hỗ trợ: + Kỹ giao tiếp + Kỹ làm việc nhóm + Kỹ đàm phán, thương lượng + Kỹ giải xung đột… - Hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho đồng nghiệp: Trên thực tế, có quy định khơng phải tất người làm việc tổ chức nắm hết quy định, thủ tục áp dụng văn phòng Người thư ký cần có lực hướng dẫn họ thực cách thống nhất, nhanh chóng hiệu Do đó, người thư ký cần biết cách trao đổi, hướng dẫn đồng nghiệp để họ thực thống nhất, thường xuyên giúp họ lập hồ sơ ngun tắc phục vụ cho cơng việc - Yêu cầu hiểu biết ngành nghề hoạt động cụ thể tổ chức làm việc Khi làm việc quan/doanh nghiệp cụ thể người làm thư ký việc thành thạo nghiệp vụ hành cịn phải biết rõ hoạt động tổ chức nơi làm việc Ngay từ nhận vào làm việc (thậm chí trước vào làm việc), cần tìm hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề hoạt động, cấu tổ chức đồng thời phải tìm hiểu rõ quy trình hoạt động, thẩm quyền, trách nhiệm phòng ban, đơn vị để thực cơng việc cách xác, thống với hoạt động tồn máy Vì địi hỏi người thư ký phải tự tìm hiểu, chủ động, tự giác thường xuyên để nâng cao nhận thức, hiểu biết mình, nhanh chóng hội nhập với đồng nghiệp, hoạt động quan/doanh nghiệp - Yêu cầu hiểu biết quan hành nhà nước pháp luật: Công tác điều hành nhà lãnh đạo tổ chức đòi hỏi phải tuân thủ quy định pháp luật, người thư ký việc nắm quy định nghiệp vụ hành cịn phải chủ động tìm hiểu quy trình, thủ tục có liên quan tới công việc khác để phối hợp, hỗ trợ đồng nghiệp trực tiếp xử lý Thơng thường quy định lao động như: tuyển dụng lao động, sử dụng lao động, chế độ sách người lao động, khai trình lao động với quan nhà nước có thẩm quyền…), thủ tục quản lý lao động nước (trong trường hợp quan, doanh nghiệp có người nước ngồi làm việc) liên quan tới hải quan… Các công việc phải thực theo quy định pháp luật nên người thư ký phải hiểu rõ quan nhà nước có thẩm quyền địa phương để liên hệ giải công việc, cập nhật quy định để hỗ trợ lãnh đạo việc giải công việc tổ chức - Yêu cầu giao tiếp, hội nhập Nghề thư ký ví “làm dâu trăm họ” họ phải tiếp xúc, làm việc với nhiều đối tượng Bên nội có lãnh đạo, đồng nghiệp; bên ngồi có đối tác, khách hàng… Chính người thư ký cần giữ thái độ niềm nở, nhã nhặn; ngôn ngữ chuẩn mực; hành vi lịch sự; với quan tâm, hướng dẫn chu đáo, ân cần; tác phong nhanh nhẹn, dứt khoát; cách xử lý chuyên nghiệp, linh hoạt… gây ấn tượng tốt đẹp lãnh đạo, đồng nghiệp khách hàng Và nhờ đó, nhiệm vụ dù phức tạp tới đâu, với khéo léo, tế nhị, chân thành cách giải thông minh người thư ký nhận giúp đỡ, hỗ trợ ủng hộ đồng nghiệp, khách hàng chắn đạt hoàn thành đạt kết cao - Yêu cầu trình độ ngoại ngữ Hội nhập quốc tế xu thời đại Việt Nam tích cực tham gia vào q trình thơng qua hiệp định thương mại quốc tế ký kết năm vừa qua Hiệp định thương mại xuyên Thái Bình Dương, hiệp định thương mại tự khu vực Asean, … Điều địi hỏi quan, tổ chức (đặc biệt doanh nghiệp) phải nâng cao lực yêu cầu đội ngũ cán bộ, nhân viên phải giao tiếp với đối tác nước Do đó, người thư ký cần phải trang bị cho có trình độ ngoại ngữ tốt, thường xun học tập, trau dồi để giao tiếp thành thạo với người nước hỗ trợ nhà quản lý trình làm việc, hợp tác với đối tác nước ngồi Câu 2: Tình Cơng ty TNHH Tồn Phát (tại TP.HCM) chuyên thiết bị y tế có chuyến công tác TP Cần Thơ với thông tin sau: • Mục đích: khảo sát thị trường thiết bị y tế TP Cần Thơ ký hợp đồng cung cấp thiết bị y tế có khách hàng • Thời gian chuyến đi: 06/6/2021 – 09/6/2021 • Địa điểm khảo sát: Bệnh viện Đa khoa Trung ương Cần Thơ; Bệnh viện Mắt Sài Gòn Cần Thơ, Bệnh viện đa khoa huyện Vĩnh Thạnh, Bệnh viện đa khoa quận Ơ Mơn, Bệnh viện đa khoa huyện Thốt Nốt, Bệnh viện đa khoa huyện Cờ Đỏ • Thành phần: ông Giám đốc, bà Trưởng phòng Kinh doanh, ông Trưởng phịng Kỹ thuật, chị thư ký, anh lái xe • Phương tiện: xe chỗ công ty (mức tiêu hao xăng A95: 13lít/100km) • Kinh phí: - Ăn: 700.000đ/người/ngày - Khách sạn: 1.200.000đ/người/đêm - Lệ phí cầu đường: 1.000.000đ - Xăng: Theo hóa đơn thực tế - Tiếp khách: 20.000.000đ Với cương vị thư ký Giám đốc, Anh/Chị tìm hiểu thơng tin thực tế lập kế hoạch chuyến cơng tác KẾ HOẠCH CHUYẾN CƠNG TÁC KHẢO SÁT THỊ TRƯỜNG THIẾT BỊ Y TẾ KHU VỰC TP CẦN THƠ I MỤC ĐÍCH,U CẦU: Mục đích: Khảo sát thị trường thiết bị y tế TP Cần Thơ ký hợp đồng cung cấp thiết bị y tế có khách hàng Yêu cầu - Tiết kiệm , lành mạnh, an toàn - Hoàn thành nội dung công việc II THỜI GIAN, ĐỊA ĐIỂM CÔNG TÁC, NƠI LƯU TRÚ Thời gian : 06/6/2021 – 09/6/2021 Địa điểm công tác : - Bệnh viện Đa khoa Trung ương Cần Thơ; - Bệnh viện Mắt Sài Gòn Cần Thơ, - Bệnh viện đa khoa huyện Vĩnh Thạnh, - Bệnh viện đa khoa quận Ô Môn, - Bệnh viện đa khoa huyện Thốt Nốt, - Bệnh viện đa khoa huyện Cờ Đỏ Nơi lưu trú : Thành phố Cần Thơ III NỘI DUNG CẦN GIẢI QUYẾT TRONG CHUYẾN CÔNG TÁC Khảo sát thị trường thiết bị y tế bệnh viện TP Cần Thơ Ký kết hợp đồng cung cấp thiết bị có khách hàng yêu cầu IV DANH SÁCH ĐỒN CƠNG TÁC STT Họ Tên Chức danh Giới tính Truong Văn Ân Giám đốc Nam Nguyễn Thị Lài Trưởng phòng kinh doanh Nữ Phạm Văn Tồn Trưởng phịng kỹ thuật Nam Đỗ Huyền Trang Thư ký Nữ Trương Văn Định Tài xế Nam V CÁC TÀI LIỆU, PHƯƠNG TIỆN CẦN THIẾT Hồ sơ , tải liệu : Phương tiện, thiết bị kĩ thuật : Khác : VI Nhiệm vụ ... làm rõ quan điểm: “Phẩm chất đạo đức kỹ chuyên nghiệp điều kiện tiên người thư ký hoạt động doanh nghiệp? ?? Theo tổ chức thư ký chuyên nghiệp quốc tế (IPS) thư ký người trợ giúp cấp quản trị, người. .. nói, hành động Sự trung thực người thư ký góp phần xây dựng uy tín lãnh đạo, tổ chức uy tín thân người thư ký - Cẩn trọng, tỉ mỉ: Công việc hàng ngày người thư ký phần nhiều liên quan tới số liệu,... hoàn thiện quy định, quy trình nghiệp vụ, góp phần nâng cao hiệu quản lý lãnh đạo quan, doanh nghiệp - Học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ: Trong điều kiện hội nhập nay, quan/ doanh nghiệp