Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Cty tư vấn xây dựng Điện I.

Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Cty tư vấn xây dựng Điện I.

Sản xuất ra của cải vật chất là cơ sở tồn tại và phát triển của loài người Sự cần thiết của quá trình sản xuất đã đặt ra một nhu cầu khách quan cần phải thực hiện chức năng giám sát về mặt lượng, về mặt giá trị những hao phí cũng như kết quả của quá trình sản xuất, chính vì thế kế toán ra đời và phát triển cùng với sự ra đời và phát triển của nền sản xuất xã hội Nền sản xuất xã hội càng phát triển thì vai trò của thông tin kế toán càng trở nên quan trọng Đối với nền kinh tế nước ta sau 20 năm thực hiện chính sách đổi mới đã có những bước biến chuyển khá vững chắc Cơ chế thị trường cùng với các chính sách, chế độ kinh tế của Nhà nước đã tạo ra nhiều những thuận lợi những cũng không ít khó khăn, thử thách cần vượt qua Trước sự cạnh tranh của các doanh nghiệp, các thành phần kinh tế, mỗi doanh nghiệp để tồn tại đã khó, để phát triển, làm ăn có lãi và có uy tín trên thị trường còn khó hơn Một nhân tố góp phần quan trọng vào sự thành bại của doanh nghiệp là các thông tin kế toán Trong thời gian thực tập tại Công ty tư vấn xây dựng điện I, em nhận thấy đây là một công ty có quy mô sản xuất kinh doanh lớn, có nhiều tiềm năng phát triển Đây là cơ hội cho em vận dụng những kiến thức đã được tĩch lũy trong 4 năm học tại trường Đại học kinh tế quốc dân vào tình hình thực tế Em đã tìm hiểu về bộ máy tổ chức nói chung, tình hình sản xuất kinh doanh cũng như bộ máy kế toán của công ty Điều đó cho em một cái nhìn tổng quan về công ty, từ đó em có thể đánh giá thực tế và xin nêu ra một vài giải pháp để giải quyết những vấn đề kế toán bất cập tại đơn vị thực tập.

Báo cáo thực tập tổng hợp của em gồm 3 phần:

−Phần 1:Giới thiệu chung về tình hình sản xuất kinh doanh tại Công ty tư vấn xây dựng điện I.

−Phần 2: Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty tư vấn xây dựng điện I.

−Phần 3: Đánh giá chung về tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty tư vấn xây dựng điện I.

hạn, nên bản báo cáo này chắc chắn còn nhiều thiếu sót, em rất mong sự quan tâm giúp đỡ và đóng góp ý kiến của các thầy cô Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Trần Quý Liên cùng các cô chú, anh chị phòng Tài chính kế toán Công ty tư vấn xây dựng điện I đã giúp đỡ em trong quá trình thực tập cũng như hoàn thành báo cáo tổng hợp này.

KINH DOANH TẠI CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐIỆN I

1.1 Giới thiệu chung về Công ty tư vấn xây dựng điện I 1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty tư vấn xây dựng điện I với tên giao dịch quốc tế là PECC N° I được thành lập ngày 01 tháng 07 năm 1982 trên cơ sở sát nhập hai đơn vị là Công ty khảo sát địa chất Sông Đà và Viện quy hoạch thiết kế điện theo nghị định 87/HĐBT của Hội Đồng Bộ Trưởng ngày 24 tháng 04 năm 1982 nay là Chính phủ, khi đó lấy tên là Công ty khảo sát thiết kế điện Đến ngày 11 tháng 01 năm 1999, công ty đổi tên thành Công ty tư vấn xây dựng điện I, có trụ sở tại km 9, Thanh Xuân Nam, Quận Thanh Xuân, Hà Nội theo quy định 01/1999/BCN

Công ty với chức năng chủ yếu là khảo sát, thiết kế, quản lý và quy hoạch các công trình điện, nay hoạt động trực thuộc tổng công ty Điện lực Việt Nam.Vốn của công ty từ khi thành lập lại theo Nghị định 388/HĐBT là 6.374.200.000 Trong đó, nguồn vốn Ngân sách nhà nước cấp là 4.792.500.000 và nguồn vốn tự có là 1.581.700.000.

Từ khi thành lập đến nay công ty đã không ngừng phát triển, từng bước khẳng định mình trong quá trình thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ chiến lược kinh tế được giao Rất nhiều công trình lớn của đất nước như: Thủy điện Hòa Bình, Thủy điện Vĩnh Sơn, Thủy điện Trị An, Thủy điện YALY hay các nhà máy nhiệt điện như: Phả Lại, Phú Mỹ 2…và rất nhiều các công trình lưới điện từ 35kv đến 500 kv (tiêu biểu là đường dây 500kv dài 1700km) và nhiều trạm điện khác đều có sự góp mặt của Công ty tư vấn xây dựng điện I Ngoài ra, công ty còn tham gia một số công trình điện ở nước bạn Lào Đồng thời công ty cũng đã thiết lập được nhiều chi nhánh ở nhiều nơi trên đất nước như: Hà Tây, Đồng Nai, Đà Nẵng, Tây Nguyên…

Với số vốn ban đầu, công ty không những đã bảo toàn mà còn phát huy số vốn đó một cách có hiệu quả Trung bình hàng năm, số vốn của công ty tăng từ 3 đến 5 tỉ đồng Ngoài ra công ty còn rất chú trọng đến việc nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, nhân viên nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường Hiện nay công ty đã có khoảng 1600 cán bộ công nhân viên (tính riêng

ngữ, lập và sử dụng các chương trình phần mềm, quản trị kinh doanh, môi trường tái định cư, phân tích kinh tế tài chính, quản lý dự án…đủ trình độ lập dự án các công trình điện theo tiêu chuẩn quốc tế và tham gia phối hợp thiết kế, đấu thầu, tư vấn các công trình điện trong và ngoài nước.

Là một đơn vị đầu ngành về khảo sát, thiết kế các công trình điện, công ty luôn chú trọng đầu tư những trang thiết bị hiện đại, đồng bộ, nhờ đó công tác khảo sát, thiết kế luôn hoàn thành đúng tiến độ, có chất lượng cao và tạo được uy tín với khách hàng Hiện nay, công ty đã đang sử dụng hệ thống máy khoan tự hành hiện đại, có khả năng khoan sâu vào lòng đất tới 500m, hệ thống máy cắt xén đá 3 trục hiện đại, hệ thống máy đo đạc địa hình bằng quang học có chất lượng cao, kỹ thuật tiên tiến nhất Ngoài ra, công ty còn có phòng thí nghiệm hiện đại, đầy đủ trang thiết bị, có khả năng phân tích toàn bộ các chỉ tiêu của tất cả các loại mẫu cần thiết phục vụ các công trình dân dụng và công nghiệp chất lượng quốc tế Còn đối với các đơn vị kinh tế trực thuộc và các phòng ban đều được trang bị đầy đủ các phương tiện vật chất như máy vi tính, máy fax, máy in… Máy tính thì được cài đặt các phần mềm máy tính cần thiết cho công việc thiết kế Công ty còn trang bị một hệ thống xuất bản tài liệu hoàn chỉnh, hiện đại như: máy sao chụp cỡ lớn, máy vẽ, máy phóng, thu đảm bảo độ chính xác cao Hệ thống cơ sở vật chất nhà xưởng hoàn chỉnh đồng bộ, các phương tiện đi lại cơ động góp phần nâng cao chất lượng công tác và đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao.

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ

Theo quy định của Bộ Công Nghiệp thì công ty có chức năng và nhiệm vụ như sau: −Thiết kế, quy hoạch chuyên ngành điện

−Lập dự án đầu tư xây dựng các công trình nguồn và điện lưới

−Thiết kế kỹ thuật, lập tổng dự toán các công trình nguồn và lưới điện

−Khảo sát kỹ thuật (địa hình, địa chất, thủy văn, thí nghiệm, khoan phun…)các công trình điện

−Khảo sát, đánh giá môi sinh, môi trường các dự án đầu tư xây dựng các công trình điện

−

−Lập hồ sơ mời thầu, tư vấn đấu thầu và hợp đồng kinh tế về thiết kế, mua sắm vật tư, thiết bị xây lắp các công trình điện

−Giám sát kỹ thuật xây dựng, lắp đặt thiết bị, nhận thầu quản lý xây dựng các công trình điện

−Kiểm định chất lượng công trình, đánh giá hiện trạng, xác định nguyên nhân, thiết kế xử lý, cải tạo, nâng cấp các công trình điện

−Xây dựng lưới điện từ 35kv trở xuống, xây dựng và sửa chữa những thủy điện nhỏ Chế tạo và thử nghiệm các loại cột điện bằng thép.

1.1.3 Một số chỉ tiêu hiện nay: doanh thu, lợi nhuận, nộp Ngân sách, thu nhập người/tháng

Với sự nỗ lực phấn đấu không ngừng của tập thể công nhân viên, kết quả kinh doanh của công ty đã ngày một tăng lên Ta có thể thấy rõ hơn thông qua một số những chỉ tiêu sau:

1.Doanh thu 154.715.180.872 241.604.411.508 242.538.604.0372.Lợi nhuận trước thuế 12.049.118.607 17.933.950.604 17.964.172.1453.Nộp NSNN 3.855.717.954 5.023.846.630 5.03.256.6614.Thu nhập người/tháng 2.000.000 2.400.000 3.000.000

1.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty1.2.1 Khái quát về ngành nghề kinh doanh

Công ty tư vấn xây dựng điện I là một doanh nghiệp có đặc điểm riêng với chức năng chính là khảo sát, thiết kế, quản lý và quy hoạch các công trình điện Sản phẩm của công ty mang tính chất đặc thù, không giống như sản phẩm của các ngành sản xuất kinh doanh khác Sản phẩm kinh doanh chính của công ty là các hồ sơ, tài liệu, bản vẽ về các công trình điện có quy mô lớn mà Nhà nước giao hoặc các công trình điện quy mô vừa và nhỏ mà công ty tự tìm kiếm Ngoài ra, công ty còn nhận tư vấn cho mọi đối tác có nhu cầu về công trình điện

chất…sẽ được chuyển đến cho các công ty xây lắp khác để thực hiện tiếp việc xây dựng công trình.

1.2.2 Quy trình sản xuất công nghệ

Tùy thuộc vào công trình là do Nhà nước cấp vốn và giao chỉ tiêu pháp lệnh hay những công trình mà công ty tự thu hút được, công ty lập đề cương sơ bộ về nội dung, khối lượng công việc cùng dự toán chi phí sơ lược làm cơ sở thảo luận và ký kết hợp đồng kinh tế với chủ đầu tư

Sau khi hợp đồng kinh tế được ký kết, công ty phải xây dựng đề cương chi tiết về

yêu cầu, nội dung, tiến độ công việc cần thực hiện và các dự toán chi phí tương ứng

để trình chủ đầu tư phê duyệt làm cơ sở lập kế hoạch triển khai công việc và thanh toán sau khi thực hiện xong các công việc.

Căn cứ vào hợp đồng kinh tế được ký kết và nội dung đề cương, dự toán được phê duyệt, công ty lập kế hoạch sản xuất rồi giao nhiệm vụ cụ thể cho từng đợn vị để tiến hành thực hiện công việc Nhiệm vụ sản xuất cho từng đơn vị bao gồm nội dung, khối lượng, tiến độ và giá trị theo từng định mức thi công do phòng kinh tế kế hoạch xác định, yêu cầu kỹ thuật do phòng kỹ thuật xác định, kế hoạch tài chính do phòng tài chính kế toán và đơn vị đó cùng lập Nhiệm vụ sản xuất- kỹ thuật- tài chính là do Giám đốc công ty phê duyệt và đó là chỉ tiêu pháp lệnh đối với các đơn vị thi công Căn cứ vào nhiệm vụ được giao, các đơn vị tiến hành khảo sát, thiết kế, lập phương án thi công thông qua các phòng ban chức năng, tổ chức bố trí, sắp xếp, tổ chức lực lượng và thi công các công việc được giao dưới sự chỉ đạo, giám sát, theo dõi của các phòng, ban quản lý có liên quan.

Như vậy, quy trình sản xuất của công ty có thể tóm tắt như sau:

SƠ ĐỒ 1: QUY TRÌNH SẢN XUẤT SẢN PHẨM CỦACÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐIỆN I

Sau khi việc khảo sát và đề án thiết kế hoàn thành, phòng kế hoạch thay mặt cho công ty giao toàn bộ số tài liệu về khảo sát và thiết kế cho bên chủ đầu tư phê duyệt, lập nghiệm thu và thanh quyết toán với các đơn vị thi công công trình.

1.2.3 Cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh

Công ty tư vấn xây dựng điện I tổ chức sản xuất thành 2 bộ phận sản xuất chính là bộ phận khảo sát và bộ phận thiết kế phù hợp với 2 loại sản phẩm chính của công ty là sản phẩm khảo sát và sản phẩm thiết kế

Bộ phận khảo sát: có nhiệm vụ chính là khảo sát các công trình điện, bao gồm:

- Khảo sát lưới: Đội khảo sát lưới điện : có nhiệm vụ khảo sát tất cả các

đường dây và trạm biến áp.

- Khảo sát nguồn: có nhiệm vụ đo địa chấn, khoan thăm dò địa chất, đào lò

lấy mẫu đất đá….phục vụ cho công tác khảo sát các công trình điện Bộ phận này bao gồm:

•Đội địa vật lý• Phòng thí nghiệm• Phòng kỹ thuật địa chất

Hợp đồngký nhận

nghiên cứutiền khả thi

Báo cáonghiên cứu

khả thi

Khảo sát thiết kế kỹ thuậtĐề án bản vẽ

thiết kế thi côngGiám sát

thi công

- Bộ phận thiết kế lưới điện: có nhiệm vụ lập báo cáo khả thi, thiết kế kỹ thuật,

bản vẽ thi công, lập và xét các hồ sơ mời thầu, giám sát các công trình thi công đường dây và trạm Bộ phận này bao gồm:

•Phòng thiết kế đường dây:•Phòng thiết kế trạm:

•Phòng tư vấn phát triển điện nông thôn:

- Bộ phận thiết kế nhà máy nhiệt điện: Bộ phận này có nhiệm vụ lập báo cáo

khả thi, thiết kế kỹ thuật, lập bản vẽ thi công, lập và xét hồ sơ mời thầu, giám sát chất lượng thi công, kỹ thuật xây dựng các nhà máy nhiệt điện

- Bộ phận thiết kế thủy điện: có nhiệm vụ lập báo cáo khả thi, thiết kế kỹ thuật,

nghiên cứu, quy hoạch thủy điện Bao gồm:

•Đoàn thiết kế thủy điện I: Hoạt động ở khu vực Miền Bắc•Đoàn thiết kế thủy điện II: Hoạt động ở khu vực Miền Trung

và Miền NamNgoài ra, công ty còn có các chi nhánh đóng trụ sở tại các tỉnh là:

Xí nghiệp khảo sát xây dựng điện I: Văn Điển – Hà TâyXí nghiệp khảo sát xây dựng điện II: Biên Hòa – Đồng NaiXí nghiệp khảo sát xây dựng điện III: Đà Nẵng

Xí nghiệp dịch vụ khoa học kỹ thuật: Thanh Xuân – Hà NộiĐoàn thiết kế hiện trường thủy điện YALY: Pleiku – Gia LaiĐoàn thiết kế hiện trường thủy điện sông Hinh: Phú Yên

1.3 Đặc điểm bộ máy tổ chức quản lý của Công ty tư vấn xây dựng điện I 1.3.1 Mô hình tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận

Mô hình tổ chức quản lý của Công ty tư vấn xây dựng điện I là theo mô hình quản lý chức năng Giám đốc công ty là người chỉ huy trực tiếp toàn bộ bộ máy quản lý, cũng như các bộ phận sản xuất khác của công ty Các phó giám đốc cùng các phòng ban có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc theo chức năng nhiệm vụ của mình giúp giám đốc ra các quyết định một cách đúng đắn nhất, hiệu quả nhất.

Bộ máy quản lý của công ty bao gồm:

Giám đốc: Là người điều hành sản xuất kinh doanh của toàn công ty, làm việc

theo nguyên tắc chế độ thủ trưởng đề cao trách nhiệm cá nhân, tăng cường kỷ luật hành chính, là đại diện pháp nhân của công ty trong các quan hệ kinh tế với các đối tác trong và ngoài nước.Giám đốc là đại diện pháp nhân của công ty trước pháp luật, chịu trách nhiệm trước Tổng công ty Điện lực Việt Nam, Bộ công nghiệp, nhà nước và tập thể lao động về điều hành sản xuất kinh doanh của công ty

Bốn phó giám đốc gồm có:

−Một phó giám đốc kỹ thuật phụ trách khảo sát−Một phó giám đốc kỹ thuật phụ trách thủy điện −Một phó giám đốc kỹ thuật phụ trách đường dây−Một phó giám đốc kỹ thuật phụ trách hệ thống điện

Các phó giám đốc là người giúp giám đốc điều hành công việc theo sự phân công và ủy quyền của giám đốc trong từng công việc cụ thể.

Các phòng ban chức năng:

Văn phòng công ty: chịu tránh nhiệm về công tác hành chính, công tác quản trị,

điện, nước, xe, nhà xưởng, công tác xây dựng cơ bản nội bộ.

Phònh kinh tế kế hoạch: giúp giám đốc về công tác kế hoạch hóa sản xuất,

thống kê điều độ sản xuất, công tác kinh doanh, công tác cung ứng vật tư, trang thiết bị máy móc.

Phòng tổ chức cán bộ lao động: chịu trách nhiệm về công tác tổ chức cán bộ

lao động, hộp đồng lao động, tuyển dụng lao động,các chế độ phân phối tiền lương, tiền thưởng cho người lao động, các chế độ đào tạo nâng bậc lương giúp giám đốc trong công tác đề bạt, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ, bảo hiểm cho người lao động.

Phòng tài chính kế toán: chịu trách nhiệm về việc ghi chép và phản ánh các dữ

liệu kế toán, phối hợp với các phòng ban để lập các báo cáo tài chính, từ đó tiến hành đánh giá các thông tin tài chính để phân tích kết quả kinh doanh, cung cấp các thông tin tài chính cần thiết cho Giám đốc công ty và các cơ quan chức năng, đồng thời phòng kế toán còn có nhiệm vụ phát hiện và ngăn chặn kịp thời những hành động tham, ô lãng phí tài sản của công ty.

về khảo sát và thiết kế các công trình điện.

Phòng khoa học và công nghệ môi trường: chịu trách nhiệm giám sát kỹ thuật,

nghiên cứu khoa học, lưu trữ kỹ thuật, thông tin khoa học kỹ thuật và một số công tác về đánh giá tác động của môi trường trong các công trình thủy điện.

Ban thanh tra: là đơn vị quản lý, tham mưu và tổ chức thực hiện công tác

thanh tra toàn công ty.

Tổ kiểm toán nội bộ công ty: kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực và hiệu quả của

hệ thống kiểm sóat Kiểm tra và xác nhận chất lượng báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị trước khi trình giám đốc phê duyệt.

Kiểm tra việc tuân thủ các nguyên tắc hoạt động quản lý kinh doanh, đặc biệt là việc tuân thủ pháp luật, chính sách tài chính kế toán, phát hiện những sơ hở yếu kém trong công tác quản lý, trong bảo vệ tài sản của công ty, xí nghiệp, các đơn vị trực thuộc, từ đó đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh của công ty và các đơn vị trực thuộc.

Thực hiện quyền hạn và phạm vi thực hiện, phương pháp kiển toán nội bộ theo quyết điịnh số 832TC/QĐ-CĐKT chế độ kế toán ngày 28/10/1997 của Bộ Tài Chính.

1.3.2 Mối quan hệ giữa các phòng ban chức năng

Căn cứ vào chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban, và căn cứ vào mô hình quản lý chức năng mà công ty đang áp dụng ta có sơ đồ về Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty tư vấn xây dựng điện I như sau:

SƠ ĐỒ 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐIỆN I

CTY TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐIỆN IGIÁM ĐỐC

Phó giám đốcHệ thống điện

Phó giám đốcĐường dây

Phòng thiết bị Công nghệ

Phòng thiết kế đường dây

Phòng tư vấn điện nông thôn

XN dịch vụKHKT

Phó giám đốcKhảo sát

Phó giám đốcThủy điện

Phòng kinh tế kế hoạchPhòng tổ chức cán bộ lao động Phòng hợp tác

Quốc tếPhòng tài chính

Kế toán

Phòng địa hình

Phòng địa chấtPhòng địa

vật lýPhòng Khảo sát

Phòng thí nghiệm

Văn phòng

XNKSXDĐiện IXNKSXD

Điện II

Ban ĐDMTTNPhòng nhiệt

Phòng trạm

Đoàn thiết kế I

ĐoànThiết kế II

KHCN Môi trường Phòng trạm

Phòng nhiệt

PHẦN II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐIỆN I

2.1 Đặc điểm về tổ chức bộ máy kế toán của công ty

Bộ máy của Công ty tư vấn xây dựng điện I được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, tức là kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán của công ty và phòng kế toán phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty về công tác tài chính kế toán theo chế độ sản xuất và các khoản khác được phân phối Công tác kế toán không chỉ được thực hiện tài phòng kế toán của công ty mà công ty còn có kế toán ở các xí nghiệp Bốn xí nghiệp (đã nói ở trên) có tư cách pháp nhân không đầy đủ, hạch toán theo chế độ hạch toán phụ thuộc có con dấu riêng, có phòng kế toán cũng được tổ chức giống như bộ máy kế toán của công ty Chức năng nhiệm vụ của các nhân viên kế toán ở xí nghiệp cũng tương tự như chức năng nhiệm vụ của các nhân viên kế toán ở công ty Ngoài ra, công ty còn có kế toán ở phân xưởng (kế toán Đoàn, Đội) Toàn công ty có 16 đoàn, đội Mỗi đoàn, đội có trách nhiệm phản ánh, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đó và báo cáo lên bộ phận kế toán của công ty.

Hiện nay phòng kế toán của công ty gồm có 13 nhân viên, phân công chức năng nhiệm vụ cụ thể như sau:

Trưởng phòng kế toán kiêm Kế toán trưởng: Tổ chức, xây dựng bộ máy kế toán

từ công ty xuống các đơn vị trực thuộc cho phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của toàn công ty Kế toán trưởng trực tiếp đều hành và kiểm soát hoạt động của bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về nghiệp vụ chuyên môn kế toán, tài chính của công ty, thay mặt nhà nước kiểm tra, việc thực hiện chế độ, thể lệ quy định của nhà nước về lĩnh vực kế toán cũng như lĩnh vực tài chính.

Phó phòng kế toán kiêm kế toán phó: Điều hành và quản lý công tác kế toán khi

kế toán trưởng vắng mặt, lập kế hoạch tài chính hành năm báo cáo tổng công ty Điện lực Việt Nam Lập và giao kế hoạch tài chính hàng năm cho các xí nghiệp trực thuộc công ty, xem xét kế hoạch tài chính hàng quý của các đơn vị khoán Phó phòng cùng phòng kế hoạch và phòng khoa học môi trường xem xét giá cả chất lượng máy móc thiết bị mua sắm, hay sửa chữa lớn theo kế hoạch được duyệt, đăng kí nộp thuế giá trị

gia tăng hàng quý và quyết toán thuế hàng năm với các cục thuế địa phương, tham gia nghiệm thu và thanh toán với bên A ở một số công trình.

Theo dõi chi tiết tài khoản: 161,461,333 Lập báo cáo quyết toán vốn nghiên cứu khoa học hàng quý, năm trình Tổng công ty Lập báo cáo chi tiết tài khoản 333 hàng quý

Kế toán tổng hợp: Tổng hợp khối cơ quan và toàn công ty để báo cáo với tổng

công ty và nhà nước.

Quản lí toàn bộ bảng kê, chứng từ, sổ sách kế toán ổ khối cơ quan công ty, kiểm tra tổng hợp toàn bộ báo cáo tài chính hàng quý, năm của 2 đơn vị Đoàn thiết kế I, và Phòng địa vật lý, các xí nghiệp, và các đơn vị khác Vào sổ chi tiết TK 421, 431, 711, 721, 811, 821, 911, chi tiết TK 1363, cùng kế toán thanh toán ngân hàng hoàn thiện dần công tác kế toán vào chương trình máy tính Đồng thời hưỡng dẫn nghiệp vụ kế toán và mở sổ sách cho nhân viên kế toán mới về đơn vị.

Kế toán tiền mặt: kiểm tra các thủ tục chứng từ trước khi thanh toán các khoản

chi bằng tiền mặt Lập, đóng chứng từ, lên bảng kê, vào sổ chi tiết TK 111,002 Vào máy số liệu thu chi, theo dõi số dư hàng ngày Thường xuyên đối chiếu số phát sinh, số dư với thủ quỹ.

Hàng tháng cùng thủ quỹ, kế toán tổng hợp và phó phòng kế toán tổ chức kiểm kê quỹ, xác định số dư cuối tháng, lập biên bản kiểm kê quỹ đóng cùng với bảng kê cuối tháng

Kế toán thanh toán với ngân hàng: Làm công tác kế toán giao dịch với Ngân

hàng đầu tư Hà Nội, Ngân hàng ngoại thương, Kho bạc nhà nước, đồng thời lên bảng kê, vào sổ chi tiết TK 112, 311, 131 Cuối mỗi tháng đối chiếu xác nhận số dư vối các ngân hàng, lên phiếu đối chiếu để đóng vào bảng kê cuối tháng và báo cáo quyết toán hàng quý khối cơ quan công ty Cuối mỗi quý lập báo cáo chi tiết số dư TK 131.

Phụ trách việc hướng dẫn và sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán của phòng Lập báo cáo đề tài nghiên cứu khoa học về việc ứng dụng chương trình vi tính trong công tác kế toán của Công ty tư vấn xây dựng điện I

Kế toán giá thành: theo dõi đề cương, dự toán được duyệt của các công trình để

cùng Phòng kế hoạch xét nghiệm thu cho các đơn vị, xí nghiệp cũng như giải trình với Cục đầu tư khi thanh toán Theo dõi chi tiêt về hợp đồng nghiệm thu A-B, các công trình và báo cáo giá thành khối cơ quan công ty hàng quý Vào sổ chi tiết các TK 642 theo khoản từng mục, TK 3318 theo các đối tượng Đưa các công tác giá thành vào máy vi tính.

Kế toán TSCĐ: theo dõi TSCĐ và nguồn vốn toàn công ty, lập số dư TSCĐ, vào

sổ chi tiết các TK 211, 214, 411, 099, 335, 1361 Lập thẻ TSCĐ theo quy định của nhà nước Lập báo cáo hàng quý theo yêu cầu của Tổng công ty Báo cáo tổng hợp kiểm kê TSCĐ theo định kỳ hàng năm Phối hợp với Phòng kế hoạch trình Hội đồng kiểm kê và Hội đồng thanh lý TSCĐ về thừa, thiếu, thanh lý, hay nhượng bán TSCĐ theo quy định của nhà nước và Tổng công ty

Kế toán vật tư: theo dõi vật tư, vào sổ chi tiết các TK 152, 153, 142, 331 Hàng

quý báo cáo số dư chi tiết TK 311 Báo cáo tổng hợp kiểm kê vật tư, công cụ, dụng cụ theo định kỳ hàng năm Chịu trách nhiệm lên báo cáo giải quyết những tồn đọng xử lý sau kiểm kê

Kế toán công nợ nội bộ: Vào sổ chi tiết tài khoản 136, 336 cho 16 đơn vị khoán

và 4 xí nghiệp, hạch toán bù trừ công nợ cho tài khoản 136 và 336 Vào sổ tài khoản 131, theo dõi giá trị nghiệm thu A-B, và đối chiếu giữa nghiệm thu A-B và nghiệm thu nội bộ Hàng tháng, hàng quý lập báo cáo chi tiết công nợ giữa công ty với 16 đơn vị khoán và 4 xí nghiệp.

Kế toán thanh toán lương và các khoản phải thu, phải trả khác: vào sổ chi tiết

và đối chiếu số dư hàng quý các TK 141, 138, 338 Báo cáo số dư chi tiết để lập báo cáo quyết toán khối cơ quan công ty

Kế toán thuế: hàng ngày tập hợp chứng từ có liên quan để vào sổ chi tiết tài

khoản 133 Cuối tháng, tiến hành cộng dồn và khấu trừ thuế Cuối quý, chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp để lập báo cáo.

Thủ quỹ: Kiểm tra chứng từ hợp pháp, hợp lý, hợp lệ thì xuất nhập tiền cho các

khoản thu chi; bảo quản tiền mặt và chịu sự điều hành của kế toán trưởng.

SƠ ĐỒ 3: CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒNG TÀI CHÍNH- KẾ TOÁNCÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐIỆN I

2.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán2.2.1 Chính sách kế toán ở công ty

Chế độ kế toán được áp dụng tại Công ty tư vấn xây dựng điện I là chế độ kế toán tuân thủ đúng theo quy định của Pháp luật, của Bộ Tài Chính Điều này đã được quy định rất rõ trong Điều lệ của công ty, như sau:

Hệ thống kế toán áp dụng tại công ty là bất kỳ hệ thống kế toán nào mà được sự cho phép của Bộ Tài Chính, và Pháp Luật

tiền mặt

Kế toán ngân hàng

Kế toán

vật tư

Kế toán

giá thành

Kế toán công nợ nội bộ

Kế toán thuế GTGT

Kế toán tổng hợpKế

toán TSCĐ

Kế toán các đơn vị trực thuộc

Về năm tài chính: Năm tài chính của công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01hàng năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 cùng năm đó Năm tài chính đầu tiên được bắt đầu từ ngày công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 cùng năm được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đó.

Về phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: Thuế giá trị gia tăng tại công ty được tính theo phương pháp khấu trừ.

Về phương pháp tính giá hàng tồn kho: Do số lượng nguyên vật liệu tại công ty là tương đối ít, số lần nhập mỗi loại không nhiều nên hiện nay công ty đang áp dụng phương pháp giá bình quân sau mỗi lần nhập để tính giá hàng tồn kho

Về phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Do số lượng vật tư ít nên công ty sử dụng phương pháp kiểm kê thường xuyên.

Về hình thức kế toán áp dụng: Vì hoạt động kế toán tại Công ty tư vấn xây dựng điện I hiện nay chủ yếu đã được cập nhật trên máy vi tính theo phần mềm MFIST nên hình thức kế toán áp dụng là hình thức Nhật ký chung

Về phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Hiện nay công ty sử dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng cho tất cả các loại TSCĐ hiện có tại công ty

2.2.2 Hệ thống chứng từ kế toán

Hiện nay công ty áp dụng hệ thống chứng từ kế toán ban hành theo quyết định số 1141/1995/QĐ- BTC ngày 01 tháng 11 năm1995 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính Công ty đã áp dụng một số chứng từ bắt buộc và một số chứng từ mang tính chất hướng dẫn để phục vụ cho quá trình hạch toán ban đầu Quy trình lập và luân chuyển chứng từ được thực hiện đúng, đầy đủ, và hợp lý theo từng phần hành cụ thể và đúng chế độ kế toán hiện hành.

−Bảng thanh toán tạm ứng (mẫu số 04- TT)−Bảng kiểm kê quỹ (mẫu số 7a- TT)

Quy trình luân chuyển các chứng từ như sau:Đối với phiếu thu:

Người nộp tiền kế toán tiền mặt kế toán trưởng thủ quỹ

Đề nghị nộp tiền Lập phiếu thu Ký phiếu thu Thu tiền Ghi sổ, lưu trữ

Đối với phiếu chi:

Người có nhu Thủ trưởng đvị, Kế toán Thủ quỹ cầu chi tiền Kế toán trưởng tiền mặt

Đề nghị Ký duyệt Lập Phiếu chi Xuất tiền chi tiền ghi sổ, lưu trữ

Đối với cả 2 trường hợp thu và chi tiền công ty đều sử dụng phương án kiểm tra nghiệp vụ thu, chi tiền trước khi thu tiền hay chi tiền khỏi quỹ để đảm bảo tính trọng yếu của nghiệp vụ.

Kèm theo………chứng từ gốc

Đã nhận đủ sổ tiền (viết bằng chữ)……….

Ngày … tháng… năm 200… Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)Mẫu số 2: NỢ:……….

Ngày …tháng…năm 200…Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nhận tiền (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)2.2.2.2 Chứng từ hàng tồn khoĐể phục vụ cho quá trình hạch toán chi tiết vật tư, hiện nay công ty đang sử dụng những chứng từ sau:−Các chứng từ nhập: hóa đơn GTGT, hóa đơn mua hàng, phiếu nhập hàng và phiếu nhập khoCÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐIỆN I Quyển số:………

Số:……….

PHIẾU CHI

QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKNgày 1- 11- 1995 của BTC

−Các chứng từ xuất: phiếu xuất kho, lệnh xuất khoQuá trình nhập vật tư được tiến hành theo trình tự như sau:

Bộ phận cung Hội đồng Phòng Thủ kho Kế toán ứng vật tư kiểm nghiệm nghiệp vụ NVL

Hóa đơn Biên bản Phiếu Nhập NVL Ghi sổ,bảomua hàng kiểm nghiệm nhập kho ghi thẻ kho quản,lưu trữ

Căn cứ vào hóa đơn của nhà cung cấp, thủ kho tiến hành kiểm nhận hàng bằng phương pháp kiểm kê, ghi số thực nhập vào phiếu nhập kho và cùng với người giao hàng ký vào phiếu nhập, sau đó làm thủ tục nhập kho (ghi số lượng nhập lên thẻ kho cho từng thứ vật tư) Hàng ngày, thủ kho tập hợp các chứng từ nhập để gửi lên phòng kế toán Căn cứ vào chứng từ này, kế toán vật tư ghi sổ chi tiết các TK 152, 153, 141, 331 Kế toán tổng hợp cũng sẽ ghi vào nhật ký chung hàng ngày những nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên các chứng từ mua hàng có liên quan rồi từ đó vào sổ cái các TK 152, 153, 141, 331.

Quá trình xuất vật tư được tiến hành theo trình tự như sau:

Đơn vị có Thủ trưởng đvị, Nhân viên Phó phòng phụ Thủ kho Kế toán nhu cầu NVL Phó phòng phụ P.kế hoạch trách cung tiêu, NVL

trách cung tiêu Kế toán trưởng

Bảng liệt kê Phê duyệt Lập phiếu Duyệt phiếu Xuất kho Ghi sổnhu cầu sử dụng xuất kho xuất kho ghi thẻ kho

Các đơn vị khi có nhu cầu sử dụng thì lập bảng kể số lượng và chủng loại vật tư (đã được trưởng phòng ký duyệt) và đưa sang cho phòng kế hoạch xem xét và ký duyệt (cụ thể là phó phòng phụ trách cung tiêu ký duyệt) Sau khi ký duyệt xong thì giao cho một cán bộ phòng kế hoạch viết phiếu xuất kho Phiếu xuất kho sau khi lập xong phải được phó phòng phụ trách cung tiêu và kế toán trưởng ký duyệt, sau đó sẽ mang xuống cho thủ kho Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kiểm kê và giao hàng, cùng người nhận hàng ký vào phiếu xuất, đồng thời ghi vào thẻ kho số lượng xuất Phiếu xuất được lập thành 4 liên: Một liên do kế toán vật tư giữ, một liên do thủ kho giữ, một liên giao cho người nhận hàng và liên còn lại lưu giữ ở phòng tài vụ.

Thủ kho có nhiệm vụ tập hợp những chứng từ xuất và khoảng 10 ngày thì đem nộp cho phòng kế toán Căn cứ vào các chứng từ xuất đó, kế toán vật tư tính ra giá trị xuất theo phương pháp tính giá xuất đã đăng ký từ đó ghi vào sổ các chi tiết vật tư Cũng căn cứ vào phiếu xuất, kế toán tổng hợp cũng ghi vào nhật ký chung và các sổ cái có liên quan.

Mẫu số 3:

TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC VIỆT NAM

Km 9+200 Đường Nguyễn Trãi Số: 1206VP10020

PHIẾU XUẤT KHO

413123412 Dầu Racer – 4LKg4,000131.818,00527.282Tổng cộng (bằng số):……… 16.391.821

Tổng giá trị xuất (viết bằng chữ): Mười sáu triệu ba trăm chín mươi mốt ngàn tám trăm hai mươi mốt đồng

Xuất, ngày… tháng… năm200….

NGƯỜI LẬP PHIẾU PHỤ TRÁCH VẬT TƯ NGƯỜI NHẬN HÀNG THỦ TRƯỞN ĐƠN VỊ

Mẫu số 4:

TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC VIỆT NAM

Km 9+200 Đường Nguyễn Trãi Số: 1206VP10004

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 29 tháng 12 năm 2006

Liên 1: Lưu tài chính kế toán

Họ và tên người nhận hàng: thudung – (thudung)Lý do xuất kho: nhập xăng dầu T12/2006

Xuất tại kho: Kho Công Ty

Tổng chi phí:0 Tổng giá trị nhập(bằng số)1.209.092Tổng giá trị nhập (viết bằng chữ): Một triệu hai trăm linh chín ngàn chín mươi hai đồng

Xuất, ngày… tháng… năm200….

NGƯỜI LẬP BIỂU PHỤ TRÁCH KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ TRƯỞNG THỦ KHO NGƯỜI NHẬP VẬT TƯ ĐƠN VỊ

2.2.2.3 Chứng từ TSCĐ

Về TSCĐ, công ty hiện nay đang sử dụng những chứng từ sau:−Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập xuất thẳng TSCĐ

−Biên bản giao nhận TSCĐ (mẫu số 01- TSCĐ- BB)−Biên bản thanh lý TSCĐ (mẫu số 03- TSCĐ- BB)−Thẻ TSCĐ (mẫu số 02- TSCĐ- BB)

−Biên bản giao nhận sửa chữa lớn hoàn thành (mẫu số 04- TSCĐ- HD)

Quy trình luân chuyển chứng từ TSCĐ như sau

Ban lãnh đạo P.nghiệp vụ Hội đồng KToán TSCĐgiao nhận

Bảo quản, Lưu trữ

giảm TSCĐ hóa đơn và lập biên bản Ghi sổ chi tiết TSCĐ,

Lập bảng tính và phân bổ khấu hao,Ghi sổ tổng hợp

Số hiệu TSCĐ……TK 2113

Nước sản xuất(xây dựng): NGA Năm sản xuất: 1998Bộ phận quản lý, sử dụng: Đội địa vật lý

Năm đưa vào sử dụng: 1999

Công suất thiết kế (Diện tích):…………

TK đối ứng

LượngTiền Năm SD

TK đối ứng

Mức khấu hao (năm)

Lũy kế từ khi sử dụng

Giá trị còn lại TSCĐkk1/1/04Máy khoanVNS0160 00007627414%38 118 21 882

Phần b:

TTTên, quy cách dụng cụ, phụ tùng………

Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày …tháng…năm… Lý do đình chỉ……….

Ghi giảm TSCĐ chứng từ số… ngày… tháng….năm….Lý do giảm………

Kế toán trưởng

Ký, họ tên

2.2.2.4 Chứng từ lao động – tiền lương

Hiện nay ở công ty đang áp dụng hai hình thức trả lương:

−Hình thức tiền lương theo thời gian đối với các cán bộ quản lý

−Hình thức lương khoán theo sản phẩm đối với công nhân chế biến, thời vụ và đối tượng thuê ngoài

Chính vì thế chứng từ về lao động - tiền lương mà công ty sử dụng bao gồm: Các chứng từ về lao động: Bao gồm

Chứng từ theo dõi số lượng và cơ cấu lao động: Sổ báo cáo lương của các xí nghiệp,

các quyết định tuyển dụng, quyết định thuyên chuyển, quyết định bổ nhiệm, quyết định bãi miễn, quyết định sa thải

Chứng từ phản ánh thời gian lao động: bảng chấm công

Chứng từ phản ánh kết quả lao động : Phiếu giao nhận sản phẩm hoàn thành.

 Các chứng từ về tiền lương: bảng thanh toán lương và BHXH, Danh sách chi quyết toán lương.

Quy trình luân chuyển các chứng từ tiền lương như sau:

Bảng chấm công được kê khai hàng ngày tại bộ phận sử dụng lao động Cuối tháng, người phụ trách lập Bảng kê khai công tính lương, đồng thời gửi lên phòng nghiệp vụ các chứng từ về thời gian lao động và kết quả lao động (đã được thủ trưởng đơn vị xác nhận) Phòng nghiệp vụ căn cứ vào định mức, đơn giá và phê duyệt vào Bảng kê khai công tính lương và chuyển cho phòng tài chính kết toán Kế toán tiền lương sẽ căn cứ vào các chứng từ theo dõi tiền lương, các khoản trích theo lương và lập bảng phân phối thu nhập, sau đó sẽ cùng với kế toán tiền mặt để thanh toán lương cho nhân viên.

2.2.2.5 Chứng từ bán hàng

Nơi sử dụng lao động

Bộ phận quản lý LĐ - TL

Bộ phận kế toán

Lập ctừ TL và thanh toán khác

Ghi sổ kế toán lương, thưởng, trợ

cấp khác

XD cơ cấu LĐ: định mức, đơn giá

Các quy định về cơ cấu LĐ-TL, thưởng, ché độ

Bảng chấm công

Thời

gian LĐKết quả LĐ

Sản phẩm của công ty là loại sản phẩm mang tính đặc thù Đó là những bản vẽ, thiết kế mẫu thăm dò địa chất, những kết quả thí nghiệm hay những dịch vụ tư vấn về điện…chúng là những sản phẩm mang tính đơn chiếc Tuy vậy, khi bán những sản phẩm, dịch vụ này công ty cũng phải sử dụng chứng từ bán hàng là Hóa đơn giá trị gia tăng như bất cứ doanh nghiệp kinh doanh nào Đó là quy định của pháp luật.

Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng như sau:

Người mua Cán bộ phòng Thủ trưởng Cán bộ Thủ quỹ kế toán đơn vị P.kế toán

Đề nghị Lập hóa đơn Ký hóa đơn Lập phiếu thu Thu tiền mua hàng ghi sổ, lưu trữ

Căn cứ vào hóa đơn bán hàng do cán bộ phòng kế toán lập (đã được thủ trưởng đơn vị ký duyệt), khách hàng tiến hành thủ tục nộp tiền tại phòng kế toán và thủ quỹ Trường hợp không trả tiền ngay thì không thực hiện bước lập phiếu thu và thu tiền

Số tài khoản:……….Điện thoại ……… MS ……….

CTY TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐIỆN I

Km 9 Nguyễn Trãi- Thanh Xuân- HNMST:0100100953 - 1

Họ và tên người mua hàng: ……….

Tên đơn vị: Ban quản lý dự án thủy điện I……… Địa chỉ: D10 Khuất Duy Tiến- Thanh Xuân Bắc- Thanh Xuân- HN

Số tài khoản:……….

Hình thức thanh toán: Ckhoản MS: 01001000790581………

STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vịtính

Số

lượng Đ.giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2

Tư vấn phụ SNC- lavalin (TKCT)

Ctrình: Thủy điện Hà Nội Quảng

(Tỷ giá ngày14/02/2007:1USD=15.981đ* 479.327,69USD

Cộng tiền hàng 6.963.759.830Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 696.375.983 Tổng cộng tiền thanh toán: 7.660.135.813Số tiền viết bằng chữ: Bảy tỷ, sáu trăm sáu mươi triệu, một trăm ba lăm ngàn, tám trăm mười ba đồng.

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

2.2.3 Hệ thống tài khoản kế toán

Vì Công ty tư vấn xây dựng điện I là một công ty hoạt động trực thuộc Tổng công ty Điện lực Việt Nam nên việc vận dụng chế độ tài khoản của công ty ngoài dựa trên hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài Chính ban hành theo quyết định số

1141/1995/QĐ- BTC và một số văn bản mới ban hành nhằm sửa đổi, bổ sung cho hệ thống tài khoản đã ban hành, công ty còn phải dựa trên những quy định về chế độ kế toán của Tổng công ty Điện lực Việt Nam, cũng như các văn bản hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung áp dụng trong tổng công ty và các đơn vị trực thuộc Do vậy kết cấu hệ thống tài khoản của công ty cũng giống như mẫu quy định của Bộ Tài Chính, chỉ khác là các tài khoản được chi tiết thành nhiều cấp độ để đảm bảo theo dõi chi tiết từng đối tượng, giúp cho việc quản lý được dễ dàng và chính xác.

DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN TẠICÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐIỆN I (trích)

1122111 Tiền USD - 01.001.1.37.0082413 _ USD USD 51122112 Tiền USD - 01.001.0.37.0013493 _ USD USD 5

1122121 Tiền EUR - 001.1.14.0237688 _ EUR EUR 51122122 Tiền EUR - 001.1.14.0350807 _ EUR EUR 5

1331 Thuế gtgt được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ 2

21145 Phương tiện vận tải, truyền dẫn - khác 3