CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH ĐỨC ANH
2.2.6 Quy trình bánhàng tại công ty TNHH Đức Anh
Bộ phận sale Bộ phận kế toán Đặt đơn hàng từ nhân viên sale up (fax hoặc gửimail)
Làm đơn hàng theo CTKM hàng tháng của Công ty hoặc gửi mail chokhách hàng KTCN duyệt đơn
(Duyệt Công nợ và CTKM ) KT hàng hóa đánh đơn
nđơ đơ
KT Thuế theo dõi đơn hàng vềtình trạng thanh toán đơn hàng Xuất hàng (TBP kho), giao hàng cho khách hàng( nhân viên bánhàng)
Chuyển đơn hàng cho NV trưởng BPkho Khách hàng
Hiện nay Công ty áp dụng hình thức bán hàng trực tiếp ( qua điện thoại với khách hàng quen của Công ty
Hình 2.3: Quy trình bán hàng của Công ty TNHH Đức Anh
Qua sơ đồ trên ta thấy quy trình tổ chức bàn hàng của Đức Anh là quy trình khép kín.Được thực hiện qua 7 giai đoạn cụ thể là khi khách hàng đặt mua hàng trực tiêp qua nhân viên bán. Nhân viên bán hàng làm đơn theo chương trình khuyến mại hiện hành của Công ty . Sau khi đặt hàng CS chuyển qua bộ phận kế toán công nợ kiểm tra tính hợp lệ của đơn hàng và đối chiếu với các chương trình khuyến mại, nếu đơn hàng phù hợp bộ phận kế toán công nợ sẽ chuyển qua bộ phận kế toán bán hàng để đánh đơn hàng. Sau khi đánh dơn hàng xong, kế toán bán hàng chuyển đơn hàng qua kế toán thuế để xuất hóa đơn tài chính cho khách hàng. Sau đó chuyển đơn hàng qua bộ phận kho, trưởng bộ phận kho sẽ có trách nhiệm xuất hàng và iên hệ với nhân viên giao hàng để giao hàng cho khách. Các quá trình trên được thực hiện riêng lể trong quy trình khép kín và mang tính liên tục đáp ứng nhu cầu khách hàng cao. Tuy nhiên nó còn rườm rà và phải luân chuyển qua nhiều bộ phận làm chậm công tác bán hàng và phục vụ khách hàng
Mô tả công tác bán hàng
Tiếp nhận nhu cầu của khách hàng qua điện thoại.
Khi có điện thoại reo nhân viên bán hàng sẽ nghe điện thoai . Tùy thuộc vào nội dung cuộc thoại mà người nghe xác nhận khách hàng muốn đặt hàng hay mua hàng gì. Thông thường, khi khách hàng đặt hàng hay mua hàng qua điện thoại người nghe điện sẽ phải ghi lại thông tin về khách hàng như tên, địa chỉ, tên hàng, quy cách, số lượng, địa điểm giao hàng. Đa phần khách hàng gọi điện thoại để đặt hàng đều là khách hàng quen của Doanh nghiệp
Sau khi đã thiếp nhận thông tin về nhu cầu của khách hàng bộ phận sale sẽ làm đơn hàng theo chương trình khuyến mại của Doanh nghiệp
Công ty đã tiến hành chiết khấu cho những khách hàng đặt hàng với khối lượng lớn cụ thể
Bảng 2.10: Mức chiết khấu theo khối lượng sản phẩm
Số lượng sản phẩm Mức chiết khấu
Sản phẩm màng đơn Sản phẩm màng phức
>1 tấn 5% 5.3%
>2 tấn 6% 6.7%
>3 tấn 7.2% 7.5%
(Nguồn: Phòng Marketing)
Ghi hóa đơn: Người ghi hóa đơn sẽ căn cứ vào khối lượng sản phẩm, đơn giá và mức chiết khấu đới với sản phẩm mà khách hàng đặt mua để tính tổng thành tiền. Sau khi vào hóa đơn người người ghi kí tên vào hóa đơn và đưa cho nhân viên trưởng bộ phận kho
Chuẩn bị hàng:
Nhân viên bộ phận kho sẽ chịu trách nhiệm lấy hàng theo yêu cầu của khách đóng gói và vận chuyển đến nơi theo yêu cầu
Tùy thuộc vào lượng hàng của khách, lượng khách mua hàng mà nhân viên phụ bán có thể giao nhau đảm nhiệm thay công việc này
Giao hàng và thanh toán
Nhân viên đi giao hàng đến đúng địa điểm được dặn hoặc ghi trên hóa đơn mang theo giao hàng và nhận tiền nếu khách hàng thanh toán tiền ngay
Nếu khách hàng thanh toán tiền ngay thì nhân viên giao hàng có trách nhiệm bàn giao số tiền cho kế toán bán hàng
Nếu khách hàng không thanh toán ngay thì thông báo cho kế toán bán hàng để ghi sổ nợ
Tập hợp hóa đơn
Hệ thống tài liệu sổ sách được sử dụng trong bán hàng 1.Bảng báo giá
Stt Mã hàng
Tên hàng
ĐVT Báo giá Báo giá (VAT) Chi phí 1 2 2.Sổ bán hàng Ngày thán g Tên khách hàng Tên hàng Khối lượng Đơn giá Tổng tiền 3.Sổ ghi nợ chung Ngày tháng Tên khách hàng Tiền nợ Chữ kí 4.Sổ ghi đặt hàng 2.2.7 Một số chính sách hỗ trợ công tác bán hàng 2.2.7.1 Chính sách sản phẩm
Ngay từ những ngày đầu hoạt động Công ty đã định hướng sản xuất và phân phối sản phẩm bao bì cho các ngành nông nghiệp, thực phẩm,may mặc công nghiệp,…
Sản phẩm là “trái tim” của giá trị thương hiệu, là “đứa con” tinh thần của mỗi Doanh nghiệp. Chính vì thế, mỗi sản phẩm Đức Anh làm ra đều chứa đựng những giá trị cốt lõi của nó, vừa chất lượng vừa tạo cảm giác sang trọng, tinh tế khi sử dụng. Với 3 dòng sản phẩm cạnh tranh chính:sản phẩm màng có PE và PVC, sản phẩm màng đơn, sản phẩm màng phức hợp…. Công ty luôn tạo niềm tin cho khách hàng khi sử dụng, luôn coi khách hàng là một trong những mục tiêu để Công ty phấn đấu hoàn
thiện sản phẩm ngày càng tốt hơn, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng. Có một sản phẩm tốt thì Công ty mới có cơ may kinh doanh thành công trong môi trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, khi chất lượng sản phẩm luôn được người tiêu dùng quan tâm hàng đầu.
Công ty TNHH Đức Anh là một Doanh nghiệp sản xuất và in bao bì, chính vì vậy mà sản phẩm của Công ty sản xuất cũng rất đa dạng. Sản phẩm của Công ty bao gồm các loại chính đó là: các sản phẩm bao bì các loại, các sản phẩm màng quấn bảo vệ, các sản phẩm màng đơn.
- Các sản phẩm bao bì là một dạng sản phẩm đặc biệt dùng để bao gói, chứa đựng các loại sản phẩm khác nhằm bảo vệ giá trị sử dụng của các loại sản phẩm đó, tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản, vận chuyển, xếp dỡ, tiêu thụ và tiêu dùng sản phẩm, đảm bảo an toàn môi trường
2.2.7.2 Chính sách giá
Hiện công ty đang có chính sách giá cụ thể cho một loại sản phẩm nhất định. Đối với khách hàng là nhà xuất nhập khẩu thì thông thường giá chỉ cố định hợp đồng đầu còn những hợp đồng sau sẽ có sự điều chỉnh đôi chút.
Trên cơ sở đó tùy theo nhu cầu của từng khách hàng thì Công ty sẽ đưa ra mức giá cụ thể cho một đơn hàng tối thiểu sau khi đã thương lượng với khách hàng.Công ty đã có những mức giá linh hoạt tùy theo thị trường.
Ta có thể so sánh giá của một số loại mặt hàng của Công ty so với giá của các công ty khác năm 2013 như sau:
Bảng 2.11: Giá một số mặt hàng của Công ty và của đối thủ cạnh tranh năm 2014.
Stt Tên mặt hàng Đồi thủ cạnh tranh Giá Đức Anh ( chưa VAT)
Giá đối thủ (chưa VAT)
So sánh (%) 1 Màng đơn Công ty Phương Bắc 45.000(đ/kg) 43.000(đ/kg) 104,65 2 Màng kép Công ty Tây Tiến 32.000(đ/kg) 31.000(đ/kg) 103,225 3 Màng ghép mý Công ty Thăng Long 4.600(đ/m2) 4.500(đ/kg) 102,222 4 Màng phức hợp Công ty Đài Bắc 5.900(đ/m2) 5.500(đ/m2) 107,27
( Nguồn: Phòng Marketing)
Qua bảng ta thấy hàng của công ty có uy tín cao, công ty sẽ đặt mức giá cao hơn các hàng cạnh tranh cho mặt hàng đó.Mức độ đặt giá cao hơn bao nhiêu tùy thuộc vào từng loại sản phẩm.
Đối với khách hàng trong nước dựa trên mối quan hệ làm ăn lâu dài hay nhanh chóng thì công ty sẽ tính toán mức giá hợp lí đối với từng loại sản phẩm. Với mỗi loại hàng hóa khác nhau và mỗi khách hàng khác nhau sau khi đã thanh toán mức chi phí phải trả cộng với phần lãi được hưởng. Công ty sẽ đàm phán với khách hàng để nhận thức được vấn đề cạnh tranh gây gắt trong thị trường xây dựng và chế tạo mới. Công ty luôn có mức giá khác nhau cho các khách hàng, tùy theo mục tiêu của Công ty, khách hàng những bạn hàng làm ăn từ lâu dài với với Công ty hay những khách hàng mới. Với khách hàng quen thuộc thì Công ty ưu tiên giá như đặt giá thấp, chiết giá tạo mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng.
2.2.7.3 Chính sách xúc tiến hỗn hợp
Ngày nay, yếu tố xúc tiến hỗn hợp trở nên quan trọng hơn trong một chiến lược marketing, yếu tố đố cũng được các doanh nghiệp sử dụng ngày càng nhiều. Đặc biệt dưới sức ép cạnh tranh các công ty bao bì ồ ạt sử dụng xúc tiến hỗn hợp để thu hút khác hàng. Tùy thuộc vào hoạt động và khả năng của công ty là khác nhau.Tại công ty Đức Anh có quy mô lớn, khả năng tài chính tốt nên hoạt động xúc tiến hỗn hợp của Công ty mang tính quy mô, chiến lược nhất quán nên mang lại hiểu quả cao.
Thứ nhất là dịch vụ quảng cáo: Công ty tiến hành gửi các hoạt động quảng cáo bằng cá phương tiện truyền thông như trên báo chí, ti vi, đài…để giới thiệu hình ảnh của công ty, về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Đây là hoạt động rất cần thiết để công ty tác động tới khách hàng mục tiêu.
Thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt công ty phải có những quảng cáo thiết thực hơn nhằm giới thiệu và thu hút khách hàng. Quảng cáo là một hoạt động tốn kém công ty phải có kế hoạch và thiết lập một ngân sách quảng cáo để có thể triển khai và tiến hành các hoạt động quảng cáo qua các phương tiện nhằm lôi cuốn khách hàng.
giảm giá, chiết khấu cho những khách hàng quen thuộc, khách hàng đặc biệt. Tuy nhiên giống như quảng cáo, hoạt động xúc tiến bán hay kích thích tiêu thụ của công ty được tổ chức có quy mô, kế hoạch nên rất hiệu quả.
Thứ 3 là bán hàng trực tiếp: là một doanh nghiệp kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau, khách hàng tham gia vào thị trường rất lớn và rất đặc trưng vì vậy hoạt động bán hàng trực tiếp là công cụ chính để công ty tìm kiếm khách hàng và tiêu thụ sản phẩm của công ty. Công ty luôn chủ động tìm kiếm và trò chuyện với khách hàng tiềm năng để tạo mối quan hệ, sự quan tâm tới khách hàng nhằm mục đích cuối cùng là khách hàng sẽ tiêu thụ sản phẩm của công ty.Hoạt động này của Công ty rất hiệu quả.
Thứ tư là hoạt động quan hệ của công chúng; hoạt động có ý nghĩa nhất đó là việc đăng tải trên báo chí về sự thành công, hiệu quả kinh doanh của công ty. Cũng nhờ sự đa dạng hóa về loại hình cung cấp dịch vụ sản phẩm cũng như sự ân cần lịch sự văn minh của công nhân trong quá trình làm việc. Ngoài ra ban lãnh đạo công ty cũng tích cực với các hoạt động như ủng hộ đồng bào bão lũ lụt..tham gia các chương trình xã hội nhằm cổ vũ tên tuổi, uy tín cho công ty.
2.2.7.4 Chính sách phân phối
Công ty thực hiện chính sách phân phối trực tiếp từ nhà sán xuất đến tận tay khách hàng của mình thông qua hệ thống vận tải của công ty vì đặc trưng riêng biệt của ngành bao bì là không có các trung gian phân phối. Khi khách hàng đặt đơn hàng cho công ty,công ty có trách nhiệm sản xuất và giao hàng đúng thời gian,địa điểm và chi phí vận chuyển được tính vào giá thành sản phẩm,khách hàng không phải chịu một khoản riêng nào
Nhìn chung chính sách phân phối của công ty hiện tại là khá hợp lý. Việc lựa chọn kênh phân phối trực tiếp giúp công ty có thể thu thập được thông tin nhanh chóng về khách hàng