D. Hệ thụ́ng quản lý chất lượng HACCP: D1 HACCP là gỡ?
c.Đụ́i với cỏc thành viờn trong hệ thụ́ng:
Trọng tõm của TQM là sự phỏt triển, lụi kộo tham gia và gõy dựng lũng tin, gắn bú, khuyến khớch úc sỏng tạo cho nhõn viờn. TQM đũi hỏi sự ủy quyền cho nhõn viờn kết hợp với một hệ thống thiết kế tốt và cụng nghệ cú năng lực. Chớnh vỡ vậy, để tiến hành TQM cần thiết phải cú một chiến lược dài hạn, cụ thể đối với con người thụng qua đào tạo, huấn luyện, ủy quyền, khuyến khớch trờn căn bản một sự giỏo dục thường xuyờn và tinh thần trỏch nhiệm, ý thức cộng đồng. Cỏc thành viờn trong hệ thống phải hiểu rừ vai trũ của mỡnh dưúi 3 gúc độ:
-Khỏch hàng: người tiếp nhận sản phẩm, dịch vụ từ khõu trước -Người chế biến sản xuất: Biến đầu vào thành sản phẩm
-Người cung ứng: Cung cấp sản phẩm cho cụng đoạn tiếp theo. Vỡ vậy, cỏc thành viờn trong hệ thống cần phải hiểu rừ họ :
– Phải làm gỡ? Cần phải nhận được bao nhiờu sản phẩm với yờu cầu ra sao ? – Đang làm gỡ? Làm thế nào để hồn chỉnh sản phẩm của khõu trước?
– Cú khả năng điều chỉnh, cải tiến cụng việc đang làm theo mong muốn của mỡnh khụng? Nhằm đảm bảo chất lượng với khõu kế tiếp.
Chớnh vỡ vậy khi hoạch định và phõn cụng trỏch nhiệm cần phải tiờu chuẩn húa cụng việc, nờu rừ trỏch nhiệm liờn đới giữa cỏc cụng việc liờn tục nhau trong quỏ trỡnh. Trỏch nhiệm về chất lượng cú thể được cụ thể húa bằng cỏc cụng việc sau:
– Theo dừi cỏc thủ tục đĩ được thỏa thuận và viết thành văn bản. – Sử dụng vật tư, thiết bị một cỏch đỳng đắn như đĩ chỉ dẫn.
– Lưu ý cỏc cấp lĩnh đạo về những vấn đề chất lượng và cú thể bỏo cỏo về mọi sai hỏng, lĩng phớ trong sản xuất.
– Tham gia đúng gúp cỏc ý kiến cải tiến chất lượng, khắc phục cỏc trục trặc ảnh hưởng tới chất lượng cụng việc.
– Giỳp huấn luyện cỏc nhõn viờn mới và đặc biệt nờu gương tốt.
– Cú tinh thần hợp tỏc nhúm, chủ động tớch cực tham gia vào cỏc nhúm, đội cải tiến chất lượng. Trong tồn bộ chương trỡnh TQM, mỗi chức năng, nhiệm vụ phải được xõy dựng một cỏch rừ ràng và phải được thể hiện trờn cỏc văn bản xỏc định rừ mục tiờu của cỏc hoạt động của hệ thống chất lượng. Mỗi chức năng phải được khuyến khớch và được cung cấp đủ cụng cụ và trỏch nhiệm cũng như quyền hạn để quản lý chất lượng.
E7.3. Đo lường chất lượng:
Việc đo lường chất lượng trong TQM là việc đỏnh giỏ về mặt định lượng những cố gắng cải tiến, hồn thiện chất lượng cũng như những chi phớ khụng chất lượng trong hệ thống. Nếu chỳ ý đến chỉ tiờu chi phớ và hiệu quả, chỳng ta sẽ nhận ra lợi ớch đầu tiờn cú thể thu được đú là sự giảm chi phớ cho chất lượng. Theo thống kờ, chi phớ nầy chiếm khoảng 10% doanh thu bỏn hàng, làm giảm đi hiệu quả hoạt động của cụng ty. Muốn trỏnh cỏc chi phớ kiểu nầy, ta phải thực hiện cỏc việc sau :
- Ban quản trị phải thực sự cam kết tỡm cho ra cỏi giỏ đỳng của chất lượng xuyờn suốt tồn bộ tổ chức.
- Tuyờn truyền, thụng bỏo những chi phớ khụng chất lượng cho mọi người, làm cho mọi người nhận thức được đú là điều gõy nờn sự sỳt giảm khả năng cạnh tranh cũng như uy tớn của tổ chức, từ đú khuyến khớch mọi người cam kết hợp tỏc nhúm giữa cỏc phũng ban với phũng đảm bảo chất lượng nhằm thiết kế và thực hiện một mạng lưới để nhận dạng, bỏo cỏo và phõn tớch cỏc chi phớ đú nhằm tỡm kiếm những giải phỏp giảm thiểu.
- Huấn luyện cho mọi người kỹ năng tớnh giỏ chất lượng với tinh thần chất lượng bao giờ cũng đi đụi với chi phớ của nú. Việc giảm chi phớ chất lượng khụng thể do cơ quan quản lý ra lệnh mà cần tiến hành thụng qua cỏc quỏ trỡnh quản lý chất lượng đồng bộ, với sự hiểu biết và ý thức của mọi thành viờn trong doanh nghiệp. Ở nước ta hiện nay, cỏc loại chi phớ nầy chưa được tớnh đỳng, tớnh đủ thành một thành phần riờng trong tồn bộ những chi phớ của doanh nghiệp. Điều nầy làm cho doanh nghiệp khụng thấy được rừ những tổn thất kinh tế do chất lượng sản phẩm, dịch vụ kộm gõy ra. Chớnh vỡ thế mà vấn đề chất lượng khụng được quan tõm đỳng mức. Để cú thể thu hỳt sự quan tõm và cam kết chất lượng, cần thiết phải cú cỏc phương thức hạch toỏn riờng cho loại chi phớ nầy. Việc xỏc định đỳng và đủ cỏc loại chi phớ nầy sẽ tạo nờn sự chỳ ý đến chất lượng của mọi thành viờn trong doanh nghiệp, đặc biệt là sự quan tõm của lảnh đạo về trỏch nhiệm của họ trong chương trỡnh cải tiến chất lượng, hạ thấp chi phớ để cạnh tranh. Việc đo lường chất lượng trong cỏc xớ nghiệp cần thiết phải được cụ thể húa thụng qua cỏc nhiệm vụ sau :
(1) Doanh nghiệp trước hết cần xỏc định sự cam kết và quyết tõm của ban lĩnh đạo là phải kiểm soỏt, nắm rừ mọi chi phớ liờn quan đến chất lượng, cần phõn phối một cỏch hợp lý cỏc khỏan đầu tư cho chất lượng (chi phớ phũng ngừa, kiểm tra), trờn cơ sở đú chỉ đạo cỏc hoạt động theo dừi, giỏm sỏt chặt chẽ.
(2) Cần thiết xõy dựng một hệ thống kế toỏn giỏ thành nhằm theo dừi, nhận dạng và phõn tớch những chi phớ liờn quan đến chất lượng trong tồn bộ doanh nghiệp (kể cả cỏc bộ phận phi sản xuất, dịch vụ).
(3) Xõy dựng hệ thống tài liệu theo dừi cỏc loại chi phớ liờn quan đến chất lượng (cỏc bỏo cỏo về lao động, sử dụng trang thiết bị, cỏc bỏo cỏo về chi phớ sản xuất, chi phớ sửa chữa, phế liệu, phế phẩm, cỏc chi phớ thử nghiệm sản phẩm, cỏc chi phớ giải quyết khiếu nại của khỏch hàng).
(4) Cần thiết phải cử ra một nhúm quản lý chi phớ chất lượng chịu trỏch nhiệm chỉ đạo, phối hợp những hoạt động của hệ thống theo dừi quản lý chi phớ chất lượng một cỏch đồng bộ trong doanh nghiệp.
(5) Đưa việc tớnh giỏ thành vào cỏc chương trỡnh huấn luyện về chất lượng trong doanh nghiệp. Làm cho cỏc thành viờn trong doanh nghiệp đều hiểu được những mối liờn quan giữa chất lượng cụng việc cụ thể của họ đến những vấn đề tài chớnh chung của đơn vị, cũng như những lợi ớch thiết thực của bản thõn họ nếu giỏ của chất lượng được giảm thiểu. Điều nầy sẽ kớch thớch họ quan tõm hơn đến chất lượng cụng việc của mỡnh.
(6) Tuyờn truyền trong doanh nghiệp những cuộc vận động, giỏo dục ý thức của mọi người về chi phớ chất lượng, trỡnh bày cỏc mục chi phớ chất lượng liờn quan đến cụng việc một cỏch dễ hiểu, giỳp cho mọi người trong doanh nghiệp nhận thức được một cỏch dễ dàng :
-Trưng bày cỏc sản phẩm sai hỏng kốm theo cỏc bảng giỏ, chi phớ cần thiết phải sửa chữa.
-Lập cỏc biểu đồỡ theo dừi tỉ lệ phế phẩm, nờu rừ những chi phớ liờn quan đến việc giải quyết cỏc khiếu nại của khỏch hàng về chất lượng sản phẩm.
-Cần cụng khai những loại chi phớ nầy, nờu cỏc nguyờn nhõn và biện phỏp khắc phục.
(7) Phỏt động phong trào thi đua thiết thực nhằm cải tiến chất lượng, giảm chi phớ sai hỏng, tiết kiệm nguyờn vật liệu. Xõy dựng cỏc tổ chất lượng, cỏc nhúm cải tiến trong doanh nghiệp. Hỗ trợ, khuyến khớch và tiếp thu cỏc sỏng kiến về chất lượng bằng cỏc biện phỏp đỏnh giỏ khen thưởng và động viờn kịp thời. Túm lại, xỏc định được cỏc chi phớ chất lượng ta mới cú thể đỏnh giỏ được hiệu quả kinh tế của cỏc hoạt động cải tiến chất lượng. Đõy là một trong những động lực thỳc đẩy cỏc cố gắng về chất lượng trong cỏc doanh nghiệp. Đõy cũng là thước đo căn bản trỡnh độ quản lý và tớnh hiệu quả của TQM. Chi phớ chất lượng cũng như tất cả cỏc loại chi phớ khỏc trong doanh nghiệp, cần phải được kiểm soỏt, theo dừi và điều chỉnh. Chất lượng cụng việc quyết định chi phớ và chi phớ, lợi nhuận là thước đo của chất lượng.
E7.4. Hoạch định chất lượng:
Hoạch định chất lượng là một bộ phận của kế hoạch chung, phự hợp với mục tiờu của doanh nghiệp trong từng thời kỳ. Cụng tỏc hoạch định chất lượng là một chức năng quan trọng nhằm thực hiện cỏc chớnh sỏch chất lượng đaự được vạch ra, bao gồm cỏc hoạt động thiết lập mục tiờu và yờu cầu chất lượng, cũng như cỏc yờu cầu về việc ỏp dụng cỏc yếu tố của hệ chất lượng. Cụng tỏc hoạch định chất lượng trong doanh nghiệp cần thiết phải đề cập tới cỏc vấn đề chủ yếu sau: