trong điều kiện sử dụng máy vi tính.
* Tổ chức mã hoá các đối tượng cần quản lý.
Mã hoá là cách thức để thực hiện việc phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp các đối tượng cần quản lý; mã hoá được sử dụng trong tất cả các hệ thông thông tin, đặc biệt là hệ thống thông tin kế toán. Mã hoá các đối tượng cần quản lý cho phép nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng, không nhầm lẫn các đối tượng, trong quá trình xử lý thông tin tự động, mặt khác cho phép tăng tốc độ xử lý, độ chính xác, giảm thời gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ.
Để đạt được điều đó, khi tiến hành mã hoá các đối tượng cần phải đảm bảo mã hoá đầy đủ, đồng bộ có hệ thống cho tất cả các đối tượng cần quản lý, đảm bảo tính thống nhất và nhất quán, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, phần mềm kế toán và phần mềm quản trị dữ liệu.
Việc xác định đối tượng cần mã hoá là hoàn toàn tuỳ thuộc vào yêu cầu quản trị của từng doanh nghiệp. Thông thường, trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng thì các đối tượng sau cần được mã hoá:
+ Các loại hàng hoá + Các kho hàng + Các khách hàng + Các nhà cung cấp….
* Tổ chức mã hoá chứng từ kế toán.
Tổ chức chứng từ kế toán là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin biến đổi thành thông tin kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng.
Việc tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng phần mềm tin học phải đảm bảo những nội dung cơ bản sau:
- Xây dựng hệ thống danh mục chứng từ. - Tổ chức hạch toán ban đầu.
- Tổ chức kiểm tra thông tin trong chứng từ kế toán. - Tổ chức luân chuyển chứng từ.
Trình tự luân chuyển chứng từ cần phải đảm bảo hợp lý, dễ đối chiếu với các bộ phận kế toán, và các bộ phận khác liên quan, song cuối cùng chứng từ kế toán phải được chuyển về bộ phận máy vi tính hoặc nhân viên kế toán của từng phần hành (nếu được phân quyền) để tiến hành nhập liệu.
* Tổ chức mã hoá các tài khoản.
Hệ thống các tài khoản do nhà nước ban hành, được quy định sử dụng thống nhất trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân, song mới chỉ phục vụ cho việc ghi chép kế toán tài chính, đáp ứng yêu cầu quản lý vĩ mô, kiểm tra ghi chép tài chính, kế toán trên các tài khoản cấp 1, cấp 2. Vì vậy trong quá trình tổ chức công tác kế toán nói chung, kế toán trên máy nói riêng, ngoài việc sử dụng các tài khoản kế toán cấp 1, cấp 2 theo đúng nội dung phương pháp ghi chép đã được quy định trong chế độ kế toán hiện hành, các doanh nghiệp cần phải căn cứ vào yêu cầu quản trị của doanh nghiệp, để xây dựng tài khoản cấp 3, cấp 4, cấp 5… cho từng đối tượng quản lý chi tiết. Khi xây dựng danh mục tài khoản chi tiết cần phân tích và quán triệt các yêu cầu sử dụng thông tin phục vụ quản trị nội bộ của doanh nghiệp.
Nhu cầu sử dụng và khả năng mở tài khoản chi tiết là vô hạn và tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp, vì vậy mà trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp đã xác định bao gồm cả tài khoản kế toán tài chính và tài khoản quản trị; kế toán doanh nghiệp cần xây dựng danh mục tài khoản kế toán . Danh mục tài khoản kế toán được sử dụng để quản lý hệ thống tài khoản, là cơ sở để mã hoá, cài đặt trong các chương trình phần mềm kế toán , một nội dung quan trọng thực hiện ngay từ khi bắt đầu thực hiện kế toán trên máy.
* Nhập dữ liệu vào máy.
Nhân viên kế toán căn cứ vào chứng tư gốc (ví dụ như: hoá đơn bán hàng, mua hàng, phiếu thu, phiếu chi, …..)để nhập thông tin trên chứng từ
gốc vào máy. Khi nhập xong dữ liệu các chứng từ gốc, với các chức năng xử lý tự động, chương trình sẽ tự động xử lý lưu dữ liệu.
Và các báo cáo quản trị tuỳ theo yêu cầu của doanh nghiệp. * Các sổ sách báo cáo theo các hình thức kế toán.
- Hình thức kế toán nhật ký chung, thường bao gồm các loại sổ sau: + Sổ nhật ký chung.
+ Các sổ nhật ký đặc biệt gồm: Sổ nhật ký bán hàng. sổ nhật ký mua hàng, sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền.
+ Sổ cái: Trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, thường gồm các sổ sau: sổ cái TK 511, 512, 3331, 521, 531, 531, 632, 641, 642, 911…….
+ Các sổ chi tiết có liên quan như: Sổ chi tiết hàng hoá; thẻ kho hàng hoá, bảng cân đối nhập- xuất- tồn; báo cáo bán hàng; bảng kê chứng từ TK 632, 511, bảng kê doanh số bán hàng theo từng mặt hàng, theo khách hàng; sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán ; bảng tổng hợp phải thu của khách hàng, phải trả cho người bán ……
- Hình thức kế toán nhật ký chứng từ, thường bao gồm các sổ sau: + sổ nhật ký chứng từ: bao gồm 10 sổ, đối với kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng thường bao gồm
Nhật ký chứng từ số 1, số 2 :Phản ánh bên có của TK 111, 112.
Nhật ký chứng từ số 8 : Phản ánh bên có của TK 155, 156, 157, 159, 511, 512, 632……
+ Bảng kê: có 10 bảng kê, nhưng kế toán bán hàng chỉ sử dụng: Bảng kê số 1, 2: Ghi nợ các TK 111, 112.
Bảng kê số 9 : Doanh nghiệp sử dụng tỷ giá hạch toán. Bảng kê số 10: Hàng gửi bán.
+ Sổ cái, bao gồm: Sổ cái Tk 511, 521, 531, 532, 632, 156, 641, 642, 911…
+ Sổ chi tiết: Sổ chi tiết tiêu thụ, sổ theo dõi thanh toán. Và các báo cáo quản trị theo yêu cầu của các doanh nghiệp - Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, thường bao gồm các sổ sau: + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
+ Sổ cái: Sổ cái các TK 511, 512, 521, 531, 532, 632, 156, 157, 641, 642, 911….. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Sổ, thẻ kế toán chi tiết: sổ chi tiết vật tư, hàng hoá; thẻ kho; Sổ chi tiết tiêu thụ; Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua, thanh toán nội bộ.
Và các báo cáo kế toán quản trị tuỳ theo yêu cầu của doanh nghiệp.
CHƯƠNG 2
THỰC TẾ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀXÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU