. Ngày 13 tháng 10 năm 2009. Có: 152.4 Số 26
Họ tên người nhận: Nguyễn Thị Lan. Địa chỉ (Bộ phận ): Lễ tân khách sạn.
Lý do xuất kho: Xuất nguyên vật liệu phục vụ văn phòng. Xuất tại kho: Vật tư (Văn phòng phẩm).
STT Tên nhãn hiệu Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (Sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng
Đơn giá Thành tiền Yêu
cầu
Thực xuất
1 Giấy fax Cuộn 200 200 18.469,6 3.693.920
2 Bút bi Chiếc 1.800 1.800 1.199,8 2.159.640
3 Giấy A4 Tập 270 270 57.993,2 15.658.164
Tổng cộng 21.511.724 Cộng thành tiền (Bằng chữ ): Hai mươi mốt triệu, năm trăm mười một nghìn đồng, bảy trăm hai mươi tư.
Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Phụ trách bộ phận sử dụng Người nhận hàng Thủ kho
Hiện nay, Công ty khách sạn Holiday view thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phương thức kê khai thường xuyên. Phương thức này được áp dụng trong các doanh nghiệp ở nước ta hiện nay vì những tiện ích của nó và thường được áp dụng ở các doanh nghiệp có quy mô lớn, thường tiến hành từ hai hoạt động sản xuất kinh doanh trở lên, nhiều loại sản phẩm khác nhau với khối lượng lớn, giá trị cao.
3.5.1 Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu
Trong công tác kế toán nhập nguyên vật liệu, kế toán căn cứ vào các chứng từ: - Hoá đơn mua hàng.
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư. - Phiếu thu tiền của người bán.
- Các chứng từ liên quan đến chi phí thu mua vật liệu. - Phiếu nhập kho.
- Phiếu chi.
- Sec chuyển khoản.
Để thực hiện công tác kế toán tổng hợp nhập vật liệu, Công ty sử dụng một số tài khoản sau:
- TK 152 “Nguyên vật liệu”. Được mở với các tài khoản cấp 2 như: + Vật liệu chính: TK 152.1
+ Vật liệu phụ: TK 152.2 + Nhiên liệu: TK 152.3 + Phụ tùng thay thế: TK 152.4 + Vật liệu khác: TK 152.8 - TK 151 “Hàng mua đang đi trên đường”. - TK 133 (1331) “Thuế GTGT được khấu trừ”.
- TK 331 “Phải trả người bán”. Được mở chi tiết cho từng người bán. - TK 111 “Tiền mặt”.
- TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”. - TK 311 “Vay ngắn hạn”.
Công ty khách sạn Holiday view tiến hành nhập nguyên vật liệu từ nhiều nguồn khác nhau nhưng chủ yếu là do mua ngoài và mua tại những cơ sở áp dụng thuế đầu vào được khấu trừ.
Công ty sử dụng hình thức kế toán "Chứng từ ghi sổ" nên việc hạch toán nguyên vật liệu ở Công ty sử dụng Sổ chi tiết TK 152. Đồng thời kế toán nguyên vật liệu theo dõi TK 133 để xác định thuế GTGT đầu vào của Công ty.
Khi hạch toán nhập nguyên vật liệu tại công ty, kế toán chia ra các trường hợp hạch toán cụ thể sau:
* Trường hợp 1: Hàng về hóa đơn cùng về:
Ví dụ: Tháng 10/ 2009 Công ty cho nhập kho 170 bình Gas du lịch, đơn giá 770.000 VNĐ/ Bình(Thuế VAT 10%). Công ty trả trước cho bên bán 30.900.000 bằng tiền mặt, số còn lại chưa thanh toán.
- Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, kế toán hạch toán:
Nợ TK 152: 119.000.000 Nợ TK 1331: 11.900.000
Có TK 111: 30.900.000 Có TK 331: 100.000.000
* Trường hợp 2: Hàng về chưa có hóa đơn:
- Nếu cuối tháng hàng về mà hóa đơn vẫn chưa về, kế toán ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán:
Nợ TK 152: Tăng giá trị vật liệu nhập kho.
Có TK 331: Tăng số tiền phải trả theo giá tạm tính.
- Nếu trong tháng có hố đơn về, kế toán hạch toán như trường hợp trên.
- Nếu sang tháng sau, khi hóa đơn về, sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng cách xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thường.
- Khi kiểm nghiệm vật tư phát hiện hàng thiếu so với hoá đơn, Công ty thông báo ngay cho bên bán biết và lập biên bản về việc hàng thiếu. Khi nhập kho, kế toán phản ánh:
Nợ TK 152: Giá mua không thuế GTGT của số vật liệu thực nhập kho căn cứ theo biên bản kiểm nghiệm.
Nợ TK 138 (1381): Trị giá số thiếu (Không có thuế GTGT). Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT theo hóa đơn.
Có TK 331: Trị giá thanh toán của số hàng mua theo hóa đơn.
- Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu:
Nợ TK 152: Người bán giao tiếp số hàng còn thiếu. Có TK 138 (1381): Xử lý số thiếu.
Ví dụ: Khách sạn nhập khăn lót ly từ Hà Nội, số lượng 5.400 chiếc, đơn giá 8.000 VNĐ/ Chiếc, tổng giá thanh toán theo hoá đơn 43.200.000 VNĐ ( chưa bao gồm thuế VAT 10%). Sau khi kiểm kê phát hiện thiếu một lượng khăn lót ly trị giá 600.000 VNĐ. Qua xác minh khẳng định số khăn lót ly bị thiếu hụt trong quá trình vận chuyển từ Hà Nội về Hải Phòng. Biên bản được lập và quyết định lái xe cùng người giao hàng phải đền bù số khăn lót ly bị thiếu. Kế toán hạch toán như sau:
Nợ TK1524: 42.600.000 Nợ TK 1381: 600.000 Nợ Tk 1331: 4.320.000
Có TK 331: 47.520.000
* Trường hợp 4: Hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo chất lượng như hợp đồng, kế toán ghi hoá đơn xuất kho trả lại hàng kém phẩm chất cho người bán:
Nợ TK 331, 111, 112…: Tổng giá thanh toán.
Có TK liên quan (152, 153): Giá mua của hàng trả lại hay được giảm giá. Có TK 133: Thuế GTGT tương ứng của hàng trả lại.
Trong khách sạn, nguyên vật liệu giảm chủ yếu là do xuất dùng cho nhu cầu phục vụ trong nhà hàng, buồng phòng và quản lý trong phạm vi các bộ phận. Ở đây, Công ty đã sử dụng giá trị thực tế để hạch toán nguyên vật liệu, giá trị vật liệu xuất kho chỉ được tính vào cuối tháng.
Căn cứ theo sổ chi tiết nguyên vật liệu đã xuất dùng kế toán lên bảng kê chi tiết cho từng bộ phận.
Hàng tháng, kế toán dựa vào bảng tổng hợp số lượng của từng loại vật tư xuất kho sử dụng cho từng đối tượng để lập cho từng bộ phận. Sau đó, kế toán tính giá trị thực tế của vật liệu xuất dùng cho từng bộ phận theo từng loại vật liệu. Khi nhận được phiếu xuất kho, kế toán thực hiện phân loại theo từng nhóm, thứ nguyên vật liệu rồi ghi vào sổ chi tiết vật tư.
Từ chứng từ gốc, kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tiến hành lập Chứng từ ghi sổ và các Sổ chi tiết nguyên vật liệu.
Chi nhánh Tổng công ty cổ phần xuất nhập khẩu và xây dựng Việt Nam_Khách sạn Holiday view. Đường 1/4 Cát Bà, TP Hải Phòng.