b. Đánh giả rủi ro kiểm toán
1.2.1.6.Tìm hiểu hệ thống KSNB của khách hàng và đánh giá rủi ro kiểm soát
Đây là bước công việc vô cùng quan trọng đòi hỏi KTV phải thực hiện nghiêm túc và thận trọng vì kết quả đưa lại sẽ giúp KTV xác định các thủ tục kiểm toán cần thực hiện tiếp theo. Hệ thống KSNB hoạt động hiệu quả hay không hiệu quả? Rủi ro kiểm soát là cao hay là thấp? Từ đó, KTV sẽ quyết định tăng cường các thử nghiệm kiểm soát, giảm thiểu các thử nghiệm cơ bản hay ngược lại.
Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau: Bảo vệ tài sản của đơn vị; bảo đảm độ tin cậy của thông tin; bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động. Hệ thống KSNB gồm bốn yếu tố chính: môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin, các thủ tục kiểm soát và hệ thống kiểm toán nội bộ. Khi tìm hiểu về hệ thống KSNB, KTV phải tìm hiểu sự thiết kế và vận hành của hệ thống theo từng yếu tố cấu thành này.
Môi trường kiểm soát: bao gồm các nhân tố bên trong và bên ngoài DN có
tính môi trường tác động đến việc thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của các loại hình KSNB. Đối với nhân tố này, KTV cần tìm hiểu các quan điểm trong điều hành
hoạt động DN của nhà quản lý; cơ cấu tổ chức; chính sách nhân sự; các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ; ủy ban kiểm soát (nếu có); các quy định của Nhà nước về ngành nghề kinh doanh của DN; các đối thủ cạnh tranh...
Hệ thống kế toán: Bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán,
hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán. Cụ thể đối với chu trình bán hàng – thu tiền, KTV cần tìm hiểu các chứng từ, sổ sách, tài khoản sử dụng trong chu trình này; sơ đồ hạch toán; quá trình lập và luân chuyển chứng từ; điều kiện ghi nhận doanh thu, các khoản phải thu, điều kiện lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, chính sách bán hàng.
Các thủ tục kiểm toán: Thủ tục kiểm soát là yếu tố quan trọng nhất trong hệ
thống KSNB. Các thủ tục được thiết kế phù hợp sẽ giúp DN ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa các sai phạm. Các nhà quản lý dựa trên ba nguyên tắc sau khi xây dựng các thủ tục kiểm soát:
Nguyên tắc phân công phân nhiệm: trách nhiệm và công việc phân công
cho nhiều bộ phận, cho nhiều người trong bộ phận. Cụ thể đối với chu trình bán hàng – thu tiền.
Bảng 03: Nguyên tắc phân công phân nhiệm đối với chu trình bán hàng- thu tiền
Bộ phận Công việc
Quản lý Phê chuẩn việc bán hàng đặc biệt trong trường hợp bán hàng với số lượng lớn, bán chịu cho khách hàng; phê chuẩn các khoản giảm trừ doanh thu
Bán hàng Phụ trách việc bán hàng: tiếp nhận đơn đặt hàng, lập Hóa đơn bán hàng
Kho Bảo quản hàng trong kho, tham gia việc xuất kho, phản ánh số liệu vào kho
Kế toán Ghi sổ kế toán, theo dõi các khoản phải thu khách hàng, theo dõi việc thanh toán
Thủ quỹ Thu tiền, giữ quỹ
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Đối với các nghiệp vụ có liên quan thì cần
cách ly trách nhiệm nhằm ngăn ngừa sai phạm và tình trạng lạm dụng quyền hạn. Phân tách người ghi sổ và người giữ tiền, người bán hàng và người phê chuẩn...
Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Phê chuẩn mức giá bán, phê chuẩn
Kiểm toán nội bộ: Là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị tiến
hành việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động theo yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị. Sau khi đã có được những hiểu biết về hệ thống KSNB, KTV thực hiện mô tả hệ thống KSNB trên Giấy tờ làm việc. Có ba phương pháp để thực hiện là Bảng
câu hỏi về hệ thống KSNB, vẽ lưu đồ và lập bảng tường thuật. Việc sử dụng phương
pháp nào hay sử dụng cả ba phương pháp là tùy thuộc vào quyết định của KTV. Trên thực tế, KTV thường hoặc là kết hợp Bảng câu hỏi với lưu đồ hoặc là kết hợp Bảng câu hỏi với Bảng tường thuật để có hình ảnh tối ưu nhất về hệ thống KSNB.
Trên cơ sở những hiểu biết về cách thiết kế và vận hành của hệ thống KSNB, KTV tiến hành đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát. Nếu hệ thống KSNB hoạt động hữu hiệu thì rủi ro kiểm soát được đánh giá là thấp. Khi đó KTV sẽ tăng cường các thử nghiệm kiểm soát và giảm bớt các thử nghiệm cơ bản. Ngược lại, nếu rủi ro kiểm soát được đánh giá là cao thì các thử nghiệm cơ bản sẽ được tăng cường.