thác công trình Thuỷ lợi tại Nam Định
2.3.1.1. Mô hình quản lý chất lượng
Toàn bộ các Công ty TNHH MTV Khai thác công trình Thuỷ lợi tại Nam Định[9] là đơn vị Nhà nước hạch toán có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng. Là cơ quan chuyên ngành về quản lý đầu tư xây dựng, khai thác quản lý công trình thuỷ lợi. Đứng đầu là Chủ tịch kiêm giám đốc Công ty phụ trách chung mọi hoạt động công việc của công ty, ban giám đốc chỉ đạo trực tiếp tới từng phòng ban chuyên môn , các xí nghiệp/ cụm thuỷ nông và các đội xây dựng. Giúp việc cho ban Giám đốc là các phòng ban chức năng.
2.3..1.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong công ty:
a) Chủ tịch kiêm giám đốc:
- Làm việc theo chế độ thủ trưởng, bảo đảm nguyên tắc tập trung dân chủ, quyết định, ban hành quy chế, tổ chức và hoạt động của Công ty
45
Hình 2.6 Mô hình quản lý Công ty Công ty TNHH một thành viên KTCT thủy lợi ở Nam Định
- Chịu trách nhiệm về tất cả các hoạt động của đơn vị trước Pháp luật và Đảng uỷ, Lãnh đạo cấp trên.
- Phụ trách chung các bộ phận, trực tiếp chỉ đạo và phụ trách phòng Tài vụ, Tổ chức - Hành chính, Đội xây dựng và Ban quản lý dự án.
b) Phó giám đốc thứ nhất
Phụ trách trực tiếp phòng Kỹ thuật, xí nghiệp hoặc cụm thuỷ nông. Giao việc, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra hồ sơ, đảm bảo tiến độ, chất lượng công trình, giải quyết các vấn đề về kỹ thuật công trình và công tác phục vụ tưới tiêu nước điều hành sản suất các khu vực được giao phụ trách. Giải quyết một số công việc khác khi Giám đốc đi công tác.
CHỦ TỊCH KIÊM GIÁMĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG KỸ THUẬT PHÒNG QLN & CTTL XÍ NGHIỆP/ CỤM XÍ NGHIỆP /CỤM PHÒNG TÀI VỤ KỀ HOẠCH ĐỘI XÂY DỰNG CÔNG TY PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH BAN QLDA
46
c) Phó giám đốc thứ hai
Phụ trách trực tiếp phòng Quản lý nước, xí nghiệp hoặc cụm thuỷ nông. Giao việc, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra hồ sơ, tiến độ thi công, đảm bảo tiến độ, chất lượng công trình, giải quyết các vấn đề về kỹ thuật công trình và công tác phục vụ tưới tiêu nước điều hành sản suất các khu vực được giao phụ trách. Giải quyết một số công việc khác khi Giám đốc đi công tác.
d) Phòng Kỹ thuật
- Tổ chức, thực hiện viết đề cương khảo sát địa hình, địa chất.
- Lập dự án, báo cáo kinh tế kỹ thuật, thiết kế cơ sở, lập tổng mức đầu tư, thiết kế bản vẽ thi công, lập dự toán các công trình trên cơ sở công việc kế hoạch giao. - Kết hợp với Chủ đầu tư trình các cấp thẩm định và phê duyệt, hoàn chỉnh hồ sơ tài liệu, chuyển Ban quản lý dự án để giao cho Chủ đầu tư và lưu trữ của đơn vị.
e) Ban quản lý dự án
- Thẩm tra dự án, báo cáo kinh tế kỹ thuật, thiết kế cơ sở, tổng mức đầu tư, thiết kế bản vẽ thi công, dự toán.
- Quản lý dự án, giám sát thi công xây dựng công trình, lập hồ sơ mời thầu, đấu thầu xây lắp và thiết bị.
- Tổ chức đấu thầu, phân tích đánh giá hồ sơ dự thầu, lựa chọn nhà thầu thi công xây dựng công trình.
- Lập hồ sơ kiểm định chất lượng công trình xây dựng.
- Chịu trách nhiệm trước cơ quan và Pháp luật về những sai sót trong quá trình thực hiện, không làm ảnh hưởng tới chất lượng công trình và lãng phí về kinh tế trong xây dựng, thực hiện nghiêm túc công tác giám sát, thẩm tra, lựa chọn nhà thầu và cùng với Chủ đầu tư, Đơn vị thi công nghiệm thu các giai đoạn công trình.
g) Phòng quản lý nước
- Tham mưu và chịu trách nhiệm trước cơ quan về công tác tưới tiêu nước phục vụ sản xuất và sinh hoạt phải đảm bảo đúng yêu cầu và kịp thời về tiến độ, chất lượng, số lượng nước và quy trình vận hành các cống, đập và trạm bơm
- Đề ra kề hoạch, lịch trình tưới tiêu nước hàng quý, hàng năm của Công ty, thường xuyên hướng dẫn và kiểm tra công tác tưới tiêu nước trên toàn huyện, đảm
47
bảo cho quá trình vận hành tưới tiêu nước diễn ra theo đúng quy trình, kế hoạch đã đề ra phục vụ kịp thời cho sản xuất và sinh hoạt.
- Lên kế hoạch và dự trù đặc biệt cho công tác tưới tiêu nước phòng chống bão lũ, hạn hán có thể xảy ra. Điều chỉnh kịp thời lịch trình vận hành tưới tiêu nước cho phù hợp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
h) Phòng Tổ chức - Hành chính
- Theo dõi các hợp đồng lao động, thời gian tăng lương cho cán bộ, công nhân viên đúng chế độ, chính sách hiện hành của Nhà nước.
- Tham mưu cho lãnh đạo các chế độ, chính sách mà cán bộ, công nhân viên được hưởng theo quy định hiện hành.
- Lưu trữ hồ sơ cán bộ, công nhân viên của đơn vị.
- Quản lý và báo cáo các tài liệu thuộc công tác Đảng của Chi bộ và các tài liệu thông tư chỉ thị của các cấp.
- Lên kế hoạch, dự trù mua sắm trang thiết bị trình lãnh đạo duyệt, theo dõi, quản lý, bảo quản chung những trang thiết bị đã có của đơn vị.
- Chịu trách nhiệm quán xuyến các công việc thuộc lĩnh vực hành chính như thường xuyên xem xét kiểm tra điện, nước thuộc khu vực cơ quan, đảm bảo không bị ảnh hưởng đến công tác sản xuất của đơn vị.
- Mua sắm các đồ dùng vật tư, văn phòng phẩm phục vụ sản xuất của đơn vị trên cơ sở dự trù đã được duyệt.
- Hướng dẫn, tiếp khách Hành chính của cơ quan.
- Đánh máy văn phòng, phô tô tài liệu của đơn vị khi có kế hoạch được lãnh đạo cơ quan duyệt. Đảm bảo số lượng, chất lượng tài liệu tốt.
- Quản lý, bảo quản xe ô tô phục vụ cho công tác của đơn vị, chịu trách nhiệm về lịch trình xe, điều xe theo đúng quy định.
- Quản lý con dấu của đơn vị và các công văn đi, đến. - Quản lý tài sản, trang thiết bị mà cơ quan đã giao cho.
k) Phòng Tài vụ - Kế hoạch:
48
kinh tế, nghiệm thu, thanh lý, bàn giao hồ sơ, tài liệu tư vấn cho Chủ đầu tư.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc về kế hoạch và triển khai cho các bộ phận những công trình đã ký hợp đồng, ra các giấy giao việc từng công trình đảm bảo đúng yêu cầu tiến độ và chất lượng
- Trực tiếp dưới sự chỉ đạo của Giám đốc, quản lý vốn, thu vốn, chi phí mọi hoạt động trên cơ sở đúng quy định và nguyên tắc của ngành Tài chính, tham mưu cho Giám đốc về lĩnh vực kinh tế của doanh nghiệp, đồng chí trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc, tập thể và Phát luật về những vấn đề làm sai trái nguyên tắc.
- Lập kế hoạch sản xuất hàng năm và dự kiến phân bổ kế hoạch năm cho từng quý, từng tháng.
- Kết hợp chặt chẽ với ban quản lý dự án để hoàn chỉnh thủ tục thanh lý từng hợp đồng.
- Có trách nhiệm cùng ban quản lú dự án đi nghiệm thu, thanh lý từ các nhà thầu.
- Sổ sách chứng từ thu chi phải rõ ràng, đúng nguyên tắc. Thực hiện đầy đủ đúng nguyên tắc và thời gian trong việc quyết toán quý và năm.
- Cân đối kinh phí đảm bảo phục vụ cho sản xuất và chế độ của cán bộ công nhân viên.
- Hướng dẫn các cá nhân, các phòng ban làm thủ tục thanh toán, tạm ứng theo đúng nguyên tắc và quy định trước khi trình duyệt.
- Theo dõi và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước đúng quy định trong từng quý, từng tháng và cả năm đúng thời gian quy định.
- Thực hiện, triển khai và báo cáo với Giám đốc các phần phải đóng góp với Nhà nước theo đúng chế độ chính sách và quy định hiện hành và báo cáo cân đối thu, chi trong từng tháng của đơn vị.
- Lập dự toán thu chi hàng năm của đơn vị ngay từ đầu năm.
- Lập báo cáo tài chính, quyết toán năm đảm bảo đúng nguyên tắc tài chính công khai.
49
- Hàng tháng tổng hợp doanh thu, công nợ, các khoản chi phí, các quỹ tiền mặt, tiền gửi.
l) Các cụm thuỷ nông: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của các đồng chí Phó giám đốc, chịu trách nhiệm trước cơ quan về công tác vận hành tưới tiêu nước phục vụ sản xuất và sinh hoạt phải đảm bảo đúng yêu cầu và kịp thời về tiến độ, chất lượng, số lượng nước và quy trình vận hành các cống, đập và trạm bơm.
- Vận hành trực tiếp các công trình đầu mối, cống cấp 1, 2, đập cấp 1,2 và các trạm bơm. Kiểm tra thường xuyên, định kỳ các máy móc trang thiết bị, giao cho những đồng chí có chuyên môn, nghiệp vụ, trình độ sử dụng bảo quản, thực hiện tốt chế độ bảo dưỡng. Thường xuyên liên lạc với các đơn vị sử dụng nước
m) Đội xây dựng
- Tổ chức thi công xây dựng công trình tu bổ sửa chữa hàng năm của Công ty, lập hồ sơ đấu thầu xây lắp và thiết bị.
- Tham gia đấu thầu, phân tích đánh giá hồ sơ đấu thầu, lựa chọn phương án thi công xây dựng công trình.
- Lập hồ sơ hoàn công công trình và hồ sơ quyết toán công trình, thuê các đợn vị tư vấn để kiểm định chất lượng công trình xây dựng trước khi bàn giao.
- Tham gia và liên kết với các công ty bên ngoài đầu thầu thi công các công trình xây dựng khác ngoài nguồn vốn của Công ty đẻ tăng thêm thu nhập cho Công ty.
- Chịu trách nhiệm trước cơ quan và Pháp luật về những sai sót trong quá trình thực hiện, không làm ảnh hưởng tới chất lượng công trình và lãng phí về kinh tế trong xây dựng, thực hiện nghiêm túc công tác an toàn lao động, vệ sinh môi trường và phòng chống cháy nổ. Cùng với ban quản lý dự án và các nhà thầu khác nghiệm thu các giai đoạn công trình.
2.3.1.3. Đánh giá mô hình quản lý của Công ty
a) Ưu điểm của mô hình hoạt động
- Công tác lãnh đạo: Phân quyền lực cho các phó giám đốc Công ty Giám đốc giảm được áp lực giải quyết công việc, có nhiều thời gian xây dựng kế hoạch, chiến lược phát triển, mở rộng công ty.
50
- Các Xí nghiệp/cụm sẽ chủ động, linh hoạt hơn trong giải quyết công việc, tạo điều kiện mở rộng quan hệ và quảng bá hình ảnh của Công ty.
- Các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ: có nhiều thời gian trong công việc theo chức năng nhiệm vụ vừa đảm bảo hoàn thành kế hoạch được giao hàng năm, đồng thời có thêm thời gian nghiên cứu đề án nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
- Các công việc được tập trung đầu mối giúp lãnh đạo công ty chỉ đạo và kiểm soát dễ dàng hơn. Đồng thời chuyên môn hóa cao hơn, giảm bớt số lượng lãnh đạo.
- Các Xí nghiệp/ cụm điều hành tưới tiêu trên hệ thống độc lập và có sự hỗ trợ tích cực từ bộ phận chuyên môn nghiệp vụ công ty giúp công việc thực hiện tốt.
- Mối quan hệ gọn nhẹ hơn, mâu thuẫn chuyên môn sẽ hạn chế nhiều, quan hệ giữa các đơn vị càng gắn bó mật thiết hơn, môi trường công tác thuận lợi, năng suất lao động cao.
b) Nhược điểm của mô hình hoạt động
- Do quyền lực tập trung chủ yếu một người nên doanh nghiệp phát triển hay không phát triển, ổn định hoặc không ổn định phụ thuộc vào người đứng đầu. Giám đốc quản lý nhiều kế hoạch và nhiều mâu thuẫn nên khó tính đến phát triển doanh nghiệp (do sức người có hạn).
- Các phòng chuyên môn nghiệp vụ, Xí nghiệp/cụm có nhiều thời gian, nếu không có kế hoạch tốt sẽ sinh ra thụ động, trông chờ cấp trên.
- Việc chỉ đạo trực tiếp nhân viên dẫn đến tình trạng 1 nhân viên có 2 lãnh đạo, việc điều hành nhiều khi không đồng bộ giữa lãnh đạo phòng và lãnh đạo công ty, lãnh đạo Xí nghiệp và các phòng chuyên môn dẫn đến mâu thuẫn và nhỡ kế hoạch trong công việc.
- Các phòng chuyên môn nghiệp vụ: khá bận rộn với công việc được giao nên không tính đến phát triển hơn, chỉ chú trọng đến chuyên môn sẵn có. Khi phát sinh công việc ngoài kế hoạch khó thực hiện vì không có vốn.
- Mô hình quản lý của Công ty và các xí nghiệp/cụm trực thuộc bị phụ thuộc nhiều vào công ty nên thiếu tính chủ động sáng tạo, không có quyền tự quyết. Các
51
thủ tục hành chính vẫn còn rườm rà, không đồng nhất.
- Mâu thuẫn trong các bộ phận chuyên môn từ Xí nghiệp/cụm đến công ty diễn ra thường xuyên và khó giải quyết. Các công việc thực hiện thường trông chờ nhau, hiệu quả không cao, tiến độ chậm. Đồng thời không quy rõ trách nhiệm cá nhân và người đứng đầu bộ phận.
- Mô hình trên hạn chế về thời gian và sự sáng tạo của các cá nhân, tập thể do các phòng chuyên môn nghiệp vụ chỉ tập trung công việc được giao nên không có thời gian nghiên cứu, xây dựng đề án trong mọi lĩnh vự để nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
2.4 NHỮNG ĐỊNH HƯỚNG KHẮC PHỤC VÀ HẠN CHẾ CỦA VIỆC ÁP DỤNG MÔ HÌNH QLCL THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008