Để có thể áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008, Tổ chức cần phải chuẩn bị một loạt các điều kiện thiết yếu. Một trong những điều kiện đó là khi muốn áp dụng TCVN ISO 9001 là lãnh đạo cơ quan phải: cam kết nhất trí xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng, tạo môi trường làm việc thuận lợi để cán bộ, công chức của tổ chức làm việc có năng suất cao; phải xây dựng, ban hành và công khai các thủ tục và qui trình tác nghiệp như trình tự, thời gian, cách thức giải quyết cho từng công việc cụ thể.
Điều kiện tiếp theo là phải đảm bảo các nguồn lực cần thiết về nhân lực, vật lực, thời gian, kinh phí để xây dựng và tổ chức thi hành Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001. Các văn bản để triển khai thực hiện TCVN ISO 9001 bao gồm:
22
- Sổ tay chất lượng trong đó thể hiện chính sách và mục tiêu chất lượng của tổ chức, cam kết thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001;
- Các qui trình của hệ thống chất lượng, bao gồm: các thủ tục và hướng dẫn cho cán bộ thực hiện công việc; cách thức tiến hành; kiểm tra; giám sát;…
- Các qui trình nghiệp vụ và hướng dẫn công việc, danh mục tài liệu phân phát, danh mục tài liệu gốc của tổ chức, phiếu giải quyết công việc;…
- Các biểu mẫu, tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài. Ngoài ra còn có một số điều kiện khác, như:
- Các thủ tục phải đảm bảo rõ ràng, minh bạch;
- Lãnh đạo cao nhất của cơ quan phải xác định rõ bằng văn bản trách nhiệm, quyền hạn của từng người dưới quyền và các mối quan hệ trong cơ quan (gồm cả các đơn vị trực thuộc), phổ biến rộng rãi các yêu cầu để mọi người tuân thủ nhằm đảm bảo cho Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) được thực hiện thuận lợi, đạt hiệu quả cao;
- Phải đảm bảo các yêu cầu và mong đợi chính đáng của khách hàng đều được thoả mãn. Khi xác định các nhu cầu và mong đợi của khách hàng, phải xem xét cả các nghĩa vụ liên quan tới các yêu cầu của pháp luật, các qui định về quản lý.
1.2.2. Các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008