II. Hoạt động truyền thông của công ty DTC
2.3. Các bước tiến hành hoạt động truyền thông của công ty DTC.
Sơ đồ 2.1: Mô hình biểu diễn các phần tử của quá trình truyền thông
Mô hình biểu diễn trên đúng với mọi hoạt động truyền thông, công ty DTC cũng áp dụng nó nhưng ở mức độ hiểu biết nhất định và đi vào thực hành là
Mã hóa Mã hóa
Thông điệp Phương tiện truyền
thông Thông điệp Phương tiện truyền
thông Giải mã Giải mã Người nhận tin Người nhận tin Phản ứng đáp lại Phản ứng đáp lại Thông tin phản hồi
Thông tin phản hồi Chủ thể( người
gửi tin) Chủ thể( người
khác nhau.
• Xác định công chúng nhận tin mục tiêu
Trước khi thực hiện một chiến lược truyền thông DTC luôn xác định cho mình công chũng nhận tin mục tiêu – đối tượng mà mình hướng tới nhằm truyền đạt thông điệp truyền thông một cách hiệu quả nhất. Công chúng nhận tin ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động truyền thông của các công ty,việc xác định đứng đối tượng nhận tin có ý nghĩa cho việc ra quyết định của chủ thể truyền tin, nó chi phối tới phương thức hoạt động,soạn thảo nội dung, thông điệp, lựa chọn phương tiện. Đối tượng nhận tin mục tiêu cua DTC có thể là khách hàng hiện tại,khách hàng tiềm năng và đối tác của công ty hay những người có tác động đến quyết định mua của khách hàng. Khách hàng hiện tại của công ty là những danh nghiệp, cá nhân có nhu cầu về cửa. Các khách hàng thân thiết của DTC như: Ngân hàng Agribank,công ty Viteq,công ty chuyên doanh Acer,..các đối tác chủ yếu của công ty là đơn vị cung cấp nguyên vật liệu cũng như mua các bán thành phẩm của công ty.
• Xác định các trạng thái liên quan đến việc mua của người nhận tin
Sau khi đã xác định được đối tượng nhận tin mục tiêu nhà truyền thông cẫn xác định các trạng thái lien quan đến quyết định mua của khác hàng; có sáu trạng thái khac nhau gồm: Nhận biết – hiểu- thiện cảm –ưa chuộng – tin tưởng – hành động mua. Điều quan trọng là nhà truyền thông phải xác định được đa số khách hàng của công ty đang nằm ở trạng thái nào từ đó đưa ra các chiến lược truyền thông phù hợp cũng như có các cân nhắc xem có nên thiết kế các thồng điệp riêng lẻ cho từng loại khách hàng hay không? Mặc dù đã xác định được cho mình công chũng nhận tin nhưng việc tìm hiểu xem họ đang ở trong giai doạn nào của chu kỳ ra quyết đinh mua không phải là điều dễ dàng, muốn biết được điều đó công ty phải tiến hành các hoạt động điều tra nghiên cứu và thu thập thông chi tiết về mỗi khách hàng để thiết kế thông điệp thích hợp nhất.
• Thiết kế thông điệp truyền thông
Thiết kế thông điệp truyền thông được coi là một trong những bước quan trọng nhất của quá trình truyền thông. Thông điệp truyền thông thể hiện nội dung những thông tin mà công ty muốn truyền tải tới đối tượng nhận tin qua các loại hình truyền thông hiệu quả nhất . Khách hàng của DTC chủ yếu là doanh nghiệp mang tính tập thể nên đòi hỏi thông điệp truyền thông phải phù hợp đảm bảo mọi người cùng có thể tiếp nhận được. Việc thiết kế thông điệp đòi hỏi có tính sáng tạo cao, người thiết kế phải có hiểu biết rộng – hiểu về công ty cũng như sản phẩm của mình. Trên cơ sở lý thuyết là như vậy nhưng hầu như thông điệp mà DTC muốn
truyền tải tới khách hàng chưa được thể hiện rõ trong các công cụ truyền thông của mình. Thông điệp vẫn mang một màu như vậy và dường như ít có sự thay đổi qua các năm mặc dù thị trường thì luôn biến đổi cũng như các đối thủ cạnh tranh đã có chiến thuật cho riêng mình.
• Lựa chọn phương tiện truyền thông
Phương tiện truyền thông rất đa dạng gồm: Quảng cáo, khuyến mãi, bán hàng cá nhân, quan hệ công chúng ,..Tùy theo lĩnh vực của công ty, khách hàng mục tiêu, đối thủ cạnh tranh hiện tại mà công ty lựa chọn cho mình phương tiện phù hợp. Phương tiện truyền thông phải có khả năng truyền tải hết ý mà nhà truyền thông gửi gắm, sử dụng phương tiên nào không chỉ căn cứ vào các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp như khách hàng hay đối thủ mà còn xem ngân sách cho hoạt động này là bao nhiêu? Phân bổ như thế nào cho phù hợp? Với DTC phần kinh phí mà họ chi cho hoạt động nay được xác định dựa theo khả năng – có nghĩa là công ty chỉ đơn thuần chi cho truyền thông trong khả năng của họ sau khi đã rà soát tất cả các khoản chi phí sản xuất, lương bổng,..còn lại bao nhiêu thì DTC sẽ xem xét để có hướng điều chỉnh phù hợp chính vì lý do chi theo kiểu này nên các hoạt động của công ty diễn ra không theo thời hạn hay quy định rõ ràng có năm thì nhiều, năm thì ít.
Hầu hết các hoạt động truyền thông của công ty là trên Internet, một vài chương trình tri ân khách hàng và hội thảo còn quảng cáo trên TVC thì dường như là xa vời với điều kiện hiện tại của công ty.
• Xác định phản ứng đáp lại của khách hàng
Hoạt động này hết sức quan trọng vì nó ảnh huuwongr tới chiến lược truyền thông và chiến lược kinh doanh của công ty trong thời gian tới. Phản ứng đáp lại của khách hàng có thể là quan tâm,hài lòng, yêu thích nhưng nó cũng có thể là các phản ứng mà doanh nghiệp không mong muốn như thờ ơ, không hài lòng thậm chí là có các phản ứng gay gắt họ sẽ không tiêu dựng sản phẩm của công ty nữa mà quay sang các nhà cung cấp khác. DTC làm khá tốt công việc này khi giao cho bộ phận bán hàng đảm nhiệm việc thu thập dữ liệu cũng như thưỡng xuyên trao đổi với khách hàng, lắng nghe và giải đáp các thắc mắc của họ. DTC cũng có các chế độ đãi ngộ khách hàng khá hợp lý với vé đi du lịch, tặng quà hay quay số trúng thưởng với các khách hàng thân thiết hay mua với số lượng lớn. Tuy nhiên như đã nói ở trên hoạt động này công ty vẫn chưa chú trọng tuyêt đối việc giao cho lực lượng bán hàng đảm nhiểm đôi khi sẽ là quá tải với họ và kết quả thu về có thể là không khách quan, việc xử lý dữ liệu cũng chưa được coi trọng ở đây.