Công ty CPTM XNK Hoàng Bảo
2.1.4.1.Cơ cấu bộ máy kế tóan tại Công ty và chức năng từng bộ phận:
Để phù hợp với yêu cầu quản lý, cơ cấu và đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty, bộ máy kế toán đƣợc tổ chức theo mô hình tập trung. Toàn bộ công tác kế toán của Công ty đều tập trung tại phòng kế toán, kế toán trƣởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành theo sơ đồ nhƣ sau:
Sơ đồ 2.2. Cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty
(Nguồn: Phòng tổ chức tổng hợp)
Chức năng từng bộ phận:
Kế toán trƣởng: là ngƣời đứng đầu bộ máy kế toán của công ty có chức năng giám sát chung mọi hoạt động của các nhân viên kế toán, là ngƣời chịu trách nhiệm trực tiếp báo cáo tài chính cho các cơ quan chức năng, tƣ vấn lên ban giám đốc để vận hành sản xuất kinh doanh, vạch ra kế hoạch, dự án hoạt động trong tƣơng lai. Kế toán trƣởng còn là ngƣời thay mặt giám đốc tổ chức công tác hạch toán kế toán toàn công ty thực hiện các khoản đóng góp ngân sách nhà nƣớc.
Kế toán viên: là ngƣời chịu trách nhiệm trƣớc kế toán trƣởng và ban giám đốc về các vấn đề liên quan đến chứng từ thanh toán thu chi bằng tiền mặt và các phần hành công việc kế toán của mình. Tổ chức lƣu trữ và bảo quản tài liệu, chứng từ kế toán theo đúng chế độ lƣu trữ chứng từ kế toán của nhà nƣớc. Công việc cụ thể của các kế toán viên nhƣ sau:
Kế toán hàng hóa, kế toán công nợ: kiểm tra theo dõi việc cập nhập sổ sách, báo cáo hàng ngày về tình hình công nợ bán hàng tại công ty, có xác nhận của bộ phận kinh doanh, hàng ngày kiểm tra tính chính xác, hợp lý, hợp lệ của các chứng từ có liên quan đến kế toán công nợ trƣớc khi trình ký, theo dõi chi tiết từng chủ nợ, chi tiết các khoản nợ phải thu, phải trả các khoản nợ khi đến hạn. Cuối tháng lập báo cáo công nợ kịp thời, chính xác trình kế toán trƣởng và các bộ phận liên quan. Đồng thời, dựa trên hóa đơn bán hàng để lập phiếu thu và chuyển cho thủ quỹ. Tổ chức bảo quản và lƣu trữ hồ sơ, tài liệu liên quan đến công việc kế toán hàng ngày theo đúng quy định về chế độ lƣu trữ chứng từ, tài liệu kế toán của nhà nƣớc; chịu trách nhiệm trƣớc kế toán trƣởng
Kế Toán Trƣởng
Kế toán hàng hóa, kế toán công nợ,
32
với kế toán công nợ phần phải thu của khách hàng, kiểm tra đối chiếu số lƣợng nhập, xuất, tồn với thủ kho hàng hóa, cung cấp cho các bộ phận liên quan tình hình hàng hóa tồn kho, cuối tháng làm báo cáo nhập, xuất, tồn và các báo cáo liên quan đến kho hàng trình kế toán trƣởng và các bộ phận liên quan. Tổ chức bảo quản và lƣu trữ hồ sơ, chứng từ liên quan đến phần hành kế toán của mình theo đúng chế độ lƣu trữ chứng từ kế toán của nhà nƣớc. Chịu trách nhiệm trƣớc kế toán trƣởng, ban giám đốc và các vấn đề liên quan đến kho hàng hóa.
Kế toán tiền mặt, TGNH: kiểm tra theo dõi việc cập nhật báo cáo hàng ngày kịp thời và chính xác tình hình thu, chi quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, vốn tín dụng tại công ty. Cuối tháng tổng hợp các báo cáo kịp thời và chính xác. Các báo gửi cho các bộ phận liên quan kiểm tra đối chiếu số liệu, kịp thời phát hiện những sai lệch các số liệu trình lên kế toán trƣởng để có biện pháp xử lý.
Kế toán TSCĐ: cập nhật danh mục phân loại lý lịch tài sản cố định của công ty; theo dõi và lập quyết định tăng giảm tài sản cố định; trích khấu hao tài sản cố định theo đúng chế độ nhà nƣớc ban hàng và quy định của công ty; tập hợp chi phí sửa chữa tài sản cố định.
Kế toán tiền lương và BHXH: theo dõi tình hình thanh toán tiền lƣơng, bảo hiểm, kinh phí công đoàn. Hàng tháng kiểm tra tính chính xác, hợp lý, hợp lệ bảng chấm công và các giấy tờ liên quan đến tính lƣơng, tính thƣởng, lập bảng tổng hợp thanh toán tiền lƣơng, bảo hiểm và các chế độ khác, trích lập bảng phân bổ tiền lƣơng, bảo hiểm, kinh phí công đoàn trình kế toán trƣởng và các bộ phận liên quan.
Thủ quỹ: kiểm tra và theo dõi việc cập nhập sổ sách, báo cáo hàng ngày, hàng tháng tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt tại công ty có xác nhận của kế toán thanh toán và kế toán trƣởng. Kiểm tra việc lập chứng từ thu, chi có hợp lý, hợp lệ theo đúng quy định và đầy đủ trƣớc khi thu, chi tiền mặt; không đƣợc thu, chi tiền mặt khi các thủ tục chƣa đúng với quy định của công ty.
2.1.4.2.Chế độ chính sách kế toán áp dụng tại Công ty
Chế độ kế toán :
Công ty thực hiện công tác kế toán theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC – ban hành theo quyết định của Bộ tài chính ngày 14/9/2006.
Năm tài chính : Bắt đầu từ 01/01/N đến 31/12/N
Kỳ kế toán : Tháng
Đơn vị tiền tệ : VNĐ - Đồng Việt Nam.
(Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không phải là Đồng Việt Nam phải quy đổi về Đồng Việt Nam theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.)
Phƣơng pháp tính thuế GTGT: phƣơng pháp khấu trừ.
Phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho:
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo giá gốc
Phƣơng pháp tính giá xuất hàng tồn kho: Nhập trƣớc xuất trƣớc (FIFO)
Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thƣờng xuyên
Phƣơng pháp kế toán tài sản cố định:
Nguyên tắc đánh giá tài sản: theo giá thực tế.
Phƣơng pháp khấu hao áp dụng: phƣơng pháp khấu hao đƣờng thẳng.
Các báo cáo tài chính vận dụng và trình bày theo đúng mọi quy định của từng chuẩn mực, thông tƣ hƣớng dẫn thực hiện chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành đang áp dụng: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lƣu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính.
Hình thức ghi sổ kế toán : Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán MISA để thu nhận và xử lý các thông tin liên quan đến các chỉ tiêu kinh tế - tài chính.
34
Hệ thống tài khoản sử dụng
Hệ thống tài khoản Công ty sử dụng đƣợc vận dụng phù hợp và tuân theo quy tắc đƣợc quy định tại quyết định QĐ48/2006/QĐ – BTC ngày 14/09/2006 của Bộ tài chính.