Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty rất gọn nhẹ, mang tính khoa học, đƣợc tổ chức theo hình thức trực tuyến, toàn bộ bộ máy quản lý của Công ty đặt dƣới sự quản lý trực tiếp của Ban giám đốc, mỗi bộ phận luôn đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ của mình. Dƣới đây là sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty CPTM XNK Hoàng Bảo:
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
(Nguồn: Phòng tổ chức tổng hợp)
Giám Đốc
Phó Giám Đốc
P.Tổ Chức
Tổng Hợp P.Kế Toán P.Kinh Doanh
P.Xuất Nhập Khẩu
P.Kế Hoạch Đầu Tƣ
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận :
Giám Đốc: là ngƣời đại diện pháp lý của Công ty là ngƣời điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty và là ngƣời chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh và làm tròn nghĩa vụ với Nhà Nƣớc.
Phó Giám Đốc: giúp tổng giám đốc điều hành một số lĩnh vực của Công ty theo sự phân công của Giám đốc Công ty, chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc Công ty và pháp luật về những công việc đƣợc giao. Phó giám đốc Công ty do giám đốc Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thƣởng và kỷ luật.
Phòng Tổ Chức Tổng Hợp:
Tổ chức tuyển dụng nhân viên theo đúng nhu cầu của Công ty và tuân theo các quy định của pháp luật;
Thực hiện công tác tổng hợp, hành chính, văn thƣ, lƣu trữ. Tiếp nhận, phân loại văn bản đi và đến, tham mƣu cho Ban Giám đốc xử lý các văn bản hành chính nhanh chóng, kịp thời;
Quản lý con dấu, chữ ký theo quy định. Cấp giấy công tác, giấy giới thiệu, sao lục các văn bản do Công ty ban hành và văn bản của cấp trên theo quy định của ban tổng giám đốc;
Quản lý theo dõi tài sản, phƣơng tiện văn phòng của toàn Công ty;
Tổ chức và quản lý lực lƣợng bảo vệ, đảm bảo trật tự an ninh, an toàn cháy nổ, bảo vệ tài sản Công ty không để xảy ra mất mát.
Phòng Tài Chính Kế Toán:
Tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê của Công ty và các nhiệm vụ quyền hạn theo quy định pháp luật;
Tổ chức, theo dõi chặt chẽ chính xác vốn và nguồn vốn của Công ty, theo dõi công nợ và thƣờng xuyên đôn đốc để thanh toán công nợ;
Thanh toán hợp đồng kinh tế;
Phân tích hoạt động kinh tế mỗi năm một lần trƣớc Ban giám đốc.
Phòng Kinh Doanh:
Nghiên cứu thị trƣờng trong nƣớc, quốc tế cho các mặt hàng xuất nhập khẩu;
30
Phòng Kế Hoạch Đầu Tƣ:
Tham mƣu giúp về công tác chiến lƣợc tổng thể và kế hoạch đầu tƣ phát triển;
Kế hoạch các nguồn vốn đầu tƣ vào các hợp đồng thƣơng mại, dự án;
Tham mƣu về các hoạt động thƣơng mại, dịch vụ hậu cần cảng và hoạt động xuất - nhập khẩu;
Lập kế hoạch sản xuất hàng năm, hàng quý, hàng tháng và từng đơn hàng;
Quản lý vật tƣ, hàng hóa qua hệ thống kho tàng, xuất nhập vật tƣ bất kể từ nguồn nào đều phải lập hóa đơn chứng từ xuất nhập có đủ chữ ký ghi trên hóa đơn;
Làm việc với khách hàng về kế hoạch sản xuất, kế hoạch giao hàng và hiệp thƣơng với khách hàng khi có sự cố xảy ra liên quan đến tiến độ giao hàng.
Phòng Xuất Nhập Khẩu:
Liên hệ tìm đối tác theo đúng quy trình xuất nhập khẩu;
Đảm bảo chỉ tiêu số lƣợng hàng nhập khẩu và phù hợp với nhu cầu kinh doanh;
Kiểm tra giám sát quá trình giao nhận hàng của nhân viên tại cảng.;
Kịp thời xử lý các phát sinh về chứng từ tại cảng;
Khiếu nại về hàng hóa đúng nơi, đúng hạn quy định.
Ngoài các nhiệm vụ trên các phòng đều phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
Quản lý phân công công việc, đôn đốc nhân viên làm theo nhiệm vụ;
Triển khai nội quy, các quy chế đến từng nhân viên đồng thời kiểm tra đôn đốc nhân viên thực hiện quy chế;
Tham gia, đánh giá, nhận xét nhân viên;
Phối hợp làm việc với các phòng ban khác một cách hiệu quả.