Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán đƣợc thực hiện theo một chƣơng trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Có nhiều chƣơng trình phần mềm kế toán khác nhau về tính năng kỹ thuật và tiêu chuẩn, điều kiện áp dụng. Tuy nhiên, phần mềm kế toán của đơn vị kế toán nghiệp vụ thi hành án các đơn vị lựa chọn phải đƣợc thiết kế theo nguyên tắc của Hình thức kế toán Nhật ký chung. Phần mềm kế toán tuy không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhƣng phải đảm bảo in đƣợc đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Trình tự ghi sổ:
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin đƣợc tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ chi tiết liên quan
(2) Cuối tháng ( hoặc thời điểm nào cần thiết), kế toán thực hiện thao tác khóa sổ ( cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa các số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo các thông tin nhập trong kỳ. Kế toán viên có thể kiểm tra, đối chiếu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra.
Thực hiện thao tác in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng (năm), sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Ưu điểm: kế toán trên máy tính có thiết kế hệ thống luân chuyển chứng từ và tổ chức
sổ với đầy đủ hình thức kế toán. Với tính năng tự động, liên kết giữa các phần hành mà công việc kế toán thực hiện thông qua kế toán máy đƣợc kịp thời, đơn giản. Thông tin chỉ cần cung cấp một lần nguồn vào chính xác thì trên các báo cáo, sổ sách có liên quan đều đƣợc thể hiện đầy đủ và đúng đắn, giảm tải cho kế toán tổng hợp khối lƣợng khổng lồ bút toán cuối kỳ, phân bổ, kết chuyển...Ngăn chặn sự sai sót, chênh lệch thông tin các phần hành...
Nhược điểm: trong phạm vi cho phép, phần mềm không hiển thị đầy đủ quy trình ghi
sổ kế toán, không thiết kế đƣợc mẫu hoàn toàn y hệt làm bằng tay nhƣng luôn đảm bảo in đƣợc đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
26
Sơ đồ 1. 11. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy
Chứng từ kế toán
PHẦN MỀM KẾ TOÁN
SỔ KẾ TOÁN Sổ chi tiết và sổ cái TK111,131,156,632,511,…
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
MÁY VI TÍNH
Báo cáo tài chính, Báo cáo kế toán
quản trị
Chú thích:
Ghi hàng ngày Ghi cuối kì kế toán Đối chiếu, kiểm tra
Qua Chƣơng I, chúng ta đã nghiên cứu những lý luận cơ bản về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Để tìm hiểu cụ thể và chi tiết hơn về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng chúng ta cùng chuyển qua Chƣơng II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU HOÀNG BẢO.
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƢƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU
HOÀNG BẢO 2.1. Giới thiệu về Công ty CPTM XNK Hoàng Bảo
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty CPTM XNK Hoàng Bảo Giới thiệu chung về Công ty: Giới thiệu chung về Công ty:
Tên công ty : Công ty Cổ phần Thƣơng mại Xuất nhập khẩu Hoàng Bảo
Tên giao dịch : Công ty Hoàng Bảo JSC
Mã số thuế :5701468652
Trụ sở chính : Tổ 3 – khu Hồng Hà – phường Ninh Dương – Thành phố Móng Cái – Tỉnh Quảng Ninh
Điện thoại : 033.3778 999 - Fax: 033.3778 779
Email : hoangbao@gmail.com
Chi nhánh văn phòng lữ hành quốc tế: Số 06 Ngô Gia Tự - P. Trần Phú - Móng Cái - Quảng Ninh
Điện thoại : 0333.777.688 - Fax: 0333.777.699
Email : info@hoangbao.com.vn
Ngƣời đại điện công ty - Giám đốc: Lƣu Hải Ninh Website : http://hoangbao.com.vn
Vốn điều lệ : 11.199.000.000 đồng (Mƣời một tỉ một trăm chín mƣơi chín triệu đồng.)
Công ty đƣợc thành lập theo quyết định số 5701468652 do Sở Kế hoạch và Đầu tƣ Tỉnh Quảng Ninh cấp ngày 17/04/2008. Trụ sở đặt tại Móng Cái – thành phố Thƣơng mại, với cửa khẩu mở quốc tế Bắc Luân, giao thƣơng Việt - Trung, tạo thế mạnh cho Công ty đa dạng cơ cấu mặt hàng kinh doanh, mở thêm nhiều ngành nghề mới, đầu tƣ nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật, nâng cao chất lƣợng kinh doanh dịch vụ và điều kiện công tác của cán bộ và ngƣời lao động.
Công ty cổ phần thƣơng mại xuất nhập khẩu Hoàng Bảo đang từng bƣớc khẳng định đƣợc uy tín cũng nhƣ vị thế của mình trên thị trƣờng kinh tế .
28
2.1.2. Đặc điểm ngành nghề kinh doanh của Công ty CPTM XNK Hoàng Bảo
Ngành nghề kinh doanh:
Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh ( Mã ngành 8299 ).
Dịch vụ hỗ trợ vận tải logistic.
Đại lý du lịch: Kinh doanh dịch vụ lữ hành quốc tế và nội địa. Điều hành tour du lịch, dịch vụ hỗ trợ liên quan đến điều hành tour du lịch.
Đại lý ô tô và xe có động cơ khác.
Bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của mô tô, xe máy.
Bán lẻ ô tô con loại 12 chỗ trở xuống.
Dịch vụ hỗ trợ tổng hợp.
Bán buôn khoáng sản và quặng kim loại, các loại...
Bán lẻ thảm, chăn, ga, gối, đệm, rèm, vật liệu phủ tƣờng và sàn trong các cửa hàng chuyên doanh.
Bán lẻ đồ điện gia dụng, giƣờng tủ, bàn ghế và đồ nội thất.
Tái chế phế liệu.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí tại Công ty
Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty rất gọn nhẹ, mang tính khoa học, đƣợc tổ chức theo hình thức trực tuyến, toàn bộ bộ máy quản lý của Công ty đặt dƣới sự quản lý trực tiếp của Ban giám đốc, mỗi bộ phận luôn đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ của mình. Dƣới đây là sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty CPTM XNK Hoàng Bảo:
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
(Nguồn: Phòng tổ chức tổng hợp)
Giám Đốc
Phó Giám Đốc
P.Tổ Chức
Tổng Hợp P.Kế Toán P.Kinh Doanh
P.Xuất Nhập Khẩu
P.Kế Hoạch Đầu Tƣ
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận :
Giám Đốc: là ngƣời đại diện pháp lý của Công ty là ngƣời điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty và là ngƣời chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh và làm tròn nghĩa vụ với Nhà Nƣớc.
Phó Giám Đốc: giúp tổng giám đốc điều hành một số lĩnh vực của Công ty theo sự phân công của Giám đốc Công ty, chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc Công ty và pháp luật về những công việc đƣợc giao. Phó giám đốc Công ty do giám đốc Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thƣởng và kỷ luật.
Phòng Tổ Chức Tổng Hợp:
Tổ chức tuyển dụng nhân viên theo đúng nhu cầu của Công ty và tuân theo các quy định của pháp luật;
Thực hiện công tác tổng hợp, hành chính, văn thƣ, lƣu trữ. Tiếp nhận, phân loại văn bản đi và đến, tham mƣu cho Ban Giám đốc xử lý các văn bản hành chính nhanh chóng, kịp thời;
Quản lý con dấu, chữ ký theo quy định. Cấp giấy công tác, giấy giới thiệu, sao lục các văn bản do Công ty ban hành và văn bản của cấp trên theo quy định của ban tổng giám đốc;
Quản lý theo dõi tài sản, phƣơng tiện văn phòng của toàn Công ty;
Tổ chức và quản lý lực lƣợng bảo vệ, đảm bảo trật tự an ninh, an toàn cháy nổ, bảo vệ tài sản Công ty không để xảy ra mất mát.
Phòng Tài Chính Kế Toán:
Tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê của Công ty và các nhiệm vụ quyền hạn theo quy định pháp luật;
Tổ chức, theo dõi chặt chẽ chính xác vốn và nguồn vốn của Công ty, theo dõi công nợ và thƣờng xuyên đôn đốc để thanh toán công nợ;
Thanh toán hợp đồng kinh tế;
Phân tích hoạt động kinh tế mỗi năm một lần trƣớc Ban giám đốc.
Phòng Kinh Doanh:
Nghiên cứu thị trƣờng trong nƣớc, quốc tế cho các mặt hàng xuất nhập khẩu;
30
Phòng Kế Hoạch Đầu Tƣ:
Tham mƣu giúp về công tác chiến lƣợc tổng thể và kế hoạch đầu tƣ phát triển;
Kế hoạch các nguồn vốn đầu tƣ vào các hợp đồng thƣơng mại, dự án;
Tham mƣu về các hoạt động thƣơng mại, dịch vụ hậu cần cảng và hoạt động xuất - nhập khẩu;
Lập kế hoạch sản xuất hàng năm, hàng quý, hàng tháng và từng đơn hàng;
Quản lý vật tƣ, hàng hóa qua hệ thống kho tàng, xuất nhập vật tƣ bất kể từ nguồn nào đều phải lập hóa đơn chứng từ xuất nhập có đủ chữ ký ghi trên hóa đơn;
Làm việc với khách hàng về kế hoạch sản xuất, kế hoạch giao hàng và hiệp thƣơng với khách hàng khi có sự cố xảy ra liên quan đến tiến độ giao hàng.
Phòng Xuất Nhập Khẩu:
Liên hệ tìm đối tác theo đúng quy trình xuất nhập khẩu;
Đảm bảo chỉ tiêu số lƣợng hàng nhập khẩu và phù hợp với nhu cầu kinh doanh;
Kiểm tra giám sát quá trình giao nhận hàng của nhân viên tại cảng.;
Kịp thời xử lý các phát sinh về chứng từ tại cảng;
Khiếu nại về hàng hóa đúng nơi, đúng hạn quy định.
Ngoài các nhiệm vụ trên các phòng đều phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
Quản lý phân công công việc, đôn đốc nhân viên làm theo nhiệm vụ;
Triển khai nội quy, các quy chế đến từng nhân viên đồng thời kiểm tra đôn đốc nhân viên thực hiện quy chế;
Tham gia, đánh giá, nhận xét nhân viên;
Phối hợp làm việc với các phòng ban khác một cách hiệu quả.
2.1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán và chính sách chế độ kế toán áp dụng tại Công ty CPTM XNK Hoàng Bảo Công ty CPTM XNK Hoàng Bảo
2.1.4.1.Cơ cấu bộ máy kế tóan tại Công ty và chức năng từng bộ phận:
Để phù hợp với yêu cầu quản lý, cơ cấu và đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty, bộ máy kế toán đƣợc tổ chức theo mô hình tập trung. Toàn bộ công tác kế toán của Công ty đều tập trung tại phòng kế toán, kế toán trƣởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành theo sơ đồ nhƣ sau:
Sơ đồ 2.2. Cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty
(Nguồn: Phòng tổ chức tổng hợp)
Chức năng từng bộ phận:
Kế toán trƣởng: là ngƣời đứng đầu bộ máy kế toán của công ty có chức năng giám sát chung mọi hoạt động của các nhân viên kế toán, là ngƣời chịu trách nhiệm trực tiếp báo cáo tài chính cho các cơ quan chức năng, tƣ vấn lên ban giám đốc để vận hành sản xuất kinh doanh, vạch ra kế hoạch, dự án hoạt động trong tƣơng lai. Kế toán trƣởng còn là ngƣời thay mặt giám đốc tổ chức công tác hạch toán kế toán toàn công ty thực hiện các khoản đóng góp ngân sách nhà nƣớc.
Kế toán viên: là ngƣời chịu trách nhiệm trƣớc kế toán trƣởng và ban giám đốc về các vấn đề liên quan đến chứng từ thanh toán thu chi bằng tiền mặt và các phần hành công việc kế toán của mình. Tổ chức lƣu trữ và bảo quản tài liệu, chứng từ kế toán theo đúng chế độ lƣu trữ chứng từ kế toán của nhà nƣớc. Công việc cụ thể của các kế toán viên nhƣ sau:
Kế toán hàng hóa, kế toán công nợ: kiểm tra theo dõi việc cập nhập sổ sách, báo cáo hàng ngày về tình hình công nợ bán hàng tại công ty, có xác nhận của bộ phận kinh doanh, hàng ngày kiểm tra tính chính xác, hợp lý, hợp lệ của các chứng từ có liên quan đến kế toán công nợ trƣớc khi trình ký, theo dõi chi tiết từng chủ nợ, chi tiết các khoản nợ phải thu, phải trả các khoản nợ khi đến hạn. Cuối tháng lập báo cáo công nợ kịp thời, chính xác trình kế toán trƣởng và các bộ phận liên quan. Đồng thời, dựa trên hóa đơn bán hàng để lập phiếu thu và chuyển cho thủ quỹ. Tổ chức bảo quản và lƣu trữ hồ sơ, tài liệu liên quan đến công việc kế toán hàng ngày theo đúng quy định về chế độ lƣu trữ chứng từ, tài liệu kế toán của nhà nƣớc; chịu trách nhiệm trƣớc kế toán trƣởng
Kế Toán Trƣởng
Kế toán hàng hóa, kế toán công nợ,
32
với kế toán công nợ phần phải thu của khách hàng, kiểm tra đối chiếu số lƣợng nhập, xuất, tồn với thủ kho hàng hóa, cung cấp cho các bộ phận liên quan tình hình hàng hóa tồn kho, cuối tháng làm báo cáo nhập, xuất, tồn và các báo cáo liên quan đến kho hàng trình kế toán trƣởng và các bộ phận liên quan. Tổ chức bảo quản và lƣu trữ hồ sơ, chứng từ liên quan đến phần hành kế toán của mình theo đúng chế độ lƣu trữ chứng từ kế toán của nhà nƣớc. Chịu trách nhiệm trƣớc kế toán trƣởng, ban giám đốc và các vấn đề liên quan đến kho hàng hóa.
Kế toán tiền mặt, TGNH: kiểm tra theo dõi việc cập nhật báo cáo hàng ngày kịp thời và chính xác tình hình thu, chi quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, vốn tín dụng tại công ty. Cuối tháng tổng hợp các báo cáo kịp thời và chính xác. Các báo gửi cho các bộ phận liên quan kiểm tra đối chiếu số liệu, kịp thời phát hiện những sai lệch các số liệu trình lên kế toán trƣởng để có biện pháp xử lý.
Kế toán TSCĐ: cập nhật danh mục phân loại lý lịch tài sản cố định của công ty; theo dõi và lập quyết định tăng giảm tài sản cố định; trích khấu hao tài sản cố định theo đúng chế độ nhà nƣớc ban hàng và quy định của công ty; tập hợp chi phí sửa chữa tài sản cố định.
Kế toán tiền lương và BHXH: theo dõi tình hình thanh toán tiền lƣơng, bảo hiểm, kinh phí công đoàn. Hàng tháng kiểm tra tính chính xác, hợp lý, hợp lệ bảng chấm công và các giấy tờ liên quan đến tính lƣơng, tính thƣởng, lập bảng tổng hợp thanh toán tiền lƣơng, bảo hiểm và các chế độ khác, trích lập bảng phân bổ tiền lƣơng, bảo hiểm, kinh phí công đoàn trình kế toán trƣởng và các bộ phận liên quan.
Thủ quỹ: kiểm tra và theo dõi việc cập nhập sổ sách, báo cáo hàng ngày, hàng tháng tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt tại công ty có xác nhận của kế toán thanh toán và kế toán trƣởng. Kiểm tra việc lập chứng từ thu, chi có hợp lý, hợp lệ theo đúng quy định và đầy đủ trƣớc khi thu, chi tiền mặt; không đƣợc thu, chi tiền mặt khi các thủ tục chƣa đúng với quy định của công ty.
2.1.4.2.Chế độ chính sách kế toán áp dụng tại Công ty
Chế độ kế toán :
Công ty thực hiện công tác kế toán theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC – ban hành theo quyết định của Bộ tài chính ngày 14/9/2006.
Năm tài chính : Bắt đầu từ 01/01/N đến 31/12/N
Kỳ kế toán : Tháng
Đơn vị tiền tệ : VNĐ - Đồng Việt Nam.
(Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không phải là Đồng Việt Nam phải quy đổi về Đồng Việt Nam theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.)