Ngoài ra thì đại lý cũng có thể trực tiếp cung cấp sản phẩm bảo hiểm cho khách hàng mà không thông qua cộng tác viên.
Các văn phòng giao dịch còn được coi là các tổng đại lý của công ty. Đại lý sẽ trực tiếp quản lý các cộng tác viên của mình, còn các văn phòng giao dịch lại quản lý đại lý của mình. Cán bộ doanh nghiệp chỉ quản lý các văn phòng giao dịch, có thể quản lý cả hồ sơ của đại lý nhưng không trực tiếp quản lý hồ sơ cộng tác viên (tức là công ty chỉ quản lý hồ sơ đến cấp đại lý).
Các văn phòng giao dịch có thể là cấp tỉnh hay cấp huyện. Các văn phòng sẽ tìm kiếm đại lý. Mỗi năm công ty sẽ tổ chức từ 4 đến 5 lớp học để đào tạo đại lý mới. Các đại lý này có thể đưa sản phẩm bảo hiểm trực tiếp đến khách hàng hoặc cũng có thể thông qua cộng tác viên, và cộng tác viên sẽ là người giao dịch với khách hàng.
Các đại lý có thể là các cá nhân hay tổ chức như hội phụ nữ các thôn, xóm; có thể là ngân hàng liên kết với công ty bảo hiểm (bancassurance); các showroom ô tô… (Với bancassurance thì cán bộ doanh nghiệp sẽ trực tiếp quản lý hệ thống này mà không qua các văn phòng giao dịch).
Cộng tác viên có thể là cá nhân, có thể là các xưởng sửa chữa xe, các văn phòng phẩm…những người này thì thường xuyên tiếp xúc với khách hàng và sẽ cung cấp dịch bảo hiểm khi khách hàng có nhu cầu.
Trong sơ đồ trên thì hệ thống bán lẻ chủ yếu của PVI Bắc Sông Hồng là qua hệ thống đại lý.
Khi cung cấp bảo hiểm cho khách hàng, các cộng tác viên sẽ báo phát sinh lại cho đại lý trong vòng 24 giờ mọi thông tin về khách hàng, loại ấn chỉ bảo hiểm và số seri của ấn chỉ… Đại lý lại báo lại cho văn phòng giao dịch (tổng đại lý) và văn phòng giao dịch sẽ báo lại cho cán bộ doanh nghiệp để cán bộ kịp thời nhập dữ liệu vào hệ thống phần mềm công ty, đảm bảo quyền lợi của khách hàng ngay sau đó. Mọi báo phát sinh này đều được thực hiện trong vòng 24 giờ.
Sơ đồ 2.3: Báo cáo phát sinh
Cộng tác viên Đại lý Phòng giao
dịch
Cán bộ doanh nghiệp
(Nguồn: PVI Bắc Sông Hồng) Khi có sự kiện bảo hiểm xảy ra, khách hàng có thể báo với cộng tác viên hoặc đại lý hoặc các văn phòng giao dịch, thậm chí có thể báo trực tiếp cho cán bộ doanh nghiệp về sự kiện bảo hiểm để công ty kịp thời giải quyết.
2.3.2. Kết quả hoạt động của hệ thống bán lẻ bảo hiểm xe cơ giới của công tybảo hiểm PVI Bắc Sông Hồng- Bắc Ninh. bảo hiểm PVI Bắc Sông Hồng- Bắc Ninh.
Sau khi thành lập năm 2007, chiến lược kinh doanh chủ yếu của PVI Bắc Sông Hồng là xây dựng các kênh bán hàng trực tiếp, có nghĩa là cán bộ công ty tự khai thác và gặp gỡ trực tiếp với khách hàng, không thông qua các hệ thống đại lý.
Kênh bán hàng của PVI Bắc Sông Hồng lúc này là:
Kết quả là doanh thu năm 2008 của công ty chỉ đạt 12.275,87 triệu đồng, không hoàn thành kế hoạch năm (đăng kí doanh thu năm 2008 là 15 tỷ), không đáp ứng được đúng với tiềm năng phát triển của thị trường cũng như kỳ vọng của Tổng công ty.
Với mục tiêu nâng cao doanh số, mở rộng thị phần PVI Bắc Sông Hồng đã không ngừng nỗ lực phát triển mạng lưới bán lẻ. Cuối năm 2009 phát triển hệ thống đại lý và kết quả đạt được với bảo hiểm xe cơ giới đã có một số điểm nổi bật sau:
Bảng 2.5: Tình hình phát triển hệ thống bán lẻ bảo hiểm xe cơ giới giai đoạn 2008 - 2011
Năm Số lượng văn phòng giao dịch
Số lượng đại lý Số lượng cộng tác viên
2008 5 0 0
2009 7 85 800
2010 12 116 1006
2011 10 150 1257
Nhìn vào bảng trên ta thấy số lượng văn phòng giao dịch cũng như số lượng đại lý và cộng tác viên đều tăng qua các năm, riêng có năm 2011 là giảm so với năm 2010. Năm 2008, do chiến lược kinh doanh chủ yếu của PVI Bắc Sông Hồng chủ kênh bán hàng trực tiếp nên hệ thống đại lý và cộng tác viên hầu như là không có. Do mới đi vào hoạt động nên công ty chỉ có 5 văn phòng giao dịch ở các tỉnh khu vực hoạt động.