Trên tinh thần nguyên tắc tăng cờng quyền hạn và ý thức trách nhiệm của chi nhánh khu vực cũng nh nhằm phục vụ khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất, Công ty PTI đã quy định phân cấp bồi thờng cho các công ty. Chi nhánh PTI Hải Phòng là chi nhánh cấp I và cũng là chi nhánh lớn, trọng điểm ở miền Bắc nên đợc Tổng công ty quy định hạn mức phân cấp bồi thờng đối với nghiệp vụ này là 5.000 USD/vụ (tơng đơng 90 Triêụ đồng). Trong trờng hợp có những hồ sơ vợt phân cấp, chi nhánh phải thu nhập đầy đủ hồ sơ bồi thờng theo quy định khẩn trơng làm báo cáo có ý kiến của đơn vị gửi về Công ty để xem xét bồi thờng.
Quy trình giải quyết bồi thờng ở chi nhánh PTI Hải Phòng cũng đợc tiến hành theo các bớc sau:
a. Tiếp nhận thông tin, kiểm tra và bổ sung hồ sơ
+ Tiếp nhận thông tin: Bồi thờng viên tiếp nhận thông tin, thu thập hồ sơ bồi thờng từ bộ phận giám định và/ hoặc từ khách hàng.
+ Kiểm tra và bổ sung hồ sơ: bồi thờng viên kiểm tra, xem xét các chứng từ của bộ hồ sơ bồi thờng, đồng thời liệt kê các chứng từ vào danh mục hồ sơ giám định, bồi thờng. Thông thờng một bộ hồ sơ bồi thờng nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá vận chuyển nội địa bao gồm các chứng từ sau:
- Giấy yêu cầu bồi thờng
- Đơn bảo hiểm và/ hoặc Hợp đồng bảo hiểm bản chính - Giấy sửa đổi bổ sung (nếu có)
- Hoá đơn gửi hàng kèm tờ kê chi tiết hàng hoá và / hoặc phiếu ghi trọng lợng
- Phiếu vận chuyển và / hoặc hợp đồng vận chuyển – bản chính - Biên bản giám định – bản chính
- Th dự kháng / thông báo tổn thất - Hoá đơn thơng mại – bản chính
- Phiếu đóng gói – bản chính
- Các chứng từ liên quan đến hồ sơ đăng kiểm phơng tiện vận chuyển Bồi thờng viên kiểm tra các chứng từ có đầy đủ không, có hợp pháp, hợp lệ không, có thể hiện đầy đủ các chi tiết phục vụ cho công tác bồi thờng không. Nếu có thiếu sót, nhầm lẫn thì phải yêu cầu khách hàng bổ sung hoặc hiệu đính lại.
b. Xem xét bồi thờng
Để xem xét tổn thất xảy ra đối với háng hoá đợc bảo hiểm có thuộc trách nhiệm bảo hiểm hay không cần lu ý các khía cạnh sau:
- Phí bảo hiểm: nếu thời điểm xảy ra tổn thất nằm trong thời hạn thanh toán phí bảo hiểm và khách hàng đã thanh toán hoặc cha thanh toán phí bảo hiểm tính cho đến thời điểm xảy ra tổn thất thì bảo hiểm vẫn có hiệu lực. Bồi thờng viên yêu cầu khách hàng thanh toán phí bảo hiểm ngay( nếu cha thanh toán) và thực hiện bồi thờng. Nếu thời điểm xảy ra tổn thất nằm ngoài thời hạn thanh toán phí bảo hiểm và khách hàng cha thanh toán phí bảo hiểm cho đến thời điểm xảy ra tổn thất thì bảo hiểm không có hiệu lực. Điều này đồng nghĩa với việc tổn thất không nằm trong phạm vi bảo hiểm.
- Quyền lợi bảo hiểm: theo quy định, ngời đợc bảo hiểm chỉ có thể khiếu nại đòi bồi thờng tại thời điểm xảy ra tổn thất, ngời đợc bảo hiểm có quyền lợi đợc bảo hiểm trên cơ sở hợp đồng bảo hiểm. Thông thờng quyền lợi bảo hiểm là quyền sở hữu của chủ hàng. Do đó, ngời khiếu nại phải đa ra đợc các chứng từ chứng minh quyền này nh: hợp đồng mua bán, phiếu vận chuyển, chứng từ xác nhận thanh toán tiền hàng, trong trờng hợp làm hộ thì phải có uỷ quyền theo pháp luật.
- Thời hạn bảo hiểm: thời hạn bảo hiểm đợc quy định trên cơ sở phù hợp giữa thời gian và không gian của đối tợng bảo hiểm, sự khẩn trơng hợp lý của ngời đợc bảo hiểm. Bồi thờng viên phải xem xét xem thời điểm xảy ra tổn thất có nằm trong thời gian bảo hiểm cho đối tợng bảo hiểm không, tổn thất của đối tợng bảo hiểm có nằm trong chuyến hành trình đợc quy định trong hợp dồng bảo hiểm không. Ngời đợc bảo hiểm phải hành động khẩn trơng hợp lý trong mọi trờng hợp và trong phạm vi khả năng của họ. Nếu ngời bảo hiểm phát hiện đợc sự chậm trễ do Ngời đợc bảo hiểm gây ra thì hợp đồng bảo hiểm
sẽ kết thúc vào lúc xảy ra sự chậm trễ đó. Đơng nhiên trong trờng hợp này nếu tổn thất xảy ra sau thời điểm xảy ra sự chậm trễ thì tổn thất đó sẽ không thuộc phạm vi trách nhiệm bảo hiểm.
- Điều kiện bảo hiểm: sau khi xác định đợc ngời khiếu nại có quyền lợi bảo hiểm, tổn thất xảy ra trong thời hạn bảo hiểm, bồi thờng viên cần phải điều tra xem tổn thất có đợc bảo hiểm theo điều kiện bảo hiểm đợc quy định trong hợp đồng bảo hiểm, quy tắc bảo hiểm không.
- Những rủi ro loại trừ: những rủi ro loại trừ đợc quy định trong hợp đồng bảo hiểm, quy tắc bảo hiểm, điều khoản bảo hiểm. Bồi thờng viên cần xác định tổn thất có phải do những rủi ro loại trừ gây ra hay không.
- Các thoả thuận riêng trong hợp đồng bảo hiểm: các thoả thuận riêng ( nếu có) đợc quy định trong trong hợp đồng bảo hiểm. Bồi thờng viên cần xem xét tổn thất có thuộc các thoả thuận riêng đó hay không.
Trên cơ sở xem xét các khía cạnh trên, nếu tổn thất thuộc phạm vi trách nhiệm bảo hiểm thì cán bộ xét bồi thờng lúc này phải tính đến số tiền dự tính bồi thờng, rồi làm tờ trình để trình lãnh đạo theo phân cấp bồi thờng xem xét và cho ý kiến về việc bồi thờng.
c. Thanh toán bồi thờng.
Giai đoạn cuối cùng trong quá trình giải quyết bồi thờng là việc thanh toán bồi thờng. Sau khi lãnh đạo xem xét và đồng ý phê duyệt bồi thờng, cán bộ xét bồi thờng phải gửi thông báo số tiền bồi thờng để lấy ý kiến chấp nhận từ phía khách hàng đồng thời chuẩn bị hồ sơ để đòi ngời nhận tái bảo hiểm hay đòi hỏi ngời thứ ba nếu có. Khi nhận đợc ý kiến chấp nhận của khách hàng số tiền bồi thờng sẽ đợc chuyển khoản theo số tài khoản của khách hàng. Bên cạnh hoạt động khai thác, thu phí thì xét giải quyết bồi thờng cũng là một khâu then chốt tác động đến số lãi thực thu của chi nhánh nói chung và trong nghiệp vụ bảo hiểm hàng hóa vận chuyển nội địa nói riêng, nếu hiệu quả của công tác giải quyết khiếu nại bồi thờng nâng lên thì góp phần giảm khoản chi, từ đó tăng lợi nhuận và cũng là hiệu quả kinh doanh.
Bảng 5: Tỷ lệ bồi thờng của nghiệp vụ bảo hiểm hàng hóa Vận chuyển nội địa tại chi nhánh PTI Hải Phòng Năm Chi bồi thờng
(triệu đồng) Tổng doanh thu phí (triệu đồng) Tỷ lệ bồi thờng (%) 2005 967 2.756 35%
2006 956 2.532 37%
2007 1.028 3.088 33%
2008 4.453 10.151 44%
2009 3.123 7.659 43%
(Nguồn: Số liệu thống kê củaPTI Hải Phòng)
Qua số liệu trên cho thấy nhìn chung số tiền chi bồi thờng tăng lên qua các năm nhng tốc độ tăng nhỏ hơn tốc độ tăng của doanh thu phí bảo hiểm. Tỷ lệ chi bồi thờng có xu hớng tăng (từ 35% năm 2005 lên 43% năm 2009) và thay đổi theo danh thu đạt đợc, nếu doanh thu cao thì tỉ lệ chi bồi thờng sẽ cao hơn và ngợc lại. Điều này cho thấy công tác đề phòng hạn chế của công ty thực hiện cha tốt, đồng thời các công đoạn từ khai thác, giám định còn bộc lộ nhiều hạn chế.