Tiêu chí bầu thành viên Ban kiểm soát
Theo quy định tại Điều 95 Luật Doanh nghiệp 2005, đối với công ty cổ phần có trên mười một cổ đông là cá nhân hoặc có cổ đông là tổ chức sở hữu trên 50% tổng số cổ phần của công ty phải có Ban kiểm soát.
Ban kiểm soát có từ ba đến năm thành viên nếu Điều lệ công ty không có quy định khác; nhiệm kỳ của Ban kiểm soát không quá năm năm; thành viên Ban kiểm soát có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế [21, Điều 121.1].
Với số lượng thành viên từ ba đến năm thành viên, Ban kiểm soát phải có hơn một nửa thành viên phải thường trú tại Việt Nam. Có ít nhất một thành viên là kế toán viên hoặc kiểm toán viên.
Theo quy định tại Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2005, thành viên Ban kiểm soát phải đáp ứng các tiêu chuẩn và điều kiện sau đây:
- Từ 21 tuổi trở lên, có đủ năng lực hành vi dân sự, không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp theo quy định của luật này; - Không phải là vợ, chồng, cha, cha nuôi, mẹ, mẹ nuôi, anh, chị, em ruột
của thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc, Tổng giám đốc, và người quản lý khác;
- Thành viên Ban kiểm soát không được giữ chức vụ quản lý công ty, và không nhất thiết phải là cổ đông hoặc người lao động của công ty.
Đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp được quy định tại khoản 2 Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2005, bao gồm:
- Cán bộ, công chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức; - Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng
trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam;
- Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong các doanh nghiệp 100% vốn sở hữu nhà nước, trừ những người được cử làm đại diện theo uỷ quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác;
- Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự;
- Người đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị Toà án cấm hành nghề kinh doanh;
- Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật về phá sản. Thù lao của thành viên Ban kiểm soát
Trong trường hợp Điều lệ công ty không có quy định thì thù lao và lợi ích khác của thành viên Ban kiểm soát được thực hiện theo quy định sau đây:
- Thành viên Ban kiểm soát được trả thù lao theo công việc và được hưởng các lợi ích khác theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông. Đại hội đồng cổ đông quyết định tổng mức thù lao và ngân sách hoạt động hàng năm của Ban kiểm soát căn cứ vào số ngày làm việc dự tính, số lượng và tính chất của công việc và mức thù lao bình quân hàng ngày của thành viên Ban kiểm soát;
- Thành viên Ban kiểm soát được thanh toán chi phí ăn, ở, đi lại, chi phí sử dụng dịch vụ tư vấn độc lập với mức hợp lý. Tổng mức thù lao và chi phí này không được vượt quá tổng ngân sách hoạt động hàng năm của Ban
kiểm soát đã được Đại hội đồng cổ đông chấp thuận, trừ trường hợp Đại hội đồng cổ đông có quyết định khác;
- Thù lao và chi phí hoạt động của Ban kiểm soát được tính vào chi phí kinh doanh của công ty theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp, pháp luật có liên quan và phải được lập thành mục riêng trong báo cáo tài chính hàng năm của công ty.
Nghĩa vụ của thành viên Ban kiểm soát
Theo quy định Ban kiểm soát có các nghĩa vụ sau:
- Tuân thủ đúng pháp luật, Điều lệ công ty, các quyết định của Đại hội đồng cổ đông và đạo đức nghề nghiệp trong quá trình thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao;
- Thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp tối đa của công ty và cổ đông công ty;
- Trung thành với lợi ích của công ty và cổ đông công ty, không được sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh của công ty, lạm dụng địa vị và tài sản của công ty để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác.
- Các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2005 và Điều lệ công ty.
Trường hợp vi phạm nghĩa vụ quy định nêu trên mà gây thiệt hại cho công ty hoặc người khác thì thành viên Ban kiểm soát phải chịu trách nhiệm cá nhận hoặc liên đới bồi thường thiệt hại đó. Mọi thu nhập và lợi ích khác mà thành viên Ban kiểm soát trực tiếp hoặc gián tiếp có được do vi phạm nghĩa vụ quy định nêu trên đều thuộc sở hữu của công ty [21, Điều 126.5].
Mặt khác, theo quy định tại khoản 6 Điều 126 Luật Doanh nghiệp 2005, trường hợp phát hiện có thành viên Ban kiểm soát vi phạm nghĩa vụ trong thực hiện quyền và nhiệm vụ được giao thì Hội đồng quản trị phải thông báo bằng văn bản đến Ban kiểm soát, yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả.
Quy trình hoạt động của Ban kiểm soát
Quá trình hoạt động của Ban kiểm soát được quy định trong Điều lệ công ty hoặc thường được quy định trong Quy chế hoạt động của Ban kiểm soát do Đại hội đồng cổ đông phê chuẩn. Công ty niêm yết phải xây dựng cơ chế đảm bảo thành viên Ban kiểm soát có tính độc lập trong hoạt động và thực thi nhiệm vụ theo các quy định của pháp luật và Điều lệ công ty [4, Điều 20.2].
Ban kiểm soát có thể đề ra các nguyên tắc cho các cuộc họp và phương thức hoạt động của Ban kiểm soát sau khi đã tham vấn Hội đồng quản trị. Theo Điều lệ Mẫu, Ban kiểm soát của các công ty niêm yết phải họp ít nhất 2 lần một năm và phải có ít nhất hai thành viên tham dự [3, Điều 37.3], trong khi Quy chế Quản trị công ty lại quy định cuộc họp Ban kiểm soát phải có ít nhất hai phần ba số thành viên tham dự [4, Điều 21.2]. Biên bản họp của Ban kiểm soát phải chi tiết và rõ ràng. Thư ký và các thành viên tham dự họp phải ký vào biên bản cuộc họp. Biên bản họp của Ban kiểm soát phải được lưu trữ như một tài liệu quan trọng của công ty nhằm xác định trách nhiệm của từng thành viên Ban kiểm soát đối với các Nghị quyết của Ban kiểm soát [4, Điều 21.2].
Ban kiểm soát có một Trưởng Ban kiểm soát. Các thành viên Ban kiểm soát sẽ bầu một người trong số họ làm Trưởng Ban kiểm soát [21, Điều 121.2]. Đối với công ty niêm yết, Trưởng Ban kiểm soát phải là cổ đông của công ty [3, Điều 36.1] và có chuyên môn kế toán mà không cần phải là nhân viên kế toán hoặc giám đốc tài chính (hoặc kế toán trưởng) của công ty [4, Điều 18.2]. Trưởng Ban kiểm soát có các quyền và trách nhiệm sau đây [3, Điều 36.1]:
- Triệu tập họp Ban kiểm soát;
- Yêu cầu công ty cung cấp các thông tin liên quan để báo cáo cho các thành viên Ban kiểm soát;
- Lập và ký các báo cáo của Ban kiểm soát sau khi đã tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị để trình lên Đại hội đồng cổ đông.
Báo cáo của Ban kiểm soát
Báo cáo thẩm định của Ban kiểm soát phải có sẵn ở Trụ sở chính và các chi nhánh của công ty không muộn hơn 7 ngày làm việc trước ngày khai mạc cuộc họp thường niên của Đại hội đồng cổ đông nếu Điều lệ công ty không có quy định khác [21, Điều 128.4].
Đối với công ty niêm yết, Báo cáo hoạt động của Ban kiểm soát trình Đại hội đồng cổ đông phải tối thiểu có các nội dung sau [4, Điều 28]:
- Hoạt động của Ban kiểm soát;
- Tổng kết các cuộc họp và các quyết định của Ban kiểm soát; - Kết quả giám sát tình hình hoạt động và tài chính của công ty;
- Kết quả giám sát đối với thành viên Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc điều hành;
- Đánh giá phối hợp hoạt động giữa Ban kiểm soát, Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc và cổ đông.
2.2 Thực tiễn hoạt động của Ban kiểm soát trong quản trị nội bộ Công ty cổ phần ở Việt Nam hiện nay
Theo các quy chế mới nhất, Ban kiểm soát có vị thế tương đối độc lập. Về mô hình, Ban kiểm soát có thể ngang cấp với Hội đồng quản trị và trên cả Ban giám đốc. Song trên thực tế, Ban kiểm soát còn rất nhiều khó khăn để đạt được vị trí chỉ ngang bằng so với cả Ban giám đốc.
Thực tế ở Việt Nam cho thấy Ban kiểm soát đã chưa thể hiện đầy đủ vai trò bảo vệ cổ đông và nhà đầu tư. Do đó, rủi ro mà nhà đầu tư và cổ đông phải gánh chịu từ “sự lép vế” của Ban kiểm soát là rất lớn.
Đọc báo cáo của Ban kiểm soát trong các kỳ đại hội, cổ đông thường có cảm giác rằng các báo cáo này chỉ là bản sao các báo cáo của Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc. Nội dung chủ yếu là “khen” Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc, rất ít thông tin có ích cho cổ đông. Trong một số trường hợp, những vấn đề cần đưa vào báo cáo của Ban kiểm soát đã được thống nhất trước với Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc trong phiên họp “trù bị” trước đó rồi. Do đó, tại đại hội, vai trò của Ban kiểm soát chỉ là ngồi cho đủ ban bệ.
Trong thời gian qua, có rất nhiều việc làm sai trái của Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi ích của cổ đông nhưng không hề có tiếng nói cảnh báo nào từ Ban kiểm soát cho đến khi sự việc bị phát hiện. Với tư cách là chủ sở hữu công ty và là người bầu ra Ban kiểm soát, chắc chắn cổ đông có lý do để bất bình về vai trò, chức năng và hoạt động thực tế của Ban kiểm soát trong công ty.
2.2.1. Ban kiểm soát chƣa thực sự phát huy đƣợc vai trò của mình
Trong các công ty cổ phần, đặc biệt là các công ty đại chúng và công ty niêm yết, vai trò của Ban kiểm soát là hết sức quan trọng. Ngoài chức năng chính là giám sát hoạt động của Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc/ Giám đốc, nhằm ngăn chặn và phát hiện những trường hợp sai phạm, thiếu sót, bất minh, bất hợp lý, xung đột lợi ích… trong việc quản lý, điều hành công ty; Ban kiểm soát còn đóng vai trò quan trọng trong việc đề xuất các biện pháp, giải pháp khắc phục, cải tiến để hoạt động quản lý, điều hành công ty đạt được hiệu quả cao nhất.
Trong một công ty hoạt động minh bạch, hoặc có mong muốn hoạt động minh bạch, Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc/Giám đốc, công ty luôn nhìn nhận Ban
kiểm soát dưới góc độ vừa là người “thổi còi”, giúp Hội đồng quản trị chấm dứt các sai phạm, để không đi quá xa; vừa là người hỗ trợ tích cực cho các hoạt động cải tiến, đặc biệt trong các lĩnh vực “nhạy cảm” như quản lý tài chính, quản lý đầu tư, quản lý quan hệ cổ đông…
Tuy nhiên, trên thực tế Ban kiểm soát thực thi quyền hành của mình còn rất hạn chế; hoạt động của Ban kiểm soát trong một số công ty thậm chí còn chưa được xác định đúng như luật định. Có không ít doanh nghiệp còn nhầm Ban kiểm soát như một công cụ thanh, kiểm tra của Hội đồng quản trị. Do vậy, trong hoạt động, Ban kiểm soát thường mới chỉ thực hiện được những yêu cầu, đề nghị của Hội đồng quản trị, chưa thực sự khẳng định được tính độc lập trong quá trình thực thi.
Lập ra Ban kiểm soát để bảo vệ lợi ích cho mình nhưng đôi khi chính cổ đông lại không hiểu đúng vai trò của họ. Đại hội đồng cổ đông chỉ họp một, hai lần trong một năm và mỗi phiên họp thường diễn ra trong một ngày. Do đó, có trường hợp, do thời gian quá gấp rút, Đại hội đồng cổ đông chỉ kịp bầu ra Ban kiểm soát, và trao quyền cho Chủ tịch Hội đồng quản trị ban hành quy chế hoạt động của Ban kiểm soát. Được trao quyền này, lẽ dĩ nhiên là Chủ tịch Hội đồng quản trị sẽ giới hạn quyền của Ban kiểm soát tới mức có thể nhằm mở rộng quyền của mình. Thậm chí, tại một số công ty, cổ đông còn chấp thuận cho Hội đồng quản trị bổ nhiệm thành viên Ban kiểm soát, và tất nhiên là Hội đồng quản trị sẽ bổ nhiệm “người
trong nhà” để tăng thêm quyền lực cho mình và để “cùng hội cùng thuyền”. Ngoài
ra, tại một số công ty, Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc nhiều khi cũng không rõ vai trò của Ban kiểm soát, coi Ban kiểm soát chỉ là một phòng Ban trong công ty, thậm chí ngay cả Ban kiểm soát cũng không rõ vai trò và quyền hạn của mình. Vì thế sự tồn tại của Ban kiểm soát nhiều khi mang nặng tính hình thức.
Vấn đề quy định cung cấp thông tin cho Ban kiểm soát còn rất thụ động, nếu không muốn nói cơ chế này dường như bị Hội đồng quản trị, người có nghĩa vụ cung cấp cố tình quên lãng. Chỉ khi có yêu cầu thì Ban kiểm soát mới có quyền lấy
thông tin, thông tin được cung cấp theo yêu cầu của Ban kiểm soát và không phải bất cứ thông tin nào yêu cầu mà Ban kiểm soát cũng có thể lấy được. Thực tế mà nói, với số lượng thông tin ấy, Ban kiểm soát không thể nào theo dõi, giám sát thường xuyên hoạt động của người quản lý, không thể phát hiện những vấn đề nảy sinh. Do vậy, chưa thể ngăn ngừa khả năng lạm dụng quyền của người quản lý trong công ty.
Hơn nữa, Ban kiểm soát thường xuyên bị Hội đồng quản trị chi phối bởi thành viên Hội đồng quản trị; đồng thời là những cổ đông lớn, họ quyết định cả về địa vị, tiền lương của thành viên Ban kiểm soát. Điều phi lý trong quy trình hoạt động của mình, Ban kiểm soát phải báo cáo và tham khảo ý kiến của đối tượng được giám sát là Hội đồng quản trị về kết quả giám sát.
Bên cạnh đó, mặc dù các quy định pháp luật đã trao cho Ban kiểm soát quyền được triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông khi Hội đòng quản trị không triệu tập họp hoặc có vi phạm nghĩa vụ quản lý, nhưng trên thực tế ở Việt Nam hiện nay, thực tế cho thấy, rất hiếm trường hợp Ban kiểm soát thực thi quyền hạn này.
Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến việc Ban kiểm soát chưa thực sự phát huy được vai trò, trách nhiệm của mình đối với các cổ đông. Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc thường không ưa Ban kiểm soát vì nếu có họ, Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc sẽ không thể quyết định các vấn đề theo theo kiểu “dọc ngang nào biết
trên đầu có ai” mà phải luôn dè chừng Ban kiểm soát với tư cách là cơ quan tư pháp
có thể “thổi còi”. Vì thế, Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc luôn tìm cách để tránh khỏi sự kiểm soát đó. Đây là nguyên nhân khiến hoạt động của Ban kiểm soát không hiệu quả.
2.2.2. Hoạt động của Ban kiểm soát chƣa độc lập
Theo luật định, thành viên Ban kiểm soát không được giữ các chức vụ quản lý công ty. Nghĩa là thành viên Ban kiểm soát sẽ chỉ là một người lao động bình
thường, một nhân viên cấp thấp trong công ty. Trong vai trò kiểm soát viên, họ cần độc lập với Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc, còn trong vai trò người lao động,