Về phương diện lý luận, sự hoàn thiện các quy định pháp luật về quản trị
công ty luôn có tính tương đối, thích ứng với từng giai đoạn phát triển của nền kinh tế. Vì vậy, việc xây dựng, hoàn thiện các quy định của pháp luật về quản trị công ty phải được xác định là một quá trình liên tục, lâu dài, với những bước đi và giải pháp
thích hợp. Việc hoàn thiện các quy định về quản trị công ty một mặt nhằm khắc phục kịp thời những khó khăn cho việc tổ chức vận hành công ty, mặt khác phải hướng tới việc tạo dựng hành lang pháp lý đầy đủ và phù hợp, đáp ứng nhu cầu phát triển ổn định lâu dài của loại hình công ty cổ phần.
Việc hoàn thiện khung pháp lý về Ban kiểm soát trong quản trị nội bộ công ty cổ phần cũng tuân thủ những vấn đề mang tính nguyên tắc nêu trên. Với cách tiếp cận như vậy, từ những cơ sở lý luận và thực tiễn Ban kiểm soát trong quản trị nội bộ công ty cổ phần ở Việt Nam, việc hoàn thiện các quy định của pháp luật về Ban kiểm soát cần lưu ý những vấn đề như sau:
Thứ nhất, thành lập Ban kiểm soát
Luật Doanh nghiệp 2005 đã thiết kế một khung pháp lý tương đối đầy đủ và phù hợp để thành lập nên một Ban kiểm soát với những điều kiện thuận lợi để thực hiện vai trò, chức năng giám sát, kiểm soát một cách hiệu quả nhất.
Tuy nhiên, thực tế thành lập Ban kiểm soát trong các công ty cổ phần, đặc biệt là các công ty đại chúng, công ty niêm yết ở Việt Nam dường như chỉ tuân thủ về mặt hình thức, tức là chỉ thành lập Ban kiểm soát để đảm bảo “đủ ban đủ bệ” theo quy định của pháp luật. Ban kiểm soát có thực sự đáp ứng được điều kiện, tiêu chuẩn về mặt nội dung để đảm bảo về mặt chuyên môn, tính chuyên môn, hiệu quả trong hoạt động thực tế là yếu tố chưa được các công ty quan tâm đúng mực.
Vì vậy, để việc thành lập Ban kiểm soát không chỉ là hình thức, trước hết, các quy định của Luật Doanh nghiệp cần đưa ra các tiêu chuẩn, điều kiện “nghiêm
ngặt” hơn, đặc biệt là về chuyên môn nghiệp vụ và tính khách quan, độc lập trong
quá trình thành lập Ban kiểm soát.
Nhìn chung, các thành viên Ban kiểm soát nên được lựa chọn dựa trên kinh nghiệm và chuyên môn của họ về lĩnh vực tài chính (bao gồm: kiểm toán, kế toán).
Chỉ những người có uy tín cá nhân và phẩm chất đạo đức tốt mới nên được chọn vào Ban kiểm soát. Điều lệ và các quy chế nội bộ của công ty có thể có những yêu cầu thêm đối với thành viên Ban kiểm soát, ví dụ các thành viên Ban kiểm soát phải thành thạo về kế toán và lập báo cáo tài chính.
Thông lệ tốt về quản trị công ty có một số khuyến nghị cụ thể như sau khi thành lập Ban kiểm soát trong công ty cổ phần [28]:
- Không nên bầu các thành viên Ban kiểm soát ở cùng vị trí đó nhiều hơn 5 nhiệm kỳ liên tiếp ở cùng một công ty, bởi điều này sẽ có ảnh hưởng tiêu cực đến tính độc lập của họ;
- Một người không nên đồng thời là thành viên Ban kiểm soát của 5 công ty hoặc nhiều hơn (ngoại trừ trường hợp các công ty có liên kết);
- Thành viên Hội đồng quản trị của một công ty niêm yết không nên là thành viên Ban kiểm soát của hơn 03 công ty niêm yết khác, trừ khi các công ty có sự liên kết;
- Nếu thành viên Hội đồng quản trị của một công ty đồng thời là thành viên Ban kiểm soát của một công ty khác, trong trường hợp này, thành viên Hội đồng quản trị của công ty thứ hai không được là thành viên Ban kiểm soát của công ty thứ nhất (thành viên tương hỗ).
Hơn nữa, theo quy định của Luật Doanh nghiệp, Ban kiểm soát được thành lập bởi Đại hội đồng cổ đông, tuy nhiên, thực tế lại phát sinh các vấn đề:
- Ban kiểm soát các Tập đoàn kinh tế Nhà nước do Hội đồng quản trị thành lập, Trưởng ban Kiểm soát là thành viên của Hội đồng quản trị được Hội đồng quản trị phân công làm nhiệm vụ. Các thành viên của Ban Kiểm soát do Hội đồng quản trị lựa chọn, bổ nhiệm, miễn nhiệm và cả Ban Kiểm soát hoạt động theo quy chế của Hội đồng quản trị ban hành. Như vậy, cái bóng của Hội đồng quản trị đã phủ lên Ban kiểm soát và khiến bộ
phận này khó có thể thực hiện được chức năng cần có của mình một cách thuận lợi.
- Đối với Ban kiểm soát tại các công ty cổ phần, Đại hội đồng cổ đông chỉ họp một, hai lần trong một năm và mỗi phiên họp thường diễn ra trong một ngày. Do đó, có trường hợp, do thời gian quá gấp rút, Đại hội đồng cổ đông chỉ kịp bầu ra Ban kiểm soát, và trao quyền cho chủ tịch Hội đồng quản trị ban hành quy chế hoạt động của Ban kiểm soát. Được trao quyền này, lẽ dĩ nhiên là chủ tịch Hội đồng sẽ giới hạn quyền của Ban kiểm soát tới mức có thể nhằm mở rộng quyền của mình. Thậm chí, tại một số công ty, cổ đông còn chấp thuận cho Hội đồng quản trị bổ nhiệm thành viên Ban kiểm soát, và tất nhiên là Hội đồng quản trị sẽ bổ nhiệm “người trong nhà” để tăng thêm quyền lực. Vì thế sự tồn tại của BKS nhiều khi mang nặng tính hình thức.
Xuất phát từ thực tế đó, Luật Doanh nghiệp cần quy định rõ ràng, cụ thể hơn các nội dung về:
- Đại hội đồng cổ đông là “cơ quan duy nhất” có quyền bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Ban kiểm soát (áp dụng cho cả Tổng công ty, Tập đoàn kinh tế Nhà nước). Theo đó, Luật Doanh nghiệp cần đưa ra chế tài trong trường hợp Ban kiểm soát được thành lập không đúng với quy định này, ví dụ như việc thành lập Ban kiểm soát không tuân thủ quy định này sẽ dẫn đến vô hiệu, các đối tượng có liên quan phải liên đới chịu trách nhiệm nếu xảy ra trường hợp này.
- Quy chế hoạt động của Ban kiểm soát phải được xây dựng và trình lên Đại hội đồng cổ đông biểu quyết thông qua. Việc quy định một tỷ lệ biểu quyết thông qua quy chế này cũng cần được quy định trong Luật Doanh nghiệp.
Thứ hai, thẩm quyền của Ban kiểm soát
Là cơ quan thực hiện chức năng kiểm tra, giám sát hoạt động của Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính cũng như thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính hàng năm và sáu tháng của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị.
Bên cạnh các quyền, nhiệm vụ được quy định tại Luật Doanh nghiệp, Ban kiểm soát có thể được xem xét để bổ sung thêm thẩm quyền trên cơ sở các thông lệ quốc tế về quản trị công ty. Theo các thông lệ về quản trị công ty, Ban kiểm soát được giao thêm một số thẩm quyền và nhiệm vụ như sau [28]:
- Điều tra các vụ việc sử dụng nguồn thông tin nội bộ;
- Kiểm tra tính hợp lý của khoản thanh toán cho các nhà thầu và các khoản phải nộp ngân sách;
- Kiểm tra tính hợp lý của các khoản trích trước và chi trả cổ tức, cũng như việc thực hiện các cam kết về tài chính của công ty;
- Kiểm tra tính phù hợp của việc sử dụng các quỹ của công ty; - Kiểm tra thời hạn nhận tiền phát hành cổ phiếu;
- Giám sát tính hợp lý của việc định giá các tài sản ròng của công ty;
- Yêu cầu và nhận thông tin liên quan đến các bên liên quan và giao dịch với các bên liên quan;
- Kiểm tra tìn hình tài chính của công ty; đặc biệt là về khả năng thanh toán và tính thanh khoản của tài sản, về khả năng thanh toán các khoản nợ. Hơn nữa, không nên quy định tính trực thuộc của Ban kiểm soát vào Hội đồng quản trị như vấn đề thường xuyên thông báo và tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị. Chỉ nên dừng lại ở nghĩa vụ của Ban kiểm soát là thông báo cho Hội đồng quản trị các vấn đề liên quan trước khi trình lên Đại hội đồng cổ đông để đảm
bảo tính độc lập, khách quan trong hoạt động và kết luận của Ban kiểm soát, hạn chế được việc Hội đồng quản trị thâu tóm, mua chuộc tất cả hoặc đa số thành viên trong Ban kiểm soát để bưng bít những giao dịch tư lợi trước khi Đại hội đồng cổ đông diễn ra.
Thứ ba, quy định rõ nghĩa vụ trách nhiệm pháp lý của Ban kiểm soát
Như đã phân tích ở trên, Luật Doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Doanh nghiệp hiện tại không nêu rõ trách nhiệm mà Ban kiểm soát phải gánh chịu nếu như không làm tròn vai trò của mình.
Liên quan đến quyền khởi kiện của cổ đông, nhóm cổ đông đối với thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc (Tổng giám đốc) và vai trò trung gian của Ban kiểm soát theo quy định tại Điều 25 Nghị định 102, cần có những quy định đặt ra về nghĩa vụ, trách nhiệm pháp lý đối với Ban kiểm soát trong trường hợp (i) Ban kiểm soát không tiến hành khởi kiện khi có căn cứ chứng minh hành vi vi phạm của người quản lý công ty hoặc (ii) Ban kiểm soát đứng về phía người quản lý công ty nhằm xoá bỏ chứng cứ, gây cản trở, khó khăn cho cổ đông, nhóm cổ đông trực tiếp thực hiện quyền khởi kiện. Chỉ khi có những quy định như vậy, vai trò trung gian bảo vệ cổ đông của Ban kiểm soát mới được thực hiện trên thực tế, khi đó, lợi ích của cổ đông và công ty mới được bảo đảm.
Do đó, để các thành viên Ban kiểm soát nhận thức được trách nhiệm của mình khi thực hiện nhiệm vụ, cũng như “lo lắng” đến hậu quả họ phải gánh chịu nếu không làm tròn vai trò của mình, Luật Doanh nghiệp đưa ra các quy định theo hướng cụ thể, chi tiết và đầy đủ về trách nhiệm pháp lý đối với Ban kiểm soát khi họ không làm tròn vai trò của mình, cũng như trong trường hợp Ban kiểm soát vi phạm nghĩa vụ, gây thiệt hại cho công ty hoặc người khác.
Ví dụ, có thể tham khảo các thông lệ về quản trị công ty, tất cả các thành viên của Ban kiểm soát phải ký vào báo cáo của Ban kiểm soát và:
- Người không ký vào báo cáo sẽ phải giải thích lý do; hoặc
- Chỉ ra ai là thành viên từ chối ký báo cáo mà không giải thích lý do từ chối.
Hơn nữa, thành viên Ban kiểm soát tham dự họp Đại hội đồng cổ đông nên dành cho cổ đông cơ hội để hỏi và thảo luận kết quả thẩm tra của Ban kiểm soát.
Thứ tư, thành lập một bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập trực thuộc Ban kiểm soát để giúp Ban kiểm soát thực hiện chức năng của mình.
Thực tế hoạt động của Ban kiểm soát tại công ty cổ phần, đặc biệt là các công ty đại chúng, công ty niêm yết đã nêu ở trên đã chỉ ra rằng, Ban kiểm soát không làm tròn vai trò của mình do không đủ nguồn nhân lực, cũng như việc thiếu vắng một bộ máy giúp việc trong quá trình hoạt động.
Việc thành lập một bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập là một giải pháp bổ sung nguồn nhân lực, tăng cường bộ máy giúp việc cho Ban kiểm soát. Thực tế, trong lĩnh vực ngân hàng, Ngân hàng Nhà nước đã có quy định cụ thể về chức năng kiểm toán nội bộ độc lập trực thuộc Ban kiểm soát để tạo điều kiện cho Ban kiểm soát thực hiện tốt hơn chức năng, vai trò của mình. Những quy định này cũng cần được ghi nhận tại Luật Doanh nghiệp và bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập cũng đã đến lúc xuất hiện trong cơ cấu tổ chức của Ban kiểm soát, để hỗ trợ đắc lực cho Ban kiểm soát thực hiện chức năng của một cơ quan kiểm tra, giám sát thực sự.
Bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập cần am hiểu hoạt động kinh doanh cốt lõi của doanh nghiệp từ đó xác định ra các rủi ro có thể phát sinh, các kiểm soát cần phải thiết lập để ngăn ngừa, giảm thiểu rủi ro, hiểu các yêu cầu, quy định doanh nghiệp cần phải tuân thủ theo quy định của pháp luật, có kinh nghiệm thực hiện các công việc rà soát, kiểm toán.
nghiệp (ERP) ghi nhận các nghiệp vụ tài chính, sử dụng ERP làm công cụ quản lý tự động cho một số các quy trình như quy trình mua/bán, quản lý tài chính, ngân sách do đó bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập cũng cần có kiến thức công nghệ thông tin để có thể thực hiện công việc rà soát, kiểm toán số liệu tài chính một cách hiệu quả.
Thứ năm, quy định về thù lao Ban kiểm soát rõ ràng, độc lập với việc đề xuất của Hội đồng quản trị
Vấn đề thù lao là một trong những nguyên nhân ảnh hưởng đến tính độc lập trong hoạt động của Ban kiểm soát công ty. Thành viên Ban kiểm soát, xét cho cùng, cũng là những người lao động làm công ăn lương và việc kiểm soát lại “những ông chủ” trực tiếp quyết định thu nhập của họ là điều không phải ai cũng dám làm.
Chính vì vậy, cần có những quy định để đảm bảo rằng, thành viên Ban kiểm soát sẽ không còn “bận tâm và lo lắng” về vấn đề thù lao khi thực hiện vai trò kiểm tra, giám sát của mình.
Theo đó, Luật Doanh nghiệp nên quy định bổ sung cơ chế công khai thù lao thành viên Ban kiểm soát cũng như cơ sở, cách thức hưởng thù lao và các lợi ích khác các thành viên Ban kiểm soát. Quyết định vấn đề mức thù lao cho thành viên Ban kiểm soát cần có những cân nhắc khi trao nó cho Hội đồng quản trị xem xét đề đạt trước khi trình lên Đại hội đồng cổ đông.
Thứ sáu, quy định về việc công bố báo cáo của Ban kiểm soát
Báo cáo của Ban kiểm soát thường được trình cho Đại hội đồng cổ đông vào mỗi kỳ họp. Thời gian giữa các kỳ họp lại quá xa và như vậy, báo cáo của Ban kiểm soát không còn tính thời sự. Bên cạnh đó, các quy định hiện hành về chế độ kế toán, các báo cáo hàng năm của công ty cổ phần phải nộp cho cơ quan thuế chỉ gồm bản
cân đối kế toán; báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; báo cáo lưu chuyển tiền tệ và bản thuyết minh báo cáo tài chính [3].
Trong quy định về công bố thông tin của công ty đại chúng, nội dung công bố thông tin về báo cáo tài chính năm cũng chỉ bao gồm các tài liệu trên [2].
Như vậy, báo cáo của Ban kiểm soát không phải là tài liệu bắt buộc phải nộp cho cơ quan quản lý hoặc công bố thông tin theo quy định. Như đã nêu ở trên, báo cáo của BKS là một tài liệu quan trọng, giúp nhà đầu tư và cơ quan quản lý nhà nước có được cái nhìn toàn diện về doanh nghiệp từ góc độ mà các bản báo cáo tài chính không đề cập đến. Thông tin trong báo cáo của Ban kiểm soát có tầm quan trọng không kém các báo cáo tài chính. Do đó, cần phải xem xét việc yêu cầu công ty cổ phần, nhất là công ty đại chúng, phải công bố báo cáo của Ban kiểm soát cùng với báo cáo tài chính.
Tiểu kết:
Ban kiểm soát là một trong những ban góp phần tạo nên sức mạnh của quản