a) Chứng từ sử dụng
2.1.2.2. Nhiệm vụ chính
- Với phương châm “Khách hàng là tài sản vô giá”, Công ty luôn coi khách hàng, các nhà cung cấp, lẫn đơn vị bạn là những người hợp tác đáng tin cậy nhất trong chính sách đối ngoại của Công ty. Bên cạnh đó, Công ty luôn theo đuổi một chính sách đối nội nhất quán từ việc phát triển nguồn nhân lực đến bảo đảm an sinh cho nhân viên và đóng góp cho xã hội.
- Công ty phấn đấu trở thành một trong những Công ty hàng đầu sản xuất bao bì màng ghép tại Việt Nam.
- Để đạt được mục tiêu này Công ty luôn cam kết:
* Tạo ra các sản phẩm có chất lượng ổn định và giá cả cạnh tranh.
* Đầu tư trang thiết bị nâng cao công nghệ nhằm đẩy mạnh sản xuất kinh doanh, đặt trọng tâm vào chất lượng sản phẩm.
* Thực hiện và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
SVTH: Phạm Thị Mỹ Yến 40
2.1.3 Cơ cấu tổ chức, quản lý của công ty:
2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:
Sơ đồ 2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính
2.1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:
Tổng giám đốc: Là người trực tiếp lãnh đạo Công ty, chịu trách nhiệm về chính sách và nghĩa vụ trước cơ quan Nhà nước. Chịu trách nhiệm về hiệu quả sản xuất kinh doanh trước hội đồng thành viên, trực tiếp chỉ đạo phòng Tài Chính - Kế Toán.
Phó Tổng Giám Đốc : Là người chịu trách nhiệm sau Tổng Giám Đốc
(TGĐ). Sẽ thay mặt TGĐ ký kết các hồ sơ giấy tờ khi TGĐ đi công tác. Chịu trách nhiệm về mặt tổ chức sản xuất, tiến độ sản xuất đảm bảo sản phẩm cung ứng và tiêu thụ đáp ứng yêu cầu thị trường nội địa và xuất nhập khẩu. Chịu trách nhiệm về hoạt động của máy móc thiết bị, chất lượng sản phẩm, đảm bảo hoạt động tốt và đạt công suất máy móc thiết bị, nhà xưởng. Trực tiếp theo dõi, chỉ đạo 3 phân xưởng (PX) chính.
Hội đồng thành viên
Tổng Giám đốc
P. Tổng Giám đốc
Ban Kiểm soát
GĐ SX - Kỹ thuật GĐ HC - QTNS P. Tài chính - Kế toán PGĐ Kinh doanh PGĐ SX BP KTH - ISO GĐ CA Giám Đốc CA BP KCS BP Bảo trì BP CB SX BP HC NS BP MUA HÀNG BP BÁN HÀNG BP ĐIỀU ĐỘ BP THIẾT KẾ VPĐD HÀ NỘI
SVTH: Phạm Thị Mỹ Yến 41 Phó Giám Đốc Kinh Doanh: Chỉ đạo và chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của Công ty, trực tiếp chỉ đạo bộ phận mua hàng, bán hàng và điều độ.
Giám Đốc HC-QT-NS: Chịu trách nhiệm trong công tác quản lý tổ chức, tuyển dụng, bố trí nhân sự một cách khoa học, quyết định điều phối và bổ nhiệm lao động…
Giám Đốc Sản Xuất và kỹ thuật: Trực tiếp chỉ đạo và chịu trách nhiệm chính về hoạt động sản xuất sản phẩm, trực tiếp chỉ đạo Khối Văn Phòng Xưởng, Bộ phận KCS và các PX sản xuất, Bộ phận kỹ thuật.
Bộ phận KCS: Kiểm tra quy cách và chất lượng sản phẩm.
Bộ phận Văn Phòng Xưởng: Kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu, chất lượng sản phẩm trước và sau khi sản xuất. Phối hợp với bộ phận mua hàng đề ra định mức sản phẩm cho từng loại. Nghiên cứu để phát triển các sản phẩm mới đa dạng hóa các sản phẩm, nghiên cứu các sản phẩm cùng loại trên thị trường để có biện pháp nâng cao chất lượng sản phẩm của Công ty đảm bảo cạnh tranh.
Bộ phận thiết kế: Chịu trách nhiệm về các mẫu thiết kế, duyệt mẫu. Bộ phận kỹ thuật và phát triển sản phẩm R&D: Phụ trách chỉ đạo kỹ thuật sản xuất các sản phẩm bao bì trong Công ty. Chịu trách nhiệm theo dõi, thực hiện, quản lý hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 -14001
Phòng Tài Chính - Kế Toán:
- Lập kế hoạch tài chính, tính định mức vốn huy động, cổ tức, kế hoạch huy động vốn và sử dụng vốn hiệu quả, hợp lý.
- Tổ chức theo dõi ghi chép, phản ánh một cách chính xác, kịp thời, liên tục và có hệ thống số liệu của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong Công ty. Tính toán CPSX và tính giá thành sản phẩm, xác định kết quả kinh doanh, lên Báo cáo tài chính và phân phối thu nhập.
- Tổ chức thanh toán kịp thời, đầy đủ, đúng hạn các khoản thanh toán, công nợ của Công ty. Tổ chức kiểm kê và đánh giá vật tư, sản phẩm hàng hóa để bảo tồn vốn.
SVTH: Phạm Thị Mỹ Yến 42
2.1.4 Phương hướng phát triển của công ty:
2.1.4.1. Những mặt thuận lợi:
Uy tín Công ty ngày càng được củng cố và nâng cao, tăng về số lượng khách hàng và càng mở rộng về ngành hàng cũng như chủng loại sản phẩm.
Chất lượng sản phẩm được kiễm soát và giữ vững tạo được niềm tin và sự tin tưởng ở khách hàng.
Đội ngũ cán bộ -công nhân tay nghề ngày càng được nâng cao, trình độ quản lý ngày càng chuyên nghiệp và ổn định. Năng lực của ban lãnh đạo điều hành ngày càng kinh nghiệm và chuyên nghiệp, năng động sáng tạo biết phát huy các thời cơ, biến khó khăn thành thuận lợi –hiệu quả.
Được sự đồng thuận và chỉ đạo sâu sắc của hội đồng thành viên trong các hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2010.
2.1.4.2. Những mặt khó khăn:
Ngay từ đầu năm 2013, bằng việc tăng giá điện, xăng dầu và tăng tỷ giá USD của chính phủ đã báo hiệu sẽ là năm có nhiều biến động bất lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Tình hình khủng hoảng kinh tế, phục hồi chậm trên quy mô toàn cầu, ảnh hưởng các ngành kinh tế liên quan đến xuất khẩu, làm giảm sút sản lượng một số ngành hàng. Kinh tế trong nước vào những tháng đầu năm bị giảm sút, nhu cầu tiêu dùng giảm đến 30%, nhiều ngành thu hẹp sản xuất để chống đỡ tồn tại, đến khoảng tháng 7-8-2013 thì tình hình lại khá lên song lại rơi vào thế lạm phát cộng với việc tăng tỷ giá USD lần 2, càng gây nên sự căng thẳng về giá.
Nguồn nguyên liệu nhập khẩu rất khó khăn, không ổn định. Một số nhà sản xuất không đáp ứng đủ nhu cầu và NVL sản xuất thiếu( khan hiếm màng PET, MPET). Tình hình giá NVL nhập khẩu và sản xuất trong nước tăng mạnh ngay từ cuối năm 2012, làm khó khăn trong việc đàm phá giá bán.
Do giá bình quân NVL tăng nên nguồn vốn lưu động cũng phải tăng theo. Bình quân 6 tháng đầu năm Giá NVL tăng khoảng 6,21%. Đến 6 tháng cuối năm vẫn tăng khoảng 24,23%. Và cả năm 2013 tăng khoảng 30,77%.
Tình hình giá NVL ngành nhựa năm 2013 vẫn tăng qua các tháng và có loại tăng đột biến như: màng PET và MPET tăng từ 1.900USD/tấn lên 4.350-
SVTH: Phạm Thị Mỹ Yến 43 5.500 USD/tấn và cho tiếp tục tăng cho đến những ngày cuối năm 2013, khiến công tác dự báo và kế hoạch dự trữ NVL gặp rất nhiều khó khăn.
Tháng 4&5-2013, việc tăng lãi suất cho vay cộng với chính sách thắt chặt tín dụng, giảm lượng giải ngân hoặc giải ngân nhỏ giọt của Ngân hàng đã làm cho tình hình tài chính Công ty càng thêm khó khăn, khiến lựợng nguyên vật liệu tồn kho dự trữ đã ít đi do giá mua ngày càng cao, lại ít hơn nữa do thiếu đồng vốn mua vào.
Các thiết bị mới đầu tư đưa vào sử dụng, bước đầu đã phát huy tác dụng về độ chồng hình, sắc nét… tuy nhiên vẫn chưa vận hành với tốc độ mong đợi để tăng năng suất, và cần có sự đồng bộ về mặt công nghệ như: trục in, mực in, dao gạt mực , kinh nghiệm thao tác v.v…điều này cần có thêm thời gian để đánh giá, hoàn thiện công nghệ.
Về mặt nhân sự: một số cán bộ-công nhân có tay nghề và nhân viên kinh doanh có kinh nghiệm luôn bị các doanh nghiệp, các đơn vị cùng ngành nghề tranh thủ, dụ dỗ, lôi kéo bằng các chính sách tiền lương, thưởng, hoa hồng…
Việc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp cùng ngành ngày càng quyết liệt và gây gắt, đòi hỏi chúng ta phải suy nghĩ cải tiến bộ máy, cải tiến cung cách quản lý, giảm tiêu hao nâng cao chất lượng sản phẩm bằng việc kiễm soát chặt chẽ quy trình sản xuất.
2.1.4.3. Phương hướng hoạt động:
Trước những ảnh hưởng biến động của khủng hoảng kinh tế thế giới và trong nước với những chính sách của chính phủ như: giá NVL thế giới tăng liên tục, thay đổi tỷ giá USD, tăng giá điện, xăng dầu, tăng lãi suất Ngân hàng, v.v…Vì vậy chúng ta cần linh động tìm kiếm nguồn vật tư mới, nhà cung cấp mới và kiễm soát quy trình đầu vào một cách chặt chẽ.
Tiếp tục đầu tư chiều sâu: đổi mới máy móc, thiết bị, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Tận dụng dây chuyền sản xuất hiện đại để nâng cao chất lượng cũng như sản lượng sản phẩm đáp ứng cho nhu cầu thị trường.
Khảo sát và quy hoạch lại về nhân lực ở tất cả các bộ phận: thiết kế, bán hàng, xưởng sản xuất, v.v…
SVTH: Phạm Thị Mỹ Yến 44 Bằng biện pháp củng cố giữ vững thị trường của Công ty trong và ngoài nước.
Nghiên cứu và phát triển thêm sản phẩm mới, đầu tư phát triển thêm thị trường mới ở các tỉnh. Tích cực khai thác thị trường nước ngoài để tăng sản lượng xuất khẩu. Phát triển thương hiệu để gầy dựng lòng tin của khách hàng dành cho những sản phẩm của Công ty.
2.1.5 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty:
Với năng lực kỹ thuật và công nghệ tiên tiến, công ty có đủ khả năng thỏa mãn tất cả các nhu cầu đa dạng của khách hàng trên hầu hết các lĩnh vực sản xuất công nghiệp và nông nghiệp. Ðội ngũ nhân viên chuyên nghiệp được đào tạo tốt cộng với sự đầu tư không ngừng các trang thiết bị hiện đại, đã giúp công ty duy trì mức tăng truởng bình quân 20% hàng năm. Bên cạnh đó, công ty luôn theo đuổi một chính sách đối nội nhất quán từ việc phát triển nguồn nhân lực đến việc bảo đảm an sinh cho nhân viên và đóng góp cho xã hội. Năm 2003 BVQI và QUACERT đã đánh giá và cấp chứng nhận hệ thống đạt tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Năm 2007 BUREAU VERITAS đã cấp chứng nhận ISO 14000:2004.
Sai Gòn Trapaco rất tự hào là đã duy trì và thực hiện đúng các tiêu chuẩn ISO trong suốt thời gian qua.
SVTH: Phạm Thị Mỹ Yến 45
BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
Từ ngày 01/01/2013 đến ngày 31/12/2013
ĐVT:VNĐ
Chi_tieu Ma_so Tm Năm nay Năm trước
1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 VI.25 492,729,112,211.00 413,601,775,794.00
2. Các khoản giảm trừ doanh thu 02 2,172,818,252.00 1,915,780,337.00
3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (10= 01-02) 10 490,556,293,959.00 411,685,995,457.00
4. Giá vốn hàng bán 11 VI.27 408,194,210,972.00 332,336,976,221.00
5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (20=10-11) 20 82,362,082,987.00 79,349,019,236.00
6. Doanh thu hoạt động tài chính 21 VI.26 1,171,290,733.00 1,540,352,969.00
7. Chi phí tài chính 22 VI.28 17,553,103,832.00 19,070,438,515.00
-Trong đó: Chi phí lãi vay 23 15,899,486,043.00 17,923,179,212.00
8. Chi phí bán hàng 24 8,818,319,481.00 8,755,161,639.00
9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 26,489,036,518.00 23,380,699,997.00
10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh (30=20+(21-22)-
(24+25)) 30 30,672,913,889.00 29,683,072,054.00
11. Thu nhập khác 31 1,441,572,976.00 190,339,029.00
12. Chi phí khác 32 859,984,688.00 1,199,390,117.00
13. Lợi nhuận khác (40=31-32) 40 581,588,288.00 -1,009,051,088.00
14. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (50=30+40) 50 31,254,502,177.00 28,674,020,966.00
15. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành 51 VI.30 9,343,482,139.00 5,409,883,267.00
16. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại 52 VI.30 219,404,488.00
17. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp (60=50-51-52) 60 21,911,020,038.00 23,044,733,211.00
18. Lãi cơ bản trên cổ phiếu 70 Bảng 2.1.5 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2013
Từ bảng trên, cho thấy rằng công ty hoạt động có hiệu quả, giữ được mức tăng ổn định về lợi nhuận và càng tạo được lợi thế trên thị trường.
2.1.6 Tổ chức công tác kế toán tại công ty:
2.1.6.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán:
Sơ đồ 2.1.6.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Nguồn: Phòng Kế toán – Tài chính
Kế toán trưởng Kế toán phó, tổng hợp Kế toán công nợ, tiền mặt Thủ quỹ Kế toán vật tư Kế toán giá thành Kế toán TGNH
SVTH: Phạm Thị Mỹ Yến 46
2.1.6.2. Nhiệm vụ của phòng kế toán:
Kế toán trưởng:
- Lập kế hoạch tài chính, định mức vốn lưu động, huy động các nguồn vốn, giám sát việc sử dụng các quỹ của Công ty, thực hiện kiểm tra tài chính.
- Tổ chức và điều hành bộ máy kế toán và thực hiện chức năng nhiệm vụ của công tác kế toán.
- Tham gia ký kết các hợp đồng tín dụng, hợp đồng thế chấp, hạn mức tín dụng vay vốn ngân hàng.
- Kiểm tra xác định kết quả báo cáo tài chính và phân phối thu nhập. - Phân tích hoạt động kinh doanh của công ty.
Kế toán phó, kế toán tổng hợp:
- Tập hợp kiểm tra các chứng từ của các bộ phận kế toán và lập báo cáo tình hình hoạt động của Công ty báo cáo cho Kế toán trưởng. Lên cân đối kế toán và lập báo cáo tài chính.
- Ký và thay Kế toán trưởng khi kế toán trưởng đi công tác.
Kế toán giá thành:
- Hạch toán CPSX và tính giá thành sản phẩm hoàn thành. - Kiểm tra tiêu hao nguyên vật liệu định mức ban đầu.
Kế toán công nợ, kế toán tiền:
- Thực hiện việc theo dõi và báo cáo kịp thời tình hình thu chi tiền mặt và tồn quỹ hàng ngày của Công ty. Lập báo cáo sổ quỹ tiền mặt.
- Theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu, phải trả, tạm ứng, báo cáo kịp thời công nợ cho kế toán trưởng.
Kế toán vật tư, hàng hóa:
- Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, thành phẩm.
- Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện định mức tiêu hao vật tư, phụ liệu.
Kế toán ngân hàng:
- Theo dõi các khoản thu nhập và thanh toán công nợ phải trả thông qua chuyển khoản vào tài khoản tiền gửi của Công ty tại ngân hàng.
SVTH: Phạm Thị Mỹ Yến 47 - Thanh toán các khoản công nợ phải trả thông qua các khoản vay vốn ngân hàng. cân đối và lên lịch thanh toán trả nợ vay ngân hàng đến hạn, báo cáo kế toán trưởng.
Thủ quỹ:
- Thực hiện việc thu chi tiền mặt.
- Kiểm tra chứng từ và quản lý tiền mặt. Báo cáo và đối chiếu với kế toán công nợ, kế toán tiền mặt,…về tình hình thu chi hàng ngày.
- Sắp xếp, lưu trữ chứng từ, sổ sách liên quan đến nghiệp vụ một cách khoa học để dễ truy xuất. Đồng thời thực hiện các công việc khác do Kế toán trưởng phân công.
2.1.6.3. Hệ thống thông tin kế toán tại công ty:
Hình thức kế toán đang được công ty sử dụng trong ghi chép kế toán là hình thức kế toán trên máy vi tính in sổ theo hình thức Nhật ký chung, theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
a) Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính:
Tất cả công việc kế toán đều được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính.
Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong 4 hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức đó. Phần mềm kế toán tuy không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng phải đảm bảo in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định của chế độ kế toán.
Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó. Đơn vị có thể thiết kế mẫu sổ không hoàn toàn giống sổ kế toán ghi bằng tay, tuy nhiên phải đảm bảo các nội dung theo quy định.