Sơ đồ 2.2:Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của Nhà in Ngân hàng Agribank
Giám đốc
Là người đại diện theo pháp luật của Nhà in ngân hàng Agribank đồng thời là người trực tiếp quản lý, tổ chức và điều hành mọi hoạt động theo chủ trương của nhà nước và điều lệ của nhà máy. Ký kết, thực hiện các hợp đồng với các bên liên quan theo quy định của pháp luật . Đề ra các chiến lược kinh doanh và phát triển công ty, điều hành Nhà in thực hiện hoàn thành các chiến lược đặt ra. Phê duyệt các kế hoạch hàng năm đặt ra cho toàn công ty cũng như từng phòng ban của công ty.
Hai phó giám đốc, kế toán trƣởng, trƣởng phòng hành chính nhân sự,
các quản đốc phân xƣởng là người tham mưu cho Giám đốc vừa trực tiếp quản lý
các phòng ban thuộc trách nhiệm của mình và cung cấp những thông tin đầy đủ về Giám đốc
Phó Giám đốc phụ trách sản xuất kinh doanh
Ban Giám đốc Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật Phòng Kỹ thuật Phòng Đảm bảo chất lượng Phòng sản xuất kinh doanh Phòng cung ứng - kho Phòng kế toán thống kê Phòng hành chính nhân sự Phòng chế bản 02 Phân xưởng in Phân xưởng hoàn thiện Bộ phận trực tiếp sản xuất
mọi hoạt động của Nhà in để giúp Giám đốc có những quyết định sáng suốt nhằm hoàn thành các kế hoạch cũng như các chiến lược để công ty ngày càng phát triển.
Phòng Hành chính nhân sự
Ban hành điều lệ, quy chế, quy định, nội dung hoạt động của các bộ phận trong công ty. Giúp việc, tham mưu, cố vấn cho Giám đốc về các mặt công tác, bố trí tuyển dụng và đào tạo lao động, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công nhân viên. Tổ chức kiểm tra vệ sinh công nghiệp, sinh hoạt.
Quản lý, theo dõi, kiểm tra về mặt hiện vật các tài sản của Nhà máy như: trụ sở, nhà xưởng,kho bãi, thực hiện công tác phòng cháy chữa cháy để kế hoạch sản xuất được tuyệt đối an toàn.
Phòng kế toán tài chính
Tổ chức thực hiện công tác hạch toán, kế toán thống kê hoạt động kinh doanh của Nhà in theo đúng quy định của chuẩn mực kế toán và các văn bản chế độ, quy định, thông tư hướng dẫn về kế toán tài chính, bao gồm:
- Kiểm tra, đối chiếu và lập các chứng từ kế toán, tổ chức luân chuyển và lưu trữ, bảo quản chứng từ theo đúng quy định. Mở đầy đủ hệ thống sổ kế toán phù hợp với các chế độ, quy định hiện hành của nhà nước và yêu cầu quản lý của công ty để ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời và có hệ thống sự biến động về nguồn vốn và sử dụng vốn trong hoạt động kinh doanh của Nhà máy.
- Lập các báo cáo tài chính và báo cáo thống kê trong kỳ kế toán để gửi đến các cơ quan quản lý theo đúng quy định hiện hành.
- Trích lập và sử dụng quỹ theo đúng chế độ của nhà nước
- Đề xuất và tham mưu cho Giám đốc về việc phân bổ quỹ lương, quỹ khen thưởng, phúc lợi theo đúng chế độ cho người lao động.
Phòng sản xuất kinh doanh
Trực tiếp giao dịch với khách hàng, chịu trách nhiệm lập và lưu trữ các hợp đồng kinh tế đồng thời dựa vào hợp đồng để lập ra Phiếu sản xuất.
Thực hiện các hoạt động marketing, tiếp thị sản phẩm của Nhà in ra bên ngoài, đề xuất cho ban giám đốc các chương trình tài trợ, khuyến mãi và dịch vụ sau bán hàng
Trực tiếp tham gia vào các hoạt động mua bán hàng hoá, vật tư phục vụ cho sản xuất kinh doanh, theo dõi diễn biến giá cả thị trường để phản ảnh cho ban giám đốc.
Phòng cung ứng – kho
Lập kế hoạch vật tư theo từng Phiếu sản xuất do phòng sản xuất kinh doanh chuyển tới.
Kết hợp với phòng sản xuất kinh doanh trong việc đánh giá và lựa chọn các nhà cung cấp cho phù hợp với yêu cầu chất lượng và giá cả khi thực hiện các hợp đồng kinh tế mua nguyên vật liệu, phụ tùng, công cụ dụng cụ.
Đảm bảo an toàn về mặt vật chất, ngăn chặn việc mất cắp, phòng chống cháy nổ hoặc các tổn hại khác liên quan đến vật tư hàng hoá đồng thời ghi nhận một cách chính xác số lượng nhập xuất tồn của hàng hoá trong kho.
Phòng chế bản điện tử:
Tạo mẫu cho sản phẩm phải đa dạng, có kỹ thuật, mỹ thuật theo đúng yêu cầu của khách hàng. Xuất phim và tạo bản kẽm cho phân xưởng in tiến hành in sản phẩm. Nắm bắt các thông tin về sự phát triển của công nghệ in và các mẫu mã, kiểu dáng mới nhằm đa đạng hoá các sản phẩm và tư vấn cho khách hàng.
Phân xƣởng in và phân xƣởng hoàn thiện
Trực tiếp sản xuất theo Phiếu sản xuất được phê duyệt, làm phiếu xin lĩnh vật tư, hàng hoá cho kho cung ứng để nhận các loại nguyện vật liệu phục vụ cho sản xuất.
Phải theo dõi, giám sát, đôn đốc quá trình sản xuất cho đúng tiến độ, kịp thời nhận biết hàng chạy lỗi và có biện pháp xử lý kịp thời (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Có trách nhiệm giao hàng cho kho theo đúng thời gian quy trình với những sản phẩm phù hợp với các yêu cầu kỹ thuật được đưa ra.
Phòng kỹ thuật
Có trách nhiệm kiểm tra máy móc theo định kỳ
Tham mưu cho ban giám đốc khi có nhu cầu mua các loại máy móc, thiết bị Khi có máy móc, thiết bị văn phòng, hệ thống điện hư hỏng hay phiếu yêu cầu sửa chữa, phải tiến hành mua mới, thay thế hoặc xử lý kịp thời tránh gây chậm trễ, làm ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh.
Phòng đảm bảo chất lƣợng (KCS)
- Đối với hàng hoá, nguyên vật liệu đầu vào:
Tiến hành lấy mẫu kiểm tra chất lượng và số lượng. Có trách nhiệm tham mưu cho Ban giám đốc về chất lượng hàng hoá của đơn vị cung cấp
- Đối với sản phẩm đầu ra:
Có trách nhiệm kiểm tra chất lượng trang in, so sánh chất lượng trang in với File mẫu đã được duyệt trước khi giao cho khâu hoàn thiện sản phẩm.
Kiểm tra chất lượng sản phẩm lần cuối cùng trước khi được đóng gói và chuyển giao cho khách hàng. Đối với những sản phẩm đặc biệt có in số nhảy, bộ phận KCS có trách nhiệm kiểm đến lần cuối đảm bảo độ chính xác của sản phẩm.
2.1.4.2. Đặc điểm tài chính và tổ chức công tác kế toán
a. Đặc điểm tài chính công ty
Với hơn 30 năm hình thành và phát triển, Nhà in Ngân hàng Agribank hiện là doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập và tự chủ về tài chính, nguồn vốn chủ yếu tại Nhà in là vốn chủ sở hữu, hàng năm Công ty bổ sung nguồn vốn kinh doanh của mình bằng các khoản lợi nhuận thu được từ hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động tài chính. Hiện nay, có thể xếp Nhà in vào một trong những công ty đang ở thời kỳ duy trì với mức tăng trưởng doanh thu hàng năm từ 10% đến 15%. Đối mặt với tình hình khó khăn trong nền kinh tế nói chung và ngành in ấn nói riêng, tốc độ tăng doanh thu gần đây có xu hướng chững lại, nhưng Ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên Nhà in vẫn không ngừng nỗ lực giữ vững kết quả kinh doanh, đảm bảo nguồn vốn phục vụ sản xuất và phát triển.
Hàng năm, Ban Giám đốc và lãnh đạo các phòng ban họp và đưa ra kế hoạch tài chính cho năm tiếp theo dựa trên những kết quả đã đạt được ở các năm trước đó, bao gồm doanh thu kế hoạch, các khoản chi phí như: nguyên vật liệu, lương, khấu hao tài sản cố định, chi phí khác; lợi nhuận, đồng thời lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa lớn tài sản cố định, phụ tùng thay thế, đào tạo nhân viên,…Căn cứ vào doanh thu kế hoạch cả năm, Ban giám đốc sẽ lập kế hoạch doanh thu cho từng tháng để thực hiện và theo dõi. Nhà in Ngân hàng Agribank đặt mục tiêu tăng trưởng doanh thu dài hạn trong giai đoạn 2012-2015 là 7%-15%.
b. Sơ lược bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ bộ máy kế toán tại Nhà in Ngân hàng Agribank
Kế toán trƣởng:
Tổ chức công tác kế toán, thống kê và bộ máy kế toán phù hợp với công tác tổ chức sản xuất, kinh doanh theo yêu cầu tồn tại và phát triển của Nhà in đồng thời tuân thủ đúng theo các chuẩn mực, chế độ kế toán do nhà nước ban hành.Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với đặc điểm của đơn vị. Chỉ đạo kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động phòng kế toán
Chỉ đạo việc lập đầy đủ và đúng hạn các báo cáo tài chính và quyết toán của đơn vị theo chế độ quy định trong niên độ báo cáo kế toán, ký duyệt báo cáo tài chính
Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp
Là người được quyền phân công và chỉ đạo trực tiếp tất cả các nhân viên kế toán trong công việc hàng ngày khi Kế toán trưởng vắng mặt
Thừa uỷ nhiệm Kế toán trưởng ký các chứng từ, sổ sách kế toán hoặc ký duyệt thanh toán theo uỷ quyền, tham mưu nghiệp vụ kế toán-tài chính cho kế toán trưởng Thực hiện các bút toán điều chỉnh, kết chuyển, kiểm tra, đối chiếu số liệu phát sinh khi khoá sổ hàng tháng với kế toán chi tiết và phối hợp số liệu giữa các bộ phận để lập báo cáo tài chính.
Thủ quỹ - Văn thƣ
Thực hiện việc thu chi tiền mặt theo phiếu thu, phiếu chi do kế toán tiền lập Kế toán trưởng
Phó phòng kiêm kế toán tổng hợp Thủ quỹ - văn thư
Kế toán giá thành – tiền lương Kế toán bán hàng – công nợ Kế toán vật tư – TSCĐ Kế toán tiền –tạm ứng– thuế
Quản lý tiền mặt tại quỹ và séc ngân hàng, đảm bảo an toàn cho tiền. Ghi chép sổ quỹ, kiểm quỹ và lập báo cáo kiểm quỹ theo định kỳ hoặc đột xuất
Báo cáo tồn quỹ tiền mặt cuối tháng cho kế toán trưởng và Giám đốc, rút hoặc nộp tiền qua ngân hàng khi có yêu cầu
Thực hiện nhận và luân chuyển hồ sơ, công văn được chuyển đến hoặc chuyển đi giữa phòng kế toán với các phòng ban khác
Kế toán vật tƣ – TSCĐ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Lập phiếu nhập xuất kho dựa trên các chứng từ gốc hợp lệ (Hoá đơn, hợp đồng, giấy xin lĩnh vật tư, Giấy đề nghị xin mua vật tư…)
Theo dõi nhập-xuất-tồn về mặt số lượng trên sổ sách các loại nguyên vật liệu, hoá chất, phụ tùng thanh thế, công cụ lao động, hàng hoá,…tiến hành tính giá các loại vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn.
Tiến hành ghi sổ và lập báo cáo nhập-xuất-tồn hàng tháng, kiểm kê vật chất hàng kỳ và lập báo cáo kiểm kê.
Ghi chép, phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời tình hình tăng giảm và tính khấu hao tài sản cố định. Phản ánh và kiểm tra chặt chẽ các khoản chi phí sửa chữa TSCĐ. Tham gia lập dự toán về chi phí sửa chữa lớn TSCĐ hàng năm. Theo dõi, ghi chép, kiểm tra chặt chẽ quá trình mua, thanh lý, nhượng bán TSCĐ nhằm đảm bảo việc quản lý và sử dụng vốn đúng mục đích, hiệu quả
Kế toán bán hàng – Công nợ
Viết hoá đơn GTGT khi hàng xuất giao. Theo dõi doanh thu bán hàng và lập bảng kê bán ra theo mẫu báo cáo.
Theo dõi tình hình công nợ cho từng khách hàng, từng nhà cung cấp. Kết hợp với kế toán vật tư để thanh toán tiền đúng hạn cho nhà cung cấp đồng thời kết hợp kịp thời với bộ phận kinh doanh để đôn đốc, thu hồi các khoản nợ công nợ.
Theo dõi thời hạn thu hồi các khoản nợ , kịp thời phát hiện các hiện tượng nợ quá hạn, nợ xấu để báo cáo kịp thời cho Kế toán trưởng và Ban giám đốc. Tiến hành đối chiếu công nợ khi có yêu cầu của Giám đốc hoặc định kỳ theo quy định.
Kế toán giá thành – tiền lƣơng
Tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ và tình giá thành sản phẩm. Theo dõi số lượng nhập –xuất – tồn thành phẩm trong kỳ và kiểm kê vật chất.
Kiểm tra các tài liệu tính lương như: bảng chấm công, bảng kê sản lượng,…Đối chiếu số liệu với bảng lương, lập bảng phân bổ và hạch toán chi phí tiền lương, các khoản trích theo lương.
Kế toán tiền – tạm ứng – thuế
Lập chứng từ thanh toán (phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm chi,..)trên cơ sở kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ gốc và chừng từ khác theo quy định.
Theo dõi về mặt số lượng trên sổ sách các loại tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng, tiến hành kiểm kê định kỳ. Thực hiện các giao dịch với các ngân hàng
Quản lý việc tạm ứng và thanh toán tạm ứng trên từng đối tượng
Kê khai và lập báo cáo thuế, tiến hành nộp các loại thuế theo đúng quy định.