2.1.3.1.Thị trƣờng và sản phẩm
Thị trường hoạt động của Nhà in Ngân hàng Agribank bao gồm các ngân hàng, tổ chức tín dụng và các khách hàng cá nhân, doanh nghiệp như: các chi nhánh hệ thống Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ;nhóm ngân hàng thương mại cổ phần như: Á Châu (ACB), Đại Tín (Trust Bank), Đại Á, Phát triển nhà (HD Bank), Sài Gòn Công thương (SaigonBank), Kỹ thương Việt Nam (Techcombank), Bản Việt (Capital Bank), …; nhóm khách hàng doanh nghiệp, cá nhân trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh như: Đồng Nai, Bình Dương, Đồng Tháp…
Sản phẩm của Nhà in gồm các loại ấn chỉ sử dụng trong hệ thống các ngân hàng như: séc lĩnh tiền mặt, sổ tiết kiệm, uỷ nhiệm chi, các loại sổ quỹ, bảng kê, giấy nộp tiền,…; Các sản phẩm phục vụ cho đời sống văn hoá – xã hội và được sản xuất theo đơn đặt hàng của khách hàng như: các sản phẩm phục vụ quảng cáo (catalogue, tờ rơi, poster,..), vé số, các loại sách, báo, tạp chí, bản đồ, các loại bao bì, hoá đơn…; Các sản phẩm được các doanh nghiệp khác đặt gia công: Doanh nghiệp tự mang phim, đổ giấy đến nhà máy và tự thực hiện các khâu sau in. Ngoài
ra, Nhà in còn kinh doanh các sản phẩm mua đi bán lại như: giấy in, lịch để bàn, lịch blog, túi giấy, bao vải…và các vật tư của ngành ngân hàng như: hoá đơn ATM, nhật ký ATM, dây chỉ, chì niêm phong, giấy lót polyme, …Sản phẩm chủ lực của Nhà in là có in số, đây cũng là loại sản phẩm chiếm tỷ trọng doanh thu cao nhất.
2.1.3.2.Quy trình sản xuất kinh doanh
Sơ đồ 2.1 : Quy trình tổ chức sản xuất kinh doanh tại Nhà in Ngân hàng Agribank
[Nguồn: Phòng sản xuất kinh doanh]
Công việc sản xuất sản phẩm của Nhà in dựa trên cơ sở các đơn đặt hàng của khách hàng. Hiện nay Nhà in tổ chức sản xuất trong 4 phân xưởng: phòng chế bản, 2 phân xưởng in và phân xưởng hoàn thiện. Đây là một hệ thống khép kín, được trang bị máy móc hiện đại phục vụ cho sản xuất được thực hiện liên tục. Toàn bộ công nghệ sản xuất sản phẩm của Nhà in được chia làm 3 giai đoạn: giai đoạn trước in, giai đoạn in và giai đoạn sau in.
Các khâu trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà in được bố trí linh động, điều hành quản lý sản xuất với bộ máy đơn giản mà hiệu quả, dây chuyền sản xuất khép kín, liên kết với nhau một cách chặt chẽ giúp Nhà in tiết kiệm chi phí trong quá trình sản xuất.
Phòng kế toán -Bộ phận lập hoá đơn -Bộ phận theo dõi công nợ -Bộ phận thu tiền
-Bộ phận tính giá thành Phòng Sản xuất kinh doanh
-Bộ phận kinh doanh -Bộ phận kế hoạch Phân xưởng hoàn thiện mma 02 Phân xưởng In Phòng chế bản -Bộ phận thiết kế -Bộ phận tách màu điện tử -Bộ phận bình bản -Bộ phận phơi bản Phòn g vật tư
Quy trình tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà in Ngân hàng Agribank được tổ chức liên hoàn bắt đầu từ khi khách hàng liên hệ với phòng sản xuất kinh doanh về nhu cầu về sản phẩm và kết thúc khi khách hàng thanh toán tiền cho Nhà in. Quy trình này tuỳ thuộc vào sản phẩm mà khách hàng yêu cầu là hàng có sẵn hay hàng đặt in:
Đối với hàng có sẵn, là các sản phẩm như: các mẫu biểu chung của hệ thống Ngân hàng nông nghiệp, hoặc các loại hàng hoá vật tư có sẵn như: giấy in, dây chỉ cột tiền, hoá đơn ATM, nhật ký ATM,…Phòng sản xuất kinh doanh sẽ liên hệ với kho thành phẩm để kiểm tra khả năng đáp ứng nhu cầu của khách và phản hồi lại cho khách hàng, sau đó khách hàng có thể nhận hàng tại công ty hoặc giao hàng tận nơi. Đặc biệt, đối với những ấn chỉ quan trọng như sổ tiết kiệm, séc ngân hàng thì khách hàng cần phải có xác nhận của Giám đốc ngân hàng mới được nhận hàng.
Đối với hàng đặt in, khi có nhu cầu in ấn, khách hàng sẽ liên hệ với bộ phận kinh doanh để yêu cầu gửi báo giá sản phẩm, nhận được yêu cầu này, bộ phận kinh doanh sẽ thu thập chi tiết thông tin đầu vào từ khách hàng về sản phẩm mà họ cần in ấn và chuyển giao cho bộ phận kế hoạch để lập báo giá cũng như thời gian giao hàng sau đó sẽ trình Phó giám đốc hoặc Giám đốc duyệt báo giá và chuyển lại cho khách hàng, nếu khách hàng đồng ý với đơn giá mà Nhà in đưa ra và chính thức xác nhận nhu cầu đặt hàng, bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành lập hợp đồng kinh tế trong đó thoả thuận rõ ràng các vấn đề như: tên mặt hàng, số lượng, quy cách, giá cả, các chi tiết kỹ thuật, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán,…trong trường hợp, khách hàng lần đầu tiên đặt in tại đơn vị, bộ phận kinh doanh có thể yêu cầu khách hàng đặt cọc trước một số tiền nhất định. Sau khi hợp đồng đã được ký kết giữa 2 bên, bộ phận kế hoạch sẽ lập Phiếu sản xuất dựa trên hợp đồng và chuyển cho tất cả các bộ phận có liên quan trong quá trình sản xuất kinh doanh thực hiện, ngoài ra bộ phận kế hoạch còn có trách nhiệm bố trí, theo dõi tiến độ chung trong cả quá trình sản xuất kinh doanh ở tất cả các khâu.
Phiếu sản xuất đƣợc chuyển tới:
Phòng vật tư: tính số lượng giấy cần dùng và xuất kho giấy cho Phân xưởng in
Phòng chế bản: để lập files mẫu và tiến hành bình bản, xuất phim và bộ phận Phơi bản tiến hành phơi bản kẽm và chuyển giao bán thành phẩm cho phân xưởng
in. Đặc biệt phòng Chế bản còn chịu trách nhiệm theo dõi bao quát toàn bộ quá trình in ấn sản phẩm để tránh những sai sót so với files mẫu đã được ký duyệt.
Phân xưởng in: dựa vào phiếu sản xuất để thực hiện in ấn theo đúng số lượng, các chi tiết kỹ thuật đã được thoả thuận trong hợp đồng như: khổ giấy in, màu sắc, loại mực, hình thức in, loại giấy,…đối với một số sản phẩm in ấn đặc biệt có thể bao gồm in số nhẩy như: sổ tiết kiệm, séc, vé số,…
Bộ phận KCS: dựa vào, phiếu sản xuất, files mẫu đã được ký duyệt tiến hành kiểm tra chất lượng trang in, các yêu cầu kỹ thuật sau đó mới cho phép phân xưởng hoàn thiện tiến hành khâu cuối cùng là hoàn thành sản phẩm. Sau khi sản phẩm được hoàn thiện, KCS sẽ tiến hành kiểm tra lần cuối trước khi hàng được đóng gói và gửi cho khách hàng.
Phân xưởng hoàn thiện: dựa vào những yêu cầu trong phiếu sản xuất để hoàn thành nốt công đoạn cuối cùng. Đây là công đoạn hoàn thiện sản phẩm nên có rất nhiều công đoạn nhỏ và phức tạp như: cắt, bế, bấm kim,…Sau khi hàng hoá đã được kiểm tra sẽ được đóng gói, chuyển nhập kho và giao cho khách hàng.
Bộ phận kế toán: Phiếu sản xuất là căn cứ để tính giá thành sản phẩm đồng thời bộ phận kế toán cũng chịu trách nhiệm xuất hoá đơn và theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng.