Nhà in ngân hàng Agribank là một doanh nghiệp nhà nước nằm dưới sự quản lý trực tiếp của Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam (Agribank) có trụ sở chính tại : số 422, Trần Hưng Đạo, Phường 2, Quận 5, TP.Hồ Chí Minh. Nhà in được thành lập lại theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 102359 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 08/02/1997 với số vốn ban đầu là 22.302.500.000 đồng, Giấy phép hoạt động ngành in số 36/GP-IN cấp ngày 01/02/1998.
Tiền thân là Nhà In Ngân hàng Quốc gia Việt nam được thành lập vào ngày 25/05/1976 theo quyết định số 465/QĐ/TCCB/CB2123 của Thống đốc Ngân hàng Quốc gia Việt Nam. Hoạt động chủ yếu ban đầu của Nhà in bao gồm hoạt động in đặc biệt các loại tiền do Ngân hàng nhà nước giao phó và hoạt động in thông thường các loại ấn chỉ, sách báo, sổ sách, chứng từ và các sản phẩm của ngành in.
Cuối năm 1996, Nhà in không còn được giao chức năng in tiền nữa mà tập trung chuyên sâu vào in các loại ấn chỉ phục vụ cho ngành ngân hàng như: séc, cổ phiếu, sổ tiết kiệm, uỷ nhiệm chi,… các sản phẩm in phục vụ cho các đối tượng bên ngoài theo đơn đặt hàng như: nhãn bao bì,vé số, lịch, catalogue, các loại văn hoá phẩm cao cấp, các loại hoá đơn,…Vì vậy, ngày 15/10/1996, thống đốc Ngân hàng nhà nước Việt Nam ra quyết định số 1309/QĐ-NHNN chuyển Nhà in Ngân hàng Quốc gia Việt Nam thành Nhà in ngân hàng Agribank đơn vị trực thuộc sự quản lý của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam.
Trong giai đoạn 2000 – 2010, trước tình hình phát triển mọi mặt của đất nước, nhu cầu sản phẩm của ngành in phục vụ cho nền kinh tế , cũng như các ấn phẩm phục vụ cho nhu cầu văn hoá – xã hội ngày càng gia tăng về cả số lượng và chất lượng. Đây là yếu tố đòi hỏi sự phát triển vượt bậc của ngành in trong cả nước. Đứng trước xu thế này, ngoài cơ sở hạ tầng, trang thiết bị do Ngân hàng Nhà nước
cung cấp hoặc chuyển nhượng từ các đơn vị khác từ khi mới thành lập, Nhà in Ngân hàng Agribank đã không ngừng đầu tư nhà xưởng, máy móc và dây chuyền công nghệ mới như: xây dựng, nâng cấp hệ thống nhà xưởng, đầu tư hệ thống tách màu điện tử, máy in offset, xe chở hàng và các máy móc, thiết bị ngành in khác.
Qua một quá trình dài nỗ lực hoạt động và phát triển, Nhà in Ngân hàng Agribank ngày càng khẳng định được vị trí của mình trên thị trường ngành in nói chung và in ấn sản phẩm đặc thù của ngành ngân hàng nói riêng với phương châm “Chất lượng – Uy tín – Giá cả hợp lý”
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và phƣơng hƣớng hoạt động
2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ
Nhà in Ngân hàng Agribank là một doanh nghiệp nhà nước nằm dưới sự quản lý trực tiếp của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam, có tư cách pháp nhân đầy đủ, hạch toán theo cơ chế hạch toán độc lập, tự chủ về tài chính. Nhà in có chức năng in ấn các sản phẩm mang tính chất đặc thù phục vụ cho ngành ngân hàng như: séc, uỷ nhiệm chi, ấn chỉ, số tiết kiệm… đồng thời in các ấn phẩm phục vụ cho đời sống văn hoá – xã hội ngày càng phát triển như: sách báo, các sản phẩm quảng cáo, các loại bao bì, hoá đơn,…Nhà in kinh doanh nhằm tạo ra doanh thu, trước tiên để phát triển bản thân ngày càng lớn mạnh và thực hiện các nghĩa vụ với nhà nước, sau là để giải quyết công ăn việc làm cho hơn 150 cán bộ, công nhân viên. Kết hợp với việc sử dụng những trang thiết bị, máy móc, công nghệ kỹ thuật tiên tiến giúp tăng năng suất lao động và chất lượng sản phẩm đồng thời giúp ngành in ấn Việt Nam bắt nhịp cùng với công nghệ In trên thế giới.
2.1.2.2. Phƣơng hƣớng hoạt động
Tình hình kinh tế trong nước năm 2012 gặp nhiều khó khăn, nhiều doanh nghiệp phải xin tạm ngừng sản xuất hoặc giải thể, nền kinh tế cung lớn hơn cầu, gây ảnh hưởng lớn đến tình hình sản xuất của đơn vị. Về môi trường kinh doanh, hệ thống ngân hàng đang thực hiện tái cơ cấu theo hướng tinh giản các chi nhánh trong hệ thống làm giảm nhu cầu in ấn phục vụ hoạt động của các ngân hàng. Thêm vào đó, tình hình cạnh tranh trong ngành in ấn đang trở nên gay gắt, bên cạnh những đối
thủ lâu đời với bề dày kinh nghiệm như: Công ty In Trần Phú, Công ty In bao bì Liksin, Xí nghiệp in tài chính,…còn xuất hiện rất nhiều công ty in mới hình thành trong những năm gần đây với các kỹ thuật hiện đại, các dịch vụ kèm theo phong phú và đa dạng, giá cả cạnh tranh...Về giá thành sản phẩm: giá nguyên liệu, vật liệu gia tăng làm tăng chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm trong khi giá in ấn sản phẩm không tăng mà đang có chiều hướng giảm. Trong bối cảnh đó, Nhà in đã đặt ra mục tiêu phấn đấu như : thực hiện đúng chỉ đạo của Ngân hàng nhà nước và Ngân hàng Agribank, phát huy tính năng động, sáng tạo, tự chủ về tài chính, tự chịu trách nhiệm, đổi mới công nghệ và đồng bộ hoá, hiện đại hoá máy móc thiết bị; phấn đấu giữ vững mức doanh thu như đã thực hiện trong thời gian qua. Mặt hàng chủ yếu vẫn là in ấn, ngoài ra mở rộng dịch vụ hiện có; đảm bảo thực hiện chế độ chính sách liên quan đến người lao động, duy trì mức thu nhập để ổn định đời sống, đồng thời tăng cường đào tạo đội ngũ công nhân lành nghề; thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước.
2.1.3.Đặc điểm về hoạt động kinh doanh
2.1.3.1.Thị trƣờng và sản phẩm
Thị trường hoạt động của Nhà in Ngân hàng Agribank bao gồm các ngân hàng, tổ chức tín dụng và các khách hàng cá nhân, doanh nghiệp như: các chi nhánh hệ thống Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ;nhóm ngân hàng thương mại cổ phần như: Á Châu (ACB), Đại Tín (Trust Bank), Đại Á, Phát triển nhà (HD Bank), Sài Gòn Công thương (SaigonBank), Kỹ thương Việt Nam (Techcombank), Bản Việt (Capital Bank), …; nhóm khách hàng doanh nghiệp, cá nhân trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh như: Đồng Nai, Bình Dương, Đồng Tháp…
Sản phẩm của Nhà in gồm các loại ấn chỉ sử dụng trong hệ thống các ngân hàng như: séc lĩnh tiền mặt, sổ tiết kiệm, uỷ nhiệm chi, các loại sổ quỹ, bảng kê, giấy nộp tiền,…; Các sản phẩm phục vụ cho đời sống văn hoá – xã hội và được sản xuất theo đơn đặt hàng của khách hàng như: các sản phẩm phục vụ quảng cáo (catalogue, tờ rơi, poster,..), vé số, các loại sách, báo, tạp chí, bản đồ, các loại bao bì, hoá đơn…; Các sản phẩm được các doanh nghiệp khác đặt gia công: Doanh nghiệp tự mang phim, đổ giấy đến nhà máy và tự thực hiện các khâu sau in. Ngoài
ra, Nhà in còn kinh doanh các sản phẩm mua đi bán lại như: giấy in, lịch để bàn, lịch blog, túi giấy, bao vải…và các vật tư của ngành ngân hàng như: hoá đơn ATM, nhật ký ATM, dây chỉ, chì niêm phong, giấy lót polyme, …Sản phẩm chủ lực của Nhà in là có in số, đây cũng là loại sản phẩm chiếm tỷ trọng doanh thu cao nhất.
2.1.3.2.Quy trình sản xuất kinh doanh
Sơ đồ 2.1 : Quy trình tổ chức sản xuất kinh doanh tại Nhà in Ngân hàng Agribank
[Nguồn: Phòng sản xuất kinh doanh]
Công việc sản xuất sản phẩm của Nhà in dựa trên cơ sở các đơn đặt hàng của khách hàng. Hiện nay Nhà in tổ chức sản xuất trong 4 phân xưởng: phòng chế bản, 2 phân xưởng in và phân xưởng hoàn thiện. Đây là một hệ thống khép kín, được trang bị máy móc hiện đại phục vụ cho sản xuất được thực hiện liên tục. Toàn bộ công nghệ sản xuất sản phẩm của Nhà in được chia làm 3 giai đoạn: giai đoạn trước in, giai đoạn in và giai đoạn sau in.
Các khâu trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà in được bố trí linh động, điều hành quản lý sản xuất với bộ máy đơn giản mà hiệu quả, dây chuyền sản xuất khép kín, liên kết với nhau một cách chặt chẽ giúp Nhà in tiết kiệm chi phí trong quá trình sản xuất.
Phòng kế toán -Bộ phận lập hoá đơn -Bộ phận theo dõi công nợ -Bộ phận thu tiền
-Bộ phận tính giá thành Phòng Sản xuất kinh doanh
-Bộ phận kinh doanh -Bộ phận kế hoạch Phân xưởng hoàn thiện mma 02 Phân xưởng In Phòng chế bản -Bộ phận thiết kế -Bộ phận tách màu điện tử -Bộ phận bình bản -Bộ phận phơi bản Phòn g vật tư
Quy trình tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà in Ngân hàng Agribank được tổ chức liên hoàn bắt đầu từ khi khách hàng liên hệ với phòng sản xuất kinh doanh về nhu cầu về sản phẩm và kết thúc khi khách hàng thanh toán tiền cho Nhà in. Quy trình này tuỳ thuộc vào sản phẩm mà khách hàng yêu cầu là hàng có sẵn hay hàng đặt in:
Đối với hàng có sẵn, là các sản phẩm như: các mẫu biểu chung của hệ thống Ngân hàng nông nghiệp, hoặc các loại hàng hoá vật tư có sẵn như: giấy in, dây chỉ cột tiền, hoá đơn ATM, nhật ký ATM,…Phòng sản xuất kinh doanh sẽ liên hệ với kho thành phẩm để kiểm tra khả năng đáp ứng nhu cầu của khách và phản hồi lại cho khách hàng, sau đó khách hàng có thể nhận hàng tại công ty hoặc giao hàng tận nơi. Đặc biệt, đối với những ấn chỉ quan trọng như sổ tiết kiệm, séc ngân hàng thì khách hàng cần phải có xác nhận của Giám đốc ngân hàng mới được nhận hàng.
Đối với hàng đặt in, khi có nhu cầu in ấn, khách hàng sẽ liên hệ với bộ phận kinh doanh để yêu cầu gửi báo giá sản phẩm, nhận được yêu cầu này, bộ phận kinh doanh sẽ thu thập chi tiết thông tin đầu vào từ khách hàng về sản phẩm mà họ cần in ấn và chuyển giao cho bộ phận kế hoạch để lập báo giá cũng như thời gian giao hàng sau đó sẽ trình Phó giám đốc hoặc Giám đốc duyệt báo giá và chuyển lại cho khách hàng, nếu khách hàng đồng ý với đơn giá mà Nhà in đưa ra và chính thức xác nhận nhu cầu đặt hàng, bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành lập hợp đồng kinh tế trong đó thoả thuận rõ ràng các vấn đề như: tên mặt hàng, số lượng, quy cách, giá cả, các chi tiết kỹ thuật, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán,…trong trường hợp, khách hàng lần đầu tiên đặt in tại đơn vị, bộ phận kinh doanh có thể yêu cầu khách hàng đặt cọc trước một số tiền nhất định. Sau khi hợp đồng đã được ký kết giữa 2 bên, bộ phận kế hoạch sẽ lập Phiếu sản xuất dựa trên hợp đồng và chuyển cho tất cả các bộ phận có liên quan trong quá trình sản xuất kinh doanh thực hiện, ngoài ra bộ phận kế hoạch còn có trách nhiệm bố trí, theo dõi tiến độ chung trong cả quá trình sản xuất kinh doanh ở tất cả các khâu.
Phiếu sản xuất đƣợc chuyển tới:
Phòng vật tư: tính số lượng giấy cần dùng và xuất kho giấy cho Phân xưởng in
Phòng chế bản: để lập files mẫu và tiến hành bình bản, xuất phim và bộ phận Phơi bản tiến hành phơi bản kẽm và chuyển giao bán thành phẩm cho phân xưởng
in. Đặc biệt phòng Chế bản còn chịu trách nhiệm theo dõi bao quát toàn bộ quá trình in ấn sản phẩm để tránh những sai sót so với files mẫu đã được ký duyệt.
Phân xưởng in: dựa vào phiếu sản xuất để thực hiện in ấn theo đúng số lượng, các chi tiết kỹ thuật đã được thoả thuận trong hợp đồng như: khổ giấy in, màu sắc, loại mực, hình thức in, loại giấy,…đối với một số sản phẩm in ấn đặc biệt có thể bao gồm in số nhẩy như: sổ tiết kiệm, séc, vé số,…
Bộ phận KCS: dựa vào, phiếu sản xuất, files mẫu đã được ký duyệt tiến hành kiểm tra chất lượng trang in, các yêu cầu kỹ thuật sau đó mới cho phép phân xưởng hoàn thiện tiến hành khâu cuối cùng là hoàn thành sản phẩm. Sau khi sản phẩm được hoàn thiện, KCS sẽ tiến hành kiểm tra lần cuối trước khi hàng được đóng gói và gửi cho khách hàng.
Phân xưởng hoàn thiện: dựa vào những yêu cầu trong phiếu sản xuất để hoàn thành nốt công đoạn cuối cùng. Đây là công đoạn hoàn thiện sản phẩm nên có rất nhiều công đoạn nhỏ và phức tạp như: cắt, bế, bấm kim,…Sau khi hàng hoá đã được kiểm tra sẽ được đóng gói, chuyển nhập kho và giao cho khách hàng.
Bộ phận kế toán: Phiếu sản xuất là căn cứ để tính giá thành sản phẩm đồng thời bộ phận kế toán cũng chịu trách nhiệm xuất hoá đơn và theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng.
2.1.4. Đặc điểm quản lý, tài chính, kế toán
Sơ đồ 2.2:Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của Nhà in Ngân hàng Agribank
Giám đốc
Là người đại diện theo pháp luật của Nhà in ngân hàng Agribank đồng thời là người trực tiếp quản lý, tổ chức và điều hành mọi hoạt động theo chủ trương của nhà nước và điều lệ của nhà máy. Ký kết, thực hiện các hợp đồng với các bên liên quan theo quy định của pháp luật . Đề ra các chiến lược kinh doanh và phát triển công ty, điều hành Nhà in thực hiện hoàn thành các chiến lược đặt ra. Phê duyệt các kế hoạch hàng năm đặt ra cho toàn công ty cũng như từng phòng ban của công ty.
Hai phó giám đốc, kế toán trƣởng, trƣởng phòng hành chính nhân sự,
các quản đốc phân xƣởng là người tham mưu cho Giám đốc vừa trực tiếp quản lý
các phòng ban thuộc trách nhiệm của mình và cung cấp những thông tin đầy đủ về Giám đốc
Phó Giám đốc phụ trách sản xuất kinh doanh
Ban Giám đốc Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật Phòng Kỹ thuật Phòng Đảm bảo chất lượng Phòng sản xuất kinh doanh Phòng cung ứng - kho Phòng kế toán thống kê Phòng hành chính nhân sự Phòng chế bản 02 Phân xưởng in Phân xưởng hoàn thiện Bộ phận trực tiếp sản xuất
mọi hoạt động của Nhà in để giúp Giám đốc có những quyết định sáng suốt nhằm hoàn thành các kế hoạch cũng như các chiến lược để công ty ngày càng phát triển.
Phòng Hành chính nhân sự
Ban hành điều lệ, quy chế, quy định, nội dung hoạt động của các bộ phận trong công ty. Giúp việc, tham mưu, cố vấn cho Giám đốc về các mặt công tác, bố trí tuyển dụng và đào tạo lao động, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công nhân viên. Tổ chức kiểm tra vệ sinh công nghiệp, sinh hoạt.
Quản lý, theo dõi, kiểm tra về mặt hiện vật các tài sản của Nhà máy như: trụ sở, nhà xưởng,kho bãi, thực hiện công tác phòng cháy chữa cháy để kế hoạch sản xuất được tuyệt đối an toàn.
Phòng kế toán tài chính
Tổ chức thực hiện công tác hạch toán, kế toán thống kê hoạt động kinh doanh của Nhà in theo đúng quy định của chuẩn mực kế toán và các văn bản chế độ, quy định, thông tư hướng dẫn về kế toán tài chính, bao gồm:
- Kiểm tra, đối chiếu và lập các chứng từ kế toán, tổ chức luân chuyển và lưu trữ, bảo quản chứng từ theo đúng quy định. Mở đầy đủ hệ thống sổ kế toán phù hợp với các chế độ, quy định hiện hành của nhà nước và yêu cầu quản lý của công ty để ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời và có hệ thống sự biến động về nguồn vốn và sử dụng vốn trong hoạt động kinh doanh của Nhà máy.
- Lập các báo cáo tài chính và báo cáo thống kê trong kỳ kế toán để gửi đến