Trách nhiệm của nhóm kiểm toán:
Nhóm kiểm toán có trách nhiệm hoàn tất hồ sơ (hồ sơ pháp lý và hồ sơ kiểm toán năm) theo quy định của công ty.
Hồ sơ pháp lý bao gồm các quy chế, quy định của công ty, đồng thời bao gồm các văn bản pháp lý, điều lệ, giấy phép kinh doanh của đơn vị,….
Hồ sơ kiểm toán bao gồm các bằng chứng kiểm toán cùng với các phần hành kiểm toán đã thực hiện.
Trách nhiệm của Chủ nhiệm kiểm toán:
Chủ nhiệm kiểm toán có trách nhiệm chỉ đạo, đôn đốc việc hoàn tất hồ sơ kiểm toán.
Nội dung kiểm tra của hồ sơ kiểm toán bao gồm:
Chất lượng và hình thức các giấy làm việc lưu trong hồ sơ. Nội dung báo cáo kiểm toán.
Việc tuân thủ các quy định tổ chức hồ sơ kiểm toán.
Các kỹ thuật kiểm toán quan trọng đối với từng phần trong hồ sơ.
Các chế độ kế toán tài chính được áp dụng so với các chế độ kế toán tài chính được Bộ Tài chính phê duyệt.
Nội dung và hình thức tất cả các biểu mẫu được trình bày trong Báo cáo tài chính.
Trách nhiệm của Phó Tổng giám đốc:
Phó Tổng Giám đốc duyệt dự thảo báo cáo tài chính đã được kiểm toán. Nếu có bất đồng ý kiến giữa Kiểm toán viên chính, Chủ nhiệm kiểm toán và Phó Tổng Giám đốc phụ trách thì Phó Tổng Giám đốc sẽ báo cáo lên Tổng Giám đốc để lập Hội đồng công ty xem xét và đưa ra ý kiến sau cùng.
Sau đó, gửi bản dự thảo để lấy ý kiến khách hàng (Các bản này, sau khi có ý kiến của khách hàng phải lưu một bộ vào hồ sơ kiểm toán) rồi hoàn chỉnh lần cuối cùng và phát hành Báo cáo chính thức.
Chủ nhiệm kiểm toán, Phó Tổng Giám Đốc phụ trách xem xét và ký tên báo cáo tài chính đã được kiểm toán, thư quản lý và bảng tổng hợp kiểm tra. Căn cứ vào tờ trình, Tổng Giám đốc (hoặc Phó Tổng Giám Đốc được ủy quyền) xem
Sinh viên thực hiện: TRẦN THỊ KIM TRÂM
xét, phê duyệt và ký phát hành báo cáo kiểm toán. Báo cáo tài chính đã kiểm toán thông thường được phát hành 8 bộ, trong đó 1 bộ lưu trong hồ sơ kiểm toán.
Hoàn thành phát hành báo cáo, công ty thu phí kiểm toán còn lại của khách hàng (trước đó công ty quy định thu 50:50, tức là trước khi kiểm toán thu 50% phí, sau khi phát hành báo cáo, khách hàng gửi 50% phí còn lại cho AFC).
Sau khi phát hành báo cáo kiểm toán, các nhóm kiểm toán có trách nhiệm theo dõi và tư vấn cho khách hàng và các vấn đề phát sinh sau kiểm toán, đặc biệt là các vấn đề liên quan đến các khoản phải nộp cho Nhà nước.
2.2. Thực trạng kiểm toán chi phí tiền lƣơng tại công ty TNHH ABC do công ty TNHH Kiểm toán AFC Việt Nam thực hiện
Trước khi ABC, dựa trên những hiểu biết sơ bộ về công ty, trưởng phòng nghiệp vụ 5, chị Hoàng Lan Hương đã tiến hành lựa chọn nhóm kiểm toán viên gồm 5 thành viên. Trong đó có 1 trưởng nhóm kiểm toán, 2 kiểm toán viên và 1 trợ lý kiểm toán.
2.2.1. Lập kế hoạch kiểm toán
Thông thường trong gia đoạn này, các Kiểm toán viên của AFC sẽ dựa trên Bảng các câu hỏi cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ tại khách hàng (Phụ lục – Bảng các câu hỏi) để đánh giá. Sau đây là những thông tin mà Kiểm toán viên ghi nhận được:
Tìm hiểu thông tin về khách hàng
ABC là khách hàng cũ của AFC, do đó KTV thu thập thông tin của công ty qua hồ sơ kiểm toán của năm trước. Đồng thời, Kiểm toán viên liên lạc với Kiểm toán viên tiền nhiệm và nhận được lời phản hồi khá tốt về công ty khách hàng, đây là một cơ sở đánh giá của Kiểm toán viên.
Công ty TNHH ABC được thành lập với vốn điều lệ 2,752,857 USD, là công ty 100% vốn nước ngoài và gia nhập vào thị trường Việt Nam vào năm 1995.
Công ty chuyên hoạt động trong lĩnh vực may mặc, thời trang với số lượng nhân viên là 317 người.
Công ty hiện có 2 xưởng sản xuất đặt tại khu chế xuất và chủ yếu sản xuất dựa trên đơn đặt hàng của các công ty với số lượng lớn. Khách hàng chủ yếu của công ty đến từ Nhật, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu tại công ty.
Sinh viên thực hiện: TRẦN THỊ KIM TRÂM
Đứng đầu công ty là một nhà lãnh đạo người Nhật với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành (19 năm) và là người lãnh đạo công ty từ khi mới thành lập cho tới khi công ty phát triền như hôm nay. Ông là người có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm quản lý cao, đặc biệt là rất coi trọng chữ tín, có ý thức chấp hành pháp luật cao.
Hiểu biết về hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ
Giám đốc của công ty được Kiểm toán viên yêu cầu trình bày về tình hình hoạt động kinh doanh, cũng như sự thay đổi về chính sách và quy chế của công ty.
Qua phỏng vấn, Kiểm toán viên của AFC nhận thấy Giám đốc này là người có phong thái điều hành ổn định và nắm bắt rất rõ ràng mọi thứ thuộc về công ty.
Giám đốc cùng làm việc trong phòng lớn với nhân viên của phòng kế toán, bên ngoài là xưởng sản xuất do đó ông có thể giám sát hoạt động của công nhân viên.
Công ty có môi trường làm việc sạch sẽ, yên tĩnh. Giờ giấc làm việc, nghỉ ngơi rõ ràng và đúng giờ.
Nhân viên hiểu rõ về công việc và trách nhiệm của bản thân.
Tổ chức công tác kế toán:
Niên độ kế toán: Bắt đầu ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12.
Hình thức kế toán áp dụng tại công ty là Nhật ký chứng từ, và sử dụng kế toán máy.
Sau khi nắm sơ bộ về tình hình, lĩnh vực kinh doanh của khách hàng, trưởng nhóm kiểm toán xây dựng kế hoạch kiểm toán cho toàn bộ cuộc kiểm toán và phân công phần hành cho các kiểm toán viên.
2.2.2. Thực hiện kế hoạch kiểm toán chi phí tiền lƣơng
Do công ty chủ yếu sử dụng các máy móc hiện đại, công nhân ở đây không nhiều, chi phí lương nhân viên không lớn, đồng thời hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty được đánh giá đáng tin cậy, vậy nên trưởng nhóm phân công kiểm toán viên có ít kinh nghiệm nhất trong nhóm thực hiện phần hành này.
(Theo quy định của AFC, trợ lý kiểm toán phải có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc mới được thực hiện phần hành).
Sinh viên thực hiện: TRẦN THỊ KIM TRÂM
2.2.2.1. Thử nghiệm kiểm soát
Trước khi thực hiện kiểm toán chi phí tiền lương tại ABC, Kiểm toán viên tiến hành thu thập các tài liệu, chứng từ sổ sách liên quan đến tiền lương (chính sách lương, các quyết định của công ty, bảng chấm công, bảng tính và thanh toán lương, …). Đồng thời tiến hành phỏng vấn kế toán viên tại đơn vị về phương pháp tính lương, hạch toán, chế độ lương, thưởng. Theo đó, có những nét chính trong quy chế lương của công ty như sau:
- Đối tượng lao động: Người lao động Việt Nam và nhà lãnh đạo, chuyên gia người Nhật.
- Tính và thanh toán lương: Tiền lương và các khoản phụ cấp có tính chất lương của công ty chi trả cho người lao động dựa trên hợp đồng lao động và tuân thủ quy định của Bộ luật lao động.
- Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương:
Toàn bộ chi phí tiền lương, thưởng của công nhân viên được tập hợp vào TK334, trong đó cuối tháng, của công nhân trực tiếp sản xuất kết chuyển sang TK622, của bộ phận quản lý doanh nghiệp kết chuyển sang TK642, còn lại vào TK627.
Chi phí BHXH, BHYT cho người lao động đang làm việc tại công ty được trích trên cơ sở quỹ lương của đơn vị theo các chế độ hiện hành của Nhà nước Việt Nam.
Cuối tháng, việc giám sát và theo dõi được tập hợp về phòng kế toán, phòng kế toán dựa vào đó để tính và lập bảng lương gửi cho Giám đốc phê duyệt và tiến hành ghi sổ, thanh toán lương cho người lao động.
Thông qua quan sát, kiểm toán viên nhận thấy hệ thống sổ sách của công ty được ghi chép chính xác, lưu trữ cẩn thận và đầy đủ. Chứng từ được phân loại, lưu trữ theo số thự tự hằng ngày và tập hợp theo 12 tháng.
Trình tự phê duyệt các hóa đơn, chứng từ rõ ràng. Tất cả các nghiệp vụ liên quan tới việc tính và thành lập bảng lương đều do kế toán tiền lương thực hiện và được Kế toán trưởng xem xét, Giám đốc phê duyệt. Việc thanh toán lương do kế toán tiền lương xuất chứng từ và thủ quỹ chi tiền, có ký xác nhận nhận tiền của người lao động, chi tiền của thủ quỹ.
Sinh viên thực hiện: TRẦN THỊ KIM TRÂM
Việc kiểm soát giờ giấc làm việc của cán bộ công nhân viên tương đối tốt. Nhân viên bắt đầu làm việc vào lúc:
Sáng: 7h30 đến 11h30. Chiều: 12h00 đến 4h00
Do đó, Kiểm toán viên có cơ sở nhận xét hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty là đáng tin cậy và thông qua đó có thể giảm bớt một số thủ tục kiểm toán.
2.2.2.2. Thực hiện thủ tục phân tích chi phí tiền lƣơng
Sau khi đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí tiền lương của công ty TNHH ABC, Kiểm toán viên tiến hành thực hiện các thủ tục phân nhằm phát hiện những biến động bất thường đối với khoản mục chi phí tiền lương.
Đầu tiên, kiểm toán viên xem xét lại việc kiểm soát nhân viên của công ty bằng cách kiểm tra nhân viên có thực trên bảng lương hay không. Kiểm toán viên sẽ lấy mẫu hợp đồng lao động và tên của nhân viên trên bảng thanh toán lương.
Bảng 2.1: Kiểm tra nhân viên có thực trên bảng lƣơng.
Phòng ban Ngày bắt đầu Ngày thôi việc Nhân viên đang làm việc
1 Nguyễn Thị Ngo ̣c Loan <1> May N/A
Nhân viên đã nghỉ việc
2 Nguyễn Thế Hù ng <2> Bảo vệ 19/10/1999 10/09/2012 3 Nguyễn Thị Tuyết mai <2> KP_X2 09/06/2004 10/09/2012
Nhân viên mới
4 Nguyễn Hoàng Thủy Tiên <3>
Kiểm
Sinh viên thực hiện: TRẦN THỊ KIM TRÂM
Nhận xét:
<1>: Nhân viên có ký xác nhận lương hàng tháng
<2>: Nhân viên phù hợp với quyết định thôi việc, không trả lương từ tháng 09/2012.
<3>: Nhân viên có tên trong danh sách trả lương từ tháng 3/2012.
Tiếp đó, kiểm toán viên đi vào phân tích chi phí tiền lương, trước đó, KTV so sánh và đối chiếu số dư cuối kỳ năm 2011 với số dư đầu kỳ năm 2012 và số được ghi chép trên Báo cáo kiểm toán năm trước có trùng khớp hay không.
Kiểm toán viên tiến hành tổng hợp các chi phí tiền lương của công ty bao gồm lương và lương tháng 13 theo từng bộ phận.
Bảng 2.2: Bảng tổng hợp chi phí lƣơng tháng và lƣơng tháng 13
(Trang 36-37) 1 2 3 4 5 6 Chi phí sản xuất Tổng lương 749,561,357 1,022,017,347 1,122,304,655 1,243,148,608 1,208,993,757 1,217,450,774 Lương tháng 693,041,524 964,352,514 1,064,674,655 1,182,938,191 1,146,208,424 1,154,808,857 Lương tháng 13 56,519,833 57,664,833 57,630,000 60,210,417 62,785,333 62,641,917 Bảo hiểm 97,368,635 131,621,926 136,181,733 138,558,645 147,687,453 149,796,173 Kinh phí công đoàn 4,346,167 5,974,280 5,889,680 6,078,000 6,452,590 6,611,010 Chi phí đi la ̣i của NVTV
Tổng cô ̣ng 851,276,159 1,159,613,553 1,264,376,068 1,387,785,253 1,363,133,800 1,373,857,957 Chi phí quản lý doanh nghiệp
Tổng lương 293,262,735 427,666,399 412,279,361 418,615,454 416,601,906 425,212,621 Lương tháng 265,578,335 400,144,066 384,265,361 391,109,787 389,031,573 397,598,288 Lương tháng 13 27,684,400 27,522,333 28,014,000 27,505,667 27,570,333 27,614,333 Bảo hiểm 21,090,066 30,899,400 32,138,400 30,857,400 30,983,400 30,983,400 Kinh phí công đoàn 980,933 1,471,400 1,530,400 1,469,400 1,475,400 1,475,400
Tổng cô ̣ng 315,333,734 460,037,199 445,948,161 450,942,254 449,060,706 457,671,421 Tổng cô ̣ng Tổng lương 1,042,824,092 1,449,683,746 1,534,584,016 1,661,764,062 1,625,595,663 1,642,663,395 Lương tháng 958,619,859 1,364,496,580 1,448,940,016 1,574,047,978 1,535,239,997 1,552,407,145 Lương tháng 13 84,204,233 85,187,166 85,644,000 87,716,084 90,355,666 90,256,250 Bảo hiểm 118,458,701 162,521,326 168,320,133 169,416,045 178,670,853 180,779,573 Kinh phí công đoàn 5,327,100 7,445,680 7,420,080 7,547,400 7,927,990 8,086,410 Chi phí đi la ̣i của NVTV
Sinh viên thực hiện: TRẦN THỊ KIM TRÂM 7 8 9 10 11 12 Tổng 1,315,779,173 1,376,691,243 1,248,923,999 1,290,349,317 1,247,966,514 1,554,147,388 14,597,334,132 1251424423 1,312,945,576 1,185,118,499 1,228,463,234 1,185,046,597 1,612,526,360 13,981,548,854 64354750 63,745,667 63,805,500 61,886,083 62,919,917 (58,378,972) 615,785,278 151,600,630 155,503,288 153,167,186 150,358,182 147,671,020 192,062,534 1,751,577,405 6,679,970 6,846,880 6,798,160 6,865,430 6,869,990 9,776,067 79,188,224 1,089,231 1,089,231 1,474,059,773 1,539,041,411 1,408,889,345 1,448,662,160 1,402,507,524 1,755,985,989 16,429,188,992 421,453,086 431,295,182 421,856,326 417,660,770 419,367,080 582,667,471 5,087,938,391 393359753 403,223,849 394,620,326 390,432,103 392,138,413 521,852,044 4,723,353,898 28093333 28,071,333 27,236,000 27,228,667 27,228,667 60,815,427 364,584,493 32,264,400 32,264,400 30,122,400 30,122,400 29,122,400 42,151,200 372,999,266 1,536,400 1,536,400 1,434,400 1,434,400 1,434,400 2,007,200 17,786,133 455,253,886 465,095,982 453,413,126 449,217,570 449,923,880 626,825,871 5,478,723,790 1,737,232,259 1,807,986,425 1,670,780,325 1,708,010,087 1,667,333,594 2,136,814,859 19,685,272,523 1644784176 1,716,169,425 1,579,738,825 1,618,895,337 1,577,185,010 2,134,378,404 18,704,902,752 92448083 91,817,000 91,041,500 89,114,750 90,148,584 2,436,455 980,369,771 183,865,030 187,767,688 183,289,586 180,480,582 176,793,420 234,213,734 2,124,576,671 8,216,370 8,383,280 8,232,560 8,299,830 8,304,390 11,783,267 96,974,357 1,089,231 1,089,231 1,929,313,659 2,004,137,393 1,862,302,471 1,897,879,730 1,852,431,404 2,382,811,860 21,907,912,782 Note:
1 So sánh chi phí lương với bảng lương: Chi phí lương 18,704,902,752 Bảng lương 18,357,063,778 Chênh lê ̣ch 347,838,975 Điều giải:
- Do 10 ngày tháng 12/2011 nằm trong bảng lương tháng 1/2012 (477,880,307) - Do 10 ngày tháng 12/2012 nằm trong bảng lương tháng 1/2013 528,278,627
- Chi phí đi la ̣i 6,382,081
- Thu tiền phép năm 20,736,548
- Lương công nhân chi ngoài bảng lương (lương nuôi con nhỏ, LĐTV) 261,784,507
Tổng 339,301,456
Sinh viên thực hiện: TRẦN THỊ KIM TRÂM
Kiểm toán viên tiến hành phân tích và tổng hợp chi phí tiền lương theo phát sinh nợ và có của TK334 với các tài khoản đối ứng. Thủ tục này giúp cho việc theo dõi việc hạch toán chi phí tiền lương được dễ dàng và rõ ràng hơn.
Bảng 2.3: Tổng hợp chi phí tiền lƣơng và các tài khoản đối ứng (Nợ và có TK334 trang 38-39)
<1>: Thu lại tiền phép năm của nhân viên. <2>: Thu lại tiền thuê KTX của nhân viên. Có 1 334 matk co (All) 111.1 335.7 622.1 627.8.1 642.1.1 Grand Total 1 749,561,357 293,262,735 1,042,824,092 2 1,022,449,462 427,666,399 1,450,115,861 3 449,903 1,122,454,290 412,279,361 1,535,183,554 4 2,690,231 1,243,148,608 418,615,454 1,664,454,293 5 276,923 1,208,993,757 416,601,906 1,625,872,586 6 43,213 1,217,768,466 425,212,621 1,643,024,300 7 907,442 1,316,081,654 421,453,086 1,738,442,182 8 345,692 1,377,080,147 431,295,182 1,808,721,021 9 1,449,038 135,000 1,248,923,999 421,856,326 1,672,364,363 10 531,577 1,290,349,317 417,660,770 1,708,541,664 11 1,247,966,514 1,569,231 419,367,080 1,668,902,825 12 1,554,238,032 1,974,808 582,667,471 2,138,880,311 6,694,019 135,000 14,599,015,603 3,544,039 5,087,938,391 19,697,327,052 <1>
Sinh viên thực hiện: TRẦN THỊ KIM TRÂM
No1 334
matkno (All)
Sum of tien Column Labels
Row Labels 111 112 141 333 1 32,538,364 966,362,061 773,379,122 59,256,411 2 90,995,879 335,666,261 8,345,526 57,440,119 3 136,197,367 1,086,503,066 10,646,682 48,111,466 4 175,616,209 1,158,206,276 10,700,000 57,024,952 5 167,981,739 1,250,093,093 27,600,000 56,381,853 6 164,493,357 1,197,044,622 30,732,000 57,053,143 7 146,182,197 1,255,180,436 20,920,000 54,451,771 8 204,278,836 1,295,580,269 9,500,000 54,249,794 9 213,702,390 1,340,689,140 17,690,000 54,150,155 10 162,528,158 1,283,521,841 24,639,769 54,290,106 11 77,122,135 1,366,729,162 7,200,000 54,290,268 12 216,735,860 2,674,018,159 7,800,000 57,877,175 Grand Total 1,788,372,491 15,209,594,386 949,153,099 664,577,213 338 515 622 627 Grand Total 76,297,764 194 1,130,000 1,908,963,916 71,049,723 - 1,130,000 564,627,508 70,266,074 - 149,635 1,290,000 1,353,164,290 71,626,300 - 1,570,000 1,474,743,737 76,819,655 - 1,460,000 1,580,336,340 77,019,508 317,692 1,570,000 1,528,230,322 80,121,190 12,276 302,481 1,517,000 1,558,687,351 80,764,419 78,837 388,904 1,500,000 1,646,341,059 79,685,893 - 1,701,000 1,707,618,578 80,006,622 56,529 1,654,000 1,606,697,025 79,984,905 - 1,500,000 1,586,826,470 79,393,483 29,396 90,644 1,500,000 3,037,444,717 923,035,536 177,232 1,249,356 17,522,000 19,553,681,313 <1> <2>
Sinh viên thực hiện: TRẦN THỊ KIM TRÂM
Sau khi tổng hợp các chi phí tiền lương, kiểm toán viên sẽ tiến hành phân tích chi tiết những biến động của chi phí tiền lương.
Bảng 2.4: Phân tích biến động chi phí lƣơng
M Bảng lương Số nhân viên Lương BQ
1 tháng Văn phòng Sản xuất Tổng VP SX Tổng 1 396,085,666 1,045,599,168 1,441,684,834 28 262 290 4,971,327 2 400,867,506 937,227,183 1,338,094,689 28 268 296 4,520,590 3 385,016,951 1,047,688,019 1,432,704,970 28 271 299 4,791,655 4 392,551,095 1,139,552,527 1,532,103,622 28 283 311 4,926,378 5 390,131,573 1,120,564,810 1,510,696,383 28 297 325 4,648,297 6 398,398,288 1,139,646,058 1,538,044,346 28 296 324 4,747,050 7 394,189,753 1,221,545,697 1,615,735,450 29 308 337 4,794,467 8 404,123,848 1,271,615,245 1,675,739,094 29 303 332 5,047,407 9 395,969,556 1,177,024,961 1,572,994,517 27 302 329 4,781,138 10 398,197,680 1,197,511,010 1,595,708,690 27 290 317 5,033,781 11 392,979,558 1,166,588,410 1,559,567,968 27 296 323 4,828,384 12 392,309,967 1,151,679,246 1,543,989,213 28 289 317 4,870,628 4,740,821,442 13,616,242,335 18,357,063,778 3,465 3,800 4,830,806
Sinh viên thực hiện: TRẦN THỊ KIM TRÂM
- Chi phí lương chủ yếu là từ bộ phận trực tiếp sản xuất.